MỤC LỤC Mở đầu 1 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY MÔ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC 2 1 1 Khái niệm quy mô giao tiếp 2 1 2 Các loại quy mô giao tiếp cơ bản 2 1 3 Đặc điểm của quy mô giao tiếp trong tổ chức 4 Ch[.]
MỤC LỤC Mở đầu Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY MÔ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm quy mô giao tiếp .2 1.2 Các loại quy mô giao tiếp .2 1.3 Đặc điểm quy mô giao tiếp tổ chức Chương BÀI HỌC GIAO TIẾP CÔNG SỞ TỪ HIỂU BIẾT VỀ QUY MÔ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC 2.1 Thực trạng giao tiếp công sở .8 2.2 Kỹ phương tiện cần dùng giao tiếp công sở 2.3 Nguyên tắc giao tiếp môi trường công sở Nhà Nước 11 2.4 Giải pháp giao tiếp đạt hiệu môi trường công sở nhà nước 16 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 Mở đầu Trong sống hàng ngày, đặc biệt mối quan hệ nơi công sở, thất bại giao tiếp thường nguyên nhân bất đồng hiểu lầm đối tượng giao tiếp Sự thành công nhân viên khơng phụ thuộc vào tính chun nghiệp siêng làm việc mà mối quan hệ cá nhân kỹ giao tiếp họ. Vì thế, giao tiếp ứng xử nơi công sở vấn đề nóng nhiều bạn trẻ quan tâm Một ngày làm việc 8h nơi công sở, bạn thường xuyên tiếp xúc với nhà lãnh đạo, đồng nghiệp hay khách hàng…Vì thế, quan hệ giao tiếp nơi công sở bao gồm mối quan hệ bên bên quan, doanh nghiêp tổ chức đó, quan kinh doanh thường xuyên quan hệ tiếp xúc với xã hội bên ngồi Mục đích chủ yếu mối quan hệ đến “nhân hòa” trình độ cao cấp, song thực tế giao tiếp cơng sở Việt Nam lên số vấn đề như: Một số cán bộ, nhân viên cơng sở chưa có kỹ giao tiếp cần thiết với đồng nghiệp, với nhân dân Quan hệ lãnh đạo với công chức quan hệ dưới, khơng thể "gia đình chủ nghĩa"…Những điều vơ tình khiến cho giao tiếp ứng xử nơi cơng sở khơng cịn coi chuẩn mực nhận tin cậy, tín nhiệm nhân dân nhiều trước Chính từ lý đó, em xin lựa chọn nội dung: “Những học rút từ hiểu biết quy mô giao tiếp tổ chức” làm để tài nghiên cứu tiểu luận kết thúc môn Khoa học giao tiếp Trên sở thu nhận thông tin quy mô giao tiếp tổ chức để xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi thân qua tác động lẫn để hiểu biết tình huống, có tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều cho mơi trường công sở nước ta Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY MÔ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm quy mô giao tiếp 1.1.1 Giao tiếp gì? Giao tiếp hoạt động bản, nhu cầu thiếu người Trong q trình sống hoạt đơng, xung quanh người có nhiều mối quan hệ: gia đình, bạn bè, hang xóm, đồng nghiệp, kinh doanh, đối ngoại…Đa số mối quan hệ hình thành phát triển trình người sống hoạt động cộng đồng xã hội, thơng qua hình thức tiếp xúc, gặp gỡ, liên lạc vô phong phú đa dạng với người khác – giao tiếp Từ xưa đến nay, có nhiều khái niệm giao tiếp đưa đưa khái niệm chung sau: Giao tiếp tiếp xúc hai hay nhiều người nhằm mục đích trao đổi nhận thức, tư tưởng, tình cảm, vốn sống, kinh nghiệm cá nhân, xã hội, kỹ năng, kỹ xảo hoạt động, hoàn thiện nhân cách phù hợp với chuẩn mực hành vi xã hội 1.1.2 Thế quy mô giao tiếp? Quy mô giao tiếp hiểu ngắn gọn độ phủ sóng hoạt động giao tiếp cá nhân hay tập thể Nhằm trao đổi nhận thức, tư tưởng, tình cảm, vốn sống, kinh nghiệm cá nhân, xã hội, kỹ năng, kỹ xảo hoạt động, hoàn thiện nhân phạm vi nhóm, tổ chức hay tập thể 1.2 Các loại quy mơ giao tiếp 1.2.1 Giao tiếp liên nhân cách Quan hệ liên nhân cách quan hệ người với người, cá nhân cụ thể với Đó quan hệ xã hội sắc riêng, mà giao tiếp liên nhân cách qua cá nhân với cá nhân, cá nhân với nhó cá nhân, cá nhân với nhóm Trong giao tiếp, quan hệ liên nhân cách giúp người ta tìm thấy cảm thơng, thống tư tưởng quan điểm, hiểu biết thói quen đặc tính khác đối tượng giao tiếp Giao tiếp liên nhân cách ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng giao tiếp, ví xi măng gắn kết cá nhân, phận với nhóm, tổ chức Sự hiểu biết, thơng cảm, chia sẻ giúp đỡ lẫn thành viên nhóm giao tiếp đạt hiệu cao ngược lại Do hiểu biết cá tính, thói quen đối tượng giao tiếp điều kiện để giao tiếp liên nhân cách có kết 1.2.2 Giao tiếp nhóm Theo Ken Blanc Hard Paul Hersey nhóm tập hợp hai nhiều người hơn, tồn tất cần thiết để thỏa mãn nhu cầu thành viên Trong sống, để thỏa mãn nhu cầu đó, người có nhu cầu tự giác họp lại để chia sẻ hoạt động, dẫn tới tồn nhiều nhóm xã hội khác nhau: nhóm bóng đá, nhóm cầu lơng, nhóm học tập, nhóm làm việc, nhóm thời trang… Do vậy, giao tiếp nhóm giao tiếp thành viên nhóm, giao tiếp nhóm với Sự nỗ lực thành viên nhóm cho kết cao nỗ lực riêng cá nhân Trong nhóm thức cịn có nhóm khơng thức, quan hệ đan xen thành viên xen hai nhóm có ảnh hưởng trực tiếp đến kết hoạt động chung Nếu quanhệ gắn bó chặt chẽ, tích cực thành viên nhóm kết hoạt động tăng lên nhiều Nếu quan hệ thành viên tiêu cực, kìm hãm kết hoạt động chung nhóm c Giao tiếp tổ chức Giao tiếp tổ chức xuất thành viên nhóm thấy khơng thể hồn thành nhiệm vụ khơng có tổ chức Vậy, tổ chức kết hợp nhóm theo hướng để hồn thành công việc lớn - Tổ chức xây dựng từ cá nhân mục đích - Các tổ chức hồn thành số cơng việc mà cá nhân nhóm khơng làm Trong tổ chức, giao tiếp chất keo gắn kết phận, cá nhân với cho phép tổ chức phát triển, phối hợp hoạt động, cho phép người làm việc chung, hoàn thành mục đích chung Trong hoạt động tổ chức, giao tiếp đóng vai trị quan trọng cho thành cơng tổ chức , ngược lại hiểu biết cá nhân tổ chức cần để giao tiếp thành công 1.3 Đặc điểm quy mô giao tiếp tổ chức 1.3.1 Cấu trúc tổ chức trình giao tiếp Phần lớn tổ chức có cấu trúc hình tháp, người có vị trí cao đỉnh tháp có nhiều quyền lực quyền lợi Vì vậy, muốn phấn đấu để đạt vị trí cao tháp quyền lực Sự phấn đấu định quan hệ họ với đồng nghiệp, với cấp cấp Những mâu thuẫn không đáng xảy xuất cá nhân nhóm tham gia vào tranh đua khơng lành mạnh dẫn tới tình hình xấu quan hệ giao tiếp ảnh hưởng tới nỗ lực chung nhóm Khắc phục tình trạng có thơng qua giao tiếp cởi mở để hạn chế mâu thuẫn nâng cao tinh thần hợp tác nhóm Trong tổ chức gồm: Tổ chức thức khơng thức Về tổ chức thức: Muốn thực giao tiếp có hiệu quả, cá nhân cần hiểu cấu quyền hành, tôn ti trật tự vị trí người Trong tổ chức, thái độ hành vi người phải tuân theo khuynh hướng định, mục đích, nhiệm vụ hoạt động chung tổ chức phải đặt lên hàng đầu Về tổ chức khơng thức: Muốn giao tiếp có hiệu tổ chức, việc yêu cầu người phải hiểu biết tổ chức vị trí thân; yếu tố khơng phần quan trọng quan hệ tình cảm thành viên Tính chất quan hệ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu giao tiếp nhóm Nó động lực thúc đẩy thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ tổ chức quan hệ tình cảm tốt đẹp kìm hãm hoạt động thành viên, hạn chế khả hoàn thành mục tiêu tổ chức quan hệ tiêu cực như: ganh tỵ, bè phái, chia rẽ nội bộ, đồn kết 1.3.2 Các bước hình thành môi trường giao tiếp tốt cho tổ chức Các thành viên phải nhận rõ thương hiệu (hay chất) tổ chức Thương hiệu tổ chức không để phân biệt tổ chức với tổ chức khác mà cịn nói lên vị trí, vai trị xã hội Nhận rõ thương hiệu (hay chất) tổ chức điều kiện quan trọng để thành viên có nỗ lực đấu để có phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu tổ chức + Cấp lãnh đạo cần sử dụng hợp lý cấu tổ chức thức khơng thức, thành viên tổ chức lúc tham gia hai tổ chức Hoạt động tổ chức đạt hiệu cao có hợp tác chặt chẽ thành viên hai tổ chức + Lãnh đạo phải đóng vai trị mẫu mực giao tiếp Để tạo môi trường giao tiếp tốt tổ chức, gương mẫu người lãnh đạo thực quy định tổ chức có tác động mạnh đến chấp hành nghiêm chỉnh quy định thành viên + Người lãnh đạo cần tránh đơn phương thay đổi định tổ chức Sự thiếu gương mẫu lãnh đạo, lời nói khơng đơi với việc làm đe dọa phá vỡ chuẩn mực hành vi hệ thống thức khơng thức, dẫn tới thái độ không tuân thủ quy định chung thành viên có hành vi chống đối, nhanh chóng gây rối loạn tổ chức, dẫn tới tình trạng “trên bảo, khơng nghe” mục đích tổ chức khơng thực Để thực vai trị mẫu mực giao tiếp, địi hỏi lãnh đạo phải có khả lắng nghe, tiếp thu ý kiến, không độc đốn, nóng vội áp đặt, định kiến trao đổi thông tin với cấp Điều khích lê người tham gia ý kiến đóng góp, tăng cường độ giao tiếp, đồng thời người lãnh đạo có thêm khả điều chỉnh, điều khiển hoạt động tổ chức có hiệu 1.3.3 Các chiều giao tiếp tổ chức Trong tổ chức có chiều giao tiếp sau: Giao tiếp từ cấp xuống cấp dưới; Giao tiếp từ cấp lên cấp trên; Giao tiếp phận cấp Đây ba chiều giao tiếp sử dụng thường xuyên tổ chức Thứ nhất, giao tiếp từ cấp xuống cấp Trong chiều giao tiếp này, thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp hơn; thông tin từ thủ trưởng tới nhân viên; từ người lập kế hoạch, sách đến người thực Mục đích chiều thơng báo thơng báo, hướng dẫn cơng việc, sách khuyến khích nhân viên, khen ngợi sáng kiến, phản hồi thông tin chủ trương, định tổ chức; động viên gây cảm tình, cảm hứng cho thành viên Điều đáng ý chiều giao tiếp thơng tin bị thất thốt, sai lạc trình độ người đưa tin, kỹ thuật truyền tin,…Muốn khắc phục khó khăn trên, cần thực thơng tin hai chiều cấp khơng có thói quen bộc lộ ý nghĩ với cấp Trong giao tiếp cận tránh thái độ hống hách, bố trên, ám nhắc nhở ta đại diện cho tổ chức hay ban lãnh đạo Trong giao tiếp, lãnh đạo cần thể rõ mong muốn hay hành động yêu cầu người khác thực Giao tiếp từ cấp xuống cần dựa tôn trọng, tin cậy lẫn Nếu có thiện kiến với cấp dưới, họ trì hỗn cơng việc làm việc với tinh thần phấn khởi Thứ hai, giao tiếp từ cấp lên cấp Chiều giao tiếp phản hồi giao tiếp từ cấp xuống Trong chiều giao tiếp cấp báo cáo lên cấp họ, có liên quan đến cơng việc đồng nghiệp, phương thức thực nhận thức họ yêu cầu cấp Chiều giao tiếp giúp cho người quản lý có thông tin công việc, thái độ cấp dưới, phát hiên người có triển vọng chậm tiến để chuẩn bị giao tiếp khác có hiệu Đáng lưu ý khơng thể hồn tồn tin cậy vào chiều giao tiếp cấp cảm thấy nói thật (nếu khơng phù hợp với ý kiến lãnh đạo) dễ bị trù dập, có khuynh hướng giấu kín ý kiến khó khăn Do vậy, cấp phải nắm thông tin qua nhiều luồng, có kiểm tra xem xét cụ thể Thơng tin từ cấp lên cịn bị biến dạng chủ quan người đưa tin (do trình độ, định kiến, lỗi kỹ thuật .) cấp thường báo cáo mà họ cho cấp thích nghe thơng tin khơng xác giao tiếp từ cấp lên cấp thường mối quan hệ đáng lo ngại cấp Thứ ba, giao tiếp hàng ngang Đây chiều giao tiếp phận cấp lĩnh vực khác Chiều giao tiếp tồn phận hệ thống tổ chức khơng thức Giao tiếp hàng ngang thực hai mục đích tổ chức: mục đích cơng việc mục đích trì Qua giao tiếp giúp thành viên củng cố tinh thần làm việc, phối hợp thúc đẩy việc thực công việc tổ chức Sự biệt lập phận dẫn tới kình địch, gây cản trở cho giao tiếp Do vậy, tổ chức phối hợp công tác, chia sẻ thông tin, tăng cường mối quan hệ cá nhân cần thiết Chương BÀI HỌC GIAO TIẾP CÔNG SỞ TỪ HIỂU BIẾT VỀ QUY MÔ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC 2.1 Thực trạng giao tiếp công sở Công sở phận hợp thành máy nhà nước thành lập theo quy định pháp luật nhằm thực chức quản lí nhà nước dịch vụ cơng Đơn vị bao gồm quan quản lí nhà nước cấp quan hành nghiệp có tư cách pháp nhân cơng quyền nhằm thực chức quản lí nhà nước dịch vụ cơng Văn hóa cơng sở tổng hợp giá trị vật chất tinh thần, thể thành trí tuệ sáng tạo người, thể chất nhà nước sắc dân tộc quốc gia giai đoạn lịch sử. Và văn hóa giao tiếp nơi cơng sở tiêu chí để đánh giá đơn vị Song thực tế cho thấy, giao tiếp công sở lên số vấn đề như: Một số cán bộ, nhân viên công sở chưa có kỹ giao tiếp cần thiết với đồng nghiệp, với nhân dân Văn hố giao tiếp trọng Giao tiếp với nhân dân cửa quyền, quan liêu, sách nhiễu, Không tôn trọng kỷ luật quan, làm việc không niêm yết Công chức giao dịch với khách, nghe điện thoại mà không Quan hệ lãnh đạo với công chức quan hệ dưới, "gia đình chủ nghĩa", gọi lãnh đạo chú, bác, xưng con, xưng cháu, xưng em Giao tiếp quan có thứ bậc để đối xử, cịn ngồi xã hội tuỳ theo ý thích người mà giao tiếp thân mật, bình đẳng 2.2 Kỹ phương tiện cần dùng giao tiếp công sở 2.2.1 Các phương tiện giao tiếp công sở a) Ngơn ngữ Ngơn ngữ q trình người sử dụng thứ tiếng để giao tiếp tư Ngôn ngữ loại phương tiện giao tiếp chủ yếu người Bằng ngôn ngữ, truyền cách xác loại thơng tin nào, diến tả tâm trạng, tình cảm, miêu tả hành động…Ngơn ngữ dùng giao tiếp bao gồm: ngơn ngữ nói ngơn ngữ viết b) Phi ngôn ngữ Trong giao tiếp, bên cạnh ngơn ngữ, cịn có phương tiện phi ngơn ngữ, hay cịn gọi ngơn ngữ thể, ngơn ngữ khơng có âm Theo kết nghiên cứu nhà ngơn ngữ học 80% hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ mang lại Con người thể biểu lộ cảm xúc, biểu lộ thông qua biểu cảm khuôn mặt Những trạng thái khác biểu cảm khuôn mặt giúp thân tự tin dễ thành cơng giao tiếp 2.2.2 Kỹ cần có giao tiếp công sở Nhà nước a) Kỹ lắng nghe Đây kỹ quan trọng giao tiếp Theo nghiên cứu, nhận thấy lắng nghe chiếm gần nửa tổng số thời gian giao tiếp Các mức độ lắng nghe: Lờ đi, khơng nghe cả; Giả vờ nghe; Nghe có chọn lọc; Nghe chăm chú; Nghe thấu cảm;…Hãy ý lắng nghe từ bạn đồng nghiệp, cấp cấp Chăm lắng nghe tốt khơng giúp nắm bắt xác thông tin mà đối phương muốn truyền đạt, mà cịn thể tơn trọng người đối diện b) Tôn trọng điểm khác Nếu bạn ln tán đồng thứ, mối quan hệ tẻ nhạt Sự xung đột ý kiến điều lành mạnh Nó cho thấy bạn cá nhân độc lập, nhân viên có chủ kiến, có khả hình thành niềm tin riêng tranh luận chúng Có thể bạn khơng đồng ý với vấn đề công ty, tôn trọng lẫn động viên, giúp bạn tìm hướng giải đắn c) Gặp điểm Thỏa hiệp điều cốt yếu cần đàm phán cách thức giải vấn đề mối quan hệ Một đôi tai biết lắng nghe tơn trọng quan điểm đối tác, tình cảm giúp bạn giữ nói chuyện với người Linh hoạt, mềm dẻo yếu tố cần để giúp tìm gặp điểm lối tìm giải pháp d) Kỹ thuyết phục Thuyết phục đưa tình tiết, kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo Quá trình thuyết phục gồm bước sau: - Tạo khơng khí bình đẳng; - Lắng nghe để hiểu người đối thoại (tâm lí họ, nguyên nhân làm cho họ lo ngại, bận tâm, từ chối); - Bày tỏ thông cảm; - Giải vấn đề (giải tỏa lo ngại, bận tâm, từ chối) e) Kỹ thuyết trình Thuyết trình, hay cịn gọi diễn thuyết, nói chuyện trước nhiều người (cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp đối tác) vấn đề cách có hệ thống Đối với nhân viên, kỹ thuyết trình kỹ quan trọng Kỹ thuyết trình tốt giúp biểu lộ cách dễ hiểu, rõ ràng, mạch lạc vấn đề mà ta đề cập tới, nhằm thu đồng tình ủng hộ cấp đồng nghiệp bước để thuyết trình hiệu quả: - Xác định mục tiêu cụ thể - Gây ý người nghe - Thể nhiệt tình vấn đề bạn trình bày - Đi thẳng vào câu kết luận 10 - Thử thuyết trình phân tích sau thuyết trình 2.3 Ngun tắc giao tiếp mơi trường công sở Nhà Nước 2.3.1 Nguyên tắc thứ bậc a) Trong quan hệ cấp – cấp Nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ điểm, ý chính, trao đổi xác ý lắng nghe/ghi chép nhận xét cấp Cịn bạn nói chuyện với cấp dưới, ln ln giải thích chi tiết vấn đề đừng quên hỏi nhân viên cấp xem họ suy nghĩ phản hồi vần đề Đối với cấp dưới: Học cách ứng xử với cấp trên: - Xây dựng ý thức tuân thủ cấp trên, điều giúp bạn có tín nhiệm; - Chú ý bảo vệ hình tượng cấp trên, đồng thời giúp bạn bảo vệ hình tượng mình; - Khi sếp đến văn phòng, nhân viên, đặc biệt nhân viên thư kí, cần chuẩn bị tốt bút, sổ ghi nhớ, giấy tờ có liên quan…Khi nhận thị sếp, không hiểu chưa rõ lắm, thỉnh giáo sếp; Khi sếp nhiệm vụ, để tránh sai sót, nhắn lại lần để xác định chắn; - Phản hồi tiến trình công việc với sếp báo cáo kịp thời cơng việc hồn thành; - Khi cơng tác làm, trừ trường hợp bất khả kháng, nên tự báo cáo sếp, dù khơng nơi làm thời gian ngắn nên thông qua đồng ý sếp; Tránh làm việc vượt cấp, trừ trường hợp cần thiết; Đối với cấp trên: Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới: Là trình giao tiếp lãnh đạo với nhân viên để kiểm tra, thực định quản trị, đánh giá tiến độ công việc, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng người để có biệp pháp giúp đỡ thích hợp Các ngun tắc xây dựng mối quan hệ với cấp dưới: 11 - Cư xử cơng Khơng đưa tình cảm riêng vào công việc chung Điều để tạo tôn trọng nể sợ nhân viên - Phần thưởng xứng đáng Có phần thưởng cho cá nhân hoàn thành nhiệm vụ Việc cần thực công khai, minh bạch; tránh tùy tiện kiểu “rải khắp” - Phản hồi tích cực Khen thưởng, động viên họ làm tốt, góp ý với tính xây dựng họ mắc lỗi - Phân chia công việc đồng Tránh giao nhiều việc cho người người khác lại rãnh rỗi - Đào tạo người “yếu” Dùng người giỏi chuyên môn để đào tạo người yếu hơn, người cũ đào tạo người tốt mời chuyên gia đào tạo - Tác phong chuyên nghiệp Luôn giữ tác phong chuyên nghiệp, tránh trang phục lơi thơi, bệ rạc trước nhân viên, nói thiếu giữ gìn - Phải biết giao việc ủy quyền Điều thể tin tưởng lãnh đạo vào nhân viên, giúp họ tự tin hăng hái công việc b) Trong quan hệ với đồng nghiệp Giao tiếp nơi công sở nghệ thuật, đặc biệt giao tiếp đồng nghiệp Nó khơng khéo léo mà điều hòa than người Làm để tạo cho mơi trường thật thoải mái suốt tám làm việc? Sau vài lời khuyên việc giao tiếp với đồng nghiệp nơi công sở: Biết đặt từ ngữ: Chọn từ ngữ quan trọng Không nên nói kiểu cách "Thật tuyệt vời anh làm điều đó" Tốt nói thẳng: "Tôi muốn nhờ anh làm điều này" Điều lợi đồng nghiệp nam giới Nói chung cơng việc khơng nên dùng lời nói hay từ ngữ cầu kỳ Nếu người dễ tính dễ dàng bỏ qua, hay xét nét lại dễ quạu 12 Biết cách "chỉnh" với giọng nói Giọng the thé, run run hay hụt không gây ấn tượng tốt Những người giàu kinh nghiệm biết cách nói thật chậm rãi trầm lắng Đừng cười khúc khích cười phá lên Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa cơng sở bạn lúc im lặng Ln giữ đầu "mát mẻ" Tình trạng căng thẳng, sầu muộn kẻ thù mối liên kết tốt đẹp bạn đồng nghiệp Luôn hồ nhã, khó khăn, bạn làm khác Nên nhớ thịnh nộ nam giới dễ chấp nhận nữ giới Đừng bỏ qua hội họp Hội họp "mạch liên kết" bạn đồng nghiệp Trong số nghề, bạn thăng chức nhờ thể lực tình Nếu được, ln tranh thủ hội giữ vai trò (bằng cách đưa ý kiến tóm tắt trọng tâm hội thảo cách đơn giản nhất) 2.3.2 Nguyên tắc giao tiếp số trường hợp công sở nhà nước a) Trong hội nghị, họp Đối với người tổ chức hội nghị, họp - Chuẩn bị sở vật chất: trang trí, qt dọn phịng họp Các phương tiện kỹ thuật, ghi âm, ghi hình - Khuyến khích người phát biểu, ý kiến đa dạng - Đặt câu hỏi gợi mở “Bạn nghĩ vấn đề ?” Theo bạn vấn đề nên giải nào? - Tránh đặt câu hỏi có / khơng ? - Mời phát biểu theo trình tự, nguyên tắc: Người chức danh thấp phát biểu trước Người chức danh cao phát biểu sau Có thể định số người chuẩn bị sẵn để phát biểu trước để định hướng cho hội nghị 13 - Cần cho tiến hành họp (Nếu không họp giờ, số thành viên tham dự giảm, số người trễ tăng lên) Đi trễ phải có lí bị kiểm điểm - Khai mạc cách ngắn gọn, rõ mục đích nội dung họp, cách làm, thời gian - Theo dõi điều khiển họp theo tinh thần đặt Quan sát thái độ, phản ứng người để có điều chỉnh cho phù hợp Đối với thành viên tham gia dự hội nghi, họp - Khơng cần dẫn dắt dài người quan tâm nhiều tới vấn đề hiểu tầm quan trọng Chỉ đưa 1-2 điểm phải để người khác phát biểu - Không cần phải đưa lời kết luận cách trang trọng - Cách trình bày khơng cần nghi thức trang trọng (có thể ngồi chỗ) tiếp xúc mắt với cử tọa nhiều - Phải theo sát chương trình, phát biểu thích hợp - Giúp người chủ tọa điều khiển họp cách thuận lợi, cởi mở, thoải mái Có thể thực số động tác nhẹ nhàng, mỉm cười, ánh mắt thân thiện, ẩn chứa đầy nhiệt tình, tránh cười lớn, vung tay, đập bàn… Đối với người xếp chỗ ngồi hội nghị, họp - Thường có bàn danh dự đặt phía (từ đến ghế) dành cho khách có chức vụ cao đại diện ban lãnh đạo, quan khách khác ngồi hàng ghế đầu bên - Vị lãnh đạo (chủ nhà) ngồi bàn danh dự Vị khách quan trọng số ngồi bên phải chủ nhà - Trong lễ kí kết hợp đồng thư kí ngồi hàng đầu phía sát tường (Nếu thủ trưởng cần gặp cặp theo mé tường lên gặp, không cắt ngang trước mặt quan khách) - Trong họp báo, thư ký phiên dịch phải đứng cạnh thủ trưởng bên tay trái, lùi phía sau (Khơng đứng tầm ngắm 14 phóng viên họ chụp ảnh hay trực tiếp vấn nhân vật quan trọng) - Trong hội nghị, thư kí khơng phải người hướng dẫn chương trình người viết biên ngồi bàn tiếp tân b) Trong bữa tiệc Trong bữa tiệc, thấy có người lên đám đông với phong cách hịa đồng bên cạnh người kín đáo Họ thường chủ động bắt chuyện với người, niềm nở bắt chuyện với Đó kỹ cần thiết cho người kinh doanh Giao tiếp bàn tiệc - Trong bữa tiệc, phép lịch người thơng qua cử chỉ, cách ăn nói, cách sử dụng dụng cụ bàn ăn - Cách nói: giao tiếp bữa tiệc phải thể tính văn hóa, thân tình, tính khiêm tốn, nói ít, nghe nhiều, khơng nói q to, nói vừa đủ nghe, nói nhẹ nhàng từ tốn Cách ăn uống, sử dụng dụng cụ bàn ăn - Chú ý không nhai nguồm ngồm, phải nhai khơng phát tiếng - Khơng vừa nhai vừa nói - Tránh cầm dao, nĩa, muỗng đũa tay mà điệu nói chuyện - Cụng ly phải xem bàn người lớn tuổi cụng trước (người chức vụ lớn hơn) nên hạ miệng ly thấp họ - Sau người phụ nữ thể phép lịch - Không uống say tự chủ, nói sai, làm sai gây phiền hà khó chịu cho người - Khơng vứt tàn thuốc bừa bãi - Câu chuyện bàn ăn nên có tính vui vẻ, dễ chịu, khơng bóng gió, riêng tư để người tham gia - Không nên hỏi thăm đời tư khách 15 - Sỉa phải kín đáo che miệng, hỉ mũi phải tế nhị rời xa phòng ăn - Trong tiệc Châu Á nên tiếp thức ăn cho người khác người lớn tuổi, phụ nữ (không gắp đũa mình) - Khi khơng ăn để muỗng nỉa vào hẳn lịng đĩa - Khi khơng ăn bắt đầu giao lưu với khách đứng phòng tiệc - Nên cầm ly rượu nước trái cây, tránh để tay thừa thêm phần lịch lãm 2.4 Giải pháp giao tiếp đạt hiệu môi trường công sở nhà nước Giao tiếp quy mơ tổ chức hay đơn vị doanh nghiệp nghệ thuật Nó khơng kết hợp khéo léo giao tiếp mà điều hòa thân người Làm để tạo cho môi trường thật thoải mái suốt tám đồng hồ Giao tiếp tốt nơi làm việc giúp bước tiến lên thành công nghiệp Tuy nhiên, để có kỹ giao tiếp tốt, cần trình học hỏi thực hành, trau dồi vốn từ ngữ, ứng xử khéo léo, thông minh Dưới bước giúp chuẩn bị tham gia công tác môi trường công sở nhà nước làm chủ kỹ giao tiếp nơi làm việc cách hiệu quả: 2.4.1 Những điều nên làm - Giao tiếp, ứng xử với dân phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng, khơng nói tục, khơng nói tiếng lóng, khơng quát nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ ràng… Hãy nghĩ trước nói - Chưa hết giờ, khơng - Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng…Khi nghe điện thoại, phải xưng họ tên, quan công tác, không ngắt điện thoại đột ngột - Thái độ phải niềm nở, nét mặt tươi cười giao tiếp với dân - Biết lắng nghe tơn trọng quan điểm người, khuyến khích người khác bày tỏ ý kiến họ 16 - Hãy thể tôn trọng tới tất người; Khen ngợi giúp đỡ cách chân thành - Xây dựng văn hoá giao tiếp, ứng xử cán bộ, nhân viên quan. 2.4.2 Những điều không nên làm - Tránh việc đánh đố người khác - Đừng lặp lại sai lầm Hãy rút kinh nghiệm cho thân mắc lỗi - Tuyệt đối khơng nói xấu người khác - Không đố kỵ với đồng nghiệp - Hạn chế nhờ vả từ việc nhỏ nhặt - Không tỏ thân thiện với sếp - Trốn tránh trách nhiệm - Khơng tự biến thành kẻ ba hoa, khoe khoang - Không lôi kéo, bè phái nơi công sở 17 KẾT LUẬN Như vậy, từ học rút từ hiểu biết quy mô giao tiếp tổ chức kết luận rằng: Trong xã hội, giao tiếp hoạt động thiếu đời sống người, đặc biệt hoạt động kinh doanh giao tiếp đóng vai trị đặc biệt quan trọng trình hoạt động phát triển thân cơng ty Vì cần phải biết vận dụng phối hợp yếu tố quy mô giao tiếp để ứng xử biết linh hoạt nhiều trường hợp, hồn cảnh khác nhau, khơng thể cứng nhắc Khi giao tiếp với nhiều người tổ chức, cần phải ln ý tới tình bối cảnh đàm thoại Một vài tình địi hỏi cách cư xử trang trọng tình khác cách cư xử lại bị xem lạc lõng Vì phải ln cân nhắc xem hành động phi ngơn ngữ có thích hợp với bối cảnh hay không, điều đỏi hỏi người giao tiếp phải tinh tế cách nhìn nhận cách xử lý Đặc biệt, giao tiếp nghệ thuật nên phối hợp nghệ thuật riêng người, bắt chước, “nhập khẩu” cách máy móc, khn mẫu Mỗi người tạo nên dấu ấn, phong cách riêng cho cách tự tìm tịi, sáng tạo để có nhìn tổng qt vấn đề trước giao tiếp 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Học viện Báo chí Tun truyền, TS Hà Thị Bình Hịa: Giáo trình “Khoa học giao tiếp”, Nxb Chính trị - Hành chính, Hà Nội – 2011 Sơn Anh, 2005, 33 nguyên tắc thép giao tiếp, NXB Hải Phòng Brandon Toropov, 2001, Nghệ thuật giao tiếp hữu hiệu nơi công sở, NXB Trẻ Dale Carnegie, 2008, Đắc nhân tâm, NXB Tuổi trẻ Allan & Barbara Pease (2008), Cuốn sách hoàn hảo về ngôn ngữ thể, NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Vương Mộc (2010), Những điều cần biết về ngôn ngữ cử chỉ, NXB Thời Đại Các website: http://news.goonline.vn http://www.baihocthanhcong.com http://tailieu.vn http://www.kynang.edu.vn http://www.ketnoisunghiep.vn http://dethanhcong.com http://kynangsong.org www.doanhnhansaigon.vn www.kynang.edu.vn 19 ... động tổ chức có hiệu 1.3.3 Các chiều giao tiếp tổ chức Trong tổ chức có chiều giao tiếp sau: Giao tiếp từ cấp xuống cấp dưới; Giao tiếp từ cấp lên cấp trên; Giao tiếp phận cấp Đây ba chiều giao tiếp. .. chung Trong hoạt động tổ chức, giao tiếp đóng vai trị quan trọng cho thành công tổ chức , ngược lại hiểu biết cá nhân tổ chức cần để giao tiếp thành công 1.3 Đặc điểm quy mô giao tiếp tổ chức. .. dung: ? ?Những học rút từ hiểu biết quy mô giao tiếp tổ chức? ?? làm để tài nghiên cứu tiểu luận kết thúc môn Khoa học giao tiếp Trên sở thu nhận thông tin quy mô giao tiếp tổ chức để xây dựng, điều chỉnh