Bài giảng Tin học cơ bản - Chương 4: Chương trình bảng tính

Bài giảng Tin học cơ bản - Chương 4: Chương trình bảng tính gồm 6 bài học với các nội dung làm quen với Excel; làm việc với ô, hàng, cột trang tính; định dạng trang tính; làm việc với biểu đồ; thực hiện các tính toán; in trang tính.

TOPICA THCN-ver 0.1 TIN HỌC CƠ BẢN Chương CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH Chương bao gồm • Bài 1: Làm quen với excel • Bài 2: Làm việc với ơ, hàng, cột trang tính • Bài 3: Định dạng trang tính • Bài 4: Làm việc với biểu đồ • Bài 5: Thực tính tốn • Bài 5: In trang tính Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu tư vấn quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội 1 THCN-ver 0.1 Bài LÀM QUEN VỚI EXCEL TOPICA • Khởi động Excel • Thám hiểm cửa sổ Excel • Giới thiệu sổ tính trang tính • Mở nhiều sổ tính • Tạo sổ tính • Lưu sổ tính khỏi Excel Microsoft Excel chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng tính tốn liệu số Excel hiển thị liệu theo dạng thức hàng-và-cột, với đường đứt quãng ngăn hàng cột, tương tự sổ kế toán hay giấy đồ thị Kết Excel phù hợp để làm việc với liệu số kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi liệu thống kê, nhiều tình khác mà việc tổ chức liệu dạng thức bảng có ích Giáo viên thường ghi thông tin điểm học viên Excel, người quản lí thường cất danh sách liệu - ghi kho hay ghi nhân viên - Excel Bài học giúp bạn làm quen với Excel thông qua số thao tác khởi động Excel, tạo sổ tính lưu sổ tính vào đĩa cứng Mục tiêu Kết thúc học bạn • Nắm khái niệm Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính trang tính • Khởi động Excel, tạo sổ tính lưu sổ tính vào đĩa cứng TOPICA THCN-ver 0.1 Nội dung Để khởi động Excel, bạn thực theo hai cách sau 1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH Cách 1: Từ nút START Windows EXCEL Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003 Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel hình Windows Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 hình Sau khởi động, sổ chương trình Excel xuất đây: 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Giao diện chương trình bảng tính Excel có thành phần minh họa đây: THCN-ver 0.1 TOPICA Giải thích thành phần cửa sổ Excel • Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin mở • Thanh cơng cụ: Cung cấp nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính thơng qua thao tác nhấp chuột vào nút lệnh • Thanh cơng thức: Hiển thị địa ô liệu, nội dung ô liệu, cho phép nhập chỉnh sửa nội dung liệu công thức chứa ô • Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị nội dung bị che khuất • Vùng trang tính: Là nơi chứa liệu trang tính • Thanh trạng thái: Hiển thị thơng tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản… • Thẻ trang tính: Cho bạn biết làm việc với trang tính cho phép bạn di chuyển trang tính 1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ Sau khởi động chương trình Excel, có sổ tính (workbook) Trong sổ TRANG TÍNH tính có nhiều trang tính (worksheet) Một sổ tính chứa tối đa 255 trang tính Mỗi trang tính gồm 256 cột đánh số theo vần chữ A,B,C Z, AA , AB, AC…và 65536 hàng đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536 Dưới hình minh họa cách đánh số hàng, cột Excel: TOPICA THCN-ver 0.1 Theo mặc định lần tạo sổ tính mới, Excel tạo trang tính đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3, sau bạn chèn thêm trang chúng đặt tên tăng dần sheet4, sheet5,… Hình minh họa trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3 • Ơ – Cell Ơ trang tính giao cột hàng Ơ trang tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ tên cột đứng trước số thứ tự hàng đứng sau Ví dụ địa ô A1 địa ô cuối bảng tính IV65536 Địa A1 1.4 MỞ MỘT HOẶC NHIỀU SỔ TÍNH Mở sổ tính 1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN OPEN mở thực FILE, chọn lệnh Hộp thoại Open xuất 2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thơng qua Look in 3) Chọn sổ tính cần mở nhấp Open, hoặc: Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở THCN-ver 0.1 TOPICA Mở nhiều sổ tính lúc 4) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN OPEN mở thực FILE, chọn lệnh Hộp thoại Open xuất 5) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thơng qua Look in 6) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn giữ phím Ctrl 7) Nhấp chuột vào sổ tính cần mở 8) Nhấp nút Open Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay ấn phím Ctrl sau chọn bảng tính đầu tiên, bạn ấn, giữ phím Shift nhấp chuột vào bảng tính cuối dãy bảng tính cần mở nhấp nút Open 1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI Tạo sổ tính theo mẫu khuôn mặc định Bạn nhấp chuột vào biểu tượng NEW phím Ctrl + N cơng cụ chuẩn nhấn tổ hợp Tạo sổ tính theo khn mẫu lựa chọn Khn mẫu sổ tính: Thơng thường, làm việc với sổ tính, bạn muốn sử dụng cách trình bày liệu hay cấu trúc bảng tính Mỗi tạo sổ tính mới, bạn vẽ lại từ đầu sử dụng từ khn mẫu sổ tính có sẵn Các khn mẫu sổ tính lưu với phần mở rộng xlt chúng sử dụng để tạo sổ tính mới, bảng gốc tạo Cấu trúc định dạng bảng gốc giữ nguyên Để tạo khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo sổ tính chứa tất thành phần định dạng, sau lưu lại dạng tệp tin xlt Bạn thực bước sau để mở số tính theo khn mẫu sẵn có: 1) Mở thực đơn FILE, chọn lệnh NEW TOPICA THCN-ver 0.1 Ô New Templates xuất bên phía phải cửa sổ Excel 2) Trong phần Templates, chọn On my computer Hộp thoại Templates xuất 3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu nhấp nút OK 1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THỐT KHỎI EXCEL Lưu sổ tính Bạn thực bước sau để lưu sổ tính: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng SAVE tổ hợp phím Ctrl + S cơng cụ chuẩn ấn Hộp thoại Save as xuất 2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục lưu sổ tính (mặc định thư mục THCN-ver 0.1 TOPICA My Document) 3) Nhập tên sổ tính vào File name 4) Nhấp nút Save ấn phím Enter để ghi sổ tính Đóng sổ tính Để đóng sổ tính sau làm việc, bạn mở thực đơn FILE, chọn lệnh CLOSE ấn tổ hợp phím Ctrl + W Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính chọn chức này, chương trình Excel hiển thị thơng báo nhắc bạn lưu sổ tính • Chọn Yes: Sẽ xuất hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đặt tên) sau Excel đóng sổ tính lại • Chọn No: Excel không lưu sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đóng sổ tính làm việc • Chọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay làm việc với sổ tính TOPICA THCN-ver 0.1 TỔNG KẾT BÀI Trong học bạn học nội dung: • Khởi động Excel • Thám hiểm cửa sổ Excel • Khái niệm sổ tính trang tính • Mở nhiều sổ tính có • Tạo sổ tính • Lưu sổ tính thoát khỏi Excel CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP Ơ (cell) Excel gì? Một sổ tính hỗ trợ tối đa trang tính? Số trang tính mặc định sổ tính bao nhiêu? Địa ô giao điểm hàng thứ hai cột thứ hai gì? Mở chương trình Excel tạo ba sổ tính đặt tên cho sổ tính BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls Đóng chương trình Excel THCN-ver 0.1 Bài TOPICA LÀM VIỆC VỚI Ơ, HÀNG, CỘT, TRANG TÍNH • Trang hành hành • Các loại trỏ • Nhập liệu vào • Các thao tác chọn • Thêm, xố hàng, cột • Thay đổi kích thước hàng, cột • Chèn, xố ơ, hàng, cột • Giấu bỏ giấu hàng cột • Cố định bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Khi làm việc với Excel, bạn nhập liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày tháng) vào Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung liệu, bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô Nếu bạn cần tạo bảng biểu mới, bạn thường thêm trang tính mới; Bạn thêm cột để chèn thơng tin vào bảng xóa dịng thơng tin khơng cần thiết Như vậy, q trình làm việc với Excel bạn phải thực thao tác trang tính, hàng, cột Bài học hướng dẫn bạn thao tác để bạn tạo bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể Mục tiêu Kết thúc học bạn • Thành thạo thao tác bảng tính, hàng, cột • Nhập loại liệu vào • Tìm kiếm thay liệu • Sắp xếp liệu theo tiêu chí bạn đề 10 TOPICA THCN-ver 0.1 3) Trong danh sách Select a function, chọn hàm cần sử dung 4) Nhấp OK Hộp thoại Function Arguments xuất cho phép bạn nhập đối số cho hàm 5) Nhấp vào mũi tên màu đỏ hộp thoại Function Argements, sau làm theo hướng dẫn để chọn vùng liệu điều kiện cho hàm 6) Nhấp nút OK để thực hàm Ví dụ: Thực thao tác tính tổng cột thành tiền bảng tính sử dụng chức chèn hàm 51 THCN-ver 0.1 TOPICA 1) Nhấp chuột vào ô F12 2) Nhấp biểu tượng Insert Function Hộp thoại Insert Function xuất 3) Trong hộp thoại Insert Function chọn hàm Sum 4) Nhấp nút OK Hộp thoại Function Arguments xuất 5) Nhấp vào biểu tượng mũi tên cần tính tổng Kết thúc nhấp vào biểu tượng Arguments 52 ô Number kéo chọn vùng liệu để quay trở lại hộp thoại Function TOPICA THCN-ver 0.1 6) Làm tương tự cho ô Number để tính tổng liệu vùng (trong ví dụ bạn khơng cần thực bước này) 7) Kết thúc nhấp nút OK Kết điền ô F12 5.6 HÀM SUM VÀ AUTOSUM • Hàm SUM Chức năng: Tính tổng giá trị danh sách đối số Dạng thức: = SUM(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) Trong đó: Đối số mà giá trị, địa ô, vùng ô,… Chú ý: Để tính tổng dãy số liên tiếp, bạn việc nhấp vào ô dãy, nhấn giữ phím Shift nhấp vào ô cuối dãy, kết quả: địa dãy vừa chọn tự động điền vào danh sách đối số hàm SUM Ví dụ: Tính tổng tiền lương công ty phải trả cho nhân viên Bạn thực sau: 1) Chuyển trỏ ô tới địa I26 2) Nhập vào hàm SUM sau: “= SUM(I18:I23)” 3) Nhấn Enter 53 THCN-ver 0.1 TOPICA Tự động tính tổng với AutoSum AutoSum chức tiện dụng Excel, cho phép bạn tính tổng dãy liên tiếp, để thực tính bạn làm sau: 1) Chọn dãy ô cần tính tổng đồng thời chọn thêm trống 2) Nhấp biểu tượng AutoSum công cụ chuẩn Hoặc bạn thực sau: 1) Nhấp chọn cịn trống phía sau dãy địa cần tính tổng 2) Nhấp biểu tượng AutoSum cơng cụ chuẩn 5.7 HÀM NGÀY THÁNG Các hàm ngày tháng Date thời gian Time Excel cho phép bạn dùng ngày tháng thời gian công thức Để thực tính tốn giá trị này, Excel chuyển ngày tháng thời gian thành số theo chuỗi Hàm Date thực chuyển đổi cho tổ hợp năm, tháng ngày bạn đưa vào Hàm Time chuyển đổi tổ hợp giờ, phút, giây bạn đưa vào • Hàm Date() • Chức năng: Hàm trả giá trị ngày tháng theo định dạng hệ thống máy tính Dạng thức: = Date(year, month, day) Trong đó: • Year: Là số khoảng 1900 đến 9999 • Month: Là số khoảng đến 12 • Day: số khoảng đến 31 Ví dụ: = Date(2006, 07, 22) → Kết quả: “07/22/2006” • Hàm Now() 54 TOPICA THCN-ver 0.1 Chức năng: Hàm trả giá trị ngày tháng năm thời gian hệ thống máy tính Dạng thức: = Now() Ví dụ: = Now() → Kết quả: “07/22/2006 16:30” • Hàm Today() Chức năng: Hàm trả giá trị ngày tháng năm hệ thống máy tính Dạng thức: = Today() Ví dụ: = Today() → Kết quả: “07/22/2006” • Hàm Time() Chức năng: Hàm chuyển giờ, phút, giây thành dãy số, với định dạng thời gian Dạng thức: = Time(hour, minute, second) Trong đó: • Hour: số từ đến 23 • Minute: số từ đến 59 • Second: số từ đến 59 Ví dụ: = Time(7, 22, 31) → Kết quả: 7:22 AM 5.8 CÁC HÀM THỐNG KÊ CƠ SỞ • Hàm Average() Chức năng: Tính giá trị trung bình đối số Dạng thức: = Average(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số số nhập từ bàn phím, địa có chứa liệu số vùng địa Ví dụ: tính điểm trung bình mơn bảng 55 THCN-ver 0.1 TOPICA 1) Chọn ô I3 2) Gõ: “=AVERAGE(D3:H3)” 3) Kết hàm trả ô I3 6.4 • Hàm Count() Chức năng: Đếm tổng đối số chứa liệu số Dạng thức: = Count(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, địa ô liệu Ví dụ: Ở ví dụ trên, dựa vào cột điểm lý đếm xem có học sinh dự thi 1) Chọn ô D10 2) Gõ: “=COUNT(E3:E8)” 3) Kết trả ô D10 • Hàm Max() Chức năng: Trả giá trị số lớn đối số Dạng thức: = Max(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, địa liệu Ví dụ: Ở ví dụ trên, tìm xem giá trị Điểm TB cao bao nhiêu? 56 TOPICA THCN-ver 0.1 1) Chọn ô C10 2) Gõ: “=MAX(I3:I8)” 3) Kết trả ô C10 7.6 • Hàm Min() Chức năng: Trả giá trị số nhỏ đối số Dạng thức: = Min(Đối_số1, đối_số2, ,đối_số n) Trong đó: Đối_số giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, địa liệu Ví dụ: Ở ví dụ trên, tìm xem giá trị Điểm TB thấp bao nhiêu? 1) Chọn ô C10 2) Gõ: “=MIN(I3:I8)” 3) Kết trả ô C10 5.2 57 THCN-ver 0.1 Tóm lược TOPICA Trong học bạn học nội dung: • Xây dựng cơng thức • Sao chép cơng thức • Biên tập cơng thức • Tính chèn hàm • Hàm SUM AutoSum • Hàm Date • Các hàm thống kê sở Câu hỏi ơn tập Trình bày cách nhập cơng thức vào Trình bày cách chép cơng thức Cách nhanh để tính tổng giá trị cột gì? Có cách nhập hàm vào ơ? Trình bày cách làm Tạo bảng liệu Tính kinh phí xây dựng giảng cột “Kinh phí”; kinhphi = songay*dongia Tính tổng kinh phí thực E13 Lưu trang tính tệp tin: Bai5.xls 58 IN TRANG TÍNH TOPICA Bài THCN-ver 0.1 IN TRANG TÍNH • Thêm đầu trang chân trang • Thay đổi lề trang tính • Thay đổi hướng giấy co giãn tỉ lệ trang tính • Xem trước trang tính • In trang tính Bài học hướng dẫn bạn cách thay đổi tùy chọn in ấn thêm đầu trang chân trang, thay đổi lề trang tính, thay đổi hướng giấy co giãn tỉ lệ bảng tính Bạn học cách xem trước trang tính in trang tính giấy Mục tiêu Kết thúc học bạn • Căn chỉnh in trang tính giấy 59 THCN-ver 0.1 TOPICA Nội dung 6.1 THÊM ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG Đầu trang dạng văn hiển thị đầu trang sổ tính in Chân trang dạng văn hiển thị phía cuối Các đầu trang chân trang thường chứa thông tin số trang, tiêu đề bảng tính, ngày in bảng tính Bạn thực bước sau để thêm đầu trang chân trang: 1) Mở thực đơn VIEW, chọn HEADER AND FOOTER Hộp thoại Page Setup xuất với thẻ Header/Footer chọn 2) Chọn mẫu đầu trang chân trang sẵn có phần Header Footer 3) Nhấp nút Custom Header Custom Footer để soạn đầu trang chân trang theo ý bạn 4) Nhập thông tin đầu trang/chân trang vào ô: Left section, Center section Right section 5) Nhấp OK 6) Nhấp OK 60 TOPICA 6.2 THAY ĐỔI LỀ VÀ CĂN GIỮA TRANG TÍNH THCN-ver 0.1 Theo mặc định, lề bảng tính là: inch lề trên, inch lề dưới, 0.75 inch lề trái 0.75 inch lề phải Tuy nhiên, bạn thay đổi lề mặc định Bạn thực bước sau để thay đổi lề: 1) Mở thực đơn FILE, chọn PAGE SETUP Hộp thoại Page Setup xuất 2) Chọn thẻ Margins 3) Nhập giá trị lề trên, lề dưới, lề trái lề phải ô Top, Bottom, Left, Right tương ứng 4) Nếu muốn nội dung trang tính vào giữ trang giấy, bạn chọn Horizontally Vertically phần Center on Page 5) Nhấp OK 6.3 THAY ĐỔI HƯỚNG GIẤY VÀ CO GIÃN TỈ LỆ Bạn thay đổi hướng giấy bảng tính để in theo chiều dọc chiều ngang trang giấy Bạn co giãn tỉ lệ trang tính in Bạn thực bước sau để thay đổi hướng giấy thay đổi tỉ lệ trang tính: 1) Mở thực đơn FILE, chọn PAGE SETUP 61 THCN-ver 0.1 TOPICA 2) Chọn Portrait muốn đặt hướng giấy dọc Landscape muốn đặt hướng giấy ngang 3) Để co giãn nội dung trang tính, bạn chọn Adjust to nhập tỉ lệ phần trăm chọn Fit to chọn số trang rộng số trang cao Nếu bạn để nguyên 1, nội dung trang tính co giãn cho khớp vào trang giấy 4) Ngồi bạn chọn cỡ giấy ô Paper size 5) Nhấp OK 6.4 XEM TRƯỚC TRANG TÍNH Bạn thực bước sau để xem trước trang tính trước in: 1) Mở thực đơn FILE chọn PRINT PREVIEW nhấp nút PRINT PREVIEW cơng cụ Màn hình xem trước trang tính xuất 62 TOPICA THCN-ver 0.1 2) Nhấp nút Zoom để phóng to thu nhỏ trang tính 3) Nhấp nút Next Previous để di chuyển trang tính 4) Nhấp nút Setup để mở hộp thoại Page Setup thực thay đổi định dạng trang cần 5) Nhấp nút Margins để thay đổi lề trang 6) Nhấp Print để in tài liệu 7) Nhấp OK để thoát khỏi chế độ xem trước 6.5 IN TÍNH TRANG Bạn thực bước sau để in trang tính: 1) Mở thực đơn FILE, chọn PRINT Hộp thoại Print xuất 63 THCN-ver 0.1 TOPICA 2) Thay đổi máy in ô Name phần Printer 3) Trong phần Print Range, chọn All để in tất trang trang tính; chọn Page(s) nhập số thứ tự trang đầu cuối vào ô From To 4) Trong phần Print what, chọn active sheet(s) muốn in trang tính hành; chọn Selection muốn in trang tính chọn chọn Entire workbook muốn in sổ tính 5) Nhập số lượng in ô Number of copies 6) Nhấp OK 64 TOPICA THCN-ver 0.1 Tóm lược Trong học bạn học nội dung sau: • Thêm đầu trang chân trang • Thay đổi lề trang tính • Thay đổi hướng giấy co giãn tỉ lệ trang tính • Xem trước trang tính • In trang tính Câu hỏi ơn tập Trình bày cách thay đổi hướng giấy Muốn in tồn nội dung trang tính trang giấy bạn làm nào? Trình bày cách thêm đầu trang chân trang Mở tệp Bai5.xls lưu trước Thêm đầu trang chân trang vào trang tính Thay đổi hướng giấy thành hướng giấy ngang Đặt nội dung trang tính vào trang giấy In trang tính trang giấy 65 ... tiêu Kết thúc học bạn • Thực tính tốn liệu bảng tính Excel 45 THCN-ver 0.1 TOPICA Nội dung 5.1 XÂY DỰNG Công thức tạo để tính tốn trả lại giá trị cho bảng tính Để nhập cơng thức, CƠNG THỨC bạn... vào bảng tính cuối dãy bảng tính cần mở nhấp nút Open 1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI Tạo sổ tính theo mẫu khuôn mặc định Bạn nhấp chuột vào biểu tượng NEW phím Ctrl + N cơng cụ chuẩn nhấn tổ hợp Tạo sổ tính. .. chèn thơng tin vào bảng xóa dịng thơng tin khơng cần thiết Như vậy, q trình làm việc với Excel bạn phải thực thao tác trang tính, hàng, cột Bài học hướng dẫn bạn thao tác để bạn tạo bảng biểu