Báo cáo thực hành sử dụng microsoft access làm công cụ quản lí mặt hàng sách

Báo cáo thực hành Sử dụng Microsoft Access làm công cụ quản lí mặt hàng sách Báo cáo thực hành MỤ C LỤ C Bà i Toá n A Giớ i thiệu chung ( cô ng cụ n lý mặ t hà ng sá ch nhà sá ch): .2 B Ý tưở ng: 2 Cơ sở lý thuyết A Table (bả ng): B Query (truy vấ n): C Form (Biểu mẫ u): D Report (Bá o cá o): E Macro: 3 Cá c quy trình A Nhậ p sá ch mớ i I B Nhậ p sá ch bổ sung I Tạ o update query nhậ p sách bổ sung II Tạ o nú t để chạ y query bổ sung sách từ form C Tạ o form liên kết vớ i table “base” bằ ng cá ch sử dụ ng form wizard: .4 Xuấ t sá ch I Update query trừ sách kho (xuấ t sách) II Macro cho nú t xuấ t sá ch (group command) D Truy u lịch sử xuấ t sá ch E Phầ n tra u mã sá ch Hướ ng dẫ n sử dụ ng Báo cáo thực hành BÀ I TOÁ N A GIỚ I THIỆ U CHUNG ( CÔ NG CỤ QUẢ N LÝ MẶ T HÀ NG SÁ CH TRONG NHÀ SÁ CH): Trong thự c tế, số lượ ng sá ch củ a mộ t nhà sá ch rấ t lớ n, lên đến hà ng chụ c ngà n đầ u sá ch, rấ t khó để n lí thủ cô ng Trong bà i thự c hà nh nà y, nhó m ứ ng dụ ng phầ n mềm Access để thự c bả n n lý kho sá ch B Ý TƯỞ NG: Nhó m tạ o lậ p mộ t hệ sở liệu để quản lí cá c đầ u sá ch nhữ ng tính nă ng bả n nhậ p kho, nhậ p sá ch mớ i tra u mã sá ch,.v.v CƠ SỞ LÝ THUYẾ T A TABLE (BẢ NG): Dù ng để lưu trữ liệu Mỗ i bả ng a thô ng tin mộ t chủ thể xá c định bao gồ m nhiều hà ng, mỗ i hà ng a cá c thô ng tin mộ t cá thể xá c định củ a chủ thể Khở i tạ o table: - Nhấ p chuộ t o File>New rồ i chọ n Blank desktop database - Trong ô File Name, điền tên file cho csdl mớ i - Chọ n đườ ng dẫ n để lưu file bằ ng cá ch nhấn icon thư mụ c - Nhấ n Create Chi tiết: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-table-and-add-fields8fdc65f9-8d40-4ff5-9212-80e6545e8d87 B QUERY (TRUY VẤ N): Dù ng để sắ p xếp, tìm kiếm kết xuất liệu xá c định từ mộ t hoặ c nhiều bả ng Lợ i ích củ a việc sử dụ ng truy vấ n: - Chỉ xem liệu từ cá c trườ ng muố n xem Là mộ t cá ch tiện lợ i để lưu lự a chọ n cá c trườ ng - Kết hợ p liệu từ nhiều nguồ n liệu Có thể lự a chọ n trườ ng từ nhiều nguồ n định cá ch kết hợ p thô ng tin Cá c bướ c bả n để tạ o mộ t truy vấ n chọ n: - Chọ n table hoặ c query dù ng để m nguồ n liệu - Chỉ định trườ ng để đưa o từ cá c nguồ n liệu - Chỉ định tù y chọ n cá c tiêu chí để giớ i hạ n số bả n ghi mà truy vấ n trả Chi tiết: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-simple-select-queryde8b1c8d-14e9-4b25-8e22-70888d54de59 Báo cáo thực hành C FORM (BIỂ U MẪ U): Giú p tạ o giao diện thuậ n tiện cho việc nhậ p hoặ c hiển thị thô ng tin Tạ o mộ t biểu mẫ u trố ng: - Trên tab Create, chọ n Blank Form Access mở mộ t form trố ng Layout View hiển thị bả ng Field List - Trên bả ng Field List , nhấ n o dấ u cộ ng (+) bên cạ nh table a trườ ng cầ n đượ c hiển thị form - Để thêm trườ ng o form, nhá y đú p hoă c kéo thả trườ ng o form Để thêm nhiều trườ ng cù ng lú c, nhấ n giữ CTRL nhấ n chuộ t o nhiều trườ ng kéo ng o form Chi tiết: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-form-in-access5d550a3d-92e1-4f38-9772-7e7e21e80c6b D REPORT (BÁ O CÁ O): Đượ c thiết kế để định ng, tính tốn, tổ ng hợ p cá c liệu đượ c chọ n in Khở i tạ o mộ t report: - Chọ n Create > Report Wizard - Chọ n bả ng hoặ c truy vấ n rồ i nhá y đú p o mỗ i trườ ng cầ n thêm vào report Available Fields rồ i nhấ n Next - Chọ n Finish Chi tiết: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-simple-report408e92a8-11a4-418d-a378-7f1d99c25304 E MACRO: Là mộ t cô ng cụ cho phép bạ n tự độ ng hó a cá c tá c vụ thêm c nă ng o biểu mẫ u, bá o cá o điều khiển Có loại macro: - Độ c lập (standalone): macro độ c lậ p rấ t hữ u ích muố n sử dụ ng lạ i nhiều nơi Có thể trá nh đượ c nhâ n đô i cù ng mộ t mã nhiều nơi - Nhú ng (embedded): macro nhú ng khô ng xuấ t Navigation Pane đc gọ i từ cá c event On Load hoặ c On Click Chi tiết: https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-user-interface-ui-macro12590d3b-b326-4207-bfe5-19234f53f08b CÁ C QUY TRÌNH A NHẬ P SÁ CH MỚ I Báo cáo thực hành - Mụ c tiêu: trườ ng hợ p kho hà ng củ a ta trướ c chưa tồ n tạ i loạ i sá ch ta muố n thêm, cầ n phải tạ o mớ i mộ t bảng ghi (record) để lưu trữ thô ng tin loạ i sá ch đo kho - Ý tưở ng: Tạ o mộ t form để thêm thô ng tin sá ch mớ i o table thô ng tin - Quy trình: I TẠ O FORM LIÊ N KẾ T VỚ I TABLE “BASE” BẰ NG CÁ CH SỬ DỤ NG FORM WIZARD: Báo cáo thực hành Kết thu đượ c: B NHẬ P SÁ CH BỔ SUNG - Mụ c tiêu: Vớ i trườ ng hợ p ng ta muố n bổ sung số lượ ng cho tự a sá ch đượ c biết trướ c để dễ dà ng khâ u nhậ p liệu, nhó m tạ o form để nhập thêm số lượ ng sá ch mớ i đượ c bổ sung - Ý tưở ng: sử dụ ng form để tạ o giao diện nhậ p liệu, sử dụ ng query để thự c thao tá c bổ sung sá ch dự a o liệu ”ID” “số lượ ng” đượ c nhập form - Quy trình thự c hiện: + Đầ u tiên ta tạ o form rỗ ng giao diện design bằ ng cá ch o tab Create nhấ n Báo cáo thực hành + Tiếp theo ng ta thêm tiêu đề cho form cá ch o tab Form Design, nhấ n để viết lên form nhấ n o vị trí thích hợ p form để bắ t đầ u viết tiêu đề + Sau viết xong ta định ng lại vă n bả n bằ ng cá ch nhấ n tab format tiến hà nh định ng phơ ng chữ cá c trình soạn thả o vă n bả n thô ng thườ ng c + Để tạ o hộ p nhậ p liệu ta nhấ n tab Form Design nhấ n o vị trí thích hợ p form điều chỉnh lại hình dá ng theo ý muố n, ô bên trá i đạ i diện cho tiêu đề củ a ô nhậ p liệu, ô bên phả i ô mà ngườ i dù ng sử dụ ng để nhậ p liệu.Ở form nà y ng ta tạ o ô nhập liệu “mã sá ch đượ c nhập về” “số lượ ng” Sau hoà n nh ng ta có giao diện sau: + Bâ y ng ta đặ t tên cho ô nhập liệu lầ n lượ t Masach Soluong để tiện cho việc thao tá c cá c bướ c sau Nhấn chuộ t phả i o ô vuô ng cần đặ t tên nhấn Properties Ở cử a sổ mớ i xuấ t hiện, nhấ n tab All tiến hà nh đổ i tên mụ c Name Báo cáo thực hành + I Sau đổ i tên xong, ng ta tiến hà nh tạ o Query cậ p nhật liệu bảng chính, query nà y đượ c liên kết vớ i nú t nhấ n form cá c bướ c TẠ O UPDATE QUERY NHẬ P SÁ CH BỔ SUNG Sử dụ ng query design, ta tạ o mộ t query trố ng Đặ t tên cho query mớ i (qry_Nhậ p kho) Sử dụ ng tab add tables để thêm table “base” o query Báo cáo thực hành + Trong Query Design, chọ n định) sang update query từ query type Query chuyển từ select query (mặ c + Thêm trườ ng Số lượ ng ID từ base o query hình + Mụ c Criteria củ a ID đượ c đặ t cho hệ thố ng cậ p nhậ t cá c bả n ghi có cù ng ID vớ i ID nhậ p từ form (MaSach) Câ u lệnh cụ thể: [ID] = [Forms]![Nhậ p kho bổ sung]![MaSach] + Hà ng update to cộ t Số lượng đượ c cộ ng lên câ u lệnh: Báo cáo thực hành [Số lượ ng]+Forms![Nhậ p kho bổ sung]!SoLuong + II Tiến hà nh lưu query tạ o TẠ O NÚ T ĐỂ CHẠ Y QUERY BỔ SUNG SÁ CH TỪ FORM + Để tạ o nú t lệnh xá c nhậ n thự c thi mẫ u hỏ i cho việc bổ sung sá ch Nhấ n tab Form Design ng cụ nhấ n vị trí thích hợ p Form để tạ o mộ t nú t click đượ c Sau thự c hiện, cử a sổ lên sau: + Cử a sổ cho phép ta lự a chọ n hoạ t độ ng đượ c thự c thi ta nhấ n nú t lệnh Vì ng ta muố n chạ y mộ t query nên ta nhấn Miscellaneous mụ c Categories nhấ n Run Query mụ c Actions Sau ta nhấ n để tiếp tụ c tạ o nú t lệnh Báo cáo thực hành + I Tiếp tụ c tạ o query để trừ sá ch table “base” macro để gá n cho nú t bấ m UPDATE QUERY TRỪ SÁ CH TRONG KHO (XUẤ T SÁ CH) - Ta thự c tương tự query nhậ p sá ch bổ sung i Vớ i mụ c số lượ ng đượ c cập nhậ t theo cô ng thứ c: [Số lượ ng]-Forms![xuấ t kho]!SoLuong II Lưu vớ i tên qry_xuat MACRO CHO NÚ T XUẤ T SÁ CH (GROUP COMMAND) - Mụ c tiêu: Cầ n tạ o nú t để thự c đồ ng thờ i câ u lệnh nhấ n - Quy trình: + Tạ o mộ t macro mớ i bằ ng nú t lệnh + Tạ o lệnh lưu giá trị form o bả ng liên kết: ● Trong ô chọ n lệnh “SaveRecord”, ta đượ c hình , 12 Báo cáo thực hành + Tạ o group command : Nhá y chuộ t phả i o khung lệnh nhậ p trướ c chọ n “make group block” ● + - Ta thu đượ c kết sau: Thêm lệnh chạ y query trừ sá ch m trên: ● Thêm lệnh “OpenQuery”, ta đượ c khung lệnh sau: ● Chọ n Query Name query tạ o (qry_xuat), lưu macro Tạ o nú t trên, chọ n run macro: 13 Báo cáo thực hành - Chọ n macro tạ o, hoà n nh - Ta thu đượ c form mẫ u: - D TRUY CỨ U LỊCH SỬ XUẤ T SÁ CH 14 Báo cáo thực hành - Mụ c tiêu: xuấ t đượ c số lượ ng sá ch củ a mộ t mã sá ch đượ c bá n mộ t ngà y xá c định - Ý tưở ng: Sử dụ ng form query để tìm kiếm dự a mã số ngà y cho - Quy trình thự c hiện: + Tạ o mộ t form rỗ ng nú t + Thêm cá c cộ t ngà y xuấ t kho, mã sá ch cù ng vớ i kiểu liệu tương ứ ng trên, ta thu đượ c form mẫ u: + Tạ o select query đẻ lọ c liệu: ● Sử dụ ng , tạ o query rỗ ng, cá c trườ ng tương ứ ng ● Sử dụ ng lệnh LIKE để thêm tiêu chí lọ c Như ví dụ trên, cá c lệnh nhậ p o mụ c Criteria củ a cộ t Thờ i gian Mã sá ch lầ n lượ t : Like "*" & [Forms]![Tra u lịch sử ]![search_date] & "*" [Mã sá ch]=[Forms]![Tra u lịch sử ]![Search_id] Vớ i seach_date search_id lầ n lượ t tên đượ c đặ t form 15 Báo cáo thực hành ● + E Lưu query (qry_search) Tạ o nú t form liên kết vớ i qry_search trên, ta thu đượ c form minh hoạ dướ i đâ y PHẦ N TRA CỨ U MÃ SÁ CH Bở i đa số cá c thao tá c cần đến thô ng tin “mã sá ch” nên để thuậ n tiện việc xá c định mã số sá ch kèm tên sá ch tương ứ ng, nhó m tạ o bả n report “Tra u mã sá ch” - Quy trình thự c hiện: + Đầ u tiên nhấ n tab Create, chọ n Report Wizard Sau nhấ n, mà n hình xuấ t cử a số sau: 16 Báo cáo thực hành + Nhữ ng liệu ta cầ n cho bả n report nà y nằ m bả ng Base nên mụ c Tables/Queries ta chọ n bả ng Base Mụ c available Fields xuấ t cá c trườ ng nằ m Bả ng Ta cầ n quan tâ m tớ i trườ ng “ID” “Tên sá ch” + Để lấ y thô ng tin củ a trườ ng o bả n bá o cá o, nhấ n trườ ng “ID” nhấn nú t , trườ ng “ID” đượ c chuyển qua mụ c Selected Fields(Cá c trườ ng đượ c chọ n) Là m tương tự vớ i trườ ng ”Tên sá ch” **Lưu ý: Chú ng ta chọ n nhiều trườ ng nữ a từ nhiều Bả ng mẫ u hỏ i c khô ng giớ i hạ n bả ng hoặ c mẫ u hỏ i + Sau trườ ng qua mụ c Selected Fields, nhấ n cá o để tiếp tụ c tạ o bả n bá o 17 Báo cáo thực hành Cử a sổ nà y cho phép ng ta đượ c nhó m cá c trườ ng xuấ t bả ng bá o cá o Cá c Trườ ng đượ c phâ n nh cá c tầ ng c tương tự bố cụ c ng gạ ch đầ u dò ng vă n bản, phù hợ p vớ i nhữ ng bá o cá o lấ y liệu từ nhiều bả ng, mẫ u hỏ i c + Trong trườ ng hợ p nà y ng ta bỏ qua lấ y liệu từ bả ng nhấ n để tiếp tụ c tạ o bả n bá o cá o Ta xếp thứ tự củ a cá c bả n ghi cử a sổ nà y theo thứ tự giả m dầ n hoặ c tă ng dầ n củ a cá c trườ ng tương ứ ng (tố i đa trườ ng) 18 Báo cáo thực hành + Để thuậ n tiện cho việc tra u sá ch, ng ta sắ p xếp id theo thứ tự tăng dầ n cá ch chọ n trườ ng “id” cho mụ c số 1, mặ c định nú t đượ c để chế độ Ascending (tă ng dầ n) sẵ n nên khô ng cầ n thay đổ i Nhấ n + để tiếp tụ c tạ o bả n bá o cá o Cử a sổ nà y cho ta thiết lậ p bố cụ c củ a bà i bá o cá o để thiết lậ p bố cụ c, ta nhấ n o phầ n thiết lậ p bố cụ c ngoà i để tham khả o ả nh minh họ a thự c tế, sau lự a chọ n bố cụ c phù hợ p nhấ t Trong trườ ng hợ p nà y, ta chọ n Tabular portrait (hiển thị theo chiều dọ c) Nhấ n tiếp tụ c tạ o bả n bá o cá o để 19 Báo cáo thực hành Ở cử a sổ cuố i cù ng ta đặ t tên cho bà i bá o cá o Sau , ng ta Nhấ n Preview the report để xem thử bả n bá o cá o hoặ c nhấ n Modify the report’s design để thiết kế thêm cho bả n bá o cá o củ a Cuố i cù ng nhấ n - để hồn tấ t q trình tạ o bả n bá o cá o Kết : 20 Báo cáo thực hành HƯỚ NG DẪ N SỬ DỤ NG - Lưu ý: Để cá c c nă ng hoạ t độ ng mộ t cá ch xá c, trướ c nhậ p liệu cầ n phả i sang mộ t bả ng ghi mớ i bằ ng cá ch bấ m o nú t gó c mà n hình (new blank record) dướ i - Vớ i tính nă ng , ta thao tá c bình thườ ng (mở form, nhập liệu cầ n thiết nhấ n phím enter để thêm o bả ng ghi) - Vớ i c nă ng sá ch tồ n tạ i kho - Xuấ t sá ch , nhấ n o report, ta nhậ n đượ c tên id củ a tấ t cá c + Bướ c 1: Chọ n form + Bướ c 3: Điền số lượ ng cầ n xuấ t, mã sá ch cầ n xuấ t, thờ i gian xuấ t kho + Bướ c 4: Ấ n xuấ t kho Hệ thố ng tự độ ng trừ số sá ch 21 Báo cáo thực hành Hình ả nh ban đầ u: Sau xuấ t kho: + Form cị n thêm thơ ng tin toá n đượ c nhập o bả ng thô ng tin xuấ t kho 22 Báo cáo thực hành - Nhậ p bổ sung: + Bướ c 1: Chọ n form + Bướ c 2: Trong form Nhậ p kho bổ sung, điền Mã sá ch số lượ ng sá ch cầ n nhậ p + Bướ c 3: Nhấ n Thêm o kho để nhập kho Ví dụ : ● Bả ng liệu ban đầ u 23 Báo cáo thực hành - ● Nhậ p kho 50 cuố n sá ch mã 2: ● Bả ng liệu sau nhập kho Tra u lịch sử xuấ t sá ch   Bướ c 1: Chọ n form Bướ c 2: Trong form tra u lịch sử , điền ngà y xuấ t kho Mã sá ch (ID) mà muố n tra u 24 Báo cáo thực hành - Bướ c 3: nhấ n Tra u để hiển thị kết tra u - Ví dụ : - Khi nhậ p liệu sau o form 25 Báo cáo thực hành - Form tìm thơ ng tin trù ng khớ p bả ng thô ng tin xuấ t kho cho kết sau: [Kết thú c bá o cá o.] 26 ... Tạ o nú t trên, chọ n run macro: 13 Báo cáo thực hành - Chọ n macro tạ o, hoà n nh - Ta thu đượ c form mẫ u: - D TRUY CỨ U LỊCH SỬ XUẤ T SÁ CH 14 Báo cáo thực hành - Mụ c tiêu: xuấ t đượ c số lượ... tự độ ng trừ số sá ch 21 Báo cáo thực hành Hình ả nh ban đầ u: Sau xuấ t kho: + Form cị n thêm thơ ng tin toá n đượ c nhập o bả ng thô ng tin xuấ t kho 22 Báo cáo thực hành - Nhậ p bổ sung: +... t kho Mã sá ch (ID) mà muố n tra u 24 Báo cáo thực hành - Bướ c 3: nhấ n Tra u để hiển thị kết tra u - Ví dụ : - Khi nhậ p liệu sau o form 25 Báo cáo thực hành - Form tìm thơ ng tin trù ng khớ