Quy trình áp dụng công cụ 5s tại công ty TMIC

Khi đó, mọi người sẽ có tinh thần thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt độn

Tiểu luận

QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY TMIC

MỤC LỤC

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S 2

1.1 5S là gì ?: 2

1.2 M ục tiêu chính của chương trình 5S 3

1 3 Các bước áp dụng 3

1.4 Lợi ích từ 5S: 4

1.5 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S: 4

2 QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S: 5

2.1 Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: 5

2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc: 5

2.1.2 Đánh giá việc hoạch định, triển khai và duy trì hoạt động sàng lọc bao gồm: 8

2.2 Seiton (整頓) Set in Order – Sắp xếp: 9

2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc: 9

2.2.2 Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động sắp xếp thông qua việc: 13

2.3 Seiso (清掃) Spic & Span – Sạch Sẽ: 13

2.4 Seiketsu (清潔) Standardising – Săn Sóc: 14

2.5 Shitsuke (躾) Sustaining – Sẵn Sàng: 15

3 ỨNG DỤNG THỰC TẾ TẠI CÔNG TY TMIC: 16

3.1 Giới thiệu công ty TMIC: 16

3.2 Quá trình thực hiện 5S tại công ty TMIC: 16

3.3 Những thành tích đạt được của TM IC sau khi triển khai 5S: 18

4 KẾT LUẬN: 19

4.1 Hạn chế khi thực hiện 5S tại các công ty ở Việt Nam: 19

4.2 Kiến nghị: 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S

1.1 5S là gì ?:

Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam Đây là phương pháp quản lý đơn giản và dễ thực hiện M ục đích của việc áp dụng 5S không chỉ đơn thuần ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc tron g một tổ chức, mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức Khi đó, mọi người sẽ có tinh thần thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt động và làm giảm lãng phí trong công ty S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”,

“SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, p hân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn

SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư t hừa gây lãng phí thời gian

SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5 S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

1.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

1 3 Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

 An toàn cho mọi người lao động

 M ôi trường làm việc tốt

 Tạo thêm nhiều không gian

1.5 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S:

- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là

sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho

họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

- M ọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

- Duy trì và cải tiến không ngừng: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

2 QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S :

2.1 Seiri (整理) S orting – S àng Lọc:

2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc:

Bước 1 : Cùng bạn đồng nghiệp quan sát nơi làm việc Phát hiện và xác định nhữn g cái

không cần dùng cho công việc của mình Rồi hãy bỏ chúng đi Không bao giờ cất giữ những cái không cần dùng đến

Bước 2 : Nếu bạn và đồng nghiệp không thể xác định những cái gì đó cần hoặc không cần

dùng đến, thì ghi lại ký hiệu “loại bỏ” kèm theo ngày tháng ngay trên nó và sẽ để riêng qua một bên

Bước 3 : Sau một thời gian khoảng 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần dùng đến cái đó hay

không Nếu không có ai cần dùng trong 3 tháng Điều đó là cái đó không cần thiết cho công việc của bạn Nếu bạn không thể tự quyết định thì hãy lấy thời gian quyết định

 Các phương pháp loại bỏ vật không cần thiết

- M áy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng 12 tháng qua

- M áy móc, các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng

- Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị hư hỏng không có khả năng sửa chữa

- Các nguyên vật liệu quá hạn cần hủy bỏ

- Các sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để tham khảo

- Số lượng bản tài liệu photo thừa

- Các tài liệu đã lỗi thời

- Các nguyên vật liệu bao gói và đồ dùng không cần thiết

- Các vật liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác

 S àng lọc tại chỗ làm việc:

 Các kỹ thuật áp dụng cho sàng lọc:

Các bước thực hành dưới sự chỉ đạo của Quản đốc và Tổ trưởng:

1/ Đặt thẻ đỏ và chụp ảnh một vật dụng hoặc một nhóm vật dụng (trong một diện tích như 2mx2m chẳng hạn) mà không thấy dùng hàng ngày cho công việc trong diện tích đó (phải được dời đi trong vòng một tuần)

2/ Đặt thẻ vàng và chụp ảnh một vật dụng hoặc một nhómvật dụng thỉnh thoảng mới dùng đến, còn hàng ngày thì không dùng trong diện tích (phải được dời đi trong vòng 1 tháng)

3/ Đặt thẻ vàng/đỏ phối hợp với ảnh chụp các vật dụng hỗn hợp loại 1/ và 2/

4/ Chuẩn bị một nơi tạm thời để đặt các vật dụn g bị loại bỏ tron g thời gian chờ đợi (Có bản ghi rõ ràng “Hàng gửi tạm của đơn vị _)

Hình minh họa form thẻ vàng, thẻ đỏ

 Cách đặt thẻ:

1 Đối với vật liệu và cơ phận (linh kiện) chứa trong kho

a/ Đã không dùng trên một năm và theo kế hoạch trong năm tới cũng không cần dùng : Thẻ đỏ

b/ Đã không dùng trên 3 tháng và theo kế hoạch trong 3 tháng tới cũng không dùng : Thẻ vàng

2 Đối với vật làm trên dây chuyền và nguyên vật liệutại nơi làm việc

a/ Không có kế hoạch sử dụng trong 1 tháng : Thẻ đỏ

b/ Không có kế hoạch sử dụng trong 1 tuần : Thẻ vàng

3 Đối với thành phẩm

a/ Để tồn động trên 1 năm : Thẻ đỏ

b/ Để tồn đọng trên 1 tháng : Thẻ vàng

4 M áy móc, khuôn mẫu, gá lắp và dụng cụ

a/ M áy và khuôn cũ đã không được dùng trong suốt 1 năm qua: Thẻ đỏ

M áy và khuôn cũ đã không được dùng trong suốt 3 tháng qua: Thẻ vàng

b/ Đồ gá và dụng cụ hư gãy đã không được sửa chữa trong suốt 1 năm qua: Thẻ đỏ

Đồ gá và dụng cụ hư gãy đã không được sửa chữa trong suốt 3 tháng qua: Thẻ vàng

5 Vật dụng văn phòng tại chỗ làm việc

a/ Nằm trên 1 tháng mà không dùng và cũng không có kế hoạch dùng trong vòng 1

tháng: Thẻ đỏ

b/ Nằm trên 1 tuần mà không dùng và cũng không có kế hoạch dùng trong vòng 1 tuần:

Thẻ vàng

 Thực hiện sàng lọc:

1 Loại bỏ các vật dụng có “Thẻ đỏ” và “Thẻ đỏ-vàng” trong vòng 1-2 tuần ở diện tích

được định trước, chúng phải được

 Thanh lý

 Bán đi, hoặc

 Tái sử dụng

2 Seiso ( Sắp xếp) lần thứ nhất trên diện tích thí điểm

3 Loại bỏ các vật dụng có “Thẻ vàng” trong vòng 1 tháng ở diện tích được định trước,

chúng phải được

 Vứt bỏ

 Bán đi

 Được dùng lại

4 Tổ trưởng có trách nhiệm thực hiện hàng ngày ở diện tích thí điểm

5 Hàng tháng quản đốc cần đi kiểm tra nhằm duy trì ở mức độ cao

6 Chụp ảnh hiện trạng sẽ cho hiệu quả cao

7 Hoạt động gắn “Thẻ đỏ” được thực hiện 12 tháng một lần

2.1.2 Đánh giá việc hoạch định, triển khai và duy trì hoạt động sàng lọc bao gồm:

 Lập kế hoạch và thực hiện các cuộc tổng vệ sinh định kỳ

 Xây dựng tiêu chí phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết

 Xác định và tiến hành phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết cho công việc

 Loại bỏ các đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S

 Xác định nguyên nhân và hành động khắc phục cần thực hiện để giảm thiểu việc lưu trữ

những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc

2.2 Seiton (整頓) Set in Order – S ắp xếp:

a/ Được dùng thường xuyên: Đăt trên máy hoặc trên dây chuyền

b/ Không dùng thường xuyên: Để tại xưởng làm việc

c/ Để mọi người dùng chung: Đặt ngay giữa để dễ kiểm soát

Tuỳ bản chất vật dụng mà lưu giữ chún g như t hế nào cho an toàn

 7 nguyên tắc S àng lọc:

- Làm theo phương pháp FIFO (Vào trước Ra trước) đối với các vật dụng lưu t rữ

- Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn

- M ọi vật dụng kèm theo địa chỉ được phân, đều có gắn nhãn theo hệ thống

- Đặt vật dụng sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm

- Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng

- Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến

- Đặt các dụng cụ thường được sử dụng bên cạnh người sử dụng

 Tiến hành sắp xếp tại chỗ làm việc:

 Cách lưu trữ giữa các vật dụng: sử dụng kỹ thuật đánh dấu, ký hiệu màu sắc, nguyên

tắc trong suốt…

Sử dụng hằng giờ để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy

Sử dụng hằng ngày để nơi dễ tìm, dễ lấy

Thỉnh thoảng sử dụng bảo đảm tìm lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình vẽ, ký

hiệu màu, nguyên tắc trong suốt

Hồ sơ đánh số, ký hiệu màu trên kệ và thứ tự

Chụp hình TRƯỚC và SAU khi dọn dẹp, sắp xếp

 Ý nghĩa kỹ thuật đánh dấu:

Dễ dàng sắp xếp dụng cụ

Dễ dàng trả lại các thứ đã lấy ra

Dễ dàng kiểm soát mọi đồ vật

Rèn luyện tính kỷ luật của mọi người

 Ý nghĩa kỹ thuật ký hiệu màu sắc:

Nhanh chóng xác định vị trí của đồ vật trong tích tắc: cả khi lấy ra và khi trả về

Nơi làm việc nhìn vui mắt hơn

Đơn giản mà cực kỳ hữu hiệu, hãy xem

 Ý nghĩa nguyên tắc trong suốt:

Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn:

+ Dễ tìm, dễ thấy

+ Dễ phát hiện và ngăn ngừa các hư hỏng, trục trặc

Sau khi sắp

2.2.2 Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động sắp xếp thông qua việc:

 Xây dựng các nguyên tắc tổ chức, sắp xếp các đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn

có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng và giảm thiểu các lãng phí

 Đảm bảo sự thông hiểu và thực hành các nguyên tắc này tại nơi làm việc

 Thực hiện và duy trì các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với các đồ vật tại các khu vực

 Sắp xếp những thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy

 Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ

 Vẽ vạch vàng cho các vị trí quy định

 Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân… sao cho tiến trình làm việc trôi chảy

2.3 Seiso (清掃) S pic & S pan – S ạch Sẽ:

Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh … S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì

Việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên sẽ giúp khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp Hạn chế nguồn gây dơ bẩn Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra

Phương châm phong trào 5s làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn Để thực hiện nội dung này cần phát động phong trào như làm vệ sinh 5 – 10 phút mỗi ngày tại nơi làm việc trước và sau khi ra về

M ọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để cá nhân tự phụ trách

Đánh giá thực hiện và duy trì hoạt động S ạch sẽ thông qua việc:

 Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động SEISO định kỳ

 Thực hiện làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra

 Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra và phương pháp thực hiện SEISO tại các khu vực

 Ban hành các văn bản hướng dẫn và chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết

 Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện SEISO, đặc biệt chú

ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn cho người lao động

 Xác định các nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục/ phòng ngừa thích hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện SEISO, bao gồm cả các hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn

2.4 Seiketsu (清潔) Standardising – Săn S óc:

Để không lãng phí cho nỗ lực của 3 ‘S’ đã bỏ ra, chúng ta cần lên lịch trình làm việc cụ thể Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống

Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CB-CNV tron g một tổ chức được rèn dũa và phát triển Chẳng hạn như tại phòng vệ sinh của các cao ốc cao cấp luôn dán một tờ lịch làm việc cứ sau mỗi 15 phút người nhân viên vệ sinh sẽ vào dọn dẹp và ký tên lên đó Các công ty cũng đề ra lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc cũng nhằm mục đích duy trì hoạt động 5S trong doanh nghiệp

Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc – sắp xếp – sạch

sẽ

Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động S ăn sóc thông qua việc:

 Tiêu chuẩn hóa hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” Đảm bảo các hoạt động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác

 Thiết lập và áp dụng các quy tắc và chuẩn mực về kiểm soát và quản lý trực quan trong toàn tổ chức

 Thiết lập và áp dụng tiêu chuẩn về mẫu mã tại các khu vực

 Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch Lập chương trình đánh giá dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quả của lần đánh giá trước đó