Bài Tập Lớn Công Nghệ Thông Tin Trong Doanh Nghiệp Chủ Đề Customer Relationship Managerment.pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG o0o Bài tập lớn Công nghệ Thông tin trong Doanh nghiệp Chủ đề CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGERMENT Giảng viên Thực hiện Nhóm 1 A16119 Dương Hoài Nam (Nhóm[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - Bài tập lớn Công nghệ Thông tin Doanh nghiệp Chủ đề: CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGERMENT Giảng viên: Thực hiện: Nhóm A16119 A17984 A16396 A16139 A16820 A17178 A17628 Dương Hồi Nam (Nhóm trưởng) Phạm Bích Phương Phan Thanh Phương Phùng Thị Hạnh Bùi Thu Hà Nguyễn Thị Liên Huyền Lê Thị Thu Trang HÀ NỘI – 2013 Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm MỤC LỤC PHẦN 1:GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÀNH ĐẠT 1.Q trình hình thành phát triển cơng ty 2.Cơ cấu tổ chức công ty PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÀNH ĐẠT 1.Khái quát ngành nghề kinh doanh công ty Cổ phần thương mại xi măng Thành Đạt 2.Quy trình hoạt động công ty 2.1.Quy trình hoạt động chung cơng ty: 2.2.Diễn giải quy trình 3.Bài toán kinh tế đặt cho công ty năm 2010: PHẦN 3: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM EXCEL CRM VÀ ỨNG DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.Giới thiệu chung phần mềm Excel CRM 1.1.Tổng quan phần mềm a Khái niệm b.Đặc điểm quy trình cơng nghệ 1.2 Các chức a Quản lý qui trình bán hàng b Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: c Tự động hóa qui trình Marketing d Lập hóa đơn trực tuyến ( E-Invoicing) e Tính kế tốn 10 1.3 Tình hình sử dụng CRM Việt Nam 10 2.Các phân hệ excel CRM 10 2.1.Phân hệ cấu hình 10 2.2.Phân hệ khách hàng 11 2.3.Quản lý tác vụ, công việc doanh nghiệp 12 2.4.Phân hệ danh bạ 12 Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm 2.5.Thương vụ 12 2.6.Quảng cáo 12 2.7.Phân hệ E-invoice: Chức hóa đơn 12 2.8.Chức ghi sổ: 14 2.9.Chức kế toán: 14 3.Ứng dụng phần mềm Excel CRM doanh nghiệp 14 3.1.Quy trình quản lý khách hàng Excel CRM 14 3.2.Thực hành ứng dụng Excel CRM 16 3.2.1.Các bước đăng ký, đăng nhập vào phần mềm Excel CRM 16 3.2.2.Phân hệ cấu hình: 17 3.2.3.Phân hệ khách hàng 21 3.2.4.Phân hệ danh bạ 22 3.2.5.Quản lý tác vụ, công việc doanh nghiệp 23 3.2.6.Phân hệ thương vụ 24 3.2.7.Phân hệ Quảng cáo 24 3.2.8.Phân hệ lập hóa đơn 25 3.2.9.Phân hệ ghi sổ - kết sổ 26 3.2.10.Phân hệ Kế toán: 27 PHẦN 3: HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC, ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM 28 1.Hiệu đạt sau làm ứng dụng Excel CRM 28 3.Nhược điểm phần mềm Excel CRM 28 4.So sánh phần mềm Excel CRM V Tiger CRM 29 Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm LỜI NĨI ĐẦU Những nhận định quản lí mối quan hệ khách hàng khơng cịn mẻ Ngày nay, thừa nhận cách rộng rãi bạn cư xử với khách hàng điều định tới lợi ích mà bạn nhận tương lai, công ty đầu tư ngày nhiều để tạo lợi ích Các khách hàng hiểu biết trước nhiều dịch vụ mà họ nhận bỏ phiếu cho công ty túi tiền họ dựa kinh nghiệm có Tồn cầu hóa thương mại quốc tế đặt cho doanh nghiệp thách thức kiểm sốt khách hàng,thơng tin tài cách hiệu quả.Điều đồng nghĩa với việcbất kỳ doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý khách hàng hiệu quả, nhanh nhạy thích nghi cao sáng tạo giúp họ dễ dàng vượt qua đuợc đối thử cạnh tranh Chính quan tâm đến chủ đề này, chúng em có thời gian tìm hiểu thực tế công ty cổ phần thương mại Thành Đạt, đơn vị có ứng dụng phần mềm CRM cách hiệu vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giải tốn kinh tế Nội dung báo cáo chia thành phần chính: Phần 1: Giới thiệu công ty cổ phần thương mại Thành Đạt Phần 2: Quy trình sản xuất toán kinh tế Phần 3: Giới thiệu phần mềm ứng dụng doanh nghiệp Phần 4: Hiệu đạt được, ưu điểm, nhược điểm phần mềm Công nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm PHẦN 1:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÀNH ĐẠT Q trình hình thành phát triển cơng ty - Thông tin doanh nghiệp Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÀNH ĐẠT Địa chỉ: Số 47D, Nguyễn Trãi, quận Hà Đông,thành phố Hà Nội Số điện thoại: (844) 38436070 Số fax: (844) 38436070 Email: sale@thanhdat.com.vn Mã số thuế:0104057245 - Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty Cổ phần thương mại xi măng Thành Đạt thành lập hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam Công ty Sở Kế hoạch - Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty Cổ phần số 0303000617 ngày 08 tháng 01 năm 2007 Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số: 4-2007-05185 ngày 28/03/2007 Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng ngày 01/01/ 2010 Do thị trường có nhiều biến động nhu cầu không ngừng phát triển, công ty Cổ phần thương mại xi măng Thành Đạt thành lập, với mục đích kinh doanh cung ứng vật liệu thiết bị xây dưng cho đối tác chiến lược phục vụ dân dụng Qua trình phát triển từ năm 2007 đến nay, công ty không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động lĩnh vực kinh doanh Công ty Cổ phần thương mại ximawng Thành Đạt mở thêm chi nhánh Hà Nội ( xã Trung Văn, huyện Từ Liêm) khó khăn chung thị trường nhánh phải tạm thời ngừng hoạt động Công ty trọng đầu tư phát triển, đưa công ty ngày lớn mạnh công ty kinh doanh thương mại xi măng có uy tín địa bàn Thủ đô nước Tuy công ty cổ phần kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng mà chủ yếu xi măng non trẻ so với công ty khác lĩnh vực, cơng ty đạt thành tích đáng ghi nhận như: - Bằng khen Bộ xây dựng năm 2009 - Cúp vàng doanh nghiệp nhỏ vừa năm 2010 - Bằng khen UBND thành phố Hà Nội năm 2010 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ 0.1.Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ phận - Hội đồng quản trị Cơ quan quản lý cơng ty, quan có đầy đủ quyền hạn để thực tất quyền nhân danh cơng ty Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát giám đốc phận quản lý khác Quyền nghĩa vụ Hội đồng quản trị theo luật pháp điều lệ công ty, quy chế nội công ty định Đại hội đồng cổ đông quy định Đứng đầu Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trước việc định nhiệm vụ giao - Giám đốc Do hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị người khác làm Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành người đại diện theo pháp luật cơng ty, có quyền định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị việc thực quyền nhiệm vụ giao - Phòng kinh doanh Phòng lập hoạt động với mục đích tiếp nhận đơn đặt hàng đại lý phân phối khách hàng sản phẩm vật liệu xây dựng (đặc biệt xi Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm măng) Phịng cần cân đối lượng dự trữ kho tham mưu phòng kế hoạch, vận chuyển kho bãi ban giám đốc mức dự trữ cần thiết hàng hóa vật liệu Đồng thời phòng kinh doanh cần phải đảm bảo mặt doanh thu lợi nhuận sản phẩm vật liệu nói chung xi măng nói riêng Kịp thời báo cáo ban giám đốc sách bán hàng linh hoạt hiệu quả, từ nâng cao doanh số bán hàng - Phòng kinh doanh Chức phòng điều hành kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng đại lý phân phối khách hàng sản phẩm thiết bị vệ sinh, cân đối lượng vật dự trữ kho Qua đề xuất chấp thuận đơn hàng phân phối thiết bị sinh đến đại lý khách hàng lẻ Đồng thời báo cáo lượng hàng trữ kho liệu đủ đáp ứng nhu cầu hay phải đề xuất tăng cường sản xuất, sách bán hàng hiệu tiết kiệm Phòng cần đảm bảo khả thu hồi nợ khách hàng thuộc phịng ban Phịng điều hành kinh doanh theo dõi diễn biến giá thị trường nước quốc tế để đưa phương án điều phối kinh doanh hợp lý - Phịng Kế hoạch đầu tư kiểm sốt nội Phịng Kế hoạch đầu tư kiểm tốn nội gồm phận chính: Kế hoạch đầu tư kiểm tốn nội Trong đó: - Bộ phận kế hoạch, đầu tư có chức giúp Ban giám đốc công ty lên kế hoạch sản xuất kinh doanh theo dõi thực kế hoạch sản xuất kinh doanh phịng, ban khác cơng ty Tổ chức mua sắm thiết bị, phương tiện, hàng hoá thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh công ty Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn dài hạn cơng ty - Bộ phận kiểm tốn nội phận tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị cơng tác kiểm tốn nội tồn cơng ty Nhiệm vụ ban kiểm tốn nội gồm: + Xây dựng quy định, quy trình nghiệp vụ hoạt động kiểm tốn nội trình Hội đồng quản trị + Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm, kiểm tốn đột xuất trình cấp thẩm quyền phê duyệt nhằm quản trị rủi ro, đánh giá hoạt động kinh doanh công ty + Tổ chức thực cơng tác kiểm tốn nội theo kế hoạch, chương trình duyệt; lập báo cáo kiểm tốn thơng báo kết kiểm tốn kịp thời - Phịng Tài - Kế tốn Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác phát triển vốn cơng ty giao cho phịng ban, chủ trì tham mưu việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn hoàn trả vốn vay, lãi vay tồn cơng ty Phịng tài kế tốn có trách nhiệm thực hạch toán chế độ kế toán ban hành, phản ánh tiêu sản xuất kinh doanh kịp thời, xác, tốn Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm cơng nợ nhanh gọn, khơng tồn đọng, sử dụng vốn có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp - Phịng Hành tổng hợp Phịng hành tổng hợp kiêm nhiệm nhiều chức Trong đó: - Theo dõi, quản lý thư từ trao đổi, khiếu nại, góp ý từ đối tác làm ăn khách hàng - Theo dõi cập nhật nghị định, nghị quyết, sách ban hành từ Chính phủ có liên quan trực tiếp đến lãnh vực kinh doanh công ty Qua báo cáo kịp thời với cấp để đưa điều chỉnh, phương án hoạt động hợp lý, pháp luật - Đăng tải, cập nhật thông tin ngành công ty website công ty nhằm đảm bảo tính cơng khai, minh bạch theo pháp luật đạo đức kinh doanh cơng ty đại chúng - Tiếp nhận đệ trình kiến nghị, đề xuất từ phòng ban khác, đảm bảo kết nối chặt chẽ phận tồn cơng ty Phịng vận chuyển kho bãi Nhiệm vụ phòng theo dõi sát, quán xuyến việc vận chuyển hàng hóa vào vào doanh nghiệp Tổ chức kiểm đếm tiếp nhận hàng hóa nhập kho, phân loại tổ chức quản lý hàng hóa kho doanh nghiệp Ngồi ra, Phịng cịn có chức vận chuyển hàng tới cho khách hàng Phòng thường xuyên tham mưu cho Giám đốc việc quản lý kho bãi, kế hoach xuất nhập hàng cho đảm bảo hoạt động bình thường doanh nghiệp Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÀNH ĐẠT Khái quát ngành nghề kinh doanh công ty Cổ phần thương mại xi măng Thành Đạt Nhận thức nhu cầu thị trường đồ gia dụng, đồ điện tử Các sản phẩm kinh doanh công ty bao gồm: - Đồ gỗ - Đồ điện tử - Các thiết bị vệ sinh - Các thiết bị nhà bếp Hệ thống kênh phân phối công ty tổ chức theo hướng động qua kênh phân phối bán buôn bán lẻ, đại lý Hiện sản phẩm công ty cung cấp qua kênh bán lẻ, bán buôn, qua đại lý, qua chi nhánh Việc phân chia kênh công ty sau: Kênh phân phối thứ nhất: công ty cung vật liệu xây dựng thiết bị vệ sinh cho chi nhánh cửa hàng công ty để đơn vị cung cấp thị trường Lượng bán qua kênh chiếm tỷ trọng lớn tổng sản lượng công ty Cung cấp sản phẩm qua kênh đảm bảo mặt doanh thu, lợi nhuận đảm bảo phát triển kinh doanh công ty tương lai Kênh phân phối thứ hai: công ty cung cấp trực tiếp sản phẩm tới tổng đại lý tự Kênh phân phối đời xuất phát từ hạn chế kênh phân phối vế tính linh hoạt, đảm bảo gắn liền lợi ích kinh tế với động lực phát triển kinh doanh Việc đời kênh phân phối góp phần nâng cao sản lượng bán ra, tạo canh tranh để giảm sức ép cho kênh phân phối thứ đồng thời tạo khả cạnh tranh cao cho công ty thông qua việc mở rơng kênh phân phối Ngồi ra, cơng ty có hệ thống giám sát bán hàng, nhằm theo dõi phản ánh chất lượng dịch vụ, sản phẩm đến tận cửa hàng người tiêu dùng Quy trình hoạt động cơng ty 2.1.Quy trình hoạt động chung công ty: Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Sơ đồ 2.1: Quy trình kinh doanh sản phẩm 2.2.Diễn giải quy trình Bước 1: Căn vào nhu cầu thực tế mình, đại lý khách hàng làm phiếu yêu cầu gửi phận kinh doanh công ty Cơng ty tiếp nhận từ đánh giá khả cung cấp hàng mình, thứ tự trước sau, mức độ cần gấp đại lý để chuyển hàng cho phù hợp Bước 2: Từ u cầu trên, cơng ty tiến hành hồn thiện hợp đồng bán hàng ( Tổng đại lý tự do, xuất hóa đơn bán hàng phiếu xuất kho khách hàng nước) Sau đó, cơng ty tiến hành hướng dẫn khách hàng tiếp nhận hàng hóa Bước 3: Căn lệnh xuất kho, Phòng vận chuyển kho bãi tiến hành xuất kho vật tư, thiết bị tới kho cửa hàng, kho đại lý tới tận công trình khách hàng lẻ Bước 4: Cơng ty chứng từ xuất hàng hóa đơn bán hàng cửa hàng tiến hành kiểm đếm vật tư hàng hóa đối chiếu với doanh thu Từ kiểm sốt lượng hàng vào, doanh nghiệp theo dõi công nợ khách hàng Bài tốn kinh tế đặt cho cơng ty năm 2010: Vì doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm CRM ??? Việc phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng việc hoàn thiện hệ thống dịch vụ chăm sóc khách hàng, tăng tiện ích hài lịng khách hàng cơng việc quan trọng Đây chìa khố để thu hút khách hàng tiềm giữ chân khách hàng thân thiết doanh nghiệp, tăng Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm  Báo giá  Hợp đồng Nếu trình bán hàng không thành công (Cơ hội bán hàng kết thúc thua) tiến hành cập nhật lại thơng tin Khách hàng Tiềm năng, ghi nhận phản hồi từ khách hàng có Ngược lại, bán hàng thành cơng, tiến hành bước sau: + (4.1) Hợp đồng: Tạo hợp đồng + (4.2) Sản phẩm, Dịch vụ: Các sản phẩm số lượng sử dụng hợp đồng + (4.3) Cập nhật hồ sơ Khách hàng: Lúc Khách hàng Tiềm trở hành Khách hàng thực Tiến hành cập nhật thông tin cần thiết cho khách hàng + (4.5) Tiến hành thu mua hàng hóa phục vụ cho hợp đồng bán hàng cơng ty cho giá phù hợp phục vụ mục tiêu sinh lời doanh nghiệp + (4.6) Để tiến hành thu mua hàng hóa cần huy động nguồn vốn nguồn từ công ty tổ chức cá nhân khác (Ví dụ như; ngân hàng, quỹ tín dụng ) - (5) Thu-Chi: Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi lập chứng từ hoá đơn, chứng từ xuất kho tiến hành thu chi khoản theo hợp đồng -(6) Bàn giao sản phẩm, dịch vụ: Sau sản xuất xong, sản phẩm bàn giao cho khách hàng Bàn giao sản phẩm xong hợp đồng với khách hàng cập nhật trình trạng “bàn giao sản phẩm” - (7) Chăm sóc khách hàng: Các hoạt động chăm sóc khách hàng cung cấp hệ thống: + Gọi điện hỏi thăm + Viết mail hởi thăm + Email chúc mừng sinh nhật tự động + SMS chúc mừng sinh nhật tự động + Hỗ trợ trích lọc danh sách khách hàng theo loại (phân loại theo tiêu chí) - (8) Báo cáo, thống kê: hệ thống cung cấp biểu mẫu báo cáo, thống kê dựa số liệu nhập vào chương trình + Thống kê khách hàng + Thống kê nhân viên + Thống kê bán hàng, doanh số 3.2 Thực hành ứng dụng Excel CRM 3.2.1 Các bước đăng ký, đăng nhập vào phần mềm Excel CRM 16 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm Hình 3.2.1: Đăng ký vào hệ thống - Bước 1: Tạo tài khoản excel CRM - Bước 2: Đăng nhập email để lấy mật vào phần cấu hình để thay đổi mật tài khoản theo ý 3.2.2 Phân hệ cấu hình: Người dùng thêm thơng tin về: công ty, nhân viên, thông tin cá nhân người sử dụng, cấu hình SMTP, mẫu Email, thiết lập chung cho mẫu hóa đơn, danh mục hàng hóa, sản phẩm, thiết lập thuế, năm tài chính, trạng thái loại khách hàng Khi sử dụng phần mềm excel CRM trước tiên phải vào phân hệ cấu hình để khai báo thơng tin phân hệ Bước 1: Vào phần Tổng thể để thêm thông tin công ty 17 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm Bước 2: Vào phần Quản lí nhân viên để thêm thơng tin nhân viên công ty Bước 3: Vào phần khách hàng để thêm Loại khách hàng Trạng thái khách hàng 18 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm Bước 4: Vào phần Tác vụ để thêm Loại tác vụ, Trạng thái tác vụ thông tin Phân hệ thương vụ Bước 5: Vào phần quảng cáo để thêm thông tin cấu hình SMTP, email tên người gửi Ngoài người sử dụng phải soạn sẵn mẫu email cơng ty thư mời, báo giá… 19 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Bước 6: Vào phần Hóa đơn để thiết lập chung thơng tin có hóa đơn bán hàng Ngồi người sử dụng cần phải đăng kí danh mục sản phẩm, hàng hóa Bước 7: Vào phần Kế tốn để thiết lập thuế năm tài 20 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm Bước 8: Vào phần thơng tin cá nhân để thêm thông tin người sử dụng 3.2.3 Phân hệ khách hàng Bước 1: Tạo danh sách thơng tin khách hàng từ Excel Có thể tạo danh sách cách nhập liệu từ excel, thêm trực tiếp phần mềm excel CRM 21 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm Bước 2: Cập nhật danh sách khách hàng, nhà cung cấp kết trả hiển thị Excel CRM 3.2.4 Phân hệ danh bạ Trong phân hệ danh bạ: tiến hành nhập danh bạ đầu mối liên hệ với khách hàng nhà cung cấp Từ đó, dễ dàng quản lý mối liên hệ với khách hàng Vào thẻ Danh bạ để xem danh sách đầu mối liên hệ có hình bạn thực thao tác sau: - Bạn thay đổi khung nhìn: xem danh bạ bạn hay danh bạ tồn cơng ty - Có thể xóa nhiều danh bạ lúc cách chọn danh bạ cần xóa click Xóa - Bạn nhập liệu danh bạ hàng loạt từ file Excel, xuất danh sách danh bạ Excel - Có thể rút trích liệu cách tìm hỗ trợ in danh sách danh bạ, duyệt nhanh danh bạ mà bạn duyệt 22 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm Bước 1: Nhập thơng tin đầu mối lên hệ excel có sẵn Bước 2: Danh sách đầu mối liên hệ sau nhập thông tin 3.2.5 Quản lý tác vụ, công việc doanh nghiệp CRM phải theo dõi quản lý tất công việc, lịch hẹn, gọi điện thoại cho khách hàng, nhắc nhở báo cáo Để làm điều phân hệ Tác vụ giúp đỡ bạn: Các bước tiến hành: - Bước 1: Vào thẻ Tác vụ để xem dạng lịch tác vụ hình bạn thực thao tác sau cách trực quan: - Bước 2: Có thể thay đổi khung nhìn: xem theo tháng/tuần/ngày, theo nhân viên phụ trách hay theo trạng thái (hoàn tất hay chưa hoàn tất) Ngoài ra, bạn chuyển sang kiểu danh sách cổ điển chia thành phân loại: Tác vụ hôm nay, Tác vụ hạn Tác vụ tới - Bước 3: Để thêm tác vụ, bạn việc click vào ô lịch kéo thả chuột để xác định trước khung thời gian cho tác vụ 23 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm 3.2.6 Phân hệ thương vụ Phân hệ thương vụ có chức giám sát hồ sơ đấu thầu, hợp đồng, kế hoạch đề xuất hội khác để tăng khả thắng thầu cho doanh nghiệp 3.2.7 Phân hệ Quảng cáo Các bước sử dụng phân hệ này: + Bước 1: Trước sử dụng phân hệ quảng cáo online email (email marketing), bạn cần cấu hình cho: máy chủ gởi email SMTP (nếu bạn sử dụng dịc vụ email marketing có máy chủ SMTP riêng) xác thực email người gửi + Bước 2: Phần mềm Excel CRM có hỗ trợ bạn có khơng có máy chủ SMTP.Nếu bạn sử dụng máy chủ SMTP họ, bạn không cần phải thực quy trình cấu hình máy SMTP  Ở cấu hình máy chủ gửi Email SMTP: cần cung cấp xác cho phần mềm thơng tin cấu hình máy chủ gửi email SMTP bạn Điều lấy thông tin từ nhân viên quản trị mạng doanh nghiệp  Ở xác thưc/ cá nhân hóa Email người gửi: để tránh tình trạng gửi email nặc danh, phần mềm bắt buộc bạn phải xác thực bạn người sở hữu email người gửi đồng thời tăng giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp bạn dùng email marketing khách hàng tiềm nhận email từ email doanh nghiệp bạn + Bước 3: Quản lý mẫu email email marketing: Tạo mẫu email chuyên nghiệp giúp tăng thương hiệu hình ảnh doanh nghiệp mắt khách hàng tiềm năng, từ tăng doanh số bán hàng Email marketing công cụ hỗ trợ chiến dịch tiếp thị kinh doanh cách gửi email có nội dung tương đối giống tới địa email hàng vạn khách hàng thời gian ngắn Trước tiến hành email marketing, cần phải xác định mục tiêu việc gửi email làgì: giớithiệusảnphẩm hay dịchvụ? chúcmừng? quảngcáo?, khuyến mãi? để thiết kế bố cục nội dung email cho phù hợp + Bước 4: Quản lý chiến dịch tiếp thị: Sau chuẩn bị nội dung email xong (bạn tạo nội dung email trực tiếp trình lập chiến dịch tiếp thị Tuynhiên, nội dung email khơng lưu thành mẫu để bạn sử dụng sau), việc lập kế hoạch để thực chiến dịch.Việc lập kế hoạch gồm bước:  Hẹn ngày/giờ gửi  Lập danh sách khách hàng cần nhận email 24 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Hình 1: Tạo thư chào hàng mẫu phân hệ quảng cáo Hình 2: Gửi email tới khách hàng 3.2.8 Phân hệ lập hóa đơn Với phần mềm EXCELCRM người dùng dễ dàng lập hóa đơn trực tuyến qua thao tác đơn giản hệ thống máy tính bảng hay điện thoại có kết nối internet gửi trực tiếp tới mail khách hàng dạng file PDF 25 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Hình 1: Thao tác lập hóa đơn Hình 2: Thao tác chuyển từ hóa đơn chưa tốn sang toán 3.2.9 Phân hệ ghi sổ - kết sổ Hệ thống kế toán kép – đối ứng tài khoản cập nhập hoạt động tài diễn hàng ngày công ty 26 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Hỗ trợ nhập giao dịch tài từ EXCEL cho phép xuất giao dịch tài EXCEL Hình1: Thao tác ghi sổ kết sổ 3.2.10.Phân hệ Kế toán: Phân hệ kế toán cho phép kết sổ lên báo cáo tài tạm thời doanh nghiệp Hình 1: Báo cáo tài phân hệ kế tốn 27 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm PHẦN 3: HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC, ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM Hiệu đạt sau làm ứng dụng Excel CRM - Thực thao tác lập hóa đơn bán hàng - Quản lý hệ thống khách hàng cách phân loại khách hàng, chăm sóc khách hàng, marketing tới khách hàng phương pháp nhanh - Thực ghi bút toán mua, bán hàng, chiết khấu toán, giảm giá hàng bán cho khách hàng - Sau làm nghiệp vụ excel CRM ta xác định tiêu bảng báo cáo tài công ty Ưu điểm phần mềm Excel CRM - ExcelCRM - dễ sử dụng người dùng Với giao diện thân thiện thiết kế khoa học người dùng có nhìn tổng thể khách hàng, người liên hệ, hoạt động doanh nghiệp, giao dịch nhân viên kinh doanh, tình hình tài cơng ty, nhằm nâng cao lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp ban lanh đạo công ty quản trị doanh nghiệp dễ dàng nhanh chóng đưa định - Là giải pháp giải khó khăn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý luồng thông tin đồng với từ hoạt động bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng quản lý công việc nhân viên Nhà lãnh đạo tiết kiệm thời gian mà quản lý số lượng, chất lượng công việc nhân viên doanh nghiệp - Được cài đặt máy chủ để điều hành quản lý toàn hoạt động doanh nghiệp bán hàng, marketing…thay trực tiếp giám sát phịng ban, nhà lãnh đạo thơng qua máy chủ vừa quản lý vừa dành thời gian cho phần việc khác giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt mục tiêu đề ra.Đảm bảo nâng cao tính chuyên nghiệp, xác việc xây dựng chiến lược marketing dựa tiềm lực công ty tiềm bên - Quản lý khách hàng từ đầu đến cuối( từ lúc khách hàng tiềm đến chuyển thành hội kinh doanh) Quản lý thơng tin mang tính bảo mật cao, tránh mát, thất lạc thông tin lưu nơi - Đa ngôn ngữ cho phép người quản trị dễ dàng dịch ứng dụng từ ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác -Hỗ trợ lấy liệu từ excel Nhược điểm phần mềm Excel CRM - Phần mềm mã nguồn đóng, phải phí sử dụng - Tài khoản kế toán dựa kế tốn Mỹ 28 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm - Quản lý khách hàng chung không phân biệt khách hàng đầu mối, khách hàng tiềm So sánh phần mềm Excel CRM V Tiger CRM a Sự giống - Cả hai phần mềm cho phép người dùng quản trị khách hàng theo hệ thống chuỗi công việc từ chiến dịch Marketing với tương tác qua mail với dụng ụng Mail Marketing qua quản trị thương vụ tới hỗ trợ hệ thống kế toán - Cả phần mềm có giao diện thân thiện giúp người dùng có thuận tiện cho người dùng tích hợp phân hệ hỗ trợ thêm cho khách hàng b Sự khác STT Tiêu chí Excel CRM V Tiger CRM Danh sách Quản lý theo danh sách có theo Quan lý theo chuỗi khách khách hàng dõi theo loại khách hàng hàng, phân biệt đầu mối, không phân biệt khách hàng tiềm tiếp đầu mối khách hàng tiềm xúc Chiến lược Có thể gửi Mail Marketing Lập chiến lược Marketing Marketing từ gửi thư tới tiếp xúc quảng cáo Lập hóa đơn Có thể lập hóa đơn quản lý Lập hóa đơn đơn hóa đơn từ đơn giản tới phức giản tạp theo chu trình cụ thể Kế tốn Có thể lập báo cáo, quản lý nhật Lập báo cáo theo form có ký chứng từ linh hoạt hiệu sẵn phần mềm Quản có liên kết chặt chẽ với phân lý kế tốn khơng phức tạp hệ lập hóa đơn ghi sổ excel CRM tích hợp kế tốn Song phàn mềm có tích excel hợp thêm quản lý kho bãi, tài sản mà Excel CRM khơng có Ghi sổ Có phân hệ riêng Giúp người Khơng chia thành dùng thực phân hệ riêng mà tích hợp bút tốn theo kế tốn mỹ phân hệ kế toán Đối tượng sử Là doanh nghiệp nhỏ có số Doanh nghiệp lớn, quản dụng lượng nhân viên lượng trị hệ thống phức tạp khách hàng quản lý nhỏ nhiều khách hàng Chi phí sử dụng Là phần mềm tính phí Đảm Là phần mềm mã nguồn bảo tính ổn định trách nhiệm mở khơng tính phí, thuận bên cung cấp phần mềm đối tiện cho đa dạng người với khách hàng dùng khác 29 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm LỜI KẾT Qua việc phân tích ứng dụng phần mềm Excel CRM ưu nhược điểm nó, chúng em nhận thấy phần mềm đem lại hiệu cao cho doanh nghiệp vừa nhỏ việc lựa chọn quản lý khách hàng nhằm tối đa hóa lợi nhuận, phù hợp với xu hướng phát triển chung hầu hết doanh nghiệp Quản lý quan hệ khách hàng CRM q trình xun suốt, có mặt hầu hết quy trình kinh doanh doanh nghiệp Giải pháp phần mềm Excel CRM cho phép tổ chức quản lý khách hàng tốt Vì vậy, mang lại nhiều lợi kinh doanh động lực đẩy nhanh trình tăng doanh thu cơng ty Phần mềm đáp ứng phần lớn nhu cầu quản lý khách hàng tồn thơng tin cần thiết cho việc tìm kiếm khách hàng thức từ khách hàng tiềm công ty CP TM Thành Đạt Hiện nhiều phần mềm đã, công cụ đắc lực hỗ trợ cho hầu hết quy trình doanh nghiệp CRM cho quản lý khách hàng, cung cấp dịch vụ hay marketing, HRM cho quản lý nhân sự, Fast Accounting cho kế tốn, định hướng tương lai cơng ty đại hóa phần mềm sử dụng, tiến tới việc sử dụng phần mềm ERP quản lý tồn tài ngun, tích hợp đầy đủ phần mềm giúp công ty động việc quản lý Có thể nói CRM chiến lược dài hạn, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu ngắn dài hạn, áp dụng địi hỏi kiên nhẫn đầu tư doanh nghiệp Nếu triển khai cách hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót, CRM đem lại lợi nhuận cho cơng ty, khơng hình thức vật chất mà quan trọng hài lịng khách hàng, gia tăng khơng ngừng khách hàng trung thành – tài sản vô giá doanh nghiệp Để có kết báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo môn Công nghệ thông tin doanh nghiệp nhiệt tình hướng dẫn, giảng dạy để chúng em có báo cáo hiệu Do kiến thức hạn chế, thời gian nghiên cứu chưa nhiều nên báo cáo chúng em không tránh khỏi thiếu sót, mong thầy tham gia góp ý cho chúng em Chúng em xin chân thành cảm ơn! 30 Chủ đề: Customer Relationship Managerment ... bảo hoạt động bình thường doanh nghiệp Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI... 11 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Công nghệ thông tin doanh nghiệp Nhóm - Duyệt nhanh khách hàng mà bạn duyệt gần 2.3 Quản lý tác vụ, công việc doanh nghiệp Đây khía cạnh quan trong. .. phân hệ cấu hình để khai báo thông tin phân hệ Bước 1: Vào phần Tổng thể để thêm thông tin công ty 17 Chủ đề: Customer Relationship Managerment Cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Nhóm Bước 2: Vào phần