Khái niệm về thông tin và quản trị thông tin của dự án

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 I Khái niệm về thông tin và quản trị thông tin của dự án 2 1 Các khái niệm 2 1 1 Khái niệm về thông tin của dự án 2 1 2 Khái niệm về quản trị thông tin của dự án 4 2 Vì sao phải quản[.]

MỤC LỤC MỤC LỤC I.Khái niệm thông tin quản trị thông tin dự án 1.Các khái niệm 1.1.Khái niệm thông tin dự án 1.2.Khái niệm quản trị thông tin dự án .4 2.Vì phải quản trị thông tin dự án .5 II.Xây dựng hệ thống quản trị yêu cầu quản lý thông tin từ xây dựng dự án 1.Các nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án 2.Các bước xây dựng hệ thống thông tin dự án III.Những nguyên nhân dẫn đến thất bại quản trị thông tin dự án .15 I.Khái niệm thông tin quản trị thông tin dự án Ngày việc thành công dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, yếu tố thơng tin có vai trị vơ quan trọng vào thành bại dự án.Tùy dự án mà người định nội cụ thể việc thu thập xử lý thông tin 1.Các khái niệmm 1.1.Khái niệmm thông tin dự án thông tin dự ána dự án án Thông tin dự án dư liệu thu thập, cập nhật q trình thực dự án Thơng thường thơng tin dự án gồm nhóm: – Nhóm – Tài liệu chung: gồm tài liệu bao quát thơng tin nội dung dự án (mục đích, nội dung, phương pháp, đầu ra, hoạt động, kinh phí, thời gian…), điều chỉnh dự án tài liệu khác thức thơng qua với bên liên đới (như mô đun đào tạo, hướng điểu hành, chương trình lịch làm việc cúa tư vấn cứa cán dự án…); – Nhóm – Tài liệu hợp tác với bên liên đới: gồm văn ký kết, nội dung thỏa thuận bên liên đới, văn bán pháp luật sử dụng, cam kết đóng góp, tham gia nội dung họp liên quan đến dự án (điều chỉnh dự án, can thiệp dự án…) – Nhóm – Tài liệu hoạt động dự án: gồm tài liệu bao quát thông tin hoạt động dự án, yếu hoạt động đầu dự án (như kết mua sắm, kết chi tiêu tài chính, số người hướng lợi, hoạt động thực hiện, kế hoạch triển khai hoạt động, đầu – Nhóm – Các liệu thu thập trình triển khai thực dự án: bắt đầu dự án, có nhiều liệu dự án thu thập nhằm phục vụ xây dựng dự án, thực đánh liệu đánh giá nhu cầu, điều kiện kinh tế – xã hội khu vực dự án, đặc điểm người hưởng lợi, đặc điểm vấn đề mà dự án tập trung (ví dụ dự án xây dựng giao thông, thủy lợi…), số liệu thu thập trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án… Các liệu này, kể liệu thô liệu xử lý cần phải quản lý tốt – Nhóm – Hệ thống báo cáo: nhóm thơng tin tương đối tổng hợp xử lý dạng báo cáo (như báo cáo tiến độ…), báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết Hiện nay, đề cập đến thông tin dự án thường hiểu đề cập đến thơng tin nhóm 5, nhiều dự án trọng quản lý chia sẻ thông tin hai nhóm nên thơng tin khơng để cập đầy đủ Bảng 1: Ví dụ quản lý thơng tin dự án theo cấu phần Nhóm Mua sắm Môi trường-xã hội Giám sát-đánh giá - Các mục cần mua sắm xác định tài liệu dự án - Các yêu cầu đánh giá tác động dự án, tác động môi trường, bền bù tái định cư, phát triển dân tộc thiểu số đề tài liệu dự án Các kế hoạch thực cụ thể Yêu cầu giám sát, đánh giá xác định tài liệu dự án Nhóm Thủ tục mua sắm Việt Nam Quy định mua sắm nhà tài trợ Thủ tục đấu thầu - Nghị định 17 Nhóm Kế hoạch mua sắm - Các đề nghị Kế hoạch giám sát, đánh giá thông qua Quy định, thủ tục môi Các yêu cầu giám sát, trường, đền bù tái định cư đánh giá dự án nhà tài trợ thực dự án Việt Nam Quy định giám sát, Các sách đánh giá dự án ODA Việt (Environment and Social Nam Safegards) nhà tài trợ Kế hoạch chuẩn bị báo Nội dung kế hoạch cáo tác động môi trường, đền bù tái giám sát, giám sát cụ thể duyệt mua sắm Kết mua sắm định cư Kế hoạch triển khai hoạt động môi trường, đền bù, tái định cư - Kế hoạch giám sát việc giảm thiểu tác động tiêu cực Nhóm Các báo giá Các kết đấu thầu - Các biên kiểm tra chất lượng mua sắm Dữ liệu kinh tế- xã hội khu vực dự án Các số liệu đo đạc, quan trắc môi trường khu vực dự án Nhóm Báo cáo tiến độ mua sắm Báo cáo giám sát hoạt động mua sắm Đánh giá dự án (có phần mua sắm) Báo cáo tiến độ thực Các báo cáo giám sát việc thực thực đền bù, tái định cư, biện pháp giảm thiểu tác động môi trường, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết Triển khai giám sát dự án Đánh giá bước đầu Đánh giá kỳ Đánh giá kết thúc Đánh giá tác động Các liệu sẵn có Dữ liệu dự án thu thập cho việc giám sát, đánh giá - Các kế hoạch, nội dung triển khai giám sát, đánh giá - Các báo cáo giám sát - Các báo cáo đánh giá - Báo cáo tổng kết 1.2.Khái niệmm thông tin dự án quản trị thông tin dự ánn trị thông tin dự án thông tin dự ána dự án án Khi đề cập đến quản lý thông tin người ta thường liên hệ tới phần mềm quán lý, đến máy tính hay rộng tới cơng nghệ quản lý thơng tin Thực tế quản lý thống tin có nội dung rộng nhiều so với công nghệ quản lý thông tin Quản lý thông tin thực chất trình hoạt động nhằm tạo thơng tin, sử dụng chia sẻ thơng tin Cịn phần mềm máy tính hay cơng nghệ thực chất chủ yếu phục vụ cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chưa phải quản lý thông tin theo nghĩa Quản lý thơng tin dự án khơng phải quản lý ghi hay số liệu thu thập trình thực dự án mà hoạt động nhàm tạo thơng tin, sử dụng thông tin chia sẻ thông tin dự án Quản lý thông tin bao gồm trình cần thiết để đảm bảo tính kịp thời từ việc phát thông tin, phổ biến thông tin, thu thập thông tin, lưu trữ thông tin việc sẵng sang cung cấp thơng tin dự án Nó cung cấp liên kết người Tất người có liên quan đến dự án phải chuẩn bị để xử lý thông tin dự án , phải hiểu thông tin liên quan đến họ 2.Vì phản trị thơng tin dự áni quản trị thông tin dự ánn trị thông tin dự án thông tin dự án án – Để quan quản lý thực dự án có thê biết dự án triển khai nào? số liệu dự án có đạt kết định trước hay không? – Dựa vào thông tin quản lý, điều chỉnh dự án tập trung nguồn lực tiến hành nhằm cải thiện chất lượng việc thực dự án; – Thông tin dự án sở để phục vụ cho hoạt động dự án Thông tin dự án quản lý sở để lập, điều chỉnh kế hoạch, thực kế hoạch, giám sát đánh giá dự án Quan trọng thông tin dự án sử dụng đế quản lý hiệu dự án đo đạc hiệu quả, hỗ trợ trình quản lý để đảm bảo hiệu dự án; – Có nhiều bên liên đới quan tâm đến thông tin dự án Chính phủ, ban điều hành dự án, ban quản lý dự án, đơn vị hợp tác, nhà tài trợ, đơn vị thực bên liên đới khác Chính thế, thơng tin cần phải quản lý đế chia sẻ, phối hợp, trao đổi nhằm cung cấp thơng tin xác, kịp thời cho bên cho người quản lý, thực dự án II.Xây dựng hệ thống quản trị yêu cầu quản lý thông tin từ xây dựng dự án 1.Các nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông c xây dự ánng hệm thống quản lý thông ng quản trị thông tin dự ánn lý thông tin dự án án Nguyên tắc chung thông tin dự án phải phận quản lý Đồng thời thành phần cúa dự án phải cập nhật đầy đủ nhóm thơng tin Sáu ngun tắc xem quan trọng việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án hiệu quả: Nguyên tắc 1:Nhân viên quản lý thông tin dự án phải đào tạo Không phái quán lý thông tin dự án có hiệu (vì qn lý thơng tin khác với lưu trữ thông tin) Nhân viên quản lý thơng tin dự án phải đữợc đào tạo ba nội dung: Q trình tạo thơng tin dự án; Sử dụng thông tin dự án chia sẻ, thảo luận thơng tin dự án Ngun tắc 2:Phải có tham gia chủ động nhân viên dự án vào q trình quản lý thơng tin Ngun tắc quan trọng ảnh hướng đến toàn trình quản lý thơng tin dự án, chẳng hạn, nhân viên dự án phải nhớ tệp liệu ghi vào hệ thống quản lý liệu, nhân viên quản lý dự án phải cập nhật thường xuyên hoạt động, liệu theo chuán mực định để quản lý Nguyên tắc 3:Xây dựng hệ thống quản lý yêu cầu quản lý thông tin từ xây dựng dự án Một hệ thống thông tin thống cần xây dựng từ đầu, tức xây dựng dự án Hệ thống phải đề cập đến vấn đề sau: – Những yêu cầu quản lý thông tin dự án; – Cán thực quán lý thông tin dự án; – Phạm vi thơng tin cần quản lý; – Hình thức quản lý thông tin (phần mềm quản lý, mẫu báo cáo…) Nguyên tắc 4:Hỗ trợ công cụ quản lý để tăng hiệu quản lý thông tin Nhiều loại liệu dự án xử lý bàng tay nhiều thời gian, chẳng hạn số liệu hay kết đầu dự án Các công cụ máy tính, thư điện tử, dụng cụ trình chiếu… quan trọng mang lại hiệu quản lý thơng tin dự án Ngun tắc 5:Có tham gia bên liên đới quản lý thông tin Thông tin cần trao đổi bên liên đới có phối hợp quản lý thông tin thống định kỳ trao đổi, kiểm tra thông tin, giám sát thông tin, cập nhật thông tin Như tạo minh bạch tính dễ kiểm tra thơng tin hợp tác bên liên đới Nguyên tắc 6:Thông tin quản lý thông tin xử lý, xác, thơng thức Đế tránh sử dụng trao đổi thông tin khơng xác khơng thức, thơng tin quản lý phải xử lý qua nhiều bước, q trình kiểm tra tính xác thơng tin Nguyên tắc có tham gia bên liên đới (nguyên tắc 5) quan trọng đế đảm bảo chất lượng thông tin quản lý 2.Các bước xây dựng hệ thống thông tin dự ánc xây dự ánng hệm thống quản lý thông ng thông tin dự án án Quản lý thông tin dự án gồm bước, bước chủ yếu thực bới ban quản lý thực dự án, bước sau chù yếu thực bới cán quản lý thông tin dự án Bước I: Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý quản lý thơng tin khơng có nghĩa lưu trữ tất liệu (số liệu định tính định lượng) ghi Nó trình tạo ra, sử dụng chia sẻ, trao đổi thơng tin Vì phạm vi thơng tin dự án cần quản lý phải xác định rõ ràng Xác định phạm vi thông tin cần quản lý liên quan đến việc lựa chọn công cụ quản lý thông tin (các phần mềm phù hợp) chương trình quản lý thơng tin (thời gian cập nhật, trao đổi, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ) nhóm thông tin mục 9.2.1 phạm vi thông tin cần quản lý Mỗi thành phần dự án cần quán lý nhóm phạm vi thành phần Bước 2: Quyết định tham gia vào hoạt động quản lý thông tin dự án Ngoài vài nhân viên chuyên phụ trách quản lý thông tin, nhân viên phải yêu cầu nội dung quản lý thông tin dự án Tuy nhiên cán quản lý thông tin phải chọn lựa cán thận, phải đạt ba yếu tố cần thiết là: – Hiểu biết phương pháp thu thập liệu, biết xử lý quản lý liệu; – Thơng thạo kỹ máy tính; – Có kỹ truyền thông, trao đổi thông tin với bên liên đới Bước 3: Quyết định chương trình quản lý thơng tin dự án Có hai loại chương trình quản lý thơng tin dự án là: – Chương trình quản lý theo nghĩa kế hoạch (các yêu cầu, kế hoạch cập nhật thông tin, tần suất cập nhật thông tin, thời điểm báo cáo, chia sẻ thông tin, kế hoạch trao đổi thông tin với bên liên đới); – Chương trình phần mềm quản lý liệu Bước 4: Đào tạo cán quản lý chương trình quản lý thơng tin dự án Cán quản lý thông tin dự án cần đào tạo yêu cầu quản lý thông tin, phương pháp thu thập, xử lý thông tin, chia sẻ thông tin Khung lôgic, dẫn mục tiêu dự án nội dung quan trọng đòi hỏi cán quản lý thơng tin cần nắm thơng tin quản lý xoay quanh nội dung Ngồi ra, phần mềm quản lý thơng tin nghiệp vụ trao đổi, chia sẻ thông tin cần đào tạo Bước 5: Phân tích loại liệu dựa tương quan nhiệm vụ, mục tiêu dự án với khung lôgic dẫn dự án Đây bước quan trọng nhằm quản lý thơng tin có hệ thống khai thác, tổng hợp thông tin dễ dàng dự án có nhiều biến số (cả biến số độc lập biến số can thiệp) – Mục tiêu dự án; – Chỉ dẫn thể mục tiêu; – Phương pháp thực dẫn; – Mẫu thực phương pháp; – Kết đạt mục tiêu; – Những bình luận (hoặc ghi chú) Phương pháp thể nội dung hỗ trợ nhiều cho hoạt động chia sẻ thảo luận thông tin sau dự án Cụ thể: Mục tiêu Chỉ bảo Phương Mẫu thực Kết Những bình cụ thể thể pháp đạt luận ghi dự mục tiêu thực phương mục tiêu án dự án bảo pháp Ví dụ: Số trẻ em Thống Bao nhiêu X% số Tỷ lệ trẻ em đến Tăng số đến trẻ em trường tăng đến trường kê lớp,từng học kì, năm làng khu vực thống kê trẻ em đến trường tăng, đó, Thống kê x1% số % trẻ trường em nữ đến trường tăng trường tăng kết không bền vững dự án hỗ trợ kinh phí đến trường Khi khơng cịn dự án kết thay đổi Bước 6: Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin quản lý Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin bước quan trọng quản lý thông tin Trong bước này, có hoạt động mà cán quản lý thơng tin phải thực hiện, là: – Xác định phạm vi thơng tin cần quản lý; – Tìm kiếm, thu thập, cập nhật thông tin dự án tương tự; – Thu thập số liệu làm sở phân tích cho dự án phục vụ cho giám sát, đánh giá dự án sau này; – Xây dựng, lựa chọn vận dụng dẫn xây dựng khung lôgic để đe đạc mục tiêu dự án; – Phân trường theo lĩnh vực thông tin theo lĩnh vực sô người hưởng lợi đầu ra, loại mua sắm, hoạt động dự án khu vực, tiêu dự án cúa hoạt động dự án…; – Thu thập, cập nhật xử lý liệu cần thiết Nếu cần cập nhật số liệu định kỳ, yêu cầu cán dự án cán điều phối thành phần dự án báo cáo định kỳ để cập số liệu; – Tổ chức lưu trữ ghi theo chương trình lựa chọn Cần lưu ý, cách lưu trữ khai thác ghi phải phổ biến đê người thực tiếp cận được, tránh tình trạng vài người tiếp cận, khai thác thông tin; – Xử lý báo cáo: Khi nhận báo cáo từ cán thực quan tư vấn, số liệu báo cáo phải xử lý theo lĩnh vực nội dung theo nhóm vấn đề lưu trữ hệ thống quản lý thông tin chung dự án Bước 7: Báo cáo tình hình quản lý thơng tin dự án Nhằm phục vụ cho việc thực dự án, điều chỉnh dự án, báo cáo dự án, giám sát đánh giá dự án Cán quản lý thông tin phải có báo cáo theo định kỳ (hàng tuần – hàng tháng) chương trình quản lý quy định Báo cáo tình hình quản lý thơng tin dự án “Báo cáo hoạt động quán lý thông tin dự án” “Báo cáo việc thực dự án dựa kết thông tin quản lý” Báo cáo hoạt động quản lý thông tin dự án bao gồm việc cập nhật thơng tin, thu thập thơng tin mới, tình hình báo cáo thơng tin cán dự án, cán điều phối, chất lượng thông tin, mức độ bao qt thơng tin tồn dự án, cần thể rõ thơng tin thiếu, thiếu lĩnh vực kế hoạch Báo cáo việc thực dự án dựa kết thông tin quản lý để thông báo mặt tiến độ dự án, số lượng đầu so với mục tiêu, tương quan tiến độ đầu thành phần dự án, phù hợp dẫn, hiệu dự án dựa vào số liệu… Bước 8: Chia sẻ, thảo luận thông tin Thông tin cần thảo luận chia sẻ không kết thúc dự án tổng kết dự án mà cần cung cấp, thảo luận thông tin với đối tác, nhà tài trợ bên liên đới trình thực dự án Việc cung cấp, trao đổi thông tin thường xuyên có phản hồi hữu ích phục vụ cho việc điều chỉnh dự án thay đổi tiếp cận dự án Những thông tin quản lý tốt, cách định kỳ – cần thống trước với nhà tài trợ, đối tác bên liên đới, dự án cần phải thảo luận chia sẻ thông tin sau: – Mục tiêu dự án gì?; – Dự án tiến hành đến đâu (các hoạt động cụ thể)?; – Kết dự án đến thời điểm (các hoạt động, số lượng đầu ra); – Kế hoạch (hoạt động cụ thể, đầu cụ thể chương trình hoạt động); – Những vấn đề đặt thực tế chủ thể dựa khái quát kết thông tin dự án III.Những nguyên nhân dẫn đến thất bại quản trị thông tin dự án Dưới tổng kết nguyên nhân thất bại quản lý thông tin dự án: - Lựa chọn công nghệ không phù hợp, thường công nghệ cao hay phần mềm khơng phù hợp, khó sử dụng - Nhân viên quản lý thông tin không đào tạo - Hết thời gian ngân quỹ cho hoạt động quản lý thông tin - Sự thay đổi u cầu dự án - Khơng có tham gia toàn thể cán dự án - Lưu trữ thông tin tạo thông tin, sử dụng chia sẻ thông tin - Thông tin cán dự án quản lý, cán thay đổi vị trí hay chuyển dự án khác khơng có tiếp cận thơng tin việc tiếp tục cập nhật không thống - Khơng có chương trình quản lý thơng tin cụ thể