bài giảng chứng từ kế toán - đại học mở tp hồ chí minh

HCM, KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN 1 Sau khi học xong chương này sinh viên cĩ thể: Giải thích và trình bày được một quy trình kế tốn trong doanh nghiệp Phân tích ý nghĩa, vai trị của chứng từ

CHƯƠNG 1: CHỨNG TỪ KẾ TỐN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HCM, KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN

1

Sau khi học xong chương này sinh viên cĩ thể:

 Giải thích và trình bày được một quy trình kế tốn trong doanh nghiệp

 Phân tích ý nghĩa, vai trị của chứng từ kế tốn

 Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế tốn

 Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn

 Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế tốn

NỘI DUNG

Tổng quan về quy trình kế tốn

Chứng từ kế tốn

Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại doanh nghiệp

Thực hành một số biểu mẫu chứng từ chủ yếu

Luật kế toán

Nghị định 129/2004/NĐ-CP

Chế độ chứng từ KT: QĐ15/2006/QĐ-BTC

Thông tư 64/2013/TT-BTC

4

KHÁI NIỆM

CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN

KHÁI NIỆM

Quy trình kế toán là các bước của một quá trình xử

lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán.

6

CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Quy trình kế toán bao gồm:

 Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán

 Xử lý trên sổ sách kế toán

 Lập và trình bày các báo cáo kế toán

Lồng ghép trong quy trình kế toán là việc kiểm soát các

hoạt động.

Dữ liệu kinh tế

Ghi chép ban đầu (Chứng từ)

Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách)

Cung cấp thông tin (Báo cáo)

Thông tin 8

GIẢI THÍCH QUI TRÌNH

Hoạt động kinh doanh của đơn vị mang đến cho hệ thống kế toán

nguồn dữ liệu kinh tế cần xử lý để có được các thông tin hữu ích.

Đầu tiên, kế toán sẽ thu thập dữ liệu thông qua việc ghi chép trên

chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán được phân loại, tổng hợp số liệu, ghi chép vào hệ

thống sổ kế toán.

Kế toán xử lý dữ liệu đã ghi chép trên sổ để hình thành báo cáo kế

toán

Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý, hội

đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nói chung

KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính

10

TÌNH HUỐNG 1

Công ty A là một đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng

các chung cư cao cấp sau đó bán lại) Trích một đoạn qui trình

thanh toán cho nhà thầu như sau: “… Với khoản thanh toán

lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % của hợp đồng, hồ sơ thanh toán

gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu

đã được duyệt, Hóa đơn GTGT trên số tiền tạm ứng Kế toán

sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập UNC và trình Tổng giám đốc duyệt

thanh toán”

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về qui trình thanh toán trên

Công ty B là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm cơ khí Kế toán trưởng là bạn thân của Giám đốc, được sự tin tưởng tuyệt đối

 Phòng kế toán giữ con dấu của công ty

 KTT có thể ký chữ ký của Giám đốc giống tuyệt đối so với chữ

ký mà Giám đốc ký nên đôi khi Giám đốc đi vắng thì KTT ký chữ ký của Giám đốc chỉ cần điện thoại cho Giám đốc hoặc báo cáo qua mail.

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về tính kiểm soát của hệ thống này

12

TÌNH HUỐNG 3

Công ty C là một công ty sản xuất kinh doanh thép Vì hệ thống kế

toán không mạnh nên Giám đốc giao việc theo dõi số liệu khách

hàng phải thu và phải trả cho phòng kinh doanh Nhân viên kinh

doanh có trách nhiệm đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp

định kỳ hằng tháng.

Sự việc trên tồn tại từ nhiều năm, kế toán không kiểm tra cũng như

không nhận biên bản đối chiếu trên Khi kiểm toán làm việc với

phòng kế toán, phát hiện 10 khoản tiền phải thu của khách hàng

được phòng kinh doanh trừ nợ phải thu 02 lần.

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về cách tổ chức của Giám đốc công ty C.

13

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ PHÂN LOẠI

YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ LẬP, LƯU CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật

mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi

sổ kế toán.

Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán.

Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý.

Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp

vụ kinh tế.

Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng.

16

BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1

Ông A phải đi công Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty Theo

dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ Theo

các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ

công ty và công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A

Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi

phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp

khách,… Ông A phải làm gì?

Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì?

Theo các anh/chị, trong các chứng từ được lập, chứng từ nào là

căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán

Công ty X ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Y Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày

ký hợp đồng Công ty X phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng cho công ty Y.

Công ty Y gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Y chỉ giao

và xuất hóa đơn cho công ty X 16 tấn thép Theo hợp đồng, Cty Y bị phạt 20 trđ trừ vào số tiền X nợ Y.

Công ty X đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công

ty Y sau khi trừ đi 20 trđ tiền phạt.

Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại công ty X và Y.

18

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Phân loại theo nội dung phản ánh:

 Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy

báo Có

 Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho

 Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng

thanh toán tiền lương

 Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán

hàng)

 Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản

thanh lý

Phân loại theo công dụng của chứng từ:

 Chứng từ mệnh lệnh

 Chứng từ chấp hành

 Chứng từ liên hợp

20

BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 3

Lấy bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại

chứng từ đã phát sinh theo nội dung phản ánh.

Lấy bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại chứng từ đã phát sinh theo công dụng của chứng từ.

22

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ:

 Chứng từ bên trong

 Chứng từ bên ngoài

Phân loại theo tính bắt buộc:

 Chứng từ bắt buộc

 Chứng từ hướng dẫn

24

Phân loại theo nội dung phản ảnh:

 Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy

báo Có

 Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho

 Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng

thanh toán tiền lương

 Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng)

 Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh

lý

Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu.

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định.

Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ.

26

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ

Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán

Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập

chứng từ

Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận

chứng từ

Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ

Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và

những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Căn cứ vào mẫu Phiếu thu, cho biết trình tự ký duyệt trên

phiếu thu

Căn cứ vào mẫu Hóa đơn, nhận diện các yếu tố cơ bản của

chứng từ này.

28

29 30

LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế

Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận

Kiểm tra chứng từ

Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán

Lưu trữ và bảo quản chứng từ

Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ

Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường

có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trong máy tính và in ra.

32

Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận

Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ phận trước

khi được dùng ghi sổ:

 Xét duyệt nghiệp vụ

 Thực hiện nghiệp vụ

Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển chứng từ,

người ta sử dụng lưu đồ (flowchart)

Dựa vào lưu đồ đơn giản ở slide sau, giải thích:

 Nếu kế tốn thanh tốn đi vắng, việc lập Phiếu chi cĩ thể giao cho ai thực hiện?

 Kế tốn thanh tốn sẽ làm những cơng việc gì trước khi lập Phiếu chi?

 Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế tốn trưởng ký là cĩ thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn cĩ được khơng?

 Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế tốn thanh tốn

cĩ thể ghi Sổ kế tốn ngay khi nhập liệu xong khơng?

34

NGUYÊN TẮC CỦA LẬP CHỨNG TỪ

Chứng từ kế tốn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nội dung chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực.

Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt.

Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.

Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.

36

NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ

Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút

bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,

chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo

từng liên

Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất

và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường

hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với

chữ ký các lần trước đĩ

37 NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế tốn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đĩng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký cịn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng

Chữ ký của kế tốn viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế tốn trưởng

38

NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ

Những cá nhân cĩ quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ,

khơng được ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế tốn do Tổng Giám đốc

(Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu

cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản

Người kế tốn cần kiểm tra chứng từ trước khi ghi nhận:

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ.

 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ.

 Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế tốn.

40

NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các

yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn;

Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh đã ghi trên chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế tốn

với các tài liệu khác cĩ liên quan;

Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế

tốn

Phiếu chi Giấy đề nghị

thanh tốn Hĩa đơn

Phiếu nhập

BÀI TẬP THỰC HÀNH 7

Nêu chứng từ gốc của các chứng từ sau:

 Hĩa đơn bán hàng của doanh nghiệp

 Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng

 Phiếu thu tiền mặt

43 NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ

Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện cĩ hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Khơng xuất quỹ, thanh tốn, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

44

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội

dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm

tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều

chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:

 Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;

 Phân loại chứng từ;

 Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ.

46

BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được

sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật

kế toán

Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã

được thanh lý

5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC

10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy TLKT , TLKT của đơn vị chủ đầu

tư, TLKT liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm toán

Vĩnh viễn đối với TLKT có tính sử liệu

48

YÊU CẦU

NỘI DUNG

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

YÊU CẦU

Tuân thủ các quy định pháp lý

Phù hợp với đặc điểm của đơn vị

 Đáp ứng yêu cầu quản lý

 Phù hợp khả năng của đơn vị

50

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng

Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ

Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ

chứng từ kế toán

Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ

Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán

Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ

SV tham khảo danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC

SV tham khảo thông tư 64/2013/TT-BTC liên quan đến hoá đơn bán hàng hoá và dịch vụ

52

Có

Có Không

Lập yêu cầu

xuất kho

Chấp nhận thông tin của PXK trên hệ thống

Kết thúc

Lập PXK trên

hệ thống

Phê duyệt phiếu hạch toán trên hệ thống

Phê duyệt phiếu hạch toán được

in ra và các chứng từ đính kèm

Ký nhận vào biên bản bàn giao và PXK

Lưu giữ chứng

từ kế toán

Bắt

Lập phiếu Hạch toán cho hàng xuất kho trên hệ thống Đối chiếu PXK trên

hệ thống với thực

tế PXK và Đơn ĐH

Kiểm tra và

chấp nhận đơn

đặt hàng

Có

Không

54

Bắt đầu Tài sản

Dán nhãn

Cập nhật sổ Tài sản cố định

Tính thời gian sử dụng và trích khấu hao cuối kì

Bảng tính khấu hao

Phê duyệt

Cập nhật sổ kế toán Kết thúc Có

Không

Mua sắm Mua sắm

Chứng từ thanh lý

Thanh lý

Xuất hóa đơn thanh lý

Lập phiếu Hạch toán kế toán

Phê duyệt Phiếu hạch toán kế toán

Quy trình nhập kho

Quy trình ghi nhận công nợ phải trả

BA

THỰC HÀNH MỘT SỐ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ