Quy định quản lý và tổ chức cuộc họp sanketoan vn CÔNG TY ABCD QUI ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu HC 05 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu HC 05 Phiên bản Ver[.]
CÔNG TY ABCD QUI ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Phó ban ISO Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Thông tin định từ quản lý cấp - Giải vấn đề liên quan đến nhiều phận - Nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng họp công ty… III/ PHẠM VI: - Áp dụng cho tồn họp cơng ty II/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Các nguyên tắc chung: - Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành cấp quản lý việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt quản lý phận - Phải có chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hố quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý - Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị - Đảm bảo thời gian họp, trường hợp đến trễ phải thơng báo cho chủ toạ họp - Tất quản lý phải có sổ họp nội Ngồi bìa sổ họp sử dụng nhãn sổ theo mẫu chung phận HC Mỗi lần tổ chức hay tham gia họp, quản lý phải ghi rõ nội dung: ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến người tham gia, ký tên Trình tự họp: 2.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp: - Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng đơn vị u cầu giải cơng việc, quản lý phận đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: lớn, quan trọng năm hàng tháng; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp - Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự - Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp 2.2 Chuẩn bị nội dung họp: - Nội dung họp phải quan, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian - Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn - Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung - Người chủ trì họp phải lập kế hoạch tố chức họp theo mẫu: HC – 05 –BM01 - Người tổ chức họp phải chuẩn bị thêm nội dung sau đây: (Bảng checklist buổi họp) - Họp trực tuyến??? Đặt trước địa điểm họp Tổ chức vệ sinh phòng họp Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện Chuẩn bị tài liệu cho họp Chuẩn bị nước uống Khăn phủ bàn Máy chiếu, computer, chiếu, TV Soạn thư mời trình duyệt Gửi thư mời Nhắc tham gia họp trước 60 phút 2.3 Giấy mời họp - Giấy mời họp ghi theo mẫu: HC – 05 – BM02 phải ghi rõ nội dung sau đây: a) Người triệu tập chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người triệu tập; người mời tham dự; d) Nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: đ) Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự - Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất 2.4 Thành phần số lượng người tham dự họp - Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu - Quản lý đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp - Trường hợp người triệu tập mời quản lý phận tham dự họp, ủy quyền cho cấp có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay 2.5 Thời gian tiến hành họp - Thời gian tiến hành họp thuộc loại họp quy định sau: a) Họp tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; b) Họp chuyên môn từ buổi làm việc đến ngày, trường hợp đề án, dự án lớn, phức tạp kéo dài thời gian hơn, khơng ngày; c) Họp tổng kết công tác năm không ngày; d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ đến ngày tùy theo tính chất nội dung chuyên đề; đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề - Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày 2.6 Những yêu cầu tiến hành họp - Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải cơng việc - Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý - Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp 2.7 Trách nhiệm người chủ trì họp - Qn triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp - Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến cách hợp lý - Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt - Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp - Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan 2.8 Trách nhiệm người tham dự họp - Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp - Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp - Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Không gọi nghe điện thoại phịng họp - Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thắng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép - Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp 2.9 Biên họp thông báo kết họp - Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp - Biên họp phải gồm nội dung sau đây: a) Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) Ý kiến phát biểu người tham dự họp; d) Kết luận chủ toạ họp định đưa họp - Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực - Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: a) Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực - Biên họp phải ghi theo mẫu: HC – 05 – BM03 Phân loại họp: 3.1 Họp giao ban - Họp giao ban họp Giám đốc quản lý nhân viên trực thuộc hàng tuần hàng tháng - Đối với họp giao ban Giám đốc điều hành quản lý tổ chức hàng tuần từ 2:30 pm – 3:30 pm thứ bảy hàng tuần - Nhân viên HC chịu trách nhiệm tổ chức họp Nội dung họp GD GD uỷ quyền cho nhân viên HC trực tiếp soạn thảo chuyển cho người tham gia trước họp - Cuộc họp giao ban giải vấn đề: thông tin từ Ban Giám đốc, giải vấn đề liên phận, nội dung trọng tâm cơng việc tuần sau, cơng việc chung cịn tồn đọng tuần - Trong họp, phận khơng trình bày vấn đề: đề xuất, thắc mắc, báo cáo, giải trình mang tính chất cá nhân phận Các nội dung ghi kế hoạch báo cáo tuần, báo cáo ngày Giám đốc thu xếp thời gian để làm việc riêng với phận nội dung - Tất thành viên tham gia họp có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau triển khai cho nhân viên quản lý - Các nội dung khơng có quy định thực theo quy định trình tự tổ chức họp phần 3.2 Họp quản lý cấp quản lý nhân viên cấp QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Là họp cấp với cấp để giải công việc hàng tuần đột xuất để giải công việc - Đối với họp Giám đốc điều hành với quản lý phận thực theo lịch sau: Stt Bộ phận Marketing Bán hàng Phát triển sản phẩm Logistics Nhân Kế toán Ngày 8-9h30 thứ ba 10h-11h30 thứ ba 8-9h30 thứ tư 10h-11h30 thứ tư 8-9h30 thứ năm 10h-11h30 thứ năm - Lịch họp thay đổi thư ký giám đốc báo trước cho phận Đối với họp này, khơng cần tổ chức theo trình tự Việc chuẩn bị tài liệu, phương tiện có giám đốc điều hành thông báo cho thư ký chuẩn bị - Đối với họp đột xuất Giám đốc yêu cầu Trưởng phận đề nghị tổ chức Đối với họp Giám đốc yêu cầu, Giám đốc trực tiếp thông qua nhân viên HC triệu tập họp 3.3 Họp Giám đốc với toàn thể nhân viên: - Mỗi tháng thực lần (1 cho ca sáng,/ cho ca chiều) - Tổ chức vào thứ hai tháng - Thời gian: ca sáng: 10h – 10h30, ca chiều: 16h -16h30 - Nội dung: thông báo chiến lược, kế hoạch, tương lai công ty, không ghi nhận phản ánh tâm tư nguyện vọng nhân viên (nhân viên có u cầu ghi thư gửi cho Giám đốc) - Bộ phận nhân tổ chức triển khai họp ghi biên 3.4 Họp tham mưu, tư vấn - Họp tham mưu, tư vấn họp để quản lý cấp nghe ý kiến đề xuất kiến nghị quản lý nhân viên cấp dưới, chun gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền 3.5 Họp chuyên môn - Là họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án 3.6 Họp triển khai quản lý với nhân viên - Quản lý phận người uỷ quyền tổ chức họp triển khai họp, định cấp Nội dung họp bao gồm nội dung sau đây: QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Triển khai nội dung từ họp với Giám đốc phận liên quan Nhắc nhở, giải thích nghiệp vụ, quy định mà nhân viên thực không đúng… Thông tin công việc quan trọng … - Nội dung họp phải ghi nhận sổ họp nội - Quản lý phải đảm bảo tất nhân viên liên quan phải triển khai nội dung đầy đủ, người vắng mặt phải triển khai bổ sung 3.7 Họp tổng kết - Là họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới đơn vị trực thuộc công ty - Đối với trường hợp tổ chức dạng hội nghị thực theo quy trình tổ chức hội nghị Sử dụng phịng họp cơng ty: - Phịng họp cơng ty phịng HCQT quản lý Các họp tổ chức cơng ty bên ngồi - Khi phận có nhu cầu sử dụng phịng họp phải đăng ký trước với nhân viên lễ tân - Nhân viên lễ tân vào sổ theo dõi họp theo mẫu: - Trong trường hợp có xung đột việc sử dụng họp, nhân viên lễ tân phải thơng báo cho Trưởng phịng HCQT biết, ý kiến TP HCQT ý kiến cuối V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: Kế hoạch tổ chức họp Thư mời họp Biên họp Sổ theo dõi book phòng họp mã số: HC – 05 – BM01 mã số: HC – 05 – BM02 mã số: HC – 05 – BM03 mã số: HC – 05 – BM04 - ... nhận vào sổ họp nội bộ, sau triển khai cho nhân viên quản lý - Các nội dung khơng có quy định thực theo quy định trình tự tổ chức họp phần 3.2 Họp quản lý cấp quản lý nhân viên cấp QUY ĐỊNH TỔ CHỨC... kế hoạch tổ chức họp: - Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng đơn vị yêu cầu giải công việc, quản lý phận đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP... khai quản lý với nhân viên - Quản lý phận người uỷ quy? ??n tổ chức họp triển khai họp, định cấp Nội dung họp bao gồm nội dung sau đây: QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu: HC-05 Phiên