1 TOPICA THCN-ver 0.1 TIN HỌC CƠ BẢN Chương 4 CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH Chương này bao gồm Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội. • Bài 1: Làm quen với excel • Bài 2: Làm việc với ô, hàng, cột trang tính • Bài 3: Định dạng trang tính • Bài 4: Làm việc với biểu đồ • Bài 5: Thực hiện các tính toán • Bài 5: In trang tính 2 THCN-ver 0.1 TOPICA LÀM QUEN VỚI EXCEL Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng và tính toán dữ liệu số. Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng-và-cột, với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với kế toán, nghiên cứu khoa h ọc, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có thể có ích. Giáo viên thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel. Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ bản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng. • Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và trang tính. • Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng. • Khởi động Excel • Thám hiểm cửa sổ Ex- cel • Giới thiệu về sổ tính và trang tính • Mở một hoặc nhiều sổ tính • Tạo sổ tính mới • Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel Kết thúc bài học này bạn có thể Mục tiêu 1 Bài 3 TOPICA THCN-ver 0.1 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau Cách 1: Từ nút START của Windows Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003. Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của Windows. Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây: Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới đây: Nội dung 1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL 4 THCN-ver 0.1 TOPICA 1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ TRANG TÍNH Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel • Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang được mở. • Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này. • Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện tại. • Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất. • Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính. • Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản… • Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho phép bạn di chuyển giữa các trang tính. Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính (workbook). Trong sổ tính có nhiều trang tính (worksheet). Một sổ tính có thể chứa tối đa 255 trang tính. Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C Z, AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536. Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel: 5 TOPICA THCN-ver 0.1 1.4 MỞ MỘT HOẶC NHIỀU SỔ TÍNH Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5,… Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3 • Ô – Cell Ô của trang tính là giao của một cột và một hàng. Ô trên trang tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàng đứng sau. Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng tính là IV65536. Địa chỉ ô A1 Mở một sổ tính 1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN hoặc mở thực FILE, chọn lệnh OPEN. Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in. 3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open, hoặc: Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở. 6 THCN-ver 0.1 TOPICA 1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI Mở nhiều sổ tính cùng lúc 4) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN hoặc mở thực FILE, chọn lệnh OPEN. Hộp thoại Open xuất hiện. 5) Chọn thư mục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in. 6) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl. 7) Nhấp chuột vào các sổ tính cần mở. 8) Nhấp nút Open. Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau khi chọn bảng tính đầu tiên, bạn ấn, giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào bảng tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open. Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định Bạn nhấp chuột vào biểu tượng NEW trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N. Tạo sổ tính m ới theo khuôn mẫu lựa chọn Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuôn mẫu sổ tính đã có sẵn. Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là .xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thành phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt. Bạn thực hiện các bước sau để mở một số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có: 1) Mở thực đơn FILE, chọn lệnh NEW. 7 TOPICA THCN-ver 0.1 1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL Ô New Templates xuất hiện bên phía phải cửa sổ Excel. 2) Trong phần Templates, chọn On my computer. Hộp thoại Templates xuất hiện. 3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK. Lưu sổ tính Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng SAVE trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S H ộp thoại Save as xuất hiện. 2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư mục 8 THCN-ver 0.1 TOPICA My Document). 3) Nhập tên sổ tính vào ô File name. 4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính. Đóng sổ tính Để đóng sổ tính sau khi làm việc, bạn mở thực đơn FILE, chọn lệnh CLOSE hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + W. Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình Excel sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn lưu sổ tính. • Chọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ đóng sổ tính lại. • Chọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó đóng sổ tính đang làm việc. • Chọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính. 9 TOPICA THCN-ver 0.1 TỔNG KẾT BÀI CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Khởi động Excel • Thám hiểm cửa sổ Excel • Khái niệm về sổ tính và trang tính • Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có • Tạo sổ tính mới • Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel 1. Ô (cell) trong Excel là gì? 2. Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính? 3. Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu? 4. Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì? 5. Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel. 10 THCN-ver 0.1 TOPICA LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT, TRANG TÍNH Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu, bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô. Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông tin vào bảng hoặc xóa một dòng thông tin không cần thiết. Như vậy, trong quá trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính, hàng, cột và ô. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiện. • Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô. • Nhập các loại dữ liệu vào ô • Tìm kiếm và thay thế dữ liệu • Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra. • Trang hiện hành và ô hiện hành • Các loại con trỏ • Nhập dữ liệu vào ô • Các thao tác chọn • Thêm, xoá hàng, cột • Thay đổi kích thước hàng, cột • Chèn, xoá ô, hàng, cột • Giấu và bỏ giấu hàng cột • Cố định và bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Kết thúc bài học này bạn có thể Mục tiêu 2 Bài [...]... trong tệp tin: Bai2.xls 26 3 TOPICA Bài THCN-ver 0.1 ĐỊNH DẠNG TRANG TÍNH • Định dạng số • Định dạng ngày tháng • Định dạng văn bản • Căn lề • Tạo đường viền • Hợp nhất ô Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, đinh dạng số và định dạng ngày tháng Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô được chọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn... Mở thực đơn Format, chọn Cells Hộp thoại Format cell xuất hiện 3) Chọn thẻ Alignment 4) Nhấp vào lựa chọn Merge cells 5) Nhấp nút OK Chú ý: Để đơn giản thao tác gộp này, sau khi chọn các ô cần gộp bạn nhấp vào nút Merge and center 32 trên thanh công cụ định dạng TOPICA Tóm lược THCN-ver 0.1 Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Định dạng số • Định dạng ngày tháng • Định dạng văn bản • Căn lề... những số liệu trên bảng tính hiện hành Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể • Tạo một biểu đồ chuyên nghiệp 34 TOPICA THCN-ver 0.1 Nội dung 4. 1 TẠO BIỂU ĐỒ DÙNG CHART WIZARD Chart Wizard hướng dẫn bạn các bước của quá trình tạo một biểu đồ Khi bạn hoàn thành từng bước, trình cài đặt sẽ nhắc để bạn... thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô? 3 Trình bày hai cách nhập số âm 4 Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel 5 Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel 6 Trình bày cách thêm 5 hàng 5 Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây: Lưu ý: Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học) 8 Dùng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế “Điểm toán” bằng “Điểm... khuân dạng: Địa chỉ ô đầu:Địa chỉ ô cuối Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4 Chọn vùng ô theo hình chữ nhật • Chọn vùng ô rời rạc Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo 3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc 14 TOPICA THCN-ver 0.1 Chọn vùng ô rời rạc Chọn cột • Chọn một cột: bạn nhấp chuột... nhấp nút OK Chú ý: Bạn nên quan sát màn hình Preview để biết kết quả định dạng 3 .4 CANH LỀ DỮ LIỆU TRONG Ô Theo mặc định, khi nhập dữ liêu vào ô, nếu dữ liệu là văn bản, nó sẽ tự động được căn lề trái, dữ liệu là số sẽ được căn phải Cách nhanh nhất để căn lề cho văn bản là sử dụng các nút căn lề trên thanh công cụ Formatting: Nếu chọn phương pháp căn lề thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ, bạn... cách nhau bởi một cột trống và một hàng trống 24 TOPICA THCN-ver 0.1 2.11 SẮP XẾP DỮ LIỆU Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau: 1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp 2) Mở thực đơn Data, chọn Sort Hộp thoại Sort xuất hiện 3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu 4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn... lề nào? dữ liệu văn bản được căn theo lề nào? 3 Trình bày cách áp dụng đường viền cho một ô hoặc một vùng ô 4 Trình bày cách hợp nhiều ô thành một ô 5 Trình bày cách căn lề theo chiều thẳng đứng 6 Tạo một sổ tính mới, nhập bảng dữ liệu dưới đây rồi lưu sổ tính vào ổ cứng (dưới tên Bai3.xls) 33 4 THCN-ver 0.1 Bài o Tạo biểu chart wizard đồ TOPICA LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ dùng o Di chuyển, đổi cỡ và xoá biểu... 7) Nếu chọn Ascending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần 8) Nếu chọn Descending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần 9) Kết thúc nhấp OK 25 THCN-ver 0.1 Tóm lược TOPICA Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Trang hiện hành và ô hiện hành • Các loại con trỏ • Nhập dữ liệu vào ô • Các thao tác chọn • Thêm, xoá hàng, cột • Thay đổi kích thước hàng, cột • Chèn, xoá ô, hàng, cột • Giấu... dấu "." để ngăn cách phần nguyên với phần thập phân Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số Kiểu viết ngày tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel Thông thường là nhập theo khuân mẫu dạng: tháng - ngày - năm Ví dụ: Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 2206-06, đây không . 1 TOPICA THCN-ver 0.1 TIN HỌC CƠ BẢN Chương 4 CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH Chương này bao gồm Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về. sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây: Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới đây: Nội dung 1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL 4 THCN-ver. Giáo viên thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel. Bài học này giúp bạn làm quen