Slide thuyết trình

Slide thuyết trình "Quản lý thời gian hiệu quả"

Time management

GVHD: Nguyễn Thành Nhân

NHÓM THỰC HIỆN

• Nguyễn Thái Đức

• Đỗ Thị Lệ Khánh

• Nguyễn Hoàng Kiều

• Đào Phi Lâm

• Trần Ngọc Thương

• Dương Thị Xuân Tiên

Tự đánh giá được cách sử dụng thời gian của bản thân

Những quan niệm sai lầm1

2

3

Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Làm thế nào quản lý thời gian hiệu quả Nội dung

Những quan niệm

sai lầmTôi nghĩ quản lý thời gian không có tác dụng gì.

Tôi sẽ làm việc tốt nhất khi chịu áp lực cao.

Tôi chỉ cần sử dụng “lịch ghi cuộc hẹn” và làm các việc trong đó là đủ.

Tôi không thích sự gò bó, quản lý thời

gian sẽ lấy hết niềm vui trong cuộc sống.

Tôi không có thời gian học làm cách nào

để làm việc đó.

Cân bằng cuộc sống với đầy đủ thời gian cho công việc, gia đình, và bản thân.

Quản lý thời gian tốt sẽ tự động gia tăng hiệu quả làm việc.

Giúp bạn đạt được mục tiêu của mình “Không thể làm gì nếu

ta thiếu thời gian”.

Có thể ngăn chặn được áp lực

công việc mà bạn có thể gặp phải

Bạn có sử dụng thời gian hợp lý?

Thiết lập mục tiêu

Lên lịch trình

Quản lý sự gián đoạn & trì hoãn

Thiết lập độ ưu tiên

Xem xét cách bạn sử dụng thời gian

thời gian hi

ệu quả

Thiết lập mục tiêu

S pecific - Cụ thể

M easurable - Đo lường được

A ttainable - Khả thi

R ealistic - Thực tế

T imely – Có thời hạn

Định kỳ xem xét các mục tiêu của bạn

 Các mục tiêu này có còn thực tế không?

 Các mục tiêu này có còn hợp thời không?

 Các mục tiêu này có còn liên quan không?

Phải sử dụng thời gian một cách khôn ngoan và hướng đến những mục tiêu quan trọng nhất

Phải sử dụng thời gian một cách

khôn ngoan và hướng đến những

mục tiêu quan trọng nhất

Thiết lập độ ưu tiên

Đưa ra các tiêu chí quan trọng nhất đối với bản thân và liên quan nhiều nhất tới các mục tiêu

Đưa ra các tiêu chí quan trọng nhất đối với bản thân và liên quan nhiều nhất tới các mục tiêu

Sắp xếp công việc theo các tiêu chí này

Công cụ Thiết lập độ ưu tiên

Quan trọng vs Khẩn cấp

Quan trọng

Không quan trọng

Khẩn cấp

Không khẩn cấp

Phân tích và so sánh theo cặp

Công cụ Thiết lập độ ưu tiên

MỤC Số lượng

A 9 Điện thoại đổ chuông lâu

B 12 Đường dây luôn bận

C 20 Nhân viên không biết thông tin KH cần

D 17 Nhân viên không nhiệt tình giúp đỡ

Sự ủy thác

Cơ hội học cái mới

Thấy được mình quan trọng

Cho ta thấy khả năng của họ

Công ty

Thêm người biếtgiải quyết việc được giao

Thêm cái nhìn mới

Thêm nhân viên được giảm stress

Công cụ Thiết lập độ ưu tiên

Việc kiểm soát thời gian sẽ dễ dàng hơn nếu bạn hiểu được hiện tại

bạn đang sử dụng nó như thế nào?!

Hơn n ữa

Sử dụng sổ nhật ký hoạt động Hằng ngày

Xem xét cách sử dụng

nào?!

Những kẻ đánh cắp

T hời gian Sự trì hoãn

Vượt ngoài khả năng

Nhận trách nhiệm & các vấn đề của cấp

dưới

Việc di chuyển không cần thiết

Email và giấy tờ

Cuộc họp lãng phí

Sao nhãng & chuyển đổi việc

Bạn phải đối mặt với bao nhiêu GIÁN ĐOẠN hay TRÌ HOÃN trong một ngày?!

Nhậ t ký

hoạ t độ

ng

Quản lý sự gián đoạn

Chỉ dừng công việc khi sự gián đoạn này quan trọng

Hãy hoàn thành một dự án trước khi chuyển sang dự án khác.Hãy tránh những gì làm bạn mất tập trung

Chỉ trả lời các cuộc gọi công việc và cuộc gọi khẩn cấp

Đừng để những cuộc trò chuyện làm bạn bị gián đoạn

Thiết lập thời gian kiểm tra email trong ngày

Tránh các cuộc họp lãng phí

Học cách nói “KHÔNG”

Quản lý sự Trì hoãn

Khi công việc không thoải mái.

Khi bạn không tổ chức tốt

Khi dự án trở nên quá tải

Khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo

Khi bạn có vấn đề với việc ra quyết định

?

Khi công việc không thoải mái

- Xác định điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó

- Nhắc nhở rằng bạn được trả lương để làm việc

- Xác định phần thưởng khi bạn hoàn thành việc

- Nhắc nhở bản thân rằng bạn không phải muốn làm điều gì đó để làm nó

Khi bạn không tổ chức tốt

- Phải quản lý email, giấy tờ để tránh tích lũy hàng ngày

- Lên kế hoạch cho ngày làm việc và chú ý thời gian đang sử dụng

- Tạo ra một hệ thống lưu trữ hồ sơ và không rời bàn làm việc khi chưa có “to do list” cho ngày tiếp theo

Quản lý sự Trì hoãn

Khi dự án trở nên quá tải

- Chia nhỏ các công việc ra

- Bắt đầu với công việc dễ và nhanh nhất đầu tiên

- Tự thưởng khi bạn hoàn thành những việc con

- Học hỏi thông tin từ những người khác để tránh lập lại những sai lầm

Khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo

- Nhận ra là không có gì hoàn hảo

- Đánh giá lại những kết quả mong muốn với quản lý

- Lên lịch kiểm tra thường xuyên với quản lý và nhân viên

- Luyện tập một số kỹ thuật quản lý stress

Quản lý sự Trì hoãn

Khi bạn có vấn đề với việc ra quyết định

- Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý để xác định công việc được ưu tiên nhất

- Sử dụng ý kiến của tập thể để ra quyết định tốt nhất

- Hỏi ý kiến quản lý và người khác

- Khi những điều trên không được thì chọn cách tốt nhất mà bạn có thể

Lên lịch trình

Đáp ứng hết những yêu cầu quan trọng của công việc và bản

thân.

 Đảm bảo phân bổ thời gian cho các công việc cần thiết

 Cắt đứt mọi sự gián đoạn không cần thiết.

 Giới hạn cuộc họp với thời gian dự kiến.

 Chứng minh thời gian làm việc của bạn luôn kín khi sếp hỏi.

 Phân bổ thời gian nghỉ ngơi.

 Xác định mục tiêu đảm bảo SMART.

Dài hạn

Trung hạn

Ngắn hạn