TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LIÊN THÔNG HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ SANG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN LIÊN THÔNG HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ SANG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LIÊN THÔNG I CHUYỂN HỒ SƠ TỪ HỆ THỐNG MỘT CỬA SANG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ ĐỂ GIẢI QUYẾT Mục đích: Chuyển hồ sơ dịch vụ cơng sau tiếp nhận hệ thống Một cửa điện tử (VNPT-iGate) qua hệ thống Văn phòng điện tử (VNPT- iOffice) để luân chuyển, giải Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ Hệ thống Một cửa điện tử  Trường hợp tiếp nhận hồ sơ trực tiếp: cán cửa kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo quy trình  Trường hợp tiếp nhận hồ sơ online: cán cửa kiểm tra thông tin hồ sơ tiếp nhận hồ sơ (nếu hồ sơ đủ điều kiện) Bước 2: Chuyển hồ sơ liên thông từ hệ thống Một cửa sang hệ thống Văn phòng điện tử  Sau tiếp nhận hồ sơ, cán cửa chọn chức [Chuyển liên thông iOffice]  Tại hộp thoại [Thông tin văn bản], cán Một cửa điền thông tin ký hiệu hồ sơ mục [Số ký hiệu] để Văn thư nhận biết hồ sơ liên thơng, sau ấn nút [Gửi văn bản]  Hệ thống thông báo chuyển văn thành công II.VĂN THƯ ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN HỒ SƠ DỊCH VỤ CÔNG TRÊN HỆ THỐNG VĂN PHỊNG ĐIỆNTỬ Mục đích: Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công từ hệ thống Một cửa điện tử (VNPTiGate) để phân cơng, giải hệ thống Văn phịng điện tử (VNPT-iOffice) Quy trình thực hiện: Một cửa tiếp nhận hồ sơ  Văn thư  Lãnh đạo phụ trách  Phịng chun mơn xử lý Bước 1: Để tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công từ hệ thống Một cửa điện tử, Văn thư thực tiếp nhận hồ sơ phần Quản lý văn đến (trên iOffice)  Văn vào sổ Bước 2: Để xử lý hồ sơ dịch vụ cơng, Văn thư tích chọn hồ sơ cần xử lý, chuyển hồ sơ dịch vụ công tiếp nhận tử hệ thống Một cửa điện tử đến Lãnh đạo giao phụ trách theo quy trình tiếp nhận xử lý văn hành thông thường (Mỗi đơn vị tạo 01 sổ hồ sơ đến để tiếp nhận hồ sơ liên thông từ hệ thống Một cửa điện tử VNPTiGate sang) Bước 3: Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng ban chuyên viên: nhận hồ sơ dịch vụ công Văn thư chuyển đến để phân giao, xử lý trình thực văn hành thơng thường III KHỞI TẠO VĂN BẢN TRẢ LỜI – CHUYỂN KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT DỊCH VỤ CÔNG SANG HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ Mục đích: Khởi tạo, trả kết hồ sơ dịch vụ công phần mềm quản lý văn Sau ban hành đẩy kết sang phần mềm dịch vụ công để trả kết cho người dân, doanh nghiệp Quy trình thực hiện: Phịng chun mơn dự thảo KQ  Lãnh đạo phụ trách  Văn thư (vào sổ, đóng dấu)  Bộ phận cửa trả KQ Bước 1: Cán xử lý thực Khởi tạo văn trả lời từ hồ sơ dịch vụ công nhận chức văn đến (Trả lời luồng văn bản) - Khi người dùng sử dụng cách này, văn trả lời tự động gắn với mã hồ sơ cấp bên hệ thống Một cửa điện tử (như hình dưới) - Tại mục “Thơng tin văn bản”, người dùng tích chọn nút “Trả kết Igate” trường hợp văn giải hồ sơ dịch vụ công Cách 2: Khởi tạo văn - Người dùng thực khởi tạo văn mục “Tạo văn bản” - Nhập thông tin liên quan hồ sơ dịch vụ cơng (bao gồm trích yếu, hình thức, tài liệu đính kèm ) tích vào “Trả kết Igate” (như hình dưới) - Chọn hồ sơ cần trả lời: thực nhập mã hồ sơ dịch vụ công liên quan để trả lời văn (như hình dưới) Bước 2: Lãnh đạo phòng vào tài khoản phần mềm iOffice, tìm văn trả lời cần xử lý, tích xử lý văn Sau chỉnh sửa trực tiếp, chuyển lãnh đạo Sở phụ trách (Lãnh đạo đơn vị) Bước 3: Lãnh đạo phụ trách (Lãnh đạo đơn vị) vào vào tài khoản phần mềm iOffice, tìm văn cần duyệt Sau chỉnh sửa thực ký số chuyển Văn thư ban hành Bước 4: Văn thư vào sổ văn (mỗi đơn vị tạo sổ trả kết iGate), lấy số, tích chọn “Trả kết iGate” ban hành văn Sau ban hành, kết giải hồ sơ TTHC tự động gửi liên thông sang hệ thống Một cửa để trả kết cho người dân, doanh nghiệp Lưu ý: Văn thư kiểm tra lại tích “Trả kết iGate”, tích kết giải hồ sơ dịch vụ công chuyển sang Hệ thống cửa điện tử để trả cho người dân, doanh nghiệp IV CÁN BỘ TRẢ KẾT QUẢ KIỂM TRA KẾT QUẢ TRÊN PHẦN MỀM IGATE Cán cửa kiểm tra lại kết chuyển từ phần mềm Quản lý văn (VNPT-iOffice) mục “Tệp tin kết quả” thực trả kết hệ thống Dịch vụ công Một cửa điện tử V HỒ SƠ LIÊN THÔNG GIỮA CÁC ĐƠN VỊ Mục đích: áp dụng hồ sơ q trình xử lý cần có phối hợp nhiều đơn vị Sau nhận hồ sơ liên thông từ phần mềm dịch vụ công, cán xem xét thấy cần phải xin ý kiến đơn vị khác hồ sơ liên thông Người dùng thao tác theo bước: Bước 1: Khởi tạo văn Bước 2: Người dùng nhập trích yếu tải văn soạn (tại trường “File đính kèm”) để xin ý kiến dự thảo liên thông Tại trường thông tin “Văn liên quan”, người dùng ấn nút “Thêm” để gán hồ sơ gốc từ Igate chuyển sang Tìm hồ sơ liên quan ấn nút chọn Như văn chuyển cho đơn vị khác có đầy đủ thơng tin văn soạn thảo văn liên quan Đơn vị thực quy trình: trình lãnh đạo phịng, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, xét duyệt ký số văn chuyển cho văn thư ban hành Sau đơn vị nhận cho ý kiến làm văn trả lời, đơn vị tiếp nhận hồ sơ thực nhận làm văn trả kết Igate nội dung trình bày Mục III tài liệu  ... - Người dùng thực khởi tạo văn mục “Tạo văn bản” - Nhập thông tin liên quan hồ sơ dịch vụ cơng (bao gồm trích yếu, hình thức, tài liệu đính kèm ) tích vào ô “Trả kết Igate? ?? (như hình dưới) -. .. bản) - Khi người dùng sử dụng cách này, văn trả lời tự động gắn với mã hồ sơ cấp bên hệ thống Một cửa điện tử (như hình dưới) - Tại mục “Thơng tin văn bản”, người dùng tích chọn nút “Trả kết Igate? ??... tài khoản phần mềm iOffice, tìm văn cần duyệt Sau chỉnh sửa thực ký số chuyển Văn thư ban hành Bước 4: Văn thư vào sổ văn (mỗi đơn vị tạo sổ trả kết iGate) , lấy số, tích chọn “Trả kết iGate? ??