Bài giảng tin học căn bản phần 4

TIN HỌC CĂN BẢN Phần 4: Microsoft EXCEL Chương Giới Thiệu Chương Định Dạng Dữ Liệu Chương Dữ Liệu Trong Excel Chương Sử Dụng Hàm (Function) Chương Cơ Sở Dữ Liệu Chương 1: Giới Thiệu Giới thiệu Microsoft Excel phần mềm Office hãng Microsoft Là chương trình xử lý bảng tính đựơc sử dụng thông dụng Khởi động Start  Program  Microsoft Office  Microsoft Office Excel Hoặc nhấp đôi vào biểu tượng Excel hình Desktop.(Mở Microsoft Excel) Giao Diện Excel Là hình gồm công cụ bảng tính gồm cột dòng  Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng, thay 256 cột 65,536 dòng phiên cũ  Một ô: Được định nghĩa vị trí cột vị trí dòng Ví dụ: A5 cột A dòng thứ  Các Sheet: Mỗi sheet bảng tính Mặc định gồm Sheet Các Thao Tác Cơ Bản a Lưu Tập Tin B1: File  Save (Ctrl + S) B2: Chọn nơi chứa tập tin lưu bình thường b Mở Tập Tin B1: File  Open (Ctrl + O) B2: Chọn nơi chứa tập tin cần mở  Open c Thoát C1: Click nút Close  C2: File  Exit C3: Alt + F4 Nếu Tập tin chưa lưu xuất bảng thông báo: Yes: Lưu No: Không lưu Các Thao Tác Trên Sheet a Chèn Thêm Sheet Insert  WordSheet b Đổi Tên Sheet Chuột phải vào sheet  Rename  Gõ tên c Xoá Sheet Chuột phải vào sheet  Delete d Di Chuyển Sheet Click vào Sheet, giữ chuột di chuyển e Sao chép Giữ phím Ctrl trình di chuyển Các Thao Tác Trên Ô a Chọn Ô Chọn nhiều ô: Quét đen ô cần chọn Chọn nhiều ô không liên tục Giữ phím Ctrl, Click chọn ô muốn chọn b Nhập (trộn) nhiều ô thành Quét ô cần nhập  Click biểu tượng Merge and Center (chữ a nhỏ) c Nhập Cho nhiều Ô DL Click chọn ô cần nhập Nhập DL  Ctrl+Enter d Xoá DL: Phím Delete Các Thao Tác Trên Cột/Hàng a Thay đổi kích thước B1: Đưa chuột vào đường phân cách chữ số B2: Giữ chuột kéo b Chèn thêm cột/hàng phía trước cột/hàng B1: Click vào ô muốn chèn phía trước B2: Insert  Columns/Rows c Xoá Cột/Hàng B1: Chọn cột/hàng cần xoá B2: Edit  Delete  Columns/Rows Chương 2: Định Dạng Dữ Liệu Định dạng Ký Tự B1: Quét khối ô cần định dạng B2: Chọn Font, size, color, under line Định dạng vị trí DL ô B1: Quét khối ô  Chuột phải vào khối  Format cells B2: Click Thẻ Alignment  chọn kiểu vị trí Horizontal: Chiều ngang (Left, Center, Right) Vectical: Chiều dọc (Top, Center, Bottom) Orientation: Xoay liệu ô Menu Format/Cells… Tab Font Chọn phông chữ Gạch chân chữ Chọn kiểu chữ Chọn kích thước chữ Chọn màu chữ Xem trước Menu Format/Cells… Tab Alignment Căn liệu chiều ngang ô Định hướng văn Căn liệu chiều dọc ô Xuống dòng vừa độ rộng ô Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô Nhập ô liền kề thành ô 10 Hàm Mid: Lấy N ký tự từ vị trí M Mid(chuỗi, M, N) Ví dụ: Ký tự thứ 3,4,5,6 năm thành lập 43 Các Hàm Xử Lý Chuỗi Hàm Len: Lấy chiều dài chuỗi Len(chuỗi) Ví dụ: Len(“abc 123”) = Hàm Value: Chuyển đổi số dạng chuỗi thành số Value(chuỗi số) Ví dụ: Value(right(“abc123”,3)) = 123 (số) Left(“abcd123”,Len(“abcd123”) – 3) = abcd44 Các Hàm Xử Lý Chuỗi Hàm UPPER: Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa UPPER ( chuỗi)  Ngoài có hàm: PROPER ( Chuỗi): Dùng để chuyển kí tự đầu từ thành chữ hoa LOWER ( Chuỗi): Dùng để chuyển tất kí tự chuỗi sang chữ thường Hàm TRIM : Cắt bỏ khoảng trắng chuỗi Ví dụ: =Trim(“ Giáo Trình Tin Học A”) → Giáo Trình Tin Học A Vd: 45 Các Hàm Dò Tìm Hàm Vlookup: Là hàm lấy DL DL bảng hiển thị dạng cột Cú pháp: Vlookup(giá trị dò, quét bảng chứa DL cần lấy F4, vị trí cột lấy DL, chọn 1)  Giá trị dò giá trị liên quan (giá trị giống nhau) bảng  Quét DL bảng Chưa DL phải quét từ giá trị dò 1: Dò lấy giá trị tương đối 0: Dò lấy giá trị tuyệt đối  Ví dụ 46 •  Ví dụ:Tên rượu dựa vào mã rượu tra bảng 47 Các Hàm Dò Tìm Hàm Hlookup: Là hàm lấy DL DL bảng hiển thị theo hàng Cú pháp: Hlookup(giá trị dò, quét bảng chứa DL cần lấy F4, vị trí hàng lấy DL, chọn 1)  Ví dụ 48 VD:Tên nước dựa vào mã nước tra bảng 49 Hàm Index: Là lấy giá trị điểm giao dòng cột xác định vùng liệu INDEX( Vùng liệu,Dòng,cột) Nhóm Hàm Cơ Sở Dữ Liệu • • • Hàm DSUM: Tính tổng giá trị cột vùng thỏa ĐK cho trước DSUM( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)  Ví dụ: 50 Hàm DMAX: Tìm ô có giá trị lớn cột vùng thống kê thỏa ĐK cho trước DMAX( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)  Ví dụ: Hàm DMIN: Tìm ô có giá trị nhỏ cột vùng thống kê thỏa ĐK cho trước DMAX( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)  Ví dụ: 51 Nhóm Hàm Cơ Sở Dữ Liệu Hàm DAVERAGE: Tính trung bình ô cột vùng thống kê thỏa ĐK cho trước DAVERAGE( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)  Ví dụ: Hàm DCOUNT: Điếm số ô chứa giá trị số cột vùng thống kê thỏa ĐK cho trước DAVERAGE( Vùng thống kê, cột thống kê,ĐK Thống kê)  Ví dụ: 52 Chương Cơ Sở Dữ Liệu Sắp xếp DL B1: Quét toàn bảng chứa DL tiêu đề B2: Data  Sort… B3: Sort by: Chọn tiêu đề cột cần xếp Chọn kiểu xếp: Ascending: Tăng Descending: Giảm Nếu muốn chọn thêm tiêu đề cần xếp, ta chọn phần Then By 53 Rút Trích Dữ Liệu Mục đích: Rút nhứng DL thoả điều kiện Rút trích tự động B1: Click chọn ô vùng DL cần rút trích B2: Data  Filter  Auto Filter B3: Click Custom…  Xuất hộp thoại B4: Chọn điều kiện gõ điều kiện Equals: So sánh “=“ Does not equal: Không Is greater than: so sánh lớn > Is less than: so sánh nhỏ < Begin with: bắt đầu với… Có thể chọn thêm điều kiện And Or 54 Rút Trích DL (tt) Rút Trích Thoả Nhiều Điều Kiện B1: Tạo vùng điều kiện gồm hai phần Tiều đề đk: Copy tiêu đề từ liệu Biểu thức điều kiện B2: Data  Filter  Advanced Filter B3: Click chọn mục O2 Copy to location… B4: List Range: Quét toàn vùng DL tiêu đề Criteria range: quét vùng điều kiện Copy to: Click vào ô trống 55 Vẽ Biểu Đồ - Cheøn Hình B1: Quét khối phần cần vẽ B2: Insert  Chart Click biểu tượng công cụ B3: Chọn kiểu biểu đồ  Next  Next B4: Định dạng biểu đồ  Next  Finish Chart Title: Đặt tiêu đề biểu đồ Category (x) axis: Tên tiêu đề trục ngang Value (Y) axis: Tên tiêu đề trục đứng Thẻ Data label Value: hiển thị giá trị thành phần Percentage: Hiển thị phần trăm Cheøn Hình: Gioáng nhö treân Word 56 Tạo Điều Kiện Cho Một Vùng DL B1: Quét khối vùng DL cần hiển thị B2: Fortmat  Conditional Formatting B3: Chọn điều kiện khung số 2: Between: Giữa khoảng giá trị Equal to: Bằng Greater than: Lớn Less than: Nhỏ B4: Click Format  Định dạng  Ok Ta thêm điều kiện cách Click Add để thêm 57 [...]... sẽ hạng 1 33 Nhóm Hàm Toán Học (tt) 3 Hàm Round: Hàm làm tròn Round(số hoặc phép tính,N) N: Làm tròn vị trí thứ N  N>0: làm tròn số lẻ thập phân thứ N  N=0: làm tròn số hàng Đơn vị  N=-1: làm tròn số hàng Chục  N=-2: làm tròn số hàng Trăm Ví dụ: Vd: Round(15 345 .375 64; 3)=15 345 .376 Round(15 345 .375 64; 0)=15 345 Round(15 345 .375 64; -2)=15300 34 Nhóm Hàm Toán Học 1 Hàm Int: Lấy phần nguyên của một số, một... Format/Cells… Tab Date B1: Chọn Number B2:Chọn Custom B3: Chọn ngày cần định dạng B4: Chọn Ok để hoàn thành 20 9 Định Dạng Tiền Tệ -Phần Trăm (%) a Định dạng tiền tệ B1: Quét khối các ô cần định dạng B2: Format  Cells…  Number Currency B3: Chọn kiểu tiền tệ trong khung Symbol Chọn số lẻ thập phân trong khung Decimal place b Định dạng phần trăm (%) B1: Quét khối B2:Format  Cells…  Number Percentage Hoặc... đến ô cuối cùng để sao chép Chú ý: Trong quá trình tính, một ô DL được tính cho tất cả các ô khác thì ô DL đó phải được cố định bằng cách nhấn F4 16 7 Định Dạng Dữ Liệu Số B1: Quét khối các ô DL cần định dạng B2: Format  Cells… B3: Click thẻ Number  Number B4: Định dạng Decimal place: Số thập phân số lẻ Use 1000 Separator (,): Dấu phân cách hàng nghìn Hoặc Click Custom: Chọn một kiểu định dạng trong... khung B2: Fortmat  Cells (Ctrl +1) B3: Click thẻ Border B4: Định dạng khung Style: Kiểu đường khung Color: Màu khung Chọn khung: None: Không hoặc bỏ khung Outline: Khung bên ngoài Inside: Đường nét bên trong 11 Menu Format/Cells… Tab Border Không kẻ khung Khung bao ngoài Khung bên trong Chọn từng đường kẻ khung Chọn kiểu đường kẻ Màu đường kẻ 12 4 Màu Nền B1: Quét khối các ô cần màu nền B2: Format ... Percentage Hoặc Click Custom  Gõ kiểu định dạng vào khung Type 21 Menu Format/Cells…Tab Currency B1: Chọn Nmber B 3: Chọn dạng tiền tệ B2: Chọn Currency B 4: Chọn Ok để hoàn thành 22 Menu Format/Cells…Tab Percentage B1: Chọn Nmber B 3: Chọn % cần định dạng B 4: Chọn B 2: Chọn Percentage Ok để hoàn thành 23 10 Tạo Số Thứ Tự B1: Gõ số 1 vào ô đầu tiên B2: Đưa chuột vào góc dưới của ô vừa tạo sao cho có dạng... kéo xuống 24 Chương 3 Dữ Liệu Trong Excel 1 Các kiểu dữ liệu a Dữ liệu chuỗi (Text): Là kiểu DL chuỗi, được mặc định bên trái Một số nếu đi kèm với Text thì cũng là chuỗi Muốn xuống dòng trong một ô, ta gõ Alt+Enter b Dữ liệu Số (Number)/ Date/ Time: Mặc định bên phải Một DL số nếu quá lớn so với chiều rộng của 25 ô thì sẽ có kiểu hiện thị là # hoặc 12E+ 2 Các Toán Tử a Các phép tính cơ bản + : cộng... Hàm Count: Hàm Đếm DL kiểu số, ngày =Count(quét vùng DL đếm) 4 Hàm CountA: Đếm tất cả các DL khác rỗng =CountA(quét vùng DL đếm) VD: Ví dụ 1 31 Các Hàm (tt) 5 Hàm Max: Tính giá trị cao nhất =Max(vùng DL tính) =Max(số thứ1, số thứ 2, …) 6 Hàm Min: Tính giá trị thấp nhất Tương tự hàm Max 32 7 Hàm Rank: Xếp Hạng Vd: =Rank(ô so sánh, vùng DL F4, 0 hoặc 1) Ô so sánh: Thường ô đầu tiên của vùng DL cần XH... Alt+Enter  Gõ chữ thứ 2  Enter B2: Click vào ô vừa tạo  Fortmat  Cells… B3: Click thẻ Border  Click chọn khung đường chéo B4: Định dạng lại Dữ Liệu trong ô vừa tạo 13 Menu Format/Cells… Tab Patterns Bỏ chọn màu B 2: Chọn màu cần chọn B 1: Chọ Patterns B 3: Chọ Ok để hoàn thành 14 5 Sao Chép-Di Chuyển a Sao chép thông thường B1: Chọn khối cần sao chép  Ctrl+C Hoặc Edit  Copy B2: Click vào ô cần đặt... thị là # hoặc 12E+ 2 Các Toán Tử a Các phép tính cơ bản + : cộng - :Trừ *: nhân /: chia &: Phép toán nối chuỗi Ví dụ: le&“ “&minh  le minh b Các phép toán so sánh >, >=, ... làm tròn số hàng Trăm Ví dụ: Vd: Round(15 345 .375 64; 3)=15 345 .376 Round(15 345 .375 64; 0)=15 345 Round(15 345 .375 64; -2)=15300 34 Nhóm Hàm Toán Học Hàm Int: Lấy phần nguyên số, phép tính Int(số phép tính)... =Trim(“ Giáo Trình Tin Học A”) → Giáo Trình Tin Học A Vd: 45 Các Hàm Dò Tìm Hàm Vlookup: Là hàm lấy DL DL bảng hiển thị dạng cột Cú pháp: Vlookup(giá trị dò, quét bảng chứa DL cần lấy F4, vị trí cột... Là hàm lấy DL DL bảng hiển thị theo hàng Cú pháp: Hlookup(giá trị dò, quét bảng chứa DL cần lấy F4, vị trí hàng lấy DL, chọn 1)  Ví dụ 48 VD:Tên nước dựa vào mã nước tra bảng 49 Hàm Index: Là