Tài liệu tập huấn dành cho Đại biểu hội đồng nhân dân quận, phường

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN QUẬN HỒNG BÀNG TÀI LIỆU TẬP HUẤN DÀNH CHO ĐẠI BIỂU HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN QUẬN, PHƯỜNG NĂM 2019 THÁNG 4/2019 G MỤC LỤC CHUYÊN ĐỀ 1: TẬP HUẤN KỸ NĂNG CHẤT VẤN VÀ XEM XÉT TRẢ LỜI CHẤT VẤN TẠI KỲ HỌP HĐND (Báo cáo viên: Đ/c Bùi Thanh Tùng - Tiến sỹ, Phó Trưởng đoàn Đại biểu Quốc hội, TPHP) I KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI CỦA HOẠT ĐỘNG CHẤT VẤN Chất vấn gì? Mục đích chất vấn: 3 Chủ thể, hình thức trình tự hoạt động chất vấn II MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THỰC HIỆN QUYỀN CHẤT VẤN CỦA ĐẠI BIỂU HĐND III KỸ NĂNG XEM XÉT TRẢ LỜI CHẤT VẤN CỦA ĐẠI BIỂU HĐND 10 CHUYÊN ĐỀ 2: GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ, TRANG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP HĐND QUẬN (Báo cáo viên: Đ/c Phạm Văn Hùng - Giám đốc Trung tâm TT-TH, Văn phòng UBND thành phố) PHẦN I: CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN QUẬN 13 I TỔNG QUÁT CÔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ 13 II GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN KHAI THÁC, SỬ DỤNG CỔNG 14 Chuyên mục Đại biểu với cử tri 14 1.1 Phổ biến pháp luật 14 1.2 Giải khiếu nại tố cáo 16 1.3 Ý kiến cử tri 17 Chuyên mục Tin tức - Sự kiện 18 Chuyên mục Hệ thống văn 19 Chuyên mục Tài liệu kỳ họp 19 PHẦN II: TRANG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP 22 I TỔNG QUÁT TRANG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP 22 II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG TRÊN TRANG 22 Cách đăng nhập hệ thống, đổi mật cập nhật thông tin cá nhân 22 Quản lý xử lý văn 24 2.1 Đối với vai trò Lãnh đạo HĐND quận 24 2.2 Đối với vai trị Trưởng ban, phó ban HĐND 27 2.3 Đối với vai trò Văn thư HĐND quận 29 2.4 Đối với vai trò Chuyên viên 31 Chức Thống kê xử lý công việc đơn vị 34 Danh sách văn 34 Chất vấn hoạt động giám sát đặc biệt quan trọng, thể quyền lực quan dân cử trách nhiệm đại biểu dân cử với cử tri mình, đồng thời xác định rõ trách nhiệm người đứng đầu quan công quyền Hoạt động chất vấn đại biểu HĐND ngày thu hút quan tâm, theo dõi cử tri, cộng đồng xã hội Thông qua chất vấn, trả lời chất vấn mong muốn, xúc cử tri làm rõ địa trách nhiệm, nguyên nhân hướng khắc phục Để hoạt động chất vấn thực hiệu quả, với việc phát huy vai trò chủ tọa kỳ họp người điều hành phiên họp đại biểu HĐND – chủ thể thực quyền chất vấn phải có kỹ cần thiết để đáp ứng trình độ dân trí ngày cao khơng ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động quan dân cử I KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI CỦA HOẠT ĐỘNG CHẤT VẤN Chất vấn gì? Chất vấn công cụ giám sát mạnh quan dân cử (Quốc hội, HĐND đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND), quy trách nhiệm trị Đối với cá nhân đại biểu, chất vấn cách thức quan trọng để giám sát hoạt động quan chức nhà nước Mục đích chất vấn: * Chất vấn để làm rõ trách nhiệm: Theo quy định Luật Hoạt động giám sát Quốc hội Hội đồng nhân dân năm 2015: “Chất vấn việc…đại biểu HĐND nêu vấn đề thuộc trách nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thành viên khác Ủy ban nhân dân, Chánh án TAND, Viện trưởng VKSND, Thủ trưởng quan thuộc UBND cấp yêu cầu người trả lời trách nhiệm vấn đề nêu” + Trách nhiệm có nhiều loại, xác định thơng qua cách thức thủ tục khác nhau: Trách nhiệm kỷ luật xác định thông qua hoạt động kiểm tra, trách nhiệm hành thơng qua hoạt động tra, trách nhiệm hình thơng qua hoạt động điều tra Chất vấn hình thức giám sát quan dân cử, nhằm làm rõ trách nhiệm trị + Trách nhiệm trị trách nhiệm pháp lý hai loại trách nhiệm khác nhau: Trách nhiệm pháp lý trách nhiệm trước pháp luật Trách nhiệm trị trách nhiệm trước cử tri - Tất công dân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật; nhiên, phải chịu trách nhiệm trước cử tri Những người không nắm giữ chức vụ cao nhà nước chịu loại trách nhiệm Hoạt động giám sát Quốc hội, HĐND mà quan trọng chất vấn, nghe báo cáo bỏ phiếu tín nhiệm, cơng cụ để bảo đảm trách nhiệm trị Trách nhiệm trị xác lập dựa tín nhiệm bất tín nhiệm; tín nhiệm cao tín nhiệm thấp - Trách nhiệm pháp lý thường xem xét đánh giá qua hoạt động chất vấn lẽ trách nhiệm pháp lý vấn đề cụ thể chế độ trách nhiệm chủ thể bị chất vấn thường quy định văn quy phạm pháp luật cụ thể sở quan trọng để tiến hành chất vấn theo quy định - Ở quyền địa phương, chất vấn công cụ giám sát mạnh HĐND đại biểu HĐND quy trách nhiệm trị trách nhiệm pháp lý Như vậy, trách nhiệm trị trách nhiệm sách, khơng phải trách nhiệm hành vi Hoạt động chất vấn lạc đề tập trung vào vụ việc cụ thể mà không làm rõ vấn đề tầm sách Ngồi ra, sách cải thiện, lợi ích đến với hàng triệu người Một vụ việc giải quyết, lợi ích đến với vài người Giải công việc cho người tốt, cơng việc mn người sao? Nếu chất vấn vào vụ việc cụ thể, Quốc hội khơng có đủ thời gian để xem xét vấn đề to lớn đất nước Tuy nhiên, tầm địa phương, HĐND bên cạnh chất vấn tầm sách, cần quan tâm đến vụ việc cụ thể liên quan đến trách nhiệm pháp lý thực thi sách * Một mục đích khác chất vấn kiểm tra lực quan chức nắm bắt điều chỉnh lĩnh vực phân công * Chất vấn, xét khía cạnh đó, cảnh báo quan dân cử (Quốc hội, HĐND) vấn đề hay tình trạng cần lưu ý giải Sự cảnh báo nhằm nâng cao tính dự đốn trách nhiệm phải nhìn nhận trước vấn đề người quản lý * Chất vấn có mục đích cung cấp thông tin tạo hội cho quan dân cử đánh giá, phê bình quan hành làm hay khơng làm điều Bằng cách này, đại biểu buộc lãnh đạo quan hành chia sẻ thơng tin Chất vấn thu hút ý rộng rãi công luận vấn đề đó, tạo sức ép lên Cơ quan hành cấp để giải nhanh Hoạt động chất vấn quan dân cử, kỳ họp Quốc hội, HĐND nước ta coi đợt sinh hoạt trị rộng khắp thu hút ý đông đảo quần chúng nhân dân, công luận vấn đề đặt đời sống xã hội cần giải Ví dụ vấn đề giáo dục, vấn đề dịch bệnh, vấn đề trật tự an tồn giao thơng, vấn đề thu hút đầu tư nước nước ngoài, vấn đề tham nhũng, vấn đề xét xử oan sai v v Trong điều kiện bùng nổ thông tin nay, vấn đề đưa chất vấn diễn đàn quan dân cử đăng tải báo chí truyền hình trực tiếp nên chất vấn tạo điều kiện cho nhân dân giám sát quan dân cử, giám sát đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND giám sát cán cao cấp máy nhà nước * Hoạt động chất vấn không đơn giản việc hỏi, trả lời Tại nghị trường chất vấn khái niệm có nội hàm rộng nhiều Người chất vấn đại biểu HĐND, người đại diện cho ý chí, nguyện vọng lợi ích Nhân dân Do đó, câu hỏi chất vấn phải vấn đề liên quan tới lợi ích đa số cử tri, đông đảo Nhân dân quan tâm, vấn đề mà dư luận xã hội xúc cần có biện pháp tháo gỡ, vấn đề có tính chất dự báo, diễn ra, khơng có cách thức ứng phó kịp thời ảnh hưởng trực tiếp tới phát triển kinh tế - xã hội địa phương Sự khác so với câu hỏi thông thường chổ: Chất vấn hình thức giám sát quyền đại biểu HĐND pháp luật quy định (Điều 96 Luật Tổ chức quyền địa phương) Người chất vấn trả lời chất vấn pháp luật đặt vị trí quan trọng, thảo luận vấn đề quan trọng địa phương Do đó, khơng thể chấp nhận dễ dãi hay thiếu nghiêm túc chất vấn trả lời chất vấn Về chất, chất vấn hình thức áp dụng để HĐND giám sát quan cá nhân giao quyền, thể cụ thể, trực tiếp quyền giám sát quan quyền lực Nhà nước địa phương Các đại biểu HĐND thực hoạt động chất vấn khơng phải nhằm mục đích thu thập thông tin hay số liệu mà nhằm làm rõ trách nhiệm cá nhân có trách nhiệm vấn đề Đây điểm phân biệt chất vấn với câu hỏi thường (Nên hỏi để biết mà không quy kết trách nhiệm gì) Chủ thể, hình thức trình tự hoạt động chất vấn + Chủ thể hoạt động chất vấn: Theo quy định Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015, đại biểu HĐND chủ thể thực quyền chất vấn Đối tượng chất vấn là: Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND, Ủy viên UBND, Chánh án TAND, Viện trưởng VKSND Như vậy, chủ thể bị chất vấn luôn cá nhân giao quyền cụ thể Các chất vấn UBND, TAND, VKSND, Sở, ngành, phòng, ban…chung chung chất vấn sai đối tượng + Hình thức hoạt động chất vấn: Luật Hoạt động giám sát Quốc hội HĐND năm 2015 quy định, đại biểu HĐND thực quyền chất vấn kỳ họp HĐND phiên họp Thường trực HĐND thời gian 02 kỳ họp HĐND (có thể phiên giải trình) Chất vấn trả lời chất vấn thực thơng qua hình thức hỏi trực tiếp văn Phạm vi chất vấn thuộc tất vấn đề kinh tế - xã hội, nhiên cần có định hướng chủ tọa kỳ/phiên họp để tập trung, tránh tản mát Đối tượng chất vấn phải trực tiếp trả lời, không ủy quyền cho người khác trả lời thay + Trình tự, thủ tục hoạt động chất vấn: Trình tự, thủ tục chất vấn quy định chặt chẽ Luật hoạt động giám sát Quốc hội HĐND năm 2015 Bước Thu thập phân tích thông tin Bước Lựa chọn vấn đề chất vấn Bước Gửi chất vấn đến chủ tọa/đoàn thư ký Kỳ họp Bước Theo dõi việc phân bổ lịch chất vấn phiên họp Bước Trình bày chất vấn (có thể minh họa hình ảnh, vật chứng cụ thể) Bước Đưa câu hỏi bổ sung, tranh luận (nếu câu trả lời chưa thỏa đáng) Bước Đề nghị thảo luận vấn đề đưa chất vấn Bước Kiến nghị Bước Theo dõi việc thực vấn đề chất vấn II MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THỰC HIỆN QUYỀN CHẤT VẤN CỦA ĐẠI BIỂU HĐND * Công tác chuẩn bị đặt câu hỏi chất vấn: a) Xác định chủ đề (vấn đề) chất vấn: Về ngữ nghĩa, “chất vấn” “hỏi đề nghị giải thích rõ điều gì, việc gì” Trong việc xác định, lựa chọn vấn đề chất vấn, đại biểu cần lưu ý số vấn đề sau: - Lựa chọn vấn đề cử tri quan tâm, có ảnh hưởng đến phát triển kinh tế xã hội, vừa có tính thời sự, vừa có tính lâu dài - Đại biểu nên lựa chọn vấn đề liên quan đến lĩnh vực chun mơn Sự thơng thạo kiến thức chun môn lợi lớn giúp cho đại biểu phản ứng nhanh diễn biến trình thực quyền chất vấn - Vấn đề chọn phải vấn đề có thơng tin đầy đủ, xác Hạn chế việc chọn sâu vào vấn đề nóng chưa có thơng tin đầy đủ, quan chức làm rõ, chưa có biện pháp xử lý khả thi vấn đề q chi tiết, khơng mang tính phổ biến Tóm lại, nội dung chất vấn phải cụ thể, rõ ràng, xác, có phải liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cá nhân người bị chất vấn Chất vấn tập trung vào vấn đề quản lý nhà nước gây xúc xã hội, có tầm bao quát quan trọng b) Thu thập thông tin Khi đại biểu HĐND xác định vấn đề chất vấn tiến hành thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho việc đặt câu hỏi chất vấn Đại biểu thu thập thơng tin từ nguồn sau: - Báo chí, truyền thơng - Ý kiến, kiến nghị, đơn thư cử tri: Đây kênh thông tin quan trọng Một nội dung chất vấn nhiều người quan tâm, nghĩa vấn đề mà đại biểu theo đuổi nhận hậu thuẫn không nhỏ từ công chúng Sự quan tâm công chúng có ý nghĩa lớn để có chất vấn thành công - Đại biểu trực tiếp nắm bắt, qua khảo sát: kinh nghiệm số kỳ chất vấn HĐND thành phố cho thấy, việc tiến hành khảo sát thực tế (có quay video clip) giúp ích nhiều việc xây dựng hệ thống thông tin thực tiễn xác để phục vụ cho hoạt động chất vấn - Thông tin từ báo cáo quyền địa phương - Kiến nghị UBMTTQ - Thông qua hội nghị, quan nghiên cứu - Tra cứu pháp luật, tài liệu… c) Chọn đối tượng trả lời chất vấn: Đi với việc chọn vấn đề việc chọn người trả lời chất vấn công việc quan trọng Xác định người đứng đầu quan nào, phải chịu trách nhiệm việc xúc tồn điều đơi lúc khơng dễ dàng Trước đặt câu hỏi chất vấn, đại biểu phải giải 02 câu hỏi: - Thứ nhất: vấn đề có xuất phát từ ngun nhân chủ quan hay khơng? - Thứ hai: vấn đề có thuộc trách nhiệm cá nhân giao quyền? Khi trả lời xác 02 câu hỏi việc xác định đối tượng trả lời chất vấn trở nên dễ dàng Kinh nghiệm buổi chất vấn vừa qua cho thấy, trước kỳ họp HĐND, yêu cầu đại biểu chuẩn bị câu hỏi chất vấn, Thường trực HĐND thành phố, quận/huyện cần gửi cho đại biểu lĩnh vực, trách nhiệm người đứng đầu UBND, Ủy viên UBND, Thủ trưởng quan chun mơn để đại biểu có thơng tin đầy đủ Từ giúp đại biểu đặt câu hỏi xác người có trách nhiệm vấn đề đại biểu lựa chọn chất vấn * Đặt câu hỏi chất vấn (trình bày nội dung chất vấn): Khác với dạng câu hỏi thính giả diễn giả thơng thường, câu hỏi chất vấn đại biểu thường đến việc xác định trách nhiệm người đứng đầu quan quản lý nên đại biểu thường diễn giải thêm vấn đề liên quan đến nội dung chất vấn Tuy vậy, chất vấn q dài dịng, khơng thẳng vào vấn đề làm cho người trả lời chất vấn người nghe không hiểu thực chất vấn đề cần chất vấn Có dạng câu hỏi chất vấn: - Câu hỏi đóng: Là dạng câu hỏi dẫn đến câu trả lời “có” “khơng” - Câu hỏi mở: Là dạng câu hỏi đòi hỏi người trả lời phải đưa ý kiến, đánh giá cá nhân Kích thích người trả lời đưa thơng tin: Cái gì? Tại sao? Khi nào? Như nào? Từ đó, yêu cầu câu hỏi chất vấn là: - Ngắn gọn, đủ thông tin, rõ ràng cụ thể (tránh hỏi câu hỏi mang tính chất chung chung, hỏi để biết), không gây nhầm lẫn, quy trách nhiệm thuộc ai?, phương thức thời gian giải quyết,… - Tránh trùng lắp, thừa, trả lời rồi; tránh sử dụng nguồn thông tin thiếu sở cập nhật lạc hậu; tránh sử dụng từ khó hiểu, từ nước ngồi Trong q trình đặt câu hỏi chất vấn đại biểu cần lưu ý: - Sắp xếp nội dung mạch lạc, ngắn gọn - Trình bày với lập luận chặt chẽ, lơ-gic, có chứng thuyết phục - Thái độ mềm dẻo, thẳng thắn, xây dựng - Tập trung nghe trả lời, cần đặt thêm câu hỏi, truy đến vấn đề để làm rõ trách nhiệm - Biết kiểm soát thời gian - Một lưu ý không phần quan trọng việc chất vấn thực phiên họp tồn thể, trình bày nội dung chất vấn, đại biểu nên ý đến đại biểu khác theo dõi ngôn ngữ, cử diễn giải hướng đến họ để tạo ý, thu hút phần chất vấn III KỸ NĂNG XEM XÉT TRẢ LỜI CHẤT VẤN CỦA ĐẠI BIỂU HĐND Luật Hoạt động giám sát QH HĐND năm 2015 quy định chi tiết, cụ thể trình tự xem xét trả lời chất vấn kỳ họp HĐND (Điều 60); xem xét trả lời chất vấn phiên họp Thường trực HĐND thời gian 02 kỳ họp HĐND (Điều 69) + Trả lời chất vấn vấn đề đặc biệt quan trọng, có tính định hiệu ý nghĩa quyền chất vấn Do đó, yêu cầu người trả lời chất vấn là: Nội dung trả lời phải trọng tâm, ngắn gọn, không phân tích viện dẫn lý dài dịng Những vấn đề đại biểu, cử tri phản ánh không phần đưa sở chứng minh, đồng thời tư vấn cách tiếp cận phản ánh thơng tin xác Nếu hứa giải vấn đề phải xác định rõ phương án, lộ trình, cách thức cụ thể giải vấn đề để đại biểu nắm bắt giám sát Người trả lời chất vấn phải thẩm quyền theo quy định pháp luật + Để chất vấn thực cơng cụ giám sát hiệu quả, sắc bén, đầy tính phản biện minh bạch, cơng khai, q trình xem xét việc trả lời chất vấn kỳ họp HĐND phiên họp Thường trực HĐND, đại biểu HĐND cần có kỹ năng: - Tập trung nghe, đọc nắm rõ nội dung trả lời chất vấn Thông thường, kỳ họp HĐND, nội dung trả lời chất vấn đối tượng chất vấn gửi đến đại biểu nghiên cứu, xem xét trước bước vào phiên chất vấn Việc gửi trước nội dung trả lời chất vấn giúp cho đại biểu có thời gian nghiên cứu sâu hơn, so sánh nội dung trả lời với tình hình thực tế diễn để tìm hiểu, xác định rõ vấn đề cần giải 10 kho lữu trữ tài liệu trực tuyến, người sử dụng gửi ý kiến trực tiếp lên tài liệu / kỳ họp Bước 1: Truy cập tính “Tải tài liệu kỳ họp Hội đồng nhân dân” Bấm vào Bước 2: Hệ thống thị giao diện đăng nhập, người sử dụng điền tên truy cập mật cấp (Có danh sách kèm theo) Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách tài liệu phân theo chuyên mục Kỳ họp -> Sau lựa chọn tải liệu tải 20 Bước 4: Đại biểu gửi ý kiến giao diện “Gửi ý kiến đóng góp” cuối tài liệu đăng tải 21 PHẦN II TRANG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP (Dành cho HĐND quận Đại biểu HĐND quận) I TỔNG QUÁT TRANG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Là công cụ, phương tiện giúp lãnh đạo HĐND quận điều hành, theo dõi kết xử lý công việc ban, HĐND phường Đại biểu HĐND quận Địa truy cập: http://hongbang.hpnet.vn truy cập liên kết Cổng thông tin điện tử HĐND quận Trang gồm chức năng: - Quản lý, xử lý văn quận, ban, HĐND 11 phường; - Trao đổi công việc; - Tạo lập hồ sơ công việc; - Lập lịch công tác; - Gửi nhận văn liên thơng trục kết nối Chính phủ; - Tích hợp ứng dụng: + Gửi nhận văn kết hợp với việc gửi thông báo SMS + Hệ thống thông báo, đạo điều hành tới đơn vị SMS + Hệ thống thư điện tử Công vụ; + Cổng thông tin điện tử HĐND quận + Hệ thống Cổng giao tiếp điện tử; II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG TRÊN TRANG Cách đăng nhập hệ thống, đổi mật cập nhật thông tin cá nhân a) Đăng nhập hệ thống (Có danh sách tên tài khoản kèm theo) Nhập “Tên truy cập” “Mật khẩu” Nút “Đăng nhập” 22 b) Đổi mật khẩu: Mỗi người dùng cấp tài khoản hệ thống phần mềm gắn liền với vai trò trách nhiệm riêng, sau đăng nhập lần đầu, để đảm bảo an tồn an ninh thơng tin bảo vệ thông tin cá nhân, người dùng phải thực đổi mật Chức đổi mật Màn hình hiển thị hộp thoại: Nhập “mật cũ” Nhập Mật Click “Đổi mật khẩu” c) Cập nhật thông tin cá nhân Nhập thông tin cá nhân vào biểu mẫu Chức cập nhật thông tin Nút “Cập nhật” 23 Quản lý xử lý văn 2.1 Đối với vai trò Lãnh đạo HĐND quận a) Sau đăng nhập, phần mềm vào danh sách văn đến Văn thư nhập vào hệ thống chờ Lãnh đạo giao việc tới phòng ban đơn vị (Giao Chủ trì; Phối hợp; Thơng báo) Giải thích: Mục 1: Chứa nút chức phần mềm: - VB đến: Chứa toàn văn đến quan văn thư nhập vào hệ thống - VB đi: Chứa toàn văn quan văn thư nhập vào hệ thống - Dự thảo VB đi: Dự thảo văn trình lãnh đạo duyệt - Hồ sơ cơng việc: chứa hồ sơ q trình xử lý công việc cá nhân - Trao đổi công việc: báo cáo/trao đổi nhanh công việc tới một/nhiều cá nhân đơn vị - Thống kê: Cho phép thống kê cơng việc phịng, chun viên theo thời gian, có phân loại việc Hồn thành, xử lý, hạn… - Lịch công tác: Là lịch làm việc đơn vị hiển thị theo tuần - Thông báo nội bộ: thông báo phát cho toàn đơn vị - Nhắn tin SMS: Cho phép gửi tin SMS tới điện thoại di động - Danh bạ điện thoại: Danh bạ điện thoại quan 24 - Văn tham khảo: chức cho phép tra cứu thư viện văn đơn vị - Điểm báo UBND: chức điểm thông tin ngày liên quan tới thành phố - Thay đổi thông tin: chức cho phép người dùng cập nhật lại thông tin cá nhân - Đổi mật khẩu: Cho phép người dùng đổi mật - Yêu cầu hỗ trợ: Thông tin liên hệ với quản trị viên Mục 2: Chứa thư mục để phân loại văn theo trạng thái văn - Chờ xử lý: mục chứa văn chờ lãnh đạo giao tới phòng ban, đơn vị xử lý - Đang xử lý: mục chứa văn giao - Đã xử lý: mục chứa văn chuyên viên xử lý báo cáo hoàn thành văn lưu trữ Mục 3: Cho phép lãnh đạo đơn vị xem nội dung văn bấm vào trích yếu Các nút xử lý danh sách văn bản: : Giao việc cho các phòng ban đơn vị : Lưu trữ văn 25 : Báo cáo hoàn thành việc xử lý văn (cho phép kết nối văn với văn đến tương ứng) : Gửi ý kiến công việc b) Giao việc cho Phòng ban Chức cho phép lãnh đạo giao xử lý văn đến tới phòng ban phù hợp Sau kích vào nút (giao việc) văn đến cụ thể, hình tương tác sau: Bước 1: Lãnh đạo rà sốt lại thơng tin văn Bước 2: Lãnh đạo chọn ngày hoàn thành công việc (không bắt buộc) Bước 3: Lãnh đạo chọn người chủ trì giao cho đ/c Phó phụ trách xử lý Bước 4: Lãnh đạo chọn phịng ban xử lý cơng việc, bao gồm phịng ban chủ trì, phối hợp thơng báo Bước 5: Lãnh đạo đưa ý kiến đạo cho công việc 26 Bước 6: Ấn nút “Giao việc” để tiến hành giao việc cho phòng ban 2.2 Đối với vai trò Trưởng ban, phó ban HĐND a) Sau đăng nhập, phần mềm vào danh sách văn đến Lãnh đạo HĐND giao việc tới phòng ban văn thư vào sổ chuyển tới lãnh đạo Ban Các mục giống mục vai trò lãnh đạo HĐND quận b) Chức giao việc Chức cho phép lãnh đạo Ban giao xử lý văn đến tới chuyên viên xử lý phù hợp Sau kích vào nút (giao việc) văn đến cụ thể, hình tương tác sau: 27 Bước 1: Lãnh đạo rà sốt lại thơng tin văn Bước 2: Lãnh đạo chọn ngày hoàn thành công việc (không bắt buộc) Bước 3: Lãnh đạo chọn người chủ trì giao cho đ/c Phó phụ trách xử lý Bước 4: Lãnh đạo chọn người xử lý cơng việc bao gồm chủ trì, phối hợp thông báo Bước 5: Lãnh đạo đưa ý kiến đạo cho công việc Bước 6: Ấn nút “Giao việc” để tiến hành giao việc cho chuyên viên c) Chức dự thảo văn trình duyệt lên lãnh đạo Người tham mưu văn bấm vào menu “Dự thảo VB đi” nút chức hệ thống: Khung tạo dự thảo hiển thị: Nhập thông tin dự thảo, chọn lãnh đạo duyệt, file đính kèm trình duyệt bấm “Cập nhập” để gửi dự thảo tới lãnh đạo 28 2.3 Đối với vai trò Văn thư HĐND quận a) Quản lý Văn đến Sau đăng nhập, hệ thống vào danh sách văn đến Văn thư nhập vào hệ thống văn từ đến từ đơn vị khác gửi (trạng thái chưa vào sổ) Bấm vào “chờ vào sổ” để hệ thống tự động cập nhật thông tin vào sổ văn đến đơn vị b) Quản lý Văn Bước 1: Chọn mục VB công cụ -> Chọn thêm (Cửa sổ hiển thị thêm 01 văn mới) 29 Lúc 01 hộp thoại xuất hiện, Văn thư cập nhập đầy đủ thông tin Bước 2: Sau cập nhật văn đi, Văn thư thực thao tác văn vừa cập nhật Thêm file đính kèm Xóa văn Sửa thông tin Văn Phân phối nội Gửi văn liên thông - Để gửi văn nội đơn vị quận chọn , hình hiển thị -> Văn thư lựa chọn đơn vị muốn gửi 30 2.4 Đối với vai trò Chuyên viên Sau đăng nhập, phần mềm vào danh sách văn đến Lãnh đạo Văn thư phân phối đến chuyên viên để xử lý Mục 1, 2,3 giống mục Mục Các nút xử lý văn bao gồm: : Trình duyệt tới lãnh đạo mạng : Chuyển trả văn (khi văn thư chuyển nhầm văn bản) : Báo cáo hoàn thành việc xử lý văn (cho phép kết nối văn với văn đến tương ứng) : Gửi ý kiến đến lãnh đạo : Tạo hồ sơ cơng việc cá nhân a) Trình duyệt văn lãnh đạo cấp Chức cho phép chuyên viên trình duyệt văn giải nội dung tương ứng với văn đến cụ thể (chú ý: văn duyệt bị từ chối) Sau kích vào nút hình tương tác sau: (trình duyệt) văn đến cụ thể, 31 Bước 1: Điền thông tin văn dự thảo, bao gồm Ký hiệu, loại văn đi, trích yếu văn Chú ý phải tích vào “Văn nội phòng” văn nội phòng Bước 2: Ấn nút “Cập nhật” để lưu thông tin văn dự thảo Bước 3: Sau hồn thành thơng tin văn dự thảo, chuyên viên bổ sung thông tin cần thiết trình duyệt , bao gồm: văn viện dẫn, ý kiến trình duyệt Bước 4: Chun viên đính kèm văn trình duyệt lên hệ thống Bước 5: Chọn lãnh đạo để trình duyệt Bước 6: Ấn nút “Trình duyệt” để thực trình duyệt b) Chức Báo cáo hoàn thành việc xử lý văn Chức cho phép chuyên viên báo cáo hoàn thành đầu việc không phát sinh văn Chú ý: Việc báo cáo hoàn thành cần thiết, để đầu việc (chuyên việc giao việc) tránh rơi vào biểu mẫu báo cáo việc hạn xử lý tài khoản lãnh đạo đơn vị Sau kích chuột vào nút (báo cáo hồn thành) văn đến, hình tương tác sau: 32 Bước 1: Thực việc kết nối văn danh sách với văn đến tương ứng hiển thị phía Trong trường hợp văn đến khơng phát sinh văn bỏ qua bước (Nếu bỏ qua bước nút hiển thị bước chữ Lưu trữ) Bước 2: Kích vào nút Hồn thành (hoặc Lưu trữ) để thự việc báo cáo c) Chức Tạo hồ sơ công việc Chức cho phép chuyên viên liên kết nhanh đầu việc vào hồ sơ công việc cá nhân, thuận tiện cho việc tra cứu, triển khai công việc sau Bước 1: Tìm kiếm hồ sơ theo từ khóa (có thể bỏ qua) Bước 2: Chọn hồ sơ danh sách Bước 3: Ấn nút “Lưu vào hồ sơ chọn” 33 Chức Thống kê xử lý công việc đơn vị Trên menu chức năng, chọn mục “Thống kê” để vào chức thống kê văn đơn vị Danh sách văn Chức “VB đi”: cho phép hiển thị toàn văn đơn vị Các văn xuất hệ thống thảo hoàn chỉnh văn thư quét (scan), nhập vào hệ thống 34 ... họp Chuyên mục Tài liệu kỳ họp Chức dành cho đại biểu HĐND, lãnh đạo HĐND tác nghiệp hệ thống Đây nơi đại biểu HĐND nhận tài liệu trước kỳ họp HĐND, đồng thời 19 kho lữu trữ tài liệu trực tuyến,... Hoạt động giám sát Quốc hội Hội đồng nhân dân năm 2015: “Chất vấn việc? ?đại biểu HĐND nêu vấn đề thuộc trách nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thành viên khác Ủy ban nhân dân, Chánh án TAND, Viện... đưa chất vấn diễn đàn quan dân cử đăng tải báo chí truyền hình trực tiếp nên chất vấn tạo điều kiện cho nhân dân giám sát quan dân cử, giám sát đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND giám sát cán cao