Slide bài giảng môn kế toán máy chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp

Số liệu kế toán có sẵn hoá đơn, chứng từ kế toán Thông tin kế toán Là những thông tin động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doa

đại học kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế

Bộ môn hệ thống thông tin quản lý

KẾ TOÁN MÁY

Một hệ thống thụng tin kế toỏn dựa trờn mỏy tớnh và kỹ năng sử dụng mỏy tớnh để thực hiện cụng việc kế toỏn.

 Sự hiểu biết đối với một hệ thống thụng tin kế toỏn một cỏch

rừ ràng, vỡ càng hiểu biết rừ về hệ thống thỡ hiệu quả khai thỏc

hệ thống càng cao.

 Vị trớ và vai trũ của con người trong hệ thống thụng tin quản

lý dựa trờn mỏy tớnh núi chung và hệ thống thụng tin kế toỏn hiện đại núi riờng

Mục đích của môn học

Trang bị cho sinh viên những hiểu

biết toàn diện về:

Số liệu kế toán có sẵn (hoá đơn, chứng từ kế toán)

 Thông tin kế toán

Là những thông tin động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả cần thiết cho hạch toán kinh doanh

 Điểm khác nhau giữa dữ liệu kế toán và

thông tin kế toán

Khái niệm

Chỉ là 1 giá trị, 1 trạng thái cụ thể

- Thông tin là 1 khái niệm rộng lớn hơn

nó bao gồm nhiều giá trị của dữ liệu

- Nó thể hiện 1 quan hệ, một xu thế và có mức trừu tượng cao hơn, diễn tả thực chất hơn,

- Thông tin luôn mang ý nghĩa, có tính định hướng.

Tổ chức lưu

Mức độ quan

tâm

Tức thời Lâu dài, liên tục

Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng

2 Những người sử dụng thông tin kế toán

 Nhà quản lý: sử dụng thông tin kế toán để ra quyết định lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, đưa ra những quyết định ở tất cả các mức quản lý

 Các nhà đầu tư: dựa và các thông tin kế toán như các báo cáo tài chính để ra các quyết định đầu tư Vì trong các báo cáo đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình

sử dụng vốn, các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay không đầu tư tiếp vào doanh nghiệp

 Nhà nước: sử dụng thông tin kế toán để làm cơ sở hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như chính sách về đầu tư, chính sách thuế

II H TH NG TH«NG TIN K TO N Ệ THỐNG TH«NG TIN KẾ TOÁN ỐNG TH«NG TIN KẾ TOÁN Ế TOÁN ÁN

1 Khái niệm

Một HTTT kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin

Phần cứng

Phần mềm

Con người

Cơ sở

dữ liệu

Các thủ tục

Các yếu tố cấu thành HTTT kế toán

 Phần mềm:

Là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính điện tử Nó là thành phần quan trọng nhất của hệ thống máy tính

+ Hệ điều hành: là một bộ chương trình để quản lý việc

sử dụng các bộ phận của phần cứng, phối hợp sự hoạt động của các bộ phận ấy để thực hiện các chương trình của người dùng

+ Hệ quản trị CSDL: là những chương trình phần mềm máy tính cho phép người dùng:

- Lưu trữ dữ liệu theo một cách thức thống nhất

- Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách

hợp nhất

- Truy xuất dữ liệu nhanh, chính xác, đảm bảo độ

an toàn cao

+ Phần mềm kế toán:

sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu

Quan hệ giữa các thành phần trong yếu tố phần mềm của HTTT kế toán

 Cơ sở dữ liệu

Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTT kế toán là cung cấp thông tin về các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Các thủ tục

Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử

lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng, phần mềm và quản lý chức năng các nghiệp vụ

Chức năng của HTTT kế toán

 Thu thập

Đây là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất trong HTTT kế toán, vì chỉ có thu thập được đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của hệ thống Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và

cụ thể, trên cơ sở đó mới quyết định nên thu thập các thông tin loại nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian bao lâu

 Xử lý

Đây là chức năng trung tâm có vai trò quyết định trong HTTT

Xử lý là quy trình bao gồm tất cả các công việc như: sắp xêế thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành các nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu

 Lưu trữ

+ Tệp giao dịch (tệp nghiệp vụ): là một bộ các dữ liệu nghiệp

vụ đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài (giống như sổ nhật ký)

+ Tệp chủ (tệp tổng hợp): là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hoặc lâu dài Thông tin trong tệp chủ thường xuyên cần cho các nhà quản trị

+ Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý (như bảng thuế thu nhập, hay bảng giá…)

 Truyền đạt

Các kết quả của quá trình xử lý sẽ được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau với các mục đích khác nhau, đó là 2 nhóm đối tượng bên trong và bên ngoài

tổ chức

2 Vai trò, vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN

 Vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN

Báo cáo bán hàng Báo cáo lương, thuế thu nhập Báo cáo lưu chuyển tiền

Báo cáo hàng tồn kho

HTTT kế toán

 Vai trò của HTTT kế toán trong quản trị DN

- HTTT kế toán cùng các HTTT chức năng khác tạo nên HTTT hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp

- Liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra

- Cung cấp những báo cáo kế toán với những mục tóm tắt và tổng hợp như tổng doanh thu quý theo sản phẩm hoặc theo

bộ phận để các nhà quản lý hoặch định chính sách chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp

- Cung cấp những thông tin chi tiết hơn như doanh thu hàng ngày hoặc hàng tuần theo sản phẩm cho các nhà quản lý ở

cấp sách lược

Thông tin vào

từ môi trường

Thông tin ra môi trường

Chính sách

thuế, đầu tư

Sản phẩm, dịch vụ đầu ra

Nguyên vật liệu,

dịch vụ đầu vào

Báo cáo tài chính

3 Tiến trỡnh kế toỏn

 Đ ợc bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán cho

đến khi lập các báo cáo định kỳ.

4 C¸c chu tr ì nh nghiÖp vô trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n

Là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về của doanh nghiệp

Được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp

lại của một doanh nghiệp đang hoạt động

4 C¸c chu tr ì nh nghiÖp vô trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n

Gåm 4 nhãm chu tr×nh nghiÖp vô ®iÓn h×nh:

 Chu tr×nh cung cÊp

 Chu tr×nh s¶n xuÊt

 Chu tr×nh tiªu thô

 Chu tr×nh tµi chÝnh

Mô hình chu trình nghiệp vụ của HTTT kế toán

Các sự kiện kinh tế

Chu trình

cung cấp

Chu trình sản xuất

Chu trình tiêu thụ

Chu trình tài chính

Chu trình báo cáo

tài chính

Báo cáo tài chính

Ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên

quan đến hoạt động mua hàng, dịch vụ.

Các sự kiện kinh tế

- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

- Nhận hàng hoá, dịch vụ

- Xác định việc thanh toán với người bán

- Tiến hành thanh toán theo hoá đơn

a Chu trình cung cấp

Các báo cáo

- Báo cáo hoá đơn chưa xử lý

- Báo cáo chứng từ thanh toán

- Báo cáo yêu cầu tiền

Các sổ sách kế toán

- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán

- Nhật ký ghi chép séc

vụ

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm

- Thanh toán lương

b Chu trình sản xuất

Các chứng từ

- Bảng chấm công

- Phiếu nhập mua nguyên vật liệu đầu vào

- Phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

- Yêu cầu mua TSCĐ

- Chứng từ ghi sổ ghi bút toán tính khấu hao

- Chứng từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- Báo cáo thanh toán lương

- Báo cáo kiểm kê Séc phát hành

- Báo cáo thu nhập

- Báo cáo tình trạng hàng tồn kho

- Báo cáo chi phí sản xuất

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Sổ chi tiết hàng tồn kho

- Sổ chi tiết chi phí sản phẩm

- Sổ chi tiết TSCĐ

c Chu trình tiêu thụ

Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ, vận chuyển hàng và những khoản phải thu khác

- Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng

- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng

- Nhận tiền thanh toán

- Phiếu thu tiền (đối với hàng bán thanh toán ngay)

- Giấy báo trả tiền của khách hàng gửi tới (đối với hàng bán chịu)

- Bảng phân tích nợ theo thời gian

c Chu trình tiêu thụ

Các báo cáo

- Báo cáo bán hàng

- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian

- Báo cáo nhận tiền

d Chu trình tài chính

Gồm những sự kiện liên quan đến việc huy động và

quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống thu quỹ

- Hệ thống chi quỹ

e Chu trình báo cáo tài chính

Thực hiện các báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài

III TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ

Đơn đặt hàng

Giấy báo tình hình thanh toán

Xử lý đơn đặt hàng

Lập hóa đơn

Lập hóa đơn

Thanh toán

Thanh toán

Chứng từ thanh toán KẾ TOÁN

VIÊN

KẾ TOÁN VIÊN

Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trong quy trình bán hàng

2 Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán

III TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ

LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

a Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán

 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công

Các tài liệu gốc được ghi chép lại trong các sổ nhật

Sổ nhật ký

Sổ cái

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công

 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa

Các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua các thiết bị vào, được tổ chức lưu trữ trong bộ nhớ

ngoài của máy tính dưới dạng các tệp tin dữ liệu

nghiệp vụ và được quản trị một cách hợp nhất bởi một

hệ quản trị CSDL Sau đó các tệp dữ liệu nghiệp vụ

được “chuyển sổ” vào các tệp sổ cái bởi chính chương

trình máy tính Định kỳ các sổ cái sẽ được xử lý để làm

cơ sở lập báo cáo tài chính

a Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán

Lập chứng từ

Nhập chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu

Các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh

Các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh Các chứng từ kế toán

Tệp chi tiết

Tệp tổng hợp

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Khái niệm mã hoá

Là cách thức sử dụng bộ “mã hiệu” để thay thế các thông tin ở dạng tự nhiên của các đối tượng cần quản lý

và thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng đó

 Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

- Nhận diện đối tượng nhanh chóng, tránh nhầm lẫn

- Tăng tốc độ truy cập, tăng độ chính xác, giảm thời gian truy nhập, lưu trữ, xử lý và tiết kiệm bộ nhớ

- Giúp cho việc nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

Mã hoá tuần tự

Sử dụng những số (ký hiệu) liên tiếp nhau theo trình

tự tăng dần hoặc giảm dần để mã hoá

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

Mã hoá theo seri

Sử dụng những những dẫy số theo quy luật để mã hoá đối tượng

Dễ quản lý các đối tượng theo từng nhóm

- Số lượng của từng nhóm đối tượng là hạn chế

- Không chèn thêm được đối tượng vào nhóm

Mã hoá hoá đơn, chứng từ (số seri)

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

Mã hoá tổng hợp

Sử dụng kết hợp hai phương pháp mã hoá với nhau

Thường sử dụng pp mã hoá gợi nhớ với tuần tự hoặc phân cấp