quản lý công nghiệp 5

TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN

Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới:

Có nhiều nghiên cứu về quản trị dự án Về quản trị dự án công nghệ thông tin đặc biệt quản trị dự án CNTT tại một tổ chức cụ thể số lƣợng ít hơn Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này, tác giả chỉ nêu một số:

(1)– Pankaj Jalote, 2002, Software Project Management in Practice.

Tác giả đã nghiên cứu các quy trình đƣợc Công ty Infosys, một công ty phát triển phần mềm tầm cỡ thế giới quản trị hiệu quả các dự án phần mềm Tác giả đã nghiên cứu các quy trình quản trị dự án tại Infosys từ lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc dự án Tác giả đi sâu phân tích các nội dung: ƣớc lƣợng, dự toán, lập kế hoạch quản trị rủi ro, thu thập các số đo, thiết lập các mục tiêu chất lƣợng, sử dụng các phép đo để giám sát một dự án, … Công trình nghiên cứu này có tính ứng dụng cao, rất phù hợp cho các nhà quản trị dự án phần mềm bận rộn, cần một cuốn cẩm nang tiện dụng.

(2)– David W.Wirick, Wiley, 2009, Public Sector Project Management. Tác giả tập trung nghiên cứu nền tảng của quản trị các dự án đầu tƣ công bao gồm: những vấn đề phát sinh của các dự án, tại sao các dự án đầu tƣ công thất bại, các chuẩn mực trong các dự án và quản trị các dự án, giá trị của quản trị các dự án đối với các tổ chức công, mặt trái của quản trị các dự án, những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của các dự án công, các mô hình quản trị các dự án có chất lượng tốt trong khu vực công, những phương pháp đo lường quản trị các dự án, việc sử dụng phần mềm trong quản trị các dự án Quyển sách là một tài liệu nghiên cứu quan trọng và có chất lƣợng trong quản trị các dự án đầu tƣ công, một số kiến thức về quản trị các dự án có thể đƣợc áp dụng Tuy nhiên, hạn chế của công trình nghiên cứu này là nó chỉ tập trung vào quản trị các dự án đầu tƣ công, không đi sâu vào nghiên cứu quản trị các dự án đầu tƣ công công nghệ thông tin.

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại teamluanvan.com

Dịch vụ viết đề tài trọn gói Zalo/tele : 0909232620 – teamluanvan.com

(3)– Scott Coplan, David Masuda, 2011, Project Management for

Healthcare Information Technology. Đây là một nghiên cứu chuyên sâu về quản trị dự án CNTT trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe lấy bối cảnh phân tích là nước Mỹ Cuốn sách tập trung vào giải quyết các thách thức về chi phí và chất lượng khám chữa bệnh tại nước Mỹ Cuốn sách mang đến các giải pháp cho các thách thức đó Mặc dù cuốn sách tập trung vào quản trị dự án, CNTT, dƣợc, y, tuy nhiên bài học rút ra đƣợc từ quản trị dự án CNTT trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cũng sẽ có ích cho đồng nghiệp ở các lĩnh vực khác Tuy nhiên, cuốn sách không đi sâu phân tích về quản trị dự án, quản trị công nghệ hay quản trị sự thay đổi Người đọc muốn tìm hiểu thêm về các lĩnh vực đó thì nên tìm đến các cuốn sách, nghiên cứu khác.

(4)– Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information

Mục đích tổng thể của công trình nghiên cứu là cung cấp một nghiên cứu toàn diện về quản trị hệ thống thông tin và các xu hướng công nghệ cho học viên cao học, nghiên cứu sinh và các nhà quản trị Công trình khoa học này mang đến các nội dung mới cập nhật các thành tựu mới về công nghệ và nhiều tình huống nghiên cứu Cuốn sách cung cấp một công cụ hữu hích cho các giảng viên để nghiên cứu và giảng dạy và cho các học viên cao học, nghiên cứu sinh đang chuẩn bị cho công việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, quản trị hệ thống thông tin và chuyên gia hệ thống thông tin Công trình nghiên cứu gồm 4 phần: Công nghệ thông tin, Ứng dụng Công nghệ thông tin, Xây dựng hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý Công trình nghiên cứu này có ƣu điểm là đã phân tích kỹ về công nghệ thông tin gồm: phần cứng và phần mềm, các hệ thống và dữ liệu Tuy nhiên, phần nghiên cứu về quản trị dự án CNTT còn hạn chế.

(5)– Joseph Heagney, 2014, Quản trị dự án - Những nguyên tắc căn bản. Những nội dung đƣợc tác giả nghiên cứu gồm: Phạm vi; lập kế hoạch; Quản trị rủi ro; Giám sát; Quản lý nhóm dự án; Xây dựng chiến lƣợc, tầm nhìn, mục tiêu;

Hoạch định dự án; Sơ đồ phân rã công việc; Xây dựng lịch trình khả thi; Phân tích kết quả thu đƣợc; Kiểm soát và đánh giá tiến độ của mỗi giai đoạn và cách thức xây dựng, triển khai các quy trình quản trị dự án.

(6)– Jack T Marchewka, Wiley, 2016, Information Technology Project

Management - Providing Measureable Organizational Value (5 th Edition) Đây là công trình nghiên cứu khoa học có chất lƣợng cao về quản trị dự án công nghệ thông tin Tác giả đã nghiên cứu một cách toàn diện về quản trị dự án CNTT bao gồm: Những đặc điểm của dự án CNTT, các phương pháp và các quy trình của các dự án, đo lường các giá trị cho tổ chức Tác giả tập trung nghiên cứu sâu về giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm: xây dựng hạ tầng dự án, xác định phạm vi và cấu trúc phân chia công việc, lên lịch biểu và ngân sách Ngoài ra, tác giả cũng phân tích về quản trị rủi ro dự án, quản trị quan hệ với các các chủ đầu tƣ, các tổ chức, cá nhân liên quan và truyền thông, quản trị chất lƣợng dự án, lãnh đạo đội dự án, quản trị sự thay đổi, sự phản kháng và xung đột trong tổ chức và hoàn thành dự án Có thể nhận thấy công trình nghiên cứu khoa học này có giá trị thực tiễn và ứng dụng hiệu quả cho việc đo lƣợng các giá trị mà việc quản trị các dự án CNTT đem lại cho tổ chức Tuy nhiên, công trình nghiên cứu này thiếu cái nhìn tổng thể về quản trị dự án nói chung, một số quy trình, nội dung của quản trị các dự án CNTT chƣa đƣợc tập trung phân tích kỹ Phần lập kế hoạch dự án đã đƣợc tập trung phân tích, nghiên cứu kỹ lƣỡng, tuy nhiên, phần thực hiện và kiểm soát dự án chƣa đƣợc nghiên cứu đầy đủ.

(7)– Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, Information Technology Project

Management (8 th edition). Đây là công trình nghiên cứu khoa học đầy đủ nhất về quản trị các dự án CNTT Tác giả đã phân tích một cách đầy đủ nhất, toàn diện nhất về quản trị các dự án CNTT bao gồm: quản trị các quy trình của dự án: sự thống nhất, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lƣợng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, thuê ngoài, chủ đầu tư và người có quyền lợi liên quan, sử dụng phần mềm quản trị dự án Microsoft Project 2013 Tuy nhiên, do tính chuyên nghiệp khác cao nên một số nội dung và

Dịch vụ viết đề tài trọn gói Zalo/tele : 0909232620 – teamluanvan.com quy trình quản trị dự án CNTT trong tài liệu này khó có thể áp dụng đƣợc vào đặc thù của một tổ chức công nhƣ Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội.

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước:

Có nhiều sách, luận văn nghiên cứu về quản trị dự án Về quản trị dự án công nghệ thông tin số lƣợng sách, luận văn, bài viết ít hơn Về quản trị dự án công nghệ thông tin tại một số cơ quan, đơn vị cụ thể có một số nghiên cứu, tuy nhiên, số lƣợng không nhiều, trong khuôn khổ luận văn này, tác giả chỉ nêu một số nghiên cứu có tính thực tiễn, ứng dụng cao:

(1) – Trường Đại học Công nghệ thông tin, Thành phố Hồ Chí Minh, 2010,

Quản lý dự án công nghệ thông tin.

Tác giả đã nghiên cứu, phân tích chi tiết về quản lý dự án CNTT từ khái niệm chung về dự án, dự án CNTT, đặc trƣng của một dự án, phân loại dự án, quản lý dự án, các bên liên quan đến dự án Cuốn sách chia một cách chi tiết chu trình dự án và quản lý dự án theo giai đoạn: xác định, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử, vận hành Bên cạnh đó, tác giả cũng phân tích một số kỹ năng quản lý dự án: ƣớc lƣợng, lập lịch, quản lý rủi ro, kiểm soát dự án, nhân sự, đánh giá tài chính và hiệu quả dự án, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Mặc dù, các giai đoạn của dự án được liệt kê ra tương đối nhiều, tuy nhiên, một số giai đoạn có thể nhập lại với nhau nhƣ: xác định, phân tích, thiết kế có thể nhập lại vào giai đoạn lập kế hoạch; thực hiện, kiểm thử hệ thống và kiểm thử chấp nhận, vận hành và khai thác hệ thống có thể nhập lại thành giai đoạn thực hiện Ngoài ra, giai đoạn kiểm soát dự án và đánh giá tài chính và hiệu quả dự án lại đƣợc đƣa vào phần các kỹ năng quản lý dự án, trong khi, đó là giai đoạn kiểm soát và kết thúc dự án.

(2) – Lê Văn Phùng, Trần Nguyên Hương, Lê Hương Giang, 2015, Quản lý dự án công nghệ thông tin.

Với mong muốn phục vụ công tác quản lý dự án công nghệ thông tin có hiệu quả hơn, nhóm tác giả do TS Lê Văn Phùng làm chủ biên, đã tiến hành biên soạn cuốn sách này trên cơ sở các tài liệu sưu tập được và từ chính kinh nghiệm mà các tác giả đã trải qua trong quá trình thực hiện và quản lý dự án CNTT ở Việt Nam.

Cuốn sách gồm 5 chương: 1 Dự án và quản lý dự án; 2 Lập kế hoạch dự án CNTT; 3. Các phương tiện phục vụ quản lý dự án; 4 Tổ chức triển khai, giám sát và điều chỉnh kế hoạch dự án; 5 Quản lý các hoạt động kết thúc dự án Cuốn sách là tài liệu tham khảo hữu ích Tuy nhiên, cuốn sách có phần hạn chế do tập trung chủ yếu vào các dự án phần mềm nói riêng mà không có sự bao quát vào các dự án CNTT nói chung.

(3) – Đào Thị Hải Yến, 2015, Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục

Công nghệ thông tin và thống kê hải quan.

Luận văn đã nêu đƣợc một số khái niệm cơ bản về quản lý dự án công nghệ thông tin, các khái niệm, nội dung và kinh nghiệm quản lý các dự án CNTT Luận văn cũng nêu đƣợc môt số quy định của pháp luật và đánh giá thực trạng về công tác quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và thống kê hải quan, kết quả đạt đƣợc, một số tồn tại và nguyên nhân Luận văn cũng đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và thống kê hải quan trong đó có các giải pháp về mặt tổ chức, về môi trường chính sách, về cơ sở hạ tầng, về mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án.

(4)– Hoàng Thành Sơn, 2015, Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.

Cơ sở lý luận về quản trị dự án công nghệ thông tin

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án CNTT

Quản trị dự án hiện đại gắn liền với sự phát triển của sơ đồ GANTT (do Gantt khởi xướng vào đầu những năm 1900 dùng để quản lý dự án đóng tầu trong Thế chiến thứ II), quản lý quân sự Mỹ năm 1950 (sử dụng để phát triển hệ thống tên lửa) Sau này ngành công nghiệp xây dựng Mỹ cũng đã sáng lập ra phương pháp đường găng (PERT/CPM) để quản lý các dự án xây dựng.

Quản trị dự án đã trở thành một môn khoa học vì nó đã theo kịp đƣợc thực tiễn ngày càng phát triển và đã trở thành kiến thức chung toàn cầu cho các nhà quản trị dự án Nhiều tổ chức đã sử dụng phương pháp quản trị bằng dự án tức là chia nhỏ chương trình thành các dự án, chia nhỏ dự án thành các tiểu dự án để quản lý nhằm giảm thiểu rủi ro.

Theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án (PMI), “dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ hoặc một kết quả duy nhất” (PMBOK

Guide, Viện Quản lý dự án, 2008, trang 5) Theo định nghĩa này, một dự án chỉ đƣợc triển khai một lần Còn nếu việc đó đƣợc lặp lại, thì nó không thể đƣợc coi là một dự án nữa Một dự án cần có điểm bắt đầu và điểm kết thúc cụ thể, một khoản ngân sách (chi phí), một phạm vi hoặc quy mô đƣợc xác định rõ ràng và các yêu cầu cụ thể cần đạt đƣợc.

Theo định nghĩa của PMBOK Guide: “Quản trị dự án là hoạt động áp dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án” Công việc quản trị dự án đƣợc tiến hành trong suốt quá trình của dự án từ lúc chuẩn bị dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án Một dự án đƣợc quản trị tốt là khi kết thúc phải thỏa mãn đƣợc chủ đầu tƣ về thời hạn, chi phí và chất lƣợng kết quả.

Công nghệ thông tin giúp các công ty khác biệt hóa sản phẩm và dịch vụ của họ so với các đối thủ cạnh tranh Các ứng dụng CNTT có thể giúp nhân viên bán hàng có đƣợc thông tin giúp họ phục vụ tốt hơn 1 khách hàng cụ thể, cá biệt; cung cấp kịp thời hàng hóa căn cứ vào dữ liệu tồn kho chứ không cần phải đợi đến khi có đơn đặt hàng. Internet giúp công ty tiếp cận với các nhà cung cấp và các khách hàng ở khắp nơi trên thế giới Các máy tính đa dạng về kích cỡ, tốc độ xử lý, các chi tiết khác, từ chiếc máy tính nhỏ, đơn giản trị giá vài triệu đồng đến siêu máy tính trị giá hàng trăm tỷ đồng. Máy tính để bàn và máy tính xách tay đƣợc sản xuất bởi nhiều công ty trên khắp thế giới Sau 6 đến 12 tháng, máy tính rẻ hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn, khả năng kết nối internet nhanh hơn, bảo vệ chống lại virus máy tính tốt hơn, nhỏ hơn, nhẹ hơn và dễ dàng mang vào các cuộc họp hay các chuyến công tác Nhiều công ty lớn đầu tƣ vào việc xây dựng hệ thống riêng của doanh nghiệp để chia sẻ dữ liệu, xử lý công việc kịp thời Các ứng dụng cũng đƣợc lập trình, đăng tải để tải về dễ dàng Trong kho ứng dụng của Apple có hơn 85.000 ứng dụng để hàng triệu người dùng Iphone có thể tải về sử dụng Một xu hướng nữa là sự phát triển của các phần mềm xã hội như Facebook, LinkedIn, Wikis, Twitter với hàng tỷ người tham gia Có thể khẳng định rằng phần mềm máy tính đang trở lên tích hợp hơn, dễ tải về hơn và mang tính xã hội nhiều hơn. Công nghệ vệ tinh và di động đã kết nối khách hàng và người bán hàng từ khoảng cách rất xa Công nghệ không dây đã giúp các quốc gia đang phát triển tiết kiệm đƣợc rất nhiều tiền, thời gian, nhân lực để không phải đầu tƣ vào việc kéo dây cáp viễn thông. Một ứng dụng công nghệ nữa là việc sử dụng máy chủ và kho lưu trữ từ công nghệ điện toán đám mây với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, quản lý, khai thác các ứng dụng từ xa thông qua các hợp đồng thuê dịch vụ giúp các công ty có thể lưu trữ, xử lý đƣợc khối lƣợng thông tin khổng lồ đặc biệt vào giai đoạn cao điểm Máy vi tính có thể giúp giảm chi phí các sản phẩm và dịch vụ bằng cách tự động hóa các giao dịch, rút ngắn thời gian của các công đoạn và cung cấp dữ liệu để ra quyết định quản trị tốt hơn.

Ví dụ nhƣ: phần mềm máy tính giúp thiết kế sản phẩm nhanh hơn, đẹp hơn, tốt hơn; phần mềm máy tính cũng có thể tối ƣu hóa việc bố

Dịch vụ viết đề tài trọn gói Zalo/tele : 0909232620 – teamluanvan.com trí mặt bằng của nhà máy hoặc cửa hàng; phần mềm máy tính có thể thay đổi nhanh chóng, kịp thời dây chuyền sản xuất cho phù hợp với thông tin về doanh số bán hàng.

Các tổ chức ngày càng phụ thuộc vào các hệ thống và các ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý các giao dịch và hỗ trợ việc ra quyết định quản trị Tương lai của các tổ chức phụ thuộc rất lớn vào khả năng tận dụng sức mạnh của công nghệ thông tin và quản trị các dự án công nghệ thông tin Sự phụ thuộc vào CNTT đòi hỏi các nhà quản trị CNTT phải biết cách lên kế hoạch và quản trị hiệu quả các nguồn lực CNTT của tổ chức cũng nhƣ có chiến lƣợc về CNTT Có 3 nguồn lực về CNTT: Hạ tầng CNTT, Nhân lực CNTT và các mối quan hệ CNTT và Kinh doanh. Quản trị hạ tầng CNTT bao gồm việc lập kế hoạch, xây dựng và điều hành hoạt động của hạ tầng máy tính và truyền thông, một thể thống nhất về thông tin giúp nhà quản trị và các nhân viên có đƣợc thông tin cần thiết khi cần, bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào Quản trị CNTT cũng bao gồm việc xác định các công nghệ mới để đầu tƣ vào và cách thức để ứng dụng các giải pháp mới đó để cải thiện cách thức mà công ty kinh doanh Nhu cầu về nhân sự CNTT không chỉ đòi hỏi giỏi về CNTT mà cần có cả kiến thức kinh doanh và các kỹ năng giao tiếp Với vai trò phân tích kinh doanh và phân tích hệ thống đòi hỏi nhân sự phải hiểu đƣợc các nhu cầu về CNTT của bộ phận marketing, kế toán, sản xuất, và các bộ phận kinh doanh khác cũng nhƣ những kiến thức về ngành ví dụ nhƣ tài chính, chăm sóc sức khỏe, bất động sản.

Quản trị CNTT không chỉ là có đƣợc hạ tầng CNTT hiện đại, các nhà quản trị và chuyên gia CNTT giỏi mà quan trọng là phải có sự tham gia chủ động, tích cực của các nhà quản trị kinh doanh để tạo nên tài sản quan trọng của doanh nghệp là mối quan hệ phối hợp giữa CNTT và Kinh doanh để đầu tƣ vào các ứng dụng CNTT mới phục vụ các yêu cầu cụ thể của kinh doanh, giúp biến lợi nhuận tiềm năng thành lợi nhuận thực tế.

Cấu trúc của tổ chức

Các quy trình kinh doanh

Hình 1.1.: Các yếu tố cấu thành quan trọng của một tổ chức

(Nguồn: Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology

“Quản trị dự án CNTT là hoạt động áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để chuẩn bị, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, kết thúc dự án nhằm đạt được các yêu cầu cụ thể của dự án CNTT.”

(Nguồn: Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, Information Technology Project

Các dự án CNTT liên quan đến việc sử dụng phần cứng, phần mềm và các hệ thống để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả Các dự án CNTT có thể rất đa dạng nhƣ: Một nhóm sinh viên tạo ra một ứng dụng trên điện thoại thông minh và bán sản phẩm đó trực tuyến; Một công ty phát triển xe tự lái; Một trường đại học nâng cấp hệ thống internet không dây phủ khắp toàn trường; Chính phủ phát triển một ứng dụng để tổng điều tra dân số và nhà ở;

Các dự án CNTT rất đa dạng Một số dự án liên quan đến một nhóm nhỏ cài đặt một số phần cứng và phần mềm kèm theo Một số dự án liên quan đến hàng

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại teamluanvan.com trăm người từ phân tích quy trình nghiệp vụ đến phát triển hệ thống phần mềm mới để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu của người sử dụng Ngay cả một dự án phần cứng có quy mô nhỏ cũng liên quan đến một loạt máy tính cá nhân, máy chủ, thiết bị mạng, máy tính xách tay, điện thoại thông minh Hệ thống mạng có thể là có dây hoặc không dây Các dự án phát triển phần mềm còn phức tạp hơn dự án phần cứng Dự án phần mềm có thể đơn giản nhƣ ứng dụng Microsoft Excel đến phức tạp như hệ thống thương mại điện tử toàn cầu sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và chạy trên nhiều nền tảng công nghệ Các dự án CNTT nhằm phục vụ yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ Dự án CNTT của ngành thuế sẽ khác ngành tƣ pháp.

Trong các tài liệu tham khảo, tác giả luận văn nhận thấy công trình nghiên cứu Information Technology Project Management (8 th edition) của tác giả Kathy

Schwalbe của Nhà xuất bản Cengage xuất bản 2018 là công trình nghiên cứu khoa học đầy đủ nhất về quản trị các dự án CNTT Tác giả đã phân tích một cách đầy đủ nhất, toàn diện nhất về quản trị các dự án CNTT bao gồm 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị dự án Tác giả luận văn sử dụng khung lý thuyết này làm cơ sở lý luận chính cho luận văn của mình, ngoài ra, một số lý luận, hình ảnh, bảng biểu của các tài liệu tham khảo khác cũng đƣợc tác giả luận văn chọn lọc sử dụng làm cơ sở lý luận, nội dung cụ thể nhƣ sau:

1.2.2 Các giai đoạn của dự án CNTT

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Quy trình nghiên cứu

Nghiên cứu quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Nghiên cứu lý thuyết Điều tra, khảo sát

Phân tích dữ liệu tìm ra các vấn đề tồn tại

Phân tích các nguyên nhân chính của các vấn đề tồn tại Đề xuất giải pháp áp dụng

Hình 2.1 Quy trình tiến hành nghiên cứu

Nguồn:Tác giả tổng hợp

Thu thập dữ liệu

Quy trình thu thập dữ liệu đƣợc thực hiện nhƣ sau:

2.2.1 Phỏng vấn sâu Đối tƣợng của nghiên cứu này đƣợc tác giả chọn trong phỏng vấn sâu là: Lãnh đạo, công chức và nhân viên của Sở Tƣ pháp Hà Nội Cụ thể, tác giả luận văn sẽ tiến hành phỏng vấn đối với 15 người, bao gồm:

- Phòng lý lịch tư pháp: 1 người

- Phòng bổ trợ tư pháp: 1 người

- Phòng Hành chính tư pháp: 6 người

Phỏng vấn sâu với bảng câu hỏi cấu trúc theo nội dung đã chuẩn bị trước Từ bảng câu hỏi, tác giả tiến hành phỏng vấn trực tiếp theo hình thức mặt đối mặt và các câu hỏi đƣợc tác giả trực tiếp ghi chép lại. Địa điểm phỏng vấn: Trụ sở Sở Tư pháp Hà Nội, địa chỉ 221 đường Trần Phú, phường Văn Quán, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Thời gian mỗi cuộc phỏng vấn từ 15 - 25 phút.

Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn

- Thực trạng quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội ?

- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội ?

- Điều tra khảo sát bằng phiếu câu hỏi khảo sát (n = 15 phiếu).

- Dữ liệu thứ cấp: Luận văn sử dụng nguồn dữ liệu thu thập từ các tài liệu, báo cáo, thông tin nội bộ của Sở Tƣ pháp.

- Dữ liệu sơ cấp: Đƣợc thu thập thông qua Phiếu câu hỏi khảo sát Đối tƣợng đƣợc hỏi là Lãnh đạo, công chức và nhân viên của Sở Tƣ pháp Hà Nội. Để có đƣợc thông tin của nhóm đối tƣợng cần khảo sát, tác giả đã liên hệ với Lãnh đạo Sở, công chức chuyên môn, nhân viên kỹ thuật đang công tác tại Sở Tƣ pháp Hà Nội Phiếu câu hỏi nghiên cứu đƣợc in ra giấy và gửi trực tiếp tận tay người được hỏi.

- Tổng số phiếu phát ra là 15 phiếu;

- Tổng số phiếu thu về là 15 phiếu.

- Dựa vào cơ sở lý thuyết và một số nghiên cứu liên quan trước đây.

- Bảng câu hỏi đƣợc hoàn chỉnh và gửi đi khảo sát chính thức.

Cuối cùng dữ liệu thông tin thu thập được lưu vào tập tin và dùng để xử lý và phân tích số liệu.

Thiết kế câu hỏi nghiên cứu

Phiếu khảo sát đƣợc thiết kế gồm 2 phần chính

Phần 1: Nhằm thu thập các thông tin chung về đối tƣợng tham gia khảo sát gồm: tên, tuổi, giới tính, trình độ học vấn, thời gian công tác tại Sở Tƣ pháp, chức vụ, vị trí đang công tác.

Phần 2: Nội dung câu hỏi khảo sát: nhằm mục đích xem xét, đánh giá quy trình quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội Các câu hỏi khảo sát đều sử dụng thang đo 5 mức độ với sự lựa chọn từ số 1 đến số 5 và thiết kế câu hỏi khảo sát gồm các nội dung:

- Đánh giá quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội của nhóm

+ Lãnh đạo Sở Tƣ pháp

+ Lãnh đạo Văn phòng Sở

+ Chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ

+ Nhân viên kỹ thuật, CNTT

- Đánh giá đƣợc mô tả bằng các câu hỏi liên quan đến 05 giai đoạn quản trị: Chuẩn bị, Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm soát, Kết thúc dự án và các nội dung quản trị: Phạm vi, thời gian, chi phí, chất lƣợng, nhân lực, rủi ro, thuê ngoài đƣợc đánh giá bằng 5 mức độ:

+ Quản trị xuất sắc + Quản trị tốt

+ Quản trị đạt yêu cầu

Xử lý, phân tích dữ liệu

Tổng số phiếu thu về là 15 Các phiếu đƣợc dùng Excel để xử lý và phân tích dữ liệu Các kết quả nghiên cứu sau khi đƣợc xử lý sẽ đƣợc trình bày trong luận văn dưới dạng các con số và bảng số liệu.

Căn cứ nguồn Dữ liệu thứ cấp thu thập từ các tài liệu, báo cáo, thông tin nội bộ của Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội trong đó có: Báo cáo công tác tƣ pháp, Báo cáo công tác cải cách hành chính, ứng dụng CNTT năm 2018, Báo cáo số 100/BC- STP ngày 19/4/2018 về tình hình thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 của Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội kết hợp với nguồn Dữ liệu sơ cấp thu thập thông qua phỏng vấn sâu và lấy ý kiến từ các cá nhân thông qua Phiếu câu hỏi khảo sát, đối tƣợng đƣợc hỏi là Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Tƣ pháp, Chánh Văn phòng, và các công chức của Sở Tƣ pháp Hà Nội, tác giả khảo sát và đánh giá thực trạng quản trị các dự án CNTT trong đó tập trung vào 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị dự án CNTT của Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội.

Trong Chương 2, tác giả đã tiến hành trình bày sơ bộ về quy trình, phương pháp, mô hình và quá trình nghiên cứu của mình nhằm tìm kiếm dữ liệu phục vụ cho mục tiêu luận văn và phân tích những dữ liệu đó Vì hoàn cảnh chi tiết làm cơ sở cho việc điều tra phỏng vấn chưa được nhắc tới ở Chương 1 mà được trình bày ở Chương 3, Chương 4 nên ở Chương 2 này, tác giả mới chỉ đưa ra những phương pháp, kế hoạch và thiết kế nội dung sơ bộ nhất Cụ thể việc thiết kế nghiên cứu áp dụng với tình huống cũng nhƣ diễn biến cuộc điều tra của tác giả xin phép đƣợc trình bày cụ thể ở Chương 3, Chương 4.

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG

Thực trạng quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

3.2.1 Một số dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội:

Bảng 3.1 Danh sách một số dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội

STT Tên dự án Nội dung

1 Phần mềm - Mục tiêu: Xây dựng phần mềm quản lý 6 Phòng Công quản lý chứng của thành phố Hà Nội các Phòng - Giai đoạn: Chuẩn bị dự án năm 2005, có tổ chức Đoàn

Công khảo sát phần mềm Master và Trung tâm Thông tin công chứng chứng Cridon của Cộng hòa Pháp Phần mềm Master không phù hợp với hoạt động của các Phòng Công chứng của thành phố Hà Nội Công tác bảo hành máy tính không tốt Dự án không thành công Việc sử dụng ngân sách của trong nước và nước ngoài chưa thực sự phát huy hiệu quả trên thực tế.

2 Chương - Mục tiêu: Quản lý văn bản đi và văn bản đến của Sở Tư trình quản pháp, quản lý quá trình xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan lý văn bản Sở Tƣ pháp và các đơn vị trực thuộc

- Giai đoạn: Dự án đƣợc chuẩn bị thực hiện từ năm 2010, ban đầu chƣa đƣợc quan tâm thực hiện, từ năm 2017 đến nay, phần mềm quản lý văn bản đƣợc sử dụng hàng ngày tại Sở Tƣ pháp, tất cả các văn bản đến và đi của Sở Tƣ pháp đều đƣợc xử lý qua phần mềm này Bên cạnh chức năng quản lý văn bản, phần mềm còn có các chức năng: Quản lý lịch công tác, quản lý phòng họp và thông tin tổng hợp Phần mềm đã xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân trong giải quyết công việc, đặc biệt là các trường hợp giải quyết công việc chậm so với kế hoạch.

3 Phần mềm - Mục tiêu: Quản lý việc tiếp nhận, tra cứu, xử lý hồ sơ

Lý lịch tƣ cấp Phiếu lý lịch tƣ pháp pháp - Giai đoạn: 2010 đến nay Phần mềm đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận hồ sơ, thay vì điền các mẫu bằng giấy, thì thông tin về người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tƣ pháp đã đƣợc cập nhật vào phần mềm Việc kết nối chia

41 sẻ thông tin giữa Sở Tƣ pháp Hà Nội và Bộ Tƣ pháp đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác, đầy đủ Hàng ngày, phần mềm giúp xử lý hơn 200 hồ sơ với hơn 30 trường dữ liệu của mỗi hồ sơ.

Duy trì “Đề án thí điểm cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến”; Xây dựng và thực hiện quy chế phối hợp liên thông TTHC cấp phiếu LLTP - cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, tiếp tục rút ngắn thời hạn giải quyết TTHC cho người dân.

Trong năm 2018, Sở Tƣ pháp đã tiếp nhận, giải quyết cấp 61.667 Phiếu LLTP; tiếp nhận 111.108 thông tin, vào sổ tiếp nhận 80.511 thông tin; Cung cấp 18.175 thông tin cho Sở Tƣ pháp các tỉnh. Việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến, qua dịch vụ bưu chính đƣợc duy trì tốt, tỷ lệ tăng cao so với năm 2017, đã tiếp nhận trực tuyến 15.620 hồ sơ; trả kết quả qua bưu chính: 13.763 hồ sơ.

4 Phần mềm - Mục tiêu: Quản lý hồ sơ của hơn 1000 văn phòng luật sƣ quản lý và công ty luật với hơn 2000 luật sƣ hành nghề trên địa luật sƣ bàn thành phố Hà Nội

- Giai đoạn: Dự án đƣợc thực hiện từ năm 2011 bao gồm rà soát, thống kê, chỉnh lý, lưu trữ hơn 3000 hồ sơ giấy và số hóa cập nhật vào phần mềm các hồ sơ này Với đối tƣợng quản lý là các luật sƣ hành nghề nhiều biến động, phần mềm đã giúp Phòng Quản lý hành nghề luật sƣ với 5 công chức quản lý tốt hơn 3000 luật sƣ và văn phòng luật sƣ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

5 Chương Thực hiện chỉ đạo của Bộ Tư pháp và UBND Thành phố, trình Quản nhằm đáp ứng nhu cầu của các tổ chức hành nghề công lýthông chứng, góp phần bảo đảm an toàn cho việc công chứng tin ngăn chặn và các giao dịch, Sở Tƣ pháp Hà Nội đã xây dựng, quản lý và thông tin vận hành Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và về hợp thông tin về giao dịch đã công chứng. đồng, giao Đến ngày 11/11/2019, 122/122 tổ chức hành nghề công dịch đã công chứng trên địa bàn Hà Nội tham gia Chương trình, đã tích

42 chứng hợp được hơn 3.000.000 thông tin trong Chương trình.

Sở Tư pháp đã tổ chức tập huấn kỹ năng sử dụng Chương trình và cung cấp tài khoản để các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trên địa bàn Thành phố có thể tham gia Chương trình.

1 Vai trò của cơ sở dữ liệu công chứng đối với hoạt động công chứng a Phục vụ công tác lưu trữ, thống kê, báo cáo: Căn cứ Thông tƣ của Bộ Tƣ pháp về thống kê, báo cáo, 06 tháng ,

1 năm, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tƣ pháp kết quả hoạt động của tổ chức; Sở

Tƣ pháp tổng hợp, báo cáo Bộ Tƣ pháp và UBND Thành phố kết quả hoạt động công chứng trên địa bàn Thành phố Việc có một phần mềm thay thế cho hệ thống sổ công chứng sẽ giúp việc thống kê, báo cáo đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn Việc lưu trữ số hóa cũng an toàn hơn, thuận tiện hơn cho việc sao lưu dữ liệu, bảo đảm cho việc lưu trữ ổn định, lâu dài. b Phục vụ công tác tra cứu: Việc có một phần mềm thay thế cho hệ thống sổ công chứng sẽ giúp việc tra cứu đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn Việc tra cứu bằng phần mềm cũng có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau như: tra theo tên người, theo địa chỉ, theo số giấy chứng nhận, số hợp đồng, ngày công chứng trong khi tra theo sổ công chứng chỉ có thể tra đƣợc theo số hợp đồng, ngày công chứng Trong khi hệ thống lưu trữ bằng sổ công chứng không thể chia sẻ thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng đƣợc Nhờ có phần mềm việc tra cứu, chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng trực tuyến. c Hạn chế rủi ro, phòng chống vi phạm: Trên địa bàn Thành phố, những năm qua xảy ra một số vụ làm giả giấy tờ có liên quan đến hoạt động công chứng, đăng ký nhƣ:

HTL sử dụng Hợp đồng ủy quyền giả của Văn phòng công chứng TL mang đến Văn phòng công chứng VT ký Hợp đồng chuyển nhƣợng, NTBA sử dụng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả ký Hợp đồng chuyển nhƣợng cho nhiều người, LBQ sử dụng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả, đăng ký giao dịch bảo đảm giả thế chấp vay tiền của ngân hàng Những vụ việc nhƣ vậy, dẫn đến đòi hỏi cấp thiết phải có một Chương trình để ngăn chặn việc tài sản, giấy tờ không đƣợc phép tham gia giao dịch mà vẫn tham gia giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng, gây thiệt hại về kinh tế cho các tổ chức tín dụng khi nhận thế chấp, cho người nhận chuyển nhượng tài sản; góp phần bảo vệ chứng cứ, bảo toàn tình trạng hiện có của tài sản tránh gây thiệt hại không thể khắc phục đƣợc, để bảo đảm thi hành án, ngăn chặn việc tẩu tán tài sản

Đánh giá chung về quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp Hà Nội đã có thành công nhất định nhƣ

Dự án xây dựng Chương trình Quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng (gọi tắt là UCHI) Dự án đƣợc thực hiện tháng 12 năm 2010 Đến nay đã hơn 8 năm hoạt động, Chương trình đã tích hợp được 3 triệu thông tin về giao dịch, chia sẻ dữ liệu giữa Sở Tƣ pháp với 122 tổ chức hành nghề công chứng, 30 văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Phần mềm giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch công chứng, giúp tổ chức hành nghề công chứng quản lý tốt giao dịch của tổ chức, kết nối, chia sẻ thông tin với tổ chức khác, có chức năng thống kê, báo cáo Phần mềm cũng giúp thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.

Các dự án CNTT trong lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp bước đầu phát huy hiệu quả, xử lý đƣợc số lƣợng hồ sơ lớn, rút ngắn thời gian nộp hồ sơ cho công dân, tiết kiệm thời gian và công sức cho công chức bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường mạng, người dân không phải đến cơ quan nhà nước, việc thanh toán phí, lệ phí và nhận kết quả tại địa chỉ của người dân Thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện 24/24 giờ trong ngày tại mọi địa điểm có kết nối Internet hoặc trên thiết bị điện tử thông minh khác; Tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian giao dịch, đơn giản thủ tục giấy tờ; theo dõi đƣợc tình trạng hồ sơ trên website trực tuyến, qua tin nhắn điện thoại, địa chỉ e-mail; Tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hồ sơ, thủ tục Quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng Việc thanh toán lệ phí và nhận kết quả đƣợc thực hiện trực tiếp tại nhà của công dân Lựa chọn hình thức này công dân không chỉ thuận tiện trong đăng ký hồ sơ trực tuyến mà còn đƣợc hỗ trợ và cung cấp kịp thời

62 các thông tin trực tuyến qua hệ thống tổng đài, hỗ trợ kỹ thuật.

Thông qua việc cấp bản sao trích lục hộ tịch dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đã nâng cao trách nhiệm, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức có liên quan; đẩy mạnh cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.

Việc ứng dụng dịch vụ công trực tuyến đã góp phần thay đổi lề lối, phương pháp trong giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao sự hài lòng của người dân và tổ chức trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước.

3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân

Giai đoạn khởi đầu dự án còn lúng túng, Chƣa có quy trình cụ thể quản trị mất nhiều thời gian dự án CNTT 5 giai đoạn, 8 nội

Giai đoạn thực hiện dự án chậm, thiếu dung chuyên nghiệp Giai đoạn theo dõi và kiểm soát, chƣa kiểm soát tốt nhà thầu.

Giai đoạn kết thúc dự án kéo dài, chƣa đánh giá, chƣa rút ra bài học kinh nghiệm.

Một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp trùng lặp với dự án của Bộ Tƣ pháp gây lãng phí Quản trị phạm vi chưa tốt ảnh hưởng đến chất lƣợng và chi phí Quản trị chi phí chƣa dự trù hết chi phí bảo trì sau khi nghiệm thu, bàn giao.

Việc triển khai dự án số hóa dữ liệu hộ

Kinh phí dành cho việc triển khai tịch trên địa bàn các huyện còn chậm ở một số đơn vị còn khó khăn63

Việc lấy mã số định danh cá nhân cho trẻ không đƣợc thực hiện ngay nên không có kết quả khai sinh trả ngay cho công dân do vậy mất thời gian đi lại.

Việc đăng ký lại việc sinh, có một số trường hợp người già khi đi đăng ký lại việc sinh do trùng cả họ, chữ đệm, tên, trùng năm sinh, trong giấy tờ làm căn cứ đăng ký lại khai sinh không thể hiện ngày, tháng sinh, do vậy ngày, tháng sinh lấy theo quy định của luật ngày 01 tháng 01 của năm dẫn đến tình trạng họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh đều trùng, tuy có cha, mẹ khác nhau nhƣng nếu đã có một người được đăng ký trên phần mềm trước, thì phần mềm không cho đăng ký của người tiếp theo; Đối với việc thay đổi thông tin về cha, mẹ trẻ khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc khai sinh của trẻ đã thực hiện trên phần mềm nhƣng khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ theo yêu cầu của cha mẹ nuôi không thực hiện đƣợc trên phần mềm Do vậy công chức hộ tịch vẫn phải làm thủ tục thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ, dẫn đến việc thông tin của trẻ đƣợc quản

Phần mềm bị trục trặc, kết nối giữa Bộ Tƣ pháp và Bộ Công an bị gián đoạn Khâu khảo sát chƣa dự liệu được trường hợp này

Máy tính không đáp ứng yêu cầu hoặc lỗi phần mềm.

64 lý trên phần mềm và thông tin trẻ sử dụng sau này không đồng nhất.

Xử lý trên hệ thống có lúc bị chậm.

Các file tài liệu đính kèm (file ảnh) công dân chụp còn mờ, thiếu thông tin gây ảnh hưởng đến việc tiếp nhận hồ sơ của cán bộ tiếp nhận.

Chủ đầu tƣ và nhà thầu gặp khó khăn Chế độ, chính sách của Nhà trong việc dự toán, quyết toán Chi phí nước trong đầu tư dự án CNTT cho quản lý dự án nhiều thủ tục rườm có nhiều thay đổi, điều chỉnh rà, khó thực hiện cho chủ đầu tƣ.

Việc thu phí phát sinh tình huống đã Chưa có hướng dẫn đối với trường xuất biên lai thu phí nhƣng không thu hợp này (hủy biên lai, hoàn tiền hoặc được phí do Bưu điện chuyển hoàn khấu trừ từ Ngân sách Nhà nước…).

(khi không phát đƣợc cho công dân), Đối với công dân cao tuổi thì trong khi tiền đã nộp Ngân sách Nhà việc sử dụng máy tính, điện nước thoại thông minh để truy cập

Việc sử dụng dịch vụ công chƣa nhiều Internet, sử dụng dịch vụ công (tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến trực tuyến còn gặp khó khăn mức độ 4 ở các địa bàn chƣa cao, đặc

Một số địa bàn công dân làm thủ biệt ở cấp xã). tục cấp bản sao hộ tịch trực Việc tra cứu hồ sơ rất vất vả, mất nhiều tuyến cấp độ 4 do nhà gần, muốn thời gian, trong khi thời hạn giải quyết đến nhận kết quả trực tiếp do vậy thủ tục hành chính lại ngắn số hồ sơ phát sinh chƣa nhiều.

Dữ liệu hộ tịch điện tử chƣa xây dựng và số hóa

Thiếu nhân lực có bằng cấp, kinh Chƣa tận dụng đƣợc nguồn nhân nghệm, năng lực về CNTT và quản trị lực từ các trường đại học đào tạo dự án CNTT, chƣa có cơ chế thu hút về CNTT nhƣ Đại học Bách nhân lực và tạo động lực cho đội dự án khoa Hà Nội, Học viện Công

CNTT nghệ Bưu chính - Viễn thông, Đại học FPT

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN CNTT TẠI SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Mục tiêu và định hướng quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội

Thực hiện kế hoạch của Bộ Tƣ pháp và UBND thành phố Hà Nội, các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội đã, đang và sẽ đƣợc triển khai, đóng góp tích cực vào công tác quản lý nhà nước, cải cách hành chính, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày một tốt hơn Ngày càng có nhiều dự án CNTT đƣợc triển khai thì quy trình quản trị dự án cũng cần hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu thực tiễn Trước hết là sự thay đổi trong tƣ duy về quản trị dự án Từ kinh nghiệm thực tế của bản thân tác giả đã tham gia một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp Hà Nội cho thấy để đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản trị dự án CNTT thì đội ngũ nhân sự cần hình thành tác phong làm việc theo nhóm, có tổ chức, có quy trình và bài bản, rèn luyện thói quen chuẩn bị kế hoạch, viết tài liệu kế hoạch và viết báo cáo chuyên nghiệp.

Xây dựng hệ thống các quy trình quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp

Hà Nội Các quy trình sau khi đƣợc xây dựng và áp dụng sẽ góp phần quan trọng để các công việc trong dự án đƣợc tiến hành một cách khoa học, không bị chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các phòng, ban, cá nhân.

Hiện đại hóa công tác quản trị dự án bằng các công cụ nhƣ phần mềm quản trị dự án, các chương trình lập kế hoạch và quản trị tiến độ dự án

Nâng cao năng lực của cán bộ quản trị dự án thông qua các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn Xây dựng, đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ kế cận để sẵn sàng tham gia vào các dự án sẽ triển khai.

Nâng cao ý thức trách nhiệm của công chức tham gia dự án để dự án thực hiện đúng kế hoạch đề ra, đáp ứng mục tiêu, thời hạn đã xác định Đề xuất những sáng kiến cải tiến trong công tác quản trị dự án và những kiến nghị với các cơ quan Trung ƣơng và thành phố để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật phục vụ công tác quản trị dự án trong thời gian tới.

Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Bảng 4.1: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Hạn chế Nguyên nhân Giải pháp

Giai đoạn khởi đầu dự Chƣa có quy trình cụ thể - Cần ý thức đƣợc vai trò án còn lúng túng, mất quản trị dự án CNTT 5 quan trọng của chuẩn bị nhiều thời gian giai đoạn, 8 nội dung dự án, càng chuẩn bị tốt thì khi lập kế hoạch, thực Giai đoạn thực hiện dự án chậm, thiếu chuyên hiện dự án càng tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng nghiệp Giai đoạn theo cao chất lƣợng dự án. dõi và kiểm soát, chƣa

- Chủ động trong việc kiểm soát tốt nhà thầu. nghiên cứu các luật, nghị Giai đoạn kết thúc dự án định, kế hoạch, chương kéo dài, chƣa đánh giá, trình của Trung ƣơng, chƣa rút ra bài học kinh thành phố ngay khi dự nghiệm Một số dự án thảo, trước khi chúng có

CNTT của Sở Tƣ pháp hiệu lực pháp luật Đây là trùng lặp với dự án của những căn cứ, nhiệm vụ

Bộ Tƣ pháp gây lãng cho chuẩn bị, triển khai dự phí Quản trị phạm vi án, giúp chủ động về mặt chưa tốt ảnh hưởng đến thời gian trong việc chuẩn chất lƣợng và chi phí bị cho các dự án.

- Bố trí các công chức có

Quản trị chi phí chƣa dự trình độ về quản trị dự án, trù hết chi phí bảo trì

CNTT, nghiệp vụ, tham sau khi nghiệm thu, bàn gia sớm vào giai đoạn giao Quản trị rủi ro chuẩn bị dự án Bố trí

69 chƣa đƣợc coi trọng ngân sách, thiết bị cho

Việc triển khai dự án Kinh phí dành cho việc giai đoạn chuẩn bị dự án để thực hiện chuyên số hóa dữ liệu hộ tịch triển khai ở một số đơn nghiệp. trên địa bàn các huyện vị còn khó khăn còn chậm

Việc lấy mã số định Phần mềm bị trục trặc, - Công tác khảo sát cần danh cá nhân cho trẻ kết nối giữa Bộ Tƣ đƣợc thực hiện tốt, tổ không đƣợc thực hiện pháp và Bộ Công an bị chức khảo sát tại các nơi ngay nên không có kết gián đoạn đã triển khai dự án hiệu quả khai sinh trả ngay Khâu khảo sát chƣa dự quả, khảo sát nhu cầu người dùng cần được quan cho công dân do vậy liệu được trường hợp tâm và dành thời gian. mất thời gian đi lại này

- Vai trò, trách nhiệm của Việc đăng ký lại việc Máy tính không đáp những người tham gia dự sinh, có một số trường ứng yêu cầu hoặc lỗi án cần được xác định. hợp người già khi đi phần mềm - Cần thực hiện tốt công đăng ký lại việc sinh do tác Mô tả dự án Việc xác trùng cả họ, chữ đệm, định Mục đích và mục tên, trùng năm sinh, tiêu của dự án cần đƣợc trong giấy tờ làm căn cứ thực hiện đăng ký lại khai sinh - Việc Ƣớc lƣợng công không thể hiện ngày, việc cần đƣợc thực hiện tháng sinh, do vậy ngày, một cách khoa học, có căn tháng sinh lấy theo quy cứ.

- Đối với các dự án muốn định của luật ngày 01 rút ngắn thời gian thì cần tháng 01 của năm dẫn có giải pháp bổ sung kinh đến tình trạng họ, chữ phí, nhân lực, thiết bị. đệm, tên, ngày, tháng, - Tổ chức Họp để phát năm sinh đều trùng, tuy

70 có cha, mẹ khác nhau nhƣng nếu đã có một người được đăng ký trên phần mềm trước, thì phần mềm không cho đăng ký của người tiếp theo; Đối với việc thay đổi thông tin về cha, mẹ trẻ khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc khai sinh của trẻ đã thực hiện trên phần mềm nhƣng khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ theo yêu cầu của cha mẹ nuôi không thực hiện đƣợc trên phần mềm Do vậy công chức hộ tịch vẫn phải làm thủ tục thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ, dẫn đến việc thông tin của trẻ đƣợc quản lý trên phần mềm và thông tin trẻ sử dụng sau này không đồng nhất.

Việc xử lý trên hệ huy đƣợc trí tuệ của các thành viên, phát huy tính sáng tạo của tập thể.

- Sử dụng các phần mềm quản lý dự án Microsoft Project

- Kế hoạch cần đƣợc xây dựng khoa học, chi tiết

- Cần bố trí người thực hiện dự án tham gia vào việc lập kế hoạch dự án.

- Sở Tƣ pháp cần phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính để bố trí kinh phí, thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ, đánh giá dự án.

- Lựa chọn nhà thầu theo năng lực, kinh nghiệm.

- Cần phối hợp để quản lý rủi ro: phát triển hệ thống an toàn bảo mật, sao lưu, dự phòng, phân quyền sử dụng, tường lửa, đào tạo nhân lực.

71 thống có lúc bị chậm.

Các file tài liệu đính kèm (file ảnh) công dân chụp còn mờ, thiếu thông tin gây ảnh hưởng đến việc tiếp nhận hồ sơ của cán bộ tiếp nhận.

Chủ đầu tƣ, nhà thầu Chế độ, chính sách của Bộ Thông tin và Truyền gặp khó khăn trong việc Nhà nước trong đầu tư thông cần ban hành Hệ dự toán, quyết toán Chi dự án CNTT có nhiều thống định mức, tiêu phí cho quản lý dự án thay đổi, điều chỉnh chuẩn, quy chuẩn đầy rườm rà, khó thực hiện đủ, cập nhật kịp thời với cho chủ đầu tƣ tiến bộ khoa học và công nghệ hiện đại; xây dựng và quy định chi tiết việc sử dụng hệ thống quản lý kiến trúc Chính phủ điện tử.

Việc thu phí phát sinh Chưa có hướng dẫn đối Công tác khảo sát cần tình huống đơn vị đã với trường hợp này (hủy thực hiện tốt ngay từ đầu

Kiểm tra, phát hiện sai xuất biên lai thu phí biên lai, hoàn tiền hoặc hỏng để yêu cầu nhà thầu nhƣng không thu đƣợc khấu trừ từ Ngân sách phí do Bưu điện sửa chữa, khắc phục, thay

Nhà nước…). thế Nhà thầu phải chịu chuyển hoàn (khi Đối với công dân cao mọi phí tổn khắc phục, không phát đƣợc cho tuổi thì việc sử dụng sửa chữa, thay thế công dân), trong khi máy tính, điện thoại để tiền đã nộp Ngân sách

Nhà nước truy cập Internet, sử

Định dạng
Số trang	99
Dung lượng	1,21 MB