Đánh số và tham chiếu tự động trong word to publish

Nguyễn Tuấn Anh ACIS Group Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word Phiên 1.1 Hà Nội - 2012 MỤC LỤC MỤC LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU .4 LỜI NÓI ĐẦU .4 Phần Sử dụng Style để định dạng văn 1.1 Các ưu điểm việc sử dụng Style 1.2 Phân loại Style 1.3 Áp dụng Style cho văn 1.4 Nhận biết Style đoạn văn 1.5 Loại bỏ định dạng văn .8 1.6 Thay đổi thông số Style 1.7 Thêm / loại bỏ Style khỏi hộp chọn nhanh 10 1.8 Xóa Style .11 1.9 Tạo Style .11 Phần Đánh số tự động chương, mục 13 2.1 Đánh số chữ số 14 2.2 Đánh số bao gồm tiêu đề trước số 16 2.3 Tự động ngắt trang trước chương 19 Phần Đánh số tự động đối tượng .21 3.1 Đánh số tự động bảng biểu 21 3.2 Cập nhật số 22 3.3 Đánh số đa cấp 23 3.4 Đánh số tự động hình vẽ 24 3.5 Đánh số tự động công thức 25 3.6 Đánh số tự động đối tượng khác 32 Phần Tham chiếu tự động đối tượng .33 4.1 Tham chiếu trực tiếp 33 4.2 Tham chiếu gián tiếp 36 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 4.3 Tham chiếu trực tiếp củ chuối 39 Phần Tạo danh sách tham chiếu tài liệu tham khảo .40 5.1 Sử dụng tham chiếu trực tiếp 41 5.2 Sử dụng tham chiếu gián tiếp .43 Phần Một số thao tác khác 46 6.1 Tạo đề mục không đánh số 46 6.2 Tạo mục lục cho văn 46 6.3 Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có văn 48 6.4 Chèn ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn 49 LỜI KẾT .52 LỜI KẾT .52 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word LỜI NÓI ĐẦU Là người sử dụng MS Office Word để làm đồ án tốt nghiệp, viết luận án, soạn giáo án, viết báo nên thường xuyên phải thực việc đánh số công thức, đánh số bảng biểu, đánh số hình vẽ, đánh số tài liệu tham khảo tham chiếu đến chúng Trước đây, thực việc đánh số tham chiếu cách thủ công Và thấm thía khó khăn, vất vả cần thêm/bớt đối tượng văn Khi đó, phải rà soát lại toàn văn bản, kiểm tra lại xác việc đánh số tham chiếu Tài liệu giới thiệu cách đánh số tham chiếu tự động đối tượng hình vẽ, bảng biểu, công thức, sử dụng chức Microsoft Office Word Ngoài ra, tài liệu hướng dẫn bạn sử dụng Style để định dạng văn cách hiệu Phần minh họa thực với Word 2010, áp dụng trực tiếp với Word 2007 Việc áp dụng cho Word 97/2003 tương tự, có phần giao diện người dùng khác Tôi muốn đặc biệt gửi tặng viết cho anh Nguyễn Đức Công, Bùi Đức Trình, Đỗ Quang Trung, Hoàng Đức Thọ bạn Vũ, toàn thể em lưu học sinh Việt Nam học tập Học viện FSO Chúc toàn thể anh em hoàn thành tốt khóa học trở nước công tác Hi vọng viết giúp anh em phần viết tiểu luận, báo, đồ án tốt nghiệp luận án Xin cảm ơn đồng nghiệp tôi, đặc biệt ThS Vũ Đình Thu, khuyến khích xây dựng tài liệu này Và cảm ơn vợ gánh vác công việc nhà để có nhiều thời gian cho việc viết lách Mọi ý kiến xin gửi Nguyễn Tuấn Anh : Khoa An toàn thông tin – Học viện Kỹ thuật mật mã – 141 Chiến Thắng, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội : (04)3552-51-38 : 0977-199-902 : summerlant@gmail.com Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word Phần Sử dụng Style để định dạng văn Style hiểu tập hợp thông số định dạng (font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, màu nền, đóng khung, cách dòng, cách đoạn, lề, kiểu đánh số ) để áp dụng cho vùng văn Vùng văn đoạn (paragraph), nhóm ký tự (characters), bảng biểu (table), danh sách (list) Mỗi Style có tên đặc trưng Khi áp dụng Style "SomeStyle" cho vùng văn ta định dạng vùng văn theo thông số quy định Style này; ta nói vùng văn có Style "SomeStyle" Một Style (ví dụ, "SomeStyle") áp cho nhiều vùng văn Khi đó, vùng có chung Style Khi ta thay đổi thông số "SomeStyle" tất vùng văn có Style "SomeStyle" tự động định dạng lại theo thông số Như vậy, thấy Style công cụ hiệu để thực định dạng văn Microsoft Office Word hỗ trợ Style tốt Tuy nhiên, thực tế cho thấy người dùng Word biết sẵn sàng sử dụng tính định dạng văn tuyệt vời Do vậy, phần này, ta tìm hiểu sơ qua Styles Word Trong Word 2003, Word 1997, hộp chọn Style thường đặt định dạng (Formatting toolbar) Còn Word 2007 Word 2010, bảng chọn nằm mục Home (xem hình 1) Hình 1.1 Hộp chọn Styles Word 2007 Word 2010 Mỗi mục hộp chọn (Heading 1, Heading 2, Heading3, Title, ) kiểu (Style) định dạng văn Phía tên Style minh họa cho kết đạt được, tức văn ta trông áp dụng Style tương ứng Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 1.1 Các ưu điểm việc sử dụng Style Sử dụng Styles có ưu điểm sau: − Style thực dễ hiểu, dễ sử dụng; − Style cho phép thực nhanh chóng thao tác định dạng: click chuột, ta thiết lập thông số định dạng cần thiết (font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, màu nền, cách dòng, cấp đề mục, tabs ) cho vùng văn bản; − Style cho phép thực nhanh chóng việc thay đổi thông số định dạng cho văn bản; − Quan trọng cả, việc sử dụng hợp lý Styles giúp ta có văn với định dạng đẹp, khoa học 1.2 Phân loại Style Khi thực định dạng văn bản, ta muốn định dạng cho tòan đoạn (Paragraph), cho phần đoạn, cho bảng biểu, cho danh sách liệt kê Tương ứng với trường hợp này, Style chia thành loại: Paragraph: để áp dụng cho toàn Paragraph; Character: để áp dụng cho phần Paragraph; Linked (Paragraph and character): Table: để áp dụng cho bảng biểu; List: để áp dụng cho danh sách liệt kê Trong số loại Style liệt kê loại thứ thường sử dụng 1.3 Áp dụng Style cho văn Để áp dụng Style cho vùng văn bản, trước hết, ta lựa chọn vùng văn cần áp dụng, sau nhấn chuột vào tên Style hộp chọn Style (xem hình 1) Có thể nhấn chuột vào mũi tên mở rộng ( ) bên phải hộp chọn để có thêm lựa chọn (Hình 2) Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word Hình 1.2 Danh sách mở rộng Style Cách khác, nhấn chuột phải vào vùng văn chọn, sau rê chuột tới mục "Styles" context menu, xuất bảng chọn tương tự hình Nếu Style áp dụng thuộc loại Paragraph áp dụng cho toàn đoạn văn dù phần đoạn chọn, hay chí cần đặt trỏ soạn thảo đoạn Tức là, muốn áp dụng Paragraph Style cho đoạn văn cần nhấn chuột vào đoạn đó, sau nhấn chuột vào tên Style cần áp dụng Trong số Style "Normal" Style phổ dụng Nó thuộc loại Paragraph, Style ngầm định văn thường áp dụng cho phần thân văn Khi ta loại bỏ hết tham số định dạng vùng văn (xem mục 1.5) vùng có Style "Normal" 1.4 Nhận biết Style đoạn văn Nếu muốn biết đoạn văn áp dụng Style nào, ta làm sau Đưa trỏ soạn thảo (nhấn chuột) vào đoạn văn cần kiểm tra Sau nhấn tổ hợp phím Shift-F1 Khi đó, hộp thoại "Reveal Formatting" xuất bên phải hình soạn thảo Mục "Paragraph style" hộp thoại cho ta biết tên Style áp dụng cho đoạn văn Nếu Style đoạn văn "Normal" mục Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word Ngoài ra, ta nhấn chuột vào vùng văn bản, Word tự động đánh dấu (đóng khung) tên Style tương ứng với vùng văn hộp chọn nhanh danh sách đầy đủ Style 1.5 Loại bỏ định dạng văn Khi cần loại bỏ thông số định dạng thiết lập cho vùng văn bản, trước hết, ta cần chọn phần văn cần loại bỏ định dạng, sau nhấn vào nút mở rộng bên phải hộp chọn Styles (Hình 2) chọn "Clear Formatting" Cách khác, nhấn chuột phải lên vùng chọn, rê chuột đến mục "Styles" context menu sau chọn "Clear Formatting" Vùng văn sau loại bỏ định dạng định dạng theo thông số ngầm định, tức theo Style "Normal" 1.6 Thay đổi thông số Style Để thay đổi (hoặc bổ sung) thông số định Hình 1.3 Các thao tác với Style dạng cho Style, ta nhấn chuột phải vào tên Style chọn "Modify " Khi đó, hộp thoại "Modify style" lên hình Các thông số định dạng font, font size, font style, font color, lề, cách dòng, cách đoạn, lùi dòng thiết lập thông qua nút chọn mục "Formatting" Ở phần hộp thoại "Modify style" có hai lựa chọn "Only in this document" "New documents based on this template" Nếu chọn phương án thứ (ngầm định) thay đổi có tác dụng văn Nếu chọn phương án thứ hai, thay đổi có tác dụng văn tạo sở template (khuôn mẫu) Thông thường, tạo văn mới, tạo sở template có tên "Normal.dotm" Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word Hình 1.3 Thay đổi thông số thông số định dạng Style Sau hoàn thành thay đổi nhấn nút OK, tất vùng văn áp dụng Style tự động định dạng lại theo thông số vừa thiết lập Nếu đoạn văn định dạng cách thủ công (không sử dụng Style sau sử dụng Style) ta muốn Style sử dụng thông số định dạng đoạn văn ta làm sau Trước hết, lựa chọn đoạn văn Sau nhấn chuột phải vào tên Style chọn "Update to Match Selection" (Error: Reference source not found) context menu Ở đây, tên Style mà ta muốn cập nhật Ví dụ, ta muốn cập nhật thông số cho Style có tên "Normal" mục context menu "Update Normal to Match Selection" Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word Nếu muốn đổi tên Style cần nhấn chuột phải vào tên Style chọn mục "Rename" (Error: Reference source not found) context menu Lưu ý Thường ta yêu cầu trình bày phần văn sử dụng font Times New Roman 14pt, cách dòng 1.5, lề hai biên, thụt đầu dòng thứ 1,25 cm Do vậy, trước bắt tay vào soạn thảo văn bản, ta cần thay đổi thông số Style "Normal" cho phù hợp với yêu cầu Nên đánh dấu chọn "New documents based on this template" để lặp lại việc soạn thảo văn 1.7 Thêm / loại bỏ Style khỏi hộp chọn nhanh Hộp chọn Style mà ta thấy hình 1 gọi "Quick Style Gallery" Ta tùy biến hộp chọn cách thêm vào loại bỏ Style mà ta dùng Khi đó, hộp chứa Style ta thường dùng Và thế, ta nhanh chóng tìm thấy Style cần thiết Để loại bỏ Style khỏi hộp chọn nhanh, nhấn chuột phải vào Style tương ứng chọn "Remove from Quick Style Gallery" (Error: Reference source not found) Sau Hình 1.5 Danh sách đầy đủ Style bị loại bỏ khỏi hộp chọn nhanh, Style lưu file, ta tìm thấy danh sách đầy đủ cách nhấn chuột vào mũi tên ( , Hình 1) góc bên phải hộp chọn Style Khi đó, danh sách Style xuất hình Error: Reference source not found Để đưa Style từ danh sách đầy đủ vào hộp chọn nhanh, ta nhấn chuột phải vào Style chọn "Add to Quick Style Gallery" context menu Lưu ý rằng, Style có hộp chọn nhanh nhấn chuột phải, context Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 10 Hình 4.21 Tham chiếu gián tiếp thông qua bookmark Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 21), mục Reference type, thay chọn "Hình", ta chọn "Bookmark" Ở mục Insert reference to, chọn "Bookmark text" Ở mục For which bookmark, chọn tên bookmark mà ta đặt cho số hình 18 Sau nhấn Insert Close để hoàn tất Tương tự thế, ta đưa số 19 vào tham chiếu 4.2.2 Tham chiếu đối tượng khác Trong nhiều trường hợp, tham chiếu đến đối tượng, ta muốn lấy số mà không cần thành phần khác Label, Caption text Word coi tất nằm bên trái số Label, bên phải số Caption text Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 21), thử chọn giá trị khác ô Reference type, ta thấy rằng, với giá trị "Heading" (không tính Footnote Endnote) ô Insert reference to có lựa chọn "Heading number" (chỉ chèn số đề mục vào vị trí tham chiếu) Còn với đối tượng khác, điều tương tự Vì lý đây, muốn trích xuất số đối tượng (công thức, hình vẽ, định lý ) ta cần thực qua hai bước trình bày mục 4.2.1 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 38 Tức là, trước hết, tạo bookmark cho số muốn trích xuất; sau đó, tạo tham chiếu tới bookmark vừa tạo 4.3 Tham chiếu trực tiếp củ chuối Nếu việc sử dụng tham chiếu gián tiếp không chấp nhận giải pháp cho họ Đó sử dụng tham chiếu trực tiếp củ chuối Ý tưởng phương pháp dùng Ctrl-Alt-ENTER để sinh ký tự ngắt đoạn; tiếp đó, chèn kí tự ngắt đoạn vào trước số (vào sau Label) Khi đó, ta sử dụng tham chiếu trực tiếp trình bày mục 4.1 Trước hết, cần bật chế độ ký tự ẩn Có thể thực thông qua nút lệnh (Hình ) thông qua phím tắt Ctrl-* Sau đó, ta tiến hành sau: Hình 4.22 Hiển thị ký tự ẩn − Tạo dòng trống − Nhấn Ctrl-Alt-ENTER để tạo kí tự ngắt đoạn ( ) Khác với ký tự ngắt đoạn thông thường, ký tự không ngắt dòng − Cắt ký tự (duy ký tự này) dán vào trước số (sau nhãn/Label) cần tham chiếu Sau dán, phần nhãn có Style "Normal" Hãy áp dụng lại Style "FigureCaption" cho − Xóa phần thừa để lại vị trị ta tạo ký tự ngắt đoạn trước Sau thao tác này, ta sử dụng tham chiếu trực tiếp Tuy nhiên, có khác biệt so với tham chiếu trực Hình 4.23 Phần Label bị tiếp thông thường Đó ta thấy phần nhãn (Label) danh sách "For which caption" (Hình 23Hình ) danh mục đối tượng (xem mục 6.3) Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 39 Phần Tạo danh sách tham chiếu tài liệu tham khảo Thực Word 2007 Word 2010 có hẳn chức riêng quản lý tài liệu tham khảo Tuy nhiên, có nhiều chỗ phức tạp sử dụng chức Do vậy, ta xem xét trường hợp danh sách tài liệu tham khảo xây dựng thủ công (nhưng đánh số tham chiếu tự động) Trong viết, có tham khảo tài liệu khác việc tham chiếu tới tài liệu điều bắt buộc Đáng tiếc, có nhiều người, sinh viên, liệt kê cuối danh sách tài liệu tham khảo mà viết lại không tham chiếu tới tài liệu Khi tham chiếu tài liệu, ta thường đặt số tài liệu (số thứ tự danh sách tài liệu tham khảo) vào dấu ngoặc vuông ([ ]) Ví dụ Tham chiếu đến tài liệu tham khảo However, most pioneering works on provably strong public-key cryptosystems resort to a bit-by-bit encryption method [1, 2, 3], some even take extraordinary steps of adding proofs of knowledge on the correct encryption of each individual bit [2] plus using public-key authentication framework [3] Trong đó, danh sách tài liệu tham khảo có dạng sau Ví dụ Danh sách tài liệu tham khảo S Goldwasser and S Micali Probabilistic encryption Journal of Computer and System Sciences, 28:270–299, 1984 M Naor and M Yung Public-key cryptosystems provably secure against chosen ciphertext attacks In Proceedings of 22nd ACM Symposium of Theory of Computing, pages 427–437, 1990 C Rackoff and D Simon Non-interactive zero-knowledge proof of knowledge and chose ciphertext attack In J Feigenbaum, editor, Advances in Cryptology — Proceedings of CRYPTO'91, Lecture Notes in Computer Science 576, pages 433–444 Springer-Verlag, 1992 Sau xem xét hai cách hiệu để tạo danh sách tài liệu tham khảo tham chiếu tới tài liệu tham khảo: sử dụng tham chiếu trực tiếp sử dụng tham chiếu gián tiếp Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 40 5.1 Sử dụng tham chiếu trực tiếp Theo cách này, ta sử dụng Multilevel list kèm Style để định đánh số tài liệu Khi đó, tài liệu coi "đối tượng đánh số" (Numbered item) Cho nên, ta trích xuất số tham chiếu trực tiếp 5.1.1 Tạo danh sách tài liệu tham khảo Trước hết, ta tạo Style (mục 1.9, trang 11) để áp cho tài liệu Gọi tên "TailieuTK" Style type phải đặt "Paragraph" Style for following paragraph nên đặt "TailieuTK" Các thông số khác đặt theo ý muốn Đưa trỏ soạn thảo vị trí (đang) đặt danh sách tài liệu tham khảo Trong nhóm Paragraph ribbon Home (Hình 4, trang 16) nhấn vào nút Multilevel list chọn "Define new multilevel list " Hình 5.24 Tạo kiểu danh sách đánh số tài liệu tham khảo Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 41 Nếu hộp thoại lên chưa dạng mở rộng Hình 24 nhấn vào nút "More >>" để mở rộng tùy chọn Ta thiết lập thông số sau:  Apply changes to: Current paragraph  Level to modify:  Link level to style: TailieuTK  Number style for this level: 1, 2, 3,  Start at:  Follow number with: Tab character Các thông số lại chọn theo ý muốn Sau chọn xong, ta nhấn OK để kết thúc việc tạo kiểu danh sách Tiếp đó, áp dụng Style "TailieuTK" cho tất tài liệu danh sách 5.1.2 Tham chiếu tới tài liệu Để tạo tham chiếu tới tài liệu, tức chèn số thứ tự tài liệu vào ví trí đó, nhóm Links ribbon Insert (Hình 17, trang 33), nhấn vào Cross-reference Hình 5.25 Tham chiếu tài liệu tham khảo Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 42 Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 25), mục Reference type, chọn "Numbered item" Trong danh sách For which numbered item, chọn tài liệu cần tham chiếu (các tài liệu tham khảo cuối danh sách) Tiếp đó, mục Insert reference to, chọn "Paragraph number" Cuối cùng, nhấn Insert, sau Close để hoàn tất việc tham chiếu 5.1.3 Một số lưu ý đặc biệt Chèn thêm tài liệu vào danh sách Giả sử ta cần chèn thêm vào tài liệu vào trước tài liệu thứ Cần đưa trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu thứ Sau gõ ENTER để tạo mục trống tài liệu (tài liệu thứ đánh số 5) Nếu thay đưa trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu thứ ta đưa vị trí bắt đầu tài liệu (ngay sau số 4) gõ ENTER, ta mục trống, tài liệu đánh số tham chiếu tới tài liệu thực trước giữ nguyên mà không chuyển thành cập nhật số Thay đổi vị trí tài liệu Giả sử ta cần đưa tài liệu số đến vị trí số Trước hết, đánh dấu chọn tài liệu số Nhất Ctrl-X để cắt đoạn vào clipboard đưa trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu thứ Sau gõ ENTER để tạo mục trống tài liệu – khoảng trống đánh số (tài liệu thứ đánh số 5) Dán (paste) tài liệu vào vị trí số vừa tạo Nếu sau thao tác có thêm khoảng trống tạo đưa trỏ soạn thảo tới vị trí kết thúc tài liệu (tức tài liệu cũ), nhấn phím DELETE để xóa khoảng trống 5.2 Sử dụng tham chiếu gián tiếp Như thấy mục 5.1.3, có số quy tắc buộc ta phải tuân thủ sử dụng tham chiếu trực tiếp Nếu điều khiến ta cảm thấy không thoải mái có lựa chọn khác, sử dụng tham chiếu gián tiếp Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 43 5.2.1 Tạo danh sách tài liệu tham khảo Để tạo danh sách tài liệu tham khảo có dạng ví dụ (trang 40), ta tạo Paragraph Style (mục 1.9, trang 11) để định dạng Gọi Style "TailieuTK2" Ta đặt thông số định dạng sau:  Style type: Paragraph  Style for following paragraph: TailieuTK2  Căn lề: Left  Nhấn vào nút Format, chọn Paragraph đặt thông số sau: • Special: Hanging • By: 0,8 (cm) Việc đặt Hanging=0,8cm có ý nghĩa sau Thứ nhất, tất dòng đoạn, trừ dòng thứ nhất, thụt vào 0,8cm so với lề trái Thứ hai, giá trị Tab stop position dòng thứ đặt 0,8cm Tức là, dòng thứ nhất, ta nhấn phím Tab trước vị trí 0,8cm trỏ soạn thảo nhảy đến vị trí 0,8 cm Sau tạo xong Style "TailieuTK2", ta cần áp dụng cho tài liệu đưa vào danh sách tài liệu tham khảo Dễ thấy rằng, sử dụng tham chiếu trực tiếp (mục 5.1) tài liệu đánh số tự động Còn trường hợp này, việc áp dụng Style "TailieuTK2" không làm cho tài liệu đánh số Để thực đánh số, ta sử dụng khả đánh số đối tượng Word (mục 3.6, trang 32) Ta thực đánh số cho tài liệu Ta nên bật chế độ hiển thị ký hiệu ẩn (xem mục 3.5.4, trang 30) để thao tác dễ dàng  Trước đánh số (sau áp dụng Style "TailieuTK2"), tài liệu có dạng sau Ví dụ Một tài liệu tham khảo S Goldwasser and S Micali Probabilistic encryption Journal of Computer and System Sciences, 28:270–299, 1984 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 44  Tạo dòng trống để đặt tạm thời số tài liệu Đưa trỏ soạn thảo vào dòng trống vừa tạo, sau nhấn vào "Insert Caption" nhóm Captions thuộc ribbon References (Hình 15, trang 31) Nhấn nút "New Label " để tạo nhãn đánh số "Tài liệu tham khảo" Nhấn nút OK ta thu kết "Tài liệu tham khảo 1"  Copy số ("1") dán (paste) vào vị trí bắt đầu tài liệu Gõ thêm dấu chấm (".") vào sau số nhấn phím Tab ta kết S Goldwasser and S Micali Probabilistic encryption Journal of Computer and System Sciences, 28:270–299, 1984  Xóa dòng tạm thời mà ta tạo Việc đánh số tài liệu hòan tất Để đánh số tài liệu khác, ta cần copy số tài liệu (hoặc tài liệu khác đánh dấu) dán (paste) vào vị trí bắt đầu tài liệu cần đánh dấu Để tránh việc phải gõ lại dấu chấm (".") phím Tab, nên thực chép đồng thời số, dấu chấm phím Tab Thực cập nhật số (xem mục 3.2, trang 22) ta thấy danh sách tài liệu tham khảo đánh số theo trật tự cần thiết 5.2.2 Tham chiếu tới tài liệu Như nói, ta sử dụng tham chiếu gián tiếp Trước hết, cần đặt cho phần số tài liệu bookmark Sau đó, cần tham chiếu tới tài liệu, ta tham chiếu tới bookmark tương ứng (xem mục 4.2, trang 36) Ta nên đặt bookmark có dạng "TLTK_TenCuaTaiLieu" để dễ dàng tìm kiếm cần tham chiếu Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 45 Phần Một số thao tác khác 6.1 Tạo đề mục không đánh số Như thấy, tài liệu này, đề mục đánh số có đề mục không đánh số (Mục lục, Lời nói đầu, Lời kết, Phụ lục) Để định dạng đề mục này, ta cần tạo Style chung cho chúng, gọi "H1KhongSo" chẳng hạn "H1" có nghĩa đề mục cấp Khi tạo Style "H1KhongSo" ta nên thực theo sau Thực lệnh tạo Style, đặt tên "H1KhongSo" Style Type: Paragraph Style Based on: Heading1 Style for following paragraphs: Normal Format\Numbering \Numbering\None Trên đây, ta đặc biệt ý đến việc chọn Style Based on "Heading1" Bằng cách đó, thông số định dạng "Heading1" thay đổi thay đổi cho "H1KhongSo" (ngoài trừ thông số Numbering xác định trên) 6.2 Tạo mục lục cho văn Khi ta soạn văn lớn (tiểu luận, đồ án, sách ), ta cần phải tạo mục lục cho Việc tạo mục lục thực cách tự động chương mục văn áp dụng Style – Heading phù hợp; nói xác hơn, Outline Level chúng thiết lập cách phù hợp Nói riêng, chương mục đánh số cách trình bày Phần tạo mục lục cách tự động 6.2.1 Tạo mục lục Đưa trỏ soạn thảo tới vị trí cần đặt mục lục Trong ribbon References, nhấn vào nút "Table of Contents" chọn lệnh "Insert table of contents " Lưu ý không chọn mẫu danh sách đổ xuống thừa tên Trong hộp thoại "Table of contents" lên, thông thường, ta nên chọn thông số Hình 26 Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 46 Hình 6.26 Tạo mục lục tự động Sau nhấn OK, mục lục tự động tạo 6.2.2 Định dạng mục lục Khi mục lục tự động tạo ra, có định dạng không ta mong muốn Tuyệt đối không nên định dạng lại chúng tay Bởi sau tạo mục lục xong ta phải chỉnh sửa lại văn bản.Việc chỉnh sửa kéo theo việc cập nhật lại mục lục Nếu ta định dạng lại mục lục tay ta phải thực việc cập nhật tổng thể mục lục Để tránh phiền phức đó, sử dụng Style Mở cửa sổ Reveal Formatting cách nhấn tổ hợp phím Shift-F1 Nhấn chuột vào mục mục lục, ta thấy Style áp dụng cho chúng TOC1, TOC2 TOC3 (TOC = Table Of Contents) Như vậy, ta thay đổi thông số Style để đạt định dạng mong muốn Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 47 6.2.3 Bỏ mục lục khỏi mục lục Thông thường, ta đặt mục lục tài liệu phần "Mục lục" Và thông thường, ta muốn chữ "Mục lục" xuất Navigation Pane nên ta định dạng "Mục lục" mục khác: "Lời nói đầu", "Kết luận", "Phụ lục" Do đó, ta tạo mục lục mục "Mục lục" Đó điều mà ta không mong muốn Ta xóa mục tay, ta cập nhật tổng thể mục lục lại xuất trở lại, ta lại phải xóa Đó điều ta không mong muốn Để tránh phiền phức này, ta làm sau Tạo riêng Style để định dạng mục "Mục lục" Giả sử ta gọi tên Style "MucLuc" Ta nên tạo Style sở Style "H1KhongSo", tức đặt thông số "Style based on" "H1KhongSo" (xem mục 6.1) Sau thao tác này, ta có hai cách để tiếp tục Cách thứ nhất, thay đổi thông số "Outline level" (Format\ Paragraphs \ Indents and Spacing) thành "Level 9" Thông thường, ta đánh số đến cấp (Hình 26) đề mục cấp không xuất mục lục Cách thứ hai, ta không thay đổi "Outline Level" (thừa kế từ "H1KhongSo" giá trị "Level 1"), tạo mục lục Hình 6.27 Không đánh dấu mục lục (Hình 26), nhấn vào nút Options Khi đó, hộp thoại Table of Contents Options xuất Hình 27 Vì Style "MucLuc", giá trị Outline Level Level nên giá trị ngầm định TOC Level ứng với (Hình 27) Ta xóa trống ô "Mục lục" không bị đưa vào mục lục 6.3 Tạo danh mục hình vẽ, bảng biểu có văn Một ta đánh số đối tượng phương pháp tự động trình bày Phần cần vài nhấn chuột để tạo danh mục hình vẽ, bảng Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 48 biểu có văn Trong ribbon References, nhóm Captions (Hình 28), nhấn vào lệnh "Insert Table of Figures" Hình 6.28 Tạo danh mục đối tượng Trong hộp thoại ra, mục "Caption label" (Hình 29), chọn loại đối tượng cần tạo danh mục Sau nhấn OK Hình 6.29 Chọn đối tượng cần tạo danh mục Nếu danh mục tạo có định dạng không ta mong muốn nên chỉnh sửa định dạng tay Hãy nhấn Shift-F1 để kiểm tra thấy danh mục áp dụng Style có tên "Table of Figures" Hãy thay đổi Style để có định dạng mong muốn 6.4 Chèn ảnh, bảng biểu nhỏ vào văn Bình thường, hình vẽ bảng biểu chiếm toàn chiều ngang trang giấy Nhưng có trường hợp hình, bảng có chiều ngang tương đối nhỏ, ví dụ trường hợp Hình 27 Trong trường hợp đó, ta muốn đặt hình (bảng) vào bên trang giấy để tiết kiệm giấy để văn trông gọn Có thể nhiều người dễ dàng thực việc "dẹp" ảnh sang bên, lại gặp khó khăn việc đánh số (và đặt tên) cho Sau đọc mục 6.4 này, khó khăn biến Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 49 6.4.1 Thực chèn ảnh Ta lấy ví dụ với việc chèn ảnh (có bề ngang nhỏ) Việc chèn bảng biểu hoàn toàn tương tự Trước hết, ta tạo TextBox với kích thước vừa đủ để chứa hình ảnh ta cần chèn Sau đó, thực chèn ảnh vào TextBox Tiếp đó, thực đánh số đặt tên cho ảnh bình thường (mục 3.4) Khi đó, tên hình vẽ đặt TextBox Việc cuối thiết lập thông số để TextBox nằm vị trí ta mong muốn Hình 6.30 Định vị TextBox Để đạt kết trường hợp Hình 27, ta làm sau Trước hết, cắt TextBox vào nhớ Đưa trỏ đến vị trí đầu đoạn văn thực lệnh dán (Paste, Ctrl-V) Sau đó, nhấn chuột phải vào khung TextBox chọn "Format Text Box " context menu Đặt thông số Hình 30 ta đạt kết mong muốn Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 50 6.4.2 Vấn đề cập nhật số Khi ta chèn hình ảnh nhỏ theo cách thức nảy sinh chút vấn đề với việc cập nhật số Lý ta nhấn Ctrl-A với mục đích lựa chọn toàn văn để cập nhật số vùng văn TextBox không lựa chọn Và đó, số hình vẽ không cập nhật Để khắc phục điều này, ta làm sau Tên gọi hình vẽ áp dụng Style có tên "FigureCaption" (hoặc tên khác, ta tự đặt) Nhấn chuột vào tên gọi hình TextBox Nhấn chuột phải vào Style "FigureCaption" chọn "Select all " Hình 6.31 Lựa chọn tất tên gọi hình văn Sau thao tác đó, tất tên gọi hình vẽ nằm TextBox lựa chọn Nhấn F9 để cập nhật số Nếu có bảng biểu chèn TextBox ta thực tương tự Và lưu ý rằng, ta cần thực việc cập nhật trước, sau tiến hành cập nhật chung cho toàn văn Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 51 LỜI KẾT Việc sử dụng Style Cross-reference gây khó khăn ban đầu, buộc ta phải bỏ nhiều công sức bước chuẩn bị Tuy nhiên, việc sử dụng chúng tiết kiệm cho ta nhiều công sức thời gian cần thực thay đổi phần văn soạn thảo Vì thế, chịu khó chút bước chuẩn bị để bớt khó khăn sau, nhà quân thường nói "Đổ mồ hôi nơi thao trường để bớt đổ máu nơi chiến trường" Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số tham chiếu tự động MS Office Word 52 [...]... tiêu đề ra Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 35 Bạn đọc có thể chèn, xóa các đối tượng (cùng loại với đối tượng được tham chiếu) , sau đó thực hiện việc cập nhật chỉ số để thấy rằng các chỉ số trong tham chiếu sẽ thay đổi tự động cho khớp với chỉ số, số trang của đối tượng được tham chiếu 4.1.3 Tham chiếu số trang của một đối tượng Tham chiếu số trang của một đối tượng... tương tự như cách đánh số công thức được trình bày ở mục 3.5.4 (trang 30) trên đây Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 32 Phần 4 Tham chiếu tự động các đối tượng Khi đọc bài viết này, hẳn là chúng ta đều nhận ra là tác giả đã sử dụng rất nhiều các tham chiếu, bao gồm tham chiếu tới chương, mục, tham chiếu tới hình vẽ, tham chiếu tới công thức, và cả tham chiếu tới trang... đánh số chương, mục tự động thì Word sẽ đưa ra cảnh báo Có thể thử với giá trị "Heading 2" hoặc giá trị khác trong ô "Chapter starts with style" để xem kết quả 3.4 Đánh số tự động các hình vẽ Việc đánh số tự động các hình vẽ cũng hoàn to n tương tự như việc đánh số tự động các bảng biểu: − Nhấn chuột phải vào hình vẽ cần đánh số và chọn "Insert Caption " trong context menu; − Nếu trong mục "Label" chưa... chỉ số (xem mục 3.2) là được Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 31 3.6 Đánh số tự động các đối tượng khác Để ý rằng trong quá trình đánh số công thức, ta không cần biết công thức nằm ở đâu, và nói chung là không cần biết là có công thức nào hay không Từ đó suy ra, ta có thể đánh số (tự động) bất kỳ đối tượng nào: ví dụ, bài tập, định lý, bằng cách hoàn to n tương tự. .. trợ khá Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 25 tốt việc đánh số và tham chiếu công thức Tuy nhiên, ở đây ta sẽ không trình bày khả năng này mà chỉ xem xét cách đánh số công thức với khả năng của Word Nhưng trước khi trình bày khả năng đánh số các công thức một cách tự động bằng khả năng của Word, tôi muốn được trình bày kinh nghiệm của mình trong việc trình bày công... Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 20 Phần 3 Đánh số tự động các đối tượng Một hình thức đánh số nữa mà ta thường gặp, đó là đánh số các đối tượng trong văn bản Các đối tượng này thường là: bảng biểu, hình vẽ, công thức, bài tập, ví dụ, định lý, định nghĩa Nếu như ta đánh số các đối tượng này một cách thủ công thì khi chèn thêm hoặc xóa bớt một đối tượng, ta sẽ phải đánh số lại... 4.1.2 Tham chiếu một hình vẽ Giả sử ta muốn rằng khi gõ "Trong hộp thoại Cross-reference (Hình 4 18, trang 34), ta cần " thì "Hình 4 18" và số trang "34" được tham chiếu tự động Ta hoàn to n có thể thực hiện điều này − Trước hết, ta gõ "Trong hộp thoại Cross-reference ("; Nguyễn Tuấn Anh – Đánh số và tham chiếu tự động trong MS Office Word 34 − Trong nhóm Links của ribbon Insert, nhấn chuột vào "Cross-reference"... sau nó và so với bản thân hình vẽ, hãy thay đổi thông số "Before" và "After" trong nhóm thông số Format\Paragraph\Indents and spacing\Spacing 3.5 Đánh số tự động các công thức Trên đây, chúng ta đã xem xét cách đánh số tự động các bảng biểu và hình vẽ Khi đánh số chúng, trong hộp thoại "Caption" (Hình 3 7và Hình 3 10), ở mục "Position" ta thấy có 2 lựa chọn là "Above selected item" (tên và chỉ số của... muốn tham chiếu Nhấn nút Insert và sau đó là nút Cancel để hoàn tất Hình 4.18 Tham chiếu một đề mục Tới đây, ta đã thực hiện xong việc tham chiếu tới đề mục Khi có bất kỳ sự thay đổi nào đối với chỉ số của đề mục vừa được tham chiếu, chỉ cần thực hiện việc cập nhật chỉ số cho văn bản thì chỉ số mà chúng ta sử dụng để tham chiếu cũng sẽ tự động thay đổi theo chỉ số mới của đề mục được tham chiếu 4.1.2 Tham. .. phía sau đó và phức tạp hơn là phải chỉnh sửa lại các tham chiếu tới các đối tượng này Sau đây ta sẽ xem xét cách đánh số tự động tới đối tượng nêu trên Việc đánh số tự động này không những giúp ta tránh được việc phải đánh số lại một cách thủ công các đối tượng khi ta chèn, xóa chúng, mà còn cho phép ta tạo tự động danh sách các hình vẽ, danh sách các bảng biểu có trong văn bản 3.1 Đánh số tự động các