Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng Cty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp

Luận văn : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng Cty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp

lời mở đầu

ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới hìnhthức văn bản Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hữuhiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phơng tiện này trong hoạt

động quản lý và điều hành của đơn vị mình

Công tác Văn th - Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấpthiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà cònliên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị.Làm tốt công tác Văn th - Lu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịpthời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để

điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệuquả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo

đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao Từ những lập luận trên cho thấy công tácVăn th - Lu trữ là công tác không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt động củabất cứ cơ quan, đơn vị nào

Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhànớc, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối l -ợng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành viên,

đồng thời cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quanNhà nớc và các đơn vị trực thuộc gửi tới Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọngcần đợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho côngtác khai thác và sử dụng sau này

Công tác Văn th - Lu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinhCông nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt

động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bấtcập Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện kháchquan mang lại Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạchậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn

th - Lu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần thiết

Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau thời gian thực tập, tìm hiểu,nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh

Công nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài Một số biện pháp nâng cao hiệu“Một số biện pháp nâng cao hiệu

quả công tác Văn th - Lu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp ”

Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của côngtác Văn th - Lu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công

nghiệp hiện nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giảipháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn th - Lu trữ tronghoạt động văn phòng Tổng công ty.

Trong quá trình nghiên cứu phân tích báo cáo chuyên đề đã sử dụng:

Kết luận.

Trong quá trình thực tập, với sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo, cán

bộ, nhân viên trong cơ quan Tổng công ty, đồng thời đợc sự chỉ dẫn của thầygiáo đã tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề này

Báo cáo chuyên đề đã đợc hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thuthập đợc, nhng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kínhmong thầy giáo và Tổng công ty chỉ dẫn cho em hoàn thiện

Em xin bày tỏ lời cảm ơn trân trọng.

Hà Nội, ngày tháng năm 2002

I sự hình thành và phát triển của Tổng công ty:

Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đợc thành lập theo Quyết

định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trởng Bộ Côngnghiệp

Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp.

tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation.

động kinh doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản vàcác quỹ tập trung, đợc mở tài khoản tại kho bạc Nhà nớc, đợc tổ chức và hoạt

động theo Điều lệ Tổng công ty do Bộ trởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số1711/QĐ - TCCB phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996 Tổng công ty có một sốthành viên là Doanh nghiệp hạch toán độc lập, Doanh nghiệp hạch toán phụ

thuộc và đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tàichính, công nghệ

Tổng công ty đợc quản lý bởi Hội đồng quản trị và đợc điều hành bởiTổng giám đốc, Tổng công ty chịu sự quản lý Nhà nớc của các Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trựcthuộc Trung ơng, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với t cách là cơquan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nớc theo qui

định của Luật Doanh nghiệp Nhà nớc và các qui định khác của Pháp luật

Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có:

1 Công ty Bóng đèn - Phích nớc Rạng Đông.

2 Công ty Sứ Hải Dơng.

3 Công ty Thuỷ tinh Phả Lại.

4 Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh.

5 Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp.

6 Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.

7 Công ty Bóng đèn Điện Quang.

8 Nhà máy Thuỷ tinh Hng Phú.

II Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty:

1 Chức năng của tổng công ty:

1 Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thôngtin, nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếusáng, bao bì y tế

2 Tăng cờng tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiệnnhiệm vụ Nhà nớc giao

3 Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và

của toàn Tổng công ty

2.Nhiệm vụ của Tổng công ty:

1 Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàngsành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch

phát triển của Nhà nớc bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển,chuẩn bị đầu t và thực hiện đầu t, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật t,thiết bị, xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷtinh, chiếu sáng và các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh,chiếu sáng; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc phùhợp với Pháp luật và chính sách Nhà nớc.

2 Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nớcgiao bao gồm cả phần vốn đầu t vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng cóhiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nớc giao để thực hiệnnhiệm vụ kinh doanh và những nhiệm vụ khác đợc giao

3 Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học,công nghệ, công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty

4 Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật.III Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty:

1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nớc, baobì y tế

2 Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật t, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản phẩmphục vụ kinh doanh

3 Dịch vụ đầu t, t vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ mới,thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành

IV Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:

Phòng khoa học công nghệ môi tr- ờng VĂn phòng

Phòng tài chính - kế toán

Trợ l ý tổng giám đốc

khối Các đơn vị thành viên

1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát:

* Hoạt động của Hội đồng quản trị:

Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động củaTổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Công nghiệp và Thủ tớngChính phủ về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ đợc Nhà nớc giao

Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trởng Bộ Công nghiệp quyết

định bổ nhiệm, miễn nhiệm, trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám

đốc, Trởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách và 2 thành viên kiêm nhiệm

là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật

Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chứcnăng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt độngchuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội

đồng quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng côngty

Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thờng kỳ hàng quý đểxem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình.Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thờng để giải quyết những vấn đềcấp bách của Tổng công ty

* Hoạt động của Ban kiểm soát:

Công ty Thuỷ tinh Phả Lại

Công ty

Sứ Hải Dơng

Xí nghiệp Khai thác

và Chế biến Cao Lanh

Viện nghiên cứu Thuỷ tinh Công nghiệp

Công ty XNK Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp

Công ty Bóng

đèn

Điện Quang

Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theoLuật Doanh nghiệp Nhà nớc, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động củaTổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.

Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sáthoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thànhviên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty,Nghị quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà n-ớc

Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý,hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời pháthiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình th-ờng, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty Không đợc tiết lộ kết quả kiểmtra, giám sát của mình khi cha đợc Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu tráchnhiệm trớc Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che nhữnghành vi phạm pháp

2 Ban giám đốc và bộ máy giúp việc:

* Ban giám đốc:

Tổng giám đốc do Bộ trởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị Tổng giám đốc là đại diệnpháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, trớc Bộtrởng Bộ Công nghiệp và trớc Pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công

ty Tổng giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn,mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Đồng thời thực hiện chínhsách đối với cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy định hiệnhành của Nhà nớc và Bộ Công nghiệp

Phó Tổng giám đốc là ngời giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một

số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổnggiám đốc, chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ đợcTổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện

* Bộ máy giúp việc:

+ Phòng đầu t và phát triển:

Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động,tham mu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt

động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến

động của thị trờng, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất.Tiến hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phơng thức quản lý, sử dụng cáckhoản thu từ chuyển nhợng tài sản để tái đầu t, đổi mới công nghệ, thiết bị củaTổng công ty Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng năm phù hợpvới nhiệm vụ Nhà nớc giao và nhu cầu của thị trờng

+ Phòng tổ chức lao động:

Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn,thuê mớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lơng, th-ởng, thực hiện các quyền khác của ngời sử dụng lao động theo quy định của BộLuật lao động và các quy định khác của Pháp luật Quyết định mức lơng, thởngcho ngời lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lơng trên đơn vị sản phẩm, chi phídịch vụ và hiệu quả hoạt động của Tổng công ty Xây dựng và áp dụng các địnhmức lao động, đơn giá tiền lơng trên đơn vị sản phẩm trong khuôn khổ các địnhmức, đơn giá của Nhà nớc Đề xuất các biện pháp bảo hộ lao động, cải thiện điềukiện làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của ngời lao động,

đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho ngời lao động

+ Phòng tài chính - kế toán:

Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồnvốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu Quan hệvới Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng

để huy động vốn cho sản xuất, kinh doanh; tham mu cho lãnh đạo các kế hoạch,

tổ chức thu chi ngân quỹ Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, năm theo

đúng pháp lệnh Kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành

đối với Doanh nghiệp Nhà nớc

+ Phòng khoa học - công nghệ và môi trờng:

Phòng khoa học - công nghệ và môi trờng vừa làm nhiệm vụ quản lý kỹthuật, vừa thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Phòng này tiến hành lập các

dự án, thiết kế, thực hiện các đề tài nghiên cứu, các hoạt động t vấn, tổ chứcthẩm định các báo cáo, đề tài và sản phẩm t vấn Xây dựng và hoàn thiện quytrình quản lý kỹ thuật các đề tài dự án để tái tạo ra các sản phẩm có giá trị sửdụng cao, đáp ứng yêu cầu của thị trờng Nghiên cứu chế tạo các loại máy phục

vụ hoàn thiện công nghệ sản xuất Đa nguyên liệu nhập ngoại vào sản xuất tạo racác sản phẩm có chất lợng cao với nhiều mẫu mới

Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đầu t cho hoạt động bảo vệ môi trờng,phân tích, đánh giá tác động môi trờng bằng kiểm tra định kỳ môi trờng tại cáccơ sở sản xuất Đề xuất các biện pháp kỹ thuật, các công nghệ làm giảm ô nhiễmmôi trờng Thực hiện môi trờng làm việc không gây ảnh hởng đến sức khoẻ củangời lao động, nhờ vậy mà năng suất lao động đợc đảm bảo.

3 Các đơn vị thành viên:

Tổng công ty có các đơn vị thành viên là những Doanh nghiệp Nhà nớchạch toán độc lập, những đơn vị sự nghiệp và những Doanh nghiệp hạch toánphụ thuộc Các đơn vị thành viên có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngânhàng phù hợp với phơng thức hạch toán của mình và phân cấp của Tổng công ty

Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mìnhtrên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế,

kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chungcủa Tổng công ty Kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thànhviên chủ yếu trên cơ sở sử dụng tối u mọi nguồn lực mà đơn vị tự có và tự huy

động phù hợp với nhu cầu thị trờng

Bên cạnh đó các đơn vị thành viên đợc quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụnghoặc cho thôi việc công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý và kinhdoanh của mình

Hoạt động của các đơn vị thành viên góp phần không nhỏ vào quá trìnhhoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty do Bộ Công nghiệp giao Có thể nóiTổng công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh,

đề ra các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó

và báo cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình Quan hệ Tổng công tyvới các đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết, thúc đẩy, hỗ trợ lẫn nhau Kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực tiếp tác động

đến kết quả họat động của Tổng công ty Do đó hiệu quả hoạt động của Tổngcông ty phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên

v kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty:

1 Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây.

Cùng với cả nớc, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiếnhành sản xuất, kinh doanh trong thị trờng cạnh tranh khá quyết liệt do bớc đầucạnh tranh tự do hoá thơng mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phảitiến hành đầu t và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanhnghiệp trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vợt qua khókhăn, thách thức, tìm nhiều giải pháp để:

- Duy trì sản xuất, sản xuất kinh doanh có hiệu quả

- Đổi mới để phát triển, chuẩn bị từng bớc cho hội nhập

Nhờ vậy đã tạo nên tốc độ tăng trởng những năm gần đây của Tổng công

ty cao, thực hiện vợt các chỉ tiêu kế hoạch đợc Bộ giao, tiếp tục duy trì sự liêntục tăng trởng của Tổng công ty

Mặc dù mới đợc thành lập, đang trong quá trình xây dựng và tự hoàn thiệnnhng đội ngũ cán bộ đã nhanh chóng trởng thành, tự bổ sung kiến thức để đápứng nhiệm vụ cấp trên giao Bên cạnh đó, Tổng công ty không ngừng đầu t, đổimới công nghệ ở khâu thiết kế, sản xuất, thực hiện các dự án đầu t xây dựng cơbản đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, hạgiá thành Nhờ đó đã đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch của cấp trên giao, tiếtkiệm chi phí và nâng cao chất lợng công tác Qua hoạt động thực tiễn trình độ

đội ngũ cán bộ đã tiến bộ rõ rệt, nhất là kiến thức về tin học

Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn vịthành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống,hợp tác với các viện, các trờng đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thựchịên hợp tác quốc tế

Tổng công ty đã giải quyết kịp thời các yêu cầu, kiến nghị của các đơn vị,góp phần tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Tổng công ty đã xây dựng và ban hành quy chế hoạt động của Hội đồngquản trị và Ban kiểm soát, xác định rõ mối quan hệ trong Tổng công ty để nângcao hiệu quả điều hành của Tổng công ty

Những cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên đợc thể hiệnqua những kết quả cụ thể mà Tổng công ty đã đạt đợc trong những năm gần

đây

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm

gần đây của Tổng công ty

Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm

2000

TH năm 2001

So sánh TH năm 2001 với TH năm 2000 (%)

Những chuyển biến tích cực của Tổng công ty trong những năm qua cha

đủ để đáp ứng đợc đòi hỏi của tình hình khi tiến trình hội nhập đang đến gần,ngay cả những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trớc những tháchthức nghiệt ngã

Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần đợc rút kinh nghiệm trong đầu tchuyển đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý chophù hợp với trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trờng, trong đàotạo, bồi dỡng nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật vàcông nhân lành nghề

Với những thành tích đã đạt đợc nh trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong Tổngcông ty đãc đợc Bộ trởng Bộ Công nghiệp và Thủ tớng Chính phủ trao tặng cờ thi

đua xuất sắc, bằng khen Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vợt bậc vềmọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí caocủa tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Côngnghiệp

* Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty:

Từ kết quả đã đạt đợc trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, nănglực sản xuất và dự báo thị trờng năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh năm tới đợc Bộ giao Tổng công ty xác định mục tiêu, chỉ tiêu và cả giảipháp sản xuất kinh doanh trong năm 2002 nh sau:

+Thực hiện vợt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn

đấu vợt tốc độ tăng trởng của ngành

+Tiếp tục đầu t phát triển, khai thác các dự án đầu t, đẩy mạnh sản xuấtkinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trơng nội địa hớng ra xuấtkhẩu

+Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập

+Tăng cờng sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành,hợp tác quốc tế

+Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công

ty đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh

+Chú trọng bồi dỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ quản

lý, công nhân có tay nghề cao Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp ứng

đ-ợc yêu cầu đổi mới và hội nhập

+Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và nănglực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thànhvợt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanhnghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị

+Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuấtkinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phítrong sản xuất

+Đầu t thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sảnphẩm

bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002

Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm

2001

KH năm 2002

So sánh KH năm 2002 với TH năm 2001 (%)

Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giảipháp chủ yếu:

+Tăng cờng sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điềuhành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất l ợngISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh

+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen ởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đemlại giá trị kinh tế cao

th-+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trờng, mở rộng và giữ vữngthị trờng trong nớc và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu

chơng ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng

I Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:

Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tốthông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt

động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào

Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có đợc những kết quả trênnhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng

Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mu, giúp việc cho Hội đồngquản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc

Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ:

- Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơquan có liên quan

- Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trờng, quản lý và điều hànhhoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên

- Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất,kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo đợc kịp thời, để có phơnghớng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn

-Thực hiện công tác văn th - lu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính vàquy định của ban lãnh đạo.

- Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính

II Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty:

Văn phòng Tổng công ty đợc tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trởng

* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộhoạt động của văn phòng trớc Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng làPhó chánh văn phòng, bộ phận văn th- lu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân-

đánh máy

Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiềnlơng, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt độngcủa văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ đợc giao, tổng hợp và xử lýthông tin, trình phơng án quyết định, hớng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiệntheo chơng trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáotổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáoban giám đốc

* Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vựccông việc

* Bộ phận văn th- lu trữ:

Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn th :

- Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tợngtiếp nhận

- Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ kýtheo quy định

- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nớc

- Sắp xếp tài liệu để lu trữ, xử lý các tài liệu lu trữ quá hạn

- Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu

* Bộ phận tiếp tân- đánh máy:

Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc

có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách:

- Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên.

- Trực điện thoại, quản lý máy fax

Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng:

Văn phòng Tổng công ty đợc xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn nhẹ,chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhng vẫnthực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng đợc xây dựng theohớng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại nh: máy vi tính, máy in, máyphotocopy, máy fax, điện thoại Tổng công ty còn sử dụng phơng pháp truyền tinmới vừa nhanh vừa rẻ bằng th điện tử Email Trình độ cán bộ, nhân viên đã và

đang đợc đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử dụngthông tin

Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định hớngphát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất đợc coitrọng Thông tin đợc nhân viên văn th - lu trữ thu thập qua hệ thống máy fax,

điện thoại, qua th điện tử Email Với các kênh thu thập thông tin rộng nh vậy đãtạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng động trongkhâu quản lý Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu đợc thực hiện khá tốt.Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, kịp thời đểtổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định Các văn bản đợc lutrữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn th đợc thực hiện đúng theo quytrình lu chuyển văn bản Mọi văn bản đợc kiểm tra về thể thức cũng nh quyềnhạn ban hành Vì vậy các văn bản đợc thực hiện đúng, không chồng chéo, áchtắc Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng nh quản lý quá trình thực hiện vănbản còn gặp không ít khó khăn Bởi lẽ với vai trò là văn phòng Tổng công ty lạiquản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, do vậy thông tin thuphát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời Để khắc phục nhợc điểm nàyvăn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận thông tin mới qua mạngInternet, qua th điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu văn bản đến sau để làm

thủ tục pháp lý Nh vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông tin kịp thời vừa đảm bảotính hợp pháp của nó.

Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thờivới các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp

Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng,quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu pháttriển, tiến độ thực hiện dự án Qua đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời.Hơn thế văn phòng đã tham mu cho lãnh đạo, chỉ huy Tổng công ty hoạch địnhchủ trơng kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo

Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng nh lễ tân, hộinghị đợc văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bịtruyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phơng tiện đa đón đã gópphần không nhỏ cho sự thành công của các hội nghị Vì là Tổng công ty nên việc

tổ chức hội họp diễn ra thờng xuyên do đó việc chuẩn bị văn bản họp và phục vụcũng đợc văn phòng rất coi trọng

Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mu, đánh giá kết quảhoạt động của toàn Tổng công ty, khen thởng đúng ngời đúng việc Vì thế đãkhuyến khích cán bộ, nhân viên toàn Tổng công ty hăng say làm việc vì sựnghiệp chung

Cùng với phơng hớng xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hớng hiện

đại với tinh thần tập thể đoàn kết, gắn bó vì mục tiêu chung của Tổng công ty.Văn phòng đã góp phần mở rộng quan hệ đối ngoại, xây dựng tổ chức vữngmạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty

Hầu hết các sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu,

do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh củadoanh nghiệp Qua toàn bộ quá trình hoạt động ta có thể thấy văn phòng đóngvai trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty

Bên cạnh những mặt đã đạt đợc, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một sốvấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vậtchất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do

đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ lâu năm không

đợc đào tạo chính quy, họ làm việc chủ yếu trên cơ sở kinh nghiệm lâu năm…Chính những lý do kể trên đã ảnh hởng trực tiếp đến kết quả làm việc không caocủa văn phong Tổng công ty, do đó đòi hỏi Tổng công ty phải tiến hành một biện