tiểu luận áp dụng quản lý chất lượng iso 14001 vào grand hotel saigon

Tiểu luận Áp dụng quản lý chất lượng Iso 14001 vào Grand Hotel Saigon MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG I Iso 14001 gì? II Đối tượng áp dụng ISO 14001 III Lợi ích việc áp dụng ISO 14001 IV Một số thuật ngữ V Mơ hình hệ thống quản lý mơi trường GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 I Sơ lược Grand Hotel Saigon II Kế hoạch áp dụng Iso 14001 Grand Hotel Saigon 2.1 Công tác chuẩn bị 10 2.2 Lập kế hoạch 13 2.3 Thiết lập hệ thống 27 2.4 Triển khai áp dụng 32 2.5 Chứng nhận hệ thống 33 2.6 Duy trì hệ thống 33 GIỚI THIỆU CHUNG I Iso 14001 gì? ISO 14001 tiêu chuẩn quy định yêu cầu hệ thống quản lý môi trường cho phép tổ chức thiết lập, thực sách mục tiêu mơi trường mình, có xem xét đến u cầu pháp luật yêu cầu khác mà tổ chức tuân thủ, có xét đến khía cạnh mơi trường có ý nghĩa liên quan đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức kiểm sốt có ảnh hưởng Được ban hành lần thứ vào năm 1996 Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa (ISO), tiêu chuẩn ISO 14001 xem hành động tích cực đáp lại yêu cầu phát triển bền vững kể từ Hội nghị thượng đỉnh Trái đất lần thứ Rio de Janeiro vào năm 1992 (1992 Earth Summit) Lần sửa đổi thứ tiêu chuẩn vào năm 2004 dẫn đến việc ban hành ISO 14001:2004, có nhiều cải tiến đột phá phương pháp tiếp cận quản lý mơi trường theo mơ hình P-D-C-A, đồng thời thể tương thích tiêu chuẩn vệ hệ thống quản lý môi trường với tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 Kể từ lần ban hành đến cuối năm 2009, tồn giới có 223.149 tổ chức cấp chứng ISO 14001 (ISO survey 2009) Ngày 17/7/2009, ISO ban hành tài liệu hiệu đính kỹ thuật (Technical Corrigendum), có ký hiệu ISO 14001:2004/ Cor 1:2009, xuất phát từ việc ban hành tiêu chuẩn yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Dựa hiệu đính này, tiêu chuẩn châu Âu EN ISO 14001:2004 + AC:2009 (Châu Âu) tiêu chuẩn DIN EN ISO 14001:2009 (Đức) ban hành Theo đó, tổ chức chứng nhận theo ISO 14001:2004 (TCVN ISO 14001:2005), việc chuyển đổi sang tiêu chuẩn to ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 (TCVN ISO 14001:2010) khơng địi hỏi thay đổi hệ thống quản lý môi trường tổ chức Tuy nhiên, tổ chức cần thực điều chỉnh định hệ thống tài liệu quản lý môi trường theo thuật ngữ ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 thích hợp Khi có nhu cầu cấp chứng nhận theo tiêu chuẩn mới, tổ chức đáp ứng tổ chức chứng nhận thông qua đánh giá giám sát định kỳ theo phạm vi áp dụng hệ thống chứng nhận trước Thơng thường, nhiều tổ chức đánh giá chứng nhận, việc cấp chứng theo tiêu chuẩn khơng phát sinh thêm chi phí trường hợp đánh giá cấp chứng nhận lần đầu Đặc biệt, tất chứng cấp theo ISO 14001:2004 tiếp tục trì giá trị sử dụng thời hạn hiệu lực ghi chứng cấp II Đối tượng áp dụng ISO 14001 Tiêu chuẩn quy định yêu cầu hệ thống quản lý môi trường, để giúp cho tổ chức h.nh thành sách mục đích có tính đến u cầu pháp luật thông tin tác động lớn đến môi trường Tiêu chuẩn áp dụng phương diện mơi trường mà tổ chức kiểm sốt qua hy vọng có tác động Tiêu chuẩn thân khơng đưa tiêu chí cụ thể hoạt động mơi trường Tiêu chuẩn quốc tế áp dụng tổ chức mong muốn a Thực hiện, trì cải tiến hệ thống quản lý mơi trường; b Đảm bảo tổ chức phù hợp với sách mơi trường tun bố; c Thể phù hợp tới bên d Chứng nhận/đăng ký hệ thống quản lý môi trường tổ chức bên e Tự xác định tự tuyên bố phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế Tất yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế để tập hợp lại thành hệ thống quản lý môi trường Phạm vi áp dụng phụ thuộc vào nhân tố sách mơi trường tổ chức, chất hoạt động điều kiện hoạt động III Lợi ích việc áp dụng ISO 14001 Về mặt thị trường: - Nâng cao uy tín hình ảnh Doanh nghiệp với khách hàng, - Nâng cao lực cạnh tranh nhờ nâng cao hiệu kinh tế hoạt động môi trường, - Phát triển bền vững nhờ đáp ứng yêu cầu quan quản lý môi trường cộng đồng xung quanh Về mặt kinh tế: - Giảm thiểu mức sử dụng tài nguyên nguyên liệu đầu vào, - Giảm thiểu mức sử dụng lượng, - Nâng cao hiệu suất trình sản xuất cung cấp dịch vụ, - Giảm thiểu lượng rác thải tạo chi phí xử lý, - Tái sử dụng nguồn lực/tài nguyên, - Tránh khoản tiền phạt vi phạm yêu cầu pháp luật mơi trường, - Giảm thiểu chi phí đóng thuế môi trường, - Hiệu sử dụng nhân lực cao nhờ sức khoẻ đảm bảo môi trường làm việc an tồn, - Giảm thiểu chi phí phúc lợi nhân viên liên quan đến bệnh nghề nghiệp, - Giảm thiểu tổn thất kinh tế có rủi ro tai nạn xảy Về mặt quản lý rủi ro: - Thực tốt việc đề phòng rủi ro hạn chế thiệt hại rủi ro gây ra, - Điều kiện để giảm chi phí bảo hiểm, - Dễ dàng làm việc với bảo hiểm tổn thất bồi thường Tạo sở cho hoạt động chứng nhận, công nhận thừa nhận: - Được đảm bảo bên thứ ba, - Vượt qua rào cản kỹ thuật thương mại, - Cơ hội cho quảng cáo, quảng bá IV Một số thuật ngữ Cải tiến liên tục (continual improvement) Q trình nâng cao hệ thống quản lý mơi trường để đạt tiến toàn hoạt động mơi trường sách mơi trường tổ chức đề Chú ý: Q trình khơng cần thiết phải diễn tất khu vực lúc Sự không phù hợp (nonconformity) Sự không đáp ứng/thỏa mãn yêu cầu Hành động khắc phục (correction action) Hành động loại bỏ nguyên nhân không phù hợp phát Hành động phòng ngừa (prevention action) Hành động loại bỏ nguyên nhân gây không phù hợp tiềm ẩn Môi trường (enviroment) Khu vực xung quanh hoạt động tổ chức bao gồm khơng khí, nước, đất, tài ngun thiên nhiên, hệ thực vật, hệ động vật, người, tương tác Chú ý: Khu vực xung quanh trường hợp mở rộng phạm vi tổ chức đến hệ thống tồn cầu Khía cạnh mơi trường (environmental aspect) Các yếu tố hoạt động, sản phẩm dịch vụ có tương tác với mơi trường tổ chức Chú ý: Phương diện bật môi trường phương diện môi trường mà có có tác động đáng kể đến môi trường Tác động môi trường (environmental impact) Bất thay đổi đến môi trường, đem lại lợi ích hay có hại, tồn hay phần kết hoạt động, sản phẩm dịch vụ tổ chức Hệ thống quản lý môi trường (environmental management system) Một phần hệ thống quản lý môi trường bao gồm cấu tổ chức, hoạt động kế hoạch, trách nhiệm, thực hiện, thủ tục, trình nguồn lực để triển khai, thực hiện, đạt được, xem xét trì sách chất lượng Đánh giá nội (internal audit) Quá trình kiểm tra xác nhận cách hệ thống lập thành văn chứng thu thập khách quan đánh giá đễ xác định xem hệ thống quản lý mơi trường tổ chức có phù hợp với tiêu chí đánh giá hệ thống quản lý môi trường tổ chức đề hay khơng, trao đổi kết q trình đến lãnh đạo Mục tiêu môi trường (environmental objective) Mục tiêu mơi trường tổng thể, xuất phát từ sách mơi trường, mà tổ chức đề cho phải đạt được, phải định lượng Kết hoạt động môi trường (environmental performance) Kết đo lường hệ thống quản lý môi trường, liên quan đến việc kiểm sốt khía cạnh mơi trường tổ chức, dựa sách môi trường, mục đich mục tiêu tổ chức Chính sách mơi trường (environmental policy) Tun bố tổ chức ý định nguyên tắc có liên quan đến kết tổng thể hoạt động môi trường mà đưa khuôn khổ cho hoạt động cho việc xác định mục đích mục tiêu môi trường tổ chức Các mục tiêu môi trường (environmental target) Các yêu cầu chi tiết kết hoạt động, định lượng có thể, áp dụng cho tổ chức phận tổ chức, xuất phát từ mục đích môi trường cần thiết lập đáp ứng để đạt mục đích Bên liên quan (interested party) Cá nhân nhóm có quan tâm bị tác động kết hoạt động môi trường tổ chức Tổ chức (organization) Công ty, hãng, doanh nghiệp, quan viện nghiên cứu, phận kết hợp, sát nhập hay không, thuộc khu vực cơng hay tư nhân, mà có chức tổ chức Chú ý - Đối với tổ chức mà có từ đơn vị vận hành trở lên, đơn vị vận hành định nghĩa tổ chức Phịng ngừa ô nhiễm (preventive of pollution) Việc áp dụng trình, thực tiễn, nguyên vật liệu sản phẩm mà tránh được, giảm bớt kiểm soát ô nhiễm, bao gồm việc tái chế, xử lý, thay đổi q trình, chế kiểm sốt, sử dụng hiệu nguồn lực nguyên vật liệu thay Chú ý - Lợi ích tiềm tàng việc ngăn ngừa ô nhiễm bao gồm việc giảm tác động có hại mơi trường, tăng hiệu giảm chi phí Tài liệu (document) Thơng tin phương tiện hỗ trợ thông tin Thủ tục (proceduce) Cách thức quy định để tiến hành hoạt động q trình Có thể lập thành văn không Hồ sơ (record) Tài liệu công bố kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực V Mô hình hệ thống quản lý mơi trường Tiêu chuẩn dựa phương pháp luận là: Lập kế hoạch – Thực – Kiểm tra – Hành động khắc phục ( Plan – Do – Check – Act: PDCA): Lập kế hoạch: thiết lập mục tiêu trình cần thiết để đạt kết phù hợp với sách mơi trường tổ chức Thực hiện: thực trình Kiểm tra: giám sát đo lường q trình dựa sách mơi trường, mục tiêu, tiêu, yêu cầu pháp luật yêu cầu khác, báo cáo kết Hành động khắc phục: thực hành động để cải tiến liên tục hiệu hoạt động hệ thống quản lý môi trường Nhiều tổ chức quản lý hoạt động thơng qua việc áp dụng hệ thống trình tác động qua lại chúng mà nói đến “cách tiếp cận theo trình” Tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001 khuyến khích sử dụng cách tiếp cận theo q trình Khi chu trình PDCA áp dụng cho tất trình hai phương pháp coi tương thích với Plan Act Do Check Cải tiến liên tục Xem xét lãnh đạo Chính sách môi trường Lập kế hoạch Kiểm tra Thực điều hành GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 I Sơ lược Grand Hotel Saigon Tên thương mại: Grand Hotel Saigon Tiêu chuẩn: 04 Địa chỉ: 08 Đồng Khởi, Q I, Tp HCM Tổng số phòng: 230 Tổng số nhà hàng: 07 Tổng số nhân viên: 250 Tổng số phòng ban: 12 Lĩnh vực kinh doanh: dịch vụ lưu trú, ăn uống, tổ chức tour du lịch, sòng bài, dịch vụ massa, sauna Grand Hotel Saigon, khách sạn cổ thành phố HCM xây dựng từ năm 1930, đến cịn giữ nét đẹp cổ kính, sang trọng Pháp Tọa lạc trung tâm thương mại sầm uất, hướng dịng sơng Sài Gịn lịch sử & thơ mộng Grand Hotel Saigon trở thành khách sạn năm vào năm 2012 với 230 phòng, kết hợp phong cách đại cổ điển, nhà hàng Âu Á, phòng hội nghị chuyên nghiệp với sức chứa lên đến 700 người, đa dạng, chất lượng dịch vụ tốt II Kế hoạch áp dụng Iso 14001 Grand Hotel Saigon Mơ hình phát tri n h th ng EMS Bắt đầu từ Chính sách mơi trường Sốt xét lãnh đạo Hoạch định Cải tiến liên tục Kiểm tra/điều chỉnh 2.1 Công tác chuẩn bị 2.1.1 Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo (EMR) nhóm ISO 14001 Giám đốc khách sạn - Trưởng Ban Phó giám đốc khách sạn - P Ban TT Trưởng phịng kỹ thuật - Phó Ban Phó phịng kỹ thuật - Thư ký mơi trường Các trưởng phận: ủy viên Thực TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ Việc đánh giá với điều kiện bình thường bất thường thực cách điền vào ô phù hợp “Ma trận đánh giá tổng hợp kết cuối – điều kiện bình thường/bất thường” Thêm vào đó, để bảo đảm đánh giá mục tiêu liên quan đến chuẩn 5, giải thích đưa nêu rõ yếu tố kỹ thuật để biện minh cho định Kết cuối rõ ô tương ứng điền vào cột cuối Đánh giá cuối khía cạnh mơi trường kiện khẩn cấp diển tả dạng “Ma trận đánh giá tổng hợp kết cuối – điều kiển khẩn cấp” Đối với hai hệ số (F S) ô vuông tương ứng rõ cách điền vào kết F S hộp xanh vàng tùy theo kết nhỏ hay lớn Các kết cuối Phân Tích Hiện Trạng Mơi Trường ban Đầu trình bày cho người lãnh đạo cao khách sạn để cung cấp yếu tố cần thiết cho Chính Sách Mơi Trường Hệ Thống Quản Lý Môi Trường khách sạn 2.2.3 Thiết lập mục tiêu, chương trình hành động - Dựa kết xác định KCMT có ý nghĩa, cân nhắc xác định mục tiêu, tiêu MT thiết lập đưa chương trình quản lý MT tương ứng - Tham khảo/hỗ trợ từ ban lãnh đạo Các mục tiêu môi trường công cụ EMS nhằm thực việc cải tiến liên tục Chúng thiết lập mục tiêu, nghĩa “diễn dịch” nguyên tắc cải tiến liên tục thành hoạt động cụ thể nhằm đạt kết mong muốn Một mục tiêu ln cụ thể hố nhiều tiêu, tạo tham gia nhân cấp khu vực khách sạn Trên thực tế, tiêu liên quan đến phịng ban khu vực hiệu năng/hoạt động cụ thể Một nhóm tiêu có liên quan đến mục tiêu tổng hợp lại để đạt đến kết cuối mong muốn Một chương trình mơi trường xác định nhằm xây dựng chương trình hành động nhắm đến đạt mục tiêu tiêu khách sạn Trong thực tế, tài liệu “Mục tiêu, tiêu chương trình mơi trường” bao gồm tất thành phần nêu Các mục tiêu tiêu đặt ra, dựa trên:  Chính sách mơi trường  Các yêu cầu luật định yêu cầu khác; đặc biệt, thấy EMS chúng tơi vượt qua ngưỡng luật định, nhất, mục tiêu phải khởi đầu từ yêu cầu tuân thủ luật định yêu cầu tối thiểu (xem Chương Sổ tay này);  Các khía cạnh mơi trường bật  Các phương án khả thi công nghệ kinh tế;  Các phương án tài chính;  Các yêu cầu kinh doanh có liên quan đến ngành du lịch, ví dụ như: khuynh hướng thị trường vàyêu cầu nhà điều hành du dịch (tour operator);  Các yêu cầu tác nghiệp có liên quan yêu cầu vệ sinh, tiêu chuẩn/kỳ vọng chất lượng, khía cạnh an toàn sức khoẻ, v.v ;  Quan điểm bên hữu quan, như: bình luận/đề xuất nhân viên, người điều hành du lịch, khách, khách vãng lai, hoạt động du lịch khác, v.v Bất có thể, mục tiêu tiêu phải đo lường gắn với số đo lường “Mục tiêu, tiêu chương trình mơi trường” gồm có:  Khía cạnh mơi trường có liên quan đến mục tiêu;  Các mục tiêu;  Các tiêu;  Các hoạt động thực cải tiến (các hoạt động phải tiến hành để đạt mục tiêu đề ra);  Bộ phận/phòng ban chịu trách nhiệm;  Các thời hạn;  Các phương tiện/ nguồn lực;  Các ghi Việc kiểm tra theo bước tiến hành nhằm đảm bảo chương trình thực suốt năm Nếu đề án có liên quan đến cơng trình nâng cấp mới, tạo điều chỉnh hoạt động/sản phẩm/dịch vụ, đề án thẩm định mơi trường nhằm phịng ngừa giảm thiểu tác động môi trường tiềm tàng Bước cần làm xác định liệu có khía cạnh mơi trường khơng; việc thực với hỗ trợ công cụ “Thủ Tục Nhận Dạng, Đánh Giá Phân Loại Khía Cạnh Môi Trường Các Tác Động Của Chúng” Việc ước lượng khía cạnh mơi trường phải sốt xét lại Trên thực tế, việc phân tích xét đến tất giai đoạn hoạt động/dịch vụ đề án, từ lúc thiết kế lúc hoàn tất Lấy ví dụ việc xây lắp (các khu vực khách sạn) cải tạo đáng kể quy trình, việc phân tích cần tập trung vào khâu hoạch định, thiết kế, xây lắp, nghiệm thu vận hành Trước phê chuẩn đề án mới, tương tác đề án với tất khía cạnh mơi trường luật định kiểm tra (xem Chương 4) nhằm đảm bảo liệu:  Có cần xin cấp phép/giấy phép/chứng chỉ, … khơng;  Có cần lập thủ tục điều hành/tình khẩn cấp khơng;  Đề án có phù hợp với mục tiêu chương trình mơi trường khơng Nếu cần, mục tiêu chương trình mơi trường sửa đổi cho phù hợp với kết đánh giá đề án Có nhiều phận/ phòng ban đề cập đến xác định quản lý mục tiêu, tiêu chương trình Bảng sau tóm tắt trách nhiệm phận yếu tố cần cân nhắc có liên quan đến trách nhiệm giao: Bộ phận Các trách nhiệm Các yếu tố phải ý Vui lòng nêu tên Phê chuẩn mục tiêu, tiêu Đảm bảo nguồn lực phận chức phù chương trình mơi trường thoả đáng có sẳn ngân hợp (ví dụ Ban Giám sách khách sạn; Đốc) phận chức tham gia cấp đủ kinh phí quyền hạn để thực trách nhiệm giao Vui lòng nêu tên Xác định trách nhiệm thực Các phận chức phải phận chức phù chương trình bổ nhiệm theo lực, hợp nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Xem phiên hành tài liệu “Mục tiêu, tiêu chương trình mơi Thực hoạt động cải tiến phương tiện nguồn lực phân bố chương trình thời hạn định Được thơng báo nhận thức trách nhiệm họ nhằm đạt mục tiêu môi trường Bộ phận Các trách nhiệm Các yếu tố phải ý Kiểm tra theo bước thực chương trình thông qua thảo luận hoạt động chương trình mơi trường buổi họp nội Các điều kiện yếu tố đặc biệt xem xét, ảnh hưởng đến tiến triển chương trình (ví dụ, trì hỗn, trở ngại, v.v.), ghi nhận Vui lòng nêu tên Đánh giá đề án có liên quan đến phận chức phù cơng trình nâng cấp mới, tạo hợp điều chỉnh hoạt động/sản phẩm/dịch vụ Áp dụng Phụ Lục 1: “Thủ Tục Nhận Dạng, Đánh Giá Phân Loại Khía Cạnh Mơi Trường Các Tác Động Của Chúng” trường” Vui lòng nêu tên phận chức phù hợp (ví dụ Ban Mơi Trường) Việc xác định mục tiêu môi trường, kế hoạch hành động, thông thường thực năm lần sau đánh giá khía cạnh mơi trường phần Soát Xét Lãnh Đạo Tuy nhiên, điều kiện bị thay đổi, việc nêu mục tiêu thay đổi mục tiêu hành thực năm Vui lòng xem chi tiết Bảng Thời Gian Biểu EMS cuối Sổ Tay 2.2.4 Xây dựng thủ tục kiểm soát điều hành - Với KCMT bật, cần xác định tên thủ tục kiểm sốt và/hoặc hướng dẫn cơng việc tương ứng - Mỗi phận/hoạt động, cần có chuẩn mực kiểm soát cụ thể 2.2.5 Xác định yêu cầu theo dõi, đo lường - Xem xét KCMT bật, mục tiêu-chỉ tiêu & chương trình quản lý MT thiết lập - Xác định yêu cầu theo dõi đo lường yếu tố - Xây dựng thủ tục và/hoặc hướng dẫn công việc hoạt động theo dõi – đo lường 2.2.6 Xác định hồ sơ cần lưu giữ - Bao gồm loại hồ sơ chứng minh hoạt động quản lý môi trường phạm vi xác định 2.2.7 Lập chương trình xác định & đánh giá mức độ tuân thủ yêu cầu luật định & yêu cầu khác - Xác định đánh giá việc đáp ứng y.cầu luật & yêu cầu khác - Thiết lập biện pháp đối ứng đảm bảo tuân thủ yêu cầu - Thông báo tới nhà cung cấp/nhà thầu KCMT bật mà hoạt động họ ảnh hưởng tới HTQLMT, tiến hành đào tạo (nếu cần thiết) Nhận dạng yêu cầu luật định yêu cầu khác Xác định hành động phải thực tiếp cận thông tin đánh giá thông tin liên quan Thực yêu cầu Xem phần theo dõi yêu cầu luật định đánh giá Rà soát định kỳ yêu cầu đánh giá việc tuân thủ Các yêu cầu luật định bắt buộc phải tuân thủ là: - Luật định nhà nước CHXHCN Việt Nam: luật, nghị định, thông tư, định tài liệu có hiệu lực luật - Cơ quan quyền TP HCM - Tổ chức chứng nhận yêu cầu pháp lý Tổng cục Du Lịch – Sở du lịch Tp.HCM Các yêu cầu khác tự nguyện tham gia: - Các tiêu chuẩn ngành du lịch liên quan đến EMS chuyên ngành luật định - Các nhãn môi trường địa phương quốc tế - Các tiêu chuẩn/yêu cầu thỏa thuận từ phía thị trường - Các thỏa thuận với quan quyền, Cty khác, đối tác Tiếp cận đánh giá: sau yêu cầu luật định nhận dạng, phải cách tiếp cận nguồn thông tin hữu ích có liên quan đến u cầu Sau tổng hợp thông tin, đại diện môi trường định liệu yêu cầu có áp dụng hoạt động hay sản phẩm dịch vụ khách sạn hay không Xác định hành động thực yêu cầu: đại diện lãnh đạo môi trường kết hợp với phân liên quan để xác định hành động cần thực Các hành động nên lập thành kế hoạch dựa chương trình quản lý mơi trường khách sạn Soát xét định kỳ đánh giá việc tuân thủ: việc đánh giá tuân thủ thực thông qua: - Các hoạt động dự kiến thủ tục hoạt động theo dõi đo lường - Đánh giá khía cạnh mơi trường - Rà soát thành phần hệ thống EMS - Kiểm tra giấy phép, chứng hàng năm Hồ sơ: thông tin yêu cầu luật định cần lập thành hồ sơ lưu trữ suốt trình hoạt động tuân thủ pháp luật ban môi trường khách sạn  Xem thêm phụ lục danh sách yêu cầu luật định ngành khách sạn 2.2.8 Xem xét kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp - Xác định tình khẩn cấp xảy phạm vi áp dụng HTQLMT - Xem xét & cập nhật nội dung chương trình chuẩn bị đối ứng với tình khẩn cấp Mặc dù khách sạn chúng tơi áp dụng thủ tục kiểm soát điều hành hoạt động theo dõi đo lường nhằm kiểm sốt tình bất thường khẩn cấp, cố xảy gây ảnh hưởng đến mơi trường Do đó, khách sạn chúng tơi lập (các) thủ tục nhằm:  Nhận dạng cố tình khẩn cấp tiềm tàng;  Phịng ngừa tác động mơi trường tình gây ra;  Đáp ứng tình này;  Giảm thiểu tác động mơi trường chúng Vì quản lý tình khẩn cấp khía cạnh phức tạp, nên (các) thủ tục xét đến yếu tố sau:  Các yêu cầu luật định yêu cầu khác;  Các khía cạnh tổ chức hậu cần;  Các lực chuyên ngành nhân sự;  Các khía cạnh có liên quan đến quan có thẩm quyền Sơ đồ sau trình bày tổng quát nội dung thủ tục này; đó, trách nhiệm hoạt động điều hành mơ tả Nhận dạng tình rủi ro/khẩn cấp tiềm tàng Điều tra tình khẩn cấp q khứ Phịng ngừa tình khẩn cấp Lập thủ tục, thong báo đào tạo cho nhân viên Rà soát thủ tục Kiểm tra thủ tục Thực thủ tục (khi xảy tình khẩn cấp) Do có biến đổi hoạt động lực quản lý tình khẩn cấp, nên phận khác phải tham gia có trách nhiệm riêng Các chi tiết nêu thủ tục có liên quan Việc phịng tránh tình khẩn cấp ln thực song song với hoạt động ngày khách sạn; thủ tục nhằm đáp ứng tình khẩn cấp thực xảy nhiều tình Vui lòng xem nội dung chi tiết thủ tục nêu 2.2.9 Trao đổi thông tin - Trao đổi thông tin nội cấp phận chức hệ thống - Xác định cách thức tiếp nhận, ghi chép, xử lý phản hồi thông tin với bên hữu quan - Xem xét việc trao đổi thơng tin với bên ngồi KCMT bật Trong hệ thống quản lý môi trường, quan hệ giao tiếp người quan trọng Một vấn đề thông tin quan tâm, khách sạn nhận dạng rõ ràng thông tin cần chia sẻ công việc chia sẻ Điều nêu rõ thủ tục Đối với việc thông tin nội khác không nêu thủ tục EMS, khách sạn xây dựng Thủ Tục Thông Tin Bên Trong Bên Ngồi nhằm thể luồng thơng tin “từ - xuống dưới” (ví dụ như: sách mơi trường, mục tiêu chương trình, v.v.) thơng tin “từ - lên trên” (ví dụ như: đề xuất, kiến nghị, than phiền, thông tin có liên quan đến cơng tác theo dõi đo lường, v.v.) Một vấn đề thông tin với bên ngồi quan tâm, q trình thực thủ tục nói trên, khách sạn đảm bảo than phiền, đề xuất, bình luận yêu cầu thơng tin từ bên hữu quan bên ngồi được:  Tiếp nhận;  Chuyển đến phận có liên quan;  Đề định phúc đáp Các sơ đồ sau nêu tổng quan phương pháp quản luồng thông tin khách sạn; vui lòng xem chi tiết thủ tục liên quan Thông tin nôi bộ: Từ – lên Thơng tin từ nhân viên Ghi nhận Phân tích thông tin Hành động phù hợp và/hoặc phúc đáp Thông tin với bên ngồi: Từ - xuống Thơng tin từ ban Giám Đốc Thu nhận thông tin nhân viên Các luồng thông tin nội liên kết với nhau; luồng thơng tin phản hồi luồng thông tin khác ngược lại Thơng tin với bên ngồi: Từ bên hữu quan bên ngồi đến khách sạn Thơng tin từ bên hữu quan Ghi nhận Phân tích thơng tin Thơng tin với bên ngồi: Từ khách sạn đến bên hữu quan bên ngồi Thơng tin từ Khách sạn Thông tin cho bên hữu quan Hành động phù hợp và/hoặc phúc đáp Các luồng thông tin với bên ngồi liên kết với nhau; luồng thơng tin phản hồi luồng thơng tin khác ngược lại Quản lý thông tin bên bên ngồi q trình phức tạp; trách nhiệm xác định rõ theo phòng ban cấp khác khách sạn Vui lịng xem chi tiết thủ tục nêu Khơng có chuẩn thời gian việc quản lý thơng tin Việc xác định thời gian thiết lập tuỳ theo hồn cảnh thực tế, q trình cần tiến hành thấy cần thiết Vui lòng xem chi tiết thủ tục nêu 2.2.10 Xem xét HTQLMT (bởi nhóm điều hành ISO 14001) - Kết đầu 2.2.2 – 2.2.5 - Kết xác định đánh giá tác động MT KCMT bật - Hồ sơ trao đổi thông tin bên KCMT bật - Mục tiêu, tiêu & chương trình quản lý MT - Danh mục thủ tục kiểm soát điều hành - Yêu cầu theo dõi đo lường - Yêu cầu lưu giữ hồ sơ - Giải vấn đề phát sinh 2.3 Thiết lập hệ thống 2.3.1 Xác định xây dựng hệ thống tài liệu - Tài liệu cấp 1: sổ tay HTQLMT - Tài liệu cấp 2: qui trình, biểu mẫu ghi chép & hồ sơ kết quản lý môi trường - Tài liệu cấp 3: hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn, biểu mẫu ghi chép & hồ sơ kết quả… quản lý môi trường Hệ thống EMS xây dựng dựa hệ thống tài liệu phù hợp nhằm mô tả, hoạch định ghi nhận hoạt động quy trình Hệ thống tài liệu phát triển nhiều loại tài liệu khác mức độ chi tiết khác tuỳ thuộc vào yêu cầu Mức độ chi tiết hệ thống tài liệu xác định nhằm mô tả thành phần cốt lõi EMS đề hướng thu thập thông tin chi tiết hoạt động module EMS Như nêu Chương 1, Sổ Tay khung tổng quát hệ thống EMS tham chiếu đến tài liệu EMS chứa thông tin chi tiết; ví dụ Thủ Tục Thủ tục Sổ tay Thủ tục Thủ tục Thủ tục Thủ tục tài liệu dùng để mô tả cách thức thực hoạt động trả lời câu hỏi “Ai làm gì?” Một thủ tục gồm có: trách nhiệm, hoạt động, tần suất, phương tiện/nguồn lực liên kết với tài liệu khác có liên quan đến quy trình Nếu cần thiết, chúng tơi tách quy trình lớn thành nhiều hoạt động để lập hướng dẫn cụ thể có mức độ chi tiết cao thủ tục Thủ tục Sổ tay Thủ tục Thủ tục Thủ tục Quy định Quy định Như đề xuất lớp, khách sạn không lập hướng dẫn cơng việc, vui lịng xố câu màu xanh! Một loại tài liệu khác biểu mẫu dùng để thu thập số liệu/thông tin EMS số liệu khác khơng có biểu mẫu (ví dụ kết phân tích nước thải) Thơng tin chi tiết tài liệu giới thiệu Chương 15 Các hồ sơ khác đề cập đến sổ tay như: “Chính sách mơi trường” “Mục tiêu, tiêu chương trình môi trường” kết hoạt động hoạch định quan trọng phát triển EMS mơ tả sổ tay Nhằm đảm bảo có phương pháp quản lý tài liệu EMS dễ dàng, hiệu kiểm soát, lập quy định trách nhiệm thủ tục cụ thể Thủ tục giúp :  Dễ dàng xác định vị trí tài liệu;  Định kỳ sốt xét, điều chỉnh cần phê duyệt tài liệu EMS nhằm đảm bảo hoạt động tiến hành người có trách nhiệm;  Ln có sẳn phiên hành tài liệu để sử dụng khu vực có hoạt động liên quan đến hệ thống EMS;  Nhanh chóng loại bỏ phiên lỗi thời tài liệu mặt, số ấn lẫn việc sử dụng; nhận dạng chúng để tránh sử dụng sai mục đích;  Nhận dạng hợp lý tài liệu lổi thời cần giữ lại theo yêu cầu luật định và/hoặc cho mục đích trì kiến thức;  Quản lý kiểm sốt tài liệu bên ngồi (ví dụ : văn cấp quản lý/chính quyền bên hữu quan khác) Sơ đồ sau tóm tắt thơng tin nêu Thủ Tục Quản Lý Kiểm Soát Hồ Sơ EMS Nhận dạng tài liệu xác định định dạng chúng Phân phối tài liệu Nhân viên khách sạn sử dụng tài liệu EMS Quy trình ban hành tài liệu Quản lý kiểm sốt tài liệu bên ngồi Soạn thảo tài liệu Soát xét tài liệu Kiểm tra tài liệu Phê duyệt tài liệu Lưu trữ tài liệu Việc quản lý tài liệu EMS có liên quan đến nhiều loại hoạt động khác khách sạn; đó, phận chức tham gia có trách nhiệm riêng Vui lịng xem chi tiết Thủ Tục nêu Nói chung, người có trách nhiệm lưu giữ sử dụng tất tài liệu giao Việc quản lý kiểm soát tài liệu thực quanh năm Để nắm chi tiết, vui lòng xem thủ tục liên quan kế hoạch EMS cuối sổ tay 2.3.2 Xác định yêu cầu theo dõi & đo lường - Theo dõi khía cạnh mơi trường bật - Các yêu cầu cần phải tuân thủ - Các mục tiêu, tiêu mơi trường - Các yếu tố khác theo dõi, đo lường (vd: hiệu sử dụng lượng điện, gas, nước …, kiểm soát nước thải, chất thải) - Kiểm định/hiệu chuẩn thiết bị theo dõi đo lường Phần Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (EMS) giúp khách sạn kiểm tra hiệu họat động môi trường cách thu thập số liệu bảo đảm số liệu quán với:  Các yêu cầu luật định u cầu khác;  Chính sách mơi trường;  Các mục tiêu tiêu môi trường;  Và yêu cầu khác mà thiết lập Chúng lập thủ tục riêng rõ việc thực họat động theo dõi đo lường Sơ đồ sau tóm lược giai đọan Bảo trì hiệu chuẩn thiết bị đo lường (tham khảo thủ tục bảo trì) Nhận dạng đặc tính chủ yếu họat động vận hành chúng tơi mà gây tác động mơi trường Rà sóat định kỳ chuẩn thiết lập cho theo dõi đo lường Lập kế họach theo dõi gì, chịu trách Đo lường theo dõi họat động khía cạnh mơi trường tùy theo lập kế họach Kế họach Hồ sơ Lập hồ sơ ghi nhận họat động theo dõi đo lường Thu thập, phân tích quy đổi sơ liệu Hành động trường hợp không phù hợp (tham khảo thủ tục xử lý không phù hợp hành động khắc phục/phịng ngừa ) Đánh giá thơng tin nhận báo cáo thong tin đến phận chức hữu quan So sánh kết với số, giới hạn nội bộ/luật định yêu cầu khác EMS Do ln tìm kiếm phương cách để cải thiện hiệu họat động môi trường, nên công cụ cung cấp cho thông tin đáng tin cậy xác minh sở trạng; để từ xác định xem liệu hiệu họat động mơi trường khách sạn có đáp ứng chuẩn thiết lập bỡi lãnh đạo EMS hay không Các họat động theo dõi hữu ích đối với:  Nhận dạng khu vực cần cải tiến;  Nâng cao hiệu khách sạn;  Nhận dạng hội chiến lược Do nhiều loại hoạt động theo dõi đo lường khác thực khách sạn chúng tôi, nhiều phận chức tham gia có trách nhiệm khác Các họat động theo dõi đo lường thực suốt năm; bảng tổng hợp cuối rà soát lập vào thời gian định nhằm tạo mối tương tác với họat động khác EMS 2.3.3 Thiết lập kế hoạch chương trình đào tạo - Đào tạo qui trình, hướng dẫn cơng việc HTQLMT - Đào tạo yêu cầu, qui định liên quan - Đào tạo đánh giá nội 2.3.4 Hoàn thiện sơ đồ trách nhiệm, quyền hạn HTQLMT MA TRẬN TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA ISO14001:2004 Ký hiệu: C: trách nhiệm P: Trách nhiệm phối hợp Các yêu cầu (điều khoản) 4.1 Các yêu cầu chung 4.2 Chính sách mơi trường 4.3 Lập kế hoạch 4.3.1 Khía cạnh môi trường 4.3.2 Yêu cầu pháp luật yêu cầu khác 4.3.3 Mục tiêu, tiêu Chương trình 4.4 Thực điều hành 4.4.1 Những nguồn lực, vai trò, trách nhiệm quyền hạn 4.4.2 Năng lực, đào tạo nhận thức 4.4.3 Thông tin liên lạc GĐ Trách nhiệm PGĐ ĐDLĐ TT C P HK … 4.4.4 Dẫn chứng tài liệu 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.4.6 Kiểm soát việc điều hành 4.4.7 Chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng với tình trạng khẩn cấp 4.5 Kiểm tra 4.5.1 Giám sát đo lường 4.5.2 Đánh giá phù hợp 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục phòng ngừa 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 4.5.5 Đánh giá nội 4.6 Xem xét lại ban lãnh đạo 2.3.5 Xây dựng chương trình checklist đánh giá nội HTQLMT 2.3.6 Xem xét HTQLMT (lần nhóm điều hành ISO 14001) - Xem xét kết đầu từ 2.3.1 tới 2.3.5 - Xem xét, giải vấn đề phát sinh 2.4 Triển khai áp dụng 2.4.1 Đào tạo thủ tục, hướng dẫn liên quan tới kỹ chuyên biệt - Chú ý hoạt động đào tạo phải đảm bảo & đủ theo qui định & luật định (nếu có) - Chương trình đánh giá nội (dự kiến) phải bao gồm việc đánh giá hiệu lực kết đào tạo, chuyên gia đánh giá phải độc lập với hoạt động đào tạo 2.4.2 Đào tạo nhận thức HTQLMT cho toàn thể CNV bên liên quan 2.4.3 Triển khai áp dụng - Triển khai áp dụng HTQLMT phận chức liên quan phạm vi xác định - Thực trao đổi thông tin 2.4.4 Đánh giá nội - Đào tạo chuyên gia đánh giá nội - Thực đánh giá nội (lần thứ 1) - Thực hành động khắc phục sau đánh giá - Xem xét lại toàn HTQLMT (nếu cần) - Lưu giữ hồ sơ liên quan - Hoàn thiện toàn hệ thống tài liệu, chuẩn bị cho lần đánh giá chứng nhận hệ thống tài liệu (pre-audit) Lưu ý: Chuyên gia đánh giá phải độc lập với hoạt động đánh giá 2.4.5 Họp xem xét lãnh đạo (lần 1) - Chủ trì lãnh đạo cao người ủy quyền - Xem xét kết thực (bước – 4) - Xem xét hệ thống tài liệu hoàn chỉnh - Xem xét kết đánh giá nội lần - Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận (bước 5) - Xem xét hoạt động để trì hệ thống (bước 6) 2.5 Chứng nhận hệ thống 2.6 Duy trì hệ thống 2.6.1 Đánh giá nội 2.6.2 Điểm KPH, thực hành động khắc phục – phòng ngừa 2.6.3 Hoạt động cải tiến liên tục 2.6.4 Đào tạo nhân viên (bổ sung) 2.6.5 Đánh giá giám sát 2.6.6 Xem xét lại lãnh đạo 2.6.7 Đánh giá tác động/KCMT cho điểm thay đổi/bổ sung về: i Quá trình, hoạt động ii Sản phẩm, dịch vụ từ nhà cung cấp nhà thầu phụ ... lý mơi trường GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 I Sơ lược Grand Hotel Saigon II Kế hoạch áp dụng Iso 14001 Grand Hotel Saigon 2.1 Công tác... trường Lập kế hoạch Kiểm tra Thực điều hành GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 I Sơ lược Grand Hotel Saigon Tên thương mại: Grand Hotel Saigon Tiêu chuẩn: 04 Địa chỉ: 08 Đồng Khởi,... I Iso 14001 gì? II Đối tượng áp dụng ISO 14001 III Lợi ích việc áp dụng ISO 14001 IV Một số thuật ngữ V Mô hình hệ thống quản lý mơi