TỰ HỌC MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro,..., bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người sử dụng. Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng (NSD) không cần phải xây dựng các chương trình.

Chương I GI I THIỆU MICROSOFT EXCEL I GI I THIỆU: Microsoft Excel chương trình ứng dụng thuộc Microsoft Office, công cụ mạnh để thực bảng tính chuyên nghiệp Cũng chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dịng cột, việc nhập liệu tính tốn Excel có điểm tương tự nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người sử dụng Hiện Excel sử dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ cơng việc tính tốn thơng dụng, cơng thức tính tốn mà người sử dụng (NSD) khơng cần phải xây dựng chương trình II S DỤNG EXCEL Khởi đ ng Excel Cách 1: Nhấp đơi chuột vào biểu tượng Excel hình (Nếu có) Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel MS Office Shortcut Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hộp thoại: Nhập tên tập tin chương trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ® ấn OK Thốt khỏi Excel: Có nhiều cách: Cách 1: Chọn lệnh File - Exit Cách 2: Kích chuột vào nút Close tiêu đề cửa sổ Excel Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Khi đóng Excel, bảng tính chưa lưu trữ excel xuất thông báo: " Do you want to save the change…?" ( Bạn có lưu lại thay đổi tập tin BOOK1 không?) Nếu chọn Yes: Lưu tập tin đóng Excel lại Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel Các thành phần c a sổ Excel Thanh tiêu đề Thanh Menu Thanh Formatting Thanh Standard Ô hành Thanh Formula Tiêu đề cột Tiêu đề dịng Vùng bảng tính Cũng gồm thành phần cửa sổ chương trình: - Thanh tiêu đề - Thanh thực đơn - Thanh công cụ: Đóng/ mở cơng cụ lệnh View - Toolbars - Thanh cơng thức: (Formula bar): Đóng mở cơng thức lệnh View - Formula bar - Dịng (Row): Tiêu đề dòng ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3, …đến 65536 - Dòng (Column): Tiêu đề cột ký hiệu theo chữ cái: A, B, C đến IV (tối đa 256 cột bảng tính) - Ơ (Cell): Giao hàng cột Ơ xác định địa ơ, ký hiệu Ví dụ: Ơ C5 vị trí cột C giao với dịng - Con trỏ ơ: có dạng hình chữ nhật bao quanh Ơ có chứa trỏ gọi hành Địa ô hành hiển thị ô Name box (phía bên trái Thanh cơng thức) nội dung chứa hiển thị phía bên phải cơng thức * Cấu trúc bảng tính Excel Mỗi tập tin Excel chứa nhiều bảng tính Mỗi bảng tính gọi Sheet (gồm 256 cột x 65536 dòng) Mỗi tập tin (book) chứa tối đa 255 Sheet Khi mở tập tin, Excel lấy tên tập tin Book1.xls trỏ nằm bảng tính Sheet1 CH NG II LÀM VI C V I B NG TÍNH I CÁC THAO TÁC C B N V I T P TIN B NG TÍNH L u b ng tính - Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ kích chuột vào nút Save công cụ - Xuất hộp thoại: Chọn đĩa, thư mục chứa tập tin Gõ tên tập tin + Mục File name: Gõ tên tập tin + Mục Save in: Chọn đĩa Folder chứa tập tin ® Xong ấn nút Save Mở t p tin m i: - Chọn lệnh File - New/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ ấn nút New công cụ Standard Mở t p tin có đĩa - Chọn lệnh File - Open/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ ấn nút Open cơng cụ Standard ® Xuất hộp thoại: + Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung thư mục chọn xuất danh sách bên Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở II KHAI BÁO THÔNG S MÔI TR NG Để khai báo định dạng cho kiểu liệu, trước làm việc với Excel ta nên xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện việc nhập liệu vào cho định dạng qui ước máy Thao tác sau: Từ Menu Start - Chọn Control Panel ® Mở Regional Settings ® Xuất hộp thoại: + Phiếu Number: khai báo kiểu số Dấu phân cách thập Dấu phân nhóm số Dấu phân cách liệt kê · Decimal Symbol: Chọn dấu phân cách số thập phân · No, of digits after decimal: số chữ số thập phân · Digits grouping symbol: Dấu phân cách nhóm số · No, of digits in group: số chữ số nhóm · Negative sign symbol: dấu âm · Negative number format: dạng thức số âm · Display leading zeroes: dạng số nhỏ · Measurement system: Hệ thống đo lường · List separator: dấu phân cách liệt kê + Phiếu Currency: Hiệu chỉnh định dạng liệu tiền tệ Khai báo tương tự phiếu Number, ngồi cịn có thêm mục: · Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ · Position of currency symbol: Vị trí ký hiệu tiền tệ Thay đổi ký hiệu tiền tệ + Phiếu Time: Hiệu chỉnh định dạng liệu · Time sample: Dạng hiển thị · Time style: Kiểu định dạng · Time separator: Dấu phân cách · AM symbol: Ký hiệu buổi sáng · PM symbol: Ký hiệu buổi chiều + Phiếu Date: · Calendar type: Loại lịch sử dụng · Short date style: ngày tháng dạng gọn · Long date: Dạng đầy đủ Khai báo xong ấn nút Apply ® OK Đ khai báo Font cho Excel: Tại hình Excel, chọn lệnh Tools - Options, xuất hộp thoại: + Phiếu General: · Standard Font: Chọn Font · Size: Chọn cỡ ® OK ® xuất thơng báo u cầu khởi động lại Excel để bắt đầu làm việc III THAO TÁC NH P LI U Nh p d li u - Muốn nhập liệu ô phải di chuyển trỏ đến - Nhập liệu bình thường kết thúc nhập phím Enter - Ngắt dịng ơ: dùng phím Alt + Enter Di chuy n tr ô: - Dùng phím mũi tên/ phím Enter - Dùng chuột kích vào cần di chuyển đến - Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái hình - Page Up/ Page Down: Lên /xuống hình Thay đổi kích th c c t/ hàng - Kéo chuột vách ngăn tiêu đề cột/hàng Câu 6: Tính Tổng cộng cho cột Câu 7: Thực thao tác định dạng cho bảng tính BÀI TH C HÀNH S Cho bảng số liệu sau: B NG L H STT TÊN NC LCB Hương 25 25000 Lan 28 30000 Tùng 27 40000 Vũ 25 20000 T NG C NG ? NG THÁNG - 2004 % P H C P 30% 20% 5% ? ? ? %BHXH %BHYT TH C LÃNH ? Yêu cầu: Câu 1: Nhập số liệu vào bảng tính Câu 2: Tính giá trị cho cột Phụ cấp, BHXH, BHYT biết giá trị cho cột tính Tỷ lệ phần trăm cột * Lương Lương = NC * LCB Chú ý: Có thể sử dụng cơng thức để tính cho cột cột lập cơng thức riêng Câu 3: Tính Thực lãnh = Lương + Phụ cấp - BHXH - BHYT Lương = NC * LCB Câu 4: Thực thao tác định dạng cho bảng tính BÀI TH C HÀNH S Cho bảng số liệu sau: B NG C U CH A B ? C D E F NG G H I J 10 Yêu cầu: Chỉ sử dụng công thức B2, sau chép cho tất cịn lại BÀI TH C HÀNH S Cho bảng số liệu sau: B NG T NG K T ĐI M THI H C KỲ II NĔM H C 2003-2004 A 10 11 12 13 14 15 16 B C D E F Đi m môn thi Toán L c h N g o H tên Vĕn STT h c sinh ng s 2 Dũng 7 Nam 7 Hà Phi 10 Hùng 4 Giang Hương 9 Văn 7 10 Yến 10 Anh 10 Điểm trung bình cao nhất: Điểm trung bình thấp Tổng số học sinh xếp loại A i G H I T ng Đi m V thứ TB ? ? ? Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Tổng: = Tổng Điểm môn nhân với hệ số mơn Câu 2: Tính Điểm trung bình = T ng m chia cho T ng h s Câu 3: Tính Vị thứ Câu 4: Xếp loại cho học sinh dựa vào Điểm TB - Nếu Điểm TB >=9 xếp loại A - Nếu Điểm TB >=7 xếp loại B - Nếu Điểm TB >=5 xếp loại C - Còn lại xếp loại D Câu 5: Tính Điểm trung bình cao nhất, thấp cho học sinh Câu 6: Tính tổng số học sinh xếp loại A J X p lo i BÀI TH C HÀNH S Cho bảng số liệu sau: B NG TÍNH TI N ĐI N A B C D E F STT Khách Khu S Hàng v c cũ Anh 468 500 ? Vu 160 230 Trang 410 509 Lan 436 630 Doan 307 450 Thanh 171 205 T NG C NG Ð nh S mức G H I Tiêu th T i n ? ? ? ? ? ? ? ? n Thuê bao J Ph i tr Yêu cầu: Câu 1: Nhập số liệu vào bảng tính Câu 2: Tính cột Định mức, biết Nếu Khách hàng Khu vực 50, Khu vực 100 Khu vực 150 Câu 3: Tính lượng điện tiêu thụ biết Tieu thu = So moi - So cu Câu 4: Tính Tien dien biết Tien dien = Tieu thu * Don gia đó: - Nếu số KW Tieu thu = Công qui đ nh x p loại A - N u tháng nghỉ khơng q ngày thì x p loại B - Còn lại x p loại C Câu 3: Tính Ti n thưởng cho nhân viên bi t Ti n thưởng s đư c dựa theo X p loại c a nhân viên (Trong Bảng Ti n thưởng) Câu 4: Tính cột BHXH = Lương * Tỷ lệ %BHXH tính cột BHYT = Lương * Tỷ lệ % BHYT Câu 5: Tính Thực Lĩnh = Lương + Thưởng - BHYT - BHXH - Tạm ng Câu 6: Tính T ng lương khối VP, T ng lương khối SX Câu 7: Tính t ng số nhân viên nhóm VP: Đ m có nhân viên thuộc nhóm VP BÀI TH C HÀNH S 10 Cho bảng tính sau: B NG TÍNH TI N TRONG KHÁCH S N AB C D E F G H I J K L Ngày TI N THANH TỐN S 20/05/2005 PHỊNG NGÀY D CH T NG T TÊN Đ N Số ĐG TT Số ĐG TT V D ch v T tuần Tuần Tuần Ngày Ngày Ngày Hà 10/05/2005 101-A Trung 07/05/2005 205-B Vinh 05/05/2005 109-C Mậu 07/05/2005 302-B Thanh 09/05/2005 108-C Dũng 16/05/2005 207-A Thu 14/05/2005 105-C 10 Hoà 07/05/2005 301-C Yêu cầu: Câu 1: Tính cột số tuần bi t rằng: Số tuần = (Ngày - Ngày đ n)/7 ch lấy phần nguyên Câu 2: Tính cột ĐG Tuần bi t ĐG Tu n đư c tính dựa theo Lo i phịng (Bảng Giá theo Loại phịng) Kí tự bên trái c a Cột Phòng D ch vụ thể Lo i phòng A B C Giá Loại Giá tuần 12 ngày phòng 13 400 70 14 280 50 15 200 35 Câu 3: Tính cột TT Tu n = S tu n * ĐG Tu n Câu 4: Tính cột S ngày = (Ngày -Ngày đ n)/7 ch lấy phần dư Câu 5: Tính cột ĐG Ngày : Tương tự ĐG Tuần Câu 6: Tính cột TT Ngày = Số Ngày * ĐG Ngày Câu 7: Tính cột D ch vụ:=(Ngày - Ngày đ n)* Giá D ch v ngày (Dựa theo Bảng Giá D ch v Lo i phịng Kí tự bên phải c a Cột Phòng D ch vụ thể Lo i phòng) D E F 12 A B C 13 15 10 Câu 8: Tính Cột T ng = TT Tu n + TT Ngày + D ch vụ BÀI TH C HÀNH S Cho bảng tính sau: 11 B NG TI N H C B NG A B C Tên Diện CS 10 11 12 13 STT D201 D202 N103 D404 D305 N206 D E Điểm thi Môn Môn CS CN1 7 9 7 F Loại HB A B C Môn CN2 G H M c HB T ng 200000 100000 T ng điểm Loại Học b ng I Học b ng Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Diện CS bi t Cột STT g m kí tự, kí tự th cho bi t Diện CS Câu 2: Tính cột T ng Điểm: T ng điểm = Môn CS + Môn CN1 + Mơn CN2 + Điểm CS Trong đó: Điểm CS n u Diện CS 1, Điểm CS 0,5 n u Diện CS Còn lại Điểm CS Câu 3: Tính Cột Loại HB bi t rằng: - Loại HB = A n u T ng điểm >= 24 khơng có mơn nhỏ - Loại HB = B n u: Hoặc T ng điểm >= 24 khơng có môn nhỏ Hoặc T ng điểm >= 22 khơng có mơn nhỏ Diện CS - Còn lại Loại C Câu 4: Tính cột H c B ng (Dựa vào Lo i H c b ng đư c tra c u b ng Lo i h c b ng) Câu 5: Tính cột T ng: T ng ti n học b ng phát cho Loại học b ng BÀI TH C HÀNH S 12 Nhập vào bảng số liệu sau: A B STT Tên 10 C PL Lao động CC TV DH CC TV DH DH TV DH D E F Ngày công X p Lo i Ti n Th ởng 22 21 20 20 21 22 19 18 22 Yêu cầu: Câu 1: Tính cột X p Loại: dựa vào số Ngày Công - N u Ngày Cơng >= 22 x p loại A - N u Ngày Cơng >=20 x p loại B - N u Ngày Cơng >=18 x p loại C - Cịn lại x p loại D Câu 2: Tính cột Ti n Thưởng dựa vào Bảng Ti n thưởng sau: A B C D 12 CC DH TV 500000 400000 300000 13 A 14 300000 200000 150000 B 15 100000 0 C 16 0 D BÀI TẬP PH N CSDL BÀI TH C HÀNH S 13 Cho bảng số liệu sau: CHI TI T XU T NHẬP THÁNG 12/2003 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 A STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 B C NGAY MA HH 02/02/2003 S12 02/02/2003 GHN 03/02/2003 S10 03/02/2003 GTQ 03/02/2003 S12 04/02/2003 GTQ 04/02/2003 GHN 05/02/2003 V12 06/02/2003 GTQ 06/02/2003 S10 07/02/2003 S10 07/02/2003 X30 08/02/2003 V24 10/02/2003 S12 10/02/2003 V12 10/02/2003 V24 12/02/2003 X30 12/02/2003 X50 15/02/2003 S10 15/02/2003 X50 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 A MA HH GCO GHN GTQ S10 S12 S16 S20 V12 V24 X30 X40 X50 D E F G SLN TTN SLX TTX 50 140 30 30 20 45 0 75 70 0 45 35 0 60 50 50 0 60 45 25 40 50 0 25 30 B NG ĐƠN GIÁ B C D DVT GIA NHAP GIA XUAT 1000 viên 200 215 1000 viên 190 204 1000 viên 175 188 Tấn 500 537 Tấn 550 591 Tấn 450 483 Tấn 600 645 Tấm 25 26 Tấm 45 48 Tấn 300 322 Tấn 350 376 Tấn 400 430 H MA KH SG01 HN15 DN01 DN03 DN02 SG02 SG01 DN01 HN15 DN01 HP14 SG02 HU02 HP14 DN12 DN12 HP03 HU01 DN01 HP03 Yêu cầu: Câu 1: Nhập hai bảng vào Sheet1 Tính cột TTN bi t rằng: TTN = SLN * ĐGN (ĐGN tra Bảng Đơn Giá dựa vào MA HH) Tính cột TTX bi t TTX = SLX * ĐGX (ĐGX tra Bảng Đơn giá dựa vào MA HH) Câu 2: Thực T ng h p Dữ liệu theo mặt hàng Câu 3: Ti p t c chép liệu từ Sheet sang Sheet để có CSDL tương tự Sau thực thao tác Lọc liệu theo yêu cầu sau: § Sử d ng Lệnh Data - Filter - AutoFilter - Yêu cầu 1: Lọc liệu chi ti t xuất nhập cho mặt hàng - Yêu cầu 2: Lọc chi ti t xuất nhập c a mặt hàng Sắt (mặt hàng Sắt có MA HH bắt đầu chữ S) - Yêu cầu 3: Lọc chi ti t hàng Nhập mà Khách hàng ĐN - Yêu cầu 4: Lọc chi ti t hàng xuất nhập từ ngày đ n ngày 10/02/2003 Chú ý: Sau thực xong Yêu cầu trả liệu lại trạng thái ban đầu (hiển th đầy đ ghi) r i ti p t c thực yêu cầu ti p theo § Sử d ng lệnh Data - Filter - Advanced Filter - Từ liệu c a bảng tính(Sheet 3), tạo bảng liệu (cũng nằm Sheet 3) ch g m liệu c a mặt hàng Nhập (Lúc TTX = 0) Khách hàng từ Đà Nẵng (MA KH bắt đầu chữ DN) Hướng dẫn: Tại Sheet tạo B ng u kiện l c riêng nằm v trí khác với B ng d liệu g c, sau dùng lệnh Data - Filter - Advanced Filter để lọc BÀI TH C HÀNH S 14 Cho CSDL sau: A B C STT NGAY MA HH 02/02/2003 S12 02/02/2003 GHN 03/02/2003 S10 03/02/2003 GTQ 03/02/2003 S12 04/02/2003 GTQ 04/02/2003 GHN 05/02/2003 V12 10 06/02/2003 GTQ 11 10 06/02/2003 S10 12 11 07/02/2003 S10 13 12 07/02/2003 X30 14 13 08/02/2003 V24 15 14 10/02/2003 S12 16 15 10/02/2003 V12 17 16 10/02/2003 V24 18 17 12/02/2003 X30 19 18 12/02/2003 X50 20 19 15/02/2003 S10 21 20 15/02/2003 X50 D SLN 50 140 30 30 20 45 70 35 50 50 0 0 50 0 E TTN F SLX 0 0 0 75 45 60 0 60 45 25 40 25 30 G TTX H MA KH SG01 HN15 DN01 DN03 DN02 SG02 SG01 DN01 HN15 DN01 HP14 SG02 HU02 HP14 DN12 DN12 HP03 HU01 DN01 HP03 Yêu cầu: Câu 1: Tính có khách hàng xuất nhập từ ngày 05/02/2003 trở K t tính đựoc đặt D26 Câu 2: Tính t ng SLN c a khách hàng Đà Nẵng (những khách hàng có MA KH bắt đầu DN) K t tính đư c đặt ô B26 Câu 3: Cho bi t SLN lớn khách hàng Hu (MA KH bắt đầu H) xuất nhập trước ngày 10/02/2003 K t đặt ô E26 Hướng dẫn: Trước h t phải tạo vùng u kiện bảng dưới, sử d ng hàm CSDL để t ng h p theo yêu cầu 22 A 23 24 25 26 B MA KH DN* ? C D E F NGAY NGAY MA KH >=05/02/2003