Các phương pháp tác động lên con người trong doanh nghiệp

Báo cáo thực tập: Các phương pháp tác động lên con người trong doanh nghiệp

Lời nói đầu

Ngày nay, trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu, sự trởng thành và lớnmạnh của một doanh nghiệp đều đỏi hỏi những điều kiện nhất định bên cạnhmột số yếu tố khách quan, một điều không thể không nhắc tới mà mọi ngờitrong số chúng ta đều có thể hiểu đợc tầm quan trọng mang ý nghĩa sống còn,

đó là yếu tố con ngời Xuất phát từ nhận định trên, em quyết định lựa chọn đềtài "Các phơng pháp tác động lên con ngời trong doanh nghiệp để biết bài tiểuluận của mình Để tìm hiểu một cách căn kẽ, thấu đáo về lĩnh vực này, theo em

sẽ là không thể trong khuôn khổ của một bài tiểu luận Do vậy em chỉ xin đềcập tới những vấn đề mang tính cốt lõi và phơng pháp tác động chủ yếu theoquan điểm cá nhân Đó là tính nguồn gốc của hành động con ngời trong tổchức, các diễn biến xẩy ra trong nhiều tình huống tổ chức và để từ đó hìnhthành nên các phơng pháp tác động nên con ngời đem lại hiệu quả tốt, trong đóphơng pháp giáo dục, tâm lý đợc nêu bật và đi sâu

Do bài viết vẫn chỉ chủ động trên góc độ là một bài tiểu luận của sinhviên và lĩnh vực đề cập của đề tài là hết sức sinh động, phong phú nên sẽkhông thể tránh khỏi những vớng mắc và thiết sót kính mong các thầy côthông cảm, sửa chữa và chỉ bảo thêm

Em xin chân thành cảm ơn!

Chơng I: Những vấn đề chung

I- Những điều cần biết về tổ chức:

1- Khái niệm

- Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) đợc xây dựng

có chủ định về vai trò và chức năng (đợc hợp thức hoá), trong đó các thànhviên của nó thực hiện từng phần công việc đợc phân công với sự liên kết hữucơ nhằm đạt đợc mục tiêu chung

2- Yếu tố nào khiến con ngời đặt mình vào trong tổ chức:

- Trớc hết, ta phải thấy rằng nhucầu công tác giữa nghĩa với nguồn đểgiải quyết công việc là một yếu tố khách quan Bởi lẽ, một ngời dù giỏi đến

đâu cũng không thể một mình hoàn thành công việc mà phải thông qua nhiềungời khác, cùng với họ đạt đợc mục đích Thêm vào đó, việc đợc đứng trongmột tổ chức sẽ khiến con ngời cảm thấy tự tin và vững vàng hơn trong các tìnhhuống nảy sinh Theo Mác, bản chất của con ngời là tổng hoà của các mốiquan hệ xã hội T tởng này cũng làm rõ hơn hành động của con ngời khi họtham gia tổ chức Để thông qua đó họ có cơ hội rèn luyện, hội nhập và pháttriển

3- Những nguyên tắc chung về tổ chức

Đã nói đến tổ chức, chúng ta không thể không đề cập tới các nguyên tắccơ bản của nó, bao gồm:

Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức;

tù chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp; và từ bộ máy mà bố trí con ngời

đáp ứng yêu cầu

Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân chiathành các công việc rõ ràng và phân công hợp lý, kinh doanh cho mỗi bộ phận,mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện

Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tơng xứngNguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chứng năng,chế độ công tác và lề lối làm việc

Nguyên tắc 5; Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời,trung thực và có độ tin cậy cao

Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời kiểm chứng việc thực hiện mọinhiệm vụ qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinhnghiệm.

Nguyên tắc 7; Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức,giữa ngời điều hành với tập thể lao động , hớng vào mục tiêu chung

Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhânviên; tạo điều kiện cho mọi ngời phát huy cao khả năng và không ngừng pháttriển về năng lực và phẩm chất

II- Các quan hệ về tổ chức:

Một điều dễ dàng nhận thấy là trong tổ chức có các mỗi quan hệ (côngtác) giữa ngời với ngời Câu hỏi đặt ra ở đây là họ sẽ có quan hệ công việc rasao?; mối quan hệ đó là gì? Đẻ trả lời cho những câu hỏi này; chúng ta sẽnghiên cứu về hai mối quanhệ cơ bản trong tổ chức

1- Quan hệ điều khiển phục tùng: là loại quan hệchủ yếu trong một tổ

chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới (trên xuống và dới lên0, giữanguồn phụ trách và ngời thực hành

Ta có thể nhận thấy mỗt cách rõ ràng về quan hệ điều khiển phục tùngtrong các tổ chức Ví dụ nh quan hệ giữa giám đốc và các trởng phòng; giữa tr-ởng phòng và nhân viên,

Đây là các tác động mang tính tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất,nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lêchcủa các bộ phận thừa hành

2- Quan hệ phối hợp - công tác:

Phối hơp: là hành động liên kết, hiệp đồng giữa các bộ phận trong cơcấu chính thức để cùng phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ chung của cả tổ chức

Công tác: là mối quan hệ không chính thức dựa trên sự giao tiếp rộng

mở giữa các thành viên trongtổ chức (cá nhân thủ trởng , tập thể quản lý, tậpthể lao động) nhằm bổ xung cho quan hệ chính thức khiến hiệu lực của tổ chứcquản lý đợc nâng cao hơn và tạo đợc động lực phát triển doanh nghiệp

Quan hệ phối hợp, cộng tác là quan hệ rất quan trọng trong mỗi một tổchức, bên cạnh quan hệ điều khiển phục tung nếu khai thác tốt mối quan hệnày, tổ chức sẽ có đợc một nội lực mạnh mẽ tạo nên những bớc đột phá trongcon đờng phát triển của mình

III- Nhu cầu, động cơ: Nguyên nhân của mọi hành động.

Xuất phát từ chủ đề mà đề tài đề cập tới, ta nhan thấy rằng rõ ràng muốn

đa ra quyết định quản lý (con ngời) thì phải tìm cho đợc nguyên nhân hành

động của con ngời đó; họ hành động vì cái gì, cho ai, và hành động đó sẽ đi

đếnđâu để từ đó mà có phơng pháp thích hợp Chinh vì t tởng này mà chúng takhông thể bỏ qua một phần kiến thức quan trọng, là nguồn gốc hành động conngời, đó là động cơ của con ngời

1- Khái niệm động cơ, có liên quan đến nhu cầu:

Động cơ là mục tiêu chủ quan của hoạt động của con ngời nhằm đápứng các nhu cầu đặt ra nhu cầu là cái mà con ngời cảm thấy thiếu, cảm thấycần đợc thoả mãn, nó là khách quan

2- Những điểm cần chú ý:

- Động cơ là nhu cầu mạnh nhất của con ngời trong một thời điển nhất

định, chính nó thúc đẩy con ngời hành động

Nhu cầu sẽ trở thành động cơ khi có 3 yếu tố:

+ Sự mongmuốn

+ Tính hiện thực của sự mong muốn

+ Môi trờng xung quanh

Có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

Nhu cầu

con ngời

Sự mong muốn

- Nhng có một điều mà chúng ta phải lu tâm, đó là từ nhu cầu đen hành

động không phải là một chu trình khép kín mà là liên tục:

nó những điều kiện cần thiết Đi sâu hơn nữa về vấn đề này, chúng ta sẽnghiên cứu phần "Các phơng pháp tác động lên con ngời, cũng là phần trọngtâm của bầi tiểu luận

Nhu cầu Hình thành nên Mong muốn Là nguyên nhân của Trạng thái thôi thúc

Hành động Tạo ra Sự thoả mãn Làm nảy sinh Nhu cầu mới

Chơng II Các phơng pháp tác động lên con ngời

trong doanh nghiệp

I- Các phơng pháp tác động mục tiêu, kết quả và ý nghĩa

1- Phơng pháp hành chính:

- Các phơng pháp hành chính tác động dựa vào các mối quan hệ về tổchức của họ thông qua quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp (quan hệ điềukhiển - phục tùng); dùng quyền uy để bắt buộc chấp hàng, để điều chỉnh hành

vi của đối tợng quản lý Khi sử dụng các phơng pháp hành chính phải gắn chặtquyền hạn với trách nhiệm của ngời ra quyết định; phải có nội dung ró ràng,dứt khoát, dễ hiểu và có địa chỉ thực hiện Các phơng pháp hành chính là rấtcần thiết trong quản lý, đặt biệt là trong những trờng hợp hệ thống quản lý gặptình huống khó khăn phức tạp cần có biện pháp tác động tức thời

Thật vậy, đối với bất kỳ một tổ chức nào cũng đầu đòi hỏi có nhữngnguyên tắc hành chính nhất định Chính những biện pháp hành chính mới tạo

ra một tác phong, lề lối làm việc có trật tự, kỷ cơng và rõ ràng Các biện pháphành chính trong tổ chức thờng đợc các vị lãnh đạo chủ trơng đề ra và đợc cụthể hoá trong các văn bản của tổ chức nh các quy định hay các loại giấy tờkhác có liên quan Sự quan trọng cũng nh vị trí của các biện pháp hành chính

là không thể thay thế trong bất kỳ tổ chức nào Tuy nhiên, nếu lạm dụng kỷluật, mệnh lệnh hành chính thì sẽ dễ phạm sai lầm, làm hạn chế tính sáng tạocủa cấp dới và nguồn lao động Trên thực tế, các mệnh lệnh hành chính thờngchỉ đợc các nhà quản lý đa ra sau khi các biện pháp khác trớc đó bị vô hiệu

Điều đó cho thấy rằng,đây là lá bài cuối cùng buộc các nhà quản lý phải đa ra

đối với thuộc cấp của mình; nó không phải hoặc cha phải là u tiên hàng đầutrong quyết định của các nhà quản lý

2- Phơng pháp kinh tế: Tác động vào đối tợng quản lý thông qua các

lợi ích kinh tế các đòn bẩy kinh tế, qua đó, tạo ra động lực thúc đẩy con ngờilao động một cách tích cực và sáng tạo, vì lợi ích của chính mình, mà lợi íchnày lại gắn chặt lợi ích chung của doanh nghiệp

Nh đã trình bầy ở cuối chơng I, nhu cầu của con ngời trớc hết là nhu cầu

về sinh lý (ăn, ở, sinh hoạt ) và để có nó con ngời cần phải lao động phục vụxã hội để thu về cho mình một lợng chất đánh đổi lấy nhu cầu cơ bản có thể

nhận thấy rằng một con ngời muốn lao động ở trong một tổ chức nào đó trớctiên, hay u tiên hàng đầu của họ là vật chất Do vậy, sẽ không gì hữu ích hơn,hiệu quả hơn là khi nhà quản lý biết cách tác động vào đặc điểm tâm lý này.

Đây là phơng pháp quản lý đất tốt để nâng cao năng suất, hiệu suất lao độngdẫn đến nâng cao hiệu quả kinh doanh Sử dụng đúng đắn phơng pháp này,quyền quản lý giảm đợc việc điều hành kiểm tra vụn vặt mang tính hành chính

sự vụ muốn sử dụng đợc phơng pháp này một cách tốt nhất, nhà quản lý cầnphải chú ý đến những vấn đề nh:

- Hoàn thiện hệ thống các đòn bẩy kinh tế (giá cả, lợi nhuận, tín dụng,lãi suất, tiền lơng, tiền thởng )

- Thực hiện phân cấp đúng đắn giữa cáccấp quản lý (bao gồm quyền hạn

và trách nhiệm), có kiểm tra chặt chẽ

- Bảo đảm sự công bằng qua đánh giá đúng mức cống hiến của ngời lao

động

Tuy nhiên, việc sử dụng các biện pháp kinh tế cũng có những mặt hạnchế riêng, nó khiến ngời lao động chỉ biết nhìn nhận và đánh giá thành tích củamình thông qua lợng tiền thởng đợc nhận Điều này hết sức nguy hại cho sựphát triển lên tầm cao mới của con ngời lao động chế độ xã hội chủ nghĩa.Biện pháp kinh tế chỉ phát huy tối đa tác dụng của khi nhà quản lý biết kết hợp

nó với những biện pháp khác Nếu không, nó sẽ đẩy những ngời lao động vàotình trạng chỉ nhìn vào những món lợi trớc mắt (mà nhu cầu con ngời thì quálớn) khiến họ không còn ý thức xây dựng tổ chức, không còn lý tởng của ngờilao động xã hội chủ nghĩa chân chính, lao động vì mọi ngời Để hoàn thiệnhơn nữa con ngời lao động, giúp họ có đợc cách nhìn đúng đắn về công việccủa chính mình, nhất thiết nhà quản lý không thể bỏ qua một phơng pháp nữatác động lên con ngời đó là phơng pháp tâm lý - giáo dục

3- Phơng pháp tâm lý - giáo dục: tác động vào nhận thức, ý thức, tình

cảm của tối tợng quản lý nhằm nâng cao tính tự giác, ý thức trách nhiệm vànhiệt tình lao động trong việc thực hiện nhiệm vụ Các phơng pháp tâm lý -giáo dục dựa trên cơ sở vận dụng các quuy luật tâm lý, coi con ngời là mộtthực thể xã hội, là tổng hoà nhiều mối quan hệ xã hội (không coi con ngời chỉ

là một thực thể sinh học hoặc một cái máy thi hành) Đặc trng của phơng phápnày là tính thuyết phục, tức là làm cho đối tợng quản lý phân biệt đợc phải -trái, đúng sai, lợi hại, tốt xấu; từ đó nâng cao tính tự giác làm việc và tinh thần

gắn bó với doanh nghiệp Các phơng pháp tâm lý - giáo dục thờng xuyên đợc

sử dụng kết hợp với các phơng pháp khác Đây là một trong những bí quyếtthành công của của nhiều doanh nghiệp Nhật Bản (đến mức tạo đợc sự gắn bócủa ngời lao động đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp)

Không cần phải bàn cãi thêm nhiều về tầm quan trọng của biện pháptâm lý - giáo dục trong các tổ chức Trên thực tế, đây chính là biện pháp màcác nhà quản lý thờng hay sử dụng nhất Bởi lẽ, nó có những đặc điểm mà cácbiện pháp khác không có

Thứ nhất, đây là tâm lý con ngời, nhất là ngời lao động thờng mongmuốn đợc cấp trên coi trọng và nâng đỡ, cho dù chỉ là động viên về tinh thầncũng khiến họ cảm thấy mình cũng có tác dụng đối với tổ chức

Thứ hai, mỗi một con ngời đều không tránh đợc những sai lầm, vớinhững ngời lao động là những sai lầm trong công việc, khi đó, những nhà quản

lý có kinh nghiệm sẽ biết cách giúp họ vợt qua những khó khăn mặc cảm tự ty

mà đến với công việc Tởng rằng sự khích lệ động viên là không quan trọngnhng khi bớc vào những tình huống cụ thể nó lại có thể đem lại những hiệuquả tích cực đến không ngờ hơn hẳn những biện pháp khác

Theo quan điểm của riêng cá nhân em trong các biện pháp tác động nêncon ngời trong doanh nghiệp là biện pháp hành chính, biện pháp kinh tế vàbiện pháp tâm lý giáo dục thì biện pháp tâm lý giáo dục sẽ là nền tảng trongcông tác quản lý (nếu em là nhà quản lý) Bởi nh đã nêu ở phần III chơng I thìxuất phát điểm tất cả các hành động con ngời đều từ động cơ - nhu cầu mà ra,thông qua các yếu tố khác nh sự mong muốn, tính hiện thực và môi trờng xungquanh mà động cơ biến thành hành động Vậy tại sao các nhà quản lý phải đợi

đến khi hành động của nhân viên xẩy ra hoặc sai hoặc đúng để rồi sử phạthoặc khen thởng Tại sao không tác động vào ngay nhu cầu của họ, kích thích

để họ đạt đợc những động cơ chân chính (có lợi cho tổ chức) rồi đa họ vào môitrờng thích hợp bằng nhiều yếu tố thúc đẩy động cơ đó thành hành động Thiếtnghĩ, nếu các nhà quản lý có đủ khả năng quản trị quá trình diễn biến tâm lýdẫn đến hành động của con ngời thì hoàn toàn có thể yên tâm trong việc quản

lý ngời lao động

Xuất phát từ quan điểm trên, em cho rằng công tác phát triển cả về nănglực, phẩm chất lao động lẫn t duy, kiến thức của ngời lao động trong doanhnghiệp luôn phải đặt lên hàng đầu Để tìm hiểu sâu rộng và cụ thể hơn thế nữa

đối với công tác phát triển con ngời, chúng ta sẽ xem xét thực trạng công tác

đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của xí nghiệp 197

Chơng III: Thực trạng công tác đào tạo và phát triển

nguồn nhân lực của xí nghiệp 197

I Tổng quan về xí nghiệp 197

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Công ty hoá chất 13 - Xí nghiệp 197 đợc thành lập từ ngày 13/7/1990 têngọi ban đầu là: “Công ty sản xuất và dịch vụ tổng hợp” Đến ngày 27/7/1993theo Quyết định số 326/QĐQP của Bộ Trởng Bộ Quốc phòng, Công ty đợcthành lập theo nghị định 388/HĐBT với tên gọi mới là “Công ty Việt Hà” và

đến ngày 25/2/1996 theo quyết định số 3253 của Bộ trởng Bộ Quốc phòng sátnhập với Công ty Cơ Khí Hoá Chất 13 với tên gọi là Xí nghiệp 197 (nhà máyHoá Chất Z113) và là đơn vị trực thuộc của Công ty Cơ Khí Hoá Chất 13 vớitên gọi là Xí nghiệp 197

Xí nghiệp 197 đợc thành lập tháng 1/1997 và đi vào hoạt động cho đếnnay là thành viên của Công ty Hoá Chất 13 (Nhà máy Z113) Công ty gồm có

4 đơn vị thành viên:

1: Xí nghiệp Vật liệu nổ (Tuyên Quang)2: Xí nghiệp Vũ khí (Tuyên Quang)3: Xí nghiệp Lam Kinh (Thanh Hoá)4: Xí nghiệp 197 (Cầu Diễn - Hà nội)Công ty Cơ Khí Hoá Chất 13 - Xí nghiệp 197 là doanh nghiệp Nhà nớc có

t cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, có tài khoản tiềnviệt và tài khoản ngoại tệ, có con dấu để giao dịch, đợc liên kết liên doanhtrong và ngoài nớc Mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp thực hiện theo

đúng pháp luật của Nhà nớc và đùng quy định của Bộ Quốc Phòng

Tuy mới ra đời cha đợc 3 năm nhng xí nghiệp đã trải qua những giai đoạnhoạt động nh là một cơ quang kinh doanh dịch vụ, với mục tiêu là tạo công ănviệc làm và thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên thuộc thành phần dôi

d trong biên chế của cơ quan Tổng cục Công nghiệp Quốc Phòng Xí nghiệp

có một số hoạt động sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu Từ khi đợc trởthành doanh nghiệp nnh (7/93) vừa từng bớc đi vào hoạt động, vừa triển khaisản xuất kinh doanh Bớc đầu đã đạt đợc những kết quả kinh doanh nhất định.Song so với yêu cầu của doanh nghiệp Nhà nớc trong quân đội thì xí nghiệp

còn nhiều điều cần xây dựng và củng cố thêm trong quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, mặt hàng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 197.

a Chức năng: Chức năng chủ yếu là chế biến kinh doanh lâm sản và xuất

khẩu, tiêu thụ trong nớc và phục vụ cho quốc phòng, đồng thời tổ chức cáchoạt động kinh doanh thơng mại trên địa bàn Hà nội và các tỉnh lân cận, ngoài

ra còn một số chức năng khác nh:

- Gia công chế biến nông sản và thực phẩm

- Kinh doanh vật t, t liệu phục vụ cho sản xuất công nghiệp và quốcphòng

b Nhiệm vụ: Xí nghiệp 197 có nhiệm vụ chung là: chủ động xây dựng

và tổ chức thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh ngắn hạncũng nh dài hạn, sao cho phù hợp với chức năng và khả năng thực hiện của xínghiệp

Nhiệm vụ cụ thể là:

- Nhanh chóng củng cố ổn định tổ chức, đa các phân xởng thành viên của

xí nghiệp vào sản xuất, hoạt động sản xuất kinh doanh có nề nếp, và đạt năngxuất cao, từng bớc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng yêu cầuphát triển của xí nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

- Nắm bắt, mở rộng quan hệ với các vùng cung cấp nguyên liệu trong nớc,tranh thủ sự giúp đỡ của các cơ quan đơn vị trong quân đội và Nhà nớc để mởrộng thị trờng nguyên liệu ra các nớc lân cận nh Lào, giáp biên giới Việt Nam,nhằm tạo nguồn nguyên liệu phong phú ổn định sản xuất Đồng thời mở rộngthị trờng tiêu thụ sản phẩm ra bên ngoài

- Liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài quân đội nhằmtạo ra vị thế của xí nghiệp trên thị trờng Thực hiện tốt các chế độ hạch toánkinh tế độc lập, sử dụng có hiệu quả các tài sản và nguồn vốn lao động của xínghiệp Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của xí nghiệp đối với quân đội và Nhànớc theo pháp luật hiện hành

- Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, công nhân viên quốc phòng, chế độquản lý tài chính, lao động tiền lơng, đảm bảo công bằng xã hội Nâng cao

trình độ văn hoá, chính trị cho cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp.Góp phần giữ vững an ninh chính trị xã hội.

1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý:

Cơ cấu bộ máy của xí nghiệp là:

- Giám đốc là ngời đứng đầu, điều hành và quản lý xí nghiệp, chịu tráchnhiệm về mọi vấn đề của xí nghiệp trớc cấp trên

- Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc điều hành công việc đợc giám đốcphân công những công việc cụ thể

Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức và quản lý cán bộ công nhân viênPhòng kế hoạch vật t: Có nhiệm vụ đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh,tiêu thụ sản phẩm cung cấp vật t và tiêu thụ sản phẩm

Phòng tài vụ: Quản lý Công ty về tài sản và tham mu cho giám đốc về tàichính

1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: