Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO NĂM 2018 190219 Xử lý văn nâng cao MỤC LỤC Chương Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.1.1 Một số thiết lập Word Options 1.1.2 Các tùy chọn kiểm lỗi 31 1.1.3 Công cụ autotext 31 1.2 Áp dụng mẫu 32 1.2.1 Khái niệm Word Template 32 1.2.2 Áp dụng mẫu có sẵn 32 1.2.3 Tạo mẫu 33 1.3 Bài tập cuối chương 34 1.3.1 Bài tập 1: Thiết lập tùy chọn Word Options 34 1.3.2 Bài tập 2: Thao tác với Quick Access Toolbar 35 1.3.3 Bài tập 3: Tùy chỉnh Ribbon 35 1.3.4 Bài tập 4: Tạo số tổ hợp phím tắt sau: 35 1.3.5 Bài tập 5: Tạo số AutoCorrect (xem Hình 1.36) 35 1.3.6 Bài tập 6: Tạo số AutoText (xem Hình 1.37) 36 Chương Định dạng nâng cao 37 2.1 Văn 37 2.1.1 Áp dụng cuộn văn (text wrapping) 37 2.1.2 Sao chép định dạng 38 2.1.3 Dán đặc biệt (Paste Special) 39 2.1.4 Đóng dấu chìm (watermark) 39 2.1.5 Áp dụng định dạng văn tự động 42 2.2 Đoạn 43 2.2.1 Đặt cách dòng đoạn 43 2.2.2 Đánh số nhiều mức đoạn 50 2.2.3 Kiểu dáng (style) ký tự - kiểu dáng đoạn 51 2.3 Cột 53 2.3.1 Phân cột cho văn 53 2.3.2 Định dạng phân cột 54 2.4 Bảng 55 2.4.1 Định dạng tự động bảng 55 2.4.2 Ghép, tách ô bảng 56 ii Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao 2.4.3 Định dạng ô 57 2.4.4 Lặp lại tự động tiêu đề bảng 60 2.4.5 Cắt dòng sang trang 61 2.4.6 Sắp xếp liệu bảng 62 2.4.7 Chuyển đổi văn thành bảng ngược lại 63 2.4.8 Nhúng tập tin bảng tính vào văn 66 2.4.9 Tính tốn bảng nhúng 66 2.5 Bài tập cuối chương 67 2.5.1 Bài tập 1: Chuyển đổi bảng thành văn 67 2.5.2 Bài tập 2: Lặp lại tiêu đề bảng 67 2.5.3 Bài tập 3: Tính tốn bảng 68 2.5.4 Bài tập 4: Đóng dấu văn 68 2.5.5 Bài tập 5: Tạo mẫu định dạng 70 Chương Tham chiếu liên kết 71 3.1 Tiêu đề, chân trang, chân 71 3.1.1 Thêm – xóa – định dạng tiêu đề cho đối tượng 71 3.1.2 Chân trang (footnote) - chân (endnote) 76 3.2 Mục lục mục 79 3.2.1 Mục lục tự động 79 3.2.2 Danh mục hình – bảng – biểu đồ 82 3.2.3 Chỉ mục (index) 83 3.3 Đánh dấu, tham chiếu 86 3.3.1 Điểm đánh dấu văn (bookmark) 86 3.3.2 Tham chiếu đến (Cross-reference) 87 3.4 Kết nối, nhúng liệu 89 3.4.1 Siêu liên kết văn 89 3.4.2 Liên kết đối tượng (Object) 92 3.4.3 Cập nhật, xóa bỏ liên kết 94 3.4.4 Nhúng liệu vào tài liệu đối tượng 95 3.4.5 Biên tập, xóa liệu nhúng 97 3.5 Bài tập cuối chương 97 3.5.1 Bài tập 1: Tạo bookmark & hyperlink 97 3.5.2 Bài tập 2: Tạo mục lục HÌNH 3.49 98 3.5.3 Bài tập 3: Tạo nhãn tiêu đề & tạo danh mục hình 98 3.5.4 Bài tập 4: Tạo mục lục cho văn 98 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một iii Xử lý văn nâng cao 3.5.5 Bài tập 5: Tạo mục lục danh mục hình 99 Chương Trường biểu mẫu 101 4.1 Trường văn 101 4.1.1 Tạo trường (field) văn 101 4.1.2 Xóa trường 103 4.1.3 Đặt tên, thay đổi định dạng trường 103 4.1.4 Khóa/mở khóa, cập nhật trường 105 4.2 Biểu mẫu văn 105 4.2.1 Cách dùng biểu mẫu (form) 105 4.2.2 Tạo biểu mẫu 106 4.2.3 Thêm hướng dẫn cho trường 109 4.2.4 Đặt/hủy chế độ bảo vệ cho biểu mẫu 110 4.3 Phối thư (Merge) 112 4.3.1 Tạo tài liệu danh sách 112 4.3.2 Biên tập, xếp danh mục người nhận 116 4.3.3 Chèn trường điều kiện 117 4.3.4 Chèn trường thông tin 122 4.3.5 Thực phối thư xem kết phối thư 122 4.4 Bài tập cuối chương 124 4.4.1 Bài tập form 124 4.4.2 Bài tập form 125 4.4.3 Bài tập form 125 4.4.4 Bài tập form 125 4.4.5 Bài tập phối thư 126 4.4.6 Bài tập phối thư 126 4.4.7 Bài tập phối thư 126 Chương Biên tập văn chế độ cộng tác 129 5.1 Lần vết rà soát 129 5.1.1 Thực lần vết 129 5.1.2 Thực soát 132 5.1.3 Nhận xét – ghi (Comments) 133 5.1.4 So sánh văn 133 5.2 Tài liệu chủ 135 5.2.1 Khái niệm cách tạo tài liệu chủ 135 5.2.2 Thêm, bớt tài liệu cho tài liệu chủ 136 iv Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao 5.3 Bảo vệ tài liệu 137 5.3.1 Gắn/gỡ bỏ mật cho việc mở, thay đổi văn 137 5.3.2 Giới hạn chỉnh sửa văn 139 5.4 Bài tập cuối chương .140 5.4.1 Bài tập 1: Tạo tài liệu chủ 140 5.4.2 Bài tập 2: Chèn thêm tài liệu .140 5.4.3 Bài tập 3: Bảo vệ văn không cho phép mở .141 5.4.4 Bài tập 4: Bảo vệ văn không cho phép sửa .141 5.4.5 Bài tập 5: Gỡ bỏ mật bảo vệ 141 Chương Chuẩn bị in 143 6.1 Phân đoạn (section) 143 6.1.1 Tạo, thay đổi, xóa dấu phân đoạn văn 143 6.1.2 Thay đổi hướng trang, lề dọc, đặt lề cho phân đoạn 145 6.1.3 Đầu trang – cuối trang cho phân đoạn, trang đầu, trang chẵn/lẻ 147 6.2 Bài tập cuối chương .148 6.2.1 Bài tập 1: Định dạng trang theo section 149 6.2.2 Bài tập 2: Header & Footer theo section 150 6.2.3 Bài tập 3: Header & Footer theo trang chẵn-lẻ 151 6.2.4 Bài tập 4: Canh lề theo trang chẵn-lẻ 152 Chương Bài tập tổng hợp 153 7.1 Bài tập tổng hợp 153 7.2 Bài tập tổng hợp 153 7.3 Bài tập tổng hợp 154 7.4 Bài tập tổng hợp 154 7.5 Bài tập tổng hợp 154 7.6 Bài tập tổng hợp 155 7.7 Bài tập tổng hợp 155 7.8 Bài tập tổng hợp 156 7.9 Bài tập tổng hợp 157 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một v Xử lý văn nâng cao DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Word Options - General Hình 1.2: Mini Toolbar (hộp công cụ định dạng nhanh) Hình 1.3: Screentip lệnh canh lề trái Hình 1.4: Tùy chọn kiểu thông báo dẫn Hình 1.5: Tùy chọn hiển thị nội dung (Display) 10 Hình 1.6: Ẩn/ hiển thị khoảng cách header/footer trang 10 Hình 1.7: tooltip hyperlink 11 Hình 1.8: Tùy chọn kiểm tra tả & định dạng 13 Hình 1.9: Bảng thống kê độ dễ đọc văn 14 Hình 1.10: Tùy chọn lưu trữ tập tin văn 15 Hình 1.11: Tùy chọn thiết lập ngơn ngữ 17 Hình 1.12: Chọn ngơn ngữ mặc định 18 Hình 1.13: Chọn ngôn ngữ cho hộp trợ giúp nhanh 19 Hình 1.14: Tùy chọn Editing options 20 Hình 1.15: Tùy chọn Advanced - Cut, copy and paste 21 Hình 1.16: Tùy chọn kích thước chất lượng hình ảnh 21 Hình 1.17: Tùy chọn thuộc tính cho biểu đồ 21 Hình 1.18: Tùy chọn Advanced – Show document content 22 Hình 1.19: Tùy chọn Advanced - Display 23 Hình 1.20: Tùy chọn Advanced - Print 23 Hình 1.21: Tùy chọn Advanced - Save 24 Hình 1.22: Tùy chọn giao diện hiển thị phiên Word 24 Hình 1.23: Tùy chọn Advanced - General 24 Hình 1.24: Tùy chọn Advanced – Layout options for 25 Hình 1.25: Phân cấp ribbon 25 Hình 1.26: Tùy chọn danh mục lệnh Ribbon 26 Hình 1.27: Ẩn/ thẻ ribbon 26 Hình 1.28: Thêm thẻ - nhóm 27 Hình 1.29: Chỉnh sửa phím tắt cho lệnh 27 Hình 1.30: Hộp thoại Customize keyboard 28 Hình 1.31: Tùy chọn công cụ truy cập nhanh 29 Hình 1.32: Tùy chọn tiện ích mở rộng 30 Hình 1.33: Tùy chọn an tồn bảo mật 31 Hình 1.34: Tạo AutoText 32 Hình 1.35 Chọn mẫu văn có sẵn 33 Hình 1.36: Bài tập tạo AutoCorrect 35 Hình 1.37: Bài tập tạo AutoText 36 Hình 2.1: Hiển thị Styles Pane 42 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một i Xử lý văn nâng cao Hình 2.2: Hiệu chỉnh cách hiển thị style Style Pane 43 Hình 2.3: Danh sách mẫu Mini Toolbar 43 Hình 2.4: Điều chỉnh giản cách dịng đoạn (Line spacing) 45 Hình 2.5: Căn lề trái thụt vào cho dòng đầu đoạn văn 46 Hình 2.6: Căn lề trái thụt vào cho dòng thứ hai đoạn trở 46 Hình 2.7: Căn chỉnh lề phải cho đoạn 47 Hình 2.8: Nhóm cơng cụ định dạng đoạn 47 Hình 2.9: Hộp cơng cụ định dạng đoạn 48 Hình 2.10: Hộp công cụ chữ đoạn 48 Hình 2.11: Hộp công cụ thay đổi bậc đề mục cho đoạn 48 Hình 2.12: Hộp cơng cụ chọn lề hiệu chỉnh đoạn 49 Hình 2.13: Hộp cơng cụ điều chỉnh khoảng cách dòng đoạn 49 Hình 2.14: Các danh sách thứ tự nhiều mức 50 Hình 2.15: hộp công cụ tạo style định dạng 51 Hình 2.16: hộp cơng cụ chọn loại định dạng style 52 Hình 2.17: hộp cơng cụ format tạo style 52 Hình 2.18: Chỉnh sửa style 53 Hình 2.19: Công cụ chia cột cho văn 54 Hình 2.20: Hộp công cụ chia cột cho văn 54 Hình 2.21: Điều chỉnh độ rộng cột thước 55 Hình 2.22: Cơng cụ định dạng tự động bảng 55 Hình 2.23: Chọn khối dãy ô bảng (a) 56 Hình 2.24: Chọn khối dãy ô bảng (b) 56 Hình 2.25: Hộp cơng cụ tách ô 57 Hình 2.26: Nhóm cơng cụ Alignment cho bảng 57 Hình 2.27: Hộp cơng cụ tùy chỉnh bảng 58 Hình 2.28: Các loại canh lề văn ô 59 Hình 2.29: Cơng cụ thay đổi hướng văn ô 59 Hình 2.30: Hộp cơng cụ Text Direction – Table Cell 60 Hình 2.31: Cơng cụ lặp lại tiêu đề bảng 60 Hình 2.32: Bảng lặp lại tiêu đề 61 Hình 2.33: Dòng văn table bị tách qua trang 61 Hình 2.34: Bật/ tắt tính đưa dịng văn nằm 62 Hình 2.35: Lệnh xếp table 62 Hình 2.36: Hộp cơng cụ xếp bảng 63 Hình 2.37: Cơng cụ chuyển từ văn sang bảng 64 Hình 2.38: Hộp công cụ chuyển đổi văn thành bảng 64 Hình 2.39: Cơng cụ chuyển đổi bảng thành văn 65 Hình 2.40: Hộp cơng cụ chuyển đổi bảng thành văn 66 Hình 2.41: Chế độ bảng tính Excel Word 66 ii Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Hình 2.42: Bảng tính chế độ bảng thường word 67 Hình 2.43: Bài tập chuyển đổi bảng thành văn 67 Hình 2.44: Bài tập tính tốn bảng 68 Hình 2.45: Bài tập đóng dấu chìm hình 69 Hình 2.46: Bài tập đóng dấu chìm text 70 Hình 3.1: Lệnh thêm tiêu đề cho đối tượng 71 Hình 3.2: Hộp cơng cụ thêm tiêu đề cho đối tượng 72 Hình 3.3: Hướng dẫn xóa tiêu đề cho đối tượng 73 Hình 3.4: Hộp cơng cụ dẫn tạo nhãn 73 Hình 3.5: Hộp cơng cụ tạo nhãn 74 Hình 3.6: Hộp công cụ chọn nhãn cho tiêu đề 74 Hình 3.7: Hộp cơng cụ hướng dẫn xóa nhãn 75 Hình 3.8: Hướng dẫn thay đổi định dạng số cho nhãn 75 Hình 3.9: Hướng dẫn định dạng số cho nhãn 76 Hình 3.10: Nhóm cơng cụ chân trang – chân 76 Hình 3.11: Hướng dẫn nhập giải thích cho chân trang – chân 77 Hình 3.12: Hướng dẫn mở hộp cơng cụ chân trang – chân 77 Hình 3.13: Hộp cơng cụ thiết lập định dạng chân trang – chân 78 Hình 3.14: Hộp hoán đổi chân trang – chân 78 Hình 3.15: Các cách đánh số thứ tự cho chân trang – chân 79 Hình 3.16: Hộp cơng cụ thiết lập mục lục 80 Hình 3.17: Hộp tùy chọn mục lục 80 Hình 3.18: Hộp tùy chọn mẫu định dạng mục lục 81 Hình 3.19: Hộp cơng cụ cập nhật mục lục 82 Hình 3.20: Công cụ chèn danh mục đối tượng 82 Hình 3.21: Hộp cơng cụ thiết lập danh mục hình 83 Hình 3.22: Cơng cụ cập nhật danh mục đối tượng 83 Hình 3.23: Cơng cụ tạo đánh dấu mục 84 Hình 3.24: Hộp cơng cụ đánh dấu mục 84 Hình 3.25: Công cụ tạo bảng mục 85 Hình 3.26: Cơng cụ cập nhật bảng mục 86 Hình 3.27: Cơng cụ tạo bookmark 86 Hình 3.28: Hộp cơng cụ tùy chọn tham chiếu chéo 88 Hình 3.29: Cơng cụ chèn tham chiếu chéo 88 Hình 3.30: Loại tham chiếu chéo 88 Hình 3.31: Thơng tin chèn tham chiếu chéo 89 Hình 3.32: Chèn tham chiếu chéo tiêu đề hình 89 Hình 3.33: Ví dụ hyperlink 90 Hình 3.34: Chọn văn tạo hyperlink 90 Hình 3.35: Cơng cụ tạo hyperlink 90 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một iii Xử lý văn nâng cao Hình 3.36: Hộp công cụ tạo hyperlink 91 Hình 3.37: Menu chuột phải hyperlink 92 Hình 3.38: Cơng cụ chèn ứng dụng vào tài liệu 93 Hình 3.39: Hộp công cụ chèn đối tượng 93 Hình 3.40: Hộp chọn đối tượng chèn 93 Hình 3.41: Hộp cơng cụ chèn sau chọn file 94 Hình 3.42: Kết chèn đối tượng 94 Hình 3.43: Menu chuột phải biểu tượng liên kết file 95 Hình 3.44: Hộp công cụ chỉnh sửa liên kết file 95 Hình 3.45: Nhúng trực tiếp đối tượng 96 Hình 3.46: Nhúng đối tượng 96 Hình 3.47: Kết nhúng liệu 97 Hình 3.48: Bài tập tạo hyperlink 98 Hình 3.49: Bài tập mục lục 98 Hình 3.50: minh họa tập tạo danh mục hình 98 Hình 3.51: Minh họa tập 3.5.4 (tiếp tục cho đề mục khác) 99 Hình 3.52: Minh họa tập 3.5.4 (tiếp tục cho đề mục khác) 99 Hình 3.53: Minh họa danh mục hình tập 3.5.5 100 Hình 4.1: Chức Insert 101 Hình 4.2: Chức chèn Field 102 Hình 4.3: Hộp công cụ Field 102 Hình 4.4: Chèn field đếm số lượng từ 103 Hình 4.5: Kết chèn field đếm số lượng từ 103 Hình 4.6: Cách mở Field Codes 104 Hình 4.7: Sao chép mã định dạng field 104 Hình 4.8: Cập nhật field 105 Hình 4.9: Kết sau cập nhật file đếm số lượng từ 105 Hình 4.10: Cách mở tab Developer 107 Hình 4.11: Tab Developer 107 Hình 4.12:Chế độ thiết kế điều khiển (Design Mode) 108 Hình 4.13: Các loại điều khiển nội dung 108 Hình 4.14: Hộp cơng cụ Legacy Forms 109 Hình 4.15: Hộp thêm hướng dẫn cho điều khiển 110 Hình 4.16: Cơng cụ chọn tồn văn 111 Hình 4.17: Chọn loại bảo vệ Filling in forms 111 Hình 4.18: Chấp nhận bảo vệ biểu mẫu 112 Hình 4.19: Hộp thoại đặt mật bảo vệ biểu mẫu 112 Hình 4.20: Mẫu giấy báo (dạng Letters) 113 Hình 4.21: Hộp thoại Envelope Options 114 Hình 4.22: Hộp thoại Label Options 114 iv Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Chuẩn bị in CHƯƠNG CHUẨN BỊ IN Công đoạn in ấn xem bước cuối soạn thảo văn bản, công tác chuẩn bị cho việc cần thiết Những việc quan trọng cần kể đến là: Làm để thiết kế tiêu đề đầu trang tên theo chương? Làm để hiệu chỉnh hướng trang, tiêu đề đầu/cuối trang khác tài liệu? Khi in tài liệu hai mặt, làm để đánh tiêu đề đối xứng giúp tiêu đề nằm vị trí xa gáy đóng (gutter) để khơng bị che khuất Q bạn đọc tìm thấy cách giải tất yêu cầu chương Từ khóa: MS Word Section, 6.1 Phân đoạn (section) 6.1.1 Tạo, thay đổi, xóa dấu phân đoạn văn  Tạo dấu phân đoạn Đặt trở văn vị trí cần phân đoạn tài liệu Vào Page Layout > Page setup > Breaks > Section Breaks (xem Hình 6.1) Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 143 Chương Chuẩn bị in Xử lý văn nâng cao Hình 6.1: Các lệnh phân đoạn Trong danh mục lệnh bạn lựa chọn: tiếp + Next page: Chèn phân đoạn bắt đầu phân đoạn trang kế + Continuous: Chỉ chèn phân đoạn Nghĩa trang chứa nội dung phân đoạn khác Thường dạng phân đoạn tự thêm vào thực thao tác chia cột + Even page: Chèn phân đoạn bắt đầu phân đoạn trang chẵn + Odd page: Chèn phân đoạn bắt đầu phân đoạn trang lẻ  Xóa dấu phân đoạn Bật chức Show/Hide (bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + *) để hiển thị ký hiệu định dạng Bạn chuyển chế độ hiển thị văn sang nháp (draft): View > Views > Draft (chế độ nháp Hình 6.2) Chọn dấu phân đoạn cần xóa bấm phím delete bàn phím Trên Hình 6.2 phân đoạn Section Break (Next Page) chọn, cần bấm phím delete bàn phím xóa dấu phân đoạn 144 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Chuẩn bị in Sau vào View > Views > Print Layout để trở chế độ soạn thảo bình thường Hình 6.2: Văn chế độ nháp (Draft) 6.1.2 Thay đổi hướng trang, lề dọc, đặt lề cho phân đoạn  Thay đổi hướng trang cho phân đoạn Đặt trỏ vị trí thuộc phân đoạn cần thực Vào Page Layout > Page Setup > Margins > Custom Margins…(mục cùng), xuất hộp thoại (xem Hình 6.3) Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 145 Chương Chuẩn bị in Xử lý văn nâng cao Hình 6.3: Hộp thoại Page Setup Trong mục Orientation, bạn chọn: + Portrait: Hướng trang dọc + Landscape: Hướng trang ngang Apply to: Bạn chọn This section (hoặc selected sections bạn chọn khối văn bao gồm nhiều phân đoạn) Nhấp chọn OK để hoàn tất  Căn lề cho phân đoạn 146 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Chuẩn bị in Đặt trỏ vị trí thuộc phân đoạn cần thực Vào Page Layout > Page Setup > Margins > Custom Margins…(mục cùng), xuất hộp thoại (xem Hình 6.3) Trong mục Margins, bạn nhập thơng số : + + + + + + Top: Độ rộng lề Bottom: Độ rộng lề Left: Độ rộng lề trái Right: Độ rộng lề phải Gutter: Độ rộng gáy sách (phần để đóng bìa) Gutter position: Vị trí đóng bìa cạnh trái (Left) hay cạnh (Top) Apply to: Bạn chọn This section (hoặc selected sections bạn chọn khối văn bao gồm nhiều phân đoạn) Nhấp chọn OK để hoàn tất 6.1.3 Đầu trang – cuối trang cho phân đoạn, trang đầu, trang chẵn/lẻ  Áp dụng cho phân đoạn  Thiết kế chung Đảm bảo bạn phân đoạn cho văn (xem cách phân đoạn mục 6.1.1) Bạn vào Insert > Header & Footer, đó: + Header: Chọn mẫu thiết kế cho đầu trang Nếu bạn muốn tự thiết kế, bạn chọn Edit Header cuối dang sách đổ xuống + Footer: Chọn mẫu thiết kế cho cuối trang Nếu bạn muốn tự thiết kế, bạn chọn Edit Footer cuối dang sách đổ xuống  Tùy chỉnh riêng phân đoạn Đặt trỏ phân đoạn bạn muốn tùy chỉnh Bạn vào Insert > Header & Footer > Header > Edit Header Trên ribbon xuất thêm công cụ Header & Footer Tools, bạn vào Design (của Header & Footer Tools) > Navigation Tại mục Link to Privious, bật bạn bấm chọn để tắt (Trạng thái bật có màu nên xung quanh) Hình 6.4: Chức liên kết phân đoạn Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 147 Chương Chuẩn bị in Xử lý văn nâng cao Bạn bấm chọn Next để đến phân đoạn bên Tại phân đoạn bạn lặp lại bước (3) lần Sau đó, bạn bấm chọn mục Privious để quay lại phân đoạn bạn đầu Đến đây, đầu trang phân đoạn không cịn liên kết với phân đoạn khác Bạn thực chỉnh sửa đầu trang riêng cho phân đoạn Trên ribbon, bạn vào công cụ Header & Footer Tools > Design > Close > Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ Header & Footer  Áp dụng trang đầu Bạn vào Insert > Header & Footer > Header > Edit Header Trên ribbon, bạn vào công cụ Header & Footer Tools > Design > Options > tích chọn vào Different First Page Hình 6.5: Áp dụng Header & Footer cho trang đầu Sau bạn thiết kế đầu trang cuối trang cho trang văn không tác động đến đầu trang cuối trang trang lại  Áp dụng cho trang chẵn, trang lẻ Bạn vào Insert > Header & Footer > Header > Edit Header Trên ribbon, bạn vào công cụ Header & Footer Tools > Design > Options > tích chọn vào Different Odd & Even Pages Hình 6.6: Áp dụng Header & Footer trang chẵn/ lẻ khác Sau bạn đến Odd Page Header Odd Page Footer để thiết kế đầu trang cuối trang cho trang lẻ đến đến Even Page Header Even Page Footer để thiết kế đầu trang cuối trang cho trang chẵn 6.2 Bài tập cuối chương 148 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Chuẩn bị in Link liệu tập chương (chú ý viết chữ hoa/ thường): https://goo.gl/E8iYJc 6.2.1 Bài tập 1: Định dạng trang theo section Dựa vào yêu cầu từ tập tin “BT_6.2.1_Section_YeuCau.pdf” sử dụng tập tin “BT_6.2.1_Section_DuLieu.docx” để định dạng theo yêu cầu sau: + Phần trang bìa Chương mở đầu: Định dạng hướng trang ngang tạo khung trang nét (xem Hình 6.7: Minh họa tập 6.2.1 (a) + Phần Chương 1: Định dạng hướng trang dọc không tạo khung trang + Phần Chương đến hết tài liệu: Định dạng hướng trang ngang tạo khung trang dạng (3D) Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 149 Chương Chuẩn bị in Xử lý văn nâng cao Hình 6.8: Minh họa tập 6.2.1 (b) 6.2.2 Bài tập 2: Header & Footer theo section Dựa vào yêu cầu từ tập tin “BT_6.2.2_HF_Section_YeuCau.pdf” sử dụng tập tin “BT_6.2.2_HF_Section_DuLieu.docx” để thiết kế phần tiêu đề đầu trang theo yêu cầu sau (xem): + Những trang chương xuất tên chương + Đánh số trang theo dạng trang / tổng số trang 150 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Chuẩn bị in Hình 6.9: Minh họa tập 6.2.2 6.2.3 Bài tập 3: Header & Footer theo trang chẵn-lẻ Dựa vào yêu cầu từ tập tin “BT_6.2.3_HF_ChanLe_YeuCau.pdf” sử dụng tập tin “BT_6.2.3_HF_ChanLe_DuLieu.docx” để thiết kế tiêu đề đầu trang theo yêu cầu sau: Đánh số trang canh lề bên trái cho trang chẵn số trang canh lề bên phải cho trang lẻ Hình 6.10: Minh họa tập 6.2.3 (a) Tạo WordArt “Trang lẻ” xuất tất trang lẻ “Trang chẵn” xuất tất trang chẵn Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 151 Chương Chuẩn bị in Xử lý văn nâng cao Hình 6.11: Minh họa tập 6.2.3 (b) 6.2.4 Bài tập 4: Canh lề theo trang chẵn-lẻ Dựa vào yêu cầu từ tập tin “BT_6.2.4_LeTrangChanLe_YeuCau.pdf” sử dụng tập tin “BT_6.2.4_LeTrangChanLe_DuLieu.docx” để định dạng theo yêu cầu: Lề trên: cm Lề dưới: cm Lề trang lẻ: + Trái: cm + Phải: cm Lề trang chẵn (ngược lại với trang lẻ): + Trái: cm + Phải: cm 152 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Bài tập tổng hợp CHƯƠNG BÀI TẬP TỔNG HỢP Trong chương này, nhóm tác giả cố gắng thiết kế yêu cầu tập thực hành mà không phân loại trước tập tổng hợp Nhằm mục tiêu giúp độc giả rèn luyện thêm kỹ lựa chọn sử dụng công cụ soạn thảo văn cách nhuần nhuyễn Link liệu tập chương (chú ý viết chữ hoa/ thường): https://goo.gl/kon4iB 7.1 Bài tập tổng hợp Dựa vào liệu BT_7.1_TongHop01.docx tạo Form cho phép người dùng nhập thông tin vào ô tương ứng Trong đó: Tạo chức nhập thông tin: Họ tên người mua hàng, Địa Hình thức thành tốn: Người dùng chọn danh sách có sẵn gồm : Tiền mặt, Chuyển khoản, Ghi nợ Tên hàng hóa: Người dùng chọn danh sách có sẵn gồm có : Tập, Viết, Sách giáo khoa Đơn vị tính chọn lựa danh sách: Cuốn, Cây Cột số lượng đơn giá người dùng nhập từ bàn phím Cột Thành tiền, Tổng, Thuế VAT, Tổng cộng: Tự động tính tốn nhập xong Số lượng Đơn giá Với : + Tổng Tổng thành tiền Tất mặt hàng + Tổng Thuế VAT=10% * Tổng + Tổng cộng =Tổng + Thuế VAT 7.2 Bài tập tổng hợp Dựa vào liệu BT_7.2_TongHop02.docx tạo Form cho phép người dùng nhập thông tin vào ô tương ứng Trong đó: Tạo text form để nhập vào Họ tên (định dạng chữ hoa chữ từ) Tạo drop-down form để lựa chọn Giới tính: Nam, Nữ Tạo text form để nhập vào Ngày tháng năm sinh Tạo text form (dạng number tối đa số ) để nhập vào năm tham gia giảng dạy Tạo drop-down form để lựa chọn Giáo viên loại: Hợp đồng, Biên chế, Thỉnh giảng Tạo check box để lựa chọn cho mục II Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 153 Chương Bài tập tổng hợp Xử lý văn nâng cao Tạo drop-down form để lựa chọn Kết bồi dưỡng: Giỏi, Khá, Trung bình 7.3 Bài tập tổng hợp Dựa vào liệu BT_7.3_TongHop03.docx tạo Form cho phép người dùng nhập thơng tin vào tương ứng Trong đó: Tạo text form field để điền vào địa chỉ, người đại diện ( định dạng title case), chức vụ ( upper case), điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản Tạo text form field để điền vào số lượng tương ứng với thiết bị Tạo text form field để điền vào bảo hành Tạo text form field để điền vào đơn giá Tạo text form để tính thành tiền sau thuế thiết bị Biết thành tiền sau thuế thiết bị = số lượng * đơn giá *110% Tạo text form field để tính tính tổng cộng 7.4 Bài tập tổng hợp Dựa vào liệu BT_7.4_TongHop04.docx tạo Form cho phép người dùng nhập thông tin vào tương ứng Trong đó: Tạotext form field để nhập vào Họ tên Định dạng Title Case Tạo check box form field để lựa chọn Giới tính Tạo text form field để điền vào ngày tháng năm sinh Định dạng dd/MM/yyyy Tạo text form field để điền vào Địa Định dạng First capital Tạo text form field để điền vào Điện thoại Tạo text form field để điền vào Ngành đăng ký Định dạng Upper case Tạo drop-down form field để lựa chọn Trình độ sau: Cao đẳng, Đại học, Thạc sỹ, Tiến sĩ 7.5 Bài tập tổng hợp Cho file liệu BT_7.5_TongHop_dulieu_01.docx, dùng chức phối thư thiết kế phối thư sau: 154 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Bài tập tổng hợp Hình 7.1: Mẫu tập tổng hợp 7.6 Bài tập tổng hợp Cho file liệu BT_7.6_TongHop_dulieu_02.xlsx, dùng chức phối thư tạo mẫu thống kê trang giấy A4 ( kích thước mẫu 10cm x 15cm) Lưu ý: Nếu doanh số bán hàng >100000000 thưởng 5000000 ngược lại Hình 7.2: Mẫu tập tổng hợp 7.7 Bài tập tổng hợp Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 155 Chương Bài tập tổng hợp Xử lý văn nâng cao Cho file liệu BT_7.7_TongHop_dulieu_03.xlsx, dùng chức phối thư tạo mẫu thống kê trang giấy A4 ( kích thước mẫu 10cm x 15cm) Hình 7.3: Mẫu tập tổng hợp 7.8 Bài tập tổng hợp Dựa vào nội dung tập tin văn BT_7.8_TongHop08.docx, thực yêu cầu sau: Tạo tài liệu chủ gồm tài liệu con, tài liệu chương Tạo tài liệu con, nội dung chép từ tập tin văn cho sẵn Biết tiêu đề chương đánh dấu phần văn màu đỏ Tại tài liệu chủ tạo style định dạng áp dụng sau: + A1: Font Tahoma, in đậm, size 14, màu đỏ, level 1, áp dụng cho phần văn màu đỏ nội dung cho sẵn + A2: Font Tahoma, in đậm-nghiêng, size 13, màu xanh dương, level 2, áp dụng cho phần văn màu xanh dương nội dung cho sẵn + A3: Font Tahoma, in đậm, size 13, màu xanh lá, level 3, áp dụng cho phần văn màu xanh nội dung cho sẵn + AnoiDung: Font Tahoma, size 13, canh lề, áp dụng cho phần văn thường nội dung cho sẵn Tại tài liệu chủ tạo danh sách đánh thứ tự phân cấp áp dụng sau: + Chương I, II, III,… áp dụng cho style A1 + I.1, I.2, I.3,… áp dụng cho style A2 + I.1.a, I.1.b, I.1.c,… áp dụng cho style A3 156 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một Xử lý văn nâng cao Chương Bài tập tổng hợp Tại tài liệu chủ tạo mục lục đầu văn theo cấp văn thuộc style A1  A2  A3 7.9 Bài tập tổng hợp Dựa vào nội dung tập tin văn BT_7.9_TongHop09.docx, thực yêu cầu sau: Tạo style định dạng áp dụng sau: + A1: Font Times New Roman, in đậm, size 14, màu đỏ, level 1, áp dụng cho phần văn màu đỏ nội dung cho sẵn + A2: Font Times New Roman, in đậm-nghiêng, size 13, màu xanh dương, level 2, áp dụng cho phần văn màu xanh dương nội dung cho sẵn + A3: Font Times New Roman, in đậm, size 13, màu xanh lá, level 3, áp dụng cho phần văn màu xanh nội dung cho sẵn + AnoiDung: Font Times New Roman, size 13, canh lề, áp dụng cho phần văn thường nội dung cho sẵn Tại tài liệu chủ tạo danh sách đánh thứ tự phân cấp áp dụng sau: + Phần 1, 2, 3,… áp dụng cho style A1 + 1.1, 1.2, 1.3,… áp dụng cho style A2 + 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3,… áp dụng cho style A3 Phân chia section sau: + Section 1: dành riêng cho mục lục + Section 2: dành riêng cho danh mục hình + Section trở đi: phân chia phần thuộc section riêng biệt Tạo mục lục section theo cấp văn thuộc style A1  A2  A3 Đánh nhãn cho hình với tiêu đề phần văn màu tím, in nghiêng Sau đó, tạo danh mục hình section Thiết lập lề trang sau: + Lề trên: cm + Lề dưới: cm + Lề trang lẻ: Trái: cm; Phải: cm + Lề trang chẵn (ngược lại với trang lẻ): Trái: cm; Phải: cm Thiết kế Header/Footer sau: + Luôn canh lề đoạn: trang lẻ bên phải, trang chẵn bên trái + Header: Thứ tự tên phần (Ví dụ: Phần 1: Khái Qt) Mục lục danh mục hình có header tương ứng “Mục lục” “Danh mục hình” Kẻ đường kẻ ngang nét nhạt-đậm cạnh header + Footer: Đánh số trang Đối với trang thuộc mục lục danh mục hình đánh theo số La mã thường (i, ii, iii,…) Đối với trang nội dung đánh theo dạng “Trang x/y” (Trang 1/10) Kẻ đường kẻ ngang nét đậm-nhạt cạnh footer + Chương Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 157 ... Trường Đại học Thủ Dầu Một 37 Chương Định dạng nâng cao Xử lý văn nâng cao - Behind Text: Đối tượng nằm chìm văn - In Front of Text: Đối tượng nàm văn Lưu ý: Khi chèn đối tượng vào văn bản, trước... cho văn bạn trở Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 43 Chương Định dạng nâng cao Xử lý văn nâng cao nên phong phú hơn, đẹp mang lại sức thuyết phục cao với khoa học văn. .. properties: In tài liệu tài sản chọn tùy chọn để in thơng tin tóm tắt tài liệu trang riêng biệt sau tài liệu in thơng tin tóm tắt từ cửa hàng bảng thông tin tài liệu  Print hidden text: In văn ẩn chọn