Hòan thiện tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm Viễn thông khu vực 1

Luận văn :Hòan thiện tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm Viễn thông khu vực 1

Lời nói đầu

Nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý là đòi hỏi khách quan đối vớicác doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng Đây là một vấn đề hết sức phứctạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ những đối tợng của nó là những ng-

ời làm việc trong lĩnh vực quản lý, những ngời làm công tác chuẩn bị và lãnh

đạo hoạt động sản xuất kinh doanh về mọi mặt, mà hoạt động lao động của họ

có tác dụng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanhnghiệp, ảnh hởng đến việc thực hiện mục tiêu quản lý

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoànthiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thờigian lao động, sử dụng có hiệu quả các yếu tố cấu thành của quá trình kinhdoanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý năng động, gọn nhẹ, hoạt động nhịpnhàng và đạt hiệu quả cao

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơngiản, mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu một cách kỹ lợng dựa trên nhữngluận cứ khoa học Hoàn thiện tổ chức lao động, phối hợp và sử dụng lao độngmột cách hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn và có ý nghĩa quan trọngtrong phát triển kinh tế và tăng năng suất lao động

Trung tâm viễn thông khu vực I là đơn vị trực thuộc Công ty, cũng nhnhiều đơn vị khác, bộ máy quản lý còn nhiều tồn tại cần giải quyết Xuất phát

từ thực tế đó, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp.

Nội dung của bài viết này bao gồm các phần chính nh sau:

Chơng 1: Lý luận cơ bản và ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I

Chơng 2: Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I

Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I.

Chơng I Một số vấn đề Lý luận và sự cần thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Các doanh nghiệp Thực chất tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp và vai

trò của nó

1 Quản lý và lao động quản lý.

1.1 Khái niệm về quản lý

Quản lý là tác động có hớng đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản

lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn

có, các cơ hội để đa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến

động của môi trờng

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế,quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xãhội, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động Từ đó tác động đến cácyếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh

Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt đợc năng suấtcao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện

tổ chức lao động

Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con ngời, vì con ngời là yếu

tố cơ bản của lực lợng sản xuất Quy mô của hệ thống càng lớn thì vai tròquản lý cần phải đợc nâng cao, có nh vậy mới đảm bảo hiệu quả hoạt độngcủa hệ thống

Quản lý con ngời gồm nhiều chức năng phức tạp Bởi vì con ngời chịu

ảnh hởng của nhiều yếu tố: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội Cácyếu tố này luôn tác động qua lại hình thành nhân cách con ngời Vì vậy, muốnquản lý tốt, con ngời phải vừa là một nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa lànhà xã hội, vừa là nhà chiến lợc

Do đó, có thể kết luận rằng quản lý đóng một vai trò rất quan trọngtrong việc phối hợp các hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung và mỗihoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạthiệu quả tối u

1.2 Lao động quản lý

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của lao động quản lý.

* Khái niệm

Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn

vị sản xuất kinh doanh; có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bánmột số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồngthời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình

Tất cả những ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lý đợc hiểu làlao động quản lý Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao

động quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không

* Đặc điểm của lao động quản lý

Đối với các loại lao động quản lý khác nhau song đều có chung các đặc

điểm sau:

- Hoạt động của lao động quản lý là loại lao động trí óc và mang tínhchất sáng tạo

- Hoạt động của lao động quản lý mang đặc tính tâm lý xã hội cao

- Thông tin vừa là đối tợng lao động, vừa là kết quả lao động và vừa làphơng tiện của lao động quản lý

- Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, các t liệu phục vụ choviệc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý

1.2.2 Chức năng của lao động quản lý

Lao động quản lý bao gồm các chức năng sau:

+ Nhân viên quản lý kỹ thuật: Là những ngời đợc đào tạo ở các trờng

kỹ thuật hoặc đã đợc rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tơng đơng

đ-ợc cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là ngời trức tiếp làm côngtác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hớng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp Loại nàybao gồm:

- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, Quản đốc hoặc Phó quản đốcphụ trách kỹ thuật, Trởng phòng và Phó phòng, Ban kỹ thuật

- Các kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật

+ Nhân viên quản lý kinh tế: Là những ngời làm công tác tổ chức, lãnh

đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh:

- Giám đóc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, Kế toán trởng

- Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận nh: kế toán, tài

vụ, kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lơng

Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao độngquản lý đợc chia thành:

+ Cán bộ lãnh đạo : Là những ngời lao động quản lý trực tiếp thực hiện

chức năng lãnh đạo Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quản

đốc, các Trởng ngành, Đốc công, Trởng và Phó các phòng ban trong bộ máyquản lý doanh nghiệp.

+ Các chuyên gia: Là những lao động thực hiện công việc chuyên môn,

không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp Bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹthuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt độngcủa họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng,trong công tác quản lý tham mu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đíchquản lý chung

+ Các nhân viên thực hành kỹ thuật: Là những lao động quản lý thực hiện

các công việc đơn giản, thờng xuyên lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tinnghiệp vụ và kỹ thuật nghiệp vụ Bao gồm các nhân viên làm công tác hoạchtoán và kiểm tra (nh kỹ thuật viên kiểm nghiệm đo lờng; nhân viên giao nhận,viết hóa đơn; nhân viên kế toán, thủ kho ), các nhân viên làm công tác hànhchính chuẩn bị tài liệu nh kỹ thuật can in, kỹ thuật viên đánh máy và lu trữ, ;các nhân viên làm công tác phục vụ nh kỹ thuật viên điện thoại, bảo vệ cungứng

2.2 Yêu cầu của bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, thực hiện đầy

đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị

Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trởng, chế độ trách nhiệm

cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao độngtrong đơn vị

Thứ ba, phải phù hợp với khối lợng công việc, thích ứng với đặc điểm

kinh tế, kỹ thuật của đơn vị

Thứ t, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.

3 Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý

3.1 Khái niệm

Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con ngời cùng với cácphơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất

định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệthống nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định Hay nói cách khác, bộ máy quản lýchính là chủ thể quản lý của hệ thống.

3.2 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến:

Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệpdựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theonguyên tắc

Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đờng thẳng rõ ràng về quyền

ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tợng quản lý Hệthống này đợc mô tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Hệ thống cơ cấu trực tuyến

Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dới.Ngời lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý Mốiliên hệ đợc thực hiện theo chiều thẳng đứng

Kiểu cơ cấu này thờng đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp có quymô nhỏ, cơ cấu không phức tạp

Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung

- Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ

- Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra

- Ngời lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt độngcủa cấp dới quyền

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ “ thủ trởng”

Ng ời lãnh đạo

Ng ời lãnh đạo tuyến 1

Đối t ợng quản lý

Ng ời lãnh đạo tuyến 2

Đối t ợng quản lý

Nhợc điểm:

- Để cơ cấu này phát huy đợc thì đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thứctoàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có có quyết đoán

- Không sử dụng đợc ngời có trình độ chuyên môn cấp dới

- Không tận dụng đợc sự t vấn của các chuyên gia

- Khi cần thiết liên hệ giữa các thành viên của các tuyến thì việc báocáo thông tin đi theo đờng cong

2/ Hệ thống cơ cấu chức năng:

Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến,

đợc Taylor xây dựng trong phạm vi phân xởng Trong phân xởng ngời lao

động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khácnhau, trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định Với t cáchthiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ nh thế, hệ thống cơ cấu chức năng

đã bỏ qua tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ Có thể mô tả cơ cấu nàyqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Hệ thống cơ cấu chức năng

Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý đợc tổ chức theo chức năng Do đóhình thành nên những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm mộtchức năng quản lý nhất định Cấp dới không những chịu sự lãnh đạo của một bộphận chức năng, mà còn chịu sự lãnh đạo của ngời chủ doanh nghiệp và bộ phậnchức năng khác

Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tơng

đối phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhngphổ biến hơn

Ng ời lãnh đạo

chức năng A Ng ời lãnh đạo chức năng B

Ng ời lãnh đạo

Ng ời lãnh đạo chức năng C

Đối t ợng quản

Ưu điểm:

- Phát huy đợc ngời có trình độ chuyên môn cấp dới

- Thu hút đợc các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý

- Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánhnặng trách nhiệm quản lý cho ngời lãnh đạo

Nhợc điểm:

- Không duy trì đợc tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp

- Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận

3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng:

Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ

cấu chức năng Hệ thống cơ cấu chức năng đợc mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Hệ thống cơ cấu trực tuyến chức năng

ở đây lãnh đạo tổ chức đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chứcnăng trong việc ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyềnmệnh kệnh theo tuyến đã đợc quy định Ngời lãnh đạo các phòng, banchức năng không có quyền ra quyết định cho ngời thừa hành ở các tuyến

Ưu điểm:

- Tận dụng đợc u điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng

- Phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng

- Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến

Ng ời lãnh đạo cấp 2

- Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do khôngthống nhất quyền hạn, quan điểm.

4/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mu:

Kiểu cơ cấu này duy trì đợc tính thống nhất của lãnh đạo và thực hiệncác nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng trong phân công lao động Hệ thống cơ cấutrực tuyến tham mu đợc mô tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mu

Tham mu là những ngời giúp việc cho ngời lãnh đạo đa ra quyết định Nhờ

có bộ phận tham mu nên công việc ngời lãnh đạo giảm bớt Tham mu không đợcphép ra quyết định mà chỉ ngời lãnh đạo mới có quyền ra quyết định

Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ

- Sử dụng chuyên gia tốt hơn

- Giảm nhẹ gánh nặng cho ngời lãnh đạo

Nhợc điểm:

- Công việc của ngời lãnh đạo vẫn nặng nề

- Nếu tham mu tốt sẽ giúp ngời lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngợc lạinếu tham mu không có năng lực, không có trình độ sẽ gây trở ngại và nguyhiểm

4 Vai trò của bộ máy quản lý

Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiệnnhững mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quátrình tổ chức thực hiện Đó chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp và hìnhthành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớptrong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có mộtthủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý, thc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếpnhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợpnhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyêntrí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra nhnăng suất, chất lợng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nh vậy,trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực l-

ợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngợc lại không có quá trình tổchức nào đợc thực hiện nếu không có bộ máy quản lý

Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân công và hiệptác lao động C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sựchuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quátrình đợc phối hợp lại

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trìnhquản lý đợc thực hiện trọn vẹn, không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chứcnăng quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên mônhóa Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ cao trongdoanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ

và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phùhợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ thực sự

sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý, nâng caohiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

5 Những nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý

Có thể quy thành 2 loại nhóm nhân tố ảnh hởng đến bộ máy quản lý:

5.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tợng quản lý:

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất

- Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy môsản xuất, loại hình sản xuất

- Số lợng công nhân viên

5.2 Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hóa các hoạt động quản trị

- Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình

độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý

- Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểmtra của lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới

- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý

Sự cần thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở

trung tâm viễn thông khu vực I

Qua nghiên cứu văn bản quyết định thành lập trung tâm khu vực I theoquyết định số : 100/QĐ_TCCB ngày 3/2/1990 của tổng cục trởn tổng cục bu

điện ta thấy rằng: trung tâm viễn thông khu vực I có nhiệm vụ và quyền hạnrất nặng nề, có vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty viễn thôngliên tỉnh hoạt động của trung tâm có ảnh hởng lớn đến hoạt động chung củatoàn công ty.

Mặt khác qua tìm hiểu đợc biết rằng: trung tâm viễn thông khu vực Ihiện nay vẫn còn bị ảnh hởng và tồn tại do lịch sử của ngành bu điện, công ty

điện thoại đờng dài trong thời kì bao cấp trớc đây để lại (tiền thân của trungtâm viễn thông khu vực I hiện nay là trung tâm viễn thông I trực thuộc công ty

điện thoại đờng dài thuộc tổng cục bu điện nay là tổng công ty bu chính viễnthông ) Sau khi thành lập công ty viễn thông liên tỉnh và trung tâm viễn thôngliên tỉnh năm 1990 hầu hết tổ chức bộ máy quản lý, số cán bộ quản lý và sốlao động trực tiếp sản xuất vẫn giữ nguyên trạng tại trung tâm viễn thông khuvực I, hầu nh ít điều động vào công tác tại trung tâm viễn thông khu vực II vàtrung tâm khu vực III vì hầu hết là ngời thuộc tỉnh phía bắc Số công nhân trênlại đa số là công nhân dây, máy và trung cấp tuổi cao Mặc dầu đã qua gần 15năm công tác trực thuộc công ty viễn thông liên tỉnh ( từ 1990) qua nhiều lầncải cách sắp xếp lại tổ chức lao động, 1 số cán bộ đã nghỉ hu trí nhng hiện tạivẫn còn 1 số lao động hiện đang tồn tại trong một số đơn vị (ví dụ nh: phònghành chính quản trị 35 ngời, trong đó có 2 tổ phục vụ ăn uống và vệ sinh tạp

vụ, ban bảo vệ tự vệ 50 ngời và 1 số đơn vị sản xuất trực tiếp khác ở các đài,tuyến xởng bố trí ca kíp trực thông tin)

Trớc xu thế phát triển mạnh mẽ của ngành viễn thông trên thế giới, trớc

sự phát triển mạnh mẽ và nhiệm vụ nặng nề của công ty viễn thông liên tỉnh.Trong đó có trung tâm viễn thông khu vực I và đặc biệt là trớc sự cạnh tranhquyết liệt trong lĩnh vực viễn thông trong nứơc và quốc tế thì việc hoàn thiên

tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm viễn thông khu vực I là cần thiết

CHơng II Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm viễn

thông khu vực i.

1 Sự hình thành và phát triển của trung tâm

Trung tâm viễn thông liên tỉnh khu vực I - gọi tắt là trung tâm viễn thôngkhu vực I, tên giao dịch quốc tế là TELECOM CENTRE No1, tên viết tắt làVTN1 - là một tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh phụ thuộc trong Công tyviễn thông liên tỉnh - VIET NAM TELECOM NATIONAL, tên viết tắt VTN.Trung tâm đợc thành lập ngày 3/2/1990 theo quyết định số: 100/QD-TCCBcủa Tổng cục trởng tổng cục bu điện

Trung tâm là đơn vị trực thuộc của Công ty viễn thông liên tỉnh, hoạt độngkinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vực viễn thông liên tỉnh, trungtâm có trách nhiệm phối hợp với hai thành viên trong công ty đó là Trung tâmviễn thông khu vực II đặt tại Đà Nẵng và Trung tâm viễn thông khu vực III đặttại Thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức quản lý khai thác mạng lới, lợi ích kinh

tế - tài chính, phát triển các dịch vụ viễn thông để thực hiện các mục tiêu và kếhoạch do Công ty giao

Trung tâm có nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác, bảo dỡng mạng lớiviễn thông từ các tỉnh miền núi phía Bắc kéo dài đến địa phận đèo Ngang tỉnh

Hà Tĩnh (gồm 28 tỉnh thành) Trung tâm viễn thông khu vực I và Trung tâmviễn thông khu vực II, trung tâm viễn thông khu vực III là đầu mối kết nốimạng lới viễn thông giữa các tỉnh và thành phố trong cả nớc

Hiện nay sản phẩm chính của trung tâm viễn thông khu vực I là:

 Điện thoại liên tỉnh

 Điện báo liên tỉnh

 TELEX liên tỉnh

 Cho thuê kênh thông tin chuyên dùng

 Truyền tính hiệu, tổ chức cầu truyền hình

Ngoài ra trung tâm còn tham gia khảo sát, thiết kế, dự toán xây lắp cáccông trình chuyên ngành về thông tin, tham gia bảo trì các thiết bị chuyênngành thông tin liên lạc, kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi phápluật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ do trung tâm giao

2 Một số đặc điểm kĩ thuật công nghệ ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm.

2.1 Đặc điểm thị trờng đầu vào

 Về thiết bị:

Mạng lới viễn thông tại Việt Nam nói chung và của tổng công ty buchính viễn thông Việt Nam (VNPT) nói riêng trong đó có TTVT khu vực I.Các thiết bị phơng tiện máy móc thông tin viba và cáp quang (kể cả các thiết

bị phụ trợ : nh máy nắn, máy đo, ăng ten, cáp sợi quang) đều có đặc điểm là

kỹ thuật công nghệ cao hiện đại và đều phải nhập của các hãng viễn thông lớn

ở nớc ngoài (Anh, Pháp, Mỹ, Thụy điển, Hàn Quốc) cụ thể là:

 Thiết bị viba hiện đang sử dụng là :

Ngoài những thiết bị chính ở trên còn phải sử dụng các thiết bị phụ trợ

đồng bộ khác để hoạt động, nh các loại máy nắn nguồn điện; máy đo, ăng tenchảo, xơng cá, cáp sợi quang, các loại đồng hồ đo v v cũng đều phải nhập từcác hãng viễn thông lớn ở nớc ngoài Do đó kinh phí đầu t rất lớn

bị lại tổ chức học tập, vận hành khai thác sử dụng.

Để quản lý vận hành khai thác có hiệu quả các thiết bị thông tin hiện đạitrên đòi hỏi đội ngũ quản lý , bảo dỡng sửa chữa vận hành khai thác trongtrung tâm phải có trình độ chuyên môn ngoại ngữ giỏi để đảm bảo đợc việcgiữ vững thông tin thông suốt 24/24 h /ngày

Đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt phải thông minh, năng

động sáng tạo, quan hệ rộng, biết đi tắt đón đầu dám chịu trách nhiệm trongviệc mua sắm, nhập các loại máy móc thiết bị đồng bộ với mạng thông tinquốc tế phù hợp với nguồn tài chính của công ty và tổng công ty nhằm pháthuy mạnh mẽ hiệu quả trong sản xuất kinh doanh

2.2 Vốn sản xuất kinh doanh

Trung tâm viễn thông khu vực I đợc công ty viễn thông liên tỉnh giaoquyền quản lý một số vốn và tài sản lớn tơng ứng với nhiệm vụ kinh doanhphục vụ của đơn vị Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch kinhdoanh của công ty giao, góp phần bảo toàn và phát triển vốn

Bảng 1Bảng phân tích kết cấu tài sản của trung tâm viễnthông khu vực i trong 3 năm: 2002 – 2003 – 2004.

Tiền mặt của trung tâm luôn giữ một lợng quy định do nhu cầu của mạng

l-ới viễn thông liên tỉnh, do vậy tỷ trọng về tiền mặt luôn ở vị trí tơng đối cânbằng

+ 2002 là: 16.148 triệu đồng

+ 2003 là: 17.971 triệu đồng

+ 2004 là: 19.507 triệu đồng

Bảng 2Bảng tổng hợp nguồn vốn của trung tâm viễn thông

nh nhà trạm, kho tàng, xe cộ Cũng cần đầu t đúng mức đáp ứng đợc nhu cầucần thiết thực tế, chính vì vậy lúc ban đầu vốn ngân sách Nhà nớc cần phải

đầu t nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của trung tâm Sau khi hàngnăm làm ăn có lợi nhuận tăng dần, có tích lũy, một phần lợi nhuận đợc đầu tvào phát triển mở rộng sản xuất do vậy lúc này vốn ngân sách nhà nớc cắtgiảm dần

Ngoài ra nguồn vốn chính do tổng công ty bổ xung chiếm tỷ trọng lớnhơn 60% hàng năm

+ 2002 là: 63,4%

+ 2003 là: 66,8%

+ 2004 là: 65,9%

Đây là nguồn vốn chủ yếu quan trọng nhất của trung tâm viễn thông khuvực I Năm 2003 do lợi nhuận tăng nhanh (Đạt tỷ trọng 214,7% so với năm1995) Căn cứ số doanh thu và lợi nhuận của trung tâm đã đạt đợc trong năm,Tổng công ty nhận thấy rằng trung tâm làm ăn có lãi và một mặt cũng do nhucầu của xã hội việc phát triển thuê bao của các Bu điện tỉnh, thành phố đã đòihỏi lu lợng đờng thông nhiều hơn, chất lợng tốt hơn do vậy Tổng công ty đã

đầu t thêm vốn để trung tâm có nguồn đầu t vào thiết bị máy móc, đầu t khoahọc công nghệ, cơ sở vật chất hạ tầng

2.3 Đặc điểm sản phẩm và khách hàng

a) Về sản phẩm:

Nh các phần đã nêu ở trên nhiệm vụ của trung tâm là : Quản lý vận hànhkhai thác mạng lới viễn thông trên tất cả các tỉnh phía Bắc (từ đèo ngang HàTĩnh trở ra)

Sản phẩm chính của trung tâm là : điện thoại liên tỉnh, điện báo liên tỉnh,telex liên tỉnh, kênh chuyển dòng, kênh lẻ, truyền tín hiệu cầu truyền hình(đơn vị tính là thời gian phát thông tin và số lợng kênh cho thuê)

Các sản phẩm trên có đặc điểm nh sau :

- Đòi hỏi độ thông , chất lợng đờng truyền tín hiệu phải bảo đảm 100%(mức phấn đấu hàng năm của trung tâm là 99,99%) chung cho cả hai phơngthức thông tin viba và cáp quang

- Tốc độ và dung lợng đờng truyền tín hiệu phải tăng cao nhằm đáp ứngcho nhu cầu sản xuất kinh doanh và phục vụ thông tin cho Đảng và Nhà nớc

- Luôn phải mở rộng các tuyến đến tận vùng sâu, vùng xa, núi cao hẻolánh (kể cả thông tin viba hoặc cáp quang), mở rộng dung lợng thông tin (tổng

đài)

Hai phơng thức viba và cáp quang phải hỗ trợ đắc lực cho nhau trong moitình huống nhằm đảm bảo thông tin đợc liên tục 24/24 h/ngày (đề phòng trờnghợp mất thông tin viba thì đã có thông tin cáp quang thay thế hỗ trợ kịp thời

và ngợc lại) đặc biệt trong giai đoạn hiện nay đờng cáp quang đi dọc theo cácdòng quốc lộ giao thông thơng hay bị đứt do việc đào bới trong lúc cải tạo các

đờng giao thông hoặc do ngời dân đào bới trong khi sản xuất hoặc xây dựngnhà cửa, công trình không nắm rõ vị trí của các đờng cáp quang đi qua

Nhu cầu thông tin ngày một lớn để phục vụ khách hàng, đòi hỏi tốc độ

và dung lợng đờng truyền tín hiệu ngày một cao hơn vì vậy các thiết bị máymóc thông tin có tốc độ cao, hiện đại hơn cần phải thay đổi để đáp ứng nhu

cầu sản xuất kinh doanh và phục vụ chính vì vậy trình độ quản lý sửa chữa vậnhành khai thác các thiết bị hiện đại ngày càng phải đòi hỏi nâng cao nguồn tàichính để đầu t, mua sắm các thiết bị mới ngày càng đòi hỏi lớn hơn.

b) Phần khách hàng:

Khách hàng trong lĩnh vực thông tin của trung tâm viễn thông khu vực I

là các cá nhân, tập thể các đơn vị doanh nghiệp (kể cả t nhân và nhà nớc) thuê

để lắp đặt, sử dụng đờng truyền, đòi hỏi chất lợng đờng truyền tín hiệu phảithực sự đảm bảo tốt 24/24 h/ngày tốc độ cao, giá cả rẻ, phù hợp

Để đảm bảo sản xuất kinh doanh của trung tâm phát triển mạnh, lợinhuận cao đủ sức cạnh tranh với các đối tác khác nghành bu chính viễn thông,công ty viễn thông liên tỉnh, trung tâm viễn thông khu vực I luôn phấn đấumục tiêu là: “ Chất lợng thông tin tốt – Giá thành rẻ ” Để đạt đợc mục tiêu

đó đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, đội ngũ kỹ s, kỹ thuậtvững vàng về chuyên môn, mạnh về ngoại ngữ, đồng thời đòi hỏi phải có một

đội ngũ tiếp thị mạnh, giỏi về chuyên môn, nhiệt tình trách nhiệm cao trongviệc thờng xuyên chăm sóc khách hàng

3 Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của Trung tâm đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến - chứcnăng Đây là kiểu cơ cấu quản lý đang đợc áp dụng rộng rãi trong các doanhnghiệp hiện nay Với kiểu tổ chức bộ máy quản lý này, cho phép doanh nghiệp

đảm bảo đợc nguyên tắc tập trung dân chủ

- Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm,khen thởng, kỷ luật theo quy định của Công ty Giám đốc là ngời đại diên phápnhân của Trung tâm, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và pháp luật vềquản lý, điều hành và hoạt động của Trung tâm trong phạm vi quyền hạn,nhiệm vụ đợc giao Giám đốc là ngời có quyền quản lý và điều hành cao nhấtcủa Trung tâm

- Phó Giám đốc do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen ởng và kỷ luật Phó Giám đốc là ngời giúp Giám đốc quản lý điều hành mộthoặc một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo phân công của Giám đốc,chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ đợc phâncông

th Kế toán trởng do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng

và kỷ luật Kế toán trởng là ngời giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kếtoán, thống kê của Trung tâm, chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng cấp trên vàpháp luật về thực hiện quyền và nhiệm vụ theo pháp luật quy định

- Các phòng, đài, xởng có Trởng phòng, Trởng đài, Trởng xởng phụtrách và có thể có các cấp phó giúp việc.

- Cấp trởng và phó các đơn vị do Giám đốc Trung tâm quyết định bồnhiệm, khen thởng và kỷ luật Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của các phòng,

đài, xởng do Giám đốc Trung tâm quyết định theo sự phân cấp của Công ty

Việc tổ chức lại và giải thể Trung tâm do Giám đốc Công ty đề nghịTổng Giám đốc Công ty Bu chính – Viễn thông Việt nam quyết định, việc tổchức lại và giải thể các phòng, đài, xởng trực thuộc Trung tâm do Giám đốcCông ty xem xét quyết định theo đề nghị của Trung tâm

Để phục vụ đắc lực cho việc chỉ huy sản xuất kinh doanh đợc tập trung

và thống nhất trong toàn Trung tâm, đảm bảo sự nhịp nhàng và ăn khớp giữacác phòng và bộ phận, Trung tâm tổ chức ra thành 7 bộ phận nh sau:

- Phòng Kinh doanh – Tiếp thị

- Phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ

3.2 Chức năng, quyền hạn và mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm

3.2.1 Phòng Nhân sự – Lao động tiền l ơng

Phòng Nhân sự – Lao động tiền lơng là một phòng chức năng củaTrung tâm có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc Trung tâm trong công tác xâydựng đội ngũ cán bộ, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh, công táclao động tiền lơng, các công tác về chế độ, chính sách, bảo hộ lao động và antoàn vệ sinh lao động, các công tác về hành chính của Trung tâm

Xuất phát từ các chức năng đó, phòng Nhân sự – Lao động tiền lơng

có nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức nh sau:

hớng chung của Ngành theo định hớng của Giám đốc Công ty, Giám đốcTrung tâm, kết hợp với việc xây dựng cơ số lao động theo chức danh, nhiệm

vụ của từng cá nhân trong các phòng chức năng và theo định mức lao động đốivới các bộ phận tham gia trực tiếp sản xuất

- Định kỳ tổng hợp phân tích hiệu quả của bộ máy quản lý và sản xuấtvới việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao, từ đó đề xuất các ý kiến tham mu vớiGiám đốc Trung tâm trong công tác củng cố, sắp xếp hợp lý hóa sản xuất đốivới các đơn vị trực thuộc

2/ Công tác cán bộ, nhân sự:

- Xây dựng quy hoạch cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh của Trung tâm

- Nắm chắc năng lực, phẩm chất cũng nh lịch sử sức khoẻ bản thân của

đội ngũ CBCNV Trung tâm để có những đề xuất kịp thời trong công tác sắpxếp, điều động, đào tạo, lực lợng dự nguồn bổ sung cho hớng phát triển lâu dàitrong chiến lợc con ngời của Trung tâm và các đơn vị

- Giúp Giám đốc trong việc lựa chọn sơ bộ và tổ chức thi theo quy chếtuyển dụng lao động của Công ty và Trung tâm để tuyển chọn đợc những cánhân có đủ điều kiện đáp ứng đợc yêu cầu đề ra

- Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc Trung tâm quản lý theo đúng quy chếquản lý hồ sơ cán bộ của ngành, lập báo cáo thống kê nhân sự định kỳ và độtxuất theo quy định

- Giúp Giám đốc thanh, kiểm tra các đơn vị cơ sở trong công tác quản

- Tính đơn giá tiền lơng hàng tháng cho CBCNV để phòng Kế toánthống kê - Tài chính dựa làm cơ sở cho việc phân phối lơng tháng cho ngờilao động

- Theo dõi quản lý và cùng phòng Kế toán thống kê - Tài chính thựchiện việc phân phối và thanh quyết toán quỹ thu nhập hàng năm của Trungtâm.

- Quản lý biến động lơng của CBCNV, thực hiện việc xét nâng bậc

l-ơng cho CNVC theo phân cấp và theo chế độ hiện hành

4/ Công tác đào tạo:

- Xây dựng kế hoạch công tác đào tạo năm và bổ túc nghiệp vụ (kinh

tế, chính trị, kỹ thuật, ngoại ngữ) cho CBCNV toàn Trung tâm Tổ chứcthực hiện kế hoạch sau khi đã đợc Giám đốc phê duyệt

- Đề xuất chọn cử cán bộ đi đào tạo, bổ túc nghiệp vụ ở trong nớc vànớc ngoài

- Tổ chức bổ túc nghiệp vụ cho CBCNV đáp ứng yêu cầu sản xuấtkinh doanh Tổ chức hớng dẫn và theo dõi kiểm tra việc thi nâng bậc chocông nhân Liên hệ với Công ty giải quyết thủ tục xuất, nhập cảnh choCBCNV đợc cử đi học tập công tác ở nớc ngoài

- Theo dõi, cùng các đơn vị chức năng đánh giá kết quả của cán bộ,học sinh, trong thời gian học tập, tập sự ở Trung tâm

5/ Công tác chính sách và công tác bảo hiểm xã hội:

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về công tác BHXH theo chế độchính sách hiện hành của Nhà nớc và phân cấp quản lý của Công ty

- Trực tiếp và kết hợp các phòng chức năng của Công ty giải quyết thủtục hu trí, thôi việc, tiền tuất theo chế độ, thai sản ốm đau theo chính sáchhiện hành và theo phân cấp

- Quản lý danh sách cán bộ hu trí, tổ chức và quản lý hoạt động của Ban

- Hàng năm lập kế hoạch BHLĐ để đăng ký dự trù mua sắm trang thiết

bị BHLĐ của toàn Trung tâm

- Xây dựng kế hoạch huấn luyện ATVSLĐ - Phòng chống cháy nổ hàngnăm, theo dõi, kiểm tra thực hiện và tổng hợp báo cáo định kỳ

- Tổ chức đăng ký thi đua xây dựng đơn vị an toàn vệ sinh lao động –phòng chống cháy nổ Hớng dẫn các đơn vị xây dựng mạng lới an toàn viên,kiểm tra các đơn vị về thực hiện ATLĐ_PCCN

- Quản lý việc cấp phát trang bị BHLĐ cho CBCNV trên cơ sở đã đợcGiám đốc phê duyệt

- Phân loại hoạt động, hớng dẫn việc kiểm tra cung cấp các tiêu chuẩncủa ngành quy định đối với CBCNV làm việc trong khu vực có độc hại, caba

- Theo dõi việc thực hiện chế độ nghỉ phép năm, ốm đau, thai sản , vềviệc sử dụng lao động nữ của Công ty

- Phối hợp với Công đoàn, Y tế tổ chức việc nghỉ mát, điều dỡng choCBCNV theo chế độ

7/ Công tác thanh tra:

- Tổ chức và quản lý công tác thanh tra của Trung tâm bao gồm việc tổchức thực hiện chơng trình kế hoạch thanh tra hàng năm và hớng dẫn kiểm tracác đơn vị thực hiện hệ thống hoá các văn bản pháp quy, các chế độ xét thanhtra và xét khiếu tố Tổng hợp tình hình kết quả thực hiện công tác thanh tra,kiểm tra, tiến hành qiải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo

- Quản lý công tác khiếu nại tố cáo bao gồm: Hớng dẫn kiểm tra các

đơn vị thực hiện nhiệm vụ tiếp xúc với CBCNV và giải quyết đơn khiếu nại tốcáo, thẩm tra xác minh, kết luận, kiến nghị biện pháp giải quyết những đơnkhiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền phân cấp Phối hợp với Công đoàn tổ chứcsơ kết, tổng kết chuyên đề, phổ biến kinh nghiệm, hớng dẫn và bồi dỡngnghiệp vụ cho Ban thanh tra nhân dân

- Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản pháp quy, bao gồm việclập kế hoạch xây dựng và hệ thống hóa văn bản pháp quy, tổ chức lấy ý kiếntham gia các dự án pháp luật của Nhà nớc và phổ biến tuyên truyền hớng dẫnthực hiện pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật của Nhà nớc, tăng cờng pháp chếlàm mọi ngời nắm vững pháp luật, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật.

- Xây dựng nội dung, mục tiêu, hình thác biện pháp thi đua hàng năm,các phong trào thi đua ngắn hạn, đột xuất theo chủ trơng công tác thi đua củaCông đoàn Tổng Công ty và Công ty Đề xuất chủ trơng, biện pháp, hình thứcthi đua có hiệu quả phù hợp với mục tiêu yêu cầu hoàn thành kế hoạch sảnxuất kinh doanh của Trung tâm

- Giúp Giám đốc và Chủ tịch Công đoàn Trung tâm và tổ chức phát động vàtổng kết phong trào thi đua, ký kết giao ớc thi đua và tổ chức thực hiện

- Xây dựng các quy chế, tiêu chuẩn thi đua theo quy định, hớng dẫn củaCông ty Tổ chức xét chọn các danh hiệu cho cá nhân và tập thể theo tiêuchuẩn và phân cấp của Công ty

- Đề xuất, khen thởng và kỷ luật các đơn vị cá nhân trông Trung tâm.Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ nhân viêntrong phòng NS – LĐTL, tình hình phân bổ lao động của phòng đợc thể hiện