II. Công tác lu trữ.
3.Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn th Lu trữ:
Do sự nhận thức về công tác Văn th - Lu trữ ở các ngành các cấp cha đầy đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của cơ quan.
Nhiều nơi cho rằng công tác Văn th - Lu trữ chỉ là những công việc thừa hành do bộ phận văn th cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn
bản là hoạt động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trong công tác văn th.
Trên thực tế, hoạt động về văn bản ở các cơ quan còn gặp nhiều sai sót, th- ờng xuyên có hiện tợng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu thống nhất thậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức. Tìm ra căn nguyên thì ngời ta đổ tại do các phòng ban chuyên môn khác nhau soạn thảo, còn văn th cơ quan chỉ việc đóng dấu ban hành đúng theo lệnh.
Hoặc nh công tác lập hồ sơ, quản lý văn bản hiện nay nhiều nơi thực hiện cha tốt, công tác quản lý văn bản, thủ tục phê duyệt cũng tuỳ tiệnm cha mang tính chuyên nghiệp cao.
Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng ban chức năng sẽ hạ thấp va trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản của bộ phận văn th , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối hợp đồng bộ.
Bên cạnh đó còn có những vớng mắc, nguyên nhân phần lớn lại nằm ở yếu tố con ngời. Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng Tổng công ty còn cha nắm rõ đợc chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhng có những ngời hoàn toàn cha đợc đào tạo, bồi dỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ, do đó cán bộ thực thi và điều hành còn yếu kém, cha ngang tầm với yêu cầu của công tác Văn th - Lu trữ trong giai đoạn mới.
Cơ sở vật chất còn hạn chế, cha có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng cha đợc hợp lý, cách quản lý công việc cha đợc chặt chẽ, nếu có thì cha đợc đầu t một cách thoả đáng. Máy tính ở các phòng đợc trang bị đầy đủ nhng việc ứng dụng công nghệ thông tin đôi khi cha khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho công tác Văn th -Lu trữ . Đội ngũ cán bộ vẫn cha có nhiều kiến thức để sử dụng tin học và còn có ngời cha nhận thức đợc hết vai trò của Văn th -Lu trữ.
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, hy vọng rằng Tổng công ty Sành sứ- Thuỷ tinh Công nghiệp sớm nhận thức đợc điều này để có thể điều chỉnh các hoạt
động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn th -Lu trữ đạt đợc những kết quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơ quan và tổ chức nhà nớc, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tờ.