Công tác kiểm tra đánh giá trong quản trị văn phòng của công ty cổ phần acecook việt nam

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4 Phương pháp nghiên cứu 2 5 Cấu trúc của đề tài 2 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LU. MỤC LỤCMỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu23. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu24. Phương pháp nghiên cứu25. Cấu trúc của đề tài2NỘI DUNG4CHƯƠNG I: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG41.1. Khái niệm kiểm tra, đánh giá41.1.1. Khái niệm Kiểm tra41.1.2. Khái niệm Đánh giá41.2. Nguyên tắc cơ bản trong kiểm tra, đánh giá51.2.1. Nguyên tắc khách quan51.2.2. Nguyên tắc toàn diện61.2.3. Nguyên tắc pháp chế61.2.4. Nguyên tắc dân chủ71.3. Mục đích của kiểm tra, đánh giá71.4. Phương pháp kiểm tra, đánh giá8CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACECOOK VIỆT NAM102.1. Giới thiệu102.1.1. Giới thiệu tổng quan102.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển102.1.3.Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi122.1.4.Chức năng nhiệm vụ của công ty Vina Acecook132.2. Công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Acecook Việt Nam142.2.1. Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá142.2.1.1. Kiểm tra về công việc142.2.1.2. Công tác kiểm tra, đánh giá con người (nhân viên trong công ty)152.2.1.3. Công tác kiểm tra, đánh giá cơ sở vật chất172.2.2. Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Acecook182.2.2.1 Xác định vấn đề cần kiểm tra, đánh giá182.2.2.2. Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá192.2.2.3. Chuẩn bị tiến hành kiểm tra, đánh giá202.2.2.4. Tổ chức thực hiện kiểm tra, đánh giá222.2.2.5. Kết thúc kiểm tra, đánh giá232.2.3. Một số hình thức xử lý sau công tác kiểm tra, đánh giá242.3. Đánh gái công tác kiểm tra đánh giá trong quản trị văn phòng của công ty cổ phần Acecook Việt Nam252.3.1. Những kết quả đạt được252.3.2. Những hạn chế26CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACECOOK VIỆT NAM273.1. Nguyên nhân của một số tồn tại273.3.1. Nguyên nhân từ phía lãnh đạo công ty273.3.2. Nguyên nhân từ phía phòng Tổ chức lao động273.3.3. Nguyên nhân từ phía nhân viên trong Công ty283.2. Đề xuất một số giải pháp28KẾT LUẬN30DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO31  MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tài Nền kinh tế thị trường đã và đang tạo nên sự cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt hơn bao giờ hết; đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ và hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và trên thế giới; ở đó, các tổ chức, doanh nghiệp đều phải tuân theo các quy luật mang tính toàn cầu. Các tổ chức, doanh nghiệp có năng lực vượt trội trong quản lý điều hành, trong quản trị tài chính, trong quản trị chiến lược,… sẽ có ưu thế và lợi thế rõ rệt, song hành với đó là các tổ chức có năng lực yếu kém sẽ gặp nhiều khó khăn trong cạnh tranh hoặc phải tự đào thải. Chính vì vậy, đối với mỗi doanh nghiệp nếu muốn đứng vững trong thương trường khốc liệt này đòi hỏi phải có phương pháp quản lý đúng đắn và hiệu quả. Một trong những chức năng quan trọng không nhỏ và có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống quản lý phải nói đến chức năng kiểm tra, đánh giá. Vì kiểm tra, đánh giá là một nhân tố không thể thiếu trong việc quyết định hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Nó là khâu then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá hiệu quả, kết quả của quá trình tổ chức kinh doanh. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn thì kiểm tra đánh giá là một khâu không thể thiếu. Xác định được điều đó cùng với những kiến thức được trang bị tại trường học, tôi nhận thức được sự phức tạp và tầm quan trọng của công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng của một doanh nghiệp. Đó chính là nguyên nhân khiến tôi quyết định nghiên cứu đề tài: “Công tác kiểm tra đánh giá trong quản trị văn phòng của công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam” Và thông qua quá trình tìm hiểu về công ty cũng giúp cho tôi nâng cao nghiệp vụ, hiểu biết hơn về công ty, có cái nhìn thực tiễn hơn về tầm quan trọng của công tác kiểm tra, đánh giá trong công ty. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng tại công ty trong thời gian tới. Qua đó, cũng giúp cho bản thân hiểu rõ hơn về chức năng kiểm tra, đánh giá trong văn phòng trong một doanh nghiệp. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng của công ty, tìm hiểu những ưu, nhược điểm trong công tác kiểm tra, đánh giá tại Công ty. Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng tại Công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp tìm kiếm thông tin, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh đã được sử dụng trong đề tài này.5. Cấu trúc của đề tài Bài luận ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo còn có 3 chương: Chương I: Một Số Cơ Sở Lý Luận Về Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn PhòngChương II: Thực Trạng Công Tác Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn Phòng Tại Công Ty Cổ Phần Acecook Việt NamChương III: Giải Pháp Góp Phần Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn Phòng Tại Công Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG1.1. Khái niệm kiểm tra, đánh giá 1.1.1. Khái niệm Kiểm traKiểm tra là một trong những chức năng của quy trình quản lý. Thông qua chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định. Có thể kế thừa và tồng hợp để đưa ra định nghĩa về kiểm tra như sau: “Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu” Từ định nghĩa trên nội hàm khái niệm kiểm tra bao gồm: •Xác lập các tiêu chuẩn •Đo lường kết quả để phát hiện ưu điểm và nhược điểm •Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch và sửa chữa sai lầm. •Mục đích của kiểm tra là để tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu. 1.1.2. Khái niệm Đánh giáKhái niệm “Đánh giá” trong quản trị văn phòng có thể được hiểu là đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quá trình quản lý. Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đo lường một cách hệ thống, chính thức và công khai kết quả thực hiện công việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra. Đánh giá thực hiện công việc là sự đo lường bởi các kết quả thực hiện công việc có thể được lượng hóa bằng điểm số, liệt kê các sự kiện hoặc so sánh sự thực hiện công việc của các cá nhân. Đánh giá thực hiện công việc được đo lường một cách hệ thống vì nó được xây dựng theo trình tự, nó bao gồm các yếu tố cơ bản, có mối liên hệ mật thiết với nhau, đó là: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn và thông tin phản hồi giữa người lao động với bộ phận quản lý. Đánh giá thực hiện công việc được đo lường một cách chính thức và công khai vì nó được phổ biến rộng rãi trong tổ chức, và được áp dụng cho tất cả mọi người theo quy định. Công tác đánh giá thực hiện công việc là nhiệm vụ của người quản lý, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc đánh giá thực hiện công việc trong đơn vị hoặc tổ chức. 1.2. Nguyên tắc cơ bản trong kiểm tra, đánh giá 1.2.1. Nguyên tắc khách quan Trong quá trình kiểm tra, đánh giá, lãnh đạo quản lý công ty phải tuân thủ nguyên tắc khách quan. Nguyên tắc này xuất phát từ chính bản chất hoạt động kiểm tra, đánh giá là một tất yếu khách quan, là hoạt động có ý thức của mọi tổ chức và con người trong xã hội.

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm kiểm tra, đánh giá 1.1.1 Khái niệm Kiểm tra 1.1.2 Khái niệm Đánh giá 1.2 Nguyên tắc kiểm tra, đánh giá 1.2.1 Nguyên tắc khách quan 1.2.2 Nguyên tắc toàn diện 1.2.3 Nguyên tắc pháp chế 1.2.4 Nguyên tắc dân chủ 1.3 Mục đích kiểm tra, đánh giá .7 1.4 Phương pháp kiểm tra, đánh giá CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ACECOOK VIỆT NAM .10 2.1 Giới thiệu 10 2.1.1 Giới thiệu tổng quan 10 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển .10 i 2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi 12 2.1.4 Chức & nhiệm vụ công ty Vina Acecook .13 2.2 Công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần Acecook Việt Nam 14 2.2.1 Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá 14 2.2.1.1 Kiểm tra công việc .14 2.2.1.2 Công tác kiểm tra, đánh giá người (nhân viên công ty) 15 2.2.1.3 Công tác kiểm tra, đánh giá sở vật chất .17 2.2.2 Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Acecook 18 2.2.2.1 Xác định vấn đề cần kiểm tra, đánh giá .18 2.2.2.2 Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá .19 2.2.2.3 Chuẩn bị tiến hành kiểm tra, đánh giá 20 2.2.2.4 Tổ chức thực kiểm tra, đánh giá .22 2.2.2.5 Kết thúc kiểm tra, đánh giá .23 2.2.3 Một số hình thức xử lý sau cơng tác kiểm tra, đánh giá 24 2.3 Đánh gái công tác kiểm tra đánh giá quản trị văn phịng cơng ty cổ phần Acecook Việt Nam 25 2.3.1 Những kết đạt 25 2.3.2 Những hạn chế 26 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACECOOK VIỆT NAM 27 3.1 Nguyên nhân số tồn 27 3.3.1 Ngun nhân từ phía lãnh đạo cơng ty 27 3.3.2 Nguyên nhân từ phía phòng Tổ chức lao động 27 ii 3.3.3 Ngun nhân từ phía nhân viên Cơng ty 28 3.2 Đề xuất số giải pháp 28 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .31 iii MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường tạo nên cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt hết; đặc biệt bối cảnh kinh tế phát triển mạnh mẽ hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới; đó, tổ chức, doanh nghiệp phải tn theo quy luật mang tính tồn cầu Các tổ chức, doanh nghiệp có lực vượt trội quản lý điều hành, quản trị tài chính, quản trị chiến lược,… có ưu lợi rõ rệt, song hành với tổ chức có lực yếu gặp nhiều khó khăn cạnh tranh phải tự đào thải Chính vậy, doanh nghiệp muốn đứng vững thương trường khốc liệt đòi hỏi phải có phương pháp quản lý đắn hiệu Một chức quan trọng không nhỏ có liên quan đến cấp quản lý để đánh giá kết hoạt động hệ thống quản lý phải nói đến chức kiểm tra, đánh giá Vì kiểm tra, đánh giá nhân tố khơng thể thiếu việc định hiệu hoạt động kinh doanh Nó khâu then chốt trình tổ chức thực định định quản lý sở để đánh giá hiệu quả, kết trình tổ chức kinh doanh Đặc biệt doanh nghiệp, dù doanh nghiệp nhỏ hay lớn kiểm tra đánh giá khâu thiếu Xác định điều với kiến thức trang bị trường học, nhận thức phức tạp tầm quan trọng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Đó ngun nhân khiến tơi định nghiên cứu đề tài: “Công tác kiểm tra đánh giá quản trị văn phịng cơng ty cổ phần ACECOOK Việt Nam” Và thơng qua q trình tìm hiểu cơng ty giúp cho nâng cao nghiệp vụ, hiểu biết cơng ty, có nhìn thực tiễn tầm quan trọng công tác kiểm tra, đánh giá công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần ACECOOK Việt Nam Trên sở đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng cơng ty thời gian tới Qua đó, giúp cho thân hiểu rõ chức kiểm tra, đánh giá văn phòng doanh nghiệp - Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần ACECOOK Việt Nam Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng cơng ty, tìm hiểu ưu, nhược điểm công tác kiểm tra, đánh giá Công ty Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty Phương pháp nghiên cứu Phương pháp tìm kiếm thơng tin, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh sử dụng đề tài Cấu trúc đề tài Bài luận phần mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo có chương: Chương I: Một Số Cơ Sở Lý Luận Về Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn Phịng Chương II: Thực Trạng Cơng Tác Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn Phịng Tại Cơng Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam Chương III: Giải Pháp Góp Phần Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn Phịng Tại Cơng Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam NỘI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm kiểm tra, đánh giá 1.1.1 Khái niệm Kiểm tra Kiểm tra chức quy trình quản lý Thơng qua chức kiểm tra mà chủ thể quản lý nắm bắt điều chỉnh kịp thời hoạt động để thực tốt mục tiêu xác định Có thể kế thừa tồng hợp để đưa định nghĩa kiểm tra sau: “Kiểm tra trình đo lường hoạt động kết hoạt động tổ chức sở tiêu chuẩn xác lập để phát ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo mục tiêu” Từ định nghĩa nội hàm khái niệm kiểm tra bao gồm:  Xác lập tiêu chuẩn  Đo lường kết để phát ưu điểm nhược điểm  Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch sửa chữa sai lầm  Mục đích kiểm tra để tổ chức vận hành theo mục tiêu 1.1.2 Khái niệm Đánh giá Khái niệm “Đánh giá” quản trị văn phịng hiểu đánh giá mức độ hoàn thành cơng việc q trình quản lý Đánh giá thực công việc thường hiểu đo lường cách hệ thống, thức cơng khai kết thực công việc so với tiêu chuẩn đề Đánh giá thực công việc đo lường kết thực công việc lượng hóa điểm số, liệt kê kiện so sánh thực công việc cá nhân Đánh giá thực cơng việc đo lường cách hệ thống xây dựng theo trình tự, bao gồm yếu tố bản, có mối liên hệ mật thiết với nhau, là: Các tiêu chuẩn thực công việc, đo lường thực công việc theo tiêu thức tiêu chuẩn thông tin phản hồi người lao động với phận quản lý Đánh giá thực công việc đo lường cách thức cơng khai phổ biến rộng rãi tổ chức, áp dụng cho tất người theo quy định Công tác đánh giá thực công việc nhiệm vụ người quản lý, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực kiểm tra việc đánh giá thực công việc đơn vị tổ chức 1.2 Nguyên tắc kiểm tra, đánh giá 1.2.1 Nguyên tắc khách quan Trong trình kiểm tra, đánh giá, lãnh đạo quản lý công ty phải tuân thủ nguyên tắc khách quan Nguyên tắc xuất phát từ chất hoạt động kiểm tra, đánh giá tất yếu khách quan, hoạt động có ý thức tổ chức người xã hội Nội dung cụ thể nguyên tắc thể chỗ: trình thực hoạt động kiểm tra, đánh giá, lãnh đạo công ty nhận thức thực trạng khách quan, tôn trọng quy luật khách quan dựa vào điều kiện khách quan để xây dựng, tiến hành phương án kiểm tra, đánh giá Bản chất hoạt động kiểm tra, đánh giá lãnh đạo công ty xem xét từ đưa nhận định cách khách quan việc thực sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch, chiến lược phát triển nhằm đưa kết luận đúng, sai, đánh giá ưu, khuyết điểm, phát huy nhân tố tích cực, phịng ngừa, xử lý vi phạm góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động công ty Vì thế, hoạt động kiểm tra, đánh giá phải mang tính khách quan Sự vi phạm nguyên tắc khách quan, dẫn đến mục đích kiểm tra, đánh giá khơng đạt được, kìm hãm phát triển cá nhân công ty, ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quản lý hoạt động công ty 1.2.2 Nguyên tắc toàn diện Cơ sở nguyên tắc toàn diện hoạt động kiểm tra, đánh giá xuất phát từ mối liên hệ phổ biến Mối liên hệ tồn khách quan, phổ biến đa dạng, chúng chi phối cách tổng quát trình vận động, phát triển vật, tượng xảy giới Vì vậy, kiểm tra, đánh giá cá nhân, tổ chức không vào kết thực mà phải xem xét tổng thể ảnh hưởng yếu tố môi trường xung quanh, thời gian, nguồn lực cung cấp, phương pháp tổ chức công việc thực tế Các yếu tố ảnh hưởng đến trình thực kết công việc cán công nhân viên công ty Để kiểm tra, đánh giá kết chất lượng việc thực công việc nhân viên công ty, nhà quản trị văn phòng trước hết phải đặt mối quan hệ cụ thể Đó mối quan hệ với chủ trương, tổ chức, chế, sách, nhiệm vụ, hoàn cảnh, điều kiện sống làm việc cá nhân người nhân viên 1.2.3 Nguyên tắc pháp chế Nguyên tắc pháp chế hoạt động kiểm tra, đánh giá đòi hỏi hoạt động kiểm tra, đánh giá phải sở pháp luật tuân thủ nghiêm minh quy định pháp luật Khi thực hoạt động kiểm tra, đánh giá, doanh nghiệp lãnh đạo doanh nghiệp vượt khỏi khuôn khổ Hiến pháp pháp luật, không bước khỏi giới hạn thẩm quyền mà pháp luật quy định cho họ Mặt khác, văn quy phạm pháp luật quy định kiểm tra, đánh giá phải thể tính nhân văn, cơng lý, cơng bằng, hợp tác, đảm bảo quyền, tự nghĩa vụ người trình thực hoạt động quản lý Mọi vi phạm pháp luật phát sinh trình kiểm tra, đánh giá phải phát kịp thời xử lý nghiêm minh, mà trước hết vi phạm pháp luật cá nhân thực thi hoạt động kiểm tra, đánh giá 1.2.4 Nguyên tắc dân chủ Trong hoạt động kiểm tra, đánh giá lãnh đạo công ty, nguyên tắc dân chủ phải bao hàm hai góc độ: dân chủ mối quan hệ hướng ngoại (tức mối quan hệ công ty với xã hội, khách hàng) mối quan hệ hướng nội (tức nội cơng ty) Ở góc độ hướng ngoại, khách hàng tức người dân có quyền tham gia vào hoạt động kiểm tra, đánh tham gia đóng góp ý kiến, cung cấp thơng tin, giám sát hoạt động kiểm tra, đánh giá trường hợp định phải biết thông tin kết quả, kiểm tra đánh giá Ở góc độ hướng nội, nguyên tắc dân chủ thể mối quan hệ cá nhân kiểm tra, đánh giá với đối tượng kiểm tra đánh giá, nội tập thể công ty tiến hành kiểm tra, đánh giá 1.3 Mục đích kiểm tra, đánh giá Trong quy trình hoạt động quản lý, việc kiểm tra, đánh giá có nhiều mục đích khác Có thể tóm lược số mục đích hoạt động kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng công ty sau: - Nắm bắt trạng: thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, lãnh đạo cơng ty nắm tình hình thực nhiệm vụ,q trình hồn thành cơng việc nhân viên văn phòng với nhận xét ưu, khuyết điểm; làm rõ nguyên nhân ưu, nhược điểm - Điều chỉnh hoạt động tương lai: sở kết luận kiến nghị sửa chữa, khắc phục khuyết điểm, thiếu sót phát thơng qua hoạt động kiểm tra, đánh giá Điều cung cấp luận thực tiễn để nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi hồn thiện sách, pháp luật, chế quản lý ban hành, ban hành sách, chế quản lý phù hợp với phát triển tồn cơng ty Đồng thời rút kinh nghiệm, phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức - Khen thưởng, thúc đẩy phát triển: sở kiểm tra, đánh giá, lãnh đạo cơng ty q trình quản lý phát nhân tố tích cực trình làm việc, gương, điển hình tiên tiến để nhân rộng Từ có biện pháp khen thưởng, động viên, kịp thời cá nhân, phòng ban, đơn vị phát huy lực - Phòng ngừa, xử lý vi phạm: tiến hành kiểm tra, đánh giá thường xuyên triển khai thực công việc giúp phòng ngừa kịp thời phát hiện, chấn chỉnh hay xử lý vi phạm để tránh gây ảnh hưởng đến trình hoạt động hiệu quản lý công ty 1.4 Phương pháp kiểm tra, đánh giá Trong quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Acecook Việt Nam, hoạt động quản lý,những phương pháp áp dụng tùy thuộc vào nội dung, tính chất cơng việc; đặc điểm cá nhân người kiểm tra, đánh giá (NQT văn phòng); điều kiện chủ thể kiểm tra, đánh giá Có phương pháp kiểm tra, đánh giá thường áp dụng sau đây: Theo cách thức tiến hành kiểm tra, đánh giá chia thành: + Phương pháp trực tiếp: NQT kiểm tra, đánh giá đến tận nơi để vấn, đối thoại trực tiếp với đối tượng có liên quan đến nội dung cần kiểm tra, đánh giá; quan sát trực tiếp cách nhân viên làm việc, tượng, việc, vật để tìm chất vấn đề cần kiểm tra; trực tiếp thu thập, đối chiếu, xác minh chứng cứ, tài liệu, sổ sách, chứng từ + Phương pháp gián tiếp: phổ biến dựa vào đơn thư, kiến nghị, tin tức phương tiện thông tin đại chúng, số liệu thống kê, báo cáo phòng ban, đơn vị cơng ty để phân tích, đánh giá kết luận - Theo nghiệp vụ chia thành phương pháp sau: + Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa: NQT kiểm tra, đánh giá cho ý kiến thực công việc nhân viên đánh giá dựa ý kiến chủ quan theo thang đo từ thấp đến cao + Phương pháp theo danh mục kiểm tra, đánh giá: Danh mục câu mô tả hành vi thái độ xảy thực công việc nhân viên bị kiểm tra, đánh giá thiết kế trước NQT kiểm tra, đánh giá đánh dấu vào câu mô tả họ thấy với đối tượng đánh giá, điểm số xác định tổng điểm câu có trọng số khơng có trọng số người lao động để thực Điều có tác động khơng tốt tới kết cúng hiệu KT, ĐGTHCV hệ thống kiểm tra, đánh giá không nhận ủng hộ tự nguyện thực tiêu chuẩn người lao động • Người chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá Ở Công ty cổ phần Acecook Việt Nam người chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá Trưởng phịng Cơng ty sử dụng hệ thống đánh giá chiều trưởng phịng người trực tiếp đánh giá, người bị đánh giá thơng báo đối tượng đánh giá khơng có quyền tham gia vào trình Đây điệu bất hợp lý vè lý sau: - Trưởng phịng người chịu trách nhiệm chung khơng phải lúc trưởng phịng quan sát q trình thực cơng việc nhân viên điều làm cho kết đánh giá không xác - Khơng phải Trưởng phịng nào có chun mơn nghiệp vụ KT, ĐGTHCV trưởng phịng phịng ban am hiểu chun mơn nghiệp vụ phịng mà thơi Ví dụ Trưởng phịng Tài kế tốn có chun mơn quản lý tài chính, chi phí sản xuất, tổng hợp vốn,… họ khơng có chun môn KT, ĐGTHCV 2.2.1.2 Công tác kiểm tra, đánh giá người (nhân viên công ty) Kiểm tra, đánh giá nhân viên việc xem xét nhìn nhận lại việc mà nhân viên làm Kiểm tra, đánh giá phẩm chất, hiệu làm việc trình độ chun mơn họ Nếu Trưởng phịng có cách kiểm tra đánh giá đắn, sáng suốt, người khuyến khích người làm tốt cố gắng trì, phấn đấu để tốt Những người chưa tốt phấn đấu để đạt tốt Nếu làm cơng ty có đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn, nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Họ lực lượng góp phần đưa Công ty lên, cạnh tranh với thị trường ngồi nước • Mục tiêu cơng tác kiểm tra, đánh giá nhân viên Công ty 13 Công tác kiểm tra, đánh giá nhân viên Công ty nhằm vào nhóm mục tiêu khác sau: - Mục tiêu hành chính: Mục tiêu kết việc đánh giá nhân viên sử dụng để định nhân liên quan đến cá nhân như: tăng lương, đề bạt, sa thải, tạo hội đào tạo phát triển Vì mục tiêu hành chính, NQT văn phịng phải sử dụng hệ thống kiểm tra, đánh giá hiệu đạt việc xếp hạng có tác dụng phân biệt nhân viên - Các mục tiêu phát triển: Trong trường hợp này, việc xếp hạng hiệu dùng để cung cấp thông tin ngược cho nhân viên hiệu công việc họ Việc cung cấp thông tin ngược nhằm củng cố hành vi lao động mong muốn nhân viên, hướng dẫn khuyến khích việc cải thiện thái độ tác phong làm việc Để phục vụ cho mục tiêu phát triển, NQT văn phòng phải sử dụng hệ thống đánh giá hiệu cá nhân đưa thông tin riêng liên quan tới mức độ khác hiệu công việc Ngày mục tiêu phát triển ngày coi trọng - Mục tiêu điều hành: Trong trường hợp này, phân loại hiệu dùng để điều hành kiểm tra chất lượng lực lượng lao động chung đánh giá hiệu hoạt động quản lý nhân lực như: tuyển chọn nhân viên, huấn luyện, phát triển, trả lương theo hiệu • Phương pháp kiểm tra, đánh giá nhân viên Phương pháp kiểm tra đánh giá nhân viên nhiều, nhiên Cơng ty cổ phần Acecook Việt Nam sử dụng phương pháp Quản trị mục tiêu (MBO) Phương pháp tạo cởi mở kiểm tra, đánh giá, hướng tới tự giác nhiều cho nhân viên Trình tự thực phương pháp sau: - Nhân viên gặp gỡ riêng với trưởng phịng để thảo luận đưa mục tiêu lớn nhỏ Các mục tiêu phải mô tả rõ ràng số cụ thể với thời gian hồn thành 14 - Trưởng phịng với nhân viên phát triển kế hoạch hành động để nhân viên theo mà theo đuổi mục tiêu Các mục tiêu kế hoạch hành động cung cấp dẫn mà qua nhân viên đánh giá hiệu - Trưởng phịng phải định kỳ gặp gỡ nhân viên để đánh giá tiến độ họ việc theo đuổi mục tiêu 2.2.1.3 Công tác kiểm tra, đánh giá sở vật chất • Ý nghĩa, tác dụng Để tăng cường khả hoạt động nhân viên trình làm việc, làm cho hoạt động bảo vệ chuyên nghiệp có hiệu Giúp cho nhân viên sử dụng cách đầy đủ chất lượng trang thiết bị, sở vật chất Công ty Phục vụ cho đời sống vật chất, tinh thần nhân viên trình làm việc Đảm bảo vận hành cách hiệu • Phương pháp kiểm tra, đánh giá: Đối với công tác kiểm tra, đánh giá sở vật chất công ty sử dụng phương phap sau: - Lập sổ để chuyên theo dõi sở vật chất phịng ban thuộc Cơng ty gồm cột mục sau: số thứ tự; tên trang thiết bị, sở vật chất kí hiệu; số hiệu số lượng; phụ tùng, linh kiện, tài liệu kèm theo; tình trạng kỹ thuật, ngày nhận; người phận giao quản lý - Khi bổ sung trang thiết bị, sở vật chất phải kịp thời đăng ký vào sổ • Cơng tác kiểm tra Định kỳ bốn tháng lần công ty tổ chức tổng kiểm tra toàn sở vật chất tồn phịng ban Cơng ty 15 Nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra số lượng, chất lượng đối chiếu với sổ sách đăng ký xem thừa thiếu; đánh giá việc sử dụng, bảo quản, giữ gìn Qua kiểm tra rút học kinh nghiệm cho lần sau đề xuất với Công ty biện pháp giải tồn (chất lượng, chủng loại ) 2.2.2 Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Acecook 2.2.2.1 Xác định vấn đề cần kiểm tra, đánh giá Hoạt động quản lý Công ty bao gồm nhiều lĩnh vực hoạt động cụ thể Công ty, người có thẩm quyền quản lý khơng thể thời điểm kiểm tra tất lĩnh vực hoạt động Công ty, đơn vị trực thuộc Do vậy, lãnh đạo công ty cần xác định rõ vấn đề cần kiểm tra, đánh giá Vấn đề tùy thuộc vào chủ thể kiểm tra, đánh giá cụ thể, phải làm rõ ba nội dung sau: - Xác định nội dung vấn đề: xác định việc chủ thể có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá cần làm, ví dụ như: kiểm tra, đánh giá việc thực nhiệm vụ hay thực quyền hạn, kiểm tra, đánh giá sai phạm (nếu có) 2.2.2.2 Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá Giai đoạn trả lời câu hỏi: Khi thực kiểm tra, đánh giá? Ai tiến hành đánh giá? Việc lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thực có hiệu Đồng thời, kế hoạch kiểm tra, đánh giá sở để nhà quản lý kiểm tra, đánh giá theo dõi, kiểm tra tiến độ thực công việc Kế hoạch kiểm tra, đánh giá cần phải làm rõ vấn đề sau: Xác định mục đích kiểm tra, đánh giá: mục đích kiểm tra, đánh giá để bổ nhiệm, để khen thưởng, đánh giá hàng năm; để chứng minh có vi phạm pháp luật hay không đơn giản thực xong cơng việc giao đó, kết thúc chương trình, dự án kiểm tra để đánh giá tổng thể nội dung, lĩnh vực cơng tác quản lý Mục đích kiểm tra, đánh giá sở để xác định chủ thể tham gia kiểm tra, đánh giá phương thức tiến hành Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn: thành phần đồn kiểm tra, đánh giá thơng thường có Trưởng đồn (có thể có phó đồn khơng) 16 thành viên Để việc kiểm tra, đánh giá có hiệu cần phân cơng rõ nhiệm vụ, quyền hạn thành viên đoàn Xác định thời gian, địa điểm: thời gian cần xác định bao gồm:  Thời gian bắt đầu tiến hành kiểm tra, đánh giá;  Thời hạn thực hiện;  Thời gian kết thúc kiểm tra, đánh giá (nếu có thể) Ngồi ra, kiểm tra, đánh giá cần làm rõ tiến hành địa điểm để chuẩn bị phương tiện lại, công cụ làm việc…Tùy theo nội dung, phương pháp kiểm tra, đánh giá tiến hành kiểm tra, đánh giá trụ sở đoàn kiểm tra làm việc xuống nơi làm việc đối tượng bị kiểm tra, đánh giá 2.2.2.3 Chuẩn bị tiến hành kiểm tra, đánh giá Xây dựng tiêu chí kiểm tra, đánh giá để bảo đảm việc kiểm tra, đánh giá tồn diện, khách quan, xác, cơng dân chủ cần phải đánh giá theo tiêu chí xác định Tiêu chí kiểm tra, đánh giá xây dựng dựa trên: mục tiêu, yêu cầu cho kiểm tra, đánh giá gắn với đối tượng kiểm tra, đánh giá Bảo đảm xây dựng văn hóa doanh nghiệp tiên tiến, mang đậm sắc riêng biệt công ty Bảo đảm kết hợp phát triển kinh tế phát triển văn hóa; giải tốt mối quan hệ văn hóa với phát triển, phát triển với bảo tồn, yếu tố đại yếu tố truyền thống, tính quốc tế tính dân tộc sách, biện pháp văn hóa Bảo đảm mở rộng dân chủ, tự cho sáng tạo, tạo điều kiện cho nhân viên có tài phát triển, Tính bảo mật: Kiểm tra, đánh giá việc thực nhiệm vụ nhân viên Để kiểm tra, đánh giá việc thực nhiệm vụ nhân viên cần phải xây dựng tiêu chí làm rõ biểu tiêu chí thực tế Những dấu hiệu cụ thể, rõ ràng giúp cho việc đo lường xác phản ánh trung thực kết kiểm tra, đánh giá 17 ... tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phòng Công ty Cổ phần Acecook Việt Nam 2.2.1 Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá 2.2.1.1 Kiểm tra cơng việc • Mục đích cơng tác kiểm tra, đánh giá công việc... trọng công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Đó ngun nhân khiến định nghiên cứu đề tài: ? ?Công tác kiểm tra đánh giá quản trị văn phòng công ty cổ phần ACECOOK Việt Nam? ?? Và... Giá Trong Quản Trị Văn Phịng Tại Cơng Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam Chương III: Giải Pháp Góp Phần Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Kiểm Tra, Đánh Giá Trong Quản Trị Văn Phịng Tại Cơng Ty Cổ Phần Acecook