Các bạn cần hỗ trợ, trao đổi, hay tài liệu tham khảo khóa luận, báo cáo, tiểu luận ib fb mình, or số điện thoại: 03371356022 https:www.facebook.comhongquan.mai.9210 Các bạn cần hỗ trợ, trao đổi, hay tài liệu tham khảo khóa luận, báo cáo, tiểu luận ib fb mình, or số điện thoại: 03371356022 https:www.facebook.comhongquan.mai.9210
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH NGUYỄN VĂN LONG PHƯỚC CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên chuyên đề: Hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Huyện ủy Cẩm Giàng HÀ NỘI – 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên chun đề: Hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Huyện ủy Cẩm Giàng Họ tên sinh viên: Nguyễn Văn Long Phước Lớp: Quản trị văn phòng 01 Khóa: 13 Ngành: Quản trị văn phịng Giáo viên hướng dẫn: Phạm Thị Thu Hiền HÀ NỘI – 2022 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH Độc lập – Tự – Hạnh Phúc PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VỀ CHUN MƠN VÀ Q TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên : Nguyễn Văn Long Phước Mã số sinh viên : 2018600880 Lớp : Quản trị văn phịng 01 Khóa : 13 Ngành : Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập : Văn phòng Huyện ủy Cẩm Giàng Giáo viên hướng dẫn: Phạm Thị Thu Hiền Đánh giá chung giáo viên hướng dẫn: Đánh giá điểm Điểm số Điểm chữ Hà Nội, ngày tháng năm 2022 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN (Ký tên ghi rõ họ tên) MỤC LỤC MỤC LỤC .3 LỜI MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ .7 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.2 Những vấn đề chung công tác lưu trữ .12 1.2.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ 12 1.2.2 Tính chất cơng tác lưu trữ .13 1.2.3 Mục đích, ý nghĩa cơng tác lưu trữ .13 1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ .14 1.3 Nội dung quản lý công tác Văn thư lưu trữ 16 1.3.1 Khái niệm 16 1.3.2 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư lưu trữ 16 1.3.3 Ý nghĩa quản lý công tác văn thư lưu trữ .17 1.3.4 Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ 18 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI HUYỆN ỦY CẨM GIÀNG 26 2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ Văn phòng Huyện ủy Cẩm Giàng .26 2.1.1 Tổ chức nhân làm công tác văn thư lưu trữ 26 2.1.2 Tổ chức, quản lý xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ .27 2.1.3 Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ 30 2.1.4 Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư-lưu trữ 33 2.2.Thực trạng tổ chức thực nghiệp vụ văn thư – trữ Văn phòng Huyện ủy Cẩm Giàng 34 2.2.1 Tổ chức, quản lý nghiệp vụ văn thư 34 2.2.2 Tổ chức, quản lý nghiệp vụ lưu trữ .45 2.3 Đánh giá nhận xét chung 54 2.3.1 Ưu điểm .54 2.3.2 Nhược điểm 55 2.3.3 Nguyên nhân 56 Tiểu kết chương 58 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY CẨM GIÀNG .59 3.1 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Huyện ủy Cẩm Giàng 59 3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân 59 3.3 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán công chức, viên chức vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ 60 3.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 61 3.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ .61 Tiểu kết chương 64 KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LỆU THAM KHẢO 67 LỜI MỞ ĐẦU Cơng tác Quản trị văn phịng Văn thư, Lưu trữ lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Dù thời kì nào, ln cơng tác khơng thể thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Trong năm qua, song song với nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cơng cải cách hành vấn đề mà Nhà nước trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng hành hiệu lực hiệu Từ việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Quản trị văn phịng nhấn mạnh cơng tác hành văn phịng nói chung ngành Quản trị Văn phịng nói riêng năm gần nâng cao công tác giảng dạy nhằm tạo đội ngũ sinh viên có đủ lực trình độ để đáp ứng yêu cầu cấp thiết công việc Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đào tạo cán chuyên nghành lĩnh vực hành văn phịng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực, quản trị văn phịng, …có đầy đủ trình độ chuyên môn nhằm cung ứng cho máy quan cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có nghành Quản Trị Văn Phịng Quản trị văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm đáp ứng u cầu chun mơn, ngồi việc giảng dạy nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập quan nhà nước nhằm mục đích cho sinh viên học hỏi kinh nghiệm, kiến thức từ chuyến thực tế Là sinh viên trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, năm cuối chuyên nghành Quản trị văn phòng, quan tâm, ý nhà trường tạo điều kiện cho thực tập Văn phòng Hội Liên hiệp Phụ nữ huyện Cẩm Giàng, giúp cho em biết nhận thức, tiếp cận với môi trường làm việc thực tế, rèn luyện kỹ năng, nâng cao hiểu biết,nhiệt tình, động nghề nghiệp cho nhà quản trị tương lai Nội dung chuyên đề bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác văn thư lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Huyện ủy Cẩm Giàng Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Huyện ủy Cẩm Giàng Kính mong đóng góp ý kiến từ thầy hướng dẫn để báo cáo chuyên đề em hoàn thiện Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động cấp ủy, quan Đảng, tổ chức trị - xã hội từ trung ương tới địa phương Không quan trọng quan doanh nghiệp Có thể định nghĩa cơng tác văn thư sau: Cơng tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu văn thư 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư Trong q trình thực nội dung cơng tác văn thư quan, tổ chức cần đảm bảo u cầu sau: Thứ nhất, tính nhanh chóng tất khâu từ xây dựng văn bản, truyền đạt thông tin, tổ chức quản lý văn bản, kiểm tra tiếp nhận giải văn Việc xử lý văn phải nhanh chóng tất khâu Thứ hai, tính xác nội dung, thể thức thực nghiệp vụ Nội dung văn phải với thẩm quyền ban hành, không trái với hiến pháp pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành Các số liệu dẫn chứng phải chuẩn xác rõ ràng Về thể thức trình bày phải đảm bảo theo mẫu Nhà nước qua văn hành chính, việc đánh máy văn quy định kỹ thuật trình bày; việc chuyển giao văn in ấn văn phải quy định đảm bảo nhà nước, đặc biệt văn bí mật Thứ ba, tính bí mật nội dung văn có vấn đề thuộc phạm vi bí mật Do q trình xây dựng giải văn phải đảm bảo yêu cầu quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Việc bố trí phòng làm việc đến việc lựa chọn cán làm cơng tác văn thư phải đảm bảo tính bí mật Thứ tư, tính đại việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn vào việc quản lý, tra tìm văn bản; lập hồ sơ; sử dụng chữ ký điện tử, dấu điện tử Đưa trang thiết bị đại vào công tác văn thư 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa 1.1.3.1 Vị trí Công tác văn thư hoạt động máy quản lý nói chung quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động văn phịng Như cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem phận hoạt động quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Trong hoạt động quản lý cần phải thơng tin mà nguồn thơng tin chủ yếu mà xác nguồn thông tin văn Do cơng tác văn thư đóng vai trị quan trọng, tác động trực tiếp đến hoạt động quản lý quan đơn vị Vì cơng tác văn thư luôn tồn song song với hoạt động quan, tổ chức, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động quản lý 1.1.3.2 Ý nghĩa Thứ nhất, cơng tác văn thư góp phần cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn thông tin văn hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý quan từ khâu đề chủ chương sách đến xây dựng chương trình kế hoạch giải vấn đề cụ thể công tác quản lý quan nói chung phải dựa vào nguồn thơng tin liên quan Thứ hai, cơng tác văn thư có ý nghĩa góp phần kiểm sốt quyền lực quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn hồ sơ tài liệu minh chứng khách quan phản ánh trình giải cơng việc Bởi q trình theo dõi giải công việc quan tổ chức phải ban hành văn để phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo quản lý cơng việc Thứ ba, Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Văn giải công việc nhằm thực chức năng, nhiệm vụ cán nhân viên Do hiệu suất chất lượng cơng tác quan nói chung cán nói riêng có quan hệ chặt chẽ với cơng tác văn thư Thứ tư, cơng tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật thơng tin văn Thơng tin thuộc bí mật quan phản ánh Việc bảo vệ bí mật quan liên quan đến cơng tác văn thư Vì bí mật văn hóa q trình thực công tác văn thư Thứ năm, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Soạn thảo ban hành văn a Soạn thảo văn Cán chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo văn Căn vào mục đích yêu cầu văn cần soạn thảo Người soạn thảo văn tiến hành thu thập thông tin liên quan đến văn cần soạn thảo; xác định tên loại cho văn bản; xây dựng đề cương sơ bộ, chi tiết để tiến hành soạn thảo văn Đối với văn có nội dung quan trọng phải xin ý kiến đóng góp đơn vị cá nhân liên quan Cán chuyên môn sau soạn thảo văn trình lên cho trưởng đơn vị liên quan xem xét b Duyệt, sửa chữa bổ sung thảo Trưởng đơn vị có trách nhiệm duyệt, xem xét, sửa chữa nội dung thảo chịu trách nhiệm nội dung thảo c Đánh máy in ấn văn Tùy theo thực tế quan đơn vị, việc đánh máy giao cho cán chun mơn văn thư thực Đánh máy in ấn phải đảm bảo kỹ thuật, tránh sai lỗi tả nhân số lượng quy định ... QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY CẨM GIÀNG .59 3.1 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Huyện ủy Cẩm Giàng 59 3.2 Hoàn thiện. .. luận chung công tác văn thư lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Huyện ủy Cẩm Giàng Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ Văn phịng Huyện ủy Cẩm Giàng Kính... tác văn thư lưu trữ 16 1.3.3 Ý nghĩa quản lý công tác văn thư lưu trữ .17 1.3.4 Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ 18 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI HUYỆN