Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word ppt

Sử dụng Style để định dạng văn bản Style có thể được hiểu là một tập hợp các thông số định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, màu nền, đóng khung, cách dòng, cách đoạn, căn lề, k

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

Phần 1 Sử dụng Style để định dạng văn bản 4

1.1 Các ưu điểm của việc sử dụng Style 5

1.2 Phân loại Style 5

1.3 Áp dụng một Style cho văn bản 5

1.4 Nhận biết Style của một đoạn văn bản 6

1.5 Loại bỏ định dạng của văn bản 7

1.6 Thay đổi thông số của một Style 7

1.7 Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh 9

1.8 Xóa một Style 10

1.9 Tạo một Style 10

Phần 2 Đánh số tự động chương, mục 12

2.1 Đánh số chỉ bằng các chữ số 13

2.2 Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số 16

2.3 Tự động ngắt trang trước mỗi chương 18

Phần 3 Đánh số tự động các đối tượng 19

3.1 Đánh số tự động các bảng biểu 19

3.2 Cập nhật chỉ số 20

3.3 Đánh số đa cấp 21

3.4 Đánh số tự động các hình vẽ 22

3.5 Đánh số tự động các công thức 23

3.5.1 Giới thiệu MathType để soạn thảo công thức 23

3.5.2 Trình bày công thức sử dụng tab 24

3.5.3 Trình bày công thức sử dụng bảng 26

3.5.4 Đánh số tự động các công thức 28

3.6 Đánh số tự động các đối tượng khác 30

Phần 4 Tham chiếu tự động các đối tượng 31

4.1 Tham chiếu trực tiếp 31

4.1.1 Tham chiếu một đề mục 31

4.1.2 Tham chiếu một hình vẽ 32

4.1.3 Tham chiếu số trang của một đối tượng 34

4.2 Tham chiếu gián tiếp 34

4.2.1 Tham chiếu tới hình vẽ 34

4.2.2 Tham chiếu các đối tượng khác 36

4.3 Tham chiếu trực tiếp củ chuối 37

Phần 5 Tạo danh sách và tham chiếu tài liệu tham khảo 38

5.1 Sử dụng tham chiếu trực tiếp 39

5.1.1 Tạo danh sách tài liệu tham khảo 39

5.1.2 Tham chiếu tới các tài liệu 41

5.1.3 Một số lưu ý đặc biệt 41

5.2 Sử dụng tham chiếu gián tiếp 42

5.2.1 Tạo danh sách tài liệu tham khảo 42

5.2.2 Tham chiếu tới các tài liệu 44

Phần 6 Một số thao tác khác 45

6.1 Tạo các đề mục không đánh số 45

6.2 Tạo mục lục cho văn bản 45

6.2.1 Tạo mục lục 45

6.2.2 Định dạng mục lục 46

6.2.3 Bỏ mục lục ra khỏi mục lục 47

6.3 Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có trong văn bản 48

6.4 Chèn các ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn bản 48

6.4.1 Thực hiện chèn ảnh 49

6.4.2 Vấn đề cập nhật chỉ số 50

LỜI KẾT 51

LỜI NÓI ĐẦU

Là một người từng sử dụng MS Office Word để làm đồ án tốt nghiệp, viết luận án, soạn giáo án, viết báo nên tôi khá thường xuyên phải thực hiện việc đánh

số công thức, đánh số bảng biểu, đánh số hình vẽ, đánh số tài liệu tham khảo và tham chiếu đến chúng Trước đây, tôi thực hiện việc đánh số và tham chiếu đó một cách thủ công Và tôi rất thấm thía cái khó khăn, vất vả khi cần thêm/bớt một đối tượng trong văn bản Khi đó, tôi sẽ phải rà soát lại toàn bộ văn bản, kiểm tra lại sự chính xác của việc đánh số và tham chiếu

Tài liệu này sẽ giới thiệu cách đánh số và tham chiếu tự động các đối tượng như hình vẽ, bảng biểu, công thức, sử dụng chức năng của Microsoft Office Word Ngoài ra, tài liệu cũng hướng dẫn bạn sử dụng Style để định dạng văn bản một cách hiệu quả Phần minh họa được thực hiện với Word 2010, có thể áp dụng trực tiếp với Word 2007 Việc áp dụng cho Word 97/2003 cũng tương tự, chỉ có phần giao diện người dùng là khác

Tôi muốn đặc biệt gửi tặng bài viết này cho các anh Nguyễn Đức Công, Bùi Đức Trình, Đỗ Quang Trung, Hoàng Đức Thọ và bạn Vũ, cũng như toàn thể các

em lưu học sinh Việt Nam đang học tập tại Học viện FSO Chúc toàn thể anh em hoàn thành tốt khóa học và trở về nước công tác Hi vọng rằng bài viết này giúp được anh em phần nào khi viết tiểu luận, bài báo, đồ án tốt nghiệp và luận án

Xin cảm ơn các đồng nghiệp của tôi, đặc biệt là ThS Vũ Đình Thu, đã khuyến khích tôi xây dựng tài liệu này này Và cảm ơn vợ tôi đã gánh vác công việc nhà để tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết lách

Mọi ý kiến xin gửi về

Nguyễn Tuấn Anh

: Khoa An toàn thông tin – Học viện Kỹ thuật mật mã – 141 Chiến Thắng, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội

: (04)3552-51-38 : 0977-199-902 : summerlant@gmail.com

Phần 1 Sử dụng Style để định dạng văn bản

Style có thể được hiểu là một tập hợp các thông số định dạng (font chữ, cỡ

chữ, màu chữ, kiểu chữ, màu nền, đóng khung, cách dòng, cách đoạn, căn lề, kiểu đánh số ) để áp dụng cho một vùng văn bản nào đó Vùng văn bản có thể là một đoạn (paragraph), một nhóm ký tự (characters), một bảng biểu (table), một danh sách (list) Mỗi Style có một tên đặc trưng Khi áp dụng Style "SomeStyle" cho một vùng văn bản là ta đã định dạng vùng văn bản đó theo các thông số được quy định trong Style này; và ta nói vùng văn bản đó có Style là "SomeStyle" Một Style (ví dụ, "SomeStyle") có thể được áp cho nhiều vùng văn bản Khi đó, các vùng này

có chung Style Khi ta thay đổi thông số trong "SomeStyle" thì tất cả các vùng văn bản có Style là "SomeStyle" sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số mới Như vậy, có thể thấy rằng Style là một công cụ hiệu quả để thực hiện định dạng văn bản Microsoft Office Word hỗ trợ Style rất tốt Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng rất ít người dùng Word biết và sẵn sàng sử dụng tính năng định dạng văn bản tuyệt vời này Do vậy, trong phần này, ta sẽ tìm hiểu sơ qua về Styles trong Word

Trong Word 2003, Word 1997, hộp chọn Style thường được đặt trên thanh

định dạng (Formatting toolbar) Còn trong Word 2007 và Word 2010, bảng chọn này nằm trong mục Home (xem hình 1.1)

Hình 1.1 Hộp chọn Styles trong Word 2007 và Word 2010 Mỗi mục trong hộp chọn này (Heading 1, Heading 2, Heading3, Title, )

chính là một kiểu (Style) định dạng văn bản Phía trên mỗi tên của Style là minh

họa cho kết quả sẽ đạt được, tức là văn bản của ta sẽ trông như thế khi áp dụng

Style tương ứng

1.1 Các ưu điểm của việc sử dụng Style

Sử dụng các Styles có các ưu điểm sau:

 Style thực ra rất dễ hiểu, dễ sử dụng;

 Style cho phép thực hiện nhanh chóng các thao tác định dạng: chỉ một cái click chuột, ta có thể thiết lập các thông số định dạng cần thiết (font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, màu nền, cách dòng, cấp đề mục, tabs ) cho một vùng văn bản;

 Style cho phép thực hiện nhanh chóng việc thay đổi các thông số định dạng cho văn bản;

 Quan trọng hơn cả, việc sử dụng hợp lý các Styles sẽ giúp ta có được văn bản với định dạng đẹp, khoa học

1.2 Phân loại Style

Khi thực hiện định dạng văn bản, ta có thể muốn định dạng cho tòan bộ một đoạn (Paragraph), hoặc cho một phần của đoạn, hoặc cho một bảng biểu, hoặc cho

một danh sách liệt kê Tương ứng với các trường hợp này, các Style có thể được

chia thành 5 loại:

1 Paragraph: để áp dụng cho toàn bộ một Paragraph;

2 Character: để áp dụng cho một phần của một Paragraph;

3 Linked (Paragraph and character):

4 Table: để áp dụng cho một bảng biểu;

5 List: để áp dụng cho một danh sách liệt kê

Trong số 5 loại Style được liệt kê trên đây thì loại thứ nhất là thường được sử

dụng nhất

1.3 Áp dụng một Style cho văn bản

Để áp dụng một Style cho một vùng văn bản, trước hết, ta lựa chọn vùng văn bản cần áp dụng, sau đó nhấn chuột vào tên của Style trong hộp chọn Style (xem

hình 1.1) Có thể nhấn chuột vào mũi tên mở rộng ( ) ở bên phải hộp chọn để có được thêm các lựa chọn (Hình 1.2)

Hình 1.2 Danh sách mở rộng các Style Cách khác, nhấn chuột phải vào vùng văn bản đã chọn, sau đó rê chuột tới mục "Styles" trên context menu, khi đó cũng sẽ xuất hiện bảng chọn tương tự như trên hình 1.2

Nếu Style được áp dụng là thuộc loại Paragraph thì nó sẽ được áp dụng cho

toàn bộ đoạn văn bản dù chỉ một phần của đoạn được chọn, hay thậm chí chỉ cần

đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn đó Tức là, nếu muốn áp dụng một Paragraph Style cho một đoạn văn bản thì chỉ cần nhấn chuột vào đoạn đó, sau đó nhấn chuột vào tên của Style cần áp dụng

Trong số các Style thì "Normal" là Style phổ dụng nhất Nó thuộc loại Paragraph, và là Style ngầm định của một văn bản và thường được áp dụng cho

phần thân của văn bản Khi ta loại bỏ hết tham số định dạng của một vùng văn bản

(xem mục 1.5) thì vùng đó sẽ có Style "Normal"

1.4 Nhận biết Style của một đoạn văn bản

Nếu muốn biết một đoạn văn bản đã được áp dụng Style nào, ta làm như sau Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào đoạn văn bản cần kiểm tra Sau đó nhấn tổ hợp phím Shift-F1 Khi đó, hộp thoại "Reveal Formatting" sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình soạn thảo Mục "Paragraph style" trong hộp thoại này sẽ cho ta biết tên của Style đã được áp dụng cho đoạn văn bản Nếu Style của đoạn văn bản là

"Normal" thì mục này sẽ không có

Ngoài ra, khi ta nhấn chuột vào một vùng văn bản, Word sẽ tự động đánh dấu (đóng khung) tên của Style tương ứng với vùng văn bản đó trong hộp chọn nhanh và trong danh sách đầy đủ các Style

1.5 Loại bỏ định dạng của văn bản

Khi cần loại bỏ các thông số định dạng đã thiết lập cho một vùng văn bản, trước hết, ta cần chọn phần văn bản cần loại bỏ định dạng, sau đó nhấn vào nút mở

rộng bên phải hộp chọn Styles (Hình 1.2) và chọn "Clear Formatting" Cách khác,

nhấn chuột phải lên vùng đã chọn, rê chuột đến mục "Styles" trên context menu và sau đó cũng chọn "Clear Formatting"

Vùng văn bản sau khi loại bỏ định dạng sẽ được định dạng theo các thông số

ngầm định, tức là theo Style "Normal"

1.6 Thay đổi thông số của một Style

Để thay đổi (hoặc bổ

sung) các thông số định dạng

cho một Style, ta nhấn chuột

phải vào tên của Style đó và

chọn "Modify " Khi đó, hộp

thoại "Modify style" sẽ hiện

lên như trên hình 1.4 Các

Hình 1.3 Các thao tác với một Style

Hình 1.4 Thay đổi thông số thông số định dạng của một Style

Sau khi hoàn thành các thay đổi và nhấn nút OK, tất cả các vùng văn bản đã

và sẽ được áp dụng Style này sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số vừa thiết lập

Nếu một đoạn văn bản nào đó đã được định dạng một cách thủ công (không

sử dụng Style hoặc sau khi sử dụng Style) và ta muốn một Style nào đó sử dụng các thông số định dạng của đoạn văn bản này thì ta làm như sau Trước hết, lựa chọn đoạn văn bản Sau đó nhấn chuột phải vào tên của Style và chọn "Update

<Style Name> to Match Selection" (Hình 1.3) trong context menu Ở đây, <Style Name> là tên của Style mà ta đang muốn cập nhật Ví dụ, nếu ta muốn cập nhật thông số cho Style có tên là "Normal" thì mục này trong context menu sẽ là

"Update Normal to Match Selection"

Nếu chỉ muốn đổi tên của Style thì chỉ cần nhấn chuột phải vào tên của Style

đó và chọn mục "Rename" (Hình 1.3) trong context menu

Lưu ý Thường thì ta được yêu cầu trình bày phần chính của văn bản sử dụng

font Times New Roman 14pt, cách dòng 1.5, căn lề đều hai biên, thụt đầu dòng thứ nhất 1,25 cm Do vậy, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, ta cần thay đổi thông số của Style "Normal" cho phù hợp với các yêu cầu này Nên đánh dấu chọn

"New documents based on this template" để không phải lặp lại việc này khi soạn thảo các văn bản mới

1.7 Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh

Hộp chọn Style mà ta thấy trên hình 1.1 và 1.2 được gọi là "Quick Style Gallery" Ta có thể tùy biến hộp chọn này bằng cách thêm vào hoặc loại bỏ những Style mà ta ít dùng Khi đó, trong hộp này sẽ chỉ chứa những Style ta thường dùng

Và như thế, ta có thể nhanh chóng tìm thấy Style cần thiết

Để loại bỏ một Style ra khỏi hộp chọn

nhanh, nhấn chuột phải vào Style tương ứng và

chọn "Remove from Quick Style Gallery" (Hình

1.3) Sau khi bị loại bỏ khỏi hộp chọn nhanh,

Style vẫn được lưu trong file, ta có thể tìm thấy

nó trong danh sách đầy đủ bằng cách nhấn chuột

vào mũi tên ( , Hình 1.1) ở góc dưới bên phải

hộp chọn Style Khi đó, danh sách Style sẽ xuất

hiện như trên hình 1.5

Để đưa một Style từ danh sách đầy đủ vào

hộp chọn nhanh, ta nhấn chuột phải vào Style

đó và chọn "Add to Quick Style Gallery" trong context menu Lưu ý rằng, nếu Style đã có trong hộp chọn nhanh thì khi nhấn chuột phải, trong context menu sẽ không có "Add to Quick Style Gallery" mà thay vào đó là "Remove from Quick Style Gallery"

Hình 1.5 Danh sách đầy đủ

các Style

1.8 Xóa một Style

Để xóa một Style (khi không cần dùng nữa chẳng hạn), trong danh sách đầy

đủ (Hình 1.5), nhấn chuột phải lên tên của Style cần xóa và chọn "Delete <Style Name> " trong context menu Trong đó <Style Name> là tên của Style cần xóa, ví

dụ, "Delele Title "

Lưu ý là có một số Style không thể xóa được Ví dụ: Normal, Heading 1, Heading 2, Strong, Quote

Khi một Style bị xóa, các vùng văn bản đã được áp dụng Style đó sẽ bị loại

bỏ định dạng, tức là sẽ được áp Style "Normal" (xem mục 1.5)

1.9 Tạo một Style

Khi soạn thảo một văn bản dài và ta biết rằng cần sử dụng một số kiểu định dạng (Style) khác nhau cho các vùng khác nhau trong văn bản thì ta nên tạo các Style tương ứng với các kiểu định dạng đó để sử dụng, bởi vì việc sử dụng Style mang lại nhiều lợi ích (xem mục 1.1) Ví dụ, ta có thể điều chỉnh và sử dụng

"Normal" cho phần chính của văn bản; tạo Style "FigCaption" để quy định cách định dạng tên gọi của hình vẽ; tạo Style "TableCaption" để quy định cách định dạng tên gọi của bảng biểu; tạo Style "Code" để trình bày phần trích dẫn các dòng lệnh,

Để tạo mới một Style, ta mở danh sách đầy đủ (Hình 1.5) và nhấn nút ("New Style") ở góc dưới, bên trái Khi đó, hộp thoại "Create New Style from Formatting" sẽ xuất hiện, hoàn toàn tương tự như hộp thoại "Modify Style" (Hình 1.4)

 Name: Tên của Style (ngầm định là Style1, Style2 );

 Style type: Loại style;

 Style based on: Thừa kế định dạng của Style nào

Nếu ta tạo Style kiểu Paragraph thì trong hộp thoại sẽ có mục "Style for

following paragraph" Mục này quy định Style cho đoạn văn bản (Paragraph) kế tiếp (khi ta gõ phím Enter) Thông thường, ta để mục này là "Normal"

Ở phía dưới hộp thoại, có hai lựa chọn là "Only in this document" và "New documents based on this template" Nếu chọn phương án thứ nhất, Style ta tạo ra chỉ xuất hiện trong văn bản (file) mà chúng ta đang soạn thảo Nếu chọn phương

án thứ hai, Style này sẽ xuất hiện cả trong các văn bản mà chúng ta tạo mới về sau (nếu sử dụng cùng template với văn bản ta đang soạn thảo – và thường là vậy)

Nếu ta đánh dấu vào mục "Add to quick style list" thì Style mà ta tạo ra sẽ xuất hiện trong bảng chọn nhanh Style (Quick Style Gallery)

Không nên đánh dấu chọn "Automatically update" Lựa chọn này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý định dạng cho người chưa có kinh nghiệm sử dụng Style

Phần 2 Đánh số tự động chương, mục

Một bài viết dài (một bài báo, một đồ án tốt nghiệp, một cuốn sách ) thường được chia thành các phần, mỗi phần như thế lại có thể được chia thành các phần nhỏ và các phần này thường được đánh số thứ tự Ta xem xét hai ví dụ sau đây:

Ví dụ 1 Bài báo "Lịch sử phát triển mật mã học"

LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN MẬT MÃ HỌC

Đây là phần tóm lược một cách ngắn gọn (trong khoảng 5 dòng) nội dung của bài báo, cũng như đối tượng mà bài báo hướng đến

1 Mật mã thời kỳ sơ khai

Nội dung của phần nhỏ thứ nhất Có thể trình bày bất kỳ Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi

1.1 Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy

Chắc là thời kỳ này chưa có mật mã rồi Nhưng mà ta cần các đề mục nhỏ nên cứ tạm chia thế này cho vui

1.2 Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ

Cách phân chia này không hợp lý nhưng đó không phải là vấn đề của chúng ta Quan trọng là cần chia mục để xem xét phần định dạng

Chương 1 Lịch sử mật mã

Chú ý rằng, nội dung của ví dụ này được định dạng một cách thủ công, không sử dụng Style Mật mã ra đời từ khi nào đó và được sử dụng thế nào đó ở dạng đơn giản nào đó trong một khoảng thời gian nào đó Giới thiệu sơ qua vài câu thì người ta sẽ xem xét các mục cụ thể hơn

1.1 Mật mã thời kỳ sơ khai

Nội dung của phần nhỏ thứ nhất Có thể trình bày bất kỳ Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi

Chương 3 Một số hệ mật hiện đại

Nhận xét rằng, có một sự khác biệt giữa cách đánh số trong ví dụ 1 và cách đánh số trong ví dụ 2 Trong ví dụ 1, trong phần đánh số chỉ có các con số (và dấu chấm) Còn trong ví dụ 2, trước con số chỉ thứ tự của chương còn có chữ

"Chương" Vì có sự khác nhau này mà cách thực hiện đánh số tự động cho hai trường hợp này sẽ khác nhau

Mật mã thời kỳ sơ khai

Nội dung của phần nhỏ thứ nhất Có thể trình bày bất kỳ Xin đừng quan tâm nội dung của những gì được viết trong các ví dụ Hãy chú ý đến định dạng của chúng mà thôi

Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy

Chắc là thời kỳ này chưa có mật mã rồi Nhưng mà ta cần các đề mục nhỏ nên cứ tạm chia thế này cho vui

Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ

Cách phân chia này không hợp lý nhưng đó không phải là vấn đề của chúng ta Quan trọng là cần chia mục để xem xét phần định dạng

 Nhấn chuột vào dòng chữ "Mật mã thời kỳ sơ khai";

 Từ Ribbon Home, nhấn chuột vào nút Multilevel list trong nhóm Paragraph và

chọn loại danh sách đi kèm với Heading (Hình 2.1) Khi đó, dòng chữ "Mật mã

thời kỳ sơ khai" sẽ được đánh số "1" và được định dạng theo Style "Heading 1" Tức là, để điều chỉnh định dạng cho dòng chữ đó, ta cần thay đổi các thông số định dạng trong "Heading 1";

 Tiếp theo, áp dụng Style "Heading 2" cho dòng chữ "Mật mã thời kỳ công xã nguyên thủy" Khi đó, dòng này sẽ được đánh số "1.1" và được định dạng theo Style "Heading 2";

 Tương tự, áp dụng Style "Heading 2" cho các dòng chữ "Mật mã thời kỳ chiếm hữu nô lệ" Khi đó, dòng này sẽ được đánh số "1.2" và được định dạng theo Style "Heading 2"

 Tương tự, Style "Heading 1" cho các dòng "Mật mã cổ điển" và "Mật mã hiện đại" Khi đó, hai dòng này sẽ được tự động đánh số là "2" và "3", và được định dạng theo "Heading 1"

 Tiêu đề của bài báo và chữ "Kết luận" phải được định dạng bởi các Style khác

Hình 2.1 Multilevel list tương ứng với heading Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word

2.2 Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số

Như có thể thấy trên Hình 2.1, Word cũng đã cung cấp sẵn một số mẫu danh sách đa cấp (multilevel list) mà có tiêu đề đi trước chỉ số, nhưng các tiêu đề này bằng tiếng Anh (Article, Section, Chapter) Để định dạng văn bản tiếng Việt (như

ở ví dụ 2 chẳng hạn) ta không thể sử dụng các mẫu có sẵn này Thay vào đó, ta cần định nghĩa một kiểu danh sách mới

Giả sử văn bản trong ví dụ 2 chưa được định dạng (xem mục 2.1 để hiểu hơn giả sử này) Để định dạng nó, ta làm như sau:

 Nhấn chuột vào dòng chữ "Lịch sử mật mã" (lúc này chưa có chữ "Chương 1");

 Từ ribbon Home, nhấn nút Multilevel list trong nhóm Paragraph (Hình 2.1), sau đó chọn "Define new multilevel list " Trong hộp thoại hiện ra, nhấn nút

"More >>" thì ta thu được hộp thoại như ở Hình 2.2

Hình 2.2 Định nghĩa một Multilevel list kèm heading

 Ô "Apply changes to": chọn "Whole list";

 Ở ô "Level" (góc trên, bên trái), chọn số 1 để xác định cách thể hiện của thành phần cấp 1

 Ô "Link to level style": chọn "Heading 1";

 Ô "Enter formatting for number": gõ chữ "Chương " (và dấu cách) trước

số "1", gõ dấu chấm (".") sau số "1";

 Ô "Number style for this level": chọn "1, 2, 3, ";

 Ô "Follow number with": chọn "Space";

 Ở ô "Level", chọn số 2 để xác định cách thể hiện của thành phần cấp 2

 Ô "Link to level style": chọn "Heading 2";

 Ô "Number style for this level": chọn "1, 2, 3, ";

 Ô "Include level number from": chọn "Level 1";

 Ô "Enter formatting for number": nhấn chuột vào giữa hai chữ số "1" và

gõ dấu chấm; gõ thêm dấu chấm vào sau số "1" thứ hai;

 Ô "Follow number with": chọn "Space"

 Tương tự như thế, có thể xác định cách thể hiện của các thành phần các cấp thấp hơn (3, 4, ) nếu cần;

 Nhấn OK để hoàn tất việc định nghĩa Multilevel List Lúc này, nếu dòng "Lịch

sử mật mã" chưa đổi thành "Chương 1 Lịch sử mật mã" và chưa được định dạng theo Style "Heading 1" thì chỉ cần áp dụng Style "Heading 1" cho dòng đó

là được;

 Áp dụng Style "Heading 2" cho các dòng: "Mật mã thời kỳ sơ khai", "Mật mã

cổ điển", "Mật mã hiện đại";

 Áp dụng Style "Heading 1" cho các dòng "Một số hệ mật cổ điển", "Một số hệ mật hiện đại";

 Sau khi định dạng tiêu đề "CƠ SỞ LÝ THUYẾT MẬT MÃ" (bằng một Style nào đó chẳng hạn), ta sẽ được văn bản với định dạng như được trình bày trong

ví dụ 2

Có thể thấy rằng, chính cách đánh số vừa được trình bày trên đây đã được sử dụng để định dạng bản hướng dẫn này Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word

2.3 Tự động ngắt trang trước mỗi chương

Thông thường, người ta bắt đầu một chương ở một trang mới Để thực hiện điều đó, nhiều người chèn một "Page break" vào cuối chương trước, không ít người gõ phím ENTER nhiều lần để sang trang Cả hai giải pháp trên đây đều không phải là giải pháp tốt, nhất là giải pháp thứ hai Để các chương tự động bắt đầu ở một trang mới, ta thực hiện như sau

Ở đây, các chương (đúng ra là tên của chương) được áp dụng Style có tên là

"Heading 1" Nhấn chuột phải vào Style này và chọn "Modify " để thay đổi thông

số định dạng của nó (tham khảo Hình 1.3 và Hình 1.4) Nhấn nút Format, chọn Paragraph

Hình 2.3 Tự động ngắt trang Trong tab "Line and Page break" đánh dấu chọn mục "Page break before" và nhấn OK để xác nhận Khi đó, tất cả các chương (nói chung là tất cả các đoạn văn bản có Style là "Heading 1") sẽ tự động bắt đầu ở một trang mới

con trỏ chuột lên vùng

bảng biểu, ở góc trên, bên

trái của bảng sẽ xuất hiện

dấu cộng ( ) Nhấn chuột

phải lên dấu cộng này và

chọn "Insert caption "

trong context menu Hộp thoại "Caption" sẽ hiện lên như trên Hình 3.1

Trong ô "Label", ban đầu có ba giá trị là "Table", "Figure" và "Equation" Đây là các chữ tiếng Anh, không phù hợp cho văn bản tiếng Việt Do đó, ta nhấn nút "New Label " và nhập vào chữ "Bảng" Từ bây giờ, chữ "Bảng" sẽ xuất hiện trong hộp chọn "Label" cho ta lựa chọn

Hình 3.1 Đánh số bảng biểu

Thường thì tên của bảng phải đặt bên trên bảng, do vậy, ở ô "Position", ta chọn giá trị "Above selected item"

Hãy gõ tên của bảng vào phía sau chỉ số mà Word đã tự động xác định (trên Hình 3.1, chỉ số này là 1) và nhấn OK Sau thao tác này, tên của bảng sẽ xuất hiện cùng với chỉ số của nó Ta có thể tùy ý chỉnh sửa tên bảng nhưng tuyệt đối không chỉnh sửa thủ công chỉ số của nó

Để định dạng nhất quán tên gọi của

các bảng biểu, ta nên định nghĩa một Style

(xem Phần 1), ví dụ như "TableCaption", và

áp dụng cho tên của các bảng Dễ thấy rằng

tên bảng nên luôn đi cùng với bảng (không

nên để tên bảng ở cuối một trang, còn bản

thân bảng bắt đầu ở trang kế tiếp) Để thực

hiện điều này tự động, đối với Style "TableCaption", trong nhóm thông số

Format\Paragraph\Line and Page Breaks\Pagination (Hình 3.2), đánh dấu chọn

"Keep with next" Bên cạnh đó, ta cũng muốn tên gọi của bảng phải nằm ở khoảng cách nhất định so với đoạn trước nó và so với bảng biểu Hãy thực hiện điều này bằng cách thay đổi thông số "Before" và "After" trong nhóm thông số

Format\Paragraph\Indents and spacing\Spacing

Tạo tiếp bảng thứ hai (phía dưới bảng thứ nhất) và đánh số cho bảng thứ hai này, ta sẽ thấy chỉ số đã tự động tăng lên thành 2

Chèn vào khoảng giữa bảng thứ nhất và bảng thứ hai một bảng khác và thực hiện việc đánh số, ta sẽ thấy chỉ số của bảng mới này là 2 và chỉ số cho bảng thứ hai (cũ) tự động tăng lên thành 3

3.2 Cập nhật chỉ số

Như được trình bày ở phần cuối của mục 3.1, khi ta tạo thêm các bảng vào

văn bản thì chỉ số của các bảng được cập nhật tự động và ngay lập tức Sau khi có

được ba bảng biểu (Bảng 1, Bảng 2, Bảng 3) như trên, ta hãy xóa bảng có chỉ số là

Hình 3.2 Style "TableCaption"

2 Ta hi vọng rằng, sau khi ta thực hiện thao tác xóa đó, chỉ số của Bảng 3 sẽ tự động giảm xuống thành 2 Nhưng điều đó không xảy ra Để thực hiện cập nhật chỉ

3.3 Đánh số đa cấp

Thường thì người ta không đánh số các bảng biểu theo thứ tự 1, 2, 3, xuyên suốt toàn bộ văn bản, mà người ta đánh số 1.1, 1.2, 1.3, cho các bảng thuộc chương 1, đánh số 2.1, 2.2, 2.3, cho các bảng thuộc chương 2

Để thực hiện tự động việc đánh số đa cấp như vậy, ta làm như sau

Trước hết, cần phải sử dụng chức năng đánh số tự động các chương, mục (xem Phần 2) cho văn

starts with style" chọn

"Heading 1" Ở mục "Use Hình 3.3 Đánh số đa cấp

separator" có thể chọn giá trị tùy ý, thường là dấu chấm (".") hoặc dấu gạch nối

("-")

Lưu ý, nếu trong văn bản chưa sử dụng chức năng đánh số chương, mục tự động thì Word sẽ đưa ra cảnh báo Có thể thử với giá trị "Heading 2" hoặc giá trị khác trong ô "Chapter starts with style" để xem kết quả

 Nếu trong mục "Label" chưa có giá trị "Hình" thì nhấn vào nút "New Label "

và nhập vào giá trị "Hình" Từ dây về sau, giá trị này sẽ xuất hiện trong hộp chọn "Label"

Hình 3.4 Đánh số tự động các hình vẽ

Để định dạng nhất quán tên gọi của các hình vẽ, ta nên định nghĩa một Style (xem Phần 1), ví dụ như "FigureCaption", và áp dụng cho tên của các hình vẽ Mặt khác, tá cũng nên đặt một Style khác, tên là "Figure" chẳng hạn, để quy định cách định dạng của hình vẽ Cũng như trong trường hợp bảng biểu, ta muốn hình vẽ và tên của nó luôn đi liền nhau Tức là không muốn xẩy ra trường hợp hình ở cuối một trang, còn tên hình lại ở đầu trang kế tiếp Để đạt được điều đó, đối với Style

"Figure", trong nhóm thông số Format\Paragraph\Line and Page Breaks, đánh

dấu chọn "Keep with next" (Hình 3.2, trang 20) Còn để quy định tên gọi của hình

vẽ phải nằm ở khoảng cách nhất định so với đoạn sau nó và so với bản thân hình

vẽ, hãy thay đổi thông số "Before" và "After" trong nhóm thông số

Format\Paragraph\Indents and spacing\Spacing

3.5 Đánh số tự động các công thức

Trên đây, chúng ta đã xem xét cách đánh số tự động các bảng biểu và hình

vẽ Khi đánh số chúng, trong hộp thoại "Caption" (Hình 3.1và Hình 3.4), ở mục

"Position" ta thấy có 2 lựa chọn là "Above selected item" (tên và chỉ số của đối tượng đặt bên trên đối tượng) và "Below selected item" (tên và chỉ số của đối tượng đặt bên dưới đối tượng) Trong khi đó, khi đánh số công thức, ta thường đặt chỉ số của công thức sát lề phải và ngang hàng với công thức đó Ngoài ra, khác

với trường hợp bảng biểu hay hình vẽ, chỉ số của công thức không có nhãn (Label)

đi kèm Do vậy, đánh số công thức có một chút khác biệt so với đánh số bảng biểu hay hình vẽ

3.5.1 Giới thiệu MathType để soạn thảo công thức

Trước hết, lời khuyên cho tất cả mọi người là sử dụng MathType (phiên bản 6.7a tương thích Office 2010: http://depositfiles.com/files/s7d7s2cqb) để soạn thảo công thức Bộ công cụ này rất dễ sử dụng Văn bản có chứa công thức tạo ra bởi MathType có thể được mở bình thường trên các máy không có MathType Tuy nhiên, để chỉnh sửa các công thức này thì phải phải cài MathType vào máy Do vậy, người dùng cần đặc biệt lưu ý trường hợp văn bản mình soạn ra phải được biên tập lại bởi người khác (gửi bài viết cho các tạp chí chẳng hạn) Trong trường hợp này, cần tìm hiểu xem bên biên tập có chấp nhận văn bản chứa công thức được soạn thảo bẳng MathType hay không Bản thân tác giả bài viết này cũng đã gặp rắc rối không nhỏ khi bên biên tập không thể chỉnh sửa các công thức như thế, họ thậm chí không chấp nhận định dạng văn bản Office 2007 (.docx) mà chỉ nhận văn bản

có định dạng tương thích Office 97/2003 (.doc) Bộ công cụ MathType hỗ trợ khá

tốt việc đánh số và tham chiếu công thức Tuy nhiên, ở đây ta sẽ không trình bày khả năng này mà chỉ xem xét cách đánh số công thức với khả năng của Word

Nhưng trước khi trình bày khả năng đánh số các công thức một cách tự động bằng khả năng của Word, tôi muốn được trình bày kinh nghiệm của mình trong việc trình bày công thức, cụ thể là cách thức mà tôi làm để đặt chỉ số của công thức

ở sát lề phải, ngang hàng với công thức

Ta hãy xem xét một công thức được trình bày theo cách thông thường nhất:

2 1,2

4 2

b b ac x

a

Ở đây, công thức được đặt giữa trang giấy (theo chiều ngang), còn chỉ số

công thức thì đặt ở sát lề bên phải Có hai cách để thực hiện điều này: sử dụng tab (đây cũng là cách mà MathType sử dụng) và sử dụng bảng

3.5.2 Trình bày công thức sử dụng tab

Cách này cũng chính là cách được sử dụng để trình bày công thức (3.1) Ta

sẽ đặt hai giá trị tab: một tab giữa (center tab) để căn chỉnh vị trí của công thức và một tab phải (right tab) để căn chỉnh vị trí của chỉ số Để thực hiện điều này, ta tạo

một Style (xem mục 1.9) có tên là "EquationLine" Ta thiết lập các thông số cho Style này như sau (Hình 3.5)

 Style for following paragraph: Normal;

 Nhấn chuột vào nút "Format", chọn "Paragraph " Ở mục "Special" trong khung "Indentation" chọn giá trị "None"

Hình 3.5 Tạo Paragraph Style để trình bày công thức

 Nhấn chuột vào nút "Format", chọn "Tabs " để thiết lập hai tab mà ta đã nhắc đến ở trên Tab giữa (center tab) ta đặt ở vị trí giữa trang giấy (8 cm) Nhập vào

ô "Tab stop position" giá trị là "8 cm", ở phần "Aligenment", chọn "Center" Nhất nút "Set" để xác nhận việc đặt tab giữa Sau đó lại nhập vào ô "Tab stop position" giá trị "16.5 cm" (ở sát lề phải), phần "Aligenment" chọn "Right" Nhấn nút "Set" để xác nhận việc đặt tab Sau đó, nhấn OK (hai lần) để hoàn tất việc tạo Style

Bắt đầu soạn thảo công thức

 Đặt con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào dòng sẽ chứa công thức Chọn Style

"EquationLine" mà ta vừa tạo ra để áp cho dòng này

 Nhấn phím Tab (trên bàn phím) để di chuyển con trỏ tới vị trí 8 cm, tức là vị trí tab giữa mà ta đã đặt Sử dụng công cụ soạn thảo công thức bất kỳ (MathType,