Tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước potx

 Nơi làm việc là một phần diện tích và không gian hoạt động của cán bộ, công chức, được trang bị các thiết bị, phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo quy địn

Chương V

Tổ chức và phục vụ nơi làm

việc trong cơ quan hành

chính nhà nước

Chương V Tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước

I Khái niệm, phân loại và nhiệm vụ cơ bản

của tổ chức và phục vụ nơi làm việc

II Tổ chức nơi làm việc

III Tổ chức phục vụ nơi làm việc

của tổ chức và phục vụ nơi làm việc

1 Khái niệm

2 Phân loại nơi làm việc

3 Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm

việc

1 Khái niệm

 Nơi làm việc là một phạm vi không gian nhất

định, tại đó một hoặc một nhóm người lao động

sử dụng một số công cụ lao động nhất định để thực hiện các công việc nhất định

 Nơi làm việc là một phần diện tích và không

gian hoạt động của cán bộ, công chức, được trang bị các thiết bị, phương tiện vật chất kỹ

thuật cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo quy định

quản lý nhằm tạo ra các quyết định quản lý.

– Các yếu tố của quản lý được tổ chức và kết hợp để tạo ra các sản phẩm theo yêu cầu của quản lý

– Thể hiện tài năng sáng tạo và nhiệt tình của cán bộ, công chức

– Nơi làm việc còn là nơi thể hiện kết quả cuối

cùng của mọi hoạt động về tổ chức hoạt động và

tổ chức lao động trong tổ chức

2 Phân loại nơi làm việc

• Theo địa vị pháp lý của cơ quan HCNN

trong cơ cấu thứ bậc:

– Nơi làm việc của các cơ quan trung ương

– Nơi làm việc của các cơ quan trung ương

đóng ở địa phương

– Nơi làm việc của các cơ quan địa phương

• Theo số lượng người làm việc: nơi làm

việc cá nhân/tập thể

Phân loại tiếp

• Theo quy mô

hành chính

• Quản lý công vụ, thi hành pháp luật

• Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan

• Tổ chức công tác thông tin trong CQ và

với CQ khác

• Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của CB-CC

• Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các

CQ, tổ chức, làm đại diện cho nhà nước

để thực thi công vụ

lượng cao.

– Bảo đảm khả năng tiết kiệm các yếu tố quản

lý (chi phí hoạt động quản lý là hợp lý nhất)

– Bảo đảm những điều kiện thuận lợi nhất để tiến hành quá trình lao động và tạo hứng thú, tính tích cực sáng tạo lao động của cán bộ, công chức

– Bảo đảm cho cán bộ, công chức có tư thế

làm việc thoải mái, ít mệt mỏi nhất và duy trì được khả năng làm việc lâu dài, thúc đẩy

người lao động phát triển một cách toàn diện

Tổ chức và phục vụ nơi làm việc cần phải thỏa mãn các yêu cầu gì?

Các yêu cầu của tổ chức & phục.pptx

II Tổ chức nơi làm việc

• Tổ chức nơi làm việc là hệ thống các biện

pháp nhằm thiết kế nơi làm việc, trang bị cho nơi làm việc những thiết bị, dụng cụ

cần thiết và sắp xếp, bố trí chúng theo một trật tự nhất định.

• Tổ chức nơi làm việc bao gồm 3 nội dung:

– Thiết kế nơi làm việc

– Trang bị nơi làm việc

– Bố trí nơi làm việc

1 Thiết kế nơi làm việc

• Lựa chọn địa điểm và mô hình thiết kế nơi làm việc cho cơ quan hành chính nhà

nước.

• Phân bố diện tích và sắp xếp vị trí phòng làm việc

• Không gian làm việc, màu sắc, ánh sáng.

Tác động tâm lý của màu sắc:

• Màu đỏ: màu kích thích, cảnh giác, ấm,

tăng căng thẳng cơ, tăng huyết áp, tần

số hô hấp.

• Xanh lá cây-Green: Màu của thiên nhiên

là con người bình tâm nhẹ nhàng, giảm huyết áp, giản mạch, giảm căng thẳng

thị giác, thúc đẩy lao động kéo dài.

• Màu xanh da trời- Sky-blue: làm bình

tâm, kích thích tư duy tốt.

• Xanh nước biển (lơ)- Navy blue: Tạo

cảm giác xa xăm lạnh lẽo, giảm căng

thẳng thể lực, điều hoà nhịp thở, thư

• Màu tím-Violet: màu của sự mệt mỏi, lo

âu, hồi hộp, gây cảm giác buồn, cô

BỐ TRÍ ÁNH SÁNG

• Yêu cầu chiếu sáng tại nơi làm việc rất cao,

đồng thời không loá, ánh sáng phân bố đều trên vùng làm việc

• Không nên bố trí nhiều máy móc thiết bị trong một phòng Bố trí máy móc, thiết bị nội thất sao cho ánh sáng mặt trời không gây chói loá

• Chiếu sáng nhân tạo đảm bảo đủ sáng để dễ

dàng tiếp cận thông tin và gõ bàn phím

• Không gây sấp bóng và đảm bảo tiết kiệm

• Tiêu chuẩn quốc tế về chiếu sáng qui định

độ rọi tối thiểu trên mặt bàn làm việc là

300 – 500 lux

– Tiêu chuẩn của Anh, Mỹ là 700 lux

– Tiêu chuẩn Việt nam 300 lux đối với đèn néon

và 150 đối với đèn dây tóc

– Độ chiếu sáng sẽ tăng dần theo tuổi đời và

tuổi nghề của người lao động

Một số lưu ý khi thiết kế nơi làm việc

• Sự tương phản hợp lý giữa các đối tượng nhìn và nền

sẽ giúp cho việc nhận biết đối tượng được dễ hơn, đồng thời sự tương phản về màu sắc còn có tác dụng bảo hộ lao động

• màu sắc của tường, trần, sàn phòng và đồ vật đều có những ảnh hưởng nhất định đối với trạng thái tâm lý của cán bộ, công chức.

• Chiếu sáng và màu sắc có tác dụng hỗ trợ cho nhau

Các phòng làm việc sơn các màu sáng (mức độ phản chiếu lớn) có khả năng hỗ trợ và tăng cường tác dụng

• Phủ tường và trần nhà bằng lớp vật liệu hút âm,

sử dụng các vách ngăn lửng hút âm tại những nơi làm việc có khả năng gây ra tiếng ồn

• Xây dựng bầu không khí làm việc thân thiện,

hòa đồng để tạo không khí làm việc hiệu quả

bằng cách:

– Lựa chọn, bố trí sử dụng hợp lý cán bộ, công chức; – Có cơ chế trả lương hợp lý; xây dựng các chuẩn mực đạo đức công chức.

– Duy trì và có kế hoạch phát triển hợp lý cấu trúc về mặt xã hội của tập thể lao động (giới tính, lứa tuổi,

2 Trang bị nơi làm việc

• Nội thất văn phòng

• Thiết bị kỹ thuật

Nội thất văn phòng

• Các đồ gỗ văn phòng như bàn ghế làm việc,

bàn ghế tiếp khách, bàn ghế để hội họp, bàn vẽ, bàn đánh máy, tủ đựng tài liệu và tủ đựng đồ

dùng cá nhân, các loại giá đựng hoặc treo tài

liệu…

• Các phương tiện văn phòng phẩm như bút chì

và bút viết thông thường, tẩy, ghim, kẹp, con

dấu, hộp dấu, lịch, phiếu hẹn thời gian, các loại giấy viết, dao rọc giấy…

Thiết bị kỹ thuật

• Các loại máy móc công nghệ cần thiết cho công việc như máy vi tính, máy in, máy sao chụp,

máy vẽ, máy quét…

• Các thiết bị văn phòng và công cụ lao động khác như máy tính bỏ túi, tài liệu hướng dẫn, sách

tham khảo, tra cứu sử dụng trong quá trình làm việc, các biểu mẫu, mẫu giấy in sẵn…

• Phương tiện thông tin, liên lạc: điện thoại, máy fax, chuông bấm, đèn hiệu, modem kết nối

internet…

Yêu cầu của nội thất văn phòng

• Nội thất văn phòng được sử dụng tại nơi làm phải tạo điều kiện để sắp xếp tất cả các tài liệu và các công cụ lao động một cách thuận tiện nhất cho việc sử dụng

chúng (dễ nhìn thấy và dế lấy ra) Muốn vậy, các tủ, giá, bàn… đặc biệt là các bàn viết và bàn máy tính phải có

cơ cấu chức năng phù hợp như ngăn kéo, giá ghép, giá treo… với khả năng chứa đựng tối đa và bảo đảm nhẹ nhàng, không tốn sức lực khi sử dụng cũng như đảm

bảo sắp xép có trật tự các tài liệu.

• Nội thất văn phòng phải được thiết kế hợp lý về kích

thước sao cho khi sử dụng chúng có thể đạt được thành tích lao động cao mà không gây ra những đòi hỏi quá

• Các thiết bị nội thất văn phòng phải phát huy được đặc điểm sử dụng của chúng

như: sự cần thiết, tính mục đích, cơ cấu, kích thước (đặc biệt là độ cao làm việc về

bề mặt làm việc), độ bền chắc, tính thẩm mỹ…

3 Bố trí nơi làm việc

• Là sắp xếp một cách hợp lý trong không

gian tất cả các phương tiện vật chất cần

thiết tại nơi làm việc.

• Có 3 dạng bố trí nơi làm việc: bố trí chung;

bố trí bộ phận; bố trí riêng biệt

• Bố trí chung: là việc sắp xếp về mặt không gian các nơi làm việc trong một cơ quan sao cho phù hợp với sự chuyên môn hóa nơi làm việc, tính chất công việc, hoặc quy trình giải quyết công

việc

• Bố trí bộ phận: là sắp xếp bố trí các trang thiết bị trong quá trình thực thi công việc ở từng nơi làm việc

• Bố trí riêng biệt: là việc sắp xếp các loại tài liệu

• Các nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong

phòng làm việc và nhà làm việc, phù hợp với các quan

hệ trao đổi thông tin (các quan hệ giao tiếp) và phù hợp với cơ cấu quản lý cơ quan, tổ chức.

• Các nơi làm việc cần phải được bố trí sao cho các tác động ảnh hưởng làm phiền lẫn nhau là ít nhất.

• Việc bố trí cục bộ tại nơi làm việc phải tạo điều kiện để

bố trí nhiều nhất các công cụ lao động và tài liệu trong vùng với tới của người lao động sao cho có thể lấy được

và sử dụng được chúng trong tư thế ngồi

• Tại nơi làm việc và trong phòng làm việc không được để những đồ vật, tài liệu không cần thiết đối với hoạt động

III Tổ chức phục vụ nơi làm việc

1 Khái niệm

2 Các chức năng phục vụ nơi làm việc

3 Các nguyên tắc tổ chức phục vụ nơi làm việc

4 Các hình thức phục vụ nơi làm việc

5 Các chế độ phục vụ nơi làm việc

6 Đánh giá tổ chức phục vụ nơi làm việc

• Vai trò quan trọng để quá trình LĐ diễn ra liên

tục, hiệu quả 2/3 số thời gian lãng phí là do tổ chức phục vụ nơi làm việc không tốt

• Phục vụ xây dựng và sửa chữa nơi làm việc

• Phục vụ sinh hoạt, văn hóa: vệ sinh, môi trường,

ăn, uống, y tế

- Phục vụ phải mang tính linh hoạt

- Phải đảm bảo chất lượng và độ tin cậy

- Phải mang tính kinh tế

làm việc

- Chế độ phục vụ trực nhật: khi có nhu cầu

- Theo kế hoạch dự phòng: theo kế hoạch vạch ra từ trước Đảm bảo tính liên tục,

nhịp nhàng

- Theo tiêu chuẩn

6 Đánh giá tổ chức phục vụ

nơi làm việc

- Dựa vào kết quả phục vụ nơi làm việc

+ Tổn thất thời gian do chờ đợi phục vụ

+ Tổng công suất của máy móc thiết bị không

được sử dụng do phục vụ không đủ, không kịp thời

- Dựa vào nguyên nhân: căn cứ vào tình hình thực

tế của công tác phục vụ nơi làm việc để đánh

giá: hình thức phục vụ, chế độ phục vụ, tổ chức lao động phục vụ, thông tin phục vụ quản lý

Thực tiễn các cơ quan HCNN hiện nay

• Về thiết kế sắp xếp phòng làm việc

- Bố trí chủ yếu theo kinh nghiệm và thói quen, tùy tiện

- Có nơi bố trí theo dây chuyền giải quyết công việc

- Có nơi bố trí theo từng khối chuyên môn hoặc xen kẽ

- Có nơi các phòng làm việc của cùng một đơn vị chức năng lại bố trí ở nhiều nơi khác nhau của một tòa

nhà

- Có nơi chỗ làm việc của Chánh VP – Phó VP – Văn thư cách xa nhau

• Về điều kiện và thiết bị làm việc

- Diện tích: chật: 4-5 m2/người

- Nhiệt độ, ánh sáng không đảm bảo

- Tiếng ồn quá mức quy định

- Bàn, tủ, thiết bị lưu trữ hồ sơ: thiếu

• Ngày 5/7/2011, Thủ tướng Chính

cầu UBND các tỉnh, thành phố trực

thuộc TƯ tăng cường công tác quản lý

và hiện đại hóa công sở của cơ quan

hành chính ở địa phương theo hướng

tập trung.