Thực tế tổ chức kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.DOC

Thực tế tổ chức kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương

LỜI MỞ ĐẦU

Sau tiến trình gia nhập WTO, việc mở cửa thị trường tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp (DN) Việt Nam Đặc biệt, sự khủng hoảng kinh tế trên thế giới, kinh tế trong nước bị ảnh hưởng một cách nghiêm trọng Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh là môi trường và là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, thúc đẩy tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất nghiệp Vấn đề sống – còn đặt ra với các doanh nghiệp Vì thế, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp trên cơ sỏ tổ chức tốt công tác , kế hoạch đề ra Công tác hạch toán, kế toán luôn được ưu tiên, có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp Nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các tài liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng tài sản để có thể quản lý, sủ dụng tốt các tài sản đó; giám sát tình hình kinh doanh; tình hình thực hiên các hợp đồng, các nghĩa vụ với Nhà nước…Với thông tin về kinh doanh - tài chính đó, nhà quản lý có đầy đủ điều kiện để đưa ra các quyết định đúng đắn.

Để có thể áp dụng những kiến thức cơ bản mà chúng em đã được các thầy cô giáo đã dạy vào thực tế thì cần phải có tính linh hoạt cao bởi công tác hạch toán – kế toán tại DN rất đa dạng Tùy theo quy mô, linh vực hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh mà trình độ của bộ máy kế toán ở mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng Do đó thời gian thực tập của mỗi sinh viên trong quá trình được đào tạo là rất cần thiết để giúp chúng em tiếp cận thực tế nhanh hơn Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phẩn (CTCP) Thực Phẩm Minh Dương em đã học hỏi và thu thập được nhiều kinh nghiệm thực tế quý báu về việc vận dụng các chuẩn mực, chế độ kế toán đối với một công ty Từ đó có một cách nhìn tổng quát về quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực hoạt động của công ty.

Dưới sự hưỡng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của chú kế toán trưởng, các cô, chú anh chị trong phòng Tài Chính – Kế Toán của công ty, dưới sự hưỡng dẫn của

cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan, em xin trình bày Báo cáo thực tập tổng hợp với

nội dung chính như sau:

Phần I: Khái quát chung về đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chứcquản lý của CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Phần II: Thực tế tổ chức kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.Phần III:Một số ý kiến nhận xét, đánh giá chung về tổ chức kế toán tạiCTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Do thời gian nghiên cứu chưa nhiều và trình độ còn hạn chế nên Báo cáo thực tập tổng hợp của em không tránh khỏi thiếu xót Bởi vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị phòng Tài Chính – Kế Toán của công ty để báo cáo của em hoàn thiện hơn.

Phần I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM SẢNXUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM MINH DƯƠNG.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Minh Dương là công ty hoạt động sản xuất kinh doanh với các mặt hàng: Mạch nha, đường Glucô, công ty tự hạch toán kinh tế một cách độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân.

Tên gọi: Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Minh Dương

Tên giao dịch tiếng Anh: Minh Dương Food Fuff Joint Stock Company Trụ sở chính: Xã Di Trạch – Huyện Hoài Đức – TP Hà Nội.

Mã số thuế: 0500141619 Điện thoại: 0433 669 333 Fax: 0433 339 999.

Hiện tại công ty đã và đang đưa ra thị truờng các sản phẩm vừa là nguyên vật liệu đầu vào, vừa là lại sản phẩm tốt có uy tín đang được ưa chuộng trên cả nước và nước ngoài Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được chia ra làm 3 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1989 – 1994:

CTCP Thực Phẩm Minh Dương tiền thân là Liên Hiệp hợp tác xã công nghiệp Thương mai Minh Dương

Năm 1989 thực hiện chủ trương và đường lối đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước, đó là chính sách tôn trọng và phát huy 5 thành phần kinh tế: kinh tế tư nhân và kinh tế hợp tác xã (HTX), Là người đi đầu phong trào, dựa vào tiềm lực kinh tế và năng lực của bản thân Ông Nguyễn Duy Hồng đã mạnh dạn đầu tư và đứng ra làm chủ nhiệm HTX Minh Khai với tư cách là một đơn vị kinh tế độc lập tự chủ, và xác định nhiệm vụ là vừa kinh doanh, vừa là cầu nối trung gian tiêu thụ sản phẩm cho các xã viên trong vùng Với việc đầu tư đúng hướng và chính sách quản lý tốt nên HTX Minh Khai hoạt động ngày thêm hiệu quả, không ngừng góp

phần cải thiện đời sống cho xã viên trong HTX, mà còn tạo cho ngân sách địa phương một nguồn thu lớn sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước.

Giai đoạn 1994-2000:

Sau khi đã đạt được những thành công bước đầu, ông Nguyễn Duy Hồng đã tiếp tục hợp tác với một số thành viên tiếp tục đầu tư mở rộng mô hình HTX mua bán Minh Khai, đồng thời cũng là thành viên của HTX mua bán Dương Liễu Đến năm 1994, khi cả 2 HTX đều phát triển tốt, xét thấy thời cơ đã đến để liên kết 2 HTX về một khối; ngày 09/3/1994 theo quyết định số 18/QĐ-UB của UBND huyện Hoài Đức, liên hiệp HTX công nghiệp thương mại Minh Dương ra đời với 22 xã viên, vốn điều lệ là 990 triệu đồng Từ đó, liên hiệp bắt đầu xây dựng và đưa vào hoạt động 2 dây chuyền sản xuất chính là: dây truyền sản xuất mạch nha và đường Glucô Có thể nói từ khi liên kết 2 HTX thành liên hiệp HTX Công Nghiệp Thương Mại Minh Dương, vấn đề công ăn việc làm được giải quyết dần dần trong dân cư, đồng thời cũng đem lại thu nhập khá ổn định và ngày càng cao cho cán bộ công nhân viên và người lao động trong liên hiệp.

Trong 6 năm hoạt động liên tục, mặc dù không phải lúc nào cũng gặp khó khăn nhưng bằng sự nỗ lực của mọi người đều vượt qua và ngày càng phát triển mình lên Song trước tình hình kinh tế xã hội có nhiều chuyển biến một lần nữa liên hiệp cần phải làm mới lại mình để thích ứng với nền kinh tế thị trường Một bước ngoặt mới trong sản xuất kinh doanh, từ liên hiệp HTX Công Nghiệp Thương Mại Minh Dương đã chuyển đổi thành CTCP Thực Phẩm do ông Nguyễn Duy Hồng làm Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc công ty.

Giai đoạn 2000 đến nay:

CTCP Thực Phẩm Minh Dương ra đời theo quyết định số 0303000001/CPTP ngày 18/01/2000 do Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Tây (nay sáp nhập vào Hà Nội) Sự ra đời của công ty Minh Dương là một xu thế tất yếu và hoàn toàn phù hợp với thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước trong giai đoạn hiện nay, đồng thời nó đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc và một bước tiến quan trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Liên hiệp HTX Công nghiệp Thương mại Minh Dương Qua đây ta còn thấy được sự nhạy bén trong nắm thời cuộc của ban lãnh đạo HTX Minh Dương mà nay là ban lãnh đạo CTCP Minh

Dương, điều này bước đầu cho ta niềm tin vào sự thành công của công ty trong tương lại Từ khi chuyển đổi đến nay, công ty đã đưa vào hoạt động 4 khu sản xuất đóng trên địa bàn 4 xã:

 Khu sản xuất mạch nha công nghiệp nhà máy tại xã Minh Khai.

 Khu sản xuất đường Glucô bằng công nghệ enzim nhà máy tại xã Cát Quế  Khu trang trại gồm cây trồng và vật nuôi đóng trên địa bàn xã Dương Liễu  Khu sản xuất mạch nha và đường Glucô nhà máy tại xã Di Trạch mới đưa

vào hoạt động tháng 11/ 2005 Đây là khu sản xuất được đầu tư mới hoàn toàn với cơ sở hạ tầng khang trang, máy móc thiết bị hiện đại, lại xây dựng trên diện tích đất rộng, giao thông thuận tiện.

Từ 02/2006 công ty chuyển toàn bộ hoạt động của 2 khu sản xuất mạch nha và đường Glucô về nhà máy ở Di Trạch, đồng thời với việc di chuyển các phòng ban lãnh đạo ra Di Trạch để điều hành quản lý Song song vẫn tồn tại 2 nhà máy ở Minh Khai và Cát Quê cùng hoạt động thống nhất với nhà máy ở Di Trạch và hoạt động chịu sự quản lý của ban điều hành tại Di Trạch.

Như vậy, trụ sở chính của CTCP Thực Phẩm Minh Dương sẽ đóng tại xã Di Trạch- Hoài Đức – Hà Nội

Những năm gần đây, công ty đã không ngừng lớn mạnh và có sự phát triển vượt bậc làm thay đổi cơ bản chất lượng sản phẩm dẫn đến thu nhập bình quân đầu người cũng tăng và việc nộp thuế cho Nhà nước cũng được đảm bảo Có được những thành quả đó là nhờ sự đoàn kết của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty.

1.2 Chức năng, nhiệm kỳ sản xuất kinh doanh.

1.2.1 Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương hoạt động với chức năng sản xuất, kinh doanh, chế biến lương thực, thực phẩm cung cấp cho cả thị trường dưới cả 2 hình thức là tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, chế biến lương thực thực phẩm với 2 sản phẩm chính là mạch nha và đường Glucô Hai sản phẩm này được chế biến từ các nguồn nhiên liệu liên quan

đến tinh bột và một số nguyên vật liệu phụ khác qua công nghệ enzim Sản phẩm mạch nha và đường Glucô là nguồn nguyên liệu đầu vào cho các công ty, nhà máy sản xuất bánh kẹo, công ty dược phẩm, và phục vụ tiêu dùng Ngoài ra sản phẩm đường Glucô còn là một mặt hàng được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng vì nó có đặc tính nổi trội so với các loại đường khác trên thị trường Do đó có thể thấy rằng hoạt động sản xuất, kinh doanh của 2 mặt hàng này là nguồn thu chủ yếu của công ty

Mặt khác CTCP Minh Dương còn xây dựng và đưa vào hoạt động khu trang trại cây trồng và vật nuôi với diện tích rộng lớn, tương đối đa dạng về chủng loại: hoa quả, thịt gia súc, gia cầm, đặc biệt có những sản phẩm từ hươu, cá sấu, đà điểu Với số lượng lớn và sản phẩm chất lượng, một mặt tao sự phong phú trên thị trường thực phẩm, mặt khác góp phần xây dựng và phát triển mô hình trang trại trên mảnh đất có nhiều điều kiện thuận lợi.

Ngoài ra, công ty còn mở rộng thêm sản xuất một số sản phẩm khác như: phù trúc, giấy tinh bột, thực phẩm chay… Tuy sự đóng góp của các sản phẩm này vào doanh thu chưa cao, song có thể nói ban lãnh đạo công ty đã rất cố gằng trong việc tiếp cận thị trường, tìm tòi và đưa ra các sản phẩm mới mà người tiêu dùng ưa chuộng.

Với mục đích tồn tại và ngày một lớn mạnh, nhiệm vụ chính công ty đưa ra là ngày càng cung cấp cho thị trường các sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và tiêu thụ tốt đem lại lợi nhuận cao cho DN Có làm được điều đó mới tăng thu nhập, đảm bảo được đời sống vật chất tinh thần ngày càng cao cho cán bộ công nhân viên 2 nhiệm vụ này có mối quan hệ mật thiết với nhau chúng tạo động lực thúc đẩy nhau cùng phát triển

Cũng như các DN khác, công ty phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và nghĩa vụ với Nhà nước như nộp Thuế,

Công ty cũng thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn

1.2.2.Thị trường tiêu thụ của CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Với nguyên liệu chính sử dụng là tinh bột, mà công ty lại đóng trên địa bàn vốn trước đó đã phát triển về với nghề làm loại sản phẩm này, nên đây là điều kiện

thuận lợi để công ty có thể mở rộng sản xuất Cùng với bộ máy quản lý hiệu quả, ban giám đốc là những người nhanh nhậy trong đầu tư kinh doanh, nên từ khi thành lập đi vào hoạt động đến nay các sản phẩm của công ty đã từng bước tạo được chỗ đứng của mình trên thị trường với số lượng và chất lượng ngày càng cao Hiện nay các sản phẩm của công ty đang được ưa chuộng ở các tỉnh trong nước và mở rộng ra nước ngoài Công ty đã có hơn 50 đại lý trên toàn quốc

Để quản lý tốt mạng lưới phân phối, công ty chia ra làm 3 khu vực chính, đó là: thị trường miền Bắc, thị truờng miền Trung và thị trường miền Nam Với sự quản lý thị truờng theo khu vực này, công ty dễ nhận biết các đặc tính thị trường để cho những biện pháp thích hợp:

Thị trường miền Bắc là thị trường chính của công ty: cung cấp mạch nha là

nguyên vật liệu chính cho các khu công nghiệp, công ty sản xuất các loại bánh kẹo uy tín, các ngành sản xuất bia, các công ty dược phẩm Sản phẩm cung cấp đến thị truờng có chất lượng tốt, đảm bảo, giá thành hơi cao so với các sản phẩm làm thủ công nên chủ yếu tập trung ở các thành phố, các nhà máy chuyên sản xuất các lại bánh kẹo có chất lượng tốt Còn thị truờng nông thôn thì hạn chế hơn.

Thị truờng miền Trung: công ty phát triển chủ yếu ở các thành phố lớn như

Vinh, Huế, Đà Nẵng…chỉ các thành phố lớn nhu cầu sản xuất và tiêu dùng cao.

Thị trường miền Nam cũng coi là thị truờng có tiềm năng Tập trung chủ

yếu ở TP Hồ Chí Minh, và một số tỉnh khác Do đặc tính của người tiêu dùng ở đây, sản phẩm của công ty cũng được phân phối rộng khắp, tuy nhiên so sánh độ dài địa lý nên rất là hạn chế.

Thị trường tiêu thụ của công ty còn gặp phải sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt như các loại sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài như Malaisia, Thái lan, Mỹ, Australia, Canada 1 số nước ở Châu Âu …Một mặt, do đặc tính tiêu dùng, tâm lý thị hiếu của khách hàng,… làm việc chiếm thị trường trở nên khó khăn hơn

Ngoài ra, công ty cũng thực hiện xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài Thị trường chủ yếu là Trung Quốc, 1 số nước trong khu vực Đông Nam Á…nhưng nói chung sản lượng này đóng góp vào doanh thu là rất nhỏ.

Với việc đầu tư ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tạo ra sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao, chất lượng tốt và phương châm hoạt

động của công ty là lấy chất lượng sản phẩm và uy tín thương hiệu là sự sống còn của mình, nên mạch nha và đường Glucô của công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đấy và tạo được mối quan hệ tốt với bạn hàng thường xuyên của mình là những doanh nghiệp lớn như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Tràng An…các công ty dược phẩm có uy tín và nhiều đại lý khác Việc có được những bạn hàng lớn, điều đó góp phần thúc đẩy, khuyến khích công ty đầu tư mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng thị phần cung cấp sản phẩm cho những bạn hàng truyền thống của mình và tìm thêm được bạn hàng mới Như vậy với 2 sản phẩm chính là mạch nha và đường Glucô đã là nền tảng tạo ra sự phát triển nhanh và khá bền vững cho công ty.

1.2.3 Đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ để tạo ra sản phẩm.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương sản xuất mạch nha và đường Glucô trên dây chuyền đồng bộ khép kín từ khâu nguyên liệu đầu vào đến khâu đóng gói tiêu thụ sản phẩm Mỗi công đoạn quy trình sản xuất đều được thực hiện trên máy móc, nên đòi hỏi đội ngũ công nhân với số lượng không nhiều nhưng phải có trình độ tay nghề cao để vận hành và sử dụng máy an toàn và có hiệu quả Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty được mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-1:

Quy trình sản xuất mạch nha ở CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Sơ đồ 1-2

Quy trình sản xuất đường Glucô ở CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và các đơn vị thành viên.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình đa bộ phận với cơ cấu trực tuyến – chức năng bao gồm ban lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc quản lý và phục vụ sản xuất Tại trụ sở chính, ban lãnh đạo hoạt động gồm các chức vụ quan trọng từ trên xuống dưới Tại đây các kế hoạch về hoạt động sản xuất, các chiến lược kinh doanh được ban lãnh đạo công ty bao gồm tổng giám đốc,trợ lý cùng các phòng ban chức năng, cùng thảo luận, bàn bạc, trao đổi các vấn đề phức tạp Tổng giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng Sau đó, những quyết định quản lý do các phòng ban nghiên cứu, đề suất khi được thủ trưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền xuống cấp dưới theo trực tuyến đã quy định Các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến.

Để đạt được mục tiêu trên công ty đã thiết lập cho mình một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý DN tương đối hợp lý, vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bào quyền hạn chỉ huy của hệ thống trực tuyến.

Sơ đồ: 1-3:

Sơ đồ tổ chức bộ máy CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Hội đồng quản trị Kiểm soát viên

Với kế hoạch được lập một cách đầy đủ, chi tiết xuống từng phòng ban, từng chức vụ lãnh đạo ở mỗi nhà máy, phân xưởng, trong từng ca sản xuất nên đã tạo đươc sự gắn bó mật thiết giữa cấp trên với cấp dưới, đó là một yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý, điều hành DN Với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân trong bộ máy quản lý của mình, công ty còn dễ dàng trong việc kịp thời phát hiện, ngăn ngừa những sai lầm, đồng thời còn nhanh chóng tìm ra được các giải pháp giải quyết phù hợp Từ đó tạo cho DN một căn cứ quan trọng để đề bạt, thuyên chuyển, khen thưởng đúng đối tượng Ngoài ra với việc tổ chức bộ máy quản lý DN hợp lý, phù hợp với trình độ và năng lực của nhân viên, công ty còn góp phần giảm thiểu được chi phí nhân công của mình Đó là một điều kiện tốt để có thể hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi thế cạnh tranh cho DN trên thị trường.

1.4 Kết quả hoạt động sản xuất của công ty trong một số năm gần đây.

Với chức năng nhiệm vụ toàn công ty quản triệt từ trên xuống, CTCP Minh Dương luôn phải đề ra kế hoạch cho mình trong từng giai đoạn, từng thời kỳ nhất định với sự phát triển của thị trường và năng lực bản thân doanh nghiệp Với việc lập kế hoạch hợp lý và phương châm hoạt động là sản xuất ra nhiều sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường, đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, lấy chất lượng sản phẩm và uy tín của thương hiệu là sự sống còn của doanh nghiệp nên công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình với kết quả cao

Mặc dù công ty còn nhiều gian nan trong cơ chế thị truờng, phải cạnh tranh chất lượng uy tín với công ty bạn song công ty biết cách dựa trên ưu thế về công nghệ và thiết bị, với đội ngũ cán bộ năng động sáng tạo nhiệt tình, với đội ngũ công nhân lành nghề thì công ty đã liên tục trưởng thành và phát triển, đã phát huy mọi khả năng sản xuất kinh doanh của mình để đứng vững trên thị trường nâng cao uy tín của công ty Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thể hiện qua một số chỉ tiêu ở bảng sau:

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2005, 2006, 2007, 2008 Báo cáo tổng kết toàn công ty các năm 2005, 2006, 2007, 2008.

Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây tương đối ổn định Tốc độ tăng sản lượng hàng năm tăng từ 11% - 13% Các khoản nộp NSNN hàng năm cũng tăng Thu nhập bình quân đầu người ở mức 2.300.000đ là tương đối cao Đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện

Công ty luôn đặt mục tiêu và phấn đấu và sản lượng hàng hóa, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, điều này được thực hiện khá tốt trong các năm gần đây Đặc biệt là năm vừa qua, sự khủng hoảng tài chính kinh tế thế giới cũng như trong nước, đến giai đoạn suy thoái kinh tế, không ít nhà đầu tư lo sợ Công ty không nằm ngoài sự ảnh hưởng mạnh mẽ của nền kinh tế chung, nhất là quý 3-2008 sản xuất của công ty giảm mạnh so với kế hoạch đề ra nhưng về cơ bản doanh thu cả năm vẫn tăng Đó là một dấu hiệu tốt.

Phần II THỰC TÊ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CTCPTHỰC PHẨM MINH DƯƠNG.

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty.Sơ đồ 2-1

Tổ chức bộ máy kế toán.

Trong bất kỳ loại hình DN nào không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu thì đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý tài chính khác nhau, nhưng trong đó kế toán luôn được coi là công cụ quản lý hữu hiệu nhất Với bộ máy kế toán hoạt động tốt thì thông tin về DN sẽ được cung cấp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất để Nhà nước quản lý thu Thuế, để ban lãnh đạo công ty quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh, để nhà đầu tư, cán bộ công nhân viên, người lao động biết được tình hình lao động của DN Vì vậy cũng như nhiều DN khác, CTCP Thực Phẩm Minh Dương luôn rất coi trọng và quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán của mình.

Để nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý của mình nói chung và để phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Theo hình thức này toàn bộ công

tác kế toán đều được tiến hành thực hiện tập trung tại phòng tài chính – kế toán của công ty Các nhà máy, khu trang trại không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên phụ trách kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập các chứng từ, tập hợp chi phí sản xuất và định kỳ gửi về phòng tài chính – kế toán của công ty để tổng hợp lên báo cáo.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của công ty.

Bộ máy kế toán của công ty gồm có 10 nhân viên được phân công bố trí nhiệm vụ như sau:

Kế toán bán hàng 01 Cao đẳng, liên thông lên đại học Kế toán hàng tồn kho 01 Đại học

Kế toán các nhà máy 03 Cao đẳng Kế toán trang trại 01 Cao đẳng

Nguồn: Báo cáo tình hình công nhân viên quý I – 2009

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng người:

Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng tài chính – kế toán, kiêm Phó

tổng giám đốc Tài chính chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán tại công ty đồng thời có nhiệm vụ quản lý nguồn Tài chính Từ đó kế toán trưởng còn là người cập nhật, hướng dẫn kịp thời các chế độ, chính sách quy định của Nhà nước, của Bộ Tài Chính và các Bộ khác có liên quan đến công tác kế toán của DN mình Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật

Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã

được duyệt để ghi vào sổ tổng hợp; giám sát và kiểm tra công tác hạch toán của

các nhân viên kế toán tại các nhà máy và ở trang trại Kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ tổng hợp và tính giá thành cho những sản phẩm của công ty đồng thời xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trích lập các quỹ theo chế độ kế toán hiện hành và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính theo quy định.

Thủ quỹ : Phụ trách việc quản lý tiền mặt tại công ty, có nhiệm vụ thực

hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt trên cơ sỏ các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt.

Kế toán bán hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết nghiệp

vụ bán hàng, ghi sổ và theo dõi các đơn đặt hàng, tình hình thanh toán với khách hàng, quản lý hóa đơn

Kế toán hàng tồn kho: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp

vụ liên quan đến nhập, xuất NVL – CCDC, nhập – xuất thành phẩm… Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp, tính ra giá trị NVL – CCDC, hàng hóa xuất - tồn kho.

Kế toán tại các nhà máy: Mỗi nhà máy có một nhân viên kế toán có

nhiệm vụ theo dõi việc nhập, xuất NVL, sản phẩm hàng hóa, đồng thời theo dõi lương của cán bộ nhân viên trong nhà máy mình phụ trách… Hằng ngày hoặc là định kỳ nộp các chứng từ nhập mua, hóa đơn bán hàng, bảng theo dõi lương…đến phòng TC – KT của công ty 15auk hi nộp các chứng từ sổ sách liên quan đến phần hành mình phụ trách, qua sự kiểm tra, tổng hợp của kế toán tổng hợp và sự phê chuẩn của kế toán trưởng, kế toán các nhà máy cũng làm nhiệm vụ thanh toán tiền mua NVL – CCDC, tiền lương cho cán bộ công nhân viên, người lao động trong nhà máy.

Kế toán tại trang trại: Có nhiệm vụ tương tự như là kế toán tại các nhà

máy, chỉ khác đây là khu sản xuất, tiêu thụ cây trồng hoa quả và các sản phẩm từ vật nuôi nên cũng có nhiệm vụ, có những chứng từ và cách hạch toán không giống với các nhà máy.

2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ.

2.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ được sử dụng tại CTCP Thực PhẩmMinh Dương.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương là một doanh nghiệp nhỏ, hoạt động kinh doanh thực phẩm nên các loại chứng từ kế toán tại đây tuy không đa dạng và phong phú, nhưng các chứng từ được lập tại công ty luôn tuân theo đúng chế độ và ghi chép đầy đủ kịp thời đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin cho quản lý Các chứng từ kế toán của công ty sau khi được ghi sổ và luân chuyển sẽ được lưu và bảo quản tại phòng TC - KT của công ty Trong phần hành kế toán khác nhau công ty đều sử dụng hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh, theo đúng Quyết định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006

3 Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng 03-TT

Chứng từ hàng tồn kho:

4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

03-VT 5 Bảng kê thu mua hàng nông – lâm – thủy sản.

Chứng từ lao động tiền lương:

3 Bảnh kê khối lượng sản phẩm hoàn thành 05-LĐTL 4 Bảng đơn giá lương khoán cho một sản phẩm.

5 Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH)

7 Bảng thanh toán tiền lương

Cụ thể lập thành Bảng thanh toán tiền lương khoán cho từng xí nghiệp.

8 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL 9 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 5 Phiếu thu, phiếu chi…

6 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL

Phần TSCĐ:

1 Hợp đồng mua sắm TSCĐ.

3 Hóa đơn mua TSCĐ.

4 Quyết định (tăng giảm TSCĐ)

11 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ

Nguồn: Danh mục chứng từ

2.2.2 Chu trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu2.2.2.1 Quy trình vận động của chứng từ:

Vì tổ chức bộ máy kế toán của công ty tập trung nên mọi chứng từ chủ yếu được thực hiện tại trụ sở chính Các kế toán nhà máy lẻ chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ ghi chép nhỏ mang tính chất hàng ngày Vì thế, xét quy trình luân chuyển chứng từ chủ yếu ở trụ sở chính.

2.2.2.2 Khát quát chung chu trình luân chuyển.

Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán sử dụng chứng từ ghi chép nhằm xác định các khoản tiền vào ra quỹ tiền mặt, số hàng hóa nhập- xuất kho Từ đó làm căn cứ thu-chi tiền, ghi Thẻ kho, vào các sổ thu-chi tiết có liên quan.

2.2.2.3 Chu trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu.

 Chứng từ tiền mặt:

 Chu trình luân chuyển Phiếu thu:

Khi có tiền cần nhập quỹ, căn cứ vào hóa đơn với số tiền thực tế, kế toán bán hàng lập phiếu thu Phiếu thu được lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc Kế hoạch thị trường soát xét và ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ, ký xác nhận Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc được làm căn cứ để ghi sổ chi tiết theo dõi khách hàng và chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ tiền mặt…

 Chu trình luân chuyển phiếu chi:

Khi có đề nghị chi tiền (chi thanh toán các khoản nợ phải trả, chi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng,…) cần duyệt qua kế toán trưởng rồi kế toán bán hàng viết phiếu chi Phiếu chi được lập thành 3 liên, có xác nhận đầy đủ chữ ký của kế toán bán hàng, kế toán trưởng, giám đốc kế hoạch thị trường Từ đó, thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt và lấy xác nhận từ người nhận tiền

Liên 1 kế toán bán hàng dùng làm căn cứ ghi sổ chi tiết thanh toán khách hàng và sau đó lưu tại phòng TC- KT, liên 2 thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán tổng hợp cùng chứng từ gốc để vào sổ kế toán liên quan khác.

 Chứng từ hàng tồn kho:

 Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:

Khi có hàng cần nhập từ mua ngoài hay tự sản xuất, kế toán HTK lập Phiếu nhập kho với tên hàng và số lượng nhập; sau khi xét duyệt của bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) Kế toán HTK ký phiếu nhập và người giao hàng mang phiếu đến kho chuyển cho Thủ kho chứng từ, từ đó nhập kho Hoàn thành nhập kho thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho, ký vào phiếu

Phiếu nhập kho lập thành 3 liên: 1 liên thủ kho giữ ghi vào Thẻ kho và chuyển lên phòng TC- KT, 1 liên lưu tại phòng kế hoạch thị trường ( phòng điều hành sản xuất), liên 3 do người giao hàng giữ.

 Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:

Khi có yêu cầu cung cấp hàng hóa từ cán bộ phòng Kế hoạch thị trường ( yêu cầu xuất NVL, CCDC từ bộ phận sản xuất), bộ phận này lập phiếu xuất và người lập phiếu xin sự xét duyệt của kế toán trưởng, giám đốc kế hoạch – thị trường duyệt giao cho người lập cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sauk hi xuất kho, thủ kho ghi rõ số lượng thực xuất, ngày, than, năm và cùng người nhận hàng ký ( ghi rõ họ tên) vào phiếu 1 liên lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng TC – KT cho kế toán bán hàng ghi sổ Liên 3 do người nhận hàng, vật tư giữ.

 Chứng từ bán hàng:

 Quy trình luân chuyển chứng từ hóa đơn bán hàng (Hóa đơnGTGT)

Sau khi có lệnh xuất bán thành phẩm, sau khi đã lập phiếu xuất, bộ phận bán hàng tiến hành viết hóa đơn GTGT đối với các khách hàng thanh toán ngay Ở khâu này, bộ phận bán hàng sau khi viết hóa đơn được phép của kế toán trưởng và giám đốc Kế hoạch – Thị trường ( ký vào hóa đơn), sau khi làm xong thủ tục nhập quỹ tiền mặt, thủ quỹ giao cho thủ kho xuất hàng Hóa đơn được lập làm 3 liên, 1 liên lưu tại quyển , 1 liên đỏ giao cho người mua hàng, 1 liên dùng để luân chuyển màu xanh Liên 3 này được copy làm 2 bản: lưu bản chính tại phòng KT – TC giao cho Kế toán bán hàng thu giữ, ghi sổ, bản copy lưu tại phòng Kế hoạch – Thị trường do nhân viên bán hàng quản lý.

Còn đối với trường hợp chưa được thanh toán, khi nào khách hàng thanh toán phòng kế toán mới tiến hành phát hành hóa đơn chuyển giao cho khách hàng.

2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được vận dụng trong CTCPThực Phẩm Minh Dương.

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản như các DN sản xuất, nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty đáp ứng theo yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

Công ty không sử dụng TK 151, 159… Các tài khoản hay sử dụng:

 Phần tiền tệ: TK 111, TK 112…

TK 111: Tiền mặt.

TK 112: Tiền gửi ngân hàng.

Tài khoản 112 được chi tiết theo các ngân hàng: TK 11211: Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội

TK 11212: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Cát Quế

TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.

Tài khoản cấp 2 của TK 152, 153 được chi tiết theo kho, ví dụ:

TK 152- K1: Nguyên vật liệu tại kho Di Trạch TK 152- K2: Nguyên vật liệu tại kho Cát Quế TK 152- K3: Nguyên vật liệu tại kho Minh Khai…

Và tiếp tục chi tiết thành tài khoản cấp 3 theo tên từng loại NVL, CCDC:

TK 152- K1BSA: Bột sắn ẩm tại kho Di Trạch TK 152- K1EZ: Enzim SC tại kho Di Trạch TK 152- K1D: Dầu tại kho Di Trạch

TK 152- K1MG: Mầm gạo tại kho Di Trạch …

 Phần mua hàng và thanh toán: TK 131, TK 331, TK 141 Các Tài khoảnnày được chi tiết theo mã.

TK 131- BKHH: Phải thu CTCP bánh kẹo Hải Hà.

TK 131- BKTH: Phải thu của công ty bánh kẹo Thiên Hương TK 131- DPHT- Phải thu của CTCP Dược Phẩm Hà Tây

TK 131 – DPTW: Phải thu của CTCP Dược Phẩm TW MEDIPLANTEX

TK 331- THTP: Phải trả CTCP Than hoạt tính Trường Phát TK 331- DPT: Phải trả CTCP Thiết bị Xăng dầu Petrolimex TK331- XNTD: Phải trả xí nghiệp Thành Đạt

TK 331- XNAP: Phải trả xí nghiệp An Phú …

TK141- NVT: Tạm ứng cho cán bộ thu mua Nguyễn Văn Trọng  Phần lao động và tiền lương: TK 334, TK 338…

TK 334 được chi tiết theo từng nhà máy:

TK 3341: Phải trả CNV nhà máy nha TK 3342: Phải trả CNV nhà máy đường TK 3343: Phải trả CNV trang trại

Từ đó được chi tiết theo tổ sản xuất, phân xưởng,

TK 3341-C1: Phải trả CNV ca sản xuất số 1 của nhả máy nha TK 3341- C2: Phải trả CNV ca sản xuất số 2 của nhả máy nha TK 3341- PXG: Phải trả CNV phân xưởng giấy của nhả máy nha TK 3342- C1: Phải trả CNV ca sản xuất số 1 của nhả máy đường TK 3343- TC: Phải trả CNV trồng cây bảo vệ của trang trại… TK 338 được chi tiết thành:

TK 3382: kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: bảo hiểm y tế.

TK 3388: phải trả, phải nộp khác.

Từ TK cấp 2 được chi tiết thành tài khoản cấp 3 theo từng công nhân viên

TK 3341-C1- Nguyễn Văn Trọng: Phải trả Nguyễn Văn Trọng

TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung

TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 155: Thành phẩm

TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn ( chi phí chờ kết chuyển) TK 632: Giá vốn hàng bán.

TK 641: Chi phí bán hàng.

TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 811: Chi phí khác

TK 821: Chí phí thuế thu nhập doanh nghiệp TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.

TK 627 được chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng TK 6272: Chi phí vật liệu.

TK 6273: Chi phí dụng cụ.

TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6278: Chi phí bằng tiền khác TK 641 đươc chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 642 được chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng

TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng

TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác TK 821 được chi tiết thành 2 TK cấp 2:

TK 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành TK 8212: Chi phí thuế TNDN hoãn lại.

Các TK 621, 622, 6271, , 6277, TK 154, TK 632 được chi tiết theo từng loại sảnphẩm, ví dụ:

TK 621-N: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất nha

TK 621-G: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất đường Glucô …

 Tài khoản ngoài bảng: TK 001: Tài sản thuê ngoài

TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.

2.4 Tổ chức vận dụng sổ kế toán

Theo hình thức này công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: sổ, thẻ kế toán chi tiết, Sổ cái các tài khoản, sổ tổng hợp và các tài khoản và không sủ dụng sổ