Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word ppt

Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word Phiên bản 1.1 Hà Nội - 2012 Nguyễn Tuấn Anh ACIS Group Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 1 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 Phần 1. Sử dụng Style để định dạng văn bản 4 1.1. Các ưu điểm của việc sử dụng Style 5 1.2. Phân loại Style 5 1.3. Áp dụng một Style cho văn bản 5 1.4. Nhận biết Style của một đoạn văn bản 6 1.5. Loại bỏ định dạng của văn bản 7 1.6. Thay đổi thông số của một Style 7 1.7. Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh 9 1.8. Xóa một Style 10 1.9. Tạo một Style 10 Phần 2. Đánh số tự động chương, mục 12 2.1. Đánh số chỉ bằng các chữ số 13 2.2. Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số 16 2.3. Tự động ngắt trang trước mỗi chương 18 Phần 3. Đánh số tự động các đối tượng 19 3.1. Đánh số tự động các bảng biểu 19 3.2. Cập nhật chỉ số 20 3.3. Đánh số đa cấp 21 3.4. Đánh số tự động các hình vẽ 22 3.5. Đánh số tự động các công thức 23 3.5.1. Giới thiệu MathType để soạn thảo công thức 23 3.5.2. Trình bày công thức sử dụng tab 24 3.5.3. Trình bày công thức sử dụng bảng 26 3.5.4. Đánh số tự động các công thức 28 3.6. Đánh số tự động các đối tượng khác 30 Phần 4. Tham chiếu tự động các đối tượng 31 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 2 4.1. Tham chiếu trực tiếp 31 4.1.1. Tham chiếu một đề mục 31 4.1.2. Tham chiếu một hình vẽ 32 4.1.3. Tham chiếu số trang của một đối tượng 34 4.2. Tham chiếu gián tiếp 34 4.2.1. Tham chiếu tới hình vẽ 34 4.2.2. Tham chiếu các đối tượng khác 36 4.3. Tham chiếu trực tiếp củ chuối 37 Phần 5. Tạo danh sách và tham chiếu tài liệu tham khảo 38 5.1. Sử dụng tham chiếu trực tiếp 39 5.1.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo 39 5.1.2. Tham chiếu tới các tài liệu 41 5.1.3. Một số lưu ý đặc biệt 41 5.2. Sử dụng tham chiếu gián tiếp 42 5.2.1. Tạo danh sách tài liệu tham khảo 42 5.2.2. Tham chiếu tới các tài liệu 44 Phần 6. Một số thao tác khác 45 6.1. Tạo các đề mục không đánh số 45 6.2. Tạo mục lục cho văn bản 45 6.2.1. Tạo mục lục 45 6.2.2. Định dạng mục lục 46 6.2.3. Bỏ mục lục ra khỏi mục lục 47 6.3. Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có trong văn bản 48 6.4. Chèn các ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn bản 48 6.4.1. Thực hiện chèn ảnh 49 6.4.2. Vấn đề cập nhật chỉ số 50 LỜI KẾT 51 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 3 LỜI NÓI ĐẦU Là một người từng sử dụng MS Office Word để làm đồ án tốt nghiệp, viết luận án, soạn giáo án, viết báo nên tôi khá thường xuyên phải thực hiện việc đánh số công thức, đánh số bảng biểu, đánh số hình vẽ, đánh số tài liệu tham khảo và tham chiếu đến chúng. Trước đây, tôi thực hiện việc đánh số và tham chiếu đó một cách thủ công. Và tôi rất thấm thía cái khó khăn, vất vả khi cần thêm/bớt một đối tượng trong văn bản. Khi đó, tôi sẽ phải rà soát lại toàn bộ văn bản, kiểm tra lại sự chính xác của việc đánh số và tham chiếu. Tài liệu này sẽ giới thiệu cách đánh số và tham chiếu tự động các đối tượng như hình vẽ, bảng biểu, công thức, sử dụng chức năng của Microsoft Office Word. Ngoài ra, tài liệu cũng hướng dẫn bạn sử dụng Style để định dạng văn bản một cách hiệu quả. Phần minh họa được thực hiện với Word 2010, có thể áp dụng trực tiếp với Word 2007. Việc áp dụng cho Word 97/2003 cũng tương tự, chỉ có phần giao diện người dùng là khác. Tôi muốn đặc biệt gửi tặng bài viết này cho các anh Nguyễn Đức Công, Bùi Đức Trình, Đỗ Quang Trung, Hoàng Đức Thọ và bạn Vũ, cũng như toàn thể các em lưu học sinh Việt Nam đang học tập tại Học viện FSO. Chúc toàn thể anh em hoàn thành tốt khóa học và trở về nước công tác. Hi vọng rằng bài viết này giúp được anh em phần nào khi viết tiểu luận, bài báo, đồ án tốt nghiệp và luận án. Xin cảm ơn các đồng nghiệp của tôi, đặc biệt là ThS. Vũ Đình Thu, đã khuyến khích tôi xây dựng tài liệu này này. Và cảm ơn vợ tôi đã gánh vác công việc nhà để tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết lách. Mọi ý kiến xin gửi về Nguyễn Tuấn Anh : Khoa An toàn thông tin – Học viện Kỹ thuật mật mã – 141 Chiến Thắng, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội : (04)3552-51-38 : 0977-199-902 : summerlant@gmail.com Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 4 Phần 1. Sử dụng Style để định dạng văn bản Style có thể được hiểu là một tập hợp các thông số định dạng (font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, màu nền, đóng khung, cách dòng, cách đoạn, căn lề, kiểu đánh số ) để áp dụng cho một vùng văn bản nào đó. Vùng văn bản có thể là một đoạn (paragraph), một nhóm ký tự (characters), một bảng biểu (table), một danh sách (list). Mỗi Style có một tên đặc trưng. Khi áp dụng Style "SomeStyle" cho một vùng văn bản là ta đã định dạng vùng văn bản đó theo các thông số được quy định trong Style này; và ta nói vùng văn bản đó có Style là "SomeStyle". Một Style (ví dụ, "SomeStyle") có thể được áp cho nhiều vùng văn bản. Khi đó, các vùng này có chung Style. Khi ta thay đổi thông số trong "SomeStyle" thì tất cả các vùng văn bản có Style là "SomeStyle" sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số mới. Như vậy, có thể thấy rằng Style là một công cụ hiệu quả để thực hiện định dạng văn bản. Microsoft Office Word hỗ trợ Style rất tốt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng rất ít người dùng Word biết và sẵn sàng sử dụng tính năng định dạng văn bản tuyệt vời này. Do vậy, trong phần này, ta sẽ tìm hiểu sơ qua về Styles trong Word. Trong Word 2003, Word 1997, hộp chọn Style thường được đặt trên thanh định dạng (Formatting toolbar). Còn trong Word 2007 và Word 2010, bảng chọn này nằm trong mục Home (xem hình 1.1) Hình 1.1. Hộp chọn Styles trong Word 2007 và Word 2010 Mỗi mục trong hộp chọn này (Heading 1, Heading 2, Heading3, Title, ) chính là một kiểu (Style) định dạng văn bản. Phía trên mỗi tên của Style là minh họa cho kết quả sẽ đạt được, tức là văn bản của ta sẽ trông như thế khi áp dụng Style tương ứng. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 5 1.1. Các ưu điểm của việc sử dụng Style Sử dụng các Styles có các ưu điểm sau:  Style thực ra rất dễ hiểu, dễ sử dụng;  Style cho phép thực hiện nhanh chóng các thao tác định dạng: chỉ một cái click chuột, ta có thể thiết lập các thông số định dạng cần thiết (font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, màu nền, cách dòng, cấp đề mục, tabs ) cho một vùng văn bản;  Style cho phép thực hiện nhanh chóng việc thay đổi các thông số định dạng cho văn bản;  Quan trọng hơn cả, việc sử dụng hợp lý các Styles sẽ giúp ta có được văn bản với định dạng đẹp, khoa học. 1.2. Phân loại Style Khi thực hiện định dạng văn bản, ta có thể muốn định dạng cho tòan bộ một đoạn (Paragraph), hoặc cho một phần của đoạn, hoặc cho một bảng biểu, hoặc cho một danh sách liệt kê. Tương ứng với các trường hợp này, các Style có thể được chia thành 5 loại: 1. Paragraph: để áp dụng cho toàn bộ một Paragraph; 2. Character: để áp dụng cho một phần của một Paragraph; 3. Linked (Paragraph and character): 4. Table: để áp dụng cho một bảng biểu; 5. List: để áp dụng cho một danh sách liệt kê Trong số 5 loại Style được liệt kê trên đây thì loại thứ nhất là thường được sử dụng nhất. 1.3. Áp dụng một Style cho văn bản Để áp dụng một Style cho một vùng văn bản, trước hết, ta lựa chọn vùng văn bản cần áp dụng, sau đó nhấn chuột vào tên của Style trong hộp chọn Style (xem hình 1.1). Có thể nhấn chuột vào mũi tên mở rộng ( ) ở bên phải hộp chọn để có được thêm các lựa chọn (Hình 1.2). Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 6 Hình 1.2. Danh sách mở rộng các Style Cách khác, nhấn chuột phải vào vùng văn bản đã chọn, sau đó rê chuột tới mục "Styles" trên context menu, khi đó cũng sẽ xuất hiện bảng chọn tương tự như trên hình 1.2. Nếu Style được áp dụng là thuộc loại Paragraph thì nó sẽ được áp dụng cho toàn bộ đoạn văn bản dù chỉ một phần của đoạn được chọn, hay thậm chí chỉ cần đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn đó. Tức là, nếu muốn áp dụng một Paragraph Style cho một đoạn văn bản thì chỉ cần nhấn chuột vào đoạn đó, sau đó nhấn chuột vào tên của Style cần áp dụng. Trong số các Style thì "Normal" là Style phổ dụng nhất. Nó thuộc loại Paragraph, và là Style ngầm định của một văn bản và thường được áp dụng cho phần thân của văn bản. Khi ta loại bỏ hết tham số định dạng của một vùng văn bản (xem mục 1.5) thì vùng đó sẽ có Style "Normal". 1.4. Nhận biết Style của một đoạn văn bản Nếu muốn biết một đoạn văn bản đã được áp dụng Style nào, ta làm như sau. Đưa con trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào đoạn văn bản cần kiểm tra. Sau đó nhấn tổ hợp phím Shift-F1. Khi đó, hộp thoại "Reveal Formatting" sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình soạn thảo. Mục "Paragraph style" trong hộp thoại này sẽ cho ta biết tên của Style đã được áp dụng cho đoạn văn bản. Nếu Style của đoạn văn bản là "Normal" thì mục này sẽ không có. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 7 Ngoài ra, khi ta nhấn chuột vào một vùng văn bản, Word sẽ tự động đánh dấu (đóng khung) tên của Style tương ứng với vùng văn bản đó trong hộp chọn nhanh và trong danh sách đầy đủ các Style. 1.5. Loại bỏ định dạng của văn bản Khi cần loại bỏ các thông số định dạng đã thiết lập cho một vùng văn bản, trước hết, ta cần chọn phần văn bản cần loại bỏ định dạng, sau đó nhấn vào nút mở rộng bên phải hộp chọn Styles (Hình 1.2) và chọn "Clear Formatting". Cách khác, nhấn chuột phải lên vùng đã chọn, rê chuột đến mục "Styles" trên context menu và sau đó cũng chọn "Clear Formatting". Vùng văn bản sau khi loại bỏ định dạng sẽ được định dạng theo các thông số ngầm định, tức là theo Style "Normal". 1.6. Thay đổi thông số của một Style Để thay đổi (hoặc bổ sung) các thông số định dạng cho một Style, ta nhấn chuột phải vào tên của Style đó và chọn "Modify ". Khi đó, hộp thoại "Modify style" sẽ hiện lên như trên hình 1.4. Các thông số định dạng cơ bản như font, font size, font style, font color, căn lề, cách dòng, cách đoạn, lùi dòng có thể được thiết lập thông qua các nút chọn ở mục "Formatting". Ở phần dưới của hộp thoại "Modify style" có hai lựa chọn là "Only in this document" và "New documents based on this template". Nếu chọn phương án thứ nhất (ngầm định) thì các thay đổi chỉ có tác dụng trong văn bản hiện tại. Nếu chọn phương án thứ hai, các thay đổi sẽ có tác dụng cả trong các văn bản được tạo mới trên cơ sở template (khuôn mẫu) hiện tại. Thông thường, khi chúng ta tạo một văn bản mới, nó sẽ được tạo ra trên cơ sở template có tên là "Normal.dotm". Hình 1.3. Các thao tác với một Style Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 8 Hình 1.4. Thay đổi thông số thông số định dạng của một Style Sau khi hoàn thành các thay đổi và nhấn nút OK, tất cả các vùng văn bản đã và sẽ được áp dụng Style này sẽ được tự động định dạng lại theo các thông số vừa thiết lập. Nếu một đoạn văn bản nào đó đã được định dạng một cách thủ công (không sử dụng Style hoặc sau khi sử dụng Style) và ta muốn một Style nào đó sử dụng các thông số định dạng của đoạn văn bản này thì ta làm như sau. Trước hết, lựa chọn đoạn văn bản. Sau đó nhấn chuột phải vào tên của Style và chọn "Update <Style Name> to Match Selection" (Hình 1.3) trong context menu. Ở đây, <Style Name> là tên của Style mà ta đang muốn cập nhật. Ví dụ, nếu ta muốn cập nhật thông số cho Style có tên là "Normal" thì mục này trong context menu sẽ là "Update Normal to Match Selection". Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 9 Nếu chỉ muốn đổi tên của Style thì chỉ cần nhấn chuột phải vào tên của Style đó và chọn mục "Rename" (Hình 1.3) trong context menu. Lưu ý. Thường thì ta được yêu cầu trình bày phần chính của văn bản sử dụng font Times New Roman 14pt, cách dòng 1.5, căn lề đều hai biên, thụt đầu dòng thứ nhất 1,25 cm. Do vậy, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản, ta cần thay đổi thông số của Style "Normal" cho phù hợp với các yêu cầu này. Nên đánh dấu chọn "New documents based on this template" để không phải lặp lại việc này khi soạn thảo các văn bản mới. 1.7. Thêm / loại bỏ một Style khỏi hộp chọn nhanh Hộp chọn Style mà ta thấy trên hình 1.1 và 1.2 được gọi là "Quick Style Gallery". Ta có thể tùy biến hộp chọn này bằng cách thêm vào hoặc loại bỏ những Style mà ta ít dùng. Khi đó, trong hộp này sẽ chỉ chứa những Style ta thường dùng. Và như thế, ta có thể nhanh chóng tìm thấy Style cần thiết. Để loại bỏ một Style ra khỏi hộp chọn nhanh, nhấn chuột phải vào Style tương ứng và chọn "Remove from Quick Style Gallery" (Hình 1.3). Sau khi bị loại bỏ khỏi hộp chọn nhanh, Style vẫn được lưu trong file, ta có thể tìm thấy nó trong danh sách đầy đủ bằng cách nhấn chuột vào mũi tên ( , Hình 1.1) ở góc dưới bên phải hộp chọn Style. Khi đó, danh sách Style sẽ xuất hiện như trên hình 1.5. Để đưa một Style từ danh sách đầy đủ vào hộp chọn nhanh, ta nhấn chuột phải vào Style đó và chọn "Add to Quick Style Gallery" trong context menu. Lưu ý rằng, nếu Style đã có trong hộp chọn nhanh thì khi nhấn chuột phải, trong context menu sẽ không có "Add to Quick Style Gallery" mà thay vào đó là "Remove from Quick Style Gallery". Hình 1.5. Danh sách đầy đủ các Style [...]... tương tự như cách đánh số công thức được trình bày ở mục 3.5.4 (trang 28) trên đây Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 30 Phần 4 Tham chiếu tự động các đối tượng Khi đọc bài viết này, hẳn là chúng ta đều nhận ra là tác giả đã sử dụng rất nhiều các tham chiếu, bao gồm tham chiếu tới chương, mục, tham chiếu tới hình vẽ, tham chiếu tới công thức, và cả tham chiếu tới trang... chỉ số (xem mục 3.2) là được Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 29 3.6 Đánh số tự động các đối tượng khác Để ý rằng trong quá trình đánh số công thức, ta không cần biết công thức nằm ở đâu, và nói chung là không cần biết là có công thức nào hay không Từ đó suy ra, ta có thể đánh số (tự động) bất kỳ đối tượng nào: ví dụ, bài tập, định lý, bằng cách hoàn toàn tương tự. .. trợ khá Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 23 tốt việc đánh số và tham chiếu công thức Tuy nhiên, ở đây ta sẽ không trình bày khả năng này mà chỉ xem xét cách đánh số công thức với khả năng của Word Nhưng trước khi trình bày khả năng đánh số các công thức một cách tự động bằng khả năng của Word, tôi muốn được trình bày kinh nghiệm của mình trong việc trình bày công... (tham khảo Hình 1.3 và Hình 1.4) Nhấn nút Format, chọn Paragraph Hình 2.3 Tự động ngắt trang Trong tab "Line and Page break" đánh dấu chọn mục "Page break before" và nhấn OK để xác nhận Khi đó, tất cả các chương (nói chung là tất cả các đoạn văn bản có Style là "Heading 1") sẽ tự động bắt đầu ở một trang mới Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 18 Phần 3 Đánh số tự động. .. đánh số chương, mục tự động thì Word sẽ đưa ra cảnh báo Có thể thử với giá trị "Heading 2" hoặc giá trị khác trong ô "Chapter starts with style" để xem kết quả 3.4 Đánh số tự động các hình vẽ Việc đánh số tự động các hình vẽ cũng hoàn toàn tương tự như việc đánh số tự động các bảng biểu:  Nhấn chuột phải vào hình vẽ cần đánh số và chọn "Insert Caption " trong context menu;  Nếu trong mục "Label" chưa... được tự động đánh số là "2" và "3", và được định dạng theo "Heading 1"  Tiêu đề của bài báo và chữ "Kết luận" phải được định dạng bởi các Style khác Hình 2.1 Multilevel list tương ứng với heading Sau khi định dạng xong văn bản, ta có thể xóa bớt các đề mục hoặc chèn thêm các đề mục để kiểm tra tính năng đánh số tự động của Word Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 15... cho chỉ số của hình vẽ Trước hết, đánh dấu phần chỉ số của hình vẽ Chú ý là chỉ đánh dấu phần chỉ số Ví dụ, tên hình vẽ là Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 34 "Hình 4.2 Tham chiếu một đề mục" thì ta chỉ đánh dấu 4.2 Tiếp đó, trong nhóm Links của ribbon Insert (Hình 4.1), nhấn vào Bookmark Trong ô Bookmark name (Hình 4.4), đặt một tên gợi nhớ tới hình vẽ và nhấn nút... 4.1.2 Tham chiếu một hình vẽ Giả sử ta muốn rằng khi gõ "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4.2, trang 32), ta cần " thì "Hình 4.2" và số trang "32" được tham chiếu tự động Ta hoàn toàn có thể thực hiện điều này Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 32  Trước hết, ta gõ "Trong hộp thoại Cross-reference (";  Trong nhóm Links của ribbon Insert, nhấn chuột vào "Cross-reference"... đây ta sẽ xem xét cách đánh số tự động tới đối tượng nêu trên Việc đánh số tự động này không những giúp ta tránh được việc phải đánh số lại một cách thủ công các đối tượng khi ta chèn, xóa chúng, mà còn cho phép ta tạo tự động danh sách các hình vẽ, danh sách các bảng biểu có trong văn bản 3.1 Đánh số tự động các bảng biểu Để kiểm tra tính năng đánh số tự động các bảng biểu của Word, trước hết bạn cần... thảo – và thường là vậy) Nếu ta đánh dấu vào mục "Add to quick style list" thì Style mà ta tạo ra sẽ xuất hiện trong bảng chọn nhanh Style (Quick Style Gallery) Không nên đánh dấu chọn "Automatically update" Lựa chọn này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý định dạng cho người chưa có kinh nghiệm sử dụng Style Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 11 Phần 2 Đánh số tự động . năng đánh số tự động của Word. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 16 2.2. Đánh số bao gồm cả tiêu đề trước chỉ số. 1") sẽ tự động bắt đầu ở một trang mới. Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 19 Phần 3. Đánh số tự động các đối