Xây dựng hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay

Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Việt Nam 10:30, 30/05/2014 THS NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO (Taichinh) - (Tài chính) Để nhà quản trị có thơng tin hữu ích từ sổ sách, báo cáo để làm sở đưa định kinh doanh quan trọng, góp phần nâng cao hiệu hoạt động đơn vị việc xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn vững mạnh điều quan trọng Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp (DN) Việt Nam Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn đánh giá thơng qua tính xác, nhanh chóng, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu sử dụng thơng tin cho nhiều đối tượng với mục đích khác nhau, tính mềm dẻo hệ thống tính tồn vẹn, đầy đủ hệ thống Hệ thống thơng tin kế tốn xây dựng tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho tổ chức bên hay sử dụng nội DN Để có sở đưa giải pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hữu ích cung cấp thông tin quản lý DN, tiến hành khảo sát 15 DN công ty niêm yết Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội để tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị (Bảng 1) Qua kết khảo sát tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn DN, rút số nhận xét sau: Đa số DN Việt Nam có áp dụng hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý, mức độ khác phần đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản trị nội công ty Đồng thời, DN tổ chức cơng tác kế tốn bao hàm nội dung bản, cần thiết phương pháp, kỹ thuật tương đối phù hợp với công tác quản trị đơn vị Qua tạo điều kiện việc cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị thực tốt chức Nội dung nghiệp vụ kỹ thuật biểu công ty sau: Phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo phạm vi chun mơn, cấp bậc quản trị; Xác định, kiểm soát, đánh giá tiêu kinh tế phát sinh Tuy nhiên, việc thực cơng tác kế tốn DN Việt Nam có hạn chế sau: Một là, DN tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý, việc thực chưa có tính hệ thống, nội dung lạc hậu, nhiều nội dung trùng lắp, phương pháp kỹ thuật vận dụng đơn giản, chưa ý đến khai thác phương tiện, kỹ thuật xử lý thông tin đại, chưa tạo kết nối, tính ổn định, định hướng thông tin phục vụ quản lý với nhu cầu thông tin thực chức quản trị nhà quản lý nội công ty Hai là, báo cáo kế toán phục vụ quản lý chưa đầy đủ, nội dung đơn giản, mang tính rời rạc, chưa có thống nhất, phân tích sâu sắc tình hình kinh doanh cho cơng ty, vậy, thơng tin báo cáo kế toán mang lại cho nhà quản lý hạn chế Ba là, cơng ty chưa thiết lập thơng tin kế tốn theo hướng cung cấp thông tin phục vụ đánh giá trách nhiệm quản lý Các phòng ban, phận chưa tổ chức theo mơ hình trung tâm trách nhiệm, đơn phận chức DN quy định sơ đồ máy tổ chức Bốn là, chưa sử dụng phù hợp không sử dụng tiêu để đánh giá kết hoạt động Tình hình phổ biến cơng ty sử dụng kết phản ánh tiêu báo cáo tài tiêu báo cáo chi tiết, để đánh giá kết hoạt động tồn cơng ty, phận, phòng ban chức mà chưa sử dụng tiêu đặc trưng để đánh giá trách nhiệm theo trung tâm trách nhiệm Năm là, tổ chức thực nghiệp vụ sở nhằm vận dụng kế tốn phục vụ cung cấp thơng tin quản lý thiếu Các DN xây dựng cho hệ thống tiêu nội chi phí, doanh thu, lợi nhuận Tuy nhiên, đa số dựa vào tiêu chí cách nhìn nhận, phân loại kế tốn tài (KTTC) BẢNG 1: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP STT Chỉ tiêu khảo sát Số lượng công ty áp dụng Tỷ lệ (%) Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn 15 100 Chỉ có kế tốn tài 10 66,67 Chủ yếu kế tốn tài xây dựng phận kế toán quản trị 26,67 Thực hồn chỉnh đồng thời kế tốn tài kế tốn quản trị 6,66 Tình hình lập báo cáo kế tốn quản trị 15 100 Hiện có lập báo cáo kế toán quản trị 13 86,67 Hiện khơng có lập báo cáo kế tốn quản trị 13,33 Không xác định 0.0 Tổ chức hệ thống báo cáo thông tin kết hoạt động mặt chi phí SXKD 15 - Báo cáo phân loại kiểm sốt chi phí theo yếu tố 15 100.0 - Báo cáo phân loại kiểm sốt chi phí theo công dụng kinh tế 12 80.0 - Báo cáo phân loại kiểm sốt chi phí theo chi phí sản xuất chi phí ngồi sản xuất 20.0 - Báo cáo phân loại chi phí theo mức độ hoạt động (ứng xử chi phí) 0.0 Tổ chức hệ thống báo cáo thơng tin tình hình sử dụng nguồn lực kết hoạt động SXKD 15 100 100 phận Báo cáo kế tốn tài 15 100.0 Báo cáo theo khu vực, phận, lĩnh vực hoạt động 13 88,67 0 Báo cáo theo trung tâm trách nhiệm Nhu cầu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý 15 100 Rất cần thiết 13 100.0 Có thể cần thiết 6,66 Thật khơng cần thiết 0 Mức độ xử lý thông tin kế tốn 15 Tồn máy tính (tự động) 02 13,33 Kết hợp máy vi tính (tự động) thủ cơng 13 86,67 0.0 Hồn tồn thủ cơng 100 Một số giải pháp Thứ nhất, DN phải tổ chức máy kế tốn có giao thoa KTTC kế toán quản trị (KTQT) Để nội dung KTQT vận dụng được, DN cần tổ chức máy KTQT kết hợp với KTTC phòng Tuy nhiên, kết hợp cần có tách biệt, phân công rõ ràng nội dung, phạm vi cung cấp thông tin mối quan hệ KTQT KTTC, phận kế toán tổng hợp phận kế toán chi tiết để tránh chồng chéo, chậm trễ việc xử lý, cung cấp thông tin Sơ đồ tổ chức máy kế tốn thực Hình Thứ hai, phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn DN cần thiết kế lại chu trình ln chuyển chứng từ để phục vụ cho công tác KTQT Trước hết, cần thiết kế thêm số chứng từ sản xuất để phục vụ cho công tác quản lý chi phí cơng tác tính giá thành kế tốn Trong đó, đưa mục người viết quy trình, người kiểm tra, người xét duyệt Đồng thời, nội dung đề cập đến như: danh mục chứng từ sử dụng; quy trình bán chịu hàng hóa; quy định thời gian luân chuyển chứng từ thời gian có hiệu lực Thứ ba, xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn theo hướng cung cấp thơng tin quản trị Trong KTQT tài khoản sử dụng để theo dõi đối tượng KTQT, đối tượng KTTC chi tiết hóa, theo yêu cầu cung cấp thông tin nhà quản lý DN Trên sở hệ thống tài khoản kế toán Bộ Tài ban hành thống nhất, ta thiết kế lại Bảng để theo dõi định phí, biến phí đơn vị, mã quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin Cấu trúc mã số tài khoản xây dựng từ kết hợp số hiệu tài khoản với cấp độ trách nhiệm Theo đó: - Nhóm thứ gồm (hoặc 4) ký số dùng để số hiệu tài khoản cấp (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 Bộ Tài việc ban hành chế độ kế tốn DN Đồng thời, thêm ký tự B Đ vào sau nhóm thứ để phân loại yếu tố chi phí biến phí hay định phí - Nhóm thứ hai (Mã QL 1): gồm ký chữ dùng biết chi phí biến phí hay định phí Chẳng hạn, gán ký chữ B để chi phí biến phí ký chữ Đ để chi phí định phí (chỉ dùng cho tài khoản chi phí) - Nhóm thứ ba (Mã QL 2): gồm ký tự số dùng biết tài khoản phản ánh số thực tế phát sinh hay số dự tốn Chẳng hạn, gán ký số để số liệu thực tế ký số để số liệu dự tốn - Nhóm thứ tư (Mã QL 3): gồm ký số dùng biết mã trách nhiệm cấp quản trị gắn với trung tâm trách nhiệm - Nhóm thứ năm (Mã QL 4): gồm ký tự số dùng để biểu diễn tính kiểm sốt hay khơng kiểm sốt khoản chi phí, doanh thu cấp độ trách nhiệm tương ứng Quy định mã kiểm soát: ký số khơng kiểm sốt được; ký số kiểm soát Thứ tư, thiết kế sổ sách kế tốn theo hướng cung cấp thơng tin phục vụ quản trị Các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng cân đối, báo cáo kết kinh doanh hệ thống sổ kế tốn tài có ý nghĩa sử dụng phục vụ cho cơng tác KTQT Về hệ thống sổ sách KTQT không bắt buộc lập theo mẫu qui định Căn vào mục đích quản lý nhà quản trị, KTQT lập hệ thống sổ sách để theo dõi cung cấp thông tin cho nhà quản trị Thứ năm, phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Bên cạnh việc phân chia chi tiết đối tượng kế tốn DN nên phân loại chi phí thành biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp Đối với chi phí hỗn hợp phát sinh DN phải tách thành biến phí định phí Ngồi ra, tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu định nhà quản trị mà chi phí phải phân loại thành chi phí kiểm sốt chi phí khơng kiểm sốt được, chi phí chênh lệch, chi phí hội chi phí chìm Thứ sáu, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị Hệ thống báo cáo KTQT thiết kế, lập trình bày mang tính linh hoạt, khơng mang tính thống tuân thủ báo cáo KTTC nằm kiểm soát nội Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh yêu cầu nhà quản trị, cần có loại báo cáo sau: Nhu cầu thông tin báo cáo cho chức hoạch định nhà quản trị; Phục vụ chức kiểm tra nhà quản trị; Nhu cầu thông tin báo cáo phục vụ chức định nhà quản trị Đồng thời, DN cần tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin, phần mềm kế tốn để phân tích, xử lý nhanh thơng tin thu thập, đưa báo cáo trách nhiệm kịp thời đảm bảo tính hữu ích thông tin  ... tách thành biến phí định phí Ngồi ra, tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu định nhà quản trị mà chi phí phải phân loại thành chi phí kiểm sốt chi phí khơng kiểm sốt được, chi phí chênh lệch, chi phí... loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Bên cạnh việc phân chia chi tiết đối tượng k tốn DN nên phân loại chi phí thành biến phí, định phí, chi phí h n h p Đối với chi phí h n h p phát sinh DN phải... h n, gán k chữ B để chi phí biến phí k chữ Đ để chi phí định phí (chỉ dùng cho tài khoản chi phí) - Nhóm thứ ba (Mã QL 2): gồm k tự số dùng biết tài khoản phản ánh số thực tế phát sinh hay số