TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỌP ĐỊNH KỲ CÔNG ĐOÀN QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK Giảng viên.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC - - BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỌP ĐỊNH KỲ CƠNG ĐỒN QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK Giảng viên hướng dẫn : NGUYỄN THỊ TÚ QUYÊN Nhóm thực : HI Lớp học phần : 2238CEMG2431 Khóa: 2022 – 2023 MỤC LỤC PHẦN 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VINAMILK Tên đầy đủ: Công ty cổ phần sữa Việt Nam Tên viết tắt: Vinamilk Tính theo doanh số sản lượng, Vinamilk nhà sản xuất sữa hàng đầu Việt Nam Vinamilk cung cấp 200 mặt hàng sữa sản phẩm từ sữa thuộc nhóm chính: sữa bột, sữa nước sữa đặc Sản phẩm công ty chủ yếu tiêu thụ thị trường Việt Nam xuất sang thị trường nước Úc, Campuchia, Philippin mỹ Hiện tại, Vinamilk kinh doanh nhãn hiệu gồm: sữa tươi, sữa chua, kem, sữa đặc Lịch sử phát triển: Ngày 20/08/1976, Vinamilk thành lập dựa sở tiếp quản nhà máy sữa chế độ cũ để lại, gồm : - Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân nhà máy Foremost) - Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân nhà máy Cosuvina) - Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân nhà máy sữa bột Nestle') ( Thụy Sĩ) Năm 1985 Vinamilk vinh dự nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Ba Năm 1991 Vinamilk vinh dự nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhì Năm 1995 Vinamilk thức khánh thành Nhà máy sữa Hà Nội Năm 1996 Vinamilk vinh dự nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất Năm 2000 Vinamilk nhà nước phong tặng Danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi Năm 2001 Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Cần Thơ Năm 2003 - Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Bình Định - Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Sài Gòn Năm 2005 Vinamilk vinh dự nhà nước tặng thưởng Huân chương Độc lập Hạng Ba Năm 2006 Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa Tuyên Quang Năm 2008 Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa thứ Bình Định Năm 2009 Vinamilk xây dựng trang trại bò sữa thứ Nghệ An Năm 2010 Vinamilk xây dựng Trang trại bị sữa thứ Thanh Hóa Vinamilk nhà nước tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Nhì Vinamilk áp dụng công nghệ mới, lắp đặt máy móc thiết bị đại cho tất nhà máy sữa Bên cạnh đó, Vinamilk thành lập trung tâm tư vấn dinh dưỡng sức khoẻ nước cho đời 30 sản phẩm Vinamilk liên doanh với công ty chuyên sản xuất bột sữa nguyên kem New Zealand dây chuyền công suất 32,000 tấn/năm Ngồi ra, Vinamilk cịn đầu tư sang Mỹ mở thêm nhà máy nhiều quốc gia, kim ngạch xuất chiếm 15% doanh thu tiếp tục tăng cao Năm 2012 Khánh thành nhiều nhà máy đại Năm 2013 Khởi công xây dựng trang trại bò sữa Tây Ninh Hà Tĩnh Năm 2014 Thương hiệu Vinamilk trở nên quen thuộc với người tiêu dùng nước sau 38 năm không ngừng đổi phát triển Vinamilk tiếp tục khẳng định mình với tinh thần cải tiến, sáng tạo, tìm hướng để công ty ngày lớn mạnh Vinamilk xây dựng trang trại bị sữa Như Thanh Thanh Hóa Năm 2015 Vinamilk khởi cơng xây dựng trang trại bị sữa Thống Nhất Thanh Hóa (dự kiến khánh thành quý năm 2017) Năm 2016 Cột mốc đánh dấu hành trình 40 năm hình thành phát triển Vinamilk (1976 – 2016) để thực hóa "Giấc mơ sữa Việt” khẳng định vị sữa Việt đồ ngành sữa giới Năm 2017 Khánh thành trang trại bò sữa Organic Năm 2018 Khánh thành tổ hợp trang trại bị sữa cơng nghệ cao Thống Nhất Thanh Hóa Năm 2019 Khánh thành trang trại Bò Sữa Tây Ninh Với quy mơ 8000 bị bê sữa, diện tích gần 700ha đầu tư cơng nghệ 4.0 tồn diện Năm 2020 Mộc Châu Milk thức trở thành công ty thành viên Vinamilk Năm 2021 Đánh dấu cột mốc 45 năm thành lập PHẦN 2: CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỌP ĐỊNH KỲ CƠNG ĐỒN - QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 2.1 Chuẩn bị cho họp 2.1.1 Xác định mục tiêu họp Mục tiêu họp định kỳ Công đồn - Quản lý cơng ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk họp để bàn bạc giải vấn đề Tại Vinamilk họp định kỳ Cơng đồn - Quản lý diễn đàn để bên phát hiện, thảo luận tìm giải pháp cho vấn đề chưa (không được) quy định thỏa ước lao động tập thể Nó coi công cụ để người quản lý người lao động cải thiện điều kiện làm việc, Vinamilk tổ chức họp định kỳ Cơng đồn - Quản lý tháng họp lần 2.1.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp a Xác định thành phần tham dự họp - Danh sách thành phần tham gia họp: Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm hiệu Quản lý đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp Trường hợp người triệu tập mời quản lý phận tham dự họp, thì ủy quyền cho cấp có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay Số lượng thành viên hai bên cân bên có: + Đại diện lãnh đạo phù hợp + Các đại diện cho phận ca sản xuất liên quan + Những thành viên khác có liên quan + Chủ tọa họp: có chủ tọa luân phiên cho họp (1 đại diện cho cơng đồn, cho quản lý) + Một thư ký ghi biên họp + Biên họp lưu giữ dán chỗ thích hợp để thành viên Cơng đồn Quản lý nắm rõ tiến triển hoạt động họp Cơng đồn - Quản lý - Trình nhà quản lý văn phòng xét duyệt: Sau xác định thành phần tham gia thí hệ thống lại thành danh sách để gửi lên nhà quản lý văn phịng để xét duyệt - Thơng báo gửi giấy mời đến đại biểu ( hình ảnh mẫu giấy mời ): Giấy mời họp ghi theo mẫu phải ghi rõ nội dung sau đây: + Người triệu tập chủ trì + Thành phần tham dự + Người triệu tập; người mời tham dự + Nội dung họp; thời gian, địa điểm họp + Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất b Xây dựng chương trình họp - Những hoạt động dự phòng ST Nội dung hoạt động Thời gian Thời Người T tối thiểu gian tối phụ cho hoạt đa cho trách động hoạt động Tuyên bố lý do, giới thiệu 10 phút 15 phút đại biểu tham gia họp Đọc báo cáo vấn Ban tổ chức 15 phút 17 phút Lãnh đề mà công đồn làm đạo vấn đề cịn cơng tồn đọng cơng tác cơng đồn đồn doanh nghiệp Thảo luận số vấn đề 60 phút 65 phút Lãnh nhằm tìm hướng giải đạo như: cơng đồn + - Vấn đề trao đổi thông tin: trưởng trao đổi thông tin kế hoạch tới phương phận thức triển khai công việc, định đưa từ ban giám đốc Giải vấn đề phát sinh mà người lao động phản ánh lên phía cơng đồn Từ hai bên thảo luận tới thống chung vấn đề - Quản lý chất lượng sản phẩm – giảm lãng phí: Trong họp định kỳ cơng đồn Vinamilk thì vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm đề cao nhắc đến Bên phía nhà quản lý ln u cầu khắt khe công việc để vừa tạo suất cao, vừa giảm lãng phí đảm bảo chất lượng sản phẩm để Đại diện người lao động nêu 15 phút 20 phút ý kiến số ý kiến khác Người lao động cần giải đáp Thương lượng, trao đổi điều chưa phù hợp cơng tác cơng đồn Đại diện cơng đoàn nêu lên 15 phút 20 phút phương hướng giải Đại diện cơng đồn Kết thúc họp phút 10 phút Ban tổ chức c Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị họp Sau lập danh sách đại biểu, văn phòng tìm địa điểm tổ chức họp cho phù hợp với yêu cầu nội dung họp với số lượng người tham gia để đặt địa điểm cho vừa có khơng gian vừa với u cầu Ngồi ra, địa điểm họp chuẩn bị kỹ lưỡng dựa yếu tố như: + Vị trí phịng họp: Tại Vinamilk thường có phịng chun dùng để họp bàn + Thường bố trí bàn hình chữ nhật, thành viên đại diện cho bên cơng đồn - quản lý ngồi đối diện trao đổi bình đẳng + Nhiệt độ khơng khí phòng: Điều chỉnh sẵn điều hòa, quạt phù hợp với thời tiết + Sạch sẽ: Gọi đội ngũ vệ sinh lau dọn tồn phịng + Ánh sáng: Bật đủ hệ thống ánh sáng có phịng 10 + Mùi /mùi thơm: Xịt phòng trước buổi họp diễn + Tiếng động, tiếng ồn: đảm bảo đóng kín cửa phòng Tại địa điểm tổ chức họp cần phải trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ suốt trình họp như: bàn ghế, thiết bị nghe nhìn, hệ thống âm thanh, hệ thống chiếu sáng, micro, bút viết, Trước họp diễn ra, phận hậu cần tiến hành kiểm tra số lượng chất lượng thiết bị lên kế hoạch thay thế, sửa chữa, mua thiết bị hỏng, bị thiếu để đảm bảo thiết bị hoạt động tốt giúp họp diễn cách thuận lợi d Chuẩn bị tài liệu cho họp Trước diễn họp ngày, thư ký cần trao đổi trước nội dung, mục đích, ý nghĩa họp với người chủ trì họp để có sở chuẩn bị tài liệu cần thiết, phù hợp - Các văn chi tiết việc phân chia họp theo nội dung thời gian cụ thể cho đối tượng phân chia tới phòng ban liên quan Việc làm giúp cho thành phần tham gia họp nắm phần tinh thần buổi họp đồng thời giúp chuẩn bị tốt gì nói, thảo luận để họp diễn nhanh chóng hiệu - Văn phịng bên có nhiệm vụ chuẩn bị tham luận, diễn văn, văn báo cáo suốt trình diễn họp Các tài liệu, số liệu có liên quan tới chương trình họp xem xét chuẩn bị kỹ để đưa vào tham luận phát biểu Nội dung chủ yếu tài liệu tình hình hoạt động công ty; kế hoạch tới phương thức triển khai công việc, định đưa từ ban giám đốc thông tin vấn đề phát sinh mà người lao động phản ánh lên phía cơng đồn, số liệu liên quan đến Quản lý chất lượng sản phẩm - giảm tránh lãng phí 11 - Các văn tài liệu sau soạn thảo chuẩn bị phải thông qua ý kiến bên có liên quan, sau ban lãnh đạo ký duyệt đưa vào sử dụng e Phối hợp tổ chức họp - Đối với công tác tổ chức họp định kỳ cơng đồn - quản lý, cơng ty cổ phần sữa Vinamilk quan tâm đến phối hợp phận tổ chức họp - Đội ngũ lễ tân làm nhiệm hướng dẫn họ vào địa điểm diễn họp chỗ ngồi định sẵn Đồng thời họ cần chuẩn bị tốt khâu phục vụ họp đảm bảo phịng họp có đủ bàn ghế, giấy bút, trang thiết bị… - Bộ phận vệ sinh đảm bảo quét dọn phòng họp - Đội ngũ bảo vệ phụ trách đảm bảo an ninh trật tự họp, trông coi, chuẩn bị phương tiện lại, f Chuẩn bị kinh phí họp Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền (VNĐ) (VNĐ) Chi phí thiết kế Thư mời 100.000 100.000 Chi phí in ấn Thư mời 16 5.000 80.000 Tài liệu 20 5.000 100.000 12 Văn phòng phẩm 20 5.000 100.000 20 1.000 20.000 20 5.000 100.000 300.000 300.000 (bút, ) Phiếu thăm dị ý kiến Chi phí ăn uống Nước Chi phí phát sinh Tổn 800.000 g 2.2 Tiến hành họp a Kiểm tra công tác chuẩn bị Cần kiểm tra lại công việc chuẩn bị trước bắt đầu họp trước họp diễn 40 phút, để xem đầu việc chuẩn bị cách kỹ hay chưa, xem có thiếu sót gì bên cạnh gặp cố gì thì có phương hướng để giải nhanh chóng, phù hợp trước họp diễn Các công việc cần kiểm tra lại bao gồm: - Kiểm tra địa điểm họp: địa điểm họp dọn dẹp, trang trí thiết kế phù hợp hay chưa, có cố gì không - Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng trang thiết bị: hệ thống âm rõ ràng chưa, ánh sáng phù hợp hay chưa, tránh để tình trạng đại biểu nói bên không nghe thấy âm thanh, ánh sáng tối sáng ảnh hưởng đến chất lượng họp 13 - Việc bố trí bàn ghế: gọn gàng phù hợp hay chưa, đủ số lượng ghế ngồi cho đại biểu hay chưa - Công tác lễ tân: cần chuẩn bị trang phục chu đáo, thái độ văn minh, nhã nhặn, - Công tác chuẩn bị tài liệu bàn đón tiếp: tài liệu cần thiết cho buổi họp có hay chưa, dựa nội dung họp mà cần có chuẩn bị tài liệu cho phù hợp Công tác kiểm tra trước tiến hành họp công tác vô quan trọng để họp diễn cách trơn tru không bị ngắt quãng Đảm bảo hiệu nâng cao chất lượng họp b Đón tiếp đại biểu - Bố trí bàn đón tiếp đại biểu cửa có ghi rõ “ Bàn tiếp đón” danh sách người tham gia - Hướng dẫn người tham gia ngồi vị trí chủ thể Cơng đồn quản lý ngồi đối diện c Điều hành họp - Thông báo chương trình họp: Họp định kỳ cơng đồn - quản lý diễn đàn để bên thảo luận tìm giải pháp cho vấn đề chưa quy định thỏa ước lao động - Điều hành việc thảo luận + Đại diện lãnh đạo phù hợp + Các đại diện cho phận ca sản xuất liên quan + Chủ tọa họp: có chủ tọa luân phiên cho họp ( đại diện cơng đồn, cho quản lý) - Điều hành việc nghỉ giờ: Chủ tọa họp d Ghi biên họp - Các thông tin bao gồm + Thời gian bắt đầu họp: 8h sáng ngày 25/5 14 + Địa điểm họp: Tại văn phịng cơng ty Vinamilk + Thành phần họp: số lượng thành viên bên cân bên có Đại diện lãnh đạo phù hợp Các đại diện cho phận ca sản xuất liên quan Chủ tọa họp: có chủ tọa luân phiên cho họp ( đại diện cơng đồn, cho quản lý) thư ký ghi lại biên họp + Số đại biểu triệu tập, số có mặt, số vắng mặt: Có mặt: Đủ Vắng mặt: Khơng + Chủ tọa, chủ tịch đồn thư ký: Chủ tọa họp: có chủ tọa luân phiên cho họp ( đại diện cơng đồn, cho quản lý) thư ký ghi lại biên họp + Nội dung diễn biến họp: Trao đổi thông tin Trong họp định kỳ Cơng đồn – quản lý cơng ty Vinamilk, bên trao đổi thông tin hai chiều qua lại với Bên phía nhà quản lý thì tao đổi thông tin kế hoạch tới phương thức triển khai công việc định từ phía Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Ngồi ra, phía quản lý tiếp thu ý kiến phản hồi từ phía Cơng đồn ý kiến phản ánh vấn đề công việc Các vấn đề phát sinh công việc NLĐ lên nhà quản lý Từ hai bên thảo luận đến thống chung để giải vấn đề Quản lý chất lượng sản phẩm – giảm lãng phí Trong họp định kỳ cơng đồn quản lý cơng ty Vinamilk Vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm đề cao nhắc đến Do Vinamilk công ty sản xuất sữa sản phẩm từ sữa nên chất lượng ln đảm bảo để đứng vững cạnh tranh thị 15 trường Bên phía nhà quản lý ln u cầu khắt khe công việc để vừa tạo suất lao động cao vừa giảm lãng phí đảm bảo chất lượng để bán thị trường Bên cơng đồn tiếp thu ý kiến nhắc nhở công nhân thực nghiêm túc công việc Điều kiện làm việc, thời làm việc thời gian nghỉ ngơi Đây vấn đề mà Vinamilk quan tâm đến Vấn đề vấn đề liên quan đến quyền lợi NLĐ ln vấn đề cơng đồn quản lý quan tâm + Các kết luận họp: Cơng đồn cơng ty tìm cách giải kịp thời vấn đề khó khăn mà người lao động gặp phải tăng tin cậy từ hai bên: người lao động quản lý Họp định kỳ Cơng đồn – Quản lý cơng ty cổ phần sữa Vinamilk nhắm cải thiện điều kiện làm việc, tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc người lao động + Thời gian kết thúc họp: 10h30 phút + Chữ ký chủ tọa thư ký họp 2.3 Sau kết thúc họp - Sau kết thúc họp, thư ký tổng hợp nội dung để người tham gia họp có nhìn tổng quát xuyên suốt họp; đồng thời ghi nhớ điểm thống bên - Toàn văn tài liệu hình thành trình họp lưu trữ lại lập thành hồ sơ Hồ sơ bao gồm văn bản: + Quyết định lãnh đạo tổ chức họp + Danh sách đại biểu đến tham dự + Chương trình kế hoạch + Lời khai mạc lãnh đạo + Các báo cáo bổ sung, tham luận + Bài phát biểu lãnh đạo (nếu có) 16 + Biên họp + Kết luận họp + Lời bế mạc - Kiểm tra trực tiếp thu dọn nơi diễn họp xếp lại bàn ghế hoàn trả lại trang thiết bị - Thu thập hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí họp PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI VINAMILK 3.1 Ưu nhược điểm công tác tổ chức họp định kỳ 3.1.1 Ưu điểm Công tác tổ chức họp định kỳ cơng đồn - quản lý nhiệm vụ thường xun u cầu cán nhân viên cơng đồn quản lý phải nắm rõ mặt quy định kỹ Vinamilk tập đoàn hàng đầu lĩnh vực sữa Việt Nam nên cán nhân viên cơng ty ln có thái độ tốt q trình làm việc từ cơng tác tổ chức họp định kỳ cơng đồn chuẩn bị kỹ lưỡng Về quy trình tổ chức, cán nhân viên công đoàn nắm rõ quy định tổ chức buổi họp định kỳ nên trình tổ chức ln đảm bảo chất lượng Khi có nội dung tổ chức họp giao thì công việc tổ chức nhanh chóng xác Việc phân công đảm bảo đồng đều, tránh chậm trễ Ngoài ra, xây dựng tổ chức họp ln có phương án dự phịng nhằm tránh cố không mong muốn Về kế hoạch xây dựng chi tiết đầy đủ nội dung liên quan tới công việc thực để xây dựng họp Kế hoạch xây dựng nhanh giúp đảm bảo tiến độ cơng việc hồn thành nhanh chóng 3.1.2 Nhược điểm Tuy tập đoàn lớn trình tổ chức việc sai sót khơng thể tránh khỏi Vẫn tình trạng chưa bám sát với quy định nên cơng tác tổ chức 17 họp cịn làm thiếu Sau kết thúc họp, công việc lập biên lưu trữ hồ sơ chưa hoàn tất Việc họp rút kinh nghiệm, bổ sung ý kiến chưa thực triệt để Cần ý công tác ghi chép sau họp, biên cần ghi mạch lạc thống nhất, ghi ý cần thiết 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu Công ty cần xây dựng đưa quy chế, quy định việc thực hiện, triển khai thực công tác hội họp cách thống Đảm bảo độ xác trách nhiệm việc ghi chép biên trình diễn họp sau họp Tạo đồng thuận, thống hòa đồng nhân viên trình tổ chức họp Đào tạo khuyến khích nhân viên làm việc cách tích cực, nâng cao chuyên môn, kỹ trình tổ chức họp 18 CHƯƠNG : KẾT LUẬN Tóm lại cơng tác tổ chức họp định kỳ cơng đồn có vai trị vơ quan trọng tổ chức, doanh nghiệp Trước hết, họp lên kế hoạch để chuẩn bị kỹ như: - Xác định thành phần tham dự họp Xây dựng chương trình họp Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho họp Chuẩn bị tài liệu cho họp 19 ... lập PHẦN 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỌP ĐỊNH KỲ CƠNG ĐỒN - QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 2.1 Chuẩn bị cho họp 2.1.1 Xác định mục tiêu họp Mục tiêu họp định kỳ Cơng đồn - Quản lý công ty cổ phần. .. họp PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI VINAMILK 3.1 Ưu nhược điểm công tác tổ chức họp định kỳ 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác tổ chức họp định kỳ cơng đồn - quản lý nhiệm vụ thường xuyên yêu... duyệt đưa vào sử dụng e Phối hợp tổ chức họp - Đối với công tác tổ chức họp định kỳ cơng đồn - quản lý, cơng ty cổ phần sữa Vinamilk quan tâm đến phối hợp phận tổ chức họp - Đội ngũ lễ tân làm nhiệm