kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xây dựng

kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xây dựng

Lời nói đầu

Những năm qua - khi nền kinh tế chuyển dịch từ cơ chế quản lý tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN - Cũng như các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, Công ty Xăng dầu khu vực III gặp rất nhiều khó khăn Là một doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thương mại nên vấn đề cốt lõi đặt ra đối với Công ty là làm thế nào để bán ra những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của thị trường và đạt mức lợi nhuận cao nhất

Trong doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất lượng quan trọng Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ kinh doanh và được phản ánh trong Báo cáo Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ báo cáo

Như vậy, việc giảm thấp cũng như tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thương mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài chính, nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, lợi ích của doanh nghiệp và của người lao động Tuy nhiên, để thực hiện được điều này các nhà quản lý nói chung và kế toán nói riêng phải thường xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết bên ngoài cũng như bên trong nội bộ doanh nghiệp như: các thông tin về thị trường, giá cả, khả năng tiêu thụ hàng hóa, dự trữ

Xuất phát từ những lý do trên, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế cũng như

đề xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên cứu lý luận trong trường và thực tập thực tế tại Công ty Xăng dầu khu vực III,

em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III"

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn 3 phần:

PhÇn I : Lý luËn chung vÒ h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trong doanh nghiÖp th−¬ng m¹i

PhÇn II : Thùc tr¹ng h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¹i C«ng ty X¨ng dÇu khu vùc III

PhÇn III : Ph−¬ng h−íng hoµn thiÖn h¹ch to¸n vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông chi phÝ nghiÖp vô kinh doanh t¹i C«ng ty X¨ng dÇu khu vùc III

Phần I

Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong

doanh nghiệp thương mại

A-những vấn đề chung về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hoạt động trong nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn chịu sự ảnh hưởng mạnh mẽ nhiều yếu tố như: yếu tố nhân lực, yếu tố kinh tế, yếu tố khoa học công nghệ, yếu tố chính trị, văn hoá

Tuy nhiên, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khả năng của nhà quản lý Họ phải xác định được mục tiêu kinh doanh, đề ra các phương thức để đạt được mục tiêu đó đồng thời phải tiến hành kiểm tra, kiểm soát liên tục các bước tiến hành cũng như biện pháp đã sử dụng để thực hiện các mục tiêu đề ra và có thể xử lý kịp thời những bất cập Để thực hiện được điều đó, các nhà quản lý phải nắm bắt chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Xét trên phương diện kế toán, thông tin liên quan đến chi phí rất quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại Trong các doanh nghiệp thương mại, chi phí có

ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính

là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

I-Chi phí bán hàng

I.1- Đặc điểm của chi phí bán hàng

Có thể nói, quá trình tiêu thụ là điều kiện cần cho hoạt động sản xuất kinh doanh tồn tại Xét một cách tương đối, tiêu thụ được coi là khâu cuối cùng của chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng lại quyết định trực tiếp đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp Do vậy, chi phí bán hàng có vai trò rất quan trọng Đó

là khoản chi phí cần thiết để thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hoá và đảm bảo

việc đưa hàng hoá tới tay người tiêu dùng Chi phí bán hàng phát sinh liên quan

đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ kinh doanh bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng đại lý,

uỷ thác, chi phí vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, chi phí bảo hành, chi phí bảo quản, đóng gói Chi phí bán hàng có trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại

Trong điều kiện tồn tại quan hệ hàng hoá- tiền tệ, chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ kinh doanh nhất định (tháng, quý, năm )

Khác với chi phí sản xuất là các chi phí gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, sáng tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, chi phí bán hàng

được định nghĩa là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Chi phí bán hàng được biểu hiện bằng tiền nhưng không phải tất cả các khoản chi bằng tiền trong thương mại

đều là chi phí bán hàng Trên thực tế, có những khoản chi phí bán hàng được biểu hiện bằng hiện vật như: hao hụt tự nhiên về hàng hoá, khấu hao tài sản cố

định (KH TSCĐ), phân bổ công cụ dụng cụ Chi phí bán hàng không tạo ra giá trị và giá trị sử dụng mà chỉ có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá

Trước đây người ta cho rằng: toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá tiêu hao trong quá trình mua, bán hàng được biểu hiện bằng tiền gọi là chi phí lưu thông hàng hoá Quan niệm này là thiếu chính xác vì khi phân tích

từ nhiều phương diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới của sản phẩm hàng hoá, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần thiết biểu hiện dưới hình thái tiền lương (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm biểu hiện dưới hình thái thu nhập thuần tuý (M) Trên thực tế, người ta không tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V) có nghĩa là chỉ gồm lao động sống cần thiết và một phần của (M)

Trong chuẩn mực quốc tế IAS 1: “Trình bày các Báo cáo Tài chính”, chi phí được phân loại theo chức năng bao gồm: Chi phí khấu hao tài sản vật chất; chi phí hao mòn tài sản phi vật chất và chi phí nhân viên Còn trong kế toán quản trị Mĩ, chi phí bán hàng hay tiếp thị bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng và giao thành phẩm đến khách hàng Chi phí này bao gồm: chi phí quảng cáo, giao dịch, hoa hồng bán hàng, lương nhân viên bán hàng và các chi phí gắn liền với kho cất thành phẩm

Từ đây, chúng ta thấy rằng: Chi phí bán hàng trong kế toán quản trị Mĩ thể hiện đầy đủ các khoản mục như trong chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy

Chi phí bán hàng có đặc điểm chung là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhưng không phải là số bất biến và cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu hàng bán hay số lượng hàng bán ra Có trường hợp hàng không bán được nhưng chi phí bán hàng vẫn phát sinh hoặc ngược lại, doanh thu tăng nhanh hay số lượng hàng bán tăng nhanh nhưng chi phí bán hàng tăng chậm, biến động tỷ lệ thuận với doanh thu hoặc không

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại - khi mà nền kinh

tế đang ngày càng mở rộng, hàng ngoại nhập vào trong nước ngày càng phong phú thì 1 vấn đề quan trọng họ phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm 1 đồng chi phí có nghĩa là tăng 1 đồng lợi nhuận Để đạt được điều đó trước mắt các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh trên cơ sở nguyên tắc tiết kiệm, tránh những khoản chi phí có tính chất phô trương

và hạn chế các khoản thiệt hại làm tăng chi phí bằng cách lập kế hoạch chi, thực hiện, phản ánh đúng đắn các khoản chi đã được ký duyệt và thực hiện kiểm soát liên tục

I.2- Nội dung của chi phí bán hàng

Theo thông lệ chung đã được áp dụng phổ biến ở các nước trên thế giới,

tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp, chế độ kế toán Việt Nam đã quy định chi phí bán hàng được chia ra theo nội dung sau:

Chi phí nhân viên:

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có 3 yếu tố cơ bản là lao

động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Trong đó lao động của con người

là yếu tố trung tâm, giữ vai trò quyết định trong qua trình kinh doanh Để tái sản xuất sức lao động, người lao động sau khi đã sử dụng sức lao động của mình tạo ra sản phẩm có ích thì sẽ được trả một số tiền thù lao nhất định gọi là tiền lương (hay tiền công)

Về bản chất, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động hay tiền lương chính là một yếu tố chi phí kinh doanh Mặt khác tiền lương còn là

đòn bẩy kinh tế, kích thích người lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí

Các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) được trích theo lương

Trong chuẩn mực quốc tế IAS 19 "Lợi ích trả cho công nhân viên" đã quy

định rõ chi phí nhân viên hay lợi ích mà họ được hưởng, bao gồm:

+ Các lợi ích ngắn hạn cho công nhân viên

+ Các lợi ích sau khi hết hạn thời gian làm việc

+ Các lợi ích dài hạn khác

+ Các lợi ích hưởng khi chấm dứt hợp đồng lao động

Kế thừa sự phát triển và để phù hợp với chuẩn mực chung, chi phí nhân viên của bộ phận bán hàng được phản ánh bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong và ngoài danh sách trực tiếp làm công tác bán hàng, phân loại, chọn lọc, bảo quản hàng hoá (khoản này không bao gồm tiền lương của nhân viên hành chính, văn phòng và các bộ phận quản lý khác), các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT, KPCĐ là các khoản trích theo tỷ lệ phần trăm nhất định của quỹ lương thực tế Tỷ lệ này được quy định theo từng thời kỳ Hiện nay, theo quy định của Nhà nước BHXH tính bằng 15%, BHYT tính bằng 2% quỹ lương theo ngạch bậc, chức vụ hệ số bảo lưu và các khoản phụ cấp theo lương (nếu có) tại Nghị định 26 CP tính theo mức lương tối thiểu Nhà nước quy định

và KPCĐ tính bằng 2% quỹ lương thực tế

Chi phí vật liệu, bao bì:

Chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá Do đó, theo thông lệ chung được áp dụng phổ biến chi phí vật liệu, bao bì trong doanh nghiệp thương mại là các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như: chi phí vật liệu

đóng gói sản phẩm, hàng hoá; chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản,

bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ của doanh nghiệp

Chi phí dụng cụ, đồ dùng:

Khác với vật liệu, bao bì, dụng cụ đồ dùng là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng được quy định đối với TSCĐ Công cụ, đồ dùng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị của chúng được chuyển dần vào chi phí và giữ nguyên hình thái như ban đầu

Theo thông lệ chung được áp dụng phổ biến, nội dung chi phí công cụ, đồ dùng phản ánh chi phí công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như: dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc

Chi phí khấu hao tài sản cố định:

TSCĐ là một bộ phận TSCĐ hữu hình hặc vô hình của doanh nghiệp có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, đáp ứng tiêu chuẩn là TSCĐ do Nhà nước quy

định Việc quy định tài sản nào là TSCĐ do từng nước quy định Theo chế độ

kế toán Việt Nam hiện hành, những tài sản có giá trị từ 5.000.000 đồng và thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên sẽ được xếp vào TSCĐ

TSCĐ khi tham gia vào quá trình kinh doanh sẽ bị hao mòn Nhận thức

được sự hao mòn nên khi sử dụng TSCĐ, các doanh nghiệp tính toán và phân

bổ nguyên giá TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng kỳ hạch toán gọi là KH TSCĐ Mục đích của việc trích KH TSCĐ là giúp doanh nghiệp tính đúng, tính

đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu tư để tái tạo TSCĐ khi chúng bị hư hỏng

Như vậy, chi phí KH TSCĐ của bộ phận bảo quản, bán hàng bao gồm khấu hao nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm tra chất lượng

Chi phí bảo hành:

Phản ánh những chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá sau khi tiêu thụ như: sửa chữa các hàng hoá bị lỗi, bị hỏng nhưng vẫn nằm trong thời gian bảo hành

Chi phí dịch vụ mua ngoài:

Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, tiền thuê kho bãi, tiền thuê

bốc vác vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu

Chi phí bằng tiền khác:

Phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, khoản chi phí cho lao động nữ

Khi xác định nội dung chi phí bán hàng chúng ta cần phải xem xét kỹ lưỡng, bởi vì không phải bất kỳ một khoản chi phí nào phát sinh ở doanh nghiệp thương mại đều được tính vào chi phí bán hàng Việc xác định nội dung chi phí bán hàng không những phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải đảm bảo tính thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý và và phản ánh đúng đắn chi phí bán hàng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định

Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không được tính vào chi phí bán hàng:

• Những khoản chi phí thiên tai hoả hoạn, tai nạn giao thông (kể cả những khoản chi phí giải quyết hậu quả)

• Những chi phí về gia công chế biến (bao gồm cả chi phí sơ chế, tái chế, chọn lọc, phân loại hàng hoá chưa đủ tiêu chuẩn nhập kho) Những khoản chi phí này khi phát sinh phải tính vào giá của hàng hoá vật tư

• Những chi phí phát sinh trong quá trình phục hồi đời sống tinh thần, văn hoá nghệ thuật của đời sống cán bộ công nhân viên, các chi phí phục vụ cho các câu lạc bộ những chi phí này được bù đắp bằng quỹ xí nghiệp

• Những khoản chi phí về công tác Đảng, đoàn thanh niên, công

đoàn Những chi phí này được bù đắp bằng các khoản công đoàn, đảng phí do thành viên của các tổ chức trên đóng góp

• Những chi phí do Ngân sách cấp đài thọ như: kinh phí sự nghiệp, kinh phí xây dựng cơ bản

• Những khoản hao hụt hàng hoá, vật tư ngoài định mức do khuyết

điểm chủ quan của các doanh nghiệp hay cá nhân người phạm lỗi gây ra

• Những khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm kỷ luật thanh toán các khoản tiền thưởng hoàn thành kế hoạch, thưởng đột xuất

Theo quy định của Thông tư số 76-TC/TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996 các doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải mọi khoản chi phí bằng thu nhập và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại

lý, uỷ thác và chỉ được hạch toán theo số thực chi khi có đủ chứng từ hợp pháp

Đối với hoa hồng môi giới, doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và quy chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại Hoa hồng môi giới không được áp dụng cho các đối tượng là đại lý của doanh nghiệp, các khách hàng được chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh nghiệp, những nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật tư, tiêu thụ hàng hoá thành phẩm trong doanh nghiệp

Đối với các dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp phải có dự toán, hợp đồng kinh tế, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với giá cả theo quy định của Nhà nước hoặc theo giá thị trường và phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp

Những khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong lĩnh vực tiêu thụ nhằm khôi phục năng lực của tài sản được hạch toán vào chi phí bán hàng Trường hợp chi phí đó quá lớn thì phải phân bổ cho nhiều năm Doanh nghiệp

có thể có kế hoạch sửa chữa lớn và tiến hành trích trước vào chi phí, kết thúc phải có quyết toán trên cơ sở dự toán được duyệt y

Chi phí bằng tiền khác như: các khoản chi cho trường, lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề , năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ được hạch toán vào chi phí theo số thực chi cho các đối tượng là cán bộ công nhân viên (CBCNV) của doanh nghiệp Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực chi sau khi trừ đi các khoản hỗ trợ của Ngân sách Nhà nước (nếu có) Mức chi tối đa không vượt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối tượng trên do Nhà nước quy định Nếu đào tạo cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp thì phải thu phí để tự trang trải các khoản phí

Như vậy, kế toán chỉ được hạch toán vào chi phí bán hàng của kỳ hạch toán những hao phí có liên quan đến khối lượng sản phẩm hàng hoá xuất ra trong kỳ chứ không phải mọi khoản phí chi ra trong kỳ đều được tập hợp vào Tài khoản (TK) 641 và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Việc xác định nội dung và phạm vi chi phí như trên sẽ có thể tạo nhiều

điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo thực tiễn, trong việc xây dựng kế hoạch hạch toán và phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục Do đó, việc

quản lý và chỉ đạo thực tiễn có cơ sở đi sâu vào quản lý trọng điểm từng loại chi phí

I.3- Phân loại chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau Để hiểu rõ bản chất của từng loại chi phí nhằm phục vụ cho công tác quản lý tại doanh nghiệp được chặt chẽ và chính xác tối đa, người ta tiến hành phân loại chi phí bán hàng

Phân loại chi phí đúng đắn, khoa học, phù hợp với điều kiện quản lý kinh

tế là vấn đề có ý nghĩa lớn cả về lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng quản lý chi phí, phát huy được chức năng kiểm tra, giám sát và tổ chức thông tin cũng như cung cấp thông tin một cách chính xác, phục vụ cho quá trình

điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Hiện nay trên thế giới nói chung và việt Nam nói riêng đã có rất nhiều tiêu thức để phân loại chi phí bán hàng Việc phân loại chi phí bán hàng với mục đích cuối cùng là để quản lý, sử dụng hiệu quả chi phí và tuỳ thuộc vào

đặc điểm kinh doanh của từng Ngành, từng doanh nghiệp, từng quốc gia ở nước ta hiện nay, chi phí bán hàng được phân loại chủ yếu dựa vào một số tiêu thức sau:

1-Phân loại chi phí bán hàng dựa vào tính chất của chi phí:

Là việc sắp xếp các khoản mục chi phí bán hàng có chung một tính chất hoặc gần giống nhau về tính chất thành từng loại chi phí nhất định Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng được chia thành:

Chi phí tiền lương (hay còn gọi là chi phí nhân viên): Là toàn bộ số tiền

trả công lao động cho công nhân viên trong và ngoài danh sách phục vụ trực tiếp cho quá trình kinh doanh

Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí như tiền thuê ngoài

sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ, tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận xuất khẩu uỷ thác

Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm những khoản chi phí như chi phí tiếp

khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí hội nghị khách hàng, chi đối ngoại, chi phí

KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vật liệu bao bì đóng gói

2-Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế và phạm vi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Là việc quy định nội dung phương thức hạch toán từng khoản mục chi phí bán hàng được thống nhất từ lập kế hoạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và phân tích tình hình chi phí bán hàng Chi phí bán hàng trong thương mại có thể phân thành các khoản mục sau:

Tiền lương và các khoản phụ cấp

Trích BHXH, BHYT và KPCĐ

KH TSCĐ

Chi phí vật liệu bao bì

Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói

Chi phí sửa chữa TSCĐ

Chi phí trả tiền cho đại lý

Chi phí hao hụt hàng hoá, vật tư trong định mức

Chi phí bằng tiền khác như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi

đối ngoại, chi giới thiệu, quảng cáo, chào hàng

Cước vận chuyển và bảo hiểm (đối với chi phí nước ngoài)

Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng giữ được tính nguyên vẹn của từng yếu tố cũng như từng khoản chi trong yếu tố không kể đến việc nó được chi ra ở đâu và có quan hệ với quá trình tiêu thụ như thế nào Chi phí bán hàng theo yếu tố là chi phí ban đầu giản đơn, trong quá trình chi phí của doanh nghiệp không thể tiếp tục chia nhỏ hơn các loại chi phí này Hạch toán chi phí theo cách này không những cho chúng ta biết trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp cần phải chi ra những khoản chi phí gì, bao nhiêu mà còn là cơ sở để lập các dự toán chi phí, kế hoạch quỹ lương, tính toán nhu cầu vốn lưu động định mức

3-Phân loại chi phí bán hàng trong mối quan hệ với khối lượng hàng hoá luân chuyển:

Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng được chia thành:

Chi phí bán hàng khả biến: là khoản chi phí có đặc trưng cơ bản khi mức

tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thay đổi thì chi phí bán hàng cũng thay đổi theo và

thay đổi theo quan hệ tỷ lệ thuận, còn tỷ suất chi phí thì hầu như không thay

đổi hoặc thay đổi không đáng kể theo chiều ngược lại Chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hao hụt bảo quản, chi phí chọn lọc, chi phí lương theo hình thức khoán

Chi phí bán hàng bất biến: là những khoản chi phí có đặc trưng cơ bản là

khi mức tiêu thụ hàng hoá thay đổi nhưng chi phí bán hàng vẫn giữ cố định, còn tỷ suất chi phí thì thay đổi theo chiều ngược lại Chi phí này bao gồm: lương nhân viên bán hàng theo thời gian, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí thuê cửa hàng, kho tàng bến bãi

Chi phí bán hàng bất biến chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp nghĩa là phạm vi giữa khối lượng sản phẩm hàng hoá tối thiểu và khối lượng sản phẩm hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp dự định tiêu thụ

Phân loại chi phí bán hàng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến chỉ mang tính chất tương đối vì trong điều kiện khác nhau thì những khoản chi phí nào đó có thể là chi phí bất biến hoặc chi phí khả biến Chẳng hạn, khi xem xét mối quan hệ của chi phí này với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chúng

ta thấy rằng: chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bán hàng khả biến và bất biến lẫn lộn trong đó nhưng rất khó phân tách được rõ ràng Tuy cách phân loại này bị hạn chế khi các nhà quản lý sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp trong việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận nhưng là cần thiết

và nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác chỉ đạo thực tiễn

Hiện nay, rất nhiều nước trên thế giới đã đưa kế toán quản trị vào sử dụng

để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp như dự toán tổng mức chi phí cho một kỳ kinh doanh, cho từng phương án kinh doanh Tuy sự tính toán đó còn mang tính chất tương đối nhưng tính khả thi của công việc cùng với sự đối chiếu điều chỉnh trên thực tế kinh doanh đã giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý Bởi lẽ kế toán quản trị giúp các nhà quản lý giám sát chặt chẽ

sự thay đổi của chi phí kinh doanh trong từng thời kỳ, từng thời điểm cho từng mặt hàng kinh doanh để giảm thấp chi phí cũng như tăng lợi nhuận đạt được tới mức tối đa Đây cũng chính là mục tiêu cuối cùng của nhà quản lý

Trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay chưa

đòi hỏi phải nhất thiết tồn tại song song 2 loại hình quản lý kế toán là kế toán tài chính và kế toán quản trị nhưng điều này là rất cần thiết bởi tính hiệu quả rất cao của nó trong công tác quản lý

Để phân loại chi phí bán hàng người ta còn dựa vào rất nhiều tiêu thức khác như: phân loại theo bản chất kinh tế, theo khâu kinh doanh, theo Ngành kinh doanh

Tóm lại, trong thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí bán hàng song cuối cùng nó chỉ nhằm đạt tới mục đích là hợp lý hoá chi phí để tiết kiệm tối đa chi phí cũng như để đạt được tối đa mức lợi nhuận ở mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể lựa chọn những tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình để đạt hiệu quả sử dụng chi phí tốt nhất

I.4-Hạch toán chi phí bán hàng

I.4.1-Hạch toán ban đầu

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo

và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán Nói cách khác, chứng từ kế toán có thể được hiểu là những bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh

tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành

Chứng từ bao gồm: Chứng từ bắt buộc (doanh nghiệp Nhà nước có 32 chứng từ, doanh nghiệp khác có 27 chứng từ) và chứng từ mang tính hướng dẫn (doanh nghiệp Nhà nước có 14 chứng từ, doanh nghiệp khác có 19 chứng từ) Tất cả các loại chứng từ đều bắt buộc phải có đầy đủ 8 yếu tố cơ bản (tên gọi chứng từ; ngày tháng năm lập; số hiệu chứng từ; tên gọi, địa chỉ của đơn vị cá nhân lập; tên gọi và địa chỉ của cá nhân lập; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chỉ tiêu về lượng và giá trị; chữ ký của người chịu trách nhiệm)

Chứng từ kế toán phải được lập một cách rõ ràng và trung thực, ghi đầy đủ dữ liệu, gạch bỏ phần trống, không tẩy xoá sửa chữa, nếu sai không được xé rời

mà chỉ gạch chéo, ghi chữ huỷ và chứng từ phải được đánh số liên tục Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị không được ký trước trên chứng từ hoặc séc trắng, không được viết bằng bút chì

Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần có rất nhiều loại chứng từ khác nhau Các loại chứng từ được sử dụng trong chi phí bán hàng thuộc:

Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh

toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH

Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện,

Hoá đơn tiền nước, Hoá đơn cho thuê nhà

Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi

Quá trình luân chuyển chứng từ phải theo tuần tự từ lập chứng từ, kiểm tra chứng từ đến ghi sổ và lưu trữ Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:

I.4.2-Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng được hạch toán trên TK 641-“Chi phí bán hàng”

Theo quy định hạch toán TK 641, toàn bộ chi phí bán hàng cuối kỳ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh” Do đó, cuối

kỳ hạch toán TK 641 không có số dư

Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có

ít sản phẩm hàng hoá được tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng vào bên Nợ TK142 (1422 - Chi phí chờ kết chuyển) Tức

là không phải tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK142(1422) chờ phân bổ hay chi phí trong Báo cáo Kết quả kinh doanh chưa hẳn đã có chi phí kỳ này

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 như sau:

Bên Nợ:

Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ

Bên Có:

Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911để tính kết quả kinh doanh trong kỳ

TK 641 không có số dư cuối kỳ.

TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí như sau:

TK 6411 - Chi phí nhân viên

TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì

TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng

TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ

TK 6415 - Chi phí bảo hành

TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418 - Chi phí bằng tiền khácTuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp, TK 641 có thể mở thêm nội dung chi phí khác

Để đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, trước hết kế toán các doanh nghiệp cần phải:

+ Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh; kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của từng khoản mục chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí + Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố

+ Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ + Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp để lập kế hoạch chi phí cho kỳ tới sao cho hiệu quả, hợp lý hơn

Khi hạch toán chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số các trường hợp sau:

- Đối với các xí nghiệp có bộ phận vận tải phụ thuộc thì các chi phí vận tải phát

sinh phải đựơc tập hợp vào TK 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” (nếu áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc TK 631 - “Giá thành sản xuất” (nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ), chi tiết cho hoạt động vận tải đến cuối tháng mới phân bổ cho đối tượng kinh doanh cụ thể Ngoài ra, những chi phí vận chuyển do đơn vị bán phải chịu nhưng do các đơn vị mua hàng tổ chức lấy thì phải hạch toán vào chi phí bán hàng của đơn vị mua hàng phần chênh lệch giữa chi phí thực tế cao hơn so với chi phí theo định mức hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế

- Hao hụt vật t− hàng hoá trong quá trình tiêu thụ vận chuyển ngoài định mức:

+ Nếu ch−a xác định đ−ợc nguyên nhân, ghi:

Nếu đơn vị phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng thì phân bổ nh− sau:

Hạch toán chi phí nhân viên:

Thông thường, các doanh nghiệp tổ chức chi trả lương làm 2 lần trong một tháng Vào ngày đầu tháng, doanh nghiệp tiến hành tạm ứng lương cho công nhân viên, cuối tháng doanh nghiệp quyết toán lương, tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ

- Cuối tháng, khi tính ra số tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi:

Hạch toán chi phí vật liệu, bao bì:

- Trong kỳ, xuất dùng vật liệu cho bán hàng bao gồm: hoạt động bảo trì, đóng

gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ (tự làm), ghi:

Nợ TK 641(6412) - Chi phí bán hàng

Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Hạch toán chi phí dụng cụ, đồ dùng:

Xét về mặt giá trị, CCDC là những tài sản có giá trị dưới 5.000.000 VNĐ

và bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ sao cho thích hợp

Xét phương thức sử dụng, CCDC được chia làm 3 loại: CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê

- Khi xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phương pháp phân bổ một

lần, căn cứ vào giá thực tế của CCDC, ghi:

Nợ TK 641(6413) - Chi phí bán hàng

Có TK 153 - CCDC

Trường hợp xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phương pháp phân bổ 50%, ghi:

Nợ TK 142 - 50% giá thực tế của CCDC

Nợ TK 641(6413) - 50% giá thực tế của CCDC

Có TK 153 - Giá thực tế của CCDC xuất dùng

- Khi bộ phận bán hàng báo hỏng CCDC, ghi:

Nợ TK 641: Ghi theo giá trị còn lại

Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho

Nợ TK 138: Tiền bồi thường vật chất phải thu

Có TK 142: 50% giá thực tế của CCDC hỏng

- Trường hợp xuất dùng CCDC theo phương pháp phân bổ dần, khi xuất dùng

căn cứ vào giá thực tế CCDC, ghi:

- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán phải xác định giá trị hao mòn của

bao bì để phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 641(6413): Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá)

Có TK 1422:

Hạch toán chi phí TSCĐ:

Chi phí về TSCĐ tính vào chi phí bán hàng bao gồm 2 bộ phận: KH TSCĐ

và sửa chữa TSCĐ

Theo chuẩn mực quốc tế IAS 16 “Bất động sản, xưởng và thiết bị”: Khấu

hao phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của một tài sản và được công

nhận là một khoản chi phí trừ khi nó được tính vào số mang sang của một tài sản tự bổ sung Số khấu hao được phân bổ dựa trên hệ thống tính vòng đời sử dụng và phản ánh cách thức tiêu dùng dự tính.

Theo Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính, các doanh nghiệp phải tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng (còn gọi là phương pháp khấu hao bình quân)

Đây là điểm phù hợp hiện nay bởi tính ưu việt của nó là dễ tính toán và thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra

Cũng trong quyết định này quy định: Tài sản tăng hoặc giảm trong tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao hoặc thôi không tính khấu hao Còn trong Kế toán Pháp lại quy định: tài sản đưa vào sử dụng ngày nào thì

sẽ trích khấu hao luôn từ ngày đó

Qua đây, em thấy mỗi cách quy định về tính trích khấu hao vào chi phí

đều có những điểm thuận lợi và bất thuận lợi riêng Nếu hai quy định này được

đem ra so sánh thì thấy rằng: Cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng trong chế độ kế toán Việt Nam quy định không được chính xác bằng cách tính khấu hao trong Kế toán Pháp nhưng lại tính toán đơn giản, gọn nhẹ hơn rất nhiều

Hàng tháng, căn cứ vào số khấu hao đã trích trong tháng trước, giá trị TSCĐ tăng giảm trong tháng này, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong tháng này theo công thức:

Tổng mức Tổng mức Mức khấu Mức khấu

khấu hao = khấu hao + hao tăng - hao giảm

tháng này tháng trước trong tháng trong tháng

- Trích KH TSCĐ cho bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641(6414) - KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng

Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ

Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- “Nguồn vốn khấu hao”Ngoài việc trích KH TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán hàng cũng được trích vào chi phí bán hàng Chi phí sửa chữa TSCĐ có thể

được trích trước vào chi phí bán hàng (sửa chữa lớn theo kế hoạch)

- Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 335 - Chi phí phải trả

- Khi sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi:

Nợ TK 241(2413) - Chi phí sửa chữa TSCĐ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có)

phần vượt dự toán sẽ được tính vào chi phí bán hàng của kỳ kết chuyển chi phí sửa chữa:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng

Có Tk 335: Phần vượt dự toán

+Ngược lại, kế toán ghi:

Nợ TK 335: Phần dự toán thừa (đã trích trước)

Có TK 721: Thu nhập bất thường

-Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên

quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán, kế toán có thể sử dụng TK 142- Chi phí trả trước Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 142 - Chi phí trả trước

Hạch toán chi phí bảo hành hàng hoá:

• Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:

♦ Trường hợp cần trích trước chi phí bảo hành:

- Khi trích trước chi phí bảo hành, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Có TK 335 - Chi phí phải trả

- Số tiền phải trả cho cấp dưới, cho đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 111, 112, 336

- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi

phí thực tế so với số trích trước về chi phí bảo hành:

+ Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trước về chi phí bảo hành thì số chênh lệch ghi tăng chi phí:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Có TK 335 - Chi phí phải trả

+ Nếu số trích trước về chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì

số chênh lệch ghi giảm chi phí:

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

♦ Trường hợp không trích trước chi phí bảo hành:

- Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dưới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Có TK 111, 112, 336

• Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:

♦ Trường hợp trích trước chi phí bảo hành hàng hoá:

- Khi trích trước chi phí bảo hành hàng hoá trong kỳ, ghi:

- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi

phí thực tế với số trích trước về chi phí bảo hành

+ Nếu số trích trước chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì

số chênh lệch (số trích thừa), ghi giảm chi phí:

Nợ TK 335 - Chi phí phí trả

Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

+ Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trước chi phí bảo hành thì số chênh

lệch (số trích thiếu) được tính vào chi phí, ghi:

Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Có TK 335 - Chi phí phải trả

♦ Trường hợp không trích trước chi phí bảo hành:

- Khi chi phí thực tế bảo hành phát sinh, ghi:

Đối với sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn

cứ vào chứng từ liên quan, ghi:

- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động chịu thuế GTGT thì số thuế

GTGT phải nộp được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa có thuế

GTGT)

Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động không chịu thuế GTGT thì số

thuế GTGT phải nộp của sản phẩm, dịch vụ sử dụng nội bộ tính vào chi phí bán

hàng, ghi:

Nợ TK 641(6412, 6413, 6417, 6418) - Chi phí bán hàng

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ

Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:

- Khi phát sinh các khoản chi phí này, ghi:

Nợ TK 641(6417, 6418) - Chi phí bán hàng

Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331

- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng như: vật liệu dùng thừa trả

lại kho, công cụ đồ dùng dùng không hết , ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 335:

Có TK 641- Chi phí bán hàng

Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng đã tập hợp ở bên Nợ TK 641 sau khi

trừ đi các khoản giảm trừ sẽ được kết chuyển toàn bộ vào TK 911:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 - Chi phí bán hàng

Quá trình hạch toán chi phí bán hàng được thể hiện trên sơ đồ sau: (xem trang sau:)

I.4.3-Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng

Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát

đã được trình bày bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế được chặt chẽ Do đó, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau Trước hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho các nhà quản lý Về mặt ghi chép, chúng đều dựa trên cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất, do đó đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu luân chuyển lẫn nhau Như vậy, việc phân chia hạch toán chi phí nói chung cũng như chi phí bán hàng nói riêng thành hạch toán tổng hợp và chi tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm, loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết khác nhau nhằm đáp ứng

được yêu cầu quản lý chi phí bán hàng

*Một số phương pháp hạch toán chi tiết chi phí bán hàng:

Hiện nay có rất nhiều hướng hạch toán chi tiết chi phí bán hàng khác nhau Các phương pháp này được xây dựng chủ yếu dựa vào cách phân loại chi phí bán hàng

• Theo yếu tố chi phí:

Phương pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí được áp dụng ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực lưu thông sản phẩm hàng hoá Các yếu

tố chi phí phát sinh trong quá trình mua bán hàng hoá được kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết, các tờ kê chi tiết, và cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp Phương pháp này đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán tài chính, cung cấp thông tin nhanh cho người quản lý về các yếu tố chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó đề ra được các biện pháp quản lý kinh tế tài chính phù hợp với cơ chế quản lý mới

• Theo địa điểm phát sinh:

Đây là phương pháp hạch toán chi tiết chi phí đang được vận dụng phổ biến Theo phương pháp này, những chi phí trực tiếp phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến địa điểm thì phân bổ hợp lý từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán chi tiết chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tốt công tác kế toán, giao chỉ tiêu chi phí cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu một cách chặt chẽ

• Theo nhóm mặt hàng kinh doanh:

Phương pháp này áp dụng chủ yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên doanh Chi phí bán hàng bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí chung Những khoản chi phí thuộc nhóm mặt hàng kinh doanh nào thì sẽ được hạch toán trực tiếp vào nhóm mặt hàng đó Đối với những chi phí phát sinh liên quan

đến nhiều nhóm mặt hàng thì sẽ được phân bổ theo tiêu thức hợp lý cho từng nhóm mặt hàng

I.4.4.Sổ kế toán chi phí bán hàng

Trong thực tế việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết chi phí bán hàng được thể hiện trên hệ thống sổ sách

Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, kế toán phải tổ chức hạch toán chi phí bán hàng theo từng khoản mục, yếu tố chi phí và theo theo từng địa điểm phát sinh chi phí tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý

Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức

kế toán khác nhau, từ đó kế toán chi phí bán hàng sử dụng các loại sổ tương ứng

Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" kế toán chi phí bán hàng được thực hiện trên các sổ sau:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái TK 641 "Chi phí bán hàng"

+ Sổ chi tiết chi phí bán hàng

II- chi phí quản lý doanh nghiệp

II.1- Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan chung đến toàn

bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào, hay nói cách khác là những chi phí có liên quan đến tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp không thể xếp vào chi phí sản xuất hay lưu thông Thông thường, những chi phí này không có sự biến động lớn ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động Tất cả các loại hình tổ chức, dù là kinh doanh hay các tổ chức phi lợi nhuận

đều phát sinh loại chi phí này bởi nếu một doanh nghiệp có chi phí quản lý doanh nghiệp bằng không tức là doanh nghiệp không hoạt động và không tồn tại

Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải là một đại lượng bất biến đối với các doanh nghiệp mà cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu tiêu thụ hay số lượng hàng hoá bán ra Tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu là khác nhau ở những doanh nghiệp khác nhau bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, loại hình, khả năng quản lý của doanh nghiệp

II.2-Nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản mục sau:

Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ quản

lý doanh nghiệp, chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp); BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban giám đốc; nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp

Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng cho

công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, CCDC (Giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT)

Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí dụng cụ, đồ

dùng văn phòng như bàn, ghế dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT)

Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí KH TSCĐ dùng chung cho

doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị dùng cho văn phòng

Thuế, phí và các khoản lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí về thuế, phí

và các khoản lệ phí khác như: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí giao thông, lệ phí trước bạ, thuế GTGT (của hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho,

dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp

Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ mua

ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp (điện nước, điện thoại, fax, dịch

vụ Internet); các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại (không thuộc TSCĐ)

được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ (Giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT)

Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí khác thuộc quản lý

chung của doanh nghiệp, ngoài các khoản chi phí đã kể trên như: vay vốn kinh doanh, lãi vay vốn đầu tư của TSCĐ để đưa vào sử dụng, phí kiểm toán, chi phí tiếp tân hội nghị, công tác phí, phí tầu xe, in ấn tài liệu, báo chí, nộp tiền quỹ quản lý của Tổng công ty, trợ cấp thôi việc cho người lao động ) khoản chi cho lao động nữ (Giá có thuế hoặc giá có thuế GTGT)

Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Các chi phí đã tính vào hoạt động tài chính và hoạt động khác như lỗ do liên doanh, đầu tư

• Các khoản thiệt hại được Chính phủ trợ cấp hoặc được phép giảm vốn và các khoản thiệt hại được bên gây thiệt hại hay được Công ty bảo hiểm bồi thường

• Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức Nhà nước quy định

• Chi do kinh phí khác đài thọ: chi sự nghiệp, chi hoạt động Đoàn, Đảng

• Các khoản chi về trợ cấp khó khăn, chi từ thiện, chi mang tính chất thưởng

từ quỹ lập sau thuế, chi ủng hộ đoàn thể, chi về đầu tư, mua sắm TCSĐ

• Chi nghiên cứu thí nghiệm do nguồn vốn khác đài thọ, chuyên gia phục vụ công trình được nguồn khác đài thọ

• Chi đào tạo không nằm trong kế hoạch, chương trình được cấp có thẩm quyền duyệt

• Các khoản chi tiền phạt như: phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm hành chính Theo quy định của Thông tư số 76 TC-TCDN ngày 15 tháng 11 năm

1996, các khoản chi phí tiếp tân, hội họp, giao dịch đối ngoại có liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải xây dựng định mức và quản lý chi tiêu Chi phí giao dịch do Hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể Đối với doanh nghiệp độc lập, Giám đốc phải thoả thuận với cơ quan quản

lý vốn, tài sản bằng văn bản trước khi ban hành quy chế và quy định mức chi tiêu Các khoản này phải có chứng từ hợp lệ, gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa quy định dưới đây:

Doanh thu đến 5 tỷ đồng thì mức chi không vượt quá 5% doanh thu

Doanh thu từ 5-10 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 2% trên tổng số doanh thu tăng thêm

Doanh thu trên 10-50 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 1% trên tổng

Các khoản chi sai không đúng đối tượng, không có địa chỉ, tên, chữ ký của người nhận thì phải thu hồi nộp Ngân sách Nhà nước Tuỳ theo mức độ sai phạm mà người duyệt chi phải bồi thường hay chịu trách nhiệm hình sự

Đối với các khoản lãi tiền vay, doanh nghiệp chỉ được phép hạch toán vào chi phí mức lãi suất không vượt quá lãi suất trần mà Ngân hàng công bố trong cùng thời điểm và Ngành nghề Nếu công trình đang xây dựng thì hạch toán lãi vay vào giá trị công trình, khi hoàn thành đưa vào sử dụng, lãi vay được hạch toán vào chi phí kinh doanh Những chi phí tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo nhằm nâng cao tay nghề, kiến thức quản lý được hạch toán theo số thực chi

Những khoản trích lập dự phòng được hạch toán vào chi phí theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính

Kinh phí nộp Tổng công ty là các khoản doanh nghiệp thành viên trích nộp theo quyết định của Tổng giám đốc để chi cho bộ máy quản lý của Tổng công ty với mức trích được chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính Nếu số chi thực tế của Tổng công ty thấp hơn số các thành viên đã trích nộp thì số thừa phải chuyển sang năm sau để giảm trừ năm sau, còn nếu cao hơn thì được điều chuyển từ năm sau

II.3- Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần nhiều loại chứng

từ khác nhau Các loại chứng từ được sử dụng trong chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc:

Chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền

lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH

Thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện,

Hoá đơn tiền nước, Hoá đơn cho thuê nhà

Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi

Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trên TK 642 - “Chi phí quản

lý doanh nghiệp”

Về nguyên tắc, chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ được kết chuyển cho toàn bộ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh

Trong trường hợp đặc biệt, đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu không tương xứng với chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì chi phí trong kỳ được phân bổ cho hàng hoá, sản phẩm tồn kho và dở dang theo một tỷ lệ nào đó Điều đó có nghĩa là không phải tất cả chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều

được kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK chờ phân bổ hoặc chi phí trên Báo cáo Tài chính chưa hẳn có chi phí phát sinh trong kỳ

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau:

TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí như sau:

TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý

TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý

Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, cũng tương tự chi phí bán hàng, để quản lý và

sử dụng hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí này cần phải được xây dựng hệ thống chi phí định mức và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý

Hạch toán chi phí nhân viên quản lý:

- Cuối tháng, khi tính ra số tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi:

Nợ TK 642(6421) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạch toán chi phí vật liệu quản lý:

- Trong kỳ, vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh

nghiệp như: xăng dầu để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp , ghi:

Nợ TK 642(6422) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 111, 112, 331

Hạch toán chi phí đồ dùng văn phòng:

- CCDC, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay (không qua

kho) cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần trong kỳ vào chi phí quản

lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642(6423) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 153 - CCDC

Có TK 111, 112, 331

Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ:

- Trích KH TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp như: nhà cửa, vật kiến

trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn , ghi:

Nợ TK 642(6424) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ

Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- “Nguồn vốn khấu hao”

Hạch toán thuế, phí và lệ phí:

- Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế

GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642(6425) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Khoản được công nhận là dự phòng sẽ phải là một sự đánh giá chi phí tốt nhất cần có để thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập Bảng tổng tổng kết tài sản Một khoản dự phòng chỉ được sử dụng cho các khoản chi phí mà khoản dự phòng này đã được công nhận từ đầu là dành cho nó

Cũng như trong Chế độ kế toán Việt Nam, việc xác định dự phòng về đối tượng cũng như mức dự phòng, hoàn nhập phải thực hiện vào cuối niên độ kế toán Về nguyên tắc, dự phòng cho đối tượng nào, mức dự phòng bao nhiêu phải dựa vào tình hình thực tế và dự báo trong niên độ kế toán

Qua đây chúng ta thấy rằng, việc quy định về trích lập dự phòng quy định trong Chế độ kế toán nhìn chung là phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế Như vậy, dự phòng không phải là chi phí doanh nghiệp bỏ ra thực sự mà

là sự ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế vào chi phí kinh doanh, đầu tư tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra ở niên độ tiếp theo Mục đích của dự phòng là đề phòng những rủi ro do những tác nhân khách quan làm giảm giá vật tư, thất thoát khoản nợ phải thu để hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do đó tạm thời làm giảm thu nhập ròng trên báo

cáo của niên độ lập dự phòng nhưng lại tạo ra cho doanh nghiệp một quỹ tiền

tệ đủ sức khắc phục trước mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh.Xét theo góc độ quản lý Nhà nước, dự phòng và lợi ích của nó phải được nhìn nhận như chính sách tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, tạm thu lâu dài vào Ngân sách Nhà nước, do đó cần có chế độ đúng để hướng dự phòng vào thực hiện các quan hệ lợi ích và phân chia lợi ích Lập dự phòng thường có

dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi

Tuỳ từng doang nghiệp mà có những phương pháp dự phòng khác nhau nhưng nói chung đều quy về 2 phương pháp sau:

Dự phòng chung: là phương pháp tính trên tổng thể tài sản cần lập dự phòng Theo cách này, kế toán dựa trên số tài sản cần định ra một tỷ lệ hoặc một phần nào đó đưa vào tài sản dự phòng làm giảm giá trị tài sản Phương pháp này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các nhà quản lý Tuy nhiên phương pháp này không chỉ tính trên tổng số tài sản dự phòng mà có thể dựa vào một hay nhiều tiêu thức khoản mục khác có liên quan đến tài sản đó

Dự phòng đặc biệt: là phương pháp lập dự phòng tính cho từng khoản mục cụ thể trong các tài sản phải lập dự phòng Tính dự phòng bằng phương pháp này phải xem xét một cách chi tiết cho từng khoản mục cụ thể trong các tài sản để đánh giá xem có phải lập dự phòng cho khoản đó hay không

- Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó

đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139, 159

Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài:

- Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, chi phí

sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ ghi:

Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 142(1421) - Chi phí trả trước

Có TK 111, 112, 331, 334, 338

Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 142(1421) - Chi phí trả trước

-Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

+ Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi:

Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

-Phản ánh lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642(6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 111, 112, 335

-Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 111, 112, 138(1388)

Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ ghi:

Nợ TK 142(1422) - Chi phí trả trước

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cung cấp nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6422, 6423, 6427, 6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ

Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Cuối kỳ, xác định số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 336 - Phải trả nội bộ

Cuối kỳ, căn cứ vào tổng chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp bên Nợ

TK 642 để phân bổ vào chi phí trong kỳ và kết chuyển vào TK 911, ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Quá trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện trên sơ đồ sau (xem trang sau:)

* Sổ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán được áp dụng tại doanh nghiệp mà từ đó

kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các loại sổ tương ứng

Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện trên các sổ sau:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái TK 641 "Chi phí bán hàng"

+ Sổ chi tiết chi phí bán hàng

III-Sự cần thiết phải hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại.

Gắn với quá trình kinh doanh thương mại nhất thiết sẽ phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Vì vậy, kế toán chi phí là một khâu hạch toán quan trọng, nó xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp để từ đó có

biện pháp không ngừng hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có

ý nghĩa rất thiết thực trong công tác quản lý cũng như trong tổ chức công tác

kế toán tại doanh nghiệp Nó đảm bảo phản ánh, giám đốc kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của từng khoản chi phí; xác định chính xác chi phí thực tế phát sinh về tổng mức chi phí theo từng địa điểm, từng khoản mục, đặc biệt trong cơ chế hạch toán kinh tế

độc lập, mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều phải thực hiện lấy thu bù chi và đơn vị phải tự chủ về tài chính Do vậy, việc tổ chức hạch toán

đúng đắn 2 loại chi phí đó đảm bảo xác định chính xác thu nhập, khắc phục tình trạng “lãi giả lỗ thật”, góp phần ngăn ngừa hiện tượng tham ô lãng phí trong kinh doanh

Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí sẽ tạo ra một hệ thống chứng từ, sổ sách vận động phù hợp với đặc

điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Việc phấn đấu hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

để nâng cao hiệu quả kinh doanh là cần thiết và là vấn đề cấp bách Đó là một trong những nhân tố quyết định chỗ đứng ổn định của doanh nghiệp trong cuộc cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường

b- đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc quản lý và sử dụng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giữ vai trò vô cùng quan trọng Nó không những đảm bảo cho việc thực hiện tốt kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng doanh thu mà còn đảm bảo tiết kiệm một cách hợp lý những khoản chi phí này

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai chỉ tiêu trong Báo cáo Kết quả kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp tới chỉ tiêu lãi thuần từ hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu thuế thu nhập doanh nghiệp Chính vì vậy, nếu những khoản chi phí này bị phản ánh sai lệch thì có thể làm những người quan tâm hiểu sai lệch về tình hình tài chính của doanh nghiệp Do đó, việc phân tích chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một nội dung quan trọng đồng thời cũng là một biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh

Bởi lẽ, qua phân tích những người quan tâm có thể nhận thức, đánh giá đúng

đắn và toàn diện tình hình chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp Qua đó thấy được tình hình quản lý và sử dụng các loại chi phí này có phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, với những nguyên tắc của quản lý kinh tế tài chính và mang lại hiệu quả kinh tế hay không Mặt khác, qua phân tích cũng giúp chúng ta tìm ra được những tồn tại trong quản lý và sử dụng những chi phí này để từ đó xác định những nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan để đề ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hơn hiệu quả sử dụng chi phí Dưới đây là một số chỉ tiêu chủ yếu dùng để phân tích chi

phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

*Tỷ suất chi phí bán hàng của hàng tiêu thụ:

- Tỷ suất chi phí bán hàng là tỷ lệ phần trăm của tổng mức chi phí bán hàng với

doanh số bán ra thuần tuý

F ì 100

T f =

M tt

Trong đó: Tf là tỷ suất chi phí bán hàng

Mtt là mức doanh số bán hàng thuần tuý

F là tổng chi phí bán hàng

- Tỷ suất chi phí bán hàng tính cho từng khoản mục chi phí: cho biết cứ 100đ

doanh số bán hàng thì chi hết bao nhiêu đồng chi phí trên từng khoản mục chi phí

F i

T fi = ì 100

M tt

Trong đó: Tfi là tỷ suất chi phí bán hàng theo khoản mục i

Fi là mức chi phí bán hàng theo khoản mục i

*Mức tăng hoặc giảm chi phí bán hàng:

Là hiệu số giữa hai thời kỳ so sánh: giữa thực tế với kế hoạch, giữa thực tế

kỳ này với kỳ trước Chỉ tiêu này dùng để tính toán số tiết kiệm bội chi tương

đối chi phí bán hàng để so sánh về mặt thời gian nhằm đánh giá chất lượng quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Tốc độ chi phí bán hàng (Vf) là tỷ lệ % giữa mức giảm hoặc tăng phí với

tỷ suất phí ở thời kỳ so sánh Chỉ tiêu này được sử dụng để so sánh về mặt không gian, nó phản ánh tốc độ tăng giảm chi phí bán hàng nhanh hay chậm

M hk M hl

V fk = ì 100 V fl = ì 100

T fo T fk

* Tỷ suất lợi nhuận tính trên chi phí bán hàng:

Tỷ suất lợi nhuận tính trên doanh thu bán hàng cho phép doanh nghiệp thấy rõ hơn hiệu quả kinh doanh của mình và cho phép cơ quan chủ quản cấp trên đánh giá đúng chất lượng chi phí bán hàng ở các đơn vị kinh tế góp phần chỉ đạo công tác quản lý vĩ mô tốt hơn

f p

H f = H p =

p f

Trong đó: Hf là chi phí tính trên lợi nhuận

Hp là lợi nhuận tính trên chi phí

f là số tiền chi phí bán hàng

p là số lợi nhuận hàng bán

* Một số nhân tố ảnh hưởng tới sự tăng giảm chi phí bán hàng:

+ ảnh hưởng của mức lưu chuyển hàng hoá

+ ảnh hưởng của kết cấu hàng hoá tiêu thụ

+ ảnh hưởng của công tác vận chuyển hàng hoá

+ ảnh hưởng của việc sử dụng phương thức bán hàng và vấn đề tổ chức quản lý lao động

+ ảnh hưởng của công tác quản lý kinh doanh

*Một số nhân tố ảnh hưởng đến chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nhân tố chủ quan:

+ Quy mô hoạt động kinh doanh và số lượng mặt hàng kinh doanh

+ Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Nhân tố khách quan: Hiện nay chúng ta đang trong quá trình chuyển đổi

sang cơ chế thị trường nên vẫn chưa thể tránh khỏi những tàn dư của chế độ cũ

để lại Đó là cơ chế quan liêu, bộ máy cồng kềnh, nhiều cấp bậc Với bộ máy như vậy thì chắc chắn không thể tránh khỏi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh lớn

Từ nắm vững các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và thực trạng tại đơn vị thì vấn đề mấu chốt đặt ra cho các nhà quản lý là phải tìm ra biện pháp thích hợp để làm giảm chi phí Trên thực tế người ta đã sử dụng rất nhiều phương pháp để làm giảm các khoản chi phí này Chẳng hạn như: mở rộng và tăng nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá để giảm tỷ

suất chi phí bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng hoá Điều này cũng

có nghĩa là doanh nghiệp cần tổ chức tốt khâu bán hàng đồng thời cải tiến các khâu có liên quan như: tổ chức tốt khâu dự trữ hàng hoá để tránh hiện tượng thiếu hoặc dự trữ vượt định mức gây ứ đọng vốn và tăng chi phí quản lý bảo quản Các nhà quản lý Mĩ cho rằng: với một kế hoạch kỹ lưỡng, lượng tồn kho

sẽ được giữ ở mức thấp nhất nhằm mục đích làm giảm chi phí tồn kho, bảo quản hàng hoá Từ quan niệm này mà hệ thống tồn kho kịp thời (just in time)

ra đời Khái niệm về hệ thống J.I.T đã xuất hiện ở Nhật hơn một thập niên qua

và kể từ đó nó đã trở thành một “học thuyết J.I.T” với phương châm hoạt động không làm tăng giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đều phải giảm đi

*

* *

Trên đây là những vấn đề lý luận rất cơ bản về kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại

Tuy nhiên, giữa lý luận và thực tế còn có một số khoản cách nhất định do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm kinh doanh không giống nhau Việc vận dụng lý luận vào thực tế đòi hỏi phải rất linh hoạt và nhạy bén về cả cách hạch toán và nắm bắt thông tin

Sau đây em xin trình bày những điều nhận biết được của mình ở Công ty Xăng dầu khu vực III về những vấn đề trên

Phần II

Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại

công ty xăng dầu khu vực III

A-Đặc đIểm chung của công ty xăng dầu khu vực III

I- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu kv3

1-Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty xăng dầu khu vực III Hải phòng là một doanh nghiệp Nhà nước

trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt nam (Petrolimex - Bộ Thương mại)

Trụ sở của Công ty đóng tại số 1 Phường Sở Dầu - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải phòng Công ty được xác định là đại diện duy nhất của Tổng công ty xăng dầu Việt nam kinh doanh các loại gas, xăng dầu trên địa bàn Thành phố Hải phòng và khu vực lân cận

Sự ra đời của công ty xăng dầu khu vực III không chỉ là bước ngoặt, bước

đổi đời đối với công nhân xăng dầu Hải phòng, không chỉ là một dấu mốc quan trọng cho sự ra đời ngành xăng dầu cách mạng mà chính nó đã khẳng định vị trí quan trọng của xăng dầu trong nền kinh tế quốc dân Quá trình hình thành

và phát triển của công ty là một quá trình đấu tranh, gian khổ nhưng vẻ vang, là quá trình hoàn thiện tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của đất nước

Ngày 19.1.1995 Bộ Thương mại ra Quyết định số 52 TM/ TCCB hợp nhất Công ty dầu lửa và Tổng công ty xăng dầu thành Tổng công ty xăng dầu Việt nam, theo đó Chi nhánh dầu lửa Hải phòng được hợp nhất với Công ty xăng dầu khu vực III và mang tên gọi cho đến nay là Công ty xăng dầu khu vực III

Trong cơ chế mới, công ty không những tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, đảm bảo thoả mãn xăng dầu cho mọi nhu cầu của các ngành kinh tế, quốc phòng và đời sống xã hội còn đẩy nhanh quá trình nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị, khẩn trương mở rộng và phát triển thị trường, tạo ra những lợi thế và giữ vững uy tín của mình trên thị trường khu vực Công ty luôn hoàn thành suất sắc các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và nhiệm vụ chính trị ngành giao cho, luôn giữ vai trò chỉ đạo trong kinh doanh xăng dầu trên thị trường Hải phòng và khu vực, làm tròn nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, ổn định và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên

2 Chức năng nhiệm vụ - Bộ máy tổ chức của công ty :