CÔNG TY THÔNG TIN M1 BAN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG BÁO CÁO TÓM TẮT ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA TT CBAS Hà Nội, ngày 17 tháng 06 năm 2016 Cấu trúc báo cáo gồm 3 phần Phần 1 Giới thiệu chung Giới thiệ[.]
CÔNG TY THÔNG TIN M1 BAN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG BÁO CÁO TĨM TẮT ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH TỔ CHỨC CỦA TT CBAS Hà Nội, ngày 17 tháng 06 năm 2016 Cấu trúc báo cáo gồm phần: - Phần 1: Giới thiệu chung Giới thiệu quan điểm tiếp cận, lưu trình bước triển khai xây dựng mơ hình tổ chức giới thiệu lý thuyết chuỗi giá trị - Phần 2: Kết rà soát CBAS xây dựng chuỗi giá trị riêng cho M1, đánh giá M1 theo chức chuỗi giá trị qua cấp độ A, B, C, D - Phần 3: Đề xuất mơ hình tổ chức Trong phần CBAS đưa mục tiêu phương pháp xây dựng mơ hình tổ chức, đề xuất mơ hình tổ chức Công ty TT M1 phân bổ ma trận chức chức cho đơn vị làm sở để xây dựng mô tả chức nhiệm vụ cho đơn vị Công ty Phần GIỚI THIỆU CHUNG Quan điểm tiếp cận CBAS rà soát thực trạng Công ty, xây dựng chuỗi giá trị cho M1 theo lý thuyết Michael Porter tham khảo mơ hình tổ chức doanh nghiệp Nhật Bản (Mitsubishi Electric Corporation, Nissan Shatai Company Ltd), Mỹ (Texas Instruments) từ đề xuất mơ hình tổ chức cho Cơng ty Quy trình thực Quy trình xây dựng mơ hình tổ chức gồm bước sau: - Xây dựng chuỗi giá trị cho M1 Rà soát cấu tổ chức (Có đánh giá theo cấp độ A, B, C, D) Xây dựng sơ đồ tổ chức phân bổ ma trận chức Xây dựng chức nhiệm vụ đơn vị Chuẩn hóa chức danh Công ty Xây dựng mô tả công việc cho chức danh Phần KẾT QUẢ RÀ SOÁT CBAS tiến hành xây dựng chuỗi giá trị cho Công ty TT M1 tiến hành đánh giá 124 chức theo cấp độ A, B, C, D Chuỗi giá trị Chuỗi giá trị gồm 21 nhóm hoạt động phân rã thành 124 chức phận 2 Đánh giá hoạt động Công ty Căn vào kết nghiên cứu hệ thống quản trị sản xuất High Performance Manufacturing (HPM) giai đoạn 2000-2010 nhà máy sản xuất Nhật Bản, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Đức, Ý; kinh nghiệm thực tiễn chuyên gia; chiến lược phát triển M1 giai đoạn tới kết thu từ vấn, trao đổi, thảo luận, quan sát trực tiếp nhóm chuyên gia CBAS ước tính mức độ quan trọng (trọng số) chức thành phần tổng thể chuỗi giá trị M1 đưa kết đánh sau: Cơng ty M1 có 25 chức mức độ C D (chiếm 20% số chức năng) lại chức quan trọng có tổng trọng số chiếm đến 33.08% Đặc biệt với số chức quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu theo thông lệ quốc tế M1 đánh giá chưa thực đáp ứng chức Quản trị chiến lược, Quản trị rủi ro, Quản trị nguồn nhân lực, Nghiên cứu & Phát triển, Quản trị chất lượng Marketing Hướng xử lý CBAS đề xuất trường hợp ưu tiên tập trung kiện toàn tổ chức, qui định mới/qui định lại chức nhiệm vụ qui trình hạng mục mức C, D Trong đó: • Mức độ A: Lĩnh vực có hệ thống văn quy định đầy đủ, triển khai theo qui định đạt mục tiêu kết đề • Mức độ B: Lĩnh vực có hệ thống văn quy định đầy đủ triển khai chưa đạt mục tiêu kết đề • Mức độ C: Lĩnh vực chưa có hệ thống văn quy định đầy đủ có quy định văn chưa triển khai có hệ thống văn quy định • Mức độ D: Lĩnh vực hoạt động hoàn toàn chưa có văn quy định cách hệ thống chưa phê duyệt thức Chi tiết kết đánh giá chức theo Phụ lục 01 Phần ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH TỔ CHỨC Mục tiêu 1.1 Mục tiêu việc xây dựng mơ hình tổ chức Công ty M1 - Xây dựng cấu tổ chức tiên tiến, áp dụng M1 theo lộ trình, có xét tới yếu tố văn hóa người Việt văn hóa Tập đồn Viễn thơng Qn đội - Xác định chức phận, ưu tiên phận trực tiếp, xác định rõ chức phận gián tiếp - Nâng cao hiệu lực quản lý điều hành Ban Giám đốc, giúp Ban Giám đốc tập trung vào cơng việc trọng tâm có tính chiến lược, tránh phải giải vụ - Nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm đơn vị chức thơng qua quy trình hóa tác vụ lặp lặp lại, vụ ủy quyền dần cho cấp - Gắn quyền hạn, trách nhiệm cá nhân với kết & sản phẩm công việc: chất lượng sản phẩm đầu ra, thời gian hoàn thành, chi phí, xử lý khiếu nại khách hàng - Xác định mảng chức cơng việc cịn chồng chéo chưa có đơn vị, phịng ban thực nhằm tối ưu hóa hoạt động M1 - Hồn thiện hệ thống mơ tả cơng việc phù hợp với cấu tổ chức chức nhiệm vụ sau rà sốt phục vụ cho cơng tác quản trị nhân M1 - Làm để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc dựa trách nhiệm, nhiệm vụ chức danh công việc 1.2 Một số mục tiêu cụ thể hoạt động Các mục tiêu đặt sở mục tiêu doanh nghiệp sản xuất điển hình Nhật Bản, yêu cầu tối thiểu mà doanh nghiệp sản xuất cần đạt a Lĩnh vực kinh doanh bán hàng: Mục tiêu hoạt động kinh doanh tạo lợi nhuận nhờ nâng cao giá trị đem lại cho khách hàng thông qua cung cấp thêm dịch vụ vào sản phẩm cơng nghiệp cơng ty sản xuất Mơ hình kinh doanh tích hợp hoạt động kinh doanh tổng hợp, bao gồm B2B, B2C, kinh doanh trực tuyến (E-commerce) Để thực mục tiêu cần phát triển mở rộng qui mơ Phịng Kinh doanh thành Trung tâm Kinh doanh với đầy đủ chức bản: nghiên cứu thị trường, phát triển kinh doanh, bán hàng, dịch vụ sau bán hàng chăm sóc khách hàng, tổ chức kiện, PR, phát triển thương hiệu Một số tiêu hoạt động kinh doanh là: Doanh số/ nhân viên kinh doanh Lợi nhuận/ nhân viên Tỷ lệ doanh số sản phẩm / tổng doanh thu hàng năm (trung bình 2025%) Thị phần sản phẩm chủ lực Tỷ lệ khách hàng hài lòng & trung thành (>90%) b Lĩnh vực kế hoạch & điều hành sản xuất: Hoạt động sản xuất tổ chức theo mơ hình chủ đạo Sản xuất theo đơn hàng (Make to Order) trọng tâm quản lý tập trung vào tiêu đảm bảo chất lượng sản phẩm kỹ thuật theo yêu cầu khách hàng đảm bảo việc giao hàng hạn Công ty cần tăng cường hoạt động dự báo thị trường, sản phẩm công nghệ, chuỗi cung ứng…Một số tiêu công tác kế hoạch là: Tỷ lệ xuất xưởng hạn (trung bình>95%) Giá trị hàng hóa lưu kho/ tổng doanh sốhàng năm (4-5%) Giá thành sản xuất/ giá bán Tỷ lệ cắt giảm/ tiết kiệm chi phí sản xuất hàng năm (trung bình 7%/năm) c Lĩnh vực kỹ thuật & thiết kế phát triển Hoạt động thiết kế phát triển tập trung vào mục tiêu tiếp nhận, chuyển giao công nghệ, thực đề tài cải tiến version sản phẩm làm hài lòng khách hàng M1 version tiếp sau Một số tiêu công tác nghiên cứu phát triển là: Thời gian thiết kế sản phẩm (NPD lead time trung bình 6-8 tháng) Số lượng sản phẩm cải tiến thiết kế hàng năm Công tác quản lý kỹ thuật cấp Công ty tập trung vào việc xây dựng phát triển hệ thống tiêu chuẩn sở Công ty phù hợp tương đương với quốc tế, triển khai kỹ thuật sản xuất với thiết kế sản phẩm khách hàng d Lĩnh vực quản trị chất lượng Mơ hình quản trị chất lượng cần chuyển trọng tâm từ kiểm tra sang tự bảo đảm chất lượng, nâng cao trách nhiệm tất đơn vị tham gia vào chuỗi cung ứng Chất lượng đầu vào kiểm soát đảm bảo phận cung ứng nguyên liệu lưu kho đầu vào Chất lượng trình sản xuất đơn vị sản xuất tự kiểm soát & bảo đảm theo nguyên tắc phận sau khách hàng phận trước Phòng Chất lượng Công ty tập trung vào việc kiểm tra đánh giá nghiệm thu, phân tích & cải tiến liên tục sản phẩm dịch vụ, hướng tới hài lòng & trung thành khách hàng Một số tiêu công tác quản trị chất lượng là: Tỷ lệ sản phẩm đạt nghiệm thu lần đầu (first pass rate trung bình > 95%) Tỷ lệ hàng bị trả lại (return rate trung bình 95%), Số lượng cải tiến chất lượng sản phẩm e Lĩnh vực sản xuất: Hệ thống sản xuất bố trí điều hành hỗn hợp theo sản phẩm trình (product & process mix) Các tiêu quan trọng trình sản xuất là: Tỷ lệ lỗi trình (IPQ rate trung bình < 5%) Tỷ lệ xuất xưởng hạn (trung bình >95%) Hệ số máy móc OEE (trung bình>95%) Phương pháp xây dựng tổ chức Mơ hình chuỗi giá trị với nhóm hoạt động lớn phân bổ thành 49 chức phận lớn để hình thành nên mơ hình tổ chức M1 Trên sở 49 chức này, CBAS sử dụng phương pháp nhóm chức có tính chất tương tự lại với Các nhóm phịng ban chức để hình thành nên cấu tổ chức M1 Sơ dồ tổ chức Công ty CBAS đề xuất sơ đồ tổ chức M1 bao gồm Trung tâm, Xí nghiệp, Phịng chức Ban Giám đốc Mơ tả tóm tắt cấu đơn vị nội dung bổ sung, điều chỉnh Theo phụ lục đính kèm ... chức phận gián tiếp - Nâng cao hiệu lực quản lý điều hành Ban Giám đốc, giúp Ban Giám đốc tập trung vào cơng việc trọng tâm có tính chiến lược, tránh phải giải vụ - Nâng cao tính tự chủ, tự chịu... nhuận nhờ nâng cao giá trị đem lại cho khách hàng thông qua cung cấp thêm dịch vụ vào sản phẩm công nghiệp cơng ty sản xuất Mơ hình kinh doanh tích hợp hoạt động kinh doanh tổng hợp, bao gồm B2B,... triển, Quản trị chất lượng Marketing Hướng xử lý CBAS đề xuất trường hợp ưu tiên tập trung kiện to? ?n tổ chức, qui định mới/qui định lại chức nhiệm vụ qui trình hạng mục mức C, D Trong đó: • Mức