TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ CẦN THƠ KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT FCL VÀ HÀNG XUẤT LCL BẰN[.]
GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài
Ngày nay Logistics ngày càng đóng một vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình lao động của xã hội Khi mà giờ đây các hoạt động kinh doanh diễn ra vô cùng sôi nổi từ hàng hóa, nguyên vật liệu,…được vận chuyển khắp nơi một cách liên tục khiến cho phần giá trị gia tăng do logistics tạo ra ngày càng lớn Cùng với đó hội nhập kinh tế thế giới luôn được xem là vấn đề quan trọng hàng đầu, chính vì vậy luôn phải tăng cường hoạt động ngoại thương, trao đổi buôn bán hàng hóa với các nước trên thế giới Ngoài ra, song song với sự phát triển đó là sự ra đời của các tổ chức về kinh tế như WTO, APEC, FAO, AFTA,…Hay sự ra đời của các Hiệp định thương mại như: FTA, EVFTA,…Từ đó khiến cho việc lưu thông hàng hóa không chỉ dừng lại ở một vài nước, một khu vực mà là toàn cầu Tuy nhiên để có thể hội nhập toàn cầu thì đòi hỏi rất nhiều vấn đề khác nhau, từ đó cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao để có thể giải quyết vấn đề từ đàm phán đến thực hiện hàng hóa, thủ tục, giấy tờ.
Vì thế sự ra đời của các doanh nghiệp Logistics đã và đang giải quyết những vấn đề đó, giúp cho các thủ tục, giấy tờ nhanh chóng hơn, quá trình lưu thông hàng hóa không bị gián đoạn Từ đó giúp thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển có vị thế ngày càng cao hơn Nhận thức được điều đó công ty TNHH T&M Forwarding đã ra đời và được biết đến là một công ty hàng đầu chuyên về dịch vụ vận tải – giao nhận có uy tín trong suốt 26 năm qua Hiện tại vẫn không ngừng lớn mạnh và là sự lựa chọn tin cậy cho nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam Trong quá trình được thực tập tạiCông ty TNHH T&M Forwarding em đã chọn cho mình đề tài: “Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL bằng đường biển tại Công ty TNHH T&MForwarding”.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu được quy trình xuất hàng FCL và hàng xuất LCL bằng đường biển củaCông ty TNHH T&M Forwarding Đề ra giải pháp và đề xuất giúp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL bằng đường biển nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả cho công ty.
Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL của Công ty TNHH T&M Forwarding.
Không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại văn phòng Công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hồ Chí Minh
Thời gian: Nghiên cứu được bắt đầu từ ngày 4/7/2022 đến hết ngày 29/7/2022
Bố cục bài báo cáo
Bài báo cáo này của em sẽ được chia làm 4 phần:
• Chương 2: Cơ sở lý luận
• Chương 3: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH T&M Forwarding
• Chương 4: Đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động giao nhận hàng xuấtFCL và hàng xuất LCL bằng đường biển của Công ty TNHH T&M Forwarding.
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái niệm về giao nhận
Ngày nay có khá nhiều khái niệm khác nhau về dịch vụ giao nhận vận tải Nhưng hầu hết các nhà giao nhận vận tải trên thế giới đều sử dụng một khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải trong bộ quy tắc FIATA (International Association Of Freight Forwarders Association) – Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế đã đưa ra khái niệm cụ thể đó là: “Dịch vụ giao nhận vận tải là tất cả dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu trữ hàng, xử lý hàng, đóng gói hàng, phân phối hàng cùng các dịch vụ phụ trợ khác như tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, bảo hiểm, thu thập chứng từ và thanh toán liên quan đến hàng hóa.”[1].
Trước kia dịch vụ giao nhận đã được nhắc đến trong Luật Thương mại 1997.Nhưng do sự phát triển cũng như sự toàn cầu hóa trong thương mại quốc tế dần dần thuật ngữ “Dịch vụ giao nhận” dần không được phổ biến mà thay vào đó là “Dịch vụLogistics” được định nghĩa cụ thể trong điều 233 Luật Thương mại 2005: Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu,giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là lô-gi-stíc[5].Khái niệm logistics được sử dụng như hiện nay để chỉ các doanh nghiệp có khả năng kết hợp lại với nhau thành một đầu mối đứng ra cung cấp một chuỗi các dịch vụ liên hoàn được nêu trên.
Khái niệm về người giao nhận
Hiện nay chưa có một khái niệm rõ ràng nào về người giao nhận Người ta hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Ngoài ra, người giao nhận cũng có thể là chủ hàng ( khi chủ hàng tự mình đứng ra làm công việc giao nhận hàng hóa của mình), là chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng làm công việc giao nhận), công ty xếp dỡ hay khi hàng hoặc bất kỳ người nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa theo Luật Thương mại 2005.
Theo Liên đoàn Quốc tế các hiệp hội giao nhận thì “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và là hoạt động lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người vận tải Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
Theo điều 164 Luật Thương mại 2005 của Việt Nam thì người giao nhận được định nghĩa: Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa [5].
Từ những định nghĩa trên, ta có thể thấy được:
• Người giao nhận lo liệu việc vận tải nhưng chưa chắc là người vận tải Người này có thể sử dụng phương tiện vận tải hoặc có thể thuê mướn phương tiện vận tải.
• Người giao nhận có thể nhận hoạt động theo hợp đồng được ủy thác ký với chủ hàng.
• Ngoài ra, người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng, theo những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.
Vai trò, nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm của người giao nhận
2.3.1 Vai trò của người giao nhận
Vai trò của người giao nhận ngày càng lớn mạnh, đặc biệt trong thời đại hội nhập và phát triển kinh tế của Việt Nam như ngày ngay Điều này được thể hiện qua một vài mặt sau:
• Thứ nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Khi mà giờ đây các hoạt động kinh doanh diễn ra vô cùng sôi nổi hàng hóa, nguyên vật liệu,…được vận chuyển một cách liên tục Nhờ vào chuyên môn hóa mà các nhà sản xuất chỉ cần tiếp xúc với nhà giao nhận vẫn có thể đảm bảo được đầu vào cho sản xuất, lưu kho hàng hóa, giao nhận hàng hóa với đối tác,…Từ đó, tác động lớn đến doanh nghiệp từ việc tiết kiệm được thời gian, công sức mà còn giúp doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực cho việc sản xuất.
Ngoài ra, để có cấu thành nên giá bán sản phẩm thì giá trị gia tăng do logistics cũng chiếm một phần lớn từ chi phí lưu thông, vận chuyển, việc phát triển của ngành giao nhận cũng góp phần giảm giá bán, thúc đẩy tốc độ lưu thông hàng hóa, như vậy quá trình vận chuyển hàng hóa mang tính chuyên môn cao hơn Người giao nhận có thể nghiên cứu để lập kế hoạch, lựa chọn tuyến vận chuyển, người vận chuyển, người chuyên chở công ty xếp dỡ phù hợp với chi phí nhất để vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận một cách an toàn nhất nên khách hàng sử dụng dịch vụ có thể an tâm về sự an toàn hàng hóa, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng, nhờ đó làm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Không những vậy, dịch vụ giao nhận còn giúp các doanh nghiệp không phải lo về các loại giấy tờ, thủ tục mà thay vào đó các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận có chuyên môn cao sẽ giúp giải quyết các vấn đề đó một cách suông sẻ, nhanh chóng.
• Thứ hai, góp phần mở rộng thị trường
Ngày nay, trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ cho phép kết hợp các quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa, tiêu thụ từ đó đòi hỏi hoạt động vận tải phát triển hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn và phức tạp hơn Trước đây hoạt động vận tải hàng hóa thường là hàng lẻ dễ xảy ra sự cố, mất mát đối với hàng hóa, rắc rối về mặt giấy tờ, vì vậy sự ra đời của nhà giao nhận đã đảm nhiệm được tất cả công việc ở mọi công đoạn để có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa.
Nhờ có dịch vụ giao nhận phát triển cao, việc tổ chức vận chuyển diễn ra chuyên nghiệp đã nhanh chóng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường, mạng lưới phân phối của mình ra toàn cầu, không như trước đây mỗi doanh nghiệp sản xuất chỉ có thể tập trung vào một vài thị trường nhất định, do vận chuyển càng xa thì chi phí càng cao.
• Thứ ba, mang lại nhiều lợi ích kinh tế, xã hội
Tạo điều kiện cho quá trình giao lưu kinh tế, xã hội, nối liền các hoạt động kinh tế giữa trong nước và nước ngoài, giữa các nước, các khu vực với nhau Ngoài ra, sự phát triển của ngành giao nhận cũng đã tạo điều kiện cho chính phủ có thêm nguồn thu nhập ngoại tệ.
Cùng với sự phát triển của ngành giao nhận thì các loại hình bảo hiểm cũng ra đã ra đời phục vụ cho hoạt động của người giao nhận Sự ra đời này đã góp phần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, phục vụ tốt cho hoạt động giao nhận vận tải.
Ngoài ra, ngành giao nhận vận tải đã giải quyết vấn đề việc làm hiện nay Người giao nhận không chỉ liên quan đến các hoạt động như chứng từ, khai báo hải quan,… mà còn liên quan đến nhiều hoạt động khác như chở hàng, bốc xếp, dán nhãn,…Đặc biệt, trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển đòi hỏi người giao nhận phải ứng dụng được các công nghệ mới, kỹ thuật tiên tiến Điều này đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân viên, cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn cao.
2.3.2 Nghĩa vụ, quyền hạn của người giao nhận
Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
• Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác.
• Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
• Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn;
• Trường hợp không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý.
Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải[5].
2.3.3 Trách nhiệm của người giao nhận
2.3.3.1 Trách nhiệm của nhà giao nhận vận tải (không phải là đại lý): Trách nhiệm cơ bản:
Nhà giao nhận vận tải phải chịu trách nhiệm nếu họ không đạt thẩm định về dịch vụ giao nhận hàng hóa, bao gồm các việc thuộc điều 8, phải bồi thường cho khách hàng về phần hàng hóa bị thất lạc hay hư hỏng cũng như thất thoát về tài chính mà lỗi thuộc về nhà giao nhận vận tải.
Nhà giao nhận vận tải sẽ không chịu trách nhiệm về các hành động thiếu sót của bên thứ 3, ví dụ như, nhưng không giới hạn, hãng vận chuyển, nhân viên kho, công nhân bốc vác, chính quyền cảng hoặc các nhà giao nhận vận tải khác Tuy nhiên, họ vẫn phải chịu trách nhiệm nếu không thẩm định tốt quá trình lựa chọn, hướng dẫn và giám sát các bên thứ ba[1].
2.3.3.2 Trách nhiệm của nhà giao nhận vận tải (là đại lý) Trách nhiệm của nhà giao nhận vận tải đóng vai trò là hãng vận chuyển
Nhà giao nhận vận tải sẽ chịu trách nhiệm không chỉ khi tự vận tải hàng hóa bằng phương tiện của họ, mà cả khi, phát hành chứng từ hoặc khi họ là người thầu vận chuyển (contracting carrier).
Tuy nhiên, nhà giao nhận vận tải sẽ không chịu trách nhiệm giống như hãng vận chuyển nếu như khách hàng nhận chứng từ vận tải được phát hành bởi chủ thể khác mà không phải là nhà giao nhận vận tải và sẽ duy trì như vậy trong khoảng thời gian hợp lý.
Trách nhiệm của nhà giao nhận vận tải khi cung cấp dịch vụ khác
Các chứng từ liên quan trong giao nhận
Theo Điều 385, Bộ luật dân sự 2015, “Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”[3].
Trong giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL hợp đồng sử dụng giữa bên giao nhận và khách hàng là hợp đồng vận chuyển Hợp đồng vận chuyển hàng hóa là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó một bên (bên vận chuyển) có nghĩa vụ vận chuyển hàng hóa tới địa điểm đã thỏa thuận và giao hàng đó cho người có quyền nhận; còn bên kia (bên thuê vận chuyển) có nghĩa vụ trả cước phí vận chuyển và các khoản phụ phí khác cho bên vận chuyển.
Ngoài ra, hợp đồng sử dụng trong mua bán trong thương mại quốc tế là hợp đồng thương mại Theo Luật Thương mại 2005: “Hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa các chủ thể kinh doanh với nhau và với các bên có liên quan về việc xác lập, thay đổi, hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thương mại”[5].
2.4.2 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một tài liệu được sử dụng trong thương mại quốc tế Nó cung cấp các thông tin như: nước xuất khẩu, giao nhận vận tải quốc tế, người nhận hàng cuối cùng với thông tin về các lô hàng, bao gồm cách đóng gói, các kích thước và trọng lượng của từng gói, nhãn hiệu và số được ghi ở bên ngoài của hộp.
Một số cách gọi khác để mô tả packing list là: phiếu gửi hàng, phiếu đóng gói, phiếu giao hàng, danh sách giao hàng, chứng từ hàng hóa,…
2.4.3 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán (Seller) cung cấp, ghi rõ số tiền mà người mua (Buyer) phải thanh toán Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
Commercial Invoice là một loại chứng từ thương mại quốc tế thể hiện Hóa đơn thương mại xuất khẩu này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng (theo quy định của Incoterms), phương thức thanh toán hay chuyên chở hàng như thế nào.
2.4.4 Vận đơn (Bill Of Lading)
Vận đơn đường biển (Viết tắt là B/L – Bill Of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận.
Original Bill: Do hãng tàu hoặc forwarder phát hành, có chữ kí bằng tay trên
Bill mới được coi là bill gốc, người kí là chủ hãng tàu hoặc người chuyên chở có thẩm quyền như thuyền trưởng Điều này rất thuận tiện cho việc mua bán, trao đổi hàng hóa.
Surrender/Telex bill: Xác nhận shipper đã nhận 100% tiền hàng từ consignee
Bill được phát hành bằng điện giao hàng telex release Người xuất khẩu đem đủ 3 bill gốc lên hãng tàu trả lại cho hãng tàu thì hãng tàu mới làm surrender bill Hãng tàu đầu xuất khẩu gửi điện tín cho văn phòng hãng tàu đầu xuất ở nước nhập để thả hàng Hãng tàu thực hiện hủy bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ Surrendered in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ đưa cho người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu Surrender bill rất thuận tiện trong trường hợp lô hàng cho thời gian vận chuyển ngắn Nếu không phát hành surrender bill thì consignee buộc phải chờ nhận được bill gốc mới có thể nhận được hàng.
Master bill of lading: Là loại vận đơn do người sở hữu phương tiện vận chuyển hoặc là người khai thác phương tiện vận chuyển phát hành cho người gửi hàng (shipper) Người gửi hàng ở đây có thể là người gửi hàng thực sự (actual shipper) hoặc là một công ty trung gian như là một công ty giao nhận vận chuyển.
House bill of lading:Là chỉ một loại vận đơn được forwarder phát hành đến những người gửi hàng trong trường hợp khách hàng không có yêu cầu sẽ lấy vận đơn của hãng tàu.
Seaway bill: Vận đơn được dùng thông qua trang website, hệ thống kết nối
Internet cho đại lý đầu nhập hàng Seaway bill có tốc độ giải phóng hàng nhanh hơn cả Surrender bill Hàng đến nơi, đại lý sẽ gửi fax, mail, điện thoại cho Consignee ra nhận hàng.
Tóm lại, vận đơn là chứng từ rất quan trọng, về nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng Nó như một bằng chứng về giao dịch hàng hóa, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.
Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng container
Vận tải container đường biển là hình thức sử dụng các container chứa hàng hóa bên trong và vận chuyển trong nội địa hoặc quốc tế bằng đường biển Đối với các container đường biển thường rất linh hoạt về lượng hàng và có thể chở hầu hết mặt hàng có kích thước và trọng lượng khác nhau, mỗi khoang của nó lại có thể chứa một khối lượng hàng khổng lồ Một số loại container thông dụng hiện nay:
• Container bách hóa: đây là loại container tiêu chuẩn dùng để chở hàng khô, có các loại: 20’DC, 40’DC, 40HC) Đây là loại container được sử dụng phổ biến nhất và thường được sử dụng trong vận tải hàng hóa trên biển.
• Container hoán cải: đây là loại container co thiết kế khá đặc biệt do dùng để chở hàng đặc biệt như: xe máy, ô tô, nước uống,…
• Container lạnh: thiết kế có thiết bị giữ nhiệt, độ ẩm phù hợp với hàng hóa thực phẩm, nông sản, nông sản, thuốc y tế,… cần được bảo quản cẩn thận và duy trì ổn định trong suốt quá trình vận tải.
• Container mở nóc: đây là loại container không có phần nóc và được dùng để chở những hàng hóa là máy móc, thiết bị xây dựng hoặc gỗ thân dài, hàng hóa cồng kềnh,…
• Container bồn: Loại cont này được thiết kế chuẩn theo tiêu chuẩn ISO từ nguyên mẫu Cont 20DC hoặc loại Cont 40DC với chất liệu được làm bằng nhôm, inox hoặc thép… cho độ chắc chắn và độ bền cao mà ít bị ảnh hưởng về thời tiết như bể, hư, ướt.
Hiện nay có 02 hình thức vận chuyển hàng hóa bằng container:
2.5.1 Gửi hàng nguyên container – FCL
FCL (viết tắc của Full Container Load) là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chưa đầy container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng[6].
Khi nhắc tới hàng FCL thường sẽ nghĩ ngay đến dịch vụ vận tải đường biển quốc tế với những lô hàng vận chuyển hàng hóa mà nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ được độc quyền sử dụng container chuyên dụng Thông thường sẽ là container 20ft hoặc container 40ft.
Ngoài ra, khi sử dụng hình thức FCL thường sẽ nhanh hơn LCL do khi hàngFCL đến cảng, hàng sẽ được lấy ra khỏi cảng và giao đến kho người nhận ngay Đối với hàng LCL thì phải mất thời gian hơn do phải làm hàng ở mỗi bước dẫn đến thời gian tổng sẽ chậm hơn FCL.
LCL (là viết tắt của Less Than Container Load) là cách vận chuyển hàng hóa khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ, sắp xếp,phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển tới cảng đích Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation [6].
CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH T&M
Giới thiệu chung về công ty TNHH T&M Forwarding
Hình 3.1: Logo của Công ty TNHH T&M Forwarding
T&M Forwarding là một doanh nghiệp nhạy bén với những thay đổi của thị trường, nắm bắt xu thế phát triển của ngành và của thế giới, từ những ngày đầu thành lập (1996) cho đến nay, T&M Forwarding luôn là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành giao nhận vận chuyển tại Việt Nam.
Hướng tới mục tiêu là một nhà cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp thông minh trong thời đại công nghệ 4.0 Chúng tôi đã đẩy mạnh đầu tư vào công nghệ và con người để đảm bảo chất lượng dịch vụ tối ưu nhất Đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng nhanh và chuyên nghiệp nhất.
Từ những năm 2000, ngoài trụ sở làm việc tại TP.HCM, văn phòng chúng tôi đã có mặt tại các thành phố lớn của Việt Nam như Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng, ngoài ra còn có chi nhánh tại Seattle, USA Cùng với đó là hệ thống hơn 600 đại lý trải khắp toàn cầu giúp chúng tôi đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng trong nước và quốc tế Từ những đơn hàng nhỏ lẻ đến những lô hàng lớn: vận chuyển hàng container, vận chuyển hàng lẻ, hàng thương mại điện tử,…Vận chuyển hàng hóa từViệt Nam, Đông Nam Á đến bất kỳ quốc gia nào trên thế giới, chỉ cần khách hàng có nhu cầu, chúng tôi sẽ giao hàng đến tận nơi, tận tay người nhận không giới hạn về vị trí địa lý ( vận chuyển hàng đi Mỹ, Canada, Châu Âu, Châu Á, Australia,…)
3.1.2 Mong muốn và tầm nhìn
Xây dựng một công ty mang tính hình mẫu trong lĩnh vực Logistics, với phương châm luôn là nhà tiên phong.
Thành công trong điều kiện tuân thủ chặt chẽ các quy định của môi trường kinh doanh – có tính ổn định lâu dài.
Dựa trên nền tảng của kinh nghiệm, tri thức, sự sáng tạo, lòng đam mê công việc và tinh thần ham học hỏi của mỗi cá nhân – không ngừng đổi mới và đi lên.
Coi khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên là những nhân tố quan trọng, lâu dài và có tính quyết định đến sự tồn tại, thành công và phát triển của công ty.
Con người là tài sản quý báu, là nhân tố số một có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty, vì vậy, công ty khuyến khích nhân viên học hỏi và trau dồi kiến thức, kinh nghiệm, coi việc đào tạo thường xuyên và có hệ thống, tạo môi trường làm việc tốt và có tính thúc đẩy cao là một trong những ưu tiên hàng đầu.
Tuân thủ các quy định của pháp luật, các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia, và của ngành nghề và chú trọng đến lợi ích chung của cộng đồng cũng là một trong những điều chủ chốt mà công ty luôn nhắc nhở mọi nhân viên cùng hướng đến Slogan 2022:
Tổng giám đốc: Đào Trọng Khoa
Phó Tổng giám đốc: Nguyễn Thị Thanh Xuân
Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH T&M Forwarding
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, Công ty T&M Forwarding)
Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH T&M Forwarding – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Tên công ty : Công Ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh TP.Hồ Chí Minh
Loại hình công ty : Công ty dịch vụ Địa chỉ : Tòa Nhà Pearl Plaza – Tầng 17 – 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.
Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh Điện thoại : +82(28) 3899 8696
3.2.2 Cơ cấu tổ chức chi nhánh TP HCM
Bộ phận kế (Account)toán
Bộ phận kinh doanh (Sales)
Bộ phận chứng từ (Cus)
Hình 3.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH T&M Forwarding – chi nhánh TP.Hồ Chí Minh
• Bộ phận HR & ADMIN - Bộ phận nhân sự
Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên, đưa ra các phúc lợi cho nhân viên, dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai của công ty, đưa ra các đề xuất thực hiện chính sách nguồn nhân lực và chịu trách nhiệm những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến tài sản và dữ liệu của công ty.
• Bộ phận IT - Bộ phận kỹ thuật Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống kết nối internet, wifi, các ứng dụng máy chủ, domain server, database server, mail server, web server, ftp server, file server, camera, phần mềm và các tài nguyên hệ thống… hoạt động ổn định phục vụ cho công việc tại công ty Quản lý vận hành các phần mềm nghiệp vụ (ERP, Kế toán, Nhân sự, Quản lý công văn, …) trong công ty Quản trị cổng thông tin, website, cập nhật nội dung Quảng bá website, phụ trách triển khai chiến lược e-Maketing trên website.
Là người giữ chức vụ cao nhất trong công ty, điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó.
Vạch ra đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt mức lợi nhuận cao nhất. Điều hành và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban Theo dõi kế hoạch làm hàng của từng lô hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng như nội dung, tiến độ làm hàng, hạn chế thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hóa xảy ra cũng như kịp thời chỉ đạo giải quyết những khiếu nại của khách hàng Kiểm tra việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động, an toàn hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển.
Tổng hợp thu chi của chi nhánh lưu giữ chứng từ hóa đơn sổ sách, các nghiệp vụ chủ yếu:
Hàng ngày nhận mail, tạm ứng chi phí đề xuất từ phòng khai thác, sẽ lấy tiền thủ quỹ cho phòng khai thác để phòng khai thác thanh toán chi phí công việc.
Sau khi phòng khai thác thông báo giao hoàn thành hàng nhập, xuất cho một khách hàng cụ thể, tiến hành tổng hợp chứng từ về lô hàng (hóa đơn, lưu kho hóa đơn local charge, tờ khai hải quan nếu có), tổng hợp theo dõi tiền tạm ứng từ phòng khai thác và chi phí làm hàng thực tế phòng khai thác.
Tập hợp hóa đơn, chứng từ, tờ khai các lô hàng đã hoàn thành từ phòng khai thác vào ngày 25 hàng tháng.
Tập hợp doanh thu, chi phí của chi nhánh và gửi báo cáo cho cty mẹ trước ngày
Tiến hành làm việc với cục thuế Hải Phòng và các bên Kiểm toán theo đúng kế hoạch
Tìm kiếm thông tin khách hàng trong nước và quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các nguồn, kênh… Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất, là nguồn sống của công ty và quyết định thu nhập của sales.
Tự chủ động liên hệ với hãng tàu, đại lý, người bán hàng báo giá, lấy booking, và phối hợp các bộ phận khác để handle hàng.
Duy trì và mở rộng tệp khách hàng.
Marketing, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty hiệu quả nhất.
Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ các tuyến.
Giao dịch, đàm phán với khách hàng với mục tiêu bán được hàng Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng mới. Đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất hàng với forwarder.
Thông quan hải quan, nộp thuế, làm chứng từ đòi tiền khách hàng và cung cấp cho kế toán, hoàn thuế…
Theo dõi tiến độ hàng đi, chăm sóc khách hàng và xem phản hồi chất lượng…
• Bộ phận chứng từ (Cus)
Bộ phận chứng từ xử lý hàng xuất: handle hàng xuất freehand và hàng xuất chỉ định.
Bộ phận chứng từ hàng nhập: handle hàng nhập freehand và hàng nhập chỉ định Sắp xếp phối hợp cùng bộ phận giao nhận để lên kế hoạch điều xe, đóng cont
(trucking) Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi Update status của các lô hàng xuất/nhập khẩu trên hệ thống để báo khách.
Hỗ trợ sales/docs làm chứng từ các lô hàng xuất - nhập, check ETA…
Hỗ trợ các bộ phận khác, hoặc làm theo yêu cầu (vị trí đúng nghĩa chuyên hỗ trợ).
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là sau khi nhận được các giấy tờ, chứng từ mà bộ phận chứng từ giao cho thì thực hiện các thủ tục tại hãng tàu, tại cảng, tại kho Đối với hàng nhập khẩu thì thực hiện một số việc như: lấy lệnh giao hàng và cược container ở hãng tàu, giao chứng từ cho người vận tải, lấy lại tiền cược ở hãng tàu,… Đối với hàng xuất khẩu thì thực hiện một số việc như: lấy lệnh cấp container và chì tại hãng tàu, xuống bãi chọn vỏ container, đi đóng phí nâng hạ container,
Mở tờ khai Hải quan, hoàn thành các loại cước phí, giao lại lô hàng và bộ chứng từ cần thiết cho bộ phận vận tải để tiến hành vận chuyển hàng hóa.
3.2.3.1 Vận chuyển đường hàng không
T&M Forwarding là một nhà vận tải hàng không được cấp giấy phép với đội ngũ nhân viên được đào tạo và có trình độ chuẩn IATA Chúng tôi có hợp đồng với hầu hết các hãng hàng không lớn và là một trong những khách hàng chính của Việt Nam Airline, Vietjet Nhờ có khối lượng hàng đều đặn với số lượng lớn cũng như cam kết lâu dài của công ty, chúng tôi nhận được ưu tiên về chỗ cho cả năm bao gồm cả thời kỳ cao điểm.
Các thế mạnh của chúng tôi trong vận chuyển hàng hóa 02 chiều bằng đường hàng không:
• Vận chuyển hàng đi Mỹ
• Vận chuyển hàng đi Canada
• Vận chuyển hàng đi Trung Quốc (China)
• Vận chuyển hàng đi Nhật Bản
• Vận chuyển hàng đi Hàn Quốc
• Vận chuyển hàng đi các nước Châu Âu ( Anh, Pháp, Đức,…)
• Vận chuyển hàng đi Australia
T&M được biết đến như là một trong những công ty tiên phong và dẫn đầu trong việc gom và vận chuyển hàng lẻ (LCL) đi các tuyến quốc tế Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ trực tiếp từ Việt Nam đi các nước Châu Á, Bắc Mỹ và Tây Âu Với mối quan hệ đối tác chặt chẽ với tất cả các hãng tàu và với số lượng hàng lớn,chúng tôi luôn có những ưu tiên về chỗ và giá kể cả mùa cao điểm trong năm T&M là một thành viên trong INTTRA (ID #808019) và bạn có thể làm việc, kết nối dữ liệu với chúng tôi qua EDI ( Electronic Data Interchange)
Các thế mạnh của chúng tôi trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển:
• Vận chuyển hàng container, hàng lẻ (LCL)
• Vận chuyển hàng công trình, hàng dự án
• Vận chuyển hàng từ Việt Nam đi Bắc Mỹ
• Vận chuyển hàng từ Việt Nam đi Canada
• Vận chuyển hàng từ Việt Nam đi các nước Tây Âu
• Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Trung Quốc
• Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Nhật Bản
• Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Australia
3.2.3.3 Chuyển phát nhanh quốc tế
T&M Forwarding cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế từ Việt Nam đến hơn 100 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, nhanh và chuyển phát các loại thư từ, tài liệu, sản phẩm, hàng hóa số lượng lớn nhỏ khác nhau.
Với hệ thống trên 600 đại lý lớn tại 100 quốc gia trên toàn cầu, chúng tôi phục vụ mọi nhu cầu chuyển phát của khách hàng đến mọi quốc gia trên thế giới
3.2.3.4 Vận chuyển hàng thương mại điện tử
Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL bằng đường biển của Công ty TNHH T&M Forwarding
3.3.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất FCL bằng đường biển của Công ty TNHH T&M Forwarding
Thu thập thông tin khách hàng & làm báo giá Đặt booking đơn hàng với hãng tàu
Mua bảo hiểm & đăng kí giấy phếp chuyên ngành (nếu có)
Khai hải quan điện tử và hoàn thành các chứng từ
Theo dõi lô hàng, giao hàng cho đại lý và đưa hàng vào kho
Hình 3.4: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất FCL bằng đường biển của Công ty
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Tìm kiếm những khách hàng đang có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa thông qua các phương tiện telesales, Facebook, internet, Trang Vàng Các thông tin cần thiết sẽ được nhân viên kinh doanh trình bày bằng bảng tính Excel theo các mục: Tên công ty; địa chỉ; Email; Số điện thoại; Fax; Thị trường chính; Mặt hàng chủ yếu.
Sau có được thông tin, tiến hành tiếp cận khách hàng qua đi mail bằng giới thiệu sơ lược về dịch vụ công ty, điểm nổi bật của T&M Hoặc gọi điện trực tiếp để giới thiệu, tư vấn và hỗ trợ khách hàng một cách tối ưu Nếu có thể thì hẹn khách hàng ra gặp mặt trực tiếp để trao đổi cũng như tạo thêm mối quan hệ.
Bước 2: Thu thập thông tin khách hàng và làm báo giá
Bên gom hãng tàu Đại lý Giao nhận tại nước ngoài
Sau khi có được các khách hàng tiềm năng từ việc thu thập thông tin, seller yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết để thực hiện báo giá Các thông tin cần thiết bao gồm:
• Tên hàng: Từ tên hàng có thể xác định được hình thức bảo quản, loại hàng hóa, hàng này có phải hàng nguy hiểm hay không, có phải loại hàng cấm xuất khẩu hay không.
• Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng hóa mà T&M sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn loại container lạnh: 20’RF, 40’DC hoặc 40’HC đối với hàng cồng kềnh) Ngoài ra, nếu là hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ phải khử trùng,…
• HS code: xác định thuế và thủ tục xuất khẩu
• Thời gian dự kiến xuất hàng để T&M tìm một lịch tàu chạy phù hợp.
• Ngoài ra còn phải thu thập khối lượng số lượng, kích thước, chất liệu, cách đóng hàng (pallet hay hộp carton, Thời gian đi/ đến dự kiến, địa chỉ giao hoặc nhận hàng.
Gửi thông tin lô hàng cho đại lý nhận hàng ở nước ngoài để xin báo giá và chứng từ.
(Lưu ý: cần chuẩn bị chứng từ để agent ở đầu nước ngoài check, agent check đủ chứng từ thì mới bắt đầu pick up hàng ở Việt Nam, để tránh tình trạng thiếu chứng từ dẫn đến hàng hóa không thể nhập khẩu ở đầu nước ngoài.)
Sau khi có báo giá từ agent nước ngoài thì tiến hành báo giá cho khách hàng.
Bước 3: Đặt lịch Booking đơn hàng với hãng tàu
Nhân viên kinh doanh liên hệ với khách hàng để tìm hiểu về tình trạng hàng hóa, ngày dự kiến hàng hóa xong, số lượng hàng chính xác là bao nhiêu, cung cấp lịch tàu cho khách hàng để khách hàng lựa chọn chuyến phù hợp nhất.
Lưu ý book tàu theo tiêu chí sau: Giá tốt, đúng tuyến, cân đối thời gian phù hợp, uy tín, chăm sóc khách hàng tốt. Để khách check lịch tàu, nếu khách confirm thì lấy booking Đặt booking và lấy booking từ hãng tàu ( chú ý ETD, lịch Cut – off để nhắc nhở khách hàng đóng hàng kịp tàu chạy).
Nhận Booking Note + Lệnh cấp cont rỗng:
Sau khi đã chốt được thông tin đặt chỗ thì cần chuẩn bị nhận Booking Note.
Hãng tàu sẽ gửi cho chúng ta:
Booking note sẽ bao gồm:
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
• Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL),
• Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển
Lệnh cấp container rỗng sẽ bao gồm các thông tin sau:
• Số hiệu container (nếu là lệnh cấp chỉ danh)
• Số lượng, loại container (nếu là lệnh cấp không chỉ danh)
• Chủ khai thác container (nếu là lệnh cấp không chỉ danh)
• Chữ ký và dấu có hiệu lực của lệnh cấp container rỗng.
Sau đó đi lấy cont rỗng về kho riêng để đóng hàng ( Khâu này thường sẽ do bên vận tải đảm nhiệm, vì thực tế sau khi có Booking thì chúng ta sẽ đưa tài xế đi lấy cont ) Hoặc sẽ được đóng hàng tại bãi.
Bước 4: Mua bảo hiểm và đăng ký các giấy phép chuyên ngành ( nếu có ) Ở bước này tùy thuộc vào tình hình đơn hàng thực tế mà xin giấy phép tương ứng và có nên mua bảo hiểm hay không.
• Đăng ký xin Chứng thư hun trùng hàng hóa – Fumigation Certificate ( nếu có )
• Đăng ký xin Chứng thư Kiểm dịch thực vật hàng xuất khẩu Phytosanitary Certificate ( nếu có )
Bước 5: Khai hải quan điện tử và hoàn thành các chứng từ
Bên gom hãng tàu Đại lý Giao nhận tại nước ngoài
Nhân viên kinh doanh sẽ nhận thông tin từ khách hàng
Khi có thông tin từ khách hàng tiến hành cung cấp thông tin cho nhân viên điều vận để tiến hành khai hải quan hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5 - VNACCS và giao tờ khai Hải quan cho hãng tàu.
Khai hải quan trên phần mềm ECUS5 – VNACCS: Để đăng ký mở tờ khai xuất khẩu, truy cập vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu (EDA)” Ở Tab “Thông tin chung”
Nhập thông tin cơ bản:
• Mã loại hình: sẽ có 40 loại hình cơ bản, nên cần nhập đúng loại hình Ví như B1 là xuất thông thường; E52 là xuất gia công
• Cơ quan hải quan: chọn đơn vị Hải quan khai báo
• Mã bộ phận xử lý: chọn mã bộ phận xử lý nhằm chỉ rõ tờ khai được gửi đến bộ phận, cấp đội thủ tục nào của chi cục Hải quan đã chọn ở mục cơ quan hải quan.
• Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng
• Mã phân loại hàng hóa
• Mã hiệu phương thức vận chuyển
Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu
• Thông tin người xuất khẩu
• Thông tin về người nhập khẩu
• Mã đại lý hải quan
• Số vận đơn: Mã Scac code + số vận đơn; trong đó mã Scac code là mã của nhà vận chuyển
• Tổng trọng lượng hàng hóa: đơn vị tính có thể l kilogram – KGM, tấn – TNE hoặc Pound – LBR.
• Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến
• Phân loại hình thức hàng hóa
• Tổng trị giá hóa đơn
• Tổng trị giá tính thuế Ở tab “Thông tin Container”
Nhập các thông tin về địa điểm xếp hàng và danh sách container Lưu ý 01 tờ khai xuất có thể nhập tối đa 50 số container khác nhau. Ở Tab “Danh sách hàng”
Có 2 hình thức nhập liệu: nhập hàng từ danh sách và nhập hàng chi tiết từng dòng hàng.
Đánh giá về hoạt động giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL bằng đường biển của Công ty TNHH T&M Forwarding
Với hơn 26 năm kinh nghiệm T&M Forwarding đã xây dựng uy tín và thương hiệu từ đó có cho mình quy trình giao nhận khá là chặt chẽ, từng bước thực hiện quy trình cụ thể, rõ ràng Nhờ đó mà công việc được kiểm soát chặt chẽ hơn dẫn đến hiệu quả công việc tăng theo T&M Forwarding còn là thành viên của nhiều hiệp hội thế giới như: WCA, IATA, ATLAS, FIATA,…Đây chính là điểm mạnh siêu việt của T&M để khách lựa chọn Khi là thành viên của các hiệp hội này T&M Forwarding có thể dễ dàng có cho mình nhiều đối tác uy tín hơn, hoặc những đơn hàng của T&M đều được nằm dưới sự bảo hộ của các hiệp hội này nên khách hàng có thể yên về rủi ro đơn hàng.
Khi là thành viên của các hiệp hội T&M có mạng lưới đối tác dày đặc hơn 700 đối tác tại 130 quốc gia nên các đơn hàng của T&M Forwarding có thể dễ dàng vận chuyển hàng hóa đến các nơi theo mong muốn của khách hàng, cạnh tranh về giá với các đối thủ với chất lượng tốt cho khách hàng Bởi với tư duy WIN – WIN, đại lý nước ngoài sẽ hỗ trợ T&M trong việc tư vấn các loại thủ tục, chứng từ cho lô hàng xuất hoặc nhập khẩu vào nước đó để T&M tư vấn cho khách hàng và ngược lại T&M sẽ hỗ trợ tư vấn các đại lý nước ngoài khi có lô hàng cần xuất hoặc nhập khẩu vào Việt Nam Từ đó, T&M có thể hỗ trợ tư vấn khách hàng sớm nhất về các thủ tục, chứng từ tránh thiếu sót chứng từ dẫn đến phát sinh những chi phí không đáng có, hoặc giúp cho khách hàng giải quyết vấn đề phát sinh ở đầu nước ngoài một cách nhanh nhất do T&M và đại lý luôn có sự kết nối hỗ trợ lẫn nhau.
Là một trong những forwarder tiên phong trong việc sử dụng phần mềmCargoWise One Đây là phần mềm có khả năng kết nối với khách hàng, hệ thống của chính phủ và hệ thống phần mềm bên thứ 3, cung cấp tầm nhìn toàn cầu cho các bên liên quan, một tính năng nổi trội của phần mềm này đó là sử dụng theo yêu cầu, tính phí sử dụng dựa trên giao dịch tức chỉ trả tiền khi có sử dụng: giao nhận, hải quan,hãng tàu, CFS, kho bãi, chuyên phát và thương mại điện tử; theo dõi định vị các bộ phận, phòng ban khác nhau, quản lý giá, quy trình làm việc, chứng từ,…tất cả đều được quản lý dựa trên nền tảng điện toán đám mây.Từ đó, giúp cho các doanh nghiệp tăng năng suất, hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro, giảm chi phí Ngoài ra, còn giúp cho doanh nghiệp có vị thế cao hơn trên thị trường, tăng khả năng cạnh tranh hơn.
Có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm giúp cho mọi bước của quy trình và mọi thủ tục giấy tờ được đơn giản hóa và hoàn thành nhanh chóng Giúp cho giao nhận hàng hóa luôn đúng giờ, đúng địa điểm, đảm bảo hàng hóa luôn được theo dõi chặt chẽ trong suốt quá trình vận chuyển Ngoài ra, với đội ngũ nhân viên lành nghề còn có thể phân chia công việc tốt, chuyên nghiệp và có hệ thống mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đảm bảo được lượng công việc, lượng khách hàng nhất định, luôn tạo điều kiện tốt nhất để có thể trao đổi thông tin với nhau Bên cạnh đó, có ban lãnh đạo, ban quản lý điều hành tốt, nhạy bén trong mọi vấn đề, thân thiện với nhân viên.
T&M Forwarding hiện nay đang phát triển, khiến cho khối lượng công việc quá tải, dẫn đến chưa phát huy được tối đa năng lực làm việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban.
Trong quá trình khai báo hải quan tuy được thực hiện trên phần mềm khiến cho việc khai báo nhanh chóng hơn tuy nhiên vẫn xuất hiện một vài lỗi nhỏ như sai lệch chứng từ dẫn đến phát sinh chi phí không mong muốn hoặc hàng hóa đến tay khách hàng chậm hơn dự kiến một chút.
Biến động giá nhiên liệu trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng khiến cho việc chào giá với các đối tác cũng trở nên khó khăn Song song đó vừa đảm bảo giá cả hợp lý nhưng vẫn phải đảm bảo mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất
Một vài nguyên nhân dẫn đến khó khăn cho T&M Forwarding:
• Hiện nay ngành logistics đang trên đà phát triển mạnh mẽ nhưng nguồn lao động có trình độ chuyên môn và kỹ năng cao vẫn chưa đáp ứng đủ nhịp độ phát triển của ngành Do đó khối lượng công việc của mỗi phòng ban vẫn còn quá tải.
• Việc khai báo hải quan vẫn còn một vài sai sót vài lỗi nhỏ là do có một vài tiêu chí đã được chỉnh sửa bổ sung nhưng người khai hải quan vẫn chưa cập nhập kịp thời; hoặc do có những doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ chưa có mã số hàng hóa chính xác từ đó làm cho việc khai báo hải quan gặp khó khăn Ngoài ra, còn do các thông tin trên chứng từ không khớp nhau, đòi hỏi người khai báo hải quan có kinh nghiệm để xử lý kịp thời.
• Nguyên nhân mạnh mẽ khiến cho T&M Forwarding gặp khó khăn đó là do thị trường hiện nay cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn tồn tại và phát triển phải mở rộng thị trường để tăng doanh thu và lợi nhuận những vẫn đảm bảo nâng cao chất lượng dịch vụ.
Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động giao nhận hàng xuất FCL và hàng xuất LCL bằng đường biển của công ty TNHH T&M Forwarding
3.5.1 Giải pháp về chất lượng nguồn lực
Ngay từ khâu đầu tiên, là tuyển dụng nhân viên Để mở rộng sự phát triển cần tuyển dụng nghiêm túc, khách quan để có thể có được những nhân viên trẻ, nhiệt tình, có khả năng tiếp thu, trình độ chuyên môn cao và có thể có kinh nghiệm Từ đó, tạo tiền đề cho việc đào tạo nghiệp vụ và phân chia nhân sự cho các bộ phận để tránh trường hợp quá tải công việc, chưa phát huy hết khả năng làm việc của mỗi người dẫn đến hiệu quả công việc kém.
Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng, trau dồi nghiệp vụ, nâng cao chuyên môn cho các nhân viên, giúp nhân viên có thêm kiến thức mới liên quan đến chuyên ngành. Ngoài ra, có thể mở thêm các lớp kỹ năng để có thể nâng cao năng lực quản lý rủi ro phát sinh bất ngờ.
Bên cạnh đó phái có những quy chế, quy định thưởng phạt rõ ràng, phụ cấp, đãi ngộ cho nhân viên giỏi Như vậy, sẽ nâng cao trách nhiệm của nhân viên với công việc mình được phụ trách, kích thích họ làm việc hết mình.
Ngoài ra, các thành viên trong công ty không chỉ có cho mình kiến thức chuyên môn cao mà còn phải cần trau dồi thêm các kỹ năng mềm khác như khả năng giao tiếp, khả năng ngoại ngữ, cách sử dụng thành thạo các phần mềm máy tính như phần mềm văn phòng,…
Hiện nay khi thị trường giao nhận cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn tồn tại và phát triển cần phải mở rộng thị trường để có thể đạt mục tiêu về lợi nhuận và mục tiêu về doanh thu Hiện nay có hai cách mở rộng thị trường là mở rộng thị trường theo chiều rộng và mở rộng thị trường theo chiều sâu Mở rộng thị trường theo chiều rộng là mở rộng vị trí địa lý không chỉ tập trung vào các tuyến đường như Châu Á, Mỹ, Châu Âu mà còn có thể tìm thêm các thị trường khác như khu vực Châu Phi, Nam Mỹ,… Ngược lại với mở rộng thị trường theo chiều rộng thì mở rộng thị trường theo chiều sâu có nghĩa là trên một thì trường cũ những vẫn có thể thu hút thêm khách hàng, tìm kiếm khách hàng, đại lý, mở rộng dịch vụ của mình Khi mở rộng thị trường theo hai phương pháp này cần lưu ý về văn hóa, phong tục, tập quán, pháp luật của nơi đó,…Ngoài ra, cần chú ý quan sát kĩ càng ở những thị trường mới này không chỉ đơn thuần là quan sát khách hàng mà còn phải quan sát cả đối thủ cạnh tranh của mình ở thị trường đó để có thể đưa ra chiến lược thích hợp phát triển công ty, từ đó có thể lấy điểm yếu của đối thủ làm điểm mạnh của công ty mà phục vụ tốt thị trường đó.
3.5.3 Tìm kiếm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ
Mở các lớp đào tạo chuyên sâu cho nhân viên về nghiệp vụ để có thể dễ dàng tìm kiếm khách hàng ở các nguồn, kênh đa dạng; hướng dẫn tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất Đồng thời, giúp cho nhân viên nâng cao khả năng giao tiếp với khách hàng, tích cực tìm kiếm khách hàng qua các trang website khu công nghiệp, trang vàng hoặc các trang mạng xã hội.
T&M có thể triển khai thêm các hoạt đông marketing xây dựng kênh truyền thông thông qua Facebook, Youtube,…Đặc biệt thường xuyên cập nhật website công ty vì đây là phương thức để khách hàng tiếp cận với công ty nhanh nhất, ấn tượng đầu tiên tốt đẹp dành cho khách hàng Điều này còn tạo ấn tượng cho khách hàng về sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của công ty. Đối với công ty, muốn tạo sự tin tưởng cho khách hàng điều đầu tiên cần quan tâm đó là chất lượng dịch vụ mang đến cho khách hàng phải thật sự tốt nhất, tạo cảm giác cho khách hàng yên tâm về hàng hóa của mình luôn an toàn và giao hàng luôn đúng lúc, đúng nơi.
Bên cạnh việc tìm kiếm những khách hàng mới và đối tác mới cần quan tâm,củng cố và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại nhằm tiến tới xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngoài ra, nếu có phát sinh sai sót trong quy trình giao nhận hàng khiến cho khách hàng không hài lòng, cần phải có sự giải quyết và đàm phán hợp lý để tạo thuận lợi cho cả hai bên, tạo cảm giác mong muốn hợp tác lâu dài với khách hàng.