BÁO cáo CHUYÊN đề 2 kỹ NĂNG văn PHÒNG

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA KẾ TỐN BÁO CÁO CHUN ĐỀ KỸ NĂNG VĂN PHÒNG Giảng viên hướng dẫn: ThS Cao Thị Thanh Hiền Sinh viên thực : Phạm Thị Quỳnh Phương MSSV : 21800635 Lớp : 18020161 Nha Trang, tháng 11, năm 2019 LỜI NÓI ĐẦU Như biết hành văn phịng phận thiếu công ty Công tác văn phịng tốt giúp cho cơng ty phát triển, cơng ty vững hành văn phịng tảng cho vững Kỹ văn phòng kỹ mềm cần thiết sinh viên ngồi ghế nhà trường Nhằm trang bị cho sinh viên có kiến thức kỹ văn phòng tốt Khoa kế tốn trường Đại học Tơn Đức Thắng tổ chức cho chúng em đợt kiến tập chuyên đề “ Kỹ văn phòng ” Với mục đích giúp cho sinh viên có hội làm quen với doanh nghiệp, tìm hiểu tác phong, văn hóa làm doanh nghiệp Đây hội để chúng em trau dồi thêm kiến thức kỹ mềm cho Được đồng ý trường THPT Tôn Đức Thắng, em tiếp nhận vào phận văn thư kế toán trường Trong thời gian kiến tập buổi trường THPT Tôn Đức Thắng, em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ anh chị phận văn thư để hoàn thành báo cáo Nội dung báo cáo gồm phần: Phần 1: Thông tin đơn vị kế tốn Phần 2: Những cơng việc thực trình kiến tập Phần 3: Những học kinh nghiệm nhận cảm nghĩ trình kiến tập Báo cáo hồn thành hướng dẫn giáo viên môn, ban lãnh đạo nhân viên phần trường LỜI CẢM ƠN Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường THPT Tôn Đức Thắng, phịng ban Kế Tốn, phịng Văn thư, anh chị trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em sáu buổi kiến tập vừa qua Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn tới Khoa Kế Toán trường Đại dọc Tôn Đức Thắng tạo điều kiện cho em bạn sinh viên Khoa có hội tiếp cận thực tế doanh nghiệp Đặc biệt em xin cảm ơn cô Cao Thị Thanh Hiền hướng dẫn tận tình kiến thức kinh nghiệm để em hồn thành báo cáo Trong q trình kiến tập trường giúp em mở mang tầm nhìn giúp em có thêm nhiều kiến thức kỹ văn phòng, tạo tiền đề cho phát triển cơng việc tương lai Vì thời gian kiến tập không nhiều lần tiếp xúc với doanh nghiệp nên trình làm báo cáo có nhiều sai sót, mong thầy bỏ qua Đồng thời kinh nghiệm viết hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo vào dịp tới Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP 1.1 Giới thiệu đơn vị kiến tập 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển - Trường THPT Tôn Đức Thắng thành lập vào ngày 26 tháng năm 2012, sở tách từ trường THPT Lê Hoàn - Địa điểm trụ sở nhà trường: Thôn Thống nhất, xã IaDin, huyện Đức cơ, tỉnh Gia Lai - Những đặc điểm vủa đơn vị: + Nhà trường nằm cách xa trung tâm huyện, có điều kiện kinh tế văn hóa xã hội cịn nhiều khó khăn nên cơng tác giáo dục cịn nhiều hạn chế Mặc dù cịn nhiều khó khăn kinh tế nhà trường quan tâm tạo điều kiện đảm bảo cho em địa phương học tâp bậc trung học phổ thơng Góp phần nâng cao trí thức cho em địa phương nói chung góp phần phát triển giáo dục địa phương nói riêng + Nhà trường có diện tích 2,4 Hiện sở vật chất cịn nhiều khó khăn bước phát triển cải tiến Nhà trường quan tâm đầu tư Tỉnh Bộ Giáo dục Đào tạo việc xây dựng sở vật chất, tăng cường trang thiết bị dạy học để đảm bảo cho hoạt động phục vụ cho học sinh - Cơ cấu tổ chức nhà trường: + Nhà trường chia làm phận: chuyên môn, thi đua nề nếp – an ninh học đường, phận CSVC-TBDH + Có tổ chun mơn chính: Tổ tự nhiên, tổ xã hội, tổ văn phòng + Tổng số cán giáo viên trường có 28 giáo viên với cán quản lý, 20 giáo viên, nhân viên Trong có 100% cán quản lý giáo viên có trình độ Đại học, có 04 thạc sĩ Trong 06 nhân viên có 01 trình độ Đại học, 02 Cao đẳng + Chi nhà trường thành lập từ tháng năm 2012 trực thuộc Huyện ủy Đức Cơ , có 11 Đảng viên Cơng đồn sở Đồn TNCS HCM nhà trường thành lập vào tháng năm 2012 hoạt động theo quy định - Chức nhiệm vụ: Nhà trường giao thực nhiệm vụ giáo dục trung học học sinh cư trú địa bàn xã IaDin, xã IaLang xã IaKrel nằm dọc quốc lộ 19 1.1.2 Sơ đồ tổ chức - Ban Giám hiệu + Hiệu trưởng: Trần Văn Lượng + Phó hiệu trưởng: Võ Minh Trí - BCH Cơng Đồn - Tổ văn phịng - Ban thường trực hội phụ huynh học sinh - Chi Đảng - Đồn niên - Tổ chun mơn 1.2 Giới thiệu phận kiến tập - Tên văn phịng: Phịng kế tốn phịng văn thư - Kế tốn trưởng: Phạm Thị Hằng - Trưởng phịng văn thư: Nguyễn Thị Hương - Nhiệm vụ phòng kế toán: + Lưu trữ xử lý liệu + Hoạch toán nhiệm vụ kinh tế để đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh tế trường + Tham gia trực tiếp việc quản lý tài chính, khoản vay đơn vị - Nhiệm vụ phòng Văn thư: + Lưu trữ hồ sơ + Quản lý công văn đến công văn đi, lập hồ sơ lưu trữ theo quy định + Quản lý sử dụng dấu theo quy định + Thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê công tác lưu trữ tài liệu + Bảo đảm bí mật, an tồn hồ sơ, tài liệu CHƯƠNG 2: NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 2.1 Tác phong văn phịng 2.1.1 Quy định trường trang phục thời gian làm việc - Trang phục: + Vào thứ thứ giáo viên nữ mặc đồng phục áo dài truyền thống, ngày lại tuần mặc áo sơ mi quần tây chân váy công sở + Đối với giáo viên nam, mặc áo sơ mi quần tây đóng thùng + Khơng mặc áo thun quần jean làm + Đeo thẻ nhân viên - Thời gian làm việc: Từ thứ đến thứ + Sáng: từ 7h - 11h + Chiều: từ 13h - 17h 2.1.2 Các quy định khác trường - Đi làm giờ, khơng tụ tập nói chuyện, làm việc nghiêm túc - Chấp hành nội quy kỷ luật, trung thực có tinh thần trách nhiệm cao - Không gian lận phải minh bạch trường hợp - Hết làm việc phải tắt thiết bị kiểm tra để đảm bảo an tồn - Khơng để lộ thơng tin bên ngồi 2.2 Thực trạng cơng tác hành 2.2.1 Ngày 11/11/2019 - Xem hóa đơn chứng từ: Hình 1.1: Hóa đơn bán hàng Hình 1.2: Giấy rút dự toán ngân sách - Sắp xếp tài liệu theo tháng theo năm, phân loại tài liệu - Xem phần mềm kế toán MISA Những ưu việt phần mềm kế toán Misa: + Tức thời nắm bắt tình hình tài kế tốn + Nhận hóa đơn điện tử Tự động hạch toán vào sổ sách, tiết kiệm tới 80% thời nhập liệu + Tự động hóa viêc lập báo cáo tài chính, tự kiểm tra, đối chiếu sổ sách, báo cáo + Xuất hóa đơn chứng từ điện tử phần mềm kế toán + Giao dịch ngân hàng trực tuyến phần mềm kế toán + Đáp ứng đầy đủ mẫu báo cáo tự động tổng hợp số liệu 2.2.2 Ngày 12/11/2019 - Học cách tính bảng lương Hình 1.4: Bảng lương tháng 03 năm 2019 Tiền lương tháng = (Hệ số lương + hệ số chức vụ + hệ số phụ cấp khác) × 1490000 - Cách sử dụng máy photo: Hình 1.5: Máy Photocoppy SHARP + Bước 1: Đặt giấy A4 vào vào khay đựng giấy theo chiều ngang + Bước 2: Đặt tài liệu vào khay ( mặt chữ đặt ngửa lên) + Bước 3: Chọn số muốn photo + Bước 4: Nhấn phím 2-SIDED COPY sau dùng phím ARROW ( mũi tên bốn chiều để chọn) • • • Copy tờ mặt -> tờ mặt Copy tờ mặt -> tờ mặt Copy tờ mặt -> tờ mặt 10 +Bước 5: Nhấn phím OK + Bước 6: Nhấn phím START - Cách sử dụng máy in Hình 1.4: Máy in Canon + Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ + Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với máy cịn lại • • Star -> Control Panlel -> Printers and Device or Printers and Faxes Chọn thiết bị máy in -> bấm chuột phải chọn Sharing -> tích vào Share this Printer -> Apply -> OK + Bước 3: Kết nối hệ thống máy tính với máy in • Kết nối mạng nội -> Control panel -> Printer and davices -> And a netword + Bước 4: Tiến hành in tài liệu • Mở file -> nhấn Ctrl + P -> OK 11 CHƯƠNG 3: NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ NÊU CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 3.1 Bài học kinh nghiệm Kiến tập q trình chuyển giao mơi trường học tập với môi trường xã hội thực tiễn, tạo điều kiện cho em cọ xát với thực tế Đợt kiến tập trường THPT Tôn Đức Thắng vừa qua em học kinh nghiệm sau: - Được làm việc môi trường động, thân thiện chuyên nghiệp - Được hướng dẫn nhiệt tình chia sẻ kinh nghiệm từ chị Phạm Thị Hằng, em học nhiều kiến thức kỹ văn phòng kiến thức kế tốn - Biết tác phong, văn hóa làm việc trường, biết cách sử dụng số máy móc trang thiết bị văn phịng 3.2 Cảm nghĩ trình kiến tập Trong trình kiến tập trường THPT Tôn đức thắng vừa qua, thời gian hạn hẹp em học nhiều kỹ nghiệp vụ văn phòng Trong thời gian kiến tập em biết cách chủ động thời gian làm việc chủ động làm quen với người giúp em hòa nhập nhanh với môi trường Là sinh viên trau dồi kiến thức mặt lý thuyết có điều kiện cọ xát với mơi trường thực tế giúp em áp dụng kiến thức học ghế nhà trường Đặc biệt kiến tập môi trường động chuyên nghiệp trường THPT Tôn Đức Thắng, em nhận thấy nhiều điều lạ bổ ích, trau dồi rèn luyện thêm nhiều kỹ mềm cho thân Trong trình làm việc giúp em nhìn thấy khuyết điểm thân để tiếp tục hoàn thiện tốt Đồng thời với giúp anh chị trường, em có học quý giá kinh nghiệm làm việc Có thể làm việc mơi trường chuyên nghiệp vậy, thân em cảm thấy có nhiều khó khăn lo lắng Nhưng với giúp đỡ nhiệt tình thân thiện nhân viên trường tiếp thêm động lực để em vượt qua áp lực công việc Trong sáu buổi kiến tập tường, em cảm thấy có nhiều khuyết điểm mà em cần khắc phục sau chuyến kiến tập Em cần phải học cách xếp thời gian làm việc cho hiệu quả, cần phải bổ sung thêm nhiều kiến thức văn phịng Bên cạnh em có thêm hiểu biết tác phong văn hóa, nề nếp, phong cách làm việc nhân viên văn phịng cần làm Hồn thành đợt kiên tập hành trang quý báu để em vững bước đường tương lai Bước ngoặc giúp em cảm thấy tự tin chuyến thực tập sau 12 Một lần em xin cảm ơn tới trường THPT Tôn Đức Thắng tạo điều kiện để em trải nghiệm thực tế Em xin chân thành cảm ơn tới cô Cao THị Thanh Hiền, chị Phạm Thị Hằng tận tình hướng dẫn em để em hồn thành thời gian kiến tập 13 ... Nhằm trang bị cho sinh viên có kiến thức kỹ văn phòng tốt Khoa kế tốn trường Đại học Tơn Đức Thắng tổ chức cho chúng em đợt kiến tập chuyên đề “ Kỹ văn phòng ” Với mục đích giúp cho sinh viên... vị - Nhiệm vụ phòng Văn thư: + Lưu trữ hồ sơ + Quản lý công văn đến công văn đi, lập hồ sơ lưu trữ theo quy định + Quản lý sử dụng dấu theo quy định + Thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê công... Thắng, em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ anh chị phận văn thư để hoàn thành báo cáo Nội dung báo cáo gồm phần: Phần 1: Thơng tin đơn vị kế tốn Phần 2: Những cơng việc thực trình kiến tập Phần 3: Những