Tiểu luận về Phỏng Vấn xin việc doc

Họ đã tạo được ấn tượng với nhà tyển dụng, hồ sơ của họ đãđược chuyển lên vòng tiếp theo đó là vòng phỏng vấn Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình xin việc, nó có thể là rào

Lời mở đầu

Các ứng viên đã tốn rất nhiều thời gian và công sức để chuẩn bị cho CV vànhững lá đơn xin việc Họ đã tạo được ấn tượng với nhà tyển dụng, hồ sơ của họ đãđược chuyển lên vòng tiếp theo đó là vòng phỏng vấn

Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình xin việc, nó có thể là rào cảncuối cùng cho ứng viên trong quá trình xin việc và nó cũng được xem là một cơ hộicho các ứng viên thể hiện bản than trước nhà tuyển dụng

Qua phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn các ứng viên phù hợp với tínhchất công việc của công ty và vị trí tuyển dụng

Đây là một phần ghi điểm của các ứng viên, có các yếu tố quyết định đến việcứng viên đó có được lựa chọn hay không Vì vậy nhận thấy được sự cần thiết vàquan trọng của việc phỏng vấn , nhóm chúng tôi qua một tuần nỗ lực làm việcnghiêm túc, đã tìm hiểu được những vấn đề chung nhất và những yếu tố cơ bản để

có một cuộc phỏng vấn hiệu quả muốn được chia sẻ cùng với các bạn

I Những vấn đề chung về phỏng vấn

1 Khái niệm

Phỏng vẩn ( Interview): Là một phương pháp thu thập thông tin xã hội họcthông qua việc tác động tâm lý xã hội trực tiếp giữa người đi phỏng vấn và ngườiđược phỏng vấn trên cơ sở mục tiêu của đề tài nghiên cứu

Hoặc đơn giản có thể hiều nó là phương thức hỏi đáp trong hội thoại nhằm thunhận trực tiếp thông tin từ một đối tượng

Với các ưng viên thì đây là cơ hội để họ có thể làm rõ thêm về khả năng củamình, thuyết phục nhà tuyển dụng lựa chọn mình Đồng thời cũng là cơ hội để các

ứn viên tìm hiểu thêm về tình hình tổ chức, lương bổng, các cơ hội đề bạt và pháttriển, điều kiện làm việc vũng như thách thức của tổ chức và của chính mình nếunhư được lựa chọn

3 Phân loại phỏng vấn

a Phỏng vấn gián tiếp

• Phỏng vấn qua điện thoại

Hiện nay phỏng vấn qua điện thoại là cách phổ biến nhằm sàn lọc các ứng viêntrước cuộc phỏng vấn đầu tiên Cuộc phỏng vấn này có thể hẹn trước hoặc không.Nếu ở thời điểm đó không thuận tiện có ứng viên thể cho người ta biết và sắp xếpmột cuộc hẹn vào lúc khác

Ưu điểm của loại hình phỏng vấn này là giảm được các loại chi phí cho cả ứngviên và công ty tuyển dụng, đồng thời giữa ứng viên và nhà tuyển dụng cũng dễtiếp xúc và trò chuyện với nhau hơn

Tuy nhiên loại hình phỏng vấn này cũng tồn tại một số hạn chế đó là thời gianphỏng vấn sẽ ngắn, nhà tuyển dụng sẽ không đánh giá hết được tác phong của cácứng viên, và các ứng viên cũng sẽ có it cơ hội thể hiện kỹ năng của mình, đó làchưa kể đến việc cuộc phỏng vấn có thể bị gián đoạn do các yếu tố khách quan

• Phỏng vấn trực tuyến

Hiện nay trên thế giới, đặc biệt là trong kinh doanh, nhà tuyển dụng thường hay

sử dụng phương thức phỏng vấn trực tuyến qua Skype Có thể bạn nghĩ phỏng vấnqua Skype sẽ dễ dàng hơn là gặp trực tiếp vì bạn không cần tốn thời gian đi rangoài, không bị áp lực về tâm lý nhưng trên thực tế, hình thức phỏng vấn như vậycũng rất quan trọng và cần sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt

b Phỏng vấn trực tiếp

• Phỏng vấn theo mẫu

Đây là hình thức phỏng vấn có sử dụng bản câu hỏi mẫu trong quá trình phỏngvấn ứng viên, các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng vàcác yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lêntất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: Động cơ, thái độ,năng lực, khả năng giao tiếp,v.v… để nâng cao hiệu quả của phỏng vấn đối vớitừng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thông tin cần biết về ứngviên

Nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị sẵn một danh sách các câu hỏi mẫu như là:Hãy tự giới thiệu về anh chị?, Điểm mạnh hay giới hạn của anh chị? Mức lươngmong muốn của anh, chị? Hay là câu hỏi cho các ứng viên đặt câu hỏi như Anh,chị muốn biết điều gì về công ty…

• Phỏng vấn theo tình huống

Đây là hình thức phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đưa ra những tình huốnggiống như trong thực tế người thực hiện công việc thường gặp, và yêu cầu ứngviên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề Các tình huống được xây dựng căn

cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiệm làm việc, các mối quan hệ trong côngviệc thực tế Ví dụ, tình huống đặt ra đối với ứng viên vào công việc tiếp viên hàngkhông có thể là:

 Anh chị sẽ làm gì nếu trong lúc phục vụ khách hàng trên tuyến bay, mộtkhách hàng sơ ý làm đổ một ly nước trên tay anh/chị và một hành khách khác.

 Anh/ chị sẽ nói gì khi khách hàng phàn nàn về chuyến bay quốc tế bị chậmtới 3 giờ.?

Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm và có tính thử thách cao, điều kiện làmviệc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú Đặc biệt dotính chất thử thách, phức tạp trong công việc của nhà quản trị, ứng viên vào chức

vụ giám đốc thường được yêu cầu giải quyết rất nhiều tình huống nan giải trongđiều kiện rất hạn hẹp về thời gian

• Phỏng vấn hội đồng

Trong hình thức phỏng vấn nhóm, hội đồng phỏng vấn hoặc nhóm phỏng vấnviên ng hỏi ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo Trongphỏng vấn nhóm thường sẽ có nhiều câu hỏi sắc sảo, về nhiều vấn đề khác nhau.Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấnviên khác, do đó, các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viênchính xác hơn

Vì nhóm phỏng vấn viên thường có nhiều quan điểm khác nhau trong việcđánh giá, giải quyết các vấn đề, do đó phỏng vấn nhóm thường khách quan hơnTuy nhiên hình thức này có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên.Khi đó, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi và quan sát cách thức từng ứng viêntham gia thực hiện các câu trả lời

• Phỏng vấn nhóm

Đây là hình thức một phỏng vấn viên phỏng vấn một lúc nhiều ứng viên xinviệc theo hình thức này nhà tuyển dụng có thể so sánh được các ứng viên trongcuộc phỏng vấn đồng thời tránh được một câu hỏi phải hỏi nhiều lần trùng lặp.Tuy nhiên các ứng viên có thể kế thừa các ý tưởng của nhau nên độ chính xáccủa thông tin không cao Còn đối với các ứng viên thì họ sẽ không chỉ phải gây ấn

tượng tốt với người phỏng vấn mà họ còn phải nổi bật hơn các ứng viên đầy cạnhtranh khác

• Phỏng vấn không chỉ dẫn

Hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện,không có bản câu hỏi kèm theo Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc, bản tiêuchuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểmmạnh, điểm yếu của ứng viên và những điểm chưa rõ, cần được làm sáng tỏ trongphỏng vấn Phỏng vấn viên có thể hỏi những câu chung như: “Hãy nói cho tôi biết

về kinh nghiệm của anh chị trong công việc cũ”, “Hãy kể cho tôi nghe về nhữngđồng nghiệp của anh chị trong công việc cũ”

Ứng viên được phép trình bày tự do, hầu như không bị gián đoạn, ngắt quãng,phỏng vấn viên thường lắng nghe chăm chú, không tranh luận, ít thay đổi đề tàimột cách đột ngột và thường kích thích ứng viên nói thêm bằng những câu hỏinhư: “thực ra sự việc như thế nào?” , “thế anh, chị nghĩ gì về vấn đề đó?”,v.v…Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏitiếp theo, nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau.Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứngviên khác nhau của cùng một công việc

Tuy nhiên hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy

và chính xác không cao, do chịu ảnh hưởng tính chủ quan của người phỏng vấn vàthường áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào chức vụ cao trong tổ chức, doanhnghiệp

• Phỏng vấn căng thẳng

Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấykhông được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi xoáy mạnh vào

những điểm yếu của ứng viên Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giámức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giảiquyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc.

Tuy nhiên, nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này không khéo có thể dẫn đếntình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng hoặc gây ra những sự giận dữ, xung độtkhông kiểm soát được Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêucầu của công việc.và phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiệnhình thức phỏng vấn này

c Phỏng vấn bằng tiếng anh

Hiện nay ngoài bằng cấp và kinh nghiệm thì tiếng Anh đã trở thành tiêu chítuyển dụng của một số doanh nghiệp dành cho ứng viên, ngoài ra cho dù không bắtbuộc thì cũng có sự ưu tiên nhất định dành cho những ứng viên có vốn tiếng Anhtốt hơn so với những người còn lại Vì vậy việc phỏng vấn bằng tiếng anh ngàycàng trở nên phổ biến và được áp dụng nhiều trong rất nhiều công ty đặc biệt là cáccông ty có vốn đầu tư nước ngoài

II Nội dung

- Duyệt qua hồ sơ xin việc

-Tìm hiểu về công ty và vị trí tuyển dụng

- Luyện tập cho buổi phỏng vấn

- Chuẩn bị trang phục phù hợp

- Lựa chọn và thông báo cho các ứng viên về thời gian và địa điểm phỏng vấn

- Chuẩn bị nội dung phỏng vấn

- Đến buổi phỏng vấn đúng giờ, tốt nhất là đến sớm 10-15 phut

- Gọi ứng viên vào phỏng vấn

- Chào hỏi và làm quen với các ứng viên

- Đặt câu hỏi cho các ứng viên

- Lắng nghe, quan sát ghi chép câu trả lời của ứng viên

- Phúc đáp thắc mắc của ứng viên nếu có

- Bắt tay và chào hỏi nhà tuyểndụng

- Tập trung, lắng nghe và trả lờicâu hỏi của nhà tuyển dụng

- Thể hiện khả năng, trình độ vàcác kỹ năng cần thuyết với nhàtuyển dụng

- Bày tỏ những mong muốn bảnthân nếu được tuyển dụng

- Tác phong chuyên nghiệp trongbuổi phỏng vấn

Sau

Phỏng

Vấn

-Tổng hợp kết quả chọn ứng viênthích hợp với vị trí tuyển dụng

- Thông báo kết quả hoặc hẹn lịchthông báo cho các ứng viên

- Lập danh sách, đề xuất lãnh đạotuyển dụng ứng viên

- Chào tạm biệt và nói lời cảm

ơn với các nhà tuyển dụng

- Gửi email hoặc thư để cảm ơnNTD vì buổi phỏng vấn

- Chủ động gọi điện để hỏi kếtquả cuộc phỏng vấn

2 Các yếu tố ảnh hưởng đến buổi phỏng vấn

Trong bối cảnh của cuộc phỏng vấn, những đặc điểm của ứng cử viên ảnhhưởng đến sự chú ý và ấn tượng của người phỏng vấn Sự chuyển giọng nói, cửchỉ, tư thế, nỗi lo lắng của người được phỏng vấn và những đặc điểm có thể nhìn

thấy như giới tính, trọng lượng, dân tộc và đặc điểm lôi quấn của cơ thể nằm trong

số những nhân tố có thể ảnh hưởng đến phán đoán của nhà tuyển dụng về các ứngviên

Những đặc điểm cá nhân của nhà tuyển dụng cũng có thể ảnh hưởng đến quyếtđịnh của người đó về ứng cử viên xin việc Một yếu tố về nhận thức do những đặcđiểm cá nhân của nhà tuyển dụng ảnh hưởng đến phỏng vấn là thẩm quyền ”tương

tự như tôi”

Những tâm lý căng thẳng, tiếng ồn ở phía sau, những can thiệp, sức ép thờigian, sức ép công việc, trách nhiệm giải trình về quyết định và những điều kiệnkhác xung quanh nơi phỏng vấn cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng và quyếtđịnh của cuộc phỏng vấn Một số nhân tố quan trọng nữa là số lượng thoogn tin màngười phỏng vấn ưu tiên trong cuộc phỏng vấn Tình trạng ít thông tin về công việc

có thể gây ra sự không chính xác trong việc đưa ra các quyết định khi phỏng vấn

sự thiếu thông tin có thể khiên cho người phỏng vấn tin tưởng vào nhìn nhận củamình về yêu cầu của công việc

Chúng ta có thể tổng kết các yếu tố ảnh hưởng đến phỏng vấn như sau:

Ứng cửu viên Hoàn cảnh phỏng vấn Người phỏng vấm-Tuổi, giới tính

-Tỷ lệ lựa chọn

- Số người trong hội đồng phỏng vấn

- Áp lực về quyết định của phỏng vấn

-Tuổi, giới tính diện mạo

và kinh nghiệm công tác

- Học vấn và kiến thức-Hiểu biết về kỹ năng phỏng vấn

- Đặc điểm tâm lý

- Ngôn ngữ, hành vi

3 Một số lưu ý khi phỏng vấn trực tiếp

Trong quy trình tuyển dụng của các tổ chức, phỏng vấn tuyển dụng được xem

là khâu quan trọng nhất để đánh giá ứng viên có thật sự phù hợp với vị trí cầntuyển hay không Một cuộc phỏng vấn được xem là thành công khi cả hai bên (nhàtuyển dụng và ứng viên) đều thu nhận được những thông tin mình cần ở cuối cuộcphỏng vấn Đối với nhà tuyển dụng , đó là sự hiểu biết về công việc; sự nhiệt tình;điểm mạnh, điểm yếu … của ứng viên Còn với ứng viên, đó là lương bổng, điềukiện làm việc, cơ hội thăng tiến … tại tổ chức.Muốn đạt được điều này, hai bênđều phải diễn tròn vai của mình Tuy nhiên, để phỏng vấn thất bại thì chỉ cần mộtbên mắc sai sót là đủ! Sai sót của ứng viên đã được bàn nhiều Thế còn sai sót củanhà tuyển dụng ? Dưới đây là các sai sót nhà tuyển dụng thường mắc phải và giảipháp hạn chế chúng

a Sai lầm của các nhà tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn

• Không đọc hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn

Đọc hồ sơ của ứng viên trước khi phỏng vấn là một trong những việc quantrọng nhất mà nhà tuyển dụng phải làm.Tuy nhiên, đáng tiếc là một số nhà tuyểndụng lại lơ là việc này

Có nhân viên kinh doanh của một công ty thương mại điện tửcho biết nhớ mãilần mình đi phỏng vấn ở công ty X Lần đó, chị cảm thấy phật ý khi nhà tuyểndụng hỏi chị “Bạn đã làm nhân viên kinh doanh bao giờ chưa?” mặc dù chị đã ghi

rõ trong hồ sơ là mình đã có hai năm kinh nghiệm làm nghề này!

Những câu hỏi như thế sẽ dễ khiến ứng viên có nhận xét bạn không xem trọngbuổi phỏng vấn này và thiếu tôn trọng họ nên mới không chịu đầu tư thời gian để

chuẩn bị.Vì thế, dù bận rộn đến đâu cũng nên dành tối thiểu 5 phút để đọc hồ sơtrước khi gặp ứng viên.

• Nói quá nhiều

Thay vì tạo điều kiện để ứng viên trình bày, bạn lại dành phần lớn thời gian để

“thao thao bất tuyệt” về bản thân và những thành tích mình đã đạt được Hậu quả

là cuối buổi phỏng vấn, bạn vẫn không biết gì hơn về ứng viên so với lúc đầu,trong khi anh ấy hay cô ấy lại biết rất rõ về bạn! Các nhà tuyển dụng, hãy biết tựkiềm chế mình! Bạn cần lắng nghe ứng viên thì mới xác định được họ có đúng làngười doanh nghiệp đang cần hay không

• Hù dọa, khiêu khích ứng viên

Khá nhiều nhà tuyển dụng thường hù dọa hay khiêu khích ứng viên bằngnhững câu dạng như: “Công ty chúng tôi đòi hỏi cao lắm Nếu anh/chị không đạtchỉ tiêu doanh số hai tháng liên tiếp là sẽ bị cho thôi việc ngay” hay “Anh/chịmuốn làm công việc này chẳng qua là vì tiền phải không?” Đây có thể xem là mộtdạng phỏng vấn căng thẳng (stress interview).Loại phỏng vấn này được sử dụngnhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, cách thức phản ứng và giải quyết vấn đềcủa ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc.Tuy nhiên, nếu thực hiện khôngkhéo, hình thức phỏng vấn này có thể xúc phạm ứng viên và gây ra những sự tứcgiận không kiểm soát được Do đó, chỉ khi nhà tuyển dụng có nhiều kinh nghiệm

và trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc mới nên thựchiện hình thức phỏng vấn này

• Tìm kiếm ứng viên giống mình

Nếu các thành viên trong tập thể quá giống nhau về tính cách, ý kiến, quanđiểm … họ dễ đưa ra những cách thức giải quyết vấn đề tương đồng nhau nên sẽ

không có ai đóng vai trò người phản biện Như vậy thì rất khó đánh giá một cáchkhách quan giải pháp của tập thể đã thật sự đúng đắn và hợp lý chưa.Vì thế,khiphỏng vấn nhà tuyển dụng nên đánh giá ứng viên dựa vào năng lực của họ và yêucầu của công việc hơn là những mong muốn thiên về cảm tính của mình Muốnlàm tốt việc này, ở bước chuẩn bị tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần xác định rõnhững yêu cầu đối với ứng viên như thời gian làm việc, kinh nghiệm, bằng cấp,tính cách và phong cách làm việc.

• Ra quyết định tuyển dụng một cách vội vàng

Ấn tượng ban đầu về một con người khá quan trọng, nhưng không phải lúc nàocũng chính xác Do đó, đối với mọi ứng viên, nha tuyển dụng đều nên tìm hiểu thật

kỹ càng rồi hãy ra quyết định tuyển dụng Hãy đặt những câu hỏi buộc ứng viênphải động não mới trả lời được, thay vì những câu hỏi “Có-Không” đơn thuần.Chẳng hạn,có thể hỏi: “Khi phát hiện sếp của anh (chị) vô tình nói sai giá một mónhàng quan trọng trong lúc đang giới thiệu sản phẩm của công ty với một vị khách

“sộp”, anh (chị) sẽ xử lý như thế nào?” Đối với dạng câu hỏi mở này, ứng viên sẽphải động não và vận dụng mọi kiến thức, kinh nghiệm của mình thì mới có thểđưa ra câu trả lời hay được.Nhờ vậy, bạn sẽ tránh được việc bỏ phí những nhân tài

có vẻ bề ngoài không gây nhiều ấn tượng

• Quá xem trọng bằng cấp

Xu hướng tuyển dụng hiện nay là chỉ cần “lửa” chứ không phải là bằng cấp?Trên thực tế, nhiều nhà tuyển đã quen đánh giá ứng viên bằng cách đếm số lượngbằng cấp mà họ đính kèm trong hồ sơ.Nhưng bạn nhớ nhé, một số ứng viên có “bềdày” bằng cấp thường là những ứng viên thiếu kinh nghiệm thực tế vì họ phải dànhphần lớn thời gian cho việc học hành

Còn các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp thường nhìn vào thành tích cá nhân,những lợi ích mà ứng viên mang về cho công ty trước đây để đánh giá và cân nhắc,