BÁO cáo CHUYÊN đề 2 KIẾN tập kỹ NĂNG văn PHÒNG tại CÔNG TY bảo HIỂM VIETINBANK GIA ĐỊNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA KẾ TỐN NGÀNH KẾ TOÁN BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH GVGS: MAI HUỲNH PHƯƠNG THẢO SVTH: NGUYỄN LÊ HƯNG MSSV: 220H0033 LỚP: 20H20104 MINH – THÁNG 05/2022 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin kính chào gửi lời chúc tốt đẹp đến toàn thể quý thầy, khoa Kế Tốn trường Đại học Tơn Đức Thắng Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, hỗ trợ, giúp đỡ q thầy cơ, gia đình bạn bè từ việc học tập đến sống hàng ngày độ tuổi sinh viên Bước qua năm thứ hai học trường đặc biệt học kỳ hai này, khoa tổ chức cho chúng em tiếp cận với mơn học mà theo em hữu ích sinh viên ngành khoa Kế tốn giúp chúng em hiểu hình thức làm việc doanh nghiệp qua chuyến kiến tập Đó mơn học Chun đề (Kỹ văn phịng), nơi em cô Mai Huỳnh Phương Thảo tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học trực tuyến trình giảng dạy, hướng dẫn thảo luận ký văn phịng Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo em nghĩ báo cáo kiến tập em khó hồn thiện hồn chình Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Để có thành công ngày hôm nay, em quên dẫn tận tình anh, chị Công ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định Mọi người ln nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn truyền đạt kinh nghiệm hữu ích để em trang bị thật tốt cho hành trang tương lai Chỉ gắn bó với anh chị thời gian ngắn học anh chị mang lại điều khó có giảng đường đại học Em chân thành cám ơn ban lãnh đạo, phòng ban kế tốn cơng ty trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt, giúp đỡ lời khuyên hữu ích nghề nghiệp tương lai Công ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định tạo cho em hội để tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp động Trong trình kiến tập làm báo cáo, em khó tránh khỏi sai sót, mong thầy cô lượng thứ Đồng thời kiến thức chuyên kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để em có thêm nhiều học rút kinh nghiệm để hoàn thành tốt kì chuyên đề sau Một lần em xin chân thành cám ơn! Tp Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng năm 2022 Sinh viên thực Nguyễn Lê Hưng LỜI NÓI ĐẦU Thế giới hàng ngày ln thay đổi cách nhanh chóng Nền kinh tế ngày bước lên Chỉ hai thiên niên kỷ, xã hội khốc cho áo tinh tươm, từ thời kì đồ đá, ăn lông lỗ đến đại văn minh với vơ số cơng trình kiến trúc vĩ đại Từng giây phút trôi qua, giới chuyển mình, vươn lên tầm cao để đến mục tiêu cao nhất: Một xã hội loài người tân tiến lịch sử Sự xuất kinh tế thị trường với ưu điểm vượt bậc tạo trang giấy với nhiều hội cho kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp nói riêng phát triển Tuy nhiên, nước ta nước phát triển, lạc hậu nên doanh nghiệp nước đối đầu với nhiều khó khăn, thử thách Do đó, họ phải linh hoạt trình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh để có hiệu cao Kế tốn cánh tay đắc lực cho cơng tác quản lý hoạt động doanh nghiệp, nhờ vào số liệu sổ sách kế toán mà nhà quản trị nắm bắt tình hình hoạt động doanh nghiệp để đưa sách tối ưu để mang lại lợi ích tối đa cho cơng ty Qua q trình kiến tập Công ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định, với dẫn dắt hướng dẫn tận tình anh/chị nhân viên cơng ty, em hồn thành tốt mục tiêu kiến tập làm nên báo cáo tổng hợp tình hình thực cơng tác hành kế tốn cơng ty Báo cáo gồm gồm chương: Chương 1: Thông tin Công ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định Chương 2: Thực trạng kiến tập kỹ văn phòng văn phịng Cơng ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định Chương 3: Nhận xét, cảm nghĩ sau trình kiến tập Tuy nhiên, thời gian thực tập kiến thức nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập không tránh khỏi nhận định chủ quan, chưa toàn diện Em mong nhận ý kiến đóng góp thơng cảm thầy MỤC LỤC CHƯƠNG 1: THƠNG TIN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK-GIA ĐỊNH 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 1.1.1Giới thiệu chung cơng ty: 1.1.2Q trình hình thành phát triển cơng ty: 1.2GIỚI THIỆU PHỊNG KẾ TOÁN 1.2.1Vai trị, chức phịng Kế tốn: 1.2.2Nhiệm vụ phịng Kế tốn: 1.2.3Tổ chức máy kế toán: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 2.1TÁC PHONG, VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 2.1.1Thời gian làm việc, trang phục: 2.1.2 Quy định khác cơng ty, phịng ban: 2.2THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG 2.2.1Tham quan cơng ty, tìm hiểu phịng ban 2.2.2Cơng việc giao 1: Sắp xếp chứng từ, phiếu 2.2.2Công việc giao 2: Scan chứng từ CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, CẢM NGHĨ SAU QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 3.1 Thuận lợi 3.2 Khó khăn 3.3Cảm nghĩ, kinh nghiệm rút sau trình kiến tập DANH SÁCH HÌNH ẢNH 2.2.2 2.2.2 2.2.2 2.2.2 Các mẫu giấy c Hình Hình phiếu thu 2.2.2 3Hình khu vực máy scan làm việc Khu vực làm v Hình Hình giấy scan lưu máy CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK-GIA ĐỊNH 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 1.1.1 Giới thiệu chung công ty: - Tên công ty: Công ty bảo hiểm VIETINBANK – Gia Định - Tên viết tắt: VIETINBANK CO., LTD Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà PNTechcons, Số 48 Hoa Sứ, P 7, Q Phú Nhuận, TP HCM - Giám đốc: Nguyễn Hồng Anh - Mã số thuế: 0101335193-023 - Ngày cấp giấy phép: 22/02/2019 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển cơng ty: Được thành lập bắt đầu hoạt động từ ngày 22/02/2019 Ngành nghề chính: bảo hiểm phí nhân thọ Lĩnh vực kinh tế: Kinh tế nhà nước Loại hình kinh tế: Cơng ty cổ phần Loại hình tổ chức: Đơn vị trực thuộc 1.2 GIỚI THIỆU PHỊNG KẾ TỐN 1.2.1 Vai trị, chức phịng Kế tốn: Bộ phận Kế Tốn bao gồm: kế toán trưởng kế toán viên Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo, quản lý chung cơng tác tài kế tốn, chịu trách nhiệm trước cơng ty liên quan đến tài chính, thường xun báo cáo tình hình hoạtđộng công ty, người hướng dẫn, kiểm tra, đào tạo kế toán viên Kế toán viên: Làm theo điều động doanh nghiệp cấp trên, có nhiệm vụ báo cáo khoản thu-chi hàng tháng cho kế tốn trưởng 1.2.2 Nhiệm vụ phịng Kế tốn: Ghi chép, tính tốn, phản ánh số có, tình hình ln chuyển sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn trình kết hoạt động sản xuất kinh doanh tình hình sử dụng kinh phí Công ty Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ vơng tác lập theo dõi thực kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê thông tin kinh tế Cung cấp bảo quản tồn hồ sơ có liên quan đến vật tư, tài sản hoàn chỉnh thủ tục nhập kho Xác định phản ánh xác, kịp thời, chế độ kết kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ kịp thời thủ tục cần thiết cho việc xử lý khoản mát, hao hụt, hư hỏng, đồng thời đề xuất biện pháp giải quyết, xử lý Lập đầy đủ gửi hạn báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo tốn Cơng ty theo chế độ quy định Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu, chứng từ Kế Tốn Tổ chức tốn tài theo định kỳ với quan theo quy định Nhà nước Thực phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá hiệu hoạt động, phát lãng phí thiệt hại để có biện pháp khắc phục Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh 1.2.3 Tổ chức máy kế toán: Gồm hai phận; Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.2.3 1: sơ đồ máy kế toán CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 2.1 TÁC PHONG, VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 2.1.1 Thời gian làm việc, trang phục: Thời gian làm việc: ngày/ tuần: từ thứ đến thứ Sáng: 8h – 11h30 Chiều: 1h15 – 5h Trang phục: Nhân viên mặc trang phục lịch sự, phù hợp với môi trường công sở 2.1.2 Quy định khác cơng ty, phịng ban: Trang phục phải lịch sự, gọn gàng, sẽ, theo quy định đồng phục công ty Tuân thủ nghiêm túc làm việc, hạn chế trễ Tơn trọng, hịa đồng với người Đề cao tinh thần trách nhiệm; không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sẽ, xếp tài liệu gọn gàng, nơi quy định Phải cúi đầu chào gặp khách hàng/phụ huynh đến tham quan trường Phải có thái độ cởi mở, nhiệt tình, lịch với đối tác, lắng nghe ghi nhận ý kiến họ 2.2 THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG 2.2.1 Tham quan cơng ty, tìm hiểu phịng ban Giám đốc Trưởng phịng kế tốn Kế tốn viên Kế toán viên Kế toán viên 2.2.1- 0: Sơ đồ máy doanh nghiệp 2.2.2 Công việc giao 1: Sắp xếp chứng từ, phiếu thu-chi Một công ty có nhiều chứng từ, phiếu thu-chi hàng ngày, hàng tháng Để giúp em tiếp xúc, quan sát, biết phiếu thu-chi nào, chị hướng dẫn giao cho em bìa hồ sơ có nhiều chứng từ xếp lộn xộn quy trình em xếp chứng từ mô tả chi tiết sau: Bước 1: Lấy xấp nhỏ chứng từ bìa hồ sơ, khơng lấy hết lượt gây lộn xộn, bừa bãi chỗ làm việc Bước 2: Phân loại phiếu thu, phiếu chi Bước 3: Sắp xếp phiếu chi theo tháng, thứ tự từ đầu tháng đến cuối tháng Bước 4: Sau xếp xong, kiểm tra thứ tự lại lần nữa, dùng tờ giấy trắng khổ A5, kẹp ngang xấp giấy, ghi “Phiếu Chi/Thu – Tháng ” dùng dây thun buộc lại, xếp chúng vào lại bìa sơ mi cất vào lưu trữ 2.2.2 0: Hình Các mẫu giấy chứng từ 2.2.2 Hình phiếu thu 10 2.2.2 Công việc giao 2: Scan chứng từ Khác với photo in, scan giúp chuyển văn bản, hình ảnh từ giấy cứng sang thành file mềm máy tính Máy scan cho phép quét tài liệu trắng đen hay màu sắc Đồng thời, máy scan thường sử dụng kèm theo phần mềm SCAN Quy trình sử dụng máy scan mơ tả chi tiết sau: Bước 1: Kết nối máy scan vào máy tính Bước 2: Đặt tài liệu cần scan lên khay giấy Bước 3: Mở phần mềm scan máy tính Bước 4: Chọn “Save” Sau bảng cài đặt, vào ô “File name”, đặt tên cho file Lưu ý, cách đặt tên, nên đặt theo cú pháp “Tên + ngày” để dễ dàng tìm kiếm Bước 5: Chọn “Scan” để thực 2.2.2 Hình khu vực máy scan làm việc 11 2.2.2 Hình giấy scan lưu máy 12 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, CẢM NGHĨ SAU QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 3.1 Thuận lợi Sau buổi tham gia hóa thân vào vai trị nhân viên văn phịng, em tích lũy cho nhiều học, kinh nghiệm xây dựng kỹ quý trước em chưa có.Với đón tiếp nồng nhiệt ban lãnh đạo cơng ty, dẫn nhiệt tình chị Kế Tốn Trưởng chị nhân viên văn phịng hành chính, em hoàn thành tốt mục tiêu kiến tập Với khả giao tiếp tốt, tự tin, tính cách hòa đồng, tinh thần học hỏi cao nên em dễ dàng hịa nhập với văn hóa cơng ty Một điều q báu vơ hình sau hành trình kiến tập mà em nhận mối quan hệ - thứ mà sau giúp đỡ em nhiều sống Cơ quan doanh nghiệp có đầy đủ chuyên môn, trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc cách tốt Tạo thuận lợi cho trình thu thập liệu để làm báo cáo hoàn thành kiến tập 3.2 Khó khăn Đường đến cơng ty cịn xa, gây nhiều khó khăn di chuyển đến cơng ty Khi kiến tập hiểu việc lí thuyết lớp thực hành khác nhiều biết kiến thức em học chưa đủ nhiều lỗ hỏng 3.3 Cảm nghĩ, kinh nghiệm rút sau trình kiến tập Hiện nay, giới ln chuyển mình, cần ngừng lại giây, khơng cịn bắt kịp thứ Em mơ ước tương lai tươi sáng, em ý thức được, khơng nên chậm trễ, trì hỗn mà phải tận dụng tất thời gian mà hành động Môn học Chuyên đề – Kỹ văn phịng hội mà thầy tạo cho sinh viên khoa Kế Toán – Trường đại học Tôn Đức Thắng bước đầu làm quen với doanh nghiệp, bước đệm vững giúp cho chúng em không bị bỡ ngỡ bước vào văn phòng sau tốt nghiệp Nếu như, chương trình đào tạo khơng có mơn học này, e rằng, phải đến tận năm sau, em trực tiếp tiếp xúc với doanh nghiệp Lúc này, em phải dành thêm thời gian để quen với văn hóa doanh nghiệp, cơng việc văn phịng, hội tiến độ thăng tiến em lại chậm so với bạn khác bước Quá trình làm việc, tiếp xúc, trải nghiệm mang đến cho em nhiều kiến thức, kinh nghiệm bổ ích giúp em cải thiện thiếu sót thân, phát huy kỹ mềm cần thiết, em nhận thấy có nhiều tiến có thêm động lực đến thực tập doanh nghiệp Em trau dồi nhiều kỹ năng: 13 - Cách ăn mặc, giao tiếp ứng xử nơi công sở - Các kỹ văn phòng scan chứng từ, xếp tài liệu - Nâng cao kỹ thuật sử dụng Word, Excel Được kiến tập với vai trò nhân viên văn phòng, em học hỏi nhiều từ anh chị mà sau tiền bối, đồng nghiệp em Em rèn luyện kĩ mềm, áp dụng thực tế lý thuyết học giảng đường, làm việc người phát triển thân Em chân thành cám ơn Khoa Kế Toán tạo mơn học bổ ích để chúng em trải nghiệm thực tế, tích lũy kinh nghiệm từ sinh viên ngồi ghế nhà trường Em chân thành gửi lời cám ơn đến ban lãnh đạo Công ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định đồng ý tiếp nhận em đội ngũ nhân viên vô nhiệt tình hỗ trợ cho em khoảng thời gian kiến tập cách trọn vẹn 14 ... THÔNG TIN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 1.1.1 Giới thiệu chung công ty: - Tên công ty: Công ty bảo hiểm VIETINBANK – Gia Định - Tên... kế tốn công ty Báo cáo gồm gồm chương: Chương 1: Thông tin Công ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định Chương 2: Thực trạng kiến tập kỹ văn phòng văn phịng Cơng ty bảo hiểm Vietinbank- Gia Định Chương... TIN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK- GIA ĐỊNH 1.1.1Giới thiệu chung công ty: 1.1.2Quá trình hình thành phát triển cơng ty: 1.2GIỚI