Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn th đã đóng góp mộtphần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp. Công tác văn th làhoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, quảnlý, sản xuất kinh doanh của ngành. Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn còn tồn tạinhững khuyết điểm cha đợc khắc phục nh khâu soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi vàđến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị cha đợc quan tâm. Hoạt động củacông tác văn th đợc làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc nhanhchóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mậtcủa Đảng và Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụngvà việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.Qua một thời gian ngắn đợc thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đãtìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: “Một số biện phápnhằm nâng cao hiệu quả công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam”.Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần “lời nói đầu” và phần “kết luận” thìkết cấu của bài báo cáo này đợc chia ra làm ba chơng:Chơng I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn thChơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng công ty Thép Việt NamChơng III: Một số kiến nghị và giải phápTrong thời gian thực tập đợc sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công tyđã hớng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này. Vì thời gian có hạn nên trongbáo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Em kính mong thầy côgiúp đỡ em để báo cáo của em đợc hoàn chỉnh hơn nữa.

Mục lục Mục lục Lời nói đầu Chơng I: Cơ sở lý luận công tác văn th . I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa công tác văn th .3 Khái niệm công tác văn th .3 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn th II Nội dung công tác văn th tổ chức quản lý văn th Nội dung công tác văn th .4 Hệ thống tổ chức quản lý văn th Hệ thống quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ .5 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th III Tổ chức giải quản lý văn . Quản lý văn Quản lý văn đến Quản lý sử dụng dÊu …… Chơng II: Hoạt động công tác văn th Tỉng C«ng ty ThÐp ViƯt Nam I Giíi thiƯu tổng quát Tổng công ty Thép Việt Nam.9 Qúa trình hình thành phát triển Chức năng, nhiệm vụ Tổng Công ty Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành Tổng Công ty 10 I Tình hình hoạt ®éng chung cđa Tỉng C«ng ty ………………… …… 14 II Thực trạng công tác văn th Tổng công ty Thép Việt Nam15 Giải quản lý văn đến Tổng Công ty Thép 15 Giải quản lý văn taịo Tổng Công ty 17 Giải quản lý văn mật Tổng Công ty 18 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Tổng Công ty 18 Chơng III : Một số giải pháp kiến nghị 19 Kết luận 20 Tài liệu tham khảo 21 Báo cáo thực tập Lời nói đầu Trong năm gần đây, hoạt động công tác văn th đà đóng góp phần rÊt quan träng viƯc ph¸t triĨn cđa c¸c Doanh nghiệp Công tác văn th hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ đắc lực cho công tác đạo, quản lý, sản xuất kinh doanh ngành Hiện nay, số Doanh nghiệp tồn khuyết điểm cha đợc khắc phục nh khâu soạn thảo văn bản, xử lý văn đến chậm, công tác bảo mật số đơn vị cha đợc quan tâm Hoạt động công tác văn th đợc làm tốt góp phần giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, suất, chất lợng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật Qua thời gian ngắn đợc thực tập Tổng công ty Thép Việt Nam, em đà tìm hiểu hoạt động Tổng công ty em đà chọn đề tài: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn th Tổng Công ty Thép Việt Nam Trong báo cáo thực tập em trừ phần lời nói đầu phần kết luận kết cấu báo cáo đợc chia làm ba chơng: Chơng I: Cơ sở lý luận hoạt động công tác văn th Chơng II: Hoạt động công tác văn th Tổng công ty Thép Việt Nam Chơng III: Một số kiến nghị giải pháp Trong thời gian thực tập đợc giúp đỡ thầy cô cô Công ty đà hớng dẫn giúp cho em hoàn thành báo cáo Vì thời gian có hạn nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót sai lầm Em kính mong thầy cô giúp đỡ em để báo cáo em đợc hoàn chỉnh Chơng I: sở lý luận công tác văn th I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa công tác văn th: Khái niệm công tác văn th: Công văn, giấy tờ phơng tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý Nhà nớc, việc làm công văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu đợc hoạt động Những hoạt động cần đợc tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định pháp luật công tác văn th, tức quy định toàn công việc quan quản lý hành Báo cáo thực tập Nhà nớc xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý Quan điểm công tác văn th theo nghĩa rộng (tức bao gồm xây dựng quản lý văn bản) nên đợc áp dụng lúc, nơi Cách hiểu đà đợc khẳng định công văn cục Lu trữ Nhà nớc số 55 - CV / TCCB ngµy 01- - 1991 vỊ viƯc híng dÉn thực Quyết định số 24 - CT Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng, theo : Công tác văn th toàn trình xây dựng ban hành văn bản, trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn th bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn th phơng tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn th : + Vị trí: Công tác văn th mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Nh vậy, công tác văn th có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý Nhà nớc quan + ý nghĩa: Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nớc quan, đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý đợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt công tác văn th góp phần giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, suất, chất lợng, sách, chế độ + Yêu cầu công tác văn th: Công tác văn th phải đảm bảo yêu cầu sau : - Nhanh chóng: Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn Do đó, xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn kịp thời góp phần giải nhanh công việc quan - Chính xác: Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc, không trái với văn qui phạm pháp luật có liên quan Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nớc quy định Trình bày văn phải tiêu chuẩn Nhà nớc ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn phải nội dung thảo đà đợc phê duyệt B¸o c¸o thùc tËp - BÝ mËt: Trong qu¸ trình xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn th, lựa chọn cán văn th quan phải đảm bảo yêu cầu đà đợc quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc - Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn th gắn liền với việc sử dụng phơng tiện kỹ thuật đại.Vì đại hoá công tác văn th đà trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nớc nói chung quan nói riêng có suất, chất lợng cao Hiện đại hoá công tác văn th ngày nay, trớc hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th thực trang thiết bị văn phòng II Nội dung công tác văn th tổ chức quản lý văn th : Nội dung công tác văn th Công tác văn th bao gồm: + Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in văn - Ký ban hành văn + Quản lý giải văn bản: - Đăng ký giải văn đến - Đăng ký văn - Lập hồ sơ giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ quan + Quản lý sử dơng dÊu HƯ thèng tỉ chøc qu¶n lý văn th + Cơ quan quản lý Nhà nớc công tác văn th trung ơng Cục lu trữ Nhà níc cã nhiƯm vơ gióp ChÝnh phđ qu¶n lý thèng công tác văn th từ trung ơng đến địa phơng, đạo trực tiếp công tác văn th Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ, tỉnh thành phố trực thuộc trung ơng + Tổ chức văn th quan, ngành, cấp Công tác văn th ngành cấp đợc phân cấp quản lý nh sau: - Các trởng, thủ trởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ có trách nhiệm quản lý công tác văn th toàn ngành đạo nghiệp vụ công tác văn th đơn vÞ trùc thc ChÝnh phđ - Chđ tÞch ủ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng có trách nhiệm quản lý công tác văn th toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ơng đạo Báo cáo thực tập nghiệp vụ công tác văn th quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xà đơn vị trực thuộc Hệ thống quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ văn th Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th III Tổ chức giải quản lý văn bản: Quản lý văn a Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn th quan Văn thiết phải qua văn th để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi b Nội dung quản lý văn + Đăng ký văn Đăng ký văn ghi chép số thông tin cần thiết văn nh: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn vào phơng tiện đăng ký nh: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn đợc nhanh chóng + Chuyển giao văn Các văn phải đợc đăng ký chuyển ngày đà có chữ ký ngời có thẩm quyền đóng dấu quan Việc gửi văn phải với nơi nhận đà ghi văn Những văn có dấu hiệu khẩn phải đợc chuyển trớc + Sắp xếp quản lý văn lu Mỗi văn ®Ịu ph¶i lu Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ị cập hồ sơ theo dõi công việc đơn vị thừa hành, lu văn th để tra tìm, phục vụ cần thiết Những lu văn th phải xếp theo loại văn năm để riêng năm Bản lu phải Tuỳ theo tính chất nội dung công việc mà lu thêm số Quản lý văn đến a Nguyên tắc chung việc tiếp nhận văn đến + Tất văn đến quan phải đăng ký vào sổ, quản lý thống văn th + Văn đến phải đợc xử lý nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật Báo cáo thực tập + Văn đến phải trình thủ trởng quan, qua văn phòng trởng phòng hành trớc phân phối cho đơn vị cá nhân giải + Các cá nhân, đơn vị nhận văn đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn th b Nội dung quản lý văn đến + Tiếp nhận văn đến - Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn đến quan, ngời trực tiếp nhận văn phải kiểm tra xem có văn bản, tài liệu gửi cho quan không, số lợng văn có đủ không - Phân loại sơ bộ: Sau đà nhận đủ số lợng văn gửi cho quan mình, phận văn th phải tiến hành phân loại văn nhận đợc thành hai loại (loại phải đăng ký loại đăng ký) - Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu mức độ khẩn phải đợc bóc sau nhận Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm phần số, ký hiệu văn đà đợc ghi phong bì không làm dấu bu điện phong bì + Đăng ký văn đến - Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày ®Õn DÊu ®Õn cã kÝch thíc (3cm x 5cm) gåm : tên quan nhận văn đến, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho phận cá nhân giải quyết), lu hồ sơ số Dấu đến đợc đóng rõ ràng thống vào khoảng trống dới số ký hiệu, trích yếu (của công văn) khoảng trống tác giả tiêu đề văn Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự sổ ghi văn đến; ngày đến ngày văn th nhận văn Số đến ghi liên tục từ số 001 ngày 01- 01 đến hết ngày 31- 12 năm Có thể ghi số đến tuỳ theo loại văn Quản lý sử dụng dấu Con dấu công cụ quan trọng để thực công tác quản lý Nhà nớc mặt đời sống xà hội Trong hoạt động quan văn ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý yếu tố thể thức quan träng lµ dÊu Con dÊu thĨ hiƯn qun lực quyền cấp a Văn pháp luật hành dấu Báo cáo thực tập Tổ chức quản lý sử dụng dấu nhiệm vụ quan trọng công tác văn th, lẽ dấu khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ hành Nhà nớc b Những quy định tổ chức sử dụng quản lý dÊu + Sư dơng dÊu theo ®óng chức luật định + Mỗi quan, tổ chức đợc dùng dấu theo mẫu quy định + Khi đóng dấu vào văn phải đảm bảo quy định sau: - Nội dung dấu phải trùng với tên quan ban hành văn - Con dấu đợc đóng lên văn bản, giấy tờ sau đà có chữ ký cấp có thẩm quyền - Không đợc đóng dấu vào văn không hợp lệ; không đợc đóng dấu khống - Dấu đợc đóng rõ nét lên văn trùm lên 1/3 chữ ký bên trái - Mực dấu thống dùng màu đỏ (đỏ cờ) - Trờng hợp có phụ lục hay văn dự thảo đóng dấu treo - Dấu đóng mờ phải đợc đóng lại - Thực chế độ quản lý dấu Chơng II: Hoạt động công tác văn th Tại Tổng công ty Thép Việt Nam I Giới thiệu tổng quát Tổng công ty Thép Việt Nam Quá trình hình thành phát triĨn cđa Tỉng C«ng ty Tỉng C«ng ty ThÐp ViƯt Nam đợc thành lập theo định số 344/TTg ngày 04 tháng năm 1994 Thủ tớng Chính phủ sở hợp Tổng Công ty Thép Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - Bộ Công nghiệp Thực chủ trơng Đảng Nhà nớc tiếp tục đổi mới, xếp lại Doanh nghiệp Nhà nớc đặc biệt Tổng Công ty nắm giữ ngành then chốt kinh tế, ngày 29 tháng năm 1995, Thủ tớng Chính phủ ký định số 255/TTg thành lập Báo cáo thực tập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nớc - Tổng Công ty 91 Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM STEEL CORPORATION Tên viết tắt: VSC Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Hiện nay, Tổng Công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên 14 liên doanh với nớc Tổng Công ty đợc Nhà nớc giao quản lý sử dụng 1.400 tỷ đồng Lao động bình quân 17.500 ngời; doanh thu 7.500 tỷ đồng; sản lợng thép cán đạt 650.000 tấn/ năm Chức năng, nhiệm vụ Tổng Công ty Tổng Công ty Thép Việt Nam 17 Tổng Công ty Nhà nớc đợc Thủ tớng Chính phủ thành lập hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn Nhà nớc Mục tiêu Tổng Công ty Thép Việt Nam xây dựng phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành sở sản xuất kinh doanh Thép làm tảng Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết thị trờng trọng điểm lÃnh thổ Việt Nam bao trùm hầu hết công đoạn từ khai thác nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép sản phẩm Thép khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chđ u cđa Tỉng c«ng ty nh sau: - Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim - Sản xuất gang, thép kim loại, sản phẩm Thép - Kinh doanh xuất, nhập Thép, vật t thiết bị dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim nh nguyên liệu, vật liệu đầu vào sản phẩm Thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ hỗ trợ kỹ thuật - Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim xây dựng - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ vật t tổng hợp khác - Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng - Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với đối tác nớc nớc - Xuất lao động Báo cáo thực tập Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc Nhà nớc giao, Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc Nhà nớc giao cho thực nhiệm vụ quan trọng cân đối sản xuất Thép nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng kinh tế, xà hội kết hợp nhập mặt hàng Thép nớc cha sản xuất đợc để bình ổn giá thị trờng Thép nớc, bảo toàn phát triển vốn Nhà nớc giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nớc, tạo việc làm bảo đảm đời sống cho ngời lao động Tổng Công ty Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành Tổng Công ty Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành Tổng Công ty đợc tổ chức theo quy định Luật Doanh nghiệp Nhà nớc Điều lệ Tổng Công ty Chính phủ phê chn HiƯn Tỉng C«ng ty ThÐp ViƯt Nam cã máy quản lý điều hành Tổng Công ty đợc phân bố tỉnh, thành phố nớc nh Hà Nội, Hứa Phòng, Quản Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thà Thiên Huế, Đà Nẵng, Quản Nam, Khánh Hoà, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dơng, Biên Hoà khu công nghiệp lớn Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiƯp cđa Tỉng c«ng ty ThÐp ViƯt Nam theo mô hình trực tuyến chức - cấu quản trị đợc áp dụng phổ biến Theo cấu này, ngời lÃnh đạo Doanh nghiệp đợc giúp sức tập thể lÃnh đạo để chuẩn bị định, hớng dẫn kiểm tra việc thực định cấp dới Ngời lÃnh đạo Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động toàn quyền định phạm vi Doanh nghiệp Việc truyền lệnh, định, thị theo tuyến đà quy định, ngời lÃnh đạo phận chức ( phòng, ban chuyên môn ) Tổng Công ty không mệnh lệnh trực tiếp, thị cho đơn vị thành viên cấp dới Bên cạnh mô hình cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động điều hành công việc phát huy đợc trí tuệ, lực đội ngũ chuyên gia, Tổng Công ty vận dụng cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp đội ngũ chuyên gia nhiều phận chức nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án, phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho lÜnh vùc thĨ VÝ dơ nh: Héi ®ång t vấn thẩm định tài dự án đầu t, ban đạo số lĩnh vực, tổ nghiên cứu chiến lợc kinh doanh, mạng lới tiêu thụ sản phẩm v.v Báo cáo thực tập Sơ đồ tổ chức quan văn phòng Tổng công ty THéP VIệT NAM Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Soát Phó Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Văn Phòng Phòng Tổ Chức Lao Động Phòng Kế hoạch Đầu T Phòng Tài - Kế toán Phòng Kinh Doanh - XNK Phòng Kỹ Thuật TT Hợp Tác LĐ Với NN Báo cáo thực tập 10 3.1 Hội đồng quản trị Tổng Công ty: Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực chức quản lý hoạt động Tổng Công ty theo quy định điều lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nớc chịu trách nhiệm trớc Thủ tớng Chính phủ, trớc pháp luật hoạt động phát triển Tổng Công ty theo chức năng, nhiệm vụ đợc Nhà nớc giao Hội đồng quản trị Tổng Công ty có thành viên Thủ tớng Chính phủ bổ nhiệm Hội đồng quản trị gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị thành viên, thành viên kiêm Tổng giám đốc Tổng Công ty, thành viên kiêm Trởng ban kiểm soát Tổng Công ty, thành viên phụ trách lĩnh vực tài chính, đầu t, kinh doanh thành viên phụ trách nghiên cứu khoa học công nghệ đào tạo nhân lực 3.2 Ban kiểm soát Tổng Công ty: Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Tổng Công ty thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành Tổng giám đốc Tổng Công ty, Giám đốc đơn vị thành viên Tổng Công ty Bộ máy giúp việc Tổng giám đốc theo nghị quyết, định Hội đồng quản trị Tổng Công ty Ban kiểm soát có thành viên, gồm Trởng ban Uỷ viên Hội đồng quản trị thành viên giúp việc, thành viên chuyên trách thành viên kiêm nhiệm Thành viên ban kiểm soát Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm 3.3 Tổng giám đốc Tổng Công ty: Tổng giám đốc Tổng Công ty Uỷ viên Hội đồng quản trị Thủ tớng Chính phủ bổ nhiệm Tổng giám đốc đại diện pháp nhân Tổng Công ty, có quyền điều hành cao Tổng Công ty chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị Tổng Công ty, trớc Thủ tớng Chính phủ trớc pháp luật điều hành hoạt động Tổng Công ty Tổng Công ty có phó Tổng giám đốc Bộ trởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm Các phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành số lĩnh vực hoạt động Tổng Công ty đợc Tổng giám đốc phân công uỷ quyền chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc, trớc Hội đồng quản trị Tổng Công ty, trớc pháp luật nhiệm vụ đợc phân công thực 3.4 Bộ máy giúp việc Tổng công ty: Tổng công ty có phòng chuyên môn, nghiệp vụ Trung tâm Tổng giám đốc Tổng Công ty thành lập Các phòng, Trung tâm Tổng Công ty có 112 ngời, thực chức tham mu, giúp việc Tổng giám đốc điều hành hoạt động Tổng Công ty Báo cáo thực tập 11 + Phòng tổ chức lao động + Phòng Kế toán Tài + Phòng Kinh doanh xuất nhập + Phòng Kế hoạch Đầu t + Phòng kỹ thuật + Văn phòng + Trung tâm hợp tác lao động với nớc Tình hình hoạt động chung Tổng công ty Thép Việt Nam: Năm 2001 năm thực Nghị Đại hội Đảng lần thứ IX, triển khai kế hoạch năm (2001 - 2005) chiến lợc phát triển kinh tế - xà hội 10 năm (2001 - 2010) NỊn kinh tÕ ®Êt níc tiÕp tơc ổn định có bớc phát triển Đầu t nớc nớc đợc phục hồi Các sách kích cầu Chính phủ đổi chế quản lý vĩ mô theo hớng mở rộng quyền tự chủ cho doanH nghiệp đà tác động tích cực đến tăng trởng nhiều ngành kinh tế có ngành Thép Năm 2001, lợng Thép cán nớc sản xuất 1.900.000 tấn, Tổng công ty (bao gồm liên doanh) tham gia 1.554.400 tấn, chiếm 81,8% Năm đơn vị sản xuất liên doanh tiếp tục giữ tốc độ tăng trởng cao Tốc độ tăng trởng đơn vị sản xuất thuộc Tổng công ty có khả quan năm trớc Năm 2001 tổng lợng Thép tiêu thụ thị trờng 3.864.200 tấn, Tổng công ty tham gia tiêu thụ 2.143.300 tấn, chiếm 55,5% Thị phần tham gia tiêu thụ Tổng Công ty giảm khoảng 10% so với năm trớc, chủ yếu có thêm số nhà máy sản xuất Thép xây dựng vào hoạt động Điều cho thấy thị trờng Thép ngày có nhiều đối thủ cạnh tranh II Thực trạng hoạt động công tác văn th Tổng công ty Thép Việt Nam Giải quản lý văn đến Tổng Công ty Văn đến công văn, giấy tờ, tài liệu, v.v quan, đơn vị nhận đợc từ nơi khác gửi đến Việc giải quản lý văn đến cần đợc tiến hành theo quy định văn sau đây: Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác l u trữ, ban hành kèm theo Nghị định Hội đồng Chính phủ số 142 - CP ngày 28 - 1963; Bản hớng dẫn vào sổ chuyển giao công văn đi, đến quan, ban hành kèm theo Công văn cđa Cơc Lu tr÷ Phđ Thđ tíng sè 30 - NV ngày 09 - 02 - 1977, văn pháp luật khác có liên quan quan, tỉ chøc thĨ §èi víi bÊt kú mét doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc sau: Báo cáo thực tập 12 + Tất văn đến phải đợc qua văn th Tổng công ty để đăng ký vào sổ quản lý thống + Khi nhận đợc văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn nhân viên văn th + Văn phải đợc chuyển qua thủ trởng quan, chánh văn phòng trởng phòng hành trớc phân phối cho đơn vị, cá nhân giải + Văn đến phải đợc xử lý nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật theo quy định Nhà nớc Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam tính năm số lợng văn đến Tổng Công ty khoảng 2.500 văn Quy trình giải văn đến Tỉng C«ng ty ThÐp ViƯt Nam gåm bíc: Bíc 1: Sơ phân loại văn + Kiểm tra văn xem có đợc gửi cho công ty không, nhầm phải gửi trả lại nơi gửi + Phân loại sơ theo loại hình văn (công văn, tài liệu, sách báo), địa thẩm quyền nhận v.v Bớc 2: Bóc bì văn Công đoạn đợc văn th Tổng Công ty Thép tiến hành theo nội dung sau: + Văn có dấu hoả tốc, thợng khẩn, khẩn cần đợc bóc bì trớc + Khi bóc bì không làm rách văn bản, không làm địa nơi gửi dấu b u điện + Đối chiếu số, ký hiệu, số lợng văn ghi bì với thành phần tơng ứng văn lấy bì đối chiếu với phiếu gửi (trờng hợp văn kèm theo phiếu gửi) Bớc 3: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến + Dấu đến có mục đích xác nhận văn đà qua văn th, ghi nhận ngày tháng, số văn đến + Dấu đến đợc đóng rõ ràng thống vào khoảng trống dới số ký hiệu, trích yếu (của công văn) khoảng trống tác giả tiêu đề văn Bớc 4: Vào sổ đăng ký Văn đăng ký vào sổ ngày đến Nói chung, Tổng Công ty Thép Việt Nam văn th đà lập sổ đăng ký văn đến: sổ đăng ký văn mật sổ đăng ký chung cho tất văn gửi đến quan Bớc 5: Trình văn Báo cáo thực tập 13 Vào sổ xong văn th trình chánh văn phòng xem toàn văn đến để xin ý kiến phân phối giải Sau có ý kiến văn đợc đa lại văn th để vào sổ tiếp Chuyển giao cho đơn vị Bớc 6: Chuyển giao văn Văn đến đợc giao đúng, trực tiếp cho đối tợng chịu trách nhiệm giải đối tợng phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn th Giải quản lý văn Tổng công ty Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn th công ty Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam năm có khoảng 2.000 văn đợc phát hành Quy trình quản lý giải văn Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc thực qua bớc sau: Bớc 1: Soát lại văn Văn th kiểm tra cáC phần thể thức văn đà quy định pháp luật hay cha Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn Ghi số văn Văn quy phạm pháp luật đợc đánh số, ghi năm ban hành ký hiệu cho loại văn Ghi ngày tháng văn Văn gửi ngày ghi ngày Ngày tháng đợc ghi phía đầu văn để tiện việc vào sổ tìm kiếm văn đợc dễ dàng Văn quy phạm pháp luật văn cá biệt đợc đề ngày tháng thời điểm ký ban hành Bớc 3: Chuyển văn Văn đợc chuyển ngày chậm sáng ngày hôm sau ngày vào sổ đăng ký phát hành Riêng văn có mức độ khẩn làm thủ tục phát hành sau nhận đợc từ đơn vị Văn th gửi văn qua bu điện đa đến địa nơi nhận, nhng vào sổ chuyển văn ngời nhận văn phải ký nhận vào sổ Bớc 4: Sắp xếp lu văn Mỗi văn ®i ®Ịu ph¶i lu Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n để lập hồ sơ theo dõi công việc công ty, lu văn th để tra tìm phục vụ cần thiết Văn th xếp lu theo loại, văn năm để riêng năm Giải quản lý văn mật Tổng Công ty Báo cáo thực tập 14 Văn th có trách nhiệm quản lý dấu mật Công ty, rà soát thủ tục ®ãng dÊu ®é mËt, dÊu thu håi vµo tµi liƯu theo quy định giám đốc quy chế tiếp nhận, xử lý ban hành văn Công ty Không đợc đánh máy, in, chụp thừa số tài liệu mật đà đợc quy định Tài liệu mật soạn thảo, đánh máy, in, chụp xong phải bảo mật Những thảo, đánh máy, in thử, hỏng, thừa giấy than, giấy nến, in không cần lu lại công ty văn th huỷ Trong giải công việc không đợc ghi chép điều bí mật vào giấy sổ tay cha đợc Công ty quản lý vào sổ đánh số Việc quản lý, sử dụng băng ghi âm, ghi hình, phim, ảnh có độ mật phải đợc bảo vệ nh chế độ quản lý tài liệu mật Tổ chức quản lý sử dụng dấu Tổng Công ty Con dấu công cụ quan trọng để thực công tác quản lý mặt Công ty Trong hoạt động Tổng Công ty Thép Việt Nam văn ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý yếu tè thĨ thøc quan träng lµ dÊu Tỉ chøc quản lý sử dụng dấu nhiệm vụ quan trọng công tác văn th, lẽ dấu khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ quản lý hành Nhà nớc Báo cáo thực tập 15 Chơng III: Một số kiến nghị giải pháp Hiện công tác văn th đà có bớc phát triển định, song khâu nghiệp vụ hạn chế Để giải tồn đổi công tác văn th cần nghiên cứu số giải pháp sau: + Nghiên cứu hớng dẫn thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật, ban hành văn dới luật để tạo thành hệ thống văn đạo công tác văn th Xem xét lại văn dới luật để bÃi bỏ quy định không phù hợp với luật + Quy định trách nhiệm từ giám đốc công ty đến nhân viên văn th phải thực quy định công tác văn th Đồng thời giải thích, yêu cầu ngời tôn trọng quy định; phát hiện, ngăn chặn đề nghị xử lý vi phạm quy định Nhà nớc công tác văn th + Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất sáng chế ngành văn th Chú ý hớng nghiên cứu tập trung vào xây dựng , ban hành văn bản, hệ thống hoá văn bản, tiêu chuẩn hoá văn quản lý Nhà nớc, chu trình văn bản, công tác lập hồ sơ Các công trình nghiên cứu phải từ yêu cầu thực tế, phải đợc thực tế kiểm nghiệm + Cần áp dụng công trình nghiên cứu có giá trị nhằm đổi công tác văn th + Phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật + Có sách động viên tinh thần vật chất cho công trình khoa học có giá trị thực tiễn cao + Vận dụng phơng tiện kỹ thuật đại vào công tác văn th Trang bị kỹ thuật đại nhằm đem lại hiệu cao chơng trình áp dụng tin học vào công tác văn th Báo cáo thực tập 16 Kết luận Tóm lại, công tác văn th góp phần không nhỏ cho việc giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, có suất chất lợng Công tác văn th có trách nhiệm giúp cho thủ trởng quan theo dõi, đối chiếu kết xử lý văn với báo cáo thống kê hàng tuần văn phòng, cập nhật đầy đủ văn đến, văn quan Công tác văn th quan đà góp phần quan trọng hoạt động văn phòng Tuy nhiên số thiếu xót tránh khỏi nhng công ty đà dần hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn th theo xu hớng lên Qua thời gian thực tập Tổng Công ty em hiểu đợc thực tiễn hoạt động công tác văn th Qua giúp em phần hiểu đợc tầm quan trọng công tác văn th Tổng Công ty Công tác văn th hoạt động thiếu đợc, đóng góp phần cho ban lÃnh đạo Công ty giúp cho Công ty sớm hoàn thiện để nâng cao hiệu sản xuất , kinh doanh Tổng Công ty Tài liệu tham khảo Hớng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành - TS Lu KiÕm Thanh - NXB Thèng kª - 1999 Báo cáo thực tập 17 Giáo trình công tác văn th - Trờng Đại học Khoa học Xà hội Nhân văn Văn lu trữ học đại cơng - Nguyễn Văn Hàn, Vơng Đình Quyền - NXB Giáo dục - 1997 Công tác văn th - Trờng Trung học lu trữ nghiệp vụ văn phòng - NXB Giao thông vận tải - 1998 Hành doanh nghiệp: Tạo lập vận hành - TS Đinh Văn Tiến - NXB Chính trị Quốc gia - 1998 Giáo trình hành doanh nghiệp - Trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà Nội - 2000 Những vấn đề cải cách hành doanh nghiệp - TS Đinh Văn Tiến, TS Lơng Minh Việt - NXB Thống kê - 1997 Lập hồ sơ hành hồ sơ lu trữ - Hà Nội - 1996 Báo cáo thực tập 18 ... lý văn để làm việc trái pháp luật Qua thời gian ngắn đợc thực tập Tổng công ty Thép Việt Nam, em đà tìm hiểu hoạt động Tổng công ty em đà chọn đề tài: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác. .. Chính phủ ký định số 255/TTg thành lập Báo cáo thực tập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nớc - Tổng Công ty 91 Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao... chuyển giao văn văn th Giải quản lý văn Tổng công ty Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn th công ty Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam năm có khoảng 2.000 văn đợc phát