PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG hóa XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG đƣờ ại CÔNG TY TNHH vậ NG BIỂN t n tải

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN MINH SANG MSSV: 71306676 Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: 17 TP.HCM, THÁNG 11 NĂM 2016 TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM THỊ NGÂN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN MINH SANG MSSV: 71306676 Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ Khóa: 17 TP.HCM, THÁNG 11 NĂM 2016 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công đến từ tất nỗ lực thân, mà nhận đƣợc giúp đỡ từ ngƣời xung quanh Sự giúp đỡ ln đến từ ngƣời thân thiết Trong suốt thời gian thực tập Công ty TNHH Thƣơng Mại Vận Tải Quốc Việt, em nhận đƣợc quan tâm, giúp đỡ, dạy từ anh chị công ty ngƣời trƣớc có kinh nghiệm Những ngƣời ln tận tình hƣớng dẫn em suốt trình thực tập thực báo cáo Ngồi ra, khơng có thành cơng sinh viên mà khơng có giúp đỡ thầy giáo Với lịng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến Quí Thầy Cô khoa Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Kinh doanh quốc tế trƣờng Đại học Tôn Đức Thắng Với kiến thức, kinh nghiệm tâm huyết quý báu mà thầy cô gieo mầm tri thức lên ngƣời chúng em Đặc biệt, khoa Quản trị kinh doanh tổ chức học phần thực tập tốt nghiệp để chúng em có hội tiếp cận với thực tế, đem kiến thức đƣợc học mái nhà trƣờng vận dụng với công việc thực tế Theo em, điều bổ ích thiết thực cho sinh viên Em xin chân thành cảm ơn TS Phạm Thị Ngân tận tình hƣớng dẫn em qua buổi gặp mặt, trao đổi, thảo luận chỉnh sửa thiếu sót báo cáo mà em thực Nếu khơng có hƣớng dẫn q báu từ Cơ, có lẽ báo cáo em khó hồn thành tốt đƣợc Một lần em xin chân thành cảm ơn cô Với khoảng thời gian thực tập thực tế vỏn vẹn khoảng hai tháng rƣỡi, em nghĩ thân nhiều hạn chế trình học hỏi, tiếp thu kiến thức làm việc doanh nghiệp Vì vậy, khơng thể tránh khỏi thiết sót thực báo cáo Vậy nên, em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp từ Thầy Cơ Điều giúp em hồn thiện báo cáo thực tập cách tốt Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP Sinh viên: Nguyễn Minh Sang Lớp: 13070601 MSSV: 71306676 Khóa: ĐH 17 XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT V/v: Đánh giá mức độ hài lòng doanh nghiệp sinh viên Khoa QTKD Đầu tiên Khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Tôn Đức Thắng xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Quí đơn vị dành cho sinh viên Khoa thời gian qua Để tiếp tục cải tiến chất lƣợng đào tạo nhằm giúp sinh viên đáp ứng ngày tốt yêu cầu doanh nghiệp nhân lực, Khoa Quản trị kinh doanh kính đề nghị Quí đơn vị dành thời gian nhận xét sinh viên Khoa thực tập-làm việc doanh nghiệp cách chọn lựa mức độ hài lòng vấn đề nêu nhƣ sau: Tên sinh viên: Nguyễn Minh Sang MSSV: 71306676 Thời gian thực tập: Từ tháng đến Phòng ban thực tập: Phòng xuất nhậ 1/ Tính kỷ luật: Rất hài lịng Khơng hài lịng 2/ Tính chun cần: Rất hài lịng Khơng hài lịng 3/ Tác phong cơng việc: Rất hài lịng Khơng hài lịng 4/ Chun mơn chung chun ngà Rất hài lịng Khơng hài lịng 5/ Nhận xét đề nghị khác: Xin chân thành cảm ơn Trân trọng kính chào Ngày ……… tháng ……… năm 201… XÁC NHẬN CỦA DOAN H NGHIỆ P Ghi chú: đánh giá chung hài lòng khơng có mục bị đánh giá từ mức khơng hài lịng trở xuống NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN Sinh viên: Nguyễn Minh Sang Lớp: 13070601 MSSV: 71306676 Khóa: ĐH 17 XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Sinh viên: Nguyễn Minh Sang Lớp: 13070601 MSSV: 71306676 Khóa: ĐH 17 XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 1.1 Tổng quan công ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu dịch vụ công tỵ 1.1.2.1 Chức năng: 1.1.2.2 Nhiệm vụ: 1.1.2.3 Mục tiêu: 1.1.2.4 Dịch vụ: 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 1.1.4 Tình hình nhân công ty 1.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật công ty 1.2 Phân tích kết hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt 1.2.1 Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2013 - 2015 1.2.2 Đánh giá kết hoạt động kinh doanh công ty CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƢỜNG BIỂN VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 15 2.1 Phân tích sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nguyên contianer (FCL) đƣờng biển công ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt 15 2.1.1 Sơ đồ bên liên quan 15 2.1.2 Sơ đồ quy trình bƣớc thực 17 2.1.3 Tính chi phí liên quan để thực quy trình 34 2.2 Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa 35 2.2.1 Các nhân tố bên doanh nghiệp 35 2.2.2 Các nhân tố bên doanh nghiệp 37 2.3 Đánh giá quy trình 38 2.3.1 Ƣu điểm 38 2.3.2 Nhƣợc điểm 38 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 40 3.1 Giải pháp doanh nghiệp 40 3.1.1 Giải pháp đào tạo, không ngừng nâng cao chuyên môn cho nhân viên 40 3.1.2 Giải pháp tối thiểu hóa chi phí 41 3.1.3 Giải pháp nâng cao sở hạ tầng, đầu tƣ thêm phƣơng tiện vận chuyển 42 3.1.4 Giải pháp hạn chế ảnh hƣởng tính thời vụ 42 3.2 Kiến nghị nhà nƣớc 43 3.2.1 Nâng cao hiêu hoạt động quản lý thƣơng mại Nhà nƣớc 43 3.2.2 Những sách nâng cấp sở giao thơng hạ tầng để đáp ứng đƣợc nhu cầu kinh doanh vận tải giao nhận nhƣ 44 3.2.3 Thiết chặt sách chống tham nhũng quan nhà nƣớc cải tiến mạng hải quan 44 Hải quan doanh nghiệp hệ thống xem có vi phạm khơng Kế tiếp, công chức Hải quan xem việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng Nếu tờ khai Hải quan chứng từ phù hợp cơng chức Hải quan đóng dầu vào tờ khai chuyển sang phận trả tờ khai Nhận tờ khai trả lại: Bộ phận trả tờ khai kiểm tra tờ khai phù hợp chƣa? Nếu phù hợp đóng dấu thơng quan xuất lên hai tờ khai trả lại tờ khai cho nhân viên giao nhận Thanh lý hải quan bãi: Nhân viên giao nhận photo tờ khai đến khu vực phận Hải quan lý hàng xuất để làm thủ tục lý Nhân viên mang tờ khai thông quan đến gặp hải quan giám sát bãi container nơi hàng đƣợc đặt để ghi số container, bấm seal, ghi số seal, số tàu, số chuyến lên tờ khai gốc Sau đó, nhân viên giao nhận nộp tờ khai photo gốc phòng lý Cuối công chức Hải quan lý kiểm tra đóng dấu xác nhận trả lại tờ khai gốc Vào sổ tàu cho hàng xuất: Nhân viên giao nhận đem tờ khai lý phiếu xác nhận seal để hải quan vào sổ tàu đến vị trí vơ sổ tàu đƣa cho nhân viên Sau kiểm tra hệ thống nhân viên vô sổ tàu xuất liên (1 liên vàng liên trắng), nhân viên giao nhận kiểm tra thông tin số container, số seal, tên tàu, số chuyến có với booking hay khơng ký vào Nhân viên vô sổ tàu đƣa lại cho nhân viên giao nhận liên vàng giữ lại liên trắng Bƣớc 11: Hãng tàu đại lý hãng tàu phát hành vận đơn đƣờng biển Sau hàng hóa đƣợc xếp lên tàu (shipped on board) đƣợc nhận để xếp lên tàu (received for shipment) đại lý hãng tàu phát hành vận đơn đƣờng biển cho QV Trans Quá trình phát hành vận đơn đƣờng biển đƣợc diễn nhƣ sau: - Sau hãng tàu gửi booking confirmation cho đại lý hãng tàu, hãng tàu soạn thảo Master Bill of Lading (MBL) nháp dựa thông tin nhận đƣợc từ SI đến cho đại lý hãng tàu để kiểm tra phản hồi thông tin trƣờng hợp có sai sót Sau nhận đƣợc MBL nháp đại lý hãng tàu kiểm tra thông tin nháp xem xác với thơng tin SI cung cấp Nếu thông tin MBL khơng có sai sót gửi xác nhận lại để hãng tàu phát hành MBL thức Trong trƣờng hợp thơng tin có sai sót đại lý hãng tàu phản hồi lại cho hãng tàu Sau hãng tàu xử lý thơng tin sai sót xong thức phát hành MBL gốc (thƣờng gốc) Sau hàng hóa đƣợc hãng tàu kiểm tra xác nhận đƣợc xếp lên tàu, hãng tàu kí phát MBL gửi cho đại lý hãng tàu 33 20 - Về phía đại lý hãng tàu, sau nhận đƣợc MBL, phát hành gốc House Bill of Lading ( HBL) dựa MBL đƣợc hãng tàu ký phát trƣớc giao cho QV Trans Bƣớc 12: Giao chứng từ toán với khách hàng Lập chứng từ kế toán: Dựa vào booking profile, điều khoản cƣớc phí trả trƣớc (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ gửi giấy báo đòi nợ cho nhà xuất chuyển cho phận kế tốn để theo dõi thu cơng nợ Quyết toán với khách hàng: Sau khách hàng thực việc tốn tồn cƣớc phí, phí dịch vụ phí liên quan khác cho cơng ty, phận kế tốn xuất hóa đơn gửi chứng từ đầy đủ giao cho khách hàng, theo lệnh nhà xuất chuyển phát chứng từ cho nhà nhập 2.1.3 Tính chi phí liên quan để thực quy trình Theo hóa đơn thƣơng mại hợp đồng chứng từ, hàng hóa xuất đƣợc xuất theo điều kiện C&F ( tên gọi khác CFR) Theo điều kiện thƣơng mại CFR incoterm 2010, địa điểm phân chia chi phí tàu nƣớc nhập khẩu, cịn địa phân chia rủi ro boong tàu nƣớc xuất Vì vậy, ngƣời bán phải chịu chi phí để đƣa hàng hóa đến cảng đến quy định cảng MOMBASA, KENYA Hình 2.14: Sơ đồ thể hành trình vận chuyển hàng hóa chặng đƣờng 34 20 Qua sơ đồ thể hành trình vận chuyển hàng hóa, chi phí mà ngƣời gửi hàng phải chịu bao gồm: Bảng 2.2: Chi phí gửi hàng Ocean Freight (cƣớc vận chuyển đƣờng biển) Phí Local Charges Phí D/O (Delivery order fee) Phí THC (Terminal handling charge) Phí Seal Phí Handling charge Phí Telex Release Phí Hải quan Phí vận chuyển nội địa Phí Lift on/ Lift off Qua bảng thể chi phí, ta thấy để xuất lô hàng từ kho nhà xuất ngƣời gửi hàng phải chịu khoản chi phí nhƣ: cƣớc vận chuyển đƣờng biển, phí DOC, phí THC, phí seal, phí handling charge, phí Hải quan, phí vận chuyển nội địa Tổng chi phí ngƣời gửi hàng phải trả đƣợc tính nhƣ sau: Tổng chi phí = cƣớc phí vận chuyển đƣờng biển + phí D/O + phí THC + phí Seal + phí Handling charge + phí hải quan + phí vận chuyển nội địa Tổng chi phí = 1,450 x 22,330 (tỷ giá) + 900,000 + 3,350,000 + 200,000 + 6000,000 + 2,753,000 + 13,009,800 = 53,191,300 (VNĐ) Trên tổng chi phí mà nhà xuất phải trả để đƣa hàng hóa đến cảng đến quy định nhƣng chƣa bao gồm phí thực hiên dịch vụ công ty QV Trans 2.2 Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa 2.2.1 Các nhân tố bên doanh nghiệp Nhân tố người: Trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nhân tố ngƣời đóng vai trị quan trọng giúp cho quy trình đƣợc thực cách nhanh chóng hiệu Một cơng ty với nhân viên giàu kinh nghiệm, có chun mơn sâu lĩnh vực xuất nhập – giao nhận hàng hóa, am hiểu thơng tƣ, nghị định liên quan đến lĩnh vực Đồng thời với sức trẻ, lòng nhiệt huyết tinh thần ham học hỏi ngƣời trẻ góp phần làm tăng tính hiệu 35 20 cơng việc, giúp xử lý tình khó khăn cách nhanh chóng Chính vậy, QV Trans khơng ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân lực công ty việc khuyến khích tạo điều kiện cho nhân viên học khóa học nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực giao nhận hàng hóa Từ đó, QV Trans phát triển lên tầm cao ngành Nhân tố vốn: Đối với doanh nghiệp, “vốn” đƣợc xem nhân tố quan trọng có ảnh hƣởng mang tính chất định đến phát triển tồn doanh nghiệp Đặc biệt hoạt động doanh nghiệp nhỏ, có cơng ty QV Trans Vốn dùng để mua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động doang nghiệp, dùng để trả tiển thuê văn phòng, trả lƣơng nhân viên, chi trả phí điện nƣớc, Một cơng ty có nguồn vốn dồi hoạt động cách xuyên suốt thời điểm q trình hoạt động Khơng thế, vốn cịn giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động vƣơn xa theo xu hƣớng hội nhập, tạo nhiều hội kinh doanh tƣơng lai Nhƣng có nguồn vốn dồi chƣa đủ, doanh nghiệp phải học cách quản lý vốn, sử dụng nguồn vốn mục đích hiệu Khi đó, cơng ty hoạt động ngày tốt, không ngừng mở rộng quy mô hoạt động phát triển bền vững tƣơng lai Nhân tố công nghệ: Nhờ phát triển cơng nghệ thơng tin, bƣu viễn thơng mà doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập – giao nhận hàng hóa rút ngắn đƣợc thời gian thực quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập Đặc biệt với đời phần mềm khai hải quan điện tử ECUSS VNACCS, doanh nghiệp rút ngắn đƣợc thời gian thực thủ tục khai báo hải quan so với trƣớc Ngoài ra, phần mềm ECUSS VNACCS giúp nhân viên thực khai báo cách dễ dàng, thuận tiện; giúp doanh nghiệp cắt giảm đƣợc khoản chi phí lại nhân viên Ngồi ra, cơng nghệ thơng tin bƣu viễn thơng giúp cho việc trao đổi với khách hàng dễ dàng, nhận phản hồi thông tin cách linh động, ký kết hợp đồng nhanh chóng mà không cần gặp mặt Từ lý trên, nhận công nghệ thông tin bƣu viễn thơng nhân tố quan trọng việc thực quy trình giao nhận hàng hóa cắt giảm chi phí tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhân tố sở vật chất kỹ thuật công ty: Cơng ty có sở vật chất kĩ thuật, máy móc, thiệt bị tiên tiến góp phần tạo thêm lòng tin nơi khách hàng Điều đặc biệt quan trọng, để hoạt động tồn lâu dài khách hàng ngƣời định Khách hàng nhiều doanh nghiệp có nhiều hợp đồng, tạo công việc, đem lại giá trị thặng dƣ để doanh nghiệp tiếp tục hoạt động Bên cạnh đó, sở vật chất kỹ thuật không đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày cao ngành 36 20 giao nhận giai đoạn lợi cạnh tranh so với đối thủ khác ngành Nhân tố môi trường nội công ty: Đây nhân tố không phần quan trọng so với nhân tố Một cơng ty có mơi trƣờng nội động, đồn kết thành công ngƣời giám đốc doanh nghiệp Trên thực tế, để tạo môi trƣờng nội công ty đồn kết khơng dễ dàng Một doanh nghiệp mà phận khơng có liên kết, nhân viên phấn đấu đá tranh giành chức vụ hay có mâu thuẫn cá nhân cơng ty khơng thể hoạt động tốt đƣợc Điều gây chia rẽ, đoàn kết, gây ảnh hƣởng đến việc hoạt động doanh nghiệp Vì vậy, giám đốc doanh nghiệp cần có kiến thức quản trị kết hợp với khéo léo để điều hành phận cơng ty, trì mối quan hệ với thành viên công ty để giúp cho công ty hoạt động cách hiệu 2.2.2 Các nhân tố bên doanh nghiệp Nhân tố pháp luật, trị - xã hội: Đối với doanh nghiệp, việc thực pháp luật yếu tố cần thiết để tiếp tục hoạt động Đặc biệt ngành xuất nhập – giao nhận hàng hóa, thông tƣ nghị định đƣợc ban hành để điều chỉnh cho lĩnh vực thay đổi theo thời gian Việc thông tƣ nghị định liên quan đến luật hải quan thƣờng xuyên đƣợc đổi khiến doanh nghiệp chƣa kịp cập nhật Từ đó, gây ảnh hƣởng đến trình thực giao nhận hàng hóa Nếu hoạt động giao nhận khơng phù hợp với văn pháp luật hành doanh nghiệp gặp vƣớng mắc, không làm đƣợc thủ tục liên quan nhƣ: xin giấy phép xuất nhập khẩu, thủ tục thông quan xuất nhập khẩu, liên quan đến việc mã HS cho hàng hóa, gây cản trở việc thực làm ảnh hƣởng đến trình thực hoạt động giao nhận Nhân tố thuộc cán bộ, công chức hải quan: Với chế nhƣ nay, cịn cán cơng chức hải quan nhũng nhiễu gây khó khăn cho doanh nghiệp Đây vấn đề mà quan chức chƣa thể kiểm sốt hết đƣợc Dù có nhiều công chức hải quan bị xử lý hành vi tham nhũng nhƣng vấn nạn tồn nơi quan nhà nƣớc, đặc biệt quan hải quan Vì vậy, doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập – giao nhận hàng hóa gặp phải khó khăn, phát sinh khoản chi phí khơng đáng có, làm giảm giá trị lợi nhuận doanh nghiệp Nhân tố môi trường kinh doanh: Với ngành nghề đầy tiềm nhƣng có khơng thách thức nhƣ xuất nhập – giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn từ đối thủ cạnh tranh mà phần lớn thị phần thị trƣờng logistics Việt Nam nằm tay doanh nghiệp 37 20 nƣớc Các doanh nghiệp nƣớc có tiềm vốn, cơng nghệ trình độ chun mơn cao Vì thế, việc cạnh tranh với doanh nghiệp nƣớc ngồi dƣờng nhƣ khơng thể doanh nghiệp nhỏ Từ đó, doanh nghiệp nhỏ nƣớc phải cạnh tranh với để tồn phát triển Từ đó, thấy đƣợc môi trƣờng kinh doanh ngành tiềm ẩn thách thức đáng lo ngại Nhân tố tự nhiên, sở giao thông hạ tầng: Đối với hoạt động giao nhận hàng hóa nhân tố thời tiết, sở giao thơng hạ tầng có mối liên hệ mật thiết Việc cấm tải số tuyến đƣờng thành phố gây khó khăn cho doanh nghiệp việc vận chuyển hàng hóa phạm vi nội thành Ngồi ra, việc biến đổi khí hậu gây ảnh hƣởng nghiêm trọng mùa mƣa lũ Nhiều tuyến đƣờng bị ngập lụt cao gây ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa Ảnh hƣởng lớn đến việc lƣu kho hàng hóa, dễ gây tổn thất lƣờng trƣớc, ảnh hƣởng đến tiến độ thực công việc gây nhiều tốn cho doanh nghiệp xuất nhập – giao nhận hàng hóa 2.3 Đánh giá quy trình 2.3.1 Ƣu điểm Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình giao nhận hàng hóa giúp cho hoạt động giao nhận công ty đƣợc thực cách nhanh chóng hiệu hơn, giảm bớt đƣợc giấy tờ, tiết kiệm đƣợc không gian lƣu trữ Việc gia đời hệ thống khai báo Hải quan điện tử giúp cho việc khai báo Hải quan giảm ngắn thời gian thực quy trình giao nhận Giúp cho việc giao nhận hàng hóa đƣợc thực cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian giảm bớt chi phí thực Việc giao tiếp với khách hàng đại lý thông qua mạng Internet giúp giảm bớt thời gian gặp mặt trực tiếp góp phần giảm bớt thời gian chi phí thực Đặc biệt, việc lƣu trữ chứng văn viết hạn chế tranh chấp phát sinh thực quy trình Mục tiêu đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, tiết kiệm chi phí đến mức tối thiểu giữ kín thơng tin khách hàng tạo nên yên tâm cho khách hàng cơng ty Điều tạo thêm niềm tin cho khách hàng, giúp công ty giữ đƣợc mối tốt hoạt động kinh doanh Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình động, nắm vững kiến thực chuyên môn đƣợc đào tạo, giải tốt vấn đề khó khăn gặp phải thực quy trình giao nhận đƣợc khách hàng cảm thấy yên tâm lựa chọn QV Trans đại lý họ 2.3.2 Nhƣợc điểm 38 20 Quy trình giao nhận phụ thuộc vào đại lý, hãng tàu công ty vận tải nội địa việc báo giá cƣớc, việc báo giá cƣớc mang tính thụ động cao, gây ảnh hƣởng đến việc báo giá với khách hàng cơng ty thƣờng xun sử dụng dịch vụ th ngồi Quy trình giao nhận áp dụng công nghệ thông tin, mạng internet, bƣu viễn thơng nên nhân tố có xảy lỗi ảnh hƣởng lớn đến việc thực quy trình Đặc biệt mạng Hải quan xảy lỗi kéo theo hệ lụy phát sinh khác nhƣ: chậm trễ việc khai báo Hải quan xuất khơng kịp thời gian cho hàng lên tàu, nhƣ chậm trễ việc khai báo Hải quan nhập khiến cho việc nhận hàng gặp nhiều khó khăn, gây tốn thời gian chi phí doanh nghiệp Chính sách cơng ty quy trình giao nhận cho khách hàng trả sau hồn tất dịch vụ Vì vậy, cơng ty thƣờng xun trả chi phí trƣớc thu lại khách hàng Điều gây rủi ro cho cơng ty việc khách hàng cố tình trả chậm, gây ảnh hƣởng đến tài doanh nghiệp, gây khó khăn cho doanh nghiệp việc huy động với thời gian ngắn hạn 39 20 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƢƠNG MẠI QUỐC VIỆT 3.1 Giải pháp doanh nghiệp 3.1.1 Giải pháp đào tạo, không ngừng nâng cao chuyên môn cho nhân viên Mục tiêu giải pháp: - Nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên, rèn luyện thái độ, cách ứng xử với khách hàng để đạt hiệu công việc tốt - Không ngừng đào tạo đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, phát huy tính chủ động nhân viên việc xử lý tình sai sót phát sinh cơng việc - Nâng cao trình độ anh ngữ cho nhân viên nhằm đáp ứng việc giao tiếp với đối tác nƣớc Cách thức thực giải pháp: - Cử nhân viên có chuyên ngành đào đại học khác ngành học khóa học đào tạo chuyên ngành liên quan lĩnh vực xuất nhập – giao nhận hàng hóa, khóa học luật Hải quan,… trung tâm viện Logistics theo hình thức ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên môn ngành giao nhận nƣớc quốc tế - Công ty cần khuyến khích nhân viên trau dồi trình độ anh ngữ để giao tiếp dễ dàng, phục vụ cho nhu cầu công việc ngày phải giao tiếp, phản hồi thông tin với đại lý khách hàng nƣớc Ngoài ra, cần bổ sung kiến thức ngoại ngữ khác để phục vụ cho mục đích mở rộng hoạt động kinh doanh đến quốc gia khác công tƣơng lai gần - Khi tuyển dụng, cần nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có trình độ chun mơn, nhiệt tình cơng việc Nhƣ vậy, giảm đƣợc thời gian đào tạo lại nhƣ giảm đƣợc chi phí cử nhân viên học Từ đó, đảm bảo nhân viên dễ dàng làm quen với công việc cách nhanh chóng - Cơng ty cần cập nhật phổ biến văn pháp luật, thông tƣ nghị định để nhân viên nắm đƣợc Khi đó, việc thực cơng việc giao nhận hiệu tránh đƣợc sai sót, tiết kiệm đƣợc thời gian, tăng tính hiệu cho việc giao nhận đƣợc dễ dàng - Cơng ty nên có chế độ lƣơng thƣởng phù hợp với lực trách nhiệm nhân viên, có sách đãi ngộ tốt, thƣởng phạt rõ ràng ngƣời, khuyến khích tính tự giác trách nhiệm cơng việc nhân viên 40 20 - Duy trì mơi trƣờng làm việc gần gũi, thân thiết, gắn bó phận, thành viên công ty Tổ chức buổi liên hoan, hòa giải bất đồng để tạo thông cảm hiểu đội ngũ nhân viên - Giảm đƣợc thời gian chi phí đào tạo huấn luyện nhân viên - Tăng tính hiệu cơng việc công việc - Tạo môi trƣờng làm việc thoải mái, chuyên nghiệp mang lại hiệu tốt - Tạo gắn kết thành viên, phận giúp giải vấn đề phát sinh nhanh chóng kịp thời 3.1.2 Giải pháp tối thiểu hóa chi phí Mục tiêu giải pháp: - Đầu tƣ nguồn vốn cách hợp lý, tránh sử dụng nguồn vốn công ty cách không hiệu - Đề cao tính tiết kiệm để giảm thiểu chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận cho cơng ty Cách thức thực giải pháp: - Tuyển chọn nhân viên ngƣời, chuyên ngành, hạn chế việc phải tốn chi phí đào tạo nhiên viên khơng chun mơn - Tiết kiệm việc sử dụng giấy in cách hạn chế in sai, sử dụng giấy in sử dụng mặt để in thông tin khơng cần thiết mang tính chất ghi tạm thời không cần lƣu trữ, tiết kiệm việc sử dụng điện nƣớc, hạn chế sử dụng máy tính, trang thiết bị cơng ty sai mục đích khơng cần thiết để trì thời hạn sử dụng trang thiết bị, tránh việc hƣ hỏng dẫn đến sửa chữa, gây tốn chi phí cho doanh nghiệp - Thỏa thuận với khách hàng khoản chi phí phát sinh q trình giao nhận để phân bổ chi phí với bên, tránh việc phải gánh chịu chi phí phát sinh thực cơng việc, dịch vụ cho khách hàng - Thu hồi khoản nợ từ phía khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải vay - Thực công việc cách nghiêm túc, tránh việc làm chứng từ, gây thiệt hại chi phí uy tín cơng ty Dự kiến hiệu giải pháp mang lại: - Cắt giảm chi phí khơng cần thiết, giúp tối thiểu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp, nâng cao hiệu kinh doanh - Tăng lợi nhuận cho công ty tƣơng lai 41 20 3.1.3 Giải pháp nâng cao sở hạ tầng, đầu tƣ thêm phƣơng tiện vận chuyển Mục tiêu giải pháp: - Thu hút khách hàng - Chủ động phƣơng tiện vận tải - Nâng cao sở hạ tầng trang thiết bị phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa, đóng gói, lƣu trữ hàng hóa - Vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, tiện lợi, đảm bảo an tồn cho hàng hóa - Cơng ty cần mở rộng hệ thống kho, giúp công ty dự trữ đƣợc hàng hóa, phục vụ cho việc mở rộng mảng hoạt động kinh doanh chuyển phát nhanh nội địa công ty thời gian tới - Tận dụng việc kinh doanh kho để tạo phần lợi nhuận, góp phần vào việc trả chi phí th kho bãi công ty - Mua sắm thiết bị có chất lƣợng tốt, thời gian bảo hành lâu với chi phí hợp lý - Cần đầu tƣ mua sắm phƣơng tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa, tránh phụ thuộc vào dịch vụ thuê - Hàng hóa vận chuyển nhanh chủ động nhờ vào phƣơng tiện vận chuyển công ty - Giảm bớt chi phí vận chuyển lƣu kho - Hàng hóa đƣợc bảo quản tốt - Sử dụng tối đa diện tích kho bãi - Tạo đƣợc niềm tin với khách hàng nhờ vào dịch vụ mà công ty cung cấp 3.1.4 Giải pháp hạn chế ảnh hƣởng tính thời vụ Mục tiêu giải pháp: - Làm giảm ảnh hƣởng thời vụ đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Điều tiết đƣợc lƣợng khách hàng hàng hóa giao nhận, đảm bảo cho hoạt động tốt doanh nghiệp Cách thức thực giải pháp: - Tính thời vụ nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, cần điều tiết hợp đồng giao nhận với khách hàng khoảng thời gian có nhiều hợp đồng, tránh việc thiếu nhân mùa cao điểm Đồng thời tìm kiếm khách hàng để có hợp đồng, tạo cơng việc cho nhân viên, tránh để nhân viên phải ngồi chơi làm mùa hàng hóa xuất nhập 42 20 - Cơng ty cần tìm kiếm đối tác lớn dài hạn, mở rộng mối quan hệ đại lý với khách hàng nƣớc nhằm chủ động trì nguồn hàng cách ổn định - Cần có sách ƣu đãi cho khách hàng khoảng thời gian có hàng hóa giao nhận Từ đó, thu hút đƣợc khách hàng để kí kết hợp đồng, tạo cơng việc cho nhân viên - Ngồi ra, cần khơng ngừng nâng cao chất lƣợng dịch vụ để thu hút khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng Nhờ vậy, có nhiều khách hàng thân thiết hơn, có nhiều hợp đồng đƣợc kí kết Dự kiến hiệu giải pháp mang lại: - Ổn định nguồn hàng, góp phần ổn định hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Duy trì mở rộng thêm mối quan hệ tốt với khách hàng Tạo niềm tin để khách hàng nhớ đến dịch vụ mà công ty cung cấp 3.2 Kiến nghị nhà nƣớc 3.2.1 Nâng cao hiêu hoạt động quản lý thƣơng mại Nhà nƣớc - Trong giai đoạn kinh tế nƣớc giới nhiều biến động, đặc biệt lĩnh vực xuất nhập – giao nhận hàng hóa Khi hiệp định mà Việt Nam ký kết thức có hiệu lực, việc cạnh tranh doanh nghiệp nƣớc với doanh nghiệp nƣớc ngày khó khăn Do vậy, nhà nƣớc cần tạo điều kiện để hỗ trợ doanh nghiệp phát triển Đồng thời, Nhà nƣớc cần có chủ trƣơng đảm bảo điểu chỉnh tỷ giá hối đoái mức thỏa đáng để khuyến khích doanh nghiệp xuất nhập vào Việt Nam, tạo khối lƣợng hàng hóa lớn Khi đó, doanh nghiệp lĩnh vực giao nhận có nhiều hội kí kết hợp đồng với khách hàng Nhà nƣớc cần chấn chỉnh công tác quản lý Nhà nƣớc thƣơng mại, đƣa thƣơng mại quốc gia vƣơn lên bắt kịp với sử phát triển thƣơng mại giới Ngồi ra, cần có sách ƣu đãi lãi suất vay thấp để doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập – giao nhận hàng hóa có hội tiếp cận với nguồn vốn, mở rộng sở sản xuất kinh doanh, tạo khối lƣợng hàng hóa xuất nhập ngày nhiều - Nhà nƣớc cần thƣờng xuyên dự báo giá xăng dầu, bình ổn giá xăng dầu phù hợp với giá xăng dầu giới Nhà nƣớc cần có sách đầu tƣ cho nhà máy chế biến dầu thành phẩm với mức chi phí thấp, tránh tình trạng phụ thuộc vào việc nhập xăng dầu thành phẩm Từ đó, chủ động nguồn nguyên liệu cho ngành vận tải, tạo điều kiện để cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp 43 20 - Nhà nƣớc cần tăng cƣờng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại hóa, giảm bớt thủ tục giấy tờ hành ban ngành cho phù hợp với phát triển đất nƣớc 3.2.2 Những sách nâng cấp sở giao thông hạ tầng để đáp ứng đƣợc nhu cầu kinh doanh vận tải giao nhận nhƣ Nhà nƣớc cần đầu tƣ sở hạ tầng, xây dựng thêm nhiều tuyến đƣờng cao tốc, cần xem xét đánh giá để xây dựng tuyến đƣờng sắt Bắc Nam phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa, giảm bớt thời gian vận chuyển từ Bắc vô Nam, từ tỉnh thành với Trong tƣơng lai, cần kết hợp tuyến đƣờng sắt với cảng biển, cảng hàng không nhƣ nƣớc giới, tạo thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa từ cảng đến doanh nghiệp, giảm ùn tắc cửa ngõ vào sân bay, cảng biển Từ rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa, giảm chi phí nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp 3.2.3 Thiết chặt sách chống tham nhũng quan nhà nƣớc cải tiến mạng hải quan - Nhà nƣớc cần thiết chặt việc thực chống tham quan nhà nƣớc, đặc biệt quan hải quan Tránh tình trạng cán cơng chức nhà nƣớc nói chung cán cơng chức Hải quan nói riêng lạm dụng chức quyền gây phiền hà cho doanh nghiệp, gây tổn thất cho chi phí doanh nghiệp ngân sách nhà nƣớc - Nhà nƣớc cần có biện pháp xử phạt nặng tay cán cơng chức có hành vi tham nhũng tiêu cực, gây ảnh hƣởng đến danh tiếng uy tín Đảng nhà Nhà nƣớc để làm gƣơng cho ngƣời khác Cần có điều tra rà sốt tồn diện từ cấp trung ƣơng xuống cấp trực thuộc để điều tra xử lý tình trạng tham nhũng cịn tồn nơi quan nhà nƣớc - Ngoài ra, quan nhà nƣớc cần phải có cơng tác tập huấn rèn luyện đạo đức cho cán để nâng cao ý thức cán Từ đó, xây dựng đội ngũ cán công chức nhà nƣớc giàu tinh thần phục vụ, biết đặt lợi ích doanh nghiệp, nhân dân lên lợi ích thân - Đặc biệt, Nhà nƣớc cần đầu tƣ mạnh việc phát triển mạng Hải quan, tránh tình trạng có thời điểm bị kẹt mạng Hải quan thời gian dài, gây ảnh hƣởng đến hoạt động khai báo Hải quan doanh nghiệp, gây thời gian, cơng sức chi phí doanh nghiệp 44 20 KẾT LUẬN Trong hoạt động xuất – nhập hoạt động giao nhận chiếm vai trò đặc quan trọng liên kết chuỗi hoạt động hoạt động ngoại thƣơng Nhờ có công ty giao nhận mà việc thực hoạt động xuất nhập doanh nghiệp đƣợc thực cách dễ dàng hiệu hơn, giảm bớt đƣợc phịng ban nhân viên cơng ty, tiết kiệm đƣợc chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chí phí trì hoạt động phịng ban Từ đó, doanh nghiệp xuất nhập có điều kiện tốt để thực chun mơn hóa việc xuất nhập cơng ty Thay phải phân chia nguồn lực có giới hạn cơng ty để trì phận khơng phải lúc có việc làm cơng ty th ngồi với mức chi phí hợp lý, việc thực hoạt động giao nhận lại nhanh chóng hiệu Từ suy nghĩ đó, cơng ty giao nhận ngày có nhiều khách hàng hơn, điều kéo theo hàng loạt công ty giao nhận đời cạnh tranh với cách khốc liệt Không phải công ty giao nhận đạt đƣợc thành công định Để trì phát triển nhƣ ngày nay, QV Trans phải không ngừng phấn đấu vƣợt qua giai đoạn khó khăn kinh tế để đến thành công Điều quan trọng để đạt đƣợc thành cơng khơng ngừng nâng cao chất lƣợng dịch vụ, đặt mục tiêu lợi ích khách hàng lên hàng đầu, không ngừng không ngừng học hỏi đội ngũ nhân viên qua thay đổi không ngừng ngành giao nhận Cùng với chiến lƣợc kinh doanh đắn giám đốc mà công ty ngày phát triển hơn, bền vững tƣơng lai 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình - GS.TS Đồn Thị Hồng Vân, Th.S Kim Ngọc Đạt, Quản Trị Xuất Nhập Khẩu, - Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng, TS Trịnh Thị Thu Hƣơng, Giáo trình vận tải bảo hiểm ngoại thƣơng, NXB Thông tin truyền thông Hà Nội, 2011 Bài báo cáo Giù Kim Ngọc, phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất nguyên container (FCL) đƣờng biển công ty TNHH Marine sky logistics, 2016 Link website tham khảo - Công ty TNHH Vận Tải Thƣơng Mại Quốc Việt: [http://www.qvtrans.com/], ngày 10 tháng 10 năm 2016, dịch vụ công ty QV Trans - Tổng cục hải quan Việt Nam: [http://www.customs.gov.vn/], ngày 10 tháng 10 năm 2016, tra cứu biểu thuế 20 PHỤ LỤC Phụ lục chứng từ giao nhận hàng hóa xuất lơ hàng PICTURE TUBE (bóng đèn ti vi) cơng ty trách nhiệm hữu hạn QV Trans Hóa đơn thƣơng mại (commercial invoice) – 22092016 Phiếu đóng gói (packing list) – 22092016 Booking confirmation (thơng tin đặt chỗ) – 604857510 Vận đơn hãng tàu phát hành (Master Bill of Lading) – 604857510 Vận đơn đại lý hãng tàu phát hành (House Bill of Lading) – 124616144 Tờ khai đóng hàng (Container packing list) Phiếu cân VGM Tờ khai hải quan – 301003792260 20 ... đƣ? ?ng bi? ?n c? ?ng ty TNHH V? ?n T? ??i Thƣ? ?ng Mại Quốc Vi? ?t Để trình bày rõ n? ?t quy trình giao nh? ?n h? ?ng hóa xu? ?t h? ?ng nguy? ?n container (FCL) đƣ? ?ng bi? ?n c? ?ng ty TNHH V? ?n t? ??i Thƣ? ?ng mại Quốc Vi? ?t Em xin... doanh c? ?ng ty CHƢ? ?NG 2: QUY TRÌNH GIAO NH? ?N H? ?NG HĨA XU? ?T KHẨU H? ?NG NGUN CONTAINER (FCL) B? ?NG ĐƢ? ?NG BI? ?N VÀ THỰC TR? ?NG HO? ?T Đ? ?NG GIAO NH? ?N XU? ?T KHẨU T? ??I C? ?NG TY TNHH V? ?N T? ??I VÀ THƢ? ?NG MẠI... ng? ?nh theo học Em xin thực t? ??p C? ?ng ty TNHH Thƣ? ?ng Mại V? ?n T? ??i Quốc Vi? ?t để thực đề t? ?i “PH? ?N T? ?CH QUY TRÌNH GIAO NH? ?N H? ?NG HÓA XU? ?T KHẨU H? ?NG NGUY? ?N CONTAINER (FCL) B? ?NG ĐƢ? ?NG BI? ?N T? ??I C? ?NG TY TNHH