giáo trình môn công tác văn thư, văn thư lưu trữ họcmôn công tác văn thư lưu trữ , văn thư lưu trữ Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác này. Để thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏi phải có kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư.
MỤC LỤC Lời nói đầu Phần 1: Tổ chức quản lý công tác văn thư Chương 1: Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1 Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn Trang 5 thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn 10 thư quan, tổ chức Chương 2: Tổ chức quản lý công tác văn thư đào tạo, bồi dưỡng 15 chuyên môn nghiệp vụ văn thư 2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư 2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ văn thư Chương 3: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư 3.1 Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa 15 25 28 28 cơng tác văn thư 3.2 Tiêu chuẩn công tác văn thư Phần 2: Nội dung nghiệp vụ văn thư Chương 4: Soạn thảo văn 4.1 Một số vấn đề chung văn quản lý nhà nước 4.2 Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn 4.3 Quy trình soạn thảo văn hành 4.4 Kỹ thuật soạn thảo số văn hành 32 37 37 37 60 68 71 thông dụng Chương 5: Quản lý, giải văn 5.1 Khái niệm nguyên tắc quản lý giải văn 89 89 5.2 Tổ chức quản lý văn 5.3 Tổ chức quản lý giải đến Chương 6: Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Lập hồ sơ 6.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chương 7: Quản lý sử dụng dấu 7.1 Khái niệm vai trò dấu hoạt động 94 114 132 132 151 158 158 quan, tổ chức 7.2 Các loại dấu 7.3 Quản lý sử dụng dấu Chương 8: Quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường 162 167 183 mạng 8.1 Khái niệm môi trường mạng 8.2 Hình thức, giá trị pháp lý văn môi 183 184 trường mạng 8.3 Quản lý giải văn đến môi 185 trường mạng 8.4 Quản lý giải văn 8.5 Lưu văn 8.6 Lập hồ sơ điện tử Một số phụ lục 191 194 194 200 LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu hay khơng phụ thuộc nhiều vào công tác Để thực tốt công tác văn thư, địi hỏi phải có kiến thức lý luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư Giáo trình văn thư biên soạn với mục đích làm giáo trình giảng dạy cho sinh viên đại học, cao đẳng ngành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công việc hàng ngày quan, tổ chức có liên quan đến công tác văn thư Để đạt mục đích trên, Giáo trình tác giả dày công nghiên cứu lý luận thực trạng công tác văn thư nước giới, có tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Về bố cục, Giáo trình chia làm phần, chương Cuối chương có câu hỏi ơn tập danh mục tài liệu tham khảo: Phần 1: Tổ chức quản lý công tác văn thư, gồm chương Chương 1: Những vấn đề chung công tác văn thư - Tác giả PGS.TS Triệu Văn Cường Chương 2: Tổ chức quản lý công tác văn thư đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư – Tác giả Ths Trần Việt Hà Chương 3: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư – Tác giả Ths.Trần Việt Hà Phần 2: Nội dung nghiệp vụ văn thư, gồm chương: Chương 4: Soạn thảo văn – Tác giả Ths Nguyễn Mạnh Cường Chương 5: Quản lý giải văn – Tác giả Ths Trịnh Thị Năm Chương 6: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Tác giả TS Chu Thị Hậu Chương 7: Quản lý sử dụng dấu – Tác giả Ths Trịnh Thị Năm Chương 8: Quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng – Tác giả Ths Dương Mạnh Hùng Thực tiễn công tác văn thư phong phú, đa dạng Để đáp ứng nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực văn thư hoạt động quản lý quan, tổ chức, giáo trình cung cấp kiến thức lý luận phương pháp thực nghiệp vụ công tác văn thư Hy vọng giáo trình tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo bổ ích cho giáo viên, sinh viên cán quản lý, cán công chức, nhân viên văn phòng quan, tổ chức Mặc dù tác giả có nhiều cố gắng chắn giáo trình cịn có hạn chế, mong nhận góp ý chân thành độc giả Xin chân thành cảm ơn CHỦ BIÊN PGS.TS Triệu Văn Cường PHẦN I TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Thuật ngữ văn thư từ gốc Hán, văn văn bản, giấy tờ, thư thư từ, thư tín Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa phổ biến Việt Nam từ thời Nguyễn Trong hoạt động quan, tổ chức nay, văn phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu công tác quan Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Khái niệm cơng tác văn thư giải thích nhiều tài liệu khác Trong từ điển Thuật ngữ lưu trữ đại nước Xã hội Chủ nghĩa xuất tiếng Nga năm 1982, "Делопроизводство" dịch sang tiếng Việt công tác văn thư, giải thích là: Tồn cơng việc văn hóa (lập văn bản) hoạt động quản lý quan công việc để tổ chức văn quan Trong từ điển Thuật ngữ Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, xuất tiếng Anh Munchen NewYork London Paris năm 1988, “Records management” dịch cơng tác văn thư Records management giải thích sau: Quản lý văn lĩnh vực quản lý hành tổng hợp liên quan đến đạt tính kinh tế hiệu việc tạo ra, trì, sử dụng loại hủy văn (tồn vịng đời văn bản) Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư sử dụng phổ biến hoạt động quản lý, ban hành văn thức sử dụng giải thích văn quy phạm pháp luật Một định nghĩa sử dụng phổ biến công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ nước ta nêu “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005 Theo đó, “cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” Trong Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất Văn hóa Thông tin, năm 2011, công tác văn thư định nghĩa là: “tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ công tác văn giấy tờ” Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” đề cập tài liệu nước nước Mặc dù khái niệm chưa đồng cách diễn đạt nội hàm giải thích cơng tác văn thư hoạt động liên quan đến văn dấu quan, tổ chức Vì vậy, để thống ta sử dụng theo khái niệm nêu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, khoản Điều 1: "Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư" 1.1.2 Nội dung Là công tác đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, công tác văn thư bao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; - Quản lý giải văn bản; - Quản lý sử dụng dấu; - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.3.1 Nhanh chóng Cơng tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức để thực tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý giải văn Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc xử lý nhanh chóng cơng việc quan Giải công việc chậm làm giảm hiệu công việc, chí gây ảnh hưởng tiêu cực cho quan, tổ chức 1.1.3.2 Chính xác Là hoạt động đảm thơng tin văn cơng tác văn thư phải địi hỏi u cầu xác Thơng tin xác hoạt động quản lý đạt hiệu cao ngược lại Yêu cầu xác công tác văn thư bao gồm: - Về mặt nội dung: nội dung văn phải thẩm quyền ban hành, không trái với hiến pháp, pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng văn phải chuẩn xác, chứng rõ ràng - Về mặt thể thức: văn phải trình bày theo quy định nhà nước - Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy, in ấn văn phải xác khơng sai sót Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải xác tránh nhầm lẫn phải tuân thủ chế độ quy định Nhà nước quy chế quan cơng tác văn thư 1.1.3.3 Bí mật Trong nội dung văn đi, văn đến quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước quy định quan, tổ chức 1.1.3.4 Hiện đại Ngày nay, trước phát triển không ngừng khoa học công nghệ, hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư địi hỏi phải bước đại hóa Hiện đại hóa cơng tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý giải văn đồng thời đưa trang thiết bị đại vào sử dụng cơng tác văn thư Bên cạnh đó, để việc đại hóa cơng tác văn thư đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng cần trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư 1.2.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý quan phải dựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, thống nguồn thông tin văn Hoạt động quản lý quan trình giải công việc hàng ngày phải dựa văn Thơng tin văn xác việc giải công việc hiệu 1.2.2.2 Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Văn pháp lý để giải công việc hoạt động quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải xác có đầy đủ nhằm rút ngắn thời gian giải công việc mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại cơng việc nói thực khơng tốt ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc Làm tốt công tác văn thư giúp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù hợp thực tế, trái với quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, quan 1.2.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực 1.2.2.4 Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ Trong q trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành hoạt động quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu 1.3 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tùy theo vị trí khả năng, người quan giao phụ trách công việc định Để cho tất cơng việc thực hiện, cần phải có phân công trách nhiệm rõ ràng 1.3.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan - Trách nhiệm chung: Thủ trưởng quan người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, thủ trưởng quan giao cho Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành (ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhiệm - Những nhiệm vụ cụ thể: Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo giải kịp thời xác văn đến quan Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực cơng tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) quan ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi hai nhiệm vụ nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể quan thủ trưởng quan làm số việc khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc 1.3.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng; - Ký thừa lệnh Thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao 10 ... học công nghệ vào công tác văn thư; - Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, quản lý công tác thi đua, khen thư? ??ng công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác. .. thông thư? ??ng tuân thủ theo quy trình sau: 2.1.2.1 Nghiên cứu quy định nhà nước công tác văn thư khảo sát công tác văn thư quan, tổ chức a Nghiên cứu quy định nhà nước công tác văn thư Công tác văn. .. chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thư? ??ng công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp lệnh công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn