BÁO CÁO KIẾN TẬP QUY ĐỊNH VỀ THƯ KÝ CÔNG TY TRONG LUẬT DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA LUẬT KINH TẾ BÁO CÁO KIẾN TẬP QUY ĐỊNH VỀ THƯ KÝ CÔNG TY TRONG LUẬT DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH GVHD: TS ĐÀO THỊ THU HẰNG SVTH: TRẦN THỊ ÁNH LINH MSSV: K195011848 TP HCM THÁNG 08/2022 QUY ĐỊNH VỀ THƯ KÝ CÔNG TY TRONG LUẬT DOANH NGHIỆP HIỆN HÀNH Đặt vấn đề: Theo xu hướng quốc tế, vai trò thư ký công ty dần thay đổi tiêu chuẩn quy tắc quản trị công ty ngày trở nên khắt khe Ngày nay, thư ký cơng ty có vai trị rõ ràng chất xúc tác cho việc thực hoạt động quản trị công ty Thư ký công ty không đơn người xử lý công việc hành mà đảm nhận thêm vai trị chiến lược cơng ty - cố vấn quản trị Mặt khác, thư ký công ty kỳ vọng hỗ trợ Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban điều hành chủ thể khác thực định quan trọng công ty liên quan đến quy định pháp luật tiêu chuẩn thông lệ quản trị công ty Key word: thư ký công ty, quản trị cơng ty, vai trị thư ký cơng ty Định nghĩa vai trò thư ký công ty Hiện nay, ngày nhiều quốc gia đề cập đến vị trí thư ký cơng ty vị trí chủ chốt khơng thể thiếu việc nâng cấp hoạt động quản trị doanh nghiệp Ở Việt Nam, khái niệm thư ký công ty biết đến thông qua quy định pháp luật tiêu chuẩn, quy tắc quản trị công ty Theo Bộ Nguyên tắc Quản trị Công ty theo Thông lệ Tốt dành cho công ty đại chúng Việt Nam, thư ký công ty (Corporate Secretary) vị trí lãnh đạo cấp cao công ty đại chúng Tại khoản Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 đề cập “Khi xét thấy cần thiết, Hội đồng quản trị định bổ nhiệm thư ký công ty” Mặt khác, Điều 281 Nghị định 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khoán, người phụ trách quản trị cơng ty vị trí bắt buộc phải có cơng ty đại chúng kiêm nhiệm làm thư ký cơng ty Bên cạnh đó, vị trí phải đáp ứng điều kiện không đồng thời làm việc cho tổ chức kiểm toán chấp thuận thực kiểm toán báo cáo tài cơng ty điều kiện khác quy định điều lệ cơng ty Do đó, khơng nên xem hai vị trí lẽ người phụ trách cơng ty đảm nhiệm thư ký công ty thư ký công ty khơng thể kiêm nhiệm người phụ trách cơng ty Mặt khác, vị trí bắt buộc phải có cơng ty đại chúng, thay vị trí thư ký cơng ty khơng bắt buộc Mặc dù, pháp luật Việt Nam chưa đưa định nghĩa rõ ràng thư ký công ty hiểu thư ký cơng ty vị trí nằm cấu quản lý chủ chốt cơng ty (có thể người ngồi cơng ty nội cơng ty) có địa vị pháp lý, chức trách nhiệm riêng quy định Luật trao cho1 Đối với Luật Doanh nghiệp Singapore có yêu cầu bắt buộc cơng ty phải bổ nhiệm vị trí thư ký cơng ty vịng sáu tháng kể từ thành lập, cơng ty có giám đốc khơng thể kiêm nhiệm làm thư ký cơng ty Tuy nhiên, cơng ty có nhiều giám đốc giám đốc làm thư ký cơng ty Bên cạnh đó, theo Luật Doanh nghiệp Australia thư ký công ty được coi “nhân viên” công ty thực nhiều nhiệm vụ giống với giám đốc Công ty đại chúng Australia phải bổ nhiệm thư ký cơng ty Ngồi ra, loại hình cơng ty khác khơng bắt buộc phải bổ nhiệm thư ký cơng ty Cho dù có khác quy định thư ký công ty quốc gia khơng thể phủ nhận vai trị quan trọng vị trí quản trị điều hành cơng ty Hiện nay, thư ký công ty chưa cơng chúng biết đến rộng rãi nên có nhiều người thường bị nhầm lẫn thư ký công ty với thư ký hành Tuy nhiên, thư ký cơng ty thực công việc đơn đánh máy, photo, xếp tài liệu mà kỳ vọng người cung cấp đưa tư vấn chuyên môn cho cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Điều hành, bên có quyền lợi liên quan khác khía cạnh quản trị định chiến lược công ty Mặt khác, tùy thuộc vào mối quan hệ với chủ thể mà thư ký cơng ty có vai trị khác Đối với công ty: Thư ký công ty phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ theo luật định, đảm bảo lợi ích kinh doanh cơng ty bảo vệ quản trị công ty tốt Đối với Hội đồng quản trị: Thư ký công ty đóng vai trị cố vấn mặt thủ tục pháp luật, điều lệ công ty cho thành viên Hội đồng quản trị phạm vi thẩm quyền Bên cạnh đó, thư ký cơng ty cịn chia sẻ cung cấp thông tin kịp thời cần thiết để họ đóng góp đầy đủ họp Hội đồng Phạm Thị Trà My (ngày cập nhật 25/2/2021), Vai trò thư ký công ty hoạt động quản trị doanh nghiệp, Khoa Tin Law Firm, “http://khoatin.com.vn/kien-thuc-luat-doanh-nghiep/vai-tro-cua-thu-ky-cong-tytrong-hoat-dong-quan-tri-doanh-nghiep” Roles and Responsibilities of a Singapore Company Secretary, Singapore Company Incorporation, “https://www.singaporecompanyincorporation.sg/how-to/incorporate/singapore-company-secretary/” Sam Burrett (Updated on March 18, 2020), What is a Company Secretary?, Legalvision, “https://legalvision.com.au/what-is-a-company-secretary/” quản trị trợ giúp để tổ chức họp Hội đồng quản trị đảm bảo việc tuân thủ thủ tục liên quan đến tiến hành họp Đối với cổ đông công ty: Thư ký công ty cầu nối thường xuyên trao đổi trả lời câu hỏi cổ đông nhằm đảm bảo quyền lợi họ bảo vệ Ngồi ra, thư ký cơng ty cịn có vai trị phổ biến kịp thời báo cáo tài tài liệu khác liên quan để cổ đông chuẩn bị tham gia định Đại hội đồng cổ đông thường niên công ty Trách nhiệm thư ký công ty Trách nhiệm thư ký công ty khác tùy thuộc vào quy mô công ty, lĩnh vực hoạt động cấu hội đồng quản trị Một công ty lớn với nhiều cổ đông thành viên Hội đồng quản trị yêu cầu thư ký công ty đảm nhận nhiều nhiệm vụ trách nhiệm lớn Mặt khác, công ty nhỏ với số cổ đơng khơng u cầu nhiều thông tin công ty từ thư ký công ty Dù thư ký công ty làm việc cho loại công ty thường đóng vai trị “cầu nối” cho thông tin, liên lạc, tư vấn phân xử Hội đồng quản trị Ban điều hành với tổ chức bên liên quan, bao gồm cổ đông công ty Trong công cụ “The Corporate Secretary - The Governance Professional” tạm dịch “Thư ký công ty – nhà quản trị chuyên nghiệp” Bộ phận Quản trị công ty Tổ chức Tài quốc tế (IFC) xuất đưa khung hướng dẫn trách nhiệm thư ký giúp cơng ty tồn cầu nâng cao nhận thức thực hành hiệu hình đây: Nguồn: Bộ công cụ Thư ký công ty IFC, 2013 Bên cạnh đó, khoản Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định quyền, nghĩa vụ thư ký công ty thông qua chủ yếu bốn lĩnh vực quản trị, cố vấn, truyền thơng tuân thủ4: Đối với trách nhiệm tư vấn cho Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Thư ký công ty hỗ trợ tư vấn cho Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông thực quyền nghĩa vụ giao Chẳng hạn việc xây dựng chiến lược quan trọng cơng ty Ngồi ra, thư ký cơng ty giúp lập kế hoạch thực tất họp Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đơng, bao gồm tạo chương trình họp, thư mời tham dự, không gian họp, tất vấn đề hậu cần xung quanh họp đảm bảo quy trình thủ tục họp nghị quyết, định quy định pháp luật Đối với trách nhiệm quản trị Thư ký công ty hỗ trợ Hội đồng quản trị việc áp dụng thực nguyên tắc quản trị công ty Bởi lẽ, thư ký cơng ty có nhìn tổng qt khuôn khổ quản trị nên thư ký công ty đưa sách phù hợp với cơng ty nhằm nâng cao hoạt động quản trị Đối với trách nhiệm phụ trách truyền thông Thư ký công ty có hai vai trị quan trọng Một cầu nối quan trọng Hội đồng quản trị, Ban điều hành cách cung cấp thông tin cần thiết giúp ban điều hành hiểu kỳ vọng giá trị mà Hội đồng quản trị mong muốn Hai là, thư ký cơng ty có trách nhiệm việc giao tiếp với bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn cổ đông nhà đầu tư Không thế, thư ký cơng ty cịn thiết lập trì mối quan hệ chặt chẽ với Hội đồng quản trị để trì quan hệ cổ đơng hiệu bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cổ đông, đồng thời bảo mật thông tin theo quy định pháp luật điều lệ công ty Ngồi ra, có mâu thuẫn, tranh chấp xảy ra, thư ký công ty đứng bên giải hòa nằm quyền hạn lực thư ký cơng ty Từ đó, mâu thuẫn hạn chế giải từ sớm Từ thấy được, thư ký cơng ty coi người phải “đội” nhiều mũ chuyên gia đầu chẳng hạn chuyên gia quản trị, chuyên gia tư vấn, chuyên Ủy ban Chứng khoán Nhà nước xây dựng với hỗ trợ từ Tổ chức Tài Quốc tế (IFC) (2019), Bộ Nguyên tắc Quản trị Công ty theo Thông lệ Tốt dành cho công ty đại chúng Việt Nam, tr 21 gia hành chính, chun gia pháp lý, chun gia hịa giải 5… Do đó, thư ký cơng ty có vai trị quan trọng cấu máy quản trị công ty Bổ nhiệm, bãi nhiệm thư ký công ty Theo pháp luật Việt Nam, việc bổ nhiệm thư ký công ty Hội đồng quản trị định thấy cần thiết Theo đó, Hội đồng quản trị phải tiến hành họp để biểu định việc bổ nhiệm So với Luật Doanh nghiệp 2014, quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển dụng thư ký công ty làm sai chất địa vị pháp lý thư ký công ty Điều làm dẫn đến nhiều công ty xem thư ký công ty thư ký hành làm cơng việc hành túy giúp việc riêng cho Chủ tịch Hội đồng quản trị Do đó, Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi cụm từ “tuyển dụng thư ký” thành “bổ nhiệm thư ký” nhằm khắc phục điểm bất cập quy định này8 Ngoài ra, pháp luật Việt Nam chưa đề cập điều kiện để bổ nhiệm làm thư ký công ty việc bãi nhiệm thư ký công ty Theo quy định Luật Doanh nghiệp Singapore, Hội đồng quản trị có trách nhiệm bổ nhiệm thư ký công ty định mức thù lao người Việc bổ nhiệm thư ký công ty quan trọng việc thành lập công ty Theo quy định pháp luật yêu cầu công ty Singapore phải bổ nhiệm thư ký cơng ty vịng sáu tháng kể từ ngày thành lập Người bổ nhiệm phải cần phải đảm bảo điều kiện người cư trú địa phương Singapore người khơng giám đốc cơng ty Theo đó, định nghĩa “cư trú địa phương” có nghĩa thư ký cơng ty Singapore phải có nơi cư trú thơng thường Singapore cơng dân Singapore, thường trú Singapore Bên cạnh đó, Đạo luật Cơng ty, Mục 171 (1AA), quy định thư ký công ty công ty đại chúng Singapore phải có tiêu chuẩn phù hợp đáp ứng tiêu chí sau9: Lê Thị Thủy (ngày cập nhật 27/7/2020), Thư ký công ty người để sai vặt, Kinh tế Sài Gòn, “https://thesaigontimes.vn/thu-ky-cong-ty-khong-phai-nguoi-de-sai-vat/” Khoản Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 Khoản Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2014 Phạm Thị Trà My (ngày cập nhật 25/2/2021), Vai trò thư ký công ty hoạt động quản trị doanh nghiệp, Khoa Tin Law Firm, “http://khoatin.com.vn/kien-thuc-luat-doanh-nghiep/vai-tro-cua-thu-ky-cong-tytrong-hoat-dong-quan-tri-doanh-nghiep” Roles and Responsibilities of a Singapore Company Secretary, Singapore Company Incorporation, “https://www.singaporecompanyincorporation.sg/how-to/incorporate/singapore-company-secretary/”  Đã thư ký công ty cơng ty vịng 3-5 năm trước bổ nhiệm làm thư ký công ty công ty đại chúng;  Một người đủ điều kiện theo Đạo luật nghề nghiệp hợp pháp;  Một kế tốn cơng đăng ký theo Đạo luật Kế tốn;  Thành viên Viện Kế tốn Cơng chứng Singapore;  Thành viên Hiệp hội Singapore Viện Thư ký Quản trị viên Công chứng;  Thành viên Hiệp hội Kế toán Quốc tế (Chi nhánh Singapore);  Thành viên Viện Kế tốn Cơng ty, Singapore Khác với Việt Nam Singapore, Luật Doanh nghiệp Australia quy đinh giám đốc công ty bổ nhiệm thư ký công ty xác định điều khoản, điều kiện vai trị thư ký cơng ty Sau bổ nhiệm, công ty phải thông báo cho ASIC vịng 28 ngày phải có đồng ý chữ ký ASIC trước thức bổ nhiệm thư ký công ty Để trở thành thư ký cơng ty Australia phải đáp ứng hai điều kiện Thứ nhất, thư ký công ty phải thường trú Australia Điều có nghĩa họ phải thường xuyên sống Australia Thứ hai, thư ký công ty phải cá nhân từ đủ 18 tuổi trở lên Bên cạnh đó, thư ký cơng ty khơng cần phải có trình độ kinh nghiệm để thích hợp với vai trị thư ký cơng ty Tuy nhiên, công ty mong muốn thư ký công ty họ tư vấn cho công ty việc tuân thủ pháp luật luật doanh nghiệp Vì vậy, thơng thường thư ký cơng ty phải có cấp lĩnh vực pháp lý, quản trị Thường thư ký cơng ty tổng cố vấn công ty Sau bổ nhiệm, thư ký công ty thường báo cáo với giám đốc tài (CFO) giám đốc điều hành (CEO) Thư ký thường báo cáo với chủ tịch hội đồng quản trị công ty lớn nơi thư ký công ty cung cấp lời khuyên cho hội đồng quản trị Khi thư ký công ty bãi nhiệm, cơng ty phải thơng báo cho ASIC vịng 28 ngày Điều bắt buộc trừ thư ký thông báo văn với đơn từ chức họ10 Một số đề xuất cho Việt Nam 10 Sam Burrett (Updated on March 18, 2020), What is a Company Secretary?, Legalvision, “https://legalvision.com.au/what-is-a-company-secretary/” Hiện Việt Nam có nhiều cơng ty có vị trí thư ký cơng ty hầu hết chức danh chưa đảm bảo yêu cầu, tiêu chuẩn thông lệ quốc tế Do đó, số đề xuất thư ký công ty cho Việt Nam sau: Thứ nhất, thư ký cơng ty đóng vai trị quan trọng quản trị công ty Thư ký công ty phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác cố vấn, hành chính, quản lý… Mặt khác, thư ký cơng ty xem nhân vật quyền lực quản trị công ty tiếp cận nhiều bí mật cơng ty Tuy nhiên, quy định pháp luật chưa có quan tâm trọng đến vị trí thư ký cơng ty Luật Doanh nghiệp 2020 văn liên quan chưa có quy định liên quan đến tiêu chuẩn thư ký công ty, trách nhiệm thư ký vi phạm, nhiệm kỳ bổ nhiệm người có thẩm quyền bãi nhiệm…Chính vậy, để doanh nghiệp dễ dàng tuyển chọn nâng cao hiệu hoạt động thư ký công ty tương lai, thư ký cơng ty nên có đáp ứng tiêu chuẩn sau:            Kỹ phân tích, giải vấn đề; Kỹ quản lý tổ chức; Hiểu biết hệ thống pháp luật ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh; Giao tiếp tốt kỹ giao tiếp; Hiểu biết thấu đáo hoạt động kinh doanh công ty; Kiến thức làm việc luật doanh nghiệp chứng khốn; Khả hịa giải hỗ trợ đạt đồng thuận; Linh hoạt sáng tạo; Hành động cách độc lập tránh xảy lạm quyền nhằm trục lợi cá nhân; Thường xuyên phát triển chun mơn; Duy trì trung lập khách quan hỗ trợ Hội đồng quản trị chủ thể có liên quan q trình làm việc Thứ hai, nhận thức vai trò thư ký cơng ty bị hiểu nhầm nên có nhiều doanh nghiệp xem thư ký công ty công việc hành chính, chuẩn bị gửi tài liệu, ghi chép biên họp… Cũng nhận thức vậy, họp Hội đồng quản trị hay Đại hội đồng cổ đông, biên họp ghi nhận lại cách lộn xộn, khó hiểu, thiếu khách quan diễn biến họp Không thế, có khơng định, thơng báo công ty ban hành sai thẩm quyền ký thể thức văn Những việc làm cho hoạt động quản trị công ty không đạt hiệu thiếu tính chuyên nghiệp 8 Để giải vấn đề này, cần phải nhìn nhận gốc vấn đề thay đổi nhận thức quản trị doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có nhận thức có định hướng tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân đủ kỹ năng, lực để thực vai trị thư ký cơng ty chuyên nghiệp Mặt khác, thân người theo đuổi vị trí cần phải nhận thức rõ vai trị, vị trí, địa vị pháp lý kỹ phẩm chất cần thiết11 Thứ ba, nay, nhân chất lượng cao để đảm nhiệm vị trí thư ký cơng ty thách thức lớn doanh nghiệp Việt Nam Tức người khơng giỏi mặt hành mà cịn phải nắm rõ thơng tin, chế vận hành doanh nghiệp đó, cịn đưa tư vấn tốt cho hoạt động quản trị cơng ty Để giải vấn đề có hai giải pháp đưa Một là, doanh nghiệp thuê công ty chuyên môn đáp ứng tất yêu cầu luật định nhằm giảm bớt công việc cho chủ thể quản lý ty Ngoài ra, cịn tiết kiệm chi phí tính hiệu th cơng ty ngồi chun nghiệp Hai là, doanh nghiệp sử dụng nguồn nhân lực nội công ty đưa nhân viên làm quen với cơng việc hành chính, sau đào tạo dần cơng việc thư ký cơng ty chun nghiệp cử nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm kiến thức chuyên môn lĩnh vực quản lý, điều hành, luật pháp…12 Kết luận: Từ phân tích trên, Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định mang tính chun mơn hóa so với Luật Doanh nghiệp 2014 Tuy nhiên, quy định chưa rõ ràng đầy đủ phù hợp với thông lệ quốc tế Thư ký cơng ty đóng vai trị thiết yếu đóng góp khơng nhỏ vào hiệu việc nâng cao hoạt động quản trị công ty DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn pháp luật Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng năm 2020; 11 Lê Thị Thủy (ngày cập nhật 27/7/2020), Thư ký công ty người để sai vặt, Kinh tế Sài Gòn, “https://thesaigontimes.vn/thu-ky-cong-ty-khong-phai-nguoi-de-sai-vat/” 12 Nhã An (ngày cập nhật 15/6/2019), 96% doanh nghiệp niêm yết thiếu người phụ trách quản trị cơng ty, Đầu tư chứng khốn, “https://www.tinnhanhchungkhoan.vn/96-doanh-nghiep-niem-yet-thieu-nguoi-phutrach-quan-tri-cong-ty-post214078.html” Nghị định 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khoán Tài liệu tham khảo Tiếng Việt Ủy ban Chứng khoán Nhà nước xây dựng với hỗ trợ từ Tổ chức Tài Quốc tế (IFC) (2019), Bộ Nguyên tắc Quản trị Công ty theo Thông lệ Tốt dành cho công ty đại chúng Việt Nam; Nhã An (ngày cập nhật 15/6/2019), 96% doanh nghiệp niêm yết thiếu người phụ trách quản trị cơng ty, Đầu tư chứng khốn, “https://www.tinnhanhchungkhoan.vn/96-doanh-nghiep-niem-yet-thieu-nguoi-phutrach-quan-tri-cong-ty-post214078.html”; Phạm Thị Trà My (ngày cập nhật 25/2/2021), Vai trò thư ký công ty hoạt động quản trị doanh nghiệp, Khoa Tin Law Firm, “http://khoatin.com.vn/kien-thuc-luat-doanh-nghiep/vai-tro-cua-thu-ky-cong-tytrong-hoat-dong-quan-tri-doanh-nghiep”; Lê Thị Thủy (ngày cập nhật 27/7/2020), Thư ký công ty người để sai vặt, Kinh tế Sài Gòn, “https://thesaigontimes.vn/thu-ky-cong-ty-khong-phainguoi-de-sai-vat/” Tiếng nước Sam Burrett (Updated on March 18, 2020), What is a Company Secretary?, Legalvision, “https://legalvision.com.au/what-is-a-company-secretary/”; Roles and Responsibilities of a Singapore Company Secretary, Singapore Company Incorporation, “https://www.singaporecompanyincorporation.sg/how-to/incorporate/singaporecompany-secretary/”