Microsoft Word LV TAM NTV NGAY 24 10 doc BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI *** TRẦN THỊ THANH TÂM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH POONGSH[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI -*** - TRẦN THỊ THANH TÂM HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH POONGSHINVINA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành Quản trị kinh doanh Mã số 60.34.05 Người hướng dẫn khoa học GS.TS PHẠM THỊ MỸ DUNG HÀ NỘI – 2011 LỜI CAM ðOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các số liệu kết luận văn hoàn toàn trung thực chưa cơng bố cơng trình khoa học khác Thái Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2011 Học viên Trần Thị Thanh Tâm Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… i LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập nghiên cứu trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội Tơi hoàn thành luận văn thạc sỹ khoa học quản trị kinh doanh với đề tài “ Hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Cơng ty TNHH PoongshinVina ” Tơi xin bày tỏ kính trọng biết ơn sâu sắc tới GS.TS Phạm Thị Mỹ Dung dành nhiều tâm huyết, tận tình hướng dẫn giúp đỡ tơi suốt q trình nghiên cứu đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn Viện ðào tạo Sau đại học, thầy giáo Khoa Kế toán Quản trị kinh doanh, mơn Kế tốn trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội ñã tạo ñiều kiện, giúp ñỡ thực ñề tài Tơi xin chân thành cảm ơn phịng, ban cán công nhân viên Công ty TNHH PoongshinVina ñã hợp tác tạo ñiều kiện giúp ñỡ tơi thu thập tài liệu cho đề tài Trong suốt q trình học tập thực đề tài, tơi nhận nhiều giúp đỡ, động viên, khích lệ nhiều từ phía gia đình bạn bè đồng nghiệp Tơi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ ghi nhận tình cảm q báu Xin chân thành cảm ơn! Thái Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2011 Học viên Trần Thị Thanh Tâm Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội CNV Cơng nhân viên LðTL Lao động tiền lương Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… iii MỤC LỤC Lời cam ñoan i Lời cảm ơn ii Danh mục từ viết tắt iii Danh mục bảng vi Danh mục sơ đồ viii MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết ñề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 ðối tượng phạm vi nghiên cứu ñề tài 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Những vấn đề chung hệ thống kiểm sốt nội 2.2 Cơ cấu hệ thống kiểm soát nội 11 2.3 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội 19 2.4 Kiểm soát nội chu trình nhân tiền lương 20 ðẶC ðIỂM CÔNG TY TNHH POONGSHINVINA VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 33 3.2 Phương pháp nghiên cứu 39 3.3 Hệ thống tiêu nghiên cứu 41 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 42 4.1 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH PoongshinVina 42 4.1.1 Mơi trường kiểm sốt 42 4.1.2 Hệ thống kế toán 44 4.1.3 Thủ tục kiểm soát 44 4.2 Kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH PoongshinVina Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 45 iv 4.2.1 Kiểm soát nội quy trình tuyển dụng 4.2.2 Kiểm sốt nội quy trình sử dụng lao động Cơng ty TNHH PoongshinVina 4.2.3 72 Những mặt hạn chế hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 4.4 72 Những mặt tích cực hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH PoongshinVina 4.3.2 67 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH PoongshinVina 4.3.1 63 Kiểm sốt nội quy trình tốn lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 4.3 51 Kiểm sốt nội quy trình tính lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 4.2.4 45 73 Biện pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 75 4.4.1 Biện pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt 75 4.4.2 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình tuyển dụng 75 4.4.3 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình sử dụng lao động 80 4.4.4 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình tính lương 84 4.4.5 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình trả lương 85 KẾT LUẬN VÀ Ý KIẾN ðỀ XUẤT 87 5.1 KẾT LUẬN 87 5.2 Ý KIẾN ðỀ XUẤT 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 90 v DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phịng 46 Quy trình tuyển dụng cơng nhân may 47 Dự đốn khả rủi ro quy trình tuyển dụng 50 4 Quy trình chấm cơng 51 Bảng chấm công I Công ty TNHH PoongshinVina (trích) 52 Mẫu phiếu báo ăn hàng ngày 54 Bảng phân loịa công chuyên cần Công ty TNHH PoongshinVina Bảng dự đốn rủi ro quy trình chấm cơng Cơng ty TNHH PoongshinVina 10 16 61 Mẫu danh sách ñiều chỉnh lương Công ty TNHH PoongshinVina 15 61 Bảng quy trình điều chỉnh lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 14 59 Bảng dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh nhân Cơng ty TNHH PoongshinVina 13 59 Bảng dự đốn rủi rơ quy trình đánh giá cơng việc Cơng ty TNHH PoongshinVina 12 57 Bảng quy trình đánh giá công việc tạ Công ty TNHH PoongshinVina 11 56 62 Bảng dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 63 bảng quy trình tính lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 63 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… vi 18 bảng dự dốn rủi ro quy trình tính lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 19 66 Bảng dự đốn rủi ro quy trình tốn lương Cơng ty TNHH PoongshinVina 70 20 Bảng tổng hợp kết từ 100 phiếu kiểm soát 71 21 Bảng sử dụng thủ tục kiểm sốt chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH PoongshinVina 22 74 Bảng đề xuất bổ sung bước quy trình tuyển dụng Công ty TNHH PoongshinVina 77 23 Bảng mẫu phiếu ñề xuất nhân 78 24 bảng mẫu sổ theo dõi người xin việc 79 25 Bảng ñề xuất bước kiểm tra tay nghề quy trình tuyển dụng nhân Cơng ty TNHH PoongshinVina 26 Bảng đề xuất quy trình chấm cơng Công ty TNHH PoongshinVina 27 79 82 Bảng ñề xuất biện pháp kiểm soát rủi ro quy trình tốn lương Cơng ty TNHH PoongshinVina Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 86 vii DANH MỤC SƠ ðỒ STT Tên sơ ñồ Trang Quá trình chức quản lý 2 Quá trình kiểm sốt Cơ cấu hệ thống KSNB 11 Mơi trường kiểm sốt 11 Quy trình kế tốn 16 Q trình vận động chứng từ 16 Các thủ tục kiểm sốt 17 Sơ đồ chu trình nhân tiền lương 21 Sơ đồ quy trình sử dụng lao động 25 Sơ ñồ máy hoạt ñộng Công ty TNHH Poongshin Vina 34 Quy trình tốn lương Công ty TNHH PoongshinVina 67 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… viii MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết ñề tài Trong sản xuất xã hội quốc gia nào, nhân tiền lương vấn ñề thu hút quan tâm sâu sắc người lao ñộng người sử dụng lao ñộng Tổ chức tốt công tác nhân tiền lương giúp cho việc quản lý lao ñộng ñi vào nề nếp, thúc ñẩy người lao ñộng hăng say làm việc, chấp hành tốt kỷ luật lao ñộng nhằm tăng suất hiệu công việc Tuy nhiên thực trạng phổ biến nhiều doanh nghiệp Việt Nam công tác quản lý nhân tiền lương cịn lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cơng ty lớn lại phân quyền ñiều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân mà thiếu quy chế thơng tin, kiểm tra kiểm sốt phận ðể hạn chế gian lận ñạt thành công quản trị nhân tiền lương, việc kiểm tra – kiểm sốt cần phải coi trọng Chính vậy, việc xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội (HTKSNB) chu trình nhân tiền lương trở thành yêu cầu cấp thiết ñối với tất doanh nghiệp ñối với doanh nghiệp có số lượng cơng nhân viên lớn Hiện nghề may mặc Thái Bình phát triển, thu hút nhiều lao ñộng Các doanh nghiệp may Thái Bình cạnh tranh gay gắt mặt lao động Cơng ty TNHH PoongshinVina cơng ty 100% vốn đầu tư nước ngồi, chun may gia cơng xuất khẩu, Cơng ty có lượng lao động lớn thường xun biến động Vì vậy, cơng tác nhân tiền lương ñang vấn ñề mà nhà quản trị Cơng ty TNHH PoongshinVina đặt lên hàng đầu Vậy làm để quản lý cơng tác nhân tiền lương ñạt hiệu quả? Làm để xác lập chế kiểm sốt chu trình nhân tiền lương tối ưu cho Cơng ty TNHH PoongshinVina? Là học viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, tơi đặc biệt quan tâm Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… Bảng 23 Bảng mẫu phiếu đề xuất nhân CƠNG TY TNHH POONGSHIN VINA Kính gửi Thay PHIẾU ðỀ XUẤT NHÂN SỰ Nội dung (Tiếng Việt) (Tiếng Hàn) Bộ phận cần tuyển Vị trí Số lượng Tiêu chuẩn ðộ tuổi Giới tính Trình ñộ Chuyên ngành Tay nghề Tin học Ngoại ngữ Kinh nghiệm Yêu cầu khác Bổ sung Mở rộng hoạt ñộng Tiếng Việt Tiếng Hàn Ghi Ngày tháng năm Người dịch: Người ñề xuất: KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG Nội dung (Tiếng Việt) (Tiếng Hàn) Thời gian tuyển dụng ðịa ñiểm tuyển dụng Phương pháp tuyển dụng Chi phí tuyển dụng Yêu cầu khác Người dịch: Tiếng Việt Tiếng Hàn Ghi Phó giám đốc: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 78 + Ở bước tiếp nhận hồ sơ, cần có sổ theo dõi người xin việc Trên thực tế có thơng báo tuyển dụng, có người đến tận nơi nộp hồ sơ, có người hỏi thơng tin cần thiết qua điện thoại Tất người muốn tìm hiểu cơng việc cần ñược cập nhật vào sổ theo dõi người xin việc ðịnh kỳ báo cáo lại tình hình cho lãnh đạo biết thơng qua sổ theo dõi người xin việc Từ giúp nhà lãnh đạo có định kịp thời quản lý Hơn lâu dài ñể ñảm bảo mục tiêu quy trình tuyển dụng (đảm bảo số lượng cơng nhân viên dài hạn) thơng tin lưu sổ theo dõi người xin việc có giá trị tương lai Mẫu sổ sau: Bảng 24 bảng mẫu sổ theo dõi người xin việc STT Họ tên Ngày sinh ðịa Học vấn Vị trí Kinh nghiệm Liên Số CMT hệ Nội dung khác Người lập + Ở bước kiểm tra chuyên môn, tay nghề nên người khác phận phụ trách, cụ thể sau: Bảng 25 Bảng ñề xuất bước kiểm tra tay nghề quy trình tuyển dụng nhân Công ty TNHH PoongshinVina Nội dung Kiểm tra trình độ Nhân viên văn phịng Kiểm tra tay nghề Công nhân Tổng hợp Kiểm tra chuyên môn, tay nghề Kiểm tra trình độ tin học văn phịng Kiểm tra trình độ chun mơn Kiểm tra tay nghề giai ñoạn Kiểm tra tay nghề giai ñoạn Tổng hợp giai ñoạn kiểm tra Chứng từ, sổ sách Phiếu đánh giá chun mơn tay nghề giai đoạn Phiếu đánh giá chun mơn tay nghề giai đoạn Phiếu đánh giá chun mơn tay nghề giai đoạn Phiếu đánh giá chun mơn tay nghề giai đoạn Phiếu ñánh giá 1, 2; Báo cáo ñánh giá kiểm tra tay nghề Người thực Nhân viên LðTL Trưởng phận Tổ trưởng Tổ trưởng Phòng nhân Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 79 Sau kiểm tra tay nghề, phiếu ñánh giá ñươc tập hợp lại chuyển cho phòng nhân ñể tập hợp vào báo cáo ñánh giá kiểm tra tay nghề lao ñộng + Hồ sơ, Sổ theo dõi người xin việc, báo cáo ñánh giá kiểm tra tay nghề lao ñộng, Phiếu khám sức khoẻ ñược phòng nhân tập hợp lại chuyển cho PGðphụ trách định - Qua thực tế tìm hiểu, sau thử tay nghề cơng nhân may, PGðsản xuất ñịnh ứng viên ñạt, ứng viên khơng đạt Trong điều kiện cơng nhân may khan hiếm, để đảm bảo cho nguồn nhân cơng dài hạn, tơi mạnh dạn đề xuất ban lãnh đạo cơng ty nên chọn lọc trường hợp khơng đạt vào cơng ty để đào tạo tay nghề thêm 4.4.3 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình sử dụng lao động 4.4.3.1 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình chấm cơng Trong thỏa ước lao động tập thể cơng ty quy định rõ thời gian cơng nhân làm việc thời gian làm thêm tính nào, nhiên cách thể bảng chấm công bảng lương biết, tơi nghĩ để thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra, Cơng ty nên có văn hướng dẫn cơng khai cách chấm cơng, cách tính lương, cách thể bảng chấm công I II để tồn cơng nhân viên biết, Hiện cơng ty có nhân viên chấm cơng người tổng hợp cơng lại có nhân viên chấm công II Với số lượng công nhân công ty lớn (gần 2000 công nhân), Công việc tổng hợp công ñôi chậm trễ, nguyên nhân cho việc trả lương khơng ngày mồng 10 quy định Do tơi nghĩ, Cơng ty nên có văn quy ñịnh rõ ràng nhiệm vụ nhân viên chấm công, nên chia công việc chấm công tổng hợp công làm 2, nhân viên phụ trách nửa ðịnh kỳ lãnh đạo cơng ty thay ñổi lại vị trí ñể giảm rủi ro cấu kết tư lợi cá nhân xảy Thực tế quan sát tổ, tơi thấy bảng chấm cơng I khơng dán Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 80 công khai số tổ, tổ trưởng cất bảng chấm cơng I tủ cá nhân mình, tơi thiết nghĩ định kỳ lãnh đạo Cơng ty cử người ñột xuất kiểm tra, cần xây dựng chế tài xử phạt với tổ trưởng không làm ñúng quy ñịnh Bảng chấm công II sau ñược nhân viên chấm công II tổng hợp cần chuyển cho tổ trưởng công nhân ký xác nhận, sau ñó chuyển cho phận tiền lương Các tổ trưởng cần chấm cơng ngày, khơng để tình trạng hơm sau chấm cơng ngày hơm trước để tránh rủi ro nhầm lẫn Cơng ty nên đưa quy định buổi chiều, nhân viên chấm cơng thu hết lại bảng chấm cơng I photo lưu lại để tổng hợp cơng ngày hơm đó, sáng hơm sau báo cơm trả lại bảng chấm công I cho tổ trưởng Nếu khơng làm theo quy định bị phạt Phiếu báo cơm cần phải photo lưu lại ñể ñối chiếu kiểm tra thường xuyên Phiếu ñề nghị cổng cần lập bản, nộp cho bảo vệ, nộp cho nhân viên chấm cơng II chấm cơng để tránh tình trạng bảo vệ làm mát, cố tình khơng nộp lại cho phịng chấm cơng Cơng ty nên làm thẻ CNV cho cơng nhân viên, thẻ có dán ảnh, u cầu CNV phải đeo thẻ đến Cơng ty làm việc Công ty nên xây dựng chế tài cụ thể công tác chấm công ðịnh kỳ bất kỳ, cán quản lý cần kiểm tra quy trình chấm cơng Cơng ty nên có hịm thư góp ý để phát huy thủ tục báo cáo bất thường, ñối chiếu, kiểm tra theo dõi Với đề xuất quy trình chấm cơng Cơng ty TNHH PoongshinVina cần thay ñổi sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 81 Bảng 26 Bảng đề xuất quy trình chấm cơng Cơng ty TNHH PoongshinVina Công việc Chấm công bảng I Người thực Tổ trưởng, trưởng phận Chứng từ, sổ sách Bảng chấm công I Bảng chấm Nhân viên chấm công I, phiếu công I báo cơm Nhập công Nội dung Từng CNV trực tiếp ký tên Giữa buổi chiều thu bảng chấm công I photo ghi nội dung phiếu báo cơm Bảng chấm Nhân viên chấm công I II, Nhập vào máy tính bảng cơng II đơn xin nghỉ, chấm công II giấy cổng Hết tháng Nhân viên chấm Tổng hợp công, in bảng Bảng chấm Tổng công II chấm công II, công nhân công II hợp công Công nhân viên ký Với rủi ro trên, tơi nghĩ biện pháp hiệu để hạn chế rủi ro Cơng ty nên đầu tư tổ sản xuất văn phịng máy chấm cơng vân tay, sử dụng kết hợp linh hoạt việc theo dõi công vân tay phương pháp chấm cơng mà Cơng ty sử dụng 4.4.3.2 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình đánh giá cơng việc Như nói Cơng ty TNHH PoongshinVina chưa có “thói quen” đánh giá cơng việc Ở góc độ nhỏ hẹp, việc đánh giá cơng việc công ty dừng lại việc hàng tháng đánh giá bậc tay nghề cho cơng nhân Tơi thiết nghĩ, để gảm thiểu rủi ro, để đảm bảo tính cơng cho cơng nhân viên, để hoạt động quản lý Cơng ty chun nghiệp hơn, hiệu hơn, ban lãnh đạo Cơng ty cần xây dựng quy trình đánh giá cơng việc cụ thể ðánh giá công việc tiến hành vào cuối năm, kết ñánh giá công việc Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 82 sở ñể xét ñiều chỉnh lương Cịn để điều chỉnh bậc tay nghề cho cơng nhân, Công ty nên tổ chức thi tay nghề cho cơng nhân, tuỳ vào điều kiện cụ thể Cơng ty mà năm tổ chức thi tay nghề hay nhiều lần Kết thi tay nghề yếu tố ñể ñánh giá cơng việc cho cơng nhân 4.4.3.3 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình điều chỉnh nhân Với cách thức bổ nhiệm vị trí tổ trưởng tổ sản xuất điều chuyển cơng nhân Cơng ty TNHH PoongshinVina, tơi thiết nghĩ để giảm thiểu rủi ro nêu trên, ban lãnh đạo Cơng ty cần có biện pháp sau: - Phát phiếu thăm dò ý kiến Phiếu phát cho cơng nhân tổ, tổ trưởng kỹ thuật tổ khác Các giúp ban lãnh ñạo ñưa ñịnh bổ nhiệm Bản đánh giá cơng việc, tổng hợp phiếu thăm dò quan sát ban lãnh ñạo - PGð cần ñịnh cụ thể văn , ñịnh ñược giao cho người bổ nhiệm phịng LðTL ðây để đối chiếu kiểm tra phịng tránh rủi ro - Cịn điều chuyển cơng nhân, tổ trưởng nên làm ñề xuất theo mẫu ñề xuất bảng 4.23 PGð ñiều chuyển thể phiếu đề xuất Phiếu cần phơtơ nhiều để chuyển cho tổ trưởng có liên quan, chuyển cho phận chấm cơng để làm theo dõi cơng 4.4.3.4 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình điều chỉnh lương Việc điều chỉnh lương Cơng ty TNHH PoongshinVina cịn mang tính cảm tính chủ quan ban lãnh ñạo, thiếu sở, chứa đựng rủi ro đáng tiếc (như trình bày phần trên), tơi mạnh dạn đề xuất số ý kiến sau; - Cần xây dựng tiêu cụ thể cho việc ñiều chỉnh lương, ñể xây dựng tiêu dựa vào kết đánh giá cơng việc Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 83 bảng toán lương tháng 12 (đã có phê duyệt) năm - Các tiêu cụ thể làm ñiều chỉnh lương cần phải cơng bố đến tồn thể cơng nhân viên để đảm bảo tính cơng khách quan, để cơng nhân viên tự đối chiếu kiểm tra - Ban lãnh ñạo cần ñịnh cụ thể (quyết ñịnh ñiều chỉnh lương) kèm với danh sách ñiều chỉnh lương, thông báo trực tiếp cho công nhân viên Quyết ñịnh lập thành bản, ban lãnh ñạo lưu, chuyển cho nhân viên LðTL làm tính lương 4.4.3.5 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình đào tạo nhân Như nói trên, cơng tác đào tạo nhân Cơng ty TNHH PoongshinVina chưa thực quan tâm Hiện mối quan tâm lớn ban lãnh đạo cơng ty số lượng chất lượng công nhân sản xuất trực tiếp Trong lĩnh vực ngành may nói chung ngành may thái Bình nói riêng khan cơng nhân may phát triển nhiều công ty may số lượng quy mơ sản xuất, để đảm bảo số lượng công nhân dài hạn, thiết nghĩ ban lãnh đạo Cơng ty cần trú trọng đến sách đào tạo phát triển lực lượng cơng nhân Công ty, cụ thể: - Công ty nên xây dựng kế hoạch đào tạo lao động có Cơng ty ðối tượng đào tạo Các cơng nhân trực tiếp, người lao ñộng phận có nhu cầu( phận vệ sinh, tạp vụ, đóng gói, thời vụ…) - Trong q trình tuyển dụng, số ứng viên khơng đạt u cầu, cơng ty cần phân loại, chọn nhận vào trường hợp ñể tiếp tục ñào tạo trực tiếp Cơng ty 4.4.4 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình tính lương Với cách tính lương Cơng ty TNHH PoongshinVina, tơi mạnh dạn đề xuất số ý kiến sau: Q trình nhập cơng, nhân viên LðTL lấy từ mềm bảng chấm công Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 84 II Nhân viên chấm công II làm nhập cơng chưa đủ xác, nhân viên LðTL cần lấy cứng bảng chấm cơng II ( bảng chấm cơng II có chữ ký tổ trưởng công nhân) Trước lấy số liệu từ mềm, cần phải kiểm tra số liệu cứng mềm xem có không, nhập vào máy Cần kiểm tra công thức thiết lập chưa? Có thiết lập đồng với tất tổ tất công nhân viên hay không ðể tránh rủi ro không ñáng có sơ suất hay cẩu thả, nhân viên LðTL cần có sổ tay ghi lại điều cần làm cho cơng việc tính lương Kiểm tra lại cơng thức tính, Kiểm tra đối chiếu cơng nhân viên nghỉ tháng, Kiểm tra công mềm chấm cơng II cứng, Danh sách thay đổi bậc tay nghề, ñề xuất ñiều chuyển lao ñộng, Sau tính lương xong, tốn lương cần ñược kiểm tra phê duyệt kế toán trưởng PGð trước tiến hành ñếm lương 4.4.5 Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình trả lương Quy trình trả lương Cơng ty TNHH PoongshinVina từ khâu đếm lương cho ñến khâu tiền lương phát ñến tận tay cơng nhân chứa đựng nhiều rủi ro Một số rủi ro mà Cơng ty chưa có biện pháp kiểm sốt thực hiệu quả, tơi xin đề xuất ý kiến sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 85 Bảng 27 Bảng ñề xuất biện pháp kiểm sốt rủi ro quy trình tốn lương Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Rủi ro Biện pháp cũ ðếm lương Cán ñếm lương ñổi tiền giả, tiền góc Chưa có PGð phát túi lương Mất mát phong bì lương Chưa có Tổ trưởng đổi bảng tốn lương khác Chưa có CN báo thiếu Tổ trưởng tiền lương phát lương ðối chiếu với số tiền chênh lệch sau ñếm lương xong CN mang đổi lại tiền bị góc, Chưa có tiền giả Biện pháp Tiền mệnh giá lớn dùng ñể chia lương nên lấy từ ngân hàng, ghi lại số seri tập (từ seri ñến se ri nào) trước ñếm lương Lập danh sách ký nhận túi lương, Gọi tổ trưởng lên nhận lương, Cử cán kiểm tra trực tiếp việc đếm phong bì lương tổ trưởng, cho ký xác nhận vào danh sách Ký phê duyệt bảng toán lương trước thực đếm lương Tổ trưởng gọi cơng nhân lên nhận phong bì lương, kiểm tra việc đếm tiền lương họ cho ký xác nhận vào bảng tốn lương Tiền mệnh giá lớn dùng để chia lương nên lấy từ ngân hàng, ghi lại số seri tập (từ seri ñến se ri nào) trước ñếm lương Trả lại Lập bảng Ký phê duyệt bảng tốn bảng tốn lương khác, Chưa có lương trước thực đếm tốn nhờ người ký hộ lương lương Thất thoát Số Chia tiền lẻ Chưa có Chuyển khoản tốn lương lương CN Với rủi ro trên, biện pháp hiệu hạn chế rủi ro Công ty nên chuyển sang tốn lương chuyển khoản, hình thức này, cơng ty phải trả thêm khoản chi phí sử dụng dịch vụ so với rủi ro tối ưu nhiều Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 86 KẾT LUẬN VÀ Ý KIẾN ðỀ XUẤT 5.1 KẾT LUẬN ðổi nâng cao hiệu hoạt động, tăng cường cơng tác quản lý có việc hồn thiện Hệ thống KSNB nhiệm vụ trọng tâm tổ chức Hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương Cơng ty TNHH PoongshinVina bộc lộ nhiều hạn chế.Vì vậy, hồn thiện hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương u cầu cấp thiết Cơng ty giai đoạn Qua q trình nghiên cứu hồn thành luận văn đề tài “Hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH PoongshinVina ”, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Công ty TNHH PoongshinVina từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB nhằm ñưa hoạt ñộng hệ thống có hiệu lực hiệu trình quản lý, luận văn đạt kết sau Hệ thống hố vấn đề lý luận hệ thống KSNB: Hệ thống KSNB hệ thống hoạt động, sách thủ tục nhằm bảo vệ tài sản ñơn vị, bảo ñảm ñộ tin cậy thông tin, bảo ñảm việc thực chế ñộ pháp lý bảo ñảm hiệu hoạt ñộng Hệ thống KSNB chu trình nhân sư tiền lương hệ thống KSNB gắn liền với quy trình cụ thể Quy trình tuyển dụng, quy trình sử dụng lao động, quy trình tính lương quy trình tốn lương KSNB chu trình nhân tiền lương chức thường xuyên ñơn vị, sở xác ñịnh rủi ro xảy khâu cơng việc quy trình để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu mục tiêu đề quy trình chu trình nhân tiền lương nói riêng, góp phần đạt mục tiêu tồn đơn vị nói chung Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 87 Luận văn nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương Cơng ty TNHH PoongshinVina Ưu điểm Ban lãnh đạo tập thể cơng nhân viên có quan ñiểm nghiêm túc coi trọng hành lang pháp lý Việt ðồng thời ban lãnh đạo ln có ý thức quan tâm tới sách giữ chân thu hút cơng nhân lao động Nhược điểm Phịng ban chức cịn chồng chéo; chế kiểm sốt chưa rõ ràng cụ thể (chưa có quy định cụ thể chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phòng ban, vị trí lao động), thủ tục kiểm sốt sử dụng khơng triệt để Từ đó, dẫn đến quy trình chu trình nhân tiền lương cịn nhiều thiếu sót, hạn chế Luận văn đề số biện pháp hồn thiện hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH PoongshinVina: ðề xuất biện pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt, ðề xuất biên pháp hàn thiện quy trình tuyển dụng, ðề xuất biện pháp hồn thiện quy trình sử dụng lao động, ðề xuất biện pháp hồn thiện quy trình tính lương, ðề xuất biện pháp hồn thiện quy trình toán lương 5.2 Ý KIẾN ðỀ XUẤT ðối với nhà nước Nhà nước cần tạo mơi trường kiểm sốt tốt làm sở ñể ñơn vị thực nghiêm túc công tác nhân tiền lương Cụ thể, Nhà nước nên có biện pháp kiểm sốt chặt chẽ việc khám sức khoẻ cho người lao ñộng xin việc ðiều 102 Bộ Luật Lao ñộng quy ñịnh “Khi tuyển dụng xếp lao ñộng, người sử dụng lao ñộng phải vào tiêu chuẩn sức khỏe quy ñịnh cho loại việc, tổ chức huấn luyện, hướng dẫn, thông báo cho người lao động quy định, biện pháp an tồn - vệ sinh lao ñộng khả tai nạn cần đề phịng cơng việc người lao động.” [13] Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 88 Nhưng thực tế, hầu hết doanh nghiệp khơng thực khám sức khoẻ cho người lao động tuyển dụng lý chi phí Về mặt hình thức, giấy chứng nhận sức khoẻ bước thủ tục khơng quan trọng tuyển dụng Chính doanh nghiệp thừa biết kết ghi giấy chứng nhận sức khoẻ hình thức, việc khám sức khỏe ñược tiến hành qua loa, nên khơng thể vào ñể bố trí việc làm Mặt khác, doanh nghiệp thực nghiêm túc việc khám sức khoẻ cho ứng viên, khoảng thời gian nhiều ngưịi xin việc nộp hồ sơ nhiều nơi họ ñược doanh nghiệp cho khám sức khoẻ nhiều lần, không cần thiết, lãng phí ðối với Cơng ty TNHH PoongshinVina : - Xây dựng bổ sung hồn thiện quy trình nhân tiền lương ñể ñảm bảo tốt nhiệm vụ cơng tác kiểm sốt, góp phần đạt mục tiêu hoạt động Của cơng ty - Ban hành quy chế kiểm soát nội bộ, thường xuyên bổ sung quy chế Cơng ty - Hồn thiện cấu tổ chức, ban hành văn quy ñịnh chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phòng ban, vị trí lao động Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO 01 Brian E Becker - Markv A Huselid - Dịch giả Nhân Văn, (2002) Sổ tay người quản lý - Quản lý nhân Nhà xuất Thanh Niên 02 Business Edge, (2007) Hoạch ðịnh Kiểm Sốt Cơng Việc Nhà xuất Trẻ 03 Bộ tư pháp, (2009) Bộ luật lao ñộng luật sửa ñổi bổ sung số ñiều luật lao ñộng, (2002, 2006, 2007) Nhà xuất tư pháp 04 Chuẩn mực kiểm toán 400 Rủi ro kiểm toán hệ thống kiểm soát nội 05 ðậu ngọc Châu, Nguyễn viết Lợi, (2007)Giáo trình Lý thuyết kiểm tốn Nhà xuất tài 06 Edward Peppitt - Dịch giả Nhân Văn, (2008) Phương Pháp Quản Lý Nhân Sự Trong Cơng Ty Nhà xuất Hải Phịng 07 Học viện tài chính, (2008) Giáo trình kiểm tốn Báo cáo tài Nhà xuất tài 08 Lê Quân; (2010) Bài giảng ðánh giá thành tích ðại học thương mại 09 MBA Martin Grimwood, (2008) Sổ Tay Kiểm Toán Nội Bộ - Song Ngữ Việt Anh Nhà xuất Giao thông vận tải 10 Mekong Capital, (2004) Giới thiệu kiểm soát nội 11 Phạm Thị Mỹ Dung, (2010) giảng Hệ thống KSNB cho cao học khóa 18 ðại học Nơng nghiệp Hà Nội 12 Phạm Thị Mỹ Dung; Bùi Bằng ðồn, (2001) Giáo trình phân tích kinh doanh Nhà xuất nơng nghiệp 13 Susan D Strayer - Dịch giả Nguyễn Thị Bích Ngọc, (2010) Cẩm Nang Quản Lý Nhân Sự Nhà xuất Lao ðộng 14 http://www.erpsolution.com.vn/showthread.php?t=82 15.http://www.tailieu.vn/xem-tai-lieu/quy-trinh-quan-ly-nhan-su.216193.html Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 90 16 http://nqcenter.wordpress.com/2007/12/06/he-thong-kiem-soat-noi-bo/ 17.http://www.doanhnhan3600.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Quanly/Quy_trinh_tuyen_dung_nhan_su/ 18.http://www.erpsolution.com.vn/showthread.php?t=82&s=47008be42102ef dc2a67320b7d204700 19 http://www.saga.vn/view.aspx?id=10490 20 http://forum.vsoftgroup.com/showthread.php?t=10261 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………… 91 ... vấn ñề chung hệ thống kiểm soát nội 2.2 Cơ cấu hệ thống kiểm soát nội 11 2.3 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội 19 2.4 Kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương 20 ðẶC ðIỂM CÔNG TY TNHH POONGSHINVINA. .. thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH PoongshinVina - ðề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương Công ty TNHH PoongshinVina. .. hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương cho Cơng ty TNHH PoongshinVina 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hố vấn đề lý luận hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhân tiền lương - Trên