TIN HỌC CƠ BẢN: Chương 4 ppt

1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau Cách 1: Từ nút START của Windows Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsof

TIN HỌC CƠ BẢN Chương

4

CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH

Chương này bao gồm

Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội

• Bài 1: Làm quen với excel

• Bài 2: Làm việc với ô, hàng, cột trang tính

• Bài 3: Định dạng trang tính

• Bài 4: Làm việc với biểu đồ

• Bài 5: Thực hiện các tính toán

• Bài 5: In trang tính

LÀM QUEN VỚI EXCEL

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng

và tính toán dữ liệu số Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng-và-cột, với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán hay giấy đồ thị Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với

kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác

mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có thể có ích Giáo viên thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel

Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ bản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng

• Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và trang tính

• Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng

1.2 THÁM HIỂM

CỬA SỔ EXCEL

Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau

Cách 1: Từ nút START của Windows

Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft

Office Excel 2003

Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của Windows

Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền

Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây:

Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới đây:

Nội dung

1.1 KHỞI ĐỘNG

CHƯƠNG TRÌNH

EXCEL

1.3 KHÁI NIỆM VỀ

SỔ TÍNH VÀ

TRANG TÍNH

Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel

• Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang được

mở

• Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính

thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này

• Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho phép nhập

và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện tại

• Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất

• Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính

• Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết

quả cộng đơn giản…

• Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho phép bạn

di chuyển giữa các trang tính

Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính (workbook) Trong sổ tính có nhiều trang tính (worksheet) Một sổ tính có thể chứa tối đa 255 trang tính

Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C Z, AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536

Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel:

1.4 MỞ MỘT

HOẶC NHIỀU SỔ

TÍNH

Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt tên là Sheet1,

Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên tăng

Hộp thoại Open xuất hiện

2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in

3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open, hoặc:

Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở

Hộp thoại Open xuất hiện

5) Chọn thư mục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in

6) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl

7) Nhấp chuột vào các sổ tính cần mở

8) Nhấp nút Open

Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau khi chọn bảng

tính đầu tiên, bạn ấn, giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào bảng tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open

Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định

Bạn nhấp chuột vào biểu tượng NEW trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl + N

Tạo sổ tính mới theo khuôn mẫu lựa chọn

Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn muốn sử dụng cùng

một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính Mỗi khi tạo một sổ tính mới, bạn

có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuôn mẫu sổ tính đã có sẵn Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên Để tạo khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thành phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin xlt

Bạn thực hiện các bước sau để mở một số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có:

1.6 LƯU SỔ TÍNH

VÀ THOÁT KHỎI

EXCEL

Ô New Templates xuất hiện bên phía phải cửa sổ Excel

2) Trong phần Templates, chọn On my computer

Hộp thoại Templates xuất hiện

3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK

Lưu sổ tính

Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính:

1) Nhấp chuột vào biểu tượng SAVE trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn

tổ hợp phím Ctrl + S

Hộp thoại Save as xuất hiện

2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư mục

My Document)

3) Nhập tên sổ tính vào ô File name

4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính

Đóng sổ tính

Để đóng sổ tính sau khi làm việc, bạn mở thực đơn FILE, chọn lệnh CLOSE hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + W

Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình Excel sẽ hiển thị

thông báo nhắc bạn lưu sổ tính

• Chọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự

động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ đóng sổ tính lại

• Chọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó đóng

sổ tính đang làm việc

• Chọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính

TỔNG KẾT BÀI

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

Trong bài học này bạn đã học các nội dung:

• Khởi động Excel

• Thám hiểm cửa sổ Excel

• Khái niệm về sổ tính và trang tính

• Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có

• Tạo sổ tính mới

• Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel

1 Ô (cell) trong Excel là gì?

2 Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính?

3 Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu?

4 Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì?

5 Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls Đóng chương trình Excel

LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT,

TRANG TÍNH

Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày tháng) vào ô Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu, bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông tin vào bảng hoặc xóa một dòng thông tin không cần thiết Như vậy, trong quá trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính, hàng, cột

và ô Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiện

• Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô

• Nhập các loại dữ liệu vào ô

• Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

• Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra

Trang hiện hành

Trên sổ tính đang làm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với các ô trên một

trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành

Sheet1 là trang tính hiện hành

Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó

Ô hiện hành

Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô, ô đó được

gọi là ô hiện hành

Ô A1 là ô hiện hành

Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau:

• Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang Một đường bao đậm sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành

• Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô

Các phím thường dùng

• Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên bảng tính

• Phím Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

• Phím Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/sửa dữ

• Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

• Nhập vào dữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete để xóa

kí tự Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập

• Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nhập

Chỉnh sửa dữ liệu

Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau:

• Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc

• Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa

Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp ngoặc đơn () Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để ngăn cách phần nguyên

với phần thập phân

Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng

Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số Kiểu viết ngày tháng được hệ điều

hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel Thông thường là

nhập theo khuân mẫu dạng: tháng - ngày - năm

Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô Nhưng nếu một ô

đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thị được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######"

Chú ý:

• Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình

• Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu

Nhập dữ liệu kiểu văn bản

Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống

Ví dụ:

• 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A

• 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách)

Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải

Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các

kí tự vượt quá ô Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị đã nhập của ô

Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy kép (") Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí tự ép kiểu

• Chọn một ô:

Để chọn một ô, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô

đó

• Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật Bạn thực hiện theo các bước sau:

1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn

2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải

3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khuân dạng: Địa chỉ ô

đầu:Địa chỉ ô cuối Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4

Chọn vùng ô theo hình chữ nhật

• Chọn vùng ô rời rạc Bạn thực hiện theo các bước sau:

1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật

2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo 3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc

Chọn ô 2.4 CÁC THAO

TÁC CHỌN

Chọn vùng ô rời rạc

Chọn cột

• Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền ngang

• Chọn dãy cột liên tục:

1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn

2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy

3) Thả phím Shift khi kết thúc

• Chọn dãy cột rời rạc 1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo 3) Thả phím Ctrl khi kết thúc

Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F

Chọn hàng

• Chọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc

• Chọn dãy dòng liền kề nhau 1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trên đường viền dọc

2) Giữ và ấn phím Shift và nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy 3) Thả phím Shift khi kết thúc

• Chọn dãy hàng rời rạc 1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục

2.5 THÊM, XÓA Ô,

Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

• Nhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc

Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàng:

2.6 THAY ĐỔI

KÍCH THƯỚC

• Shift cells right: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn

sang bên phải

• Shift cells down: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm dưới vị trí chèn

xuống dưới

• Entire row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới

• Entire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải

Xóa ô/vùng ô

Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô:

1) Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa

2) Mở thực đơn Insert và chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng

ô vừa chọn và chọn lệnh Delete trong hộp lệnh thả xuống)

Hộp thoại Delete xuất hiện

3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK

Giải thích các mục trong hộp thoại Delete:

• Shift cells left: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang bên

trái

• Shift cells up: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô nằm dưới vị trí xóa lên trên

• Entire row: Xóa cả dòng và đẩy các dòng từ vị trí xóa lên trên

• Entire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái

Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải Chiều cao hàng được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới

Co giãn kích thước cột

Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột:

1) Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều

2) Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm kích thước của cột

Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc

1) Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước

2) Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều

3) Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các cột

Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

Bạn làm theo các bước sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột:

1) Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau

2) Mở thực đơn Format, chọn Column, chọn Width

Hộp thoại Column Width xuất hiện

3) Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp nút OK để kết thúc

Thay đổi chiều cao hàng

Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng

1) Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi

2) Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng

3) Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều cao hàng

Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng

Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng:

1) Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau

2) Mở thực đơn Format, chọn Row, chọn Height

Hộp thoại Row Height xuất hiện

2.7 GIẤU VÀ BỎ

GIẤU HÀNG/ CỘT

3) Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc

Giấu hàng

1) Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu

2) Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống)

Hiện hàng bị giấu

1) Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên bạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn)

2) Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào

vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống)

Giấu cột

1) Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu

2) Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp phải chuột

1) Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu

2) Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải

chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống)

2.9 CÁC THAO

TÁC ĐỐI VỚI

TRANG TÍNH

Di chuyển giữa các trang tính

Một sổ tính có nhiều trang tính Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp chuột vào tên

trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown)

Hộp thoại Insert xuất hiện

1) Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General

Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ liệu trong trang

tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý

Nhân bản trang tính

Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau:

1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao

2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên

2.10 TÌM KIẾM VÀ

THAY THẾ

trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or copy từ hộp lệnh thả xuống)

Hộp thoại Move or copy xuất hiện

3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang bảng

tính vừa chọn

4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ được

đặt trước trang bảng tính nào)

5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này, Excel sẽ

thực hiện chức năng di chuyển trang tính)

6) Nhấp nút OK

Đổi tên trang tính

1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên

2) Nhập vào tên mới

3) Ấn Enter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính

1) Tìm kiếm dữ liệu

2) Mở thực đơn Edit, chọn Find (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + F từ bàn phím)

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô Find what

3) Nhấp nút Find Next để tìm kiếm

4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ô sẽ tự động chuyển về ô có chứa dữ liệu đó

5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển

thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại

6) Nhấp nút Close để kết thúc tìm kiếm

Thay thế dữ liệu

1) Mở thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H)

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what

3) Nhập dữ liệu thay thế trong ô Replace with

4) Nhấp nút Find next để tìm kiếm

5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt

6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển

thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại

7) Nếu chọn Replace all, Excel sẽ tự động thay thế tất cả dữ liệu tìm được bằng

dữ liệu có trong ô Replace with

8) Nhấp nút Close để kết thúc

Khái niệm vùng dữ liệu: Là vùng địa chỉ có ít nhất hai hàng, trong đó hàng đầu chứa tiêu

đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng dữ liệu gọi là bản ghi

Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau:

1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp

2) Mở thực đơn Data, chọn Sort

Hộp thoại Sort xuất hiện

3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp

xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu

4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần

sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu

5) Trong ô Sort by, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính

6) Trong các ô Then by, chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp tiếp theo 7) Nếu chọn Ascending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần

8) Nếu chọn Descending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần

9) Kết thúc nhấp OK

2.11 SẮP XẾP DỮ

LIỆU

Tóm lược

Câu hỏi ôn tập

1 Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào?

2 Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô?

3 Trình bày hai cách nhập số âm

4 Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

5 Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel

6 Trình bày cách thêm 5 hàng

5 Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây:

Lưu ý: Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học)

8 Dùng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế “Điểm toán” bằng “Điểm lý”

9 Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột “Điểm Trung bình”

Trong bài học này bạn đã học các nội dung:

• Trang hiện hành và ô hiện hành

• Di chuyển giữa các trang tính

• Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính

ĐỊNH DẠNG TRANG TÍNH

Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, đinh dạng số và định dạng ngày tháng Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô được chọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất

• Định dạng các dữ liệu trong trang tính và trình bày trang tính đẹp mắt

1) Chọn ô dữ liệu muốn định dạng

2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells

Hộp thoại Format cells xuất hiện

3) Chọn thẻ Number

4) Chọn mục Number trong nhóm định dạng Catgory

5) Trong ô Decimal places: nhập vào số chữ số được hiển thị sau dấu thập phân 6) Nếu nhấp chọn vào Use 1000 sperator (,), Excel sẽ sử dụng dấu phẩy (,) để

ngăn cách nhóm hàng nghìn (3 chữ số) của số có nhiều chữ số Ví dụ: 1,000,000

7) Nhấp nút OK

Chú ý: Dù bạn đã định dạng như ở trên nhưng giá trị nhập trong ô không hề thay đổi

1) Chọn các ô cần định dạng

2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells

Hộp thoại Format cell xuất hiện

3) Chọn mục Date trong nhóm định dạng Category

4) Nhấp mục Locale (location) để chọn định dạng ngày cho từng khu vực

5) Trong ô Type chọn kiểu định dạng ngày tháng cần sử dụng

NGÀY THÁNG Bạn thực hiện các bước sau để định dạng ngày tháng:

Bạn thực hiện các bước sau để định dạng dữ liệu số:

Bạn thực hiện các bước sau để định dạng văn bản trong ô:

Chú ý: Để định dạng ngày tháng theo ý bạn, trong nhóm định dạng Category chọn

Custom, nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy (kiểu định dạng ngày tháng của Việt nam) vào ô

type, nhấp nút OK

1) Chọn các ô cần định dạng

2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells

Hộp thoại Format cell xuất hiện

3) Chọn thẻ Font

- Trong ô Font: bạn lựa chọn phông chữ cần sử dụng

- Trong ô Font Style: bạn chọn kiểu hiển thị cho văn bản, gồm các lựa chọn:

chữ thường (Regular), chữ nghiêng (Italic), chữ đậm (Bold), chữ đậm và nghiêng (Bold Italic)

3.3 ĐỊNH DẠNG

VĂN BẢN TRONG

Ô

- Trong ô size: bạn nhấp chọn cỡ chữ (hoặc nhập trực tiếp giá trị độ lớn của

chữ vào ô size)

- Trong ô Underline: bạn chọn kiểu chữ gạch chân, mặc định là none (không

sử dụng chức năng này), có hai lựa chọn thường dùng là: gạch chân đơn (Single ) và gạch chân đôi (Double)

- Trong ô Color: bạn chọn màu cho văn bản, mặc định là màu đen

(Automatic)

- Ngoài các chức năng trên, Excel còn cung cấp một số hiệu ứng trong mục Effect với các lựa chọn sau: chữ bị gạch ngang (Strikethrough), chữ chỉ số trên (Superscript), chữ chỉ số dưới (Subscript)

- Để kết thúc định dạng nhấp nút OK

Chú ý: Bạn nên quan sát màn hình Preview để biết kết quả định dạng

Theo mặc định, khi nhập dữ liêu vào ô, nếu dữ liệu là văn bản, nó sẽ tự động được căn lề trái, dữ liệu là số sẽ được căn phải Cách nhanh nhất để căn lề cho văn bản là sử dụng các nút căn lề trên thanh công cụ Formatting:

Nếu chọn phương pháp căn lề thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ, bạn chỉ có thể căn lề theo chiều ngang của ô, để căn lề theo chiều dọc của ô bạn thực hiện như sau:

1) Chọn các ô cần căn lề

2) Mở thực đơn Format, chọn Cells

Hộp thoại Format cell xuất hiện

3) Chọn thẻ Alignment

3.4 CANH LỀ DỮ

LIỆU TRONG Ô

4) Nhấp vào ô Vertical để chọn kiểu căn lề theo chiều dọc, với các lựa chọn:

căn lề trên (Top), căn lề dưới (Bottom), căn giữa ô (Center)

5) Nhấp nút OK

Khi quan sát một trang tính, bạn sẽ thấy có các đường kẻ ngang và dọc tạo thành các ô địa chỉ Thực chất đây là các đường viền ảo, để tạo đường viền cho bảng tính, bạn thực hiện như sau:

1) Chọn vùng ô cần tạo đường viền

2) Mở thực đơn Format, chọn Cells

Hộp thoại Format cell xuất hiện

3) Chọn thẻ Border

4) Trong ô Style nhấp chọn kiểu đường viền

5) Trong ô Color nhấp chọn màu viền, mặc định là màu đen (Automatic)

6) Nhấp nút Outline để tạo đường viền ngoài

7) Nhấp nút Inside để tạo đường viền trong

8) Nhấp nút None để hủy bỏ viền

9) Kết thúc nhấp nút OK

Chú ý: Để thêm/bớt hoặc định dạng một đường viền nào đó, bạn chỉ cần chọn lại các

thông số đường viền rồi nhấp chuột vào đường viền đó tại khung Border

Để gộp nhiều ô thành một ô, bạn thực hiện như sau:

1) Chọn các ô cần gộp thành một (các ô phải liền nhau)

3.5 TẠO ĐƯỜNG

VIỀN BẢNG

3.6 HỢP NHẤT Ô

2) Mở thực đơn Format, chọn Cells

Hộp thoại Format cell xuất hiện

3) Chọn thẻ Alignment

4) Nhấp vào lựa chọn Merge cells

5) Nhấp nút OK

Chú ý: Để đơn giản thao tác gộp này, sau khi chọn các ô cần gộp bạn nhấp vào nút

Merge and center trên thanh công cụ định dạng