Báo Cáo Thực Tập Tổ Chức Hành Nghề Công Chứng Đợt thực tập 1 Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công ch[.]
Báo Cáo Thực Tập Tổ Chức Hành Nghề Công Chứng Đợt thực tập 1: Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng để tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Địa điểm thực tập: Văn phịng cơng chứng Trường An Nội dung thực tập: Thực tập tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Địa điểm trụ sở Hành Nghề Công Chứng Văn phịng cơng chứng Trường An có trụ sở tại: Số 2006 Hùng Vương, Cam Lộc, Cam Ranh, Khánh Hịa Lịch sử hoạt động Hành Nghề Cơng Chứng Trong năm gần đây, tình hình kinh tế, xã hội đất nước ngày phát triển, hoạt động kinh tế diễn ngày sôi Chính vậy, thời gian qua, nhu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch (một hoạt động thiết thực nhằm tạo hành lang pháp lý an tồn, ổn định, góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên tham gia vào hoạt động kinh tế, xã hội) ngày gia tăng Để đáp ứng nhu cầu đó, Văn phịng cơng chứng Trường An thành lập hoạt động văn phịng có dịch vụ pháp lý, bao gồm nhiều mảng hoạt động lớn như: tư vấn pháp luật, bán đấu giá, … Văn phịng cơng chứng Trường An tổ chức hành nghề công chứng Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa cho phép thành lập hoạt động địa bàn thành phố Cam Ranh Được tổ chức hoạt động theo quy định Luật Công chứng, Luật Doanh nghiệp văn quy phạm pháp luật khác có liên quan, hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh Ủy ban nhân dân tỉnh định thành lập Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng Trường An đơn vị công chứng chuyên nghiệp thành phố Cam Ranh nhiều người tin chọn Văn phịng cơng chứng Trường An tổ chức theo quy định pháp luật doanh nghiệp (thời điểm thành lập Văn phòng Luật Doanh nghiệp năm 2005 đến tuân quy định pháp luật theo Luật Doanh nghiệp năm 2020) mơ hình Cơng ty hợp danh Văn phịng cơng chứng Trường An có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Trường An với tư cách tổ chức hành nghề công chứng nên Văn phịng Cơng chứng Trường An có chức năng, thẩm quyền chung giống sở hành nghề cơng chứng, bao gồm: Một là, Văn phịng Cơng chứng Trường An có chức thực chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn bản; tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Hai là, Công chứng hợp đồng, giao dịch theo qui định pháp luật công chứng như: Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng tặng cho nhà đất, hợp đồng chấp bất động sản, hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, di chúc, văn thỏa thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản, văn từ chối nhận di sản, công chứng dịch, công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng Ba là, Chứng thực từ chính, chứng thực giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính Phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (trừ việc chứng thực chữ ký người dịch) chứng thực hợp đồng, giao dịch Qua 10 năm vào hoạt động, đến Văn phịng Cơng chứng Trường An phát triển mạnh mẽ, nâng cao chất lượng hoạt động công chứng; đáp ứng kịp thời phần nhu cầu hỗ trợ, giúp đỡ pháp lý ngày cao cá nhân, tổ chức địa bàn tỉnh Trường An nói chung, khu vực thành phố Cam Ranh nói riêng; góp phần quan trọng việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức, phục vụ tích cực cho cơng cải cách tư pháp; góp phần đảm bảo an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, từ tạo lập mơi trường pháp lý thuận lợi tin cậy cho hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng cơng chứng Trường An 3.1 Chức Văn phịng cơng chứng Trường An Văn phịng cơng chứng Trường An có chức đầy đủ tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm chức thực chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng giao dịch dân văn tính xác, hợp pháp không trái đạo đức văn dịch Mà theo quy định pháp luật văn phải công chứng hay cá nhân tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Văn phịng cơng chứng Trường Anchun thực cơng chứng loại giao dịch, văn sau: Công chứng hợp đồng mua bán nhà Công chứng hợp đồng tặng cho bất động sản Công chứng hợp đồng thuê nhà Công chứng hợp đồng ủy quyền Công chứng hợp đồng chấp tài sản Công chứng hợp đồng bảo lãnh Cơng chứng hợp đồng có yếu tố nước ngồi Cơng chứng giấy ủy quyền Công chứng di chúc Nhận giữ di chúc Công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản Công chứng văn khai nhận di sản Công chứng việc từ chối nhận di sản Công chứng hợp đồng, giao dịch khác Cấp sao, văn hợp đồng giao dịch lưu trữ Văn phịng Cơng chứng Trường An 3.2 Nhiệm vụ Văn phịng cơng chứng Trường An Sau thành lập năm 2011, hoạt động cơng chứng Văn phịng công chứng Trường A nđã ổn định vào nề nếp, cán bộ, viên chức phịng khơng ngừng học hỏi vươn lên Để thực thắng lợi nhiệm vụ trị, từ đầu năm phịng chủ động xây dựng kế hoạch công tác gắn với việc phục vụ nhiệm vụ trị địa phương giai đoạn để có kế hoạch phục vụ tốt yêu cầu công chứng cá nhân tổ chức góp phần phục vụ tốt chủ trương sách phát triển kinh tế địa phương Bên cạnh đó, Văn phịng cơng chứng cịn thực số hoạt động nghiệp vụ, cụ thể sau Công chứng hợp đồng giao dịch, sao, dịch theo quy định luật công chứng, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, lập báo cáo thu chi báo cáo tốn tài nằm theo quy định, quản lý công tác tổ chức, lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật Đối chiếu với quy định pháp luật, thực tiễn tìm hiểu, học viên nhận thấy Văn phịng Công chứng Trường An thực tốt quyền nghĩa vụ theo quy định Điều 32, Điều 33 Luật Công chứng năm 2014, cụ thể sau: * Việc thực quyền: - Văn phòng thực ký kết hợp đồng lao động với công chứng viên nhân viên làm việc Văn phòng - Văn phòng thực thu phí cơng chứng thù lao cơng chứng như: Phí cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch, phí cấp văn công chứng định mức Nhà nước quy định Thu thù lao công chứng như: Thù lao soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, chụp, dịch giấy tờ, văn việc khác có liên quan tới việc cơng chứng - Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành Nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân - Khai thác thông tin từ sở liệu công chứng - Ngồi ra, Văn phịng Cơng chứng Trường An thực quyền khác theo quy định pháp luật như: Thu phí xác minh, giám định cơng chứng ngồi trụ sở * Việc thực nghĩa vụ: - Văn phịng thực tốt cơng tác quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Căn quy định pháp luật, Văn phòng xây dựng đầy đủ nội quy, quy chế làm việc phân công rõ chức năng, nhiệm vụ phận, đồng thời chủ động kiểm tra, giám sát hoạt động công chứng viên - Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê: Văn phòng triệt để tuân thủ quy định pháp luật lao động việc tuyển dụng, sử dụng công chứng viên, nhân viên - Tuân thủ chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước Để phục vụ nhân dân, Văn phịng quyền cung cấp dịch vụ ngồi ngày, làm việc quan hành Tuy nhiên, Văn phịng khơng tùy tiện lựa chọn áp dụng chế độ làm việc cho mà ln thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành - Niêm yết cơng khai lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở theo quy định pháp luật Ngồi ra, Văn phịng cịn niêm yết rõ khoản thu mức thu mà Nhà nước cho phép Văn phòng thu để người yêu cầu công chứng biết - Thực mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên Văn phòng bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng lỗi mà công chứng viên, nhân viên người phiên dịch cộng tác viên Văn phịng gây q trình công chứng Việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho cơng chứng viên Văn phịng trì suốt thời gian hoạt động - Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề cơng chứng Trong q trình hoạt động, Văn phịng Công chứng Trường An tiếp nhận 09 người tập hành nghề công chứng, tạo điều kiện thuận lợi để người tập hành nghề có điều kiện hành nghề theo quy định - Tạo điều kiện cho cơng chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng năm Văn phịng chủ động bố trí thời gian, phân cơng cơng việc để cơng chứng viên có thời gian tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm - Thực yêu cầu quan có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng - Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng: Văn phịng Cơng chứng Nam Thái lập đủ loại sổ công chứng quy định - Chia sẻ thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng quy định - Ngồi nghĩa vụ trên, Văn phịng Cơng chứng Trường An chủ động thực số nghĩa vụ khác như: Giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng thù lao công chứng; nghĩa vụ đăng ký hành nghề cho Công chứng viên Văn phòng với Sở Tư pháp 4 Về cấu tổ chức - Tên tổ chức: Văn phịng Cơng chứng Trường An Văn phịng Cơng chứng Trường An tổ chức theo quy định pháp luật doanh nghiệp (thời điểm thành lập Văn phòng Luật Doanh nghiệp năm 2014 đến tuân quy định pháp luật theo Luật Doanh nghiệp năm 2020) mơ hình Cơng ty hợp danh Văn phịng Cơng chứng Trường An có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu phí cơng chứng, thù lao công chứng * Cơ cấu tổ chức: Văn phịng Cơng chứng Trường An gồm có 07 người, cụ thể: Trưởng Văn Phịng Cơng chứng: 01 người – công chứng viên Nguyễn Hữu Huệ 2.Công chứng viên hợp danh: 01 người Chuyên viên pháp lý: 02 người Nhân viên Kế toán: 01 người Nhân viên Lưu trữ: 01 người Trưởng văn phịng Cơng chứng viên hợp danh Kế toán Chuyên viên Văn thư, pháp lý lưu trữ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức máy Văn phịng cơng chứng (Nguồn: Văn phịng cơng chứng) - Hội đồng thành viên: Bao gồm Trưởng Văn phịng Cơng chứng viên hợp danh - Bộ phận nghiệp vụ công chứng: Bao gồm Công chứng viên hành nghề Văn phòng chuyên viên pháp lý giúp việc cho Công chứng viên: Giải yêu cầu công chứng, chứng thực khách hàng, tư vấn hồ sơ, soạn thảo văn công chứng, thực nghiệp vụ chứng thực - Nhân viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ kiêm hành chính: Thực lưu trữ, quản lý hồ sơ công chứng, ghi chép, bảo quản loại sổ sách có liên quan tới nghiệp vụ công chứng, quản lý công văn đến, tổ chức mua sắm trang thiết bị cho Văn phòng theo phương án Trưởng Văn phòng phê duyệt - Nhân viên Kế tốn: Giúp việc Trưởng Văn phịng lĩnh vực tài chính, kế tốn như: Ghi chép sổ sách kế toán, hạch toán khoản thu chi Văn phịng chế độ kế tốn theo quy định pháp luật kế tốn, tính thu phí thù lao công chứng theo quy định pháp luật Văn phòng… * Nhận xét: Cơ cấu tổ chức Văn phịng Cơng chứng Trường An đảm bảo theo quy định Điều 172 Luật Doanh nghiệp quy định cơng ty hợp danh, Văn phịng tổ chức phù hợp với lượng khách hàng quy mô Văn phịng Văn phịng phân cơng nhân viên kiêm nhiệm thêm công việc nhân viên văn thư kiêm hành nhằm tinh gọn máy, khắc phục tình trạng lãng phí nhân lực chi phí quản lý Việc phân công thực tế mang lại hiệu rõ rệt * Nội quy Văn phịng Cơng chứng Trường An Căn Luật Công chứng năm 2014, Văn phịng Cơng chứng Trường An quy định sau: - Giờ mở cửa: + Văn phòng mở làm việc vào ngày tuần + Thời gian: Sáng từ 7h30 đến 11h30 + Chiều: Từ 13h00 đến 17h00 ... Cơng chứng Trường An tiếp nhận 09 người tập hành nghề công chứng, tạo điều kiện thuận lợi để người tập hành nghề có điều kiện hành nghề theo quy định - Tạo điều kiện cho cơng chứng viên tổ chức. .. phòng Công chứng viên hợp danh - Bộ phận nghiệp vụ công chứng: Bao gồm Công chứng viên hành nghề Văn phòng chuyên viên pháp lý giúp việc cho Công chứng viên: Giải yêu cầu công chứng, chứng thực. .. giám định cơng chứng trụ sở * Việc thực nghĩa vụ: - Văn phịng thực tốt cơng tác quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Căn quy định