Bài viết Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp) khảo sát thực trạng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp).
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TỐN NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP) Nguyễn Thị Mỹ Linh, Trần Thái Lan Anh, Đồn Ngơ Phương Lan, Trần Thị Thảo Nguyên, Nguyễn Ngọc Thùy Trang Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Cơng Nghệ TP Hồ Chí Minh GVHD: ThS Thái Thị Nho TÓM TẮT Chứng từ kế tốn đời kết q trình phát triển kế toán Vào thời kỳ La Mã cổ đại kỉ XIX, luật thương mại nước chưa xuất chứng từ kế toán, dường khái niệm chứng từ kế toán bị pha trộn khái niệm sổ sách kế toán Cho tới thời Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F Ser - Thụy Sĩ, S.M Baras – Nga, Pali người nhận thức khác chứng từ kế toán sổ sách kế tốn Chứng từ tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, cớ chứng minh kế tốn Trong q trình hoạt động đơn vị, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn cách thường xuyên, việc lập chứng từ làm sở chúng minh trạng thái biến động loại tài sản, loại nguồn vốn, chi phí doanh thu mang tính chất thường xuyên yêu cầu cần thiết khách quan Mục tiêu kế toán cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng, mà muốn cung cấp thơng tin hữu dụng phải việc nhỏ chứng từ kế tốn Trong q trình thực tập tìm hiểu cơng tác kế tốn cơng ty, nhóm chúng em thấy tồn hạn chế mà công ty gặp phải với mong muốn cải thiện vấn đề trở nên tốt Để lảm điều chứng từ kế tốn phải lưu trữ cách hợp lý Cùng với phát triển khoa học công nghệ nay, không dừng lại việc lưu trữ chứng từ kế toán theo phương pháp thủ cơng mà cịn kết hợp với khoa học cơng nghệ tiên tiến vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn, nhóm em tìm vấn đề liên quan đến đề tài mà nhóm mong muốn hướng đến Từ khóa: chứng từ kế tốn, hồn thiện, lưu trữ, ln chuyển, ứng dụng Nami KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP) 2109 Sau 17 năm kể từ ngày thành lập (1999), Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần (Indo Trans Logistics Corporation - ITL Corp) không ngừng lớn mạnh để trở thành công ty dẫn đầu lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics Từ thành viên ban đầu, đến nay, ITL Corp có mặt quốc gia Đông Nam Á với 1.000 nhân viên Tổ chức hệ thống chứng từ: Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần áp dụng biểu mẫu chứng từ kế toán Bộ Tài Chính Nhà nước ban hành theo quy định TT200/2014/TT – BTC: Các sách kế tốn cơng ty: Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn ban hành theo thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Bộ Tài Chính Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VND) Niên độ kế tốn áp dụng: Cơng ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 năm Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ Khấu hao tài sản: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng Phương pháp hạch toán: Kê khai thường xun Hình thức sổ kế tốn cơng ty: Sổ Nhật ký chung Kế toán sau tiếp nhận, tổng hợp chứng từ từ phòng ban phòng giao nhận, phòng kho bãi, phòng vận tải viết chứng từ kế tốn tay vào biểu mẫu có sẵn Các chứng từ kế toán sau hạch toán lưu trữ vào bìa cịng Thực trạng việc lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần: Lưu trữ chứng từ kế tốn phương pháp thủ cơng bìa cịng Khơng áp dụng lưu trữ chứng từ kế tốn cơng nghệ thơng tin Kế tốn chưa đủ trình độ vấn đề lưu trữ chứng từ kế tốn Khơng thường xun kiểm kê lại chứng từ kế tốn Khơng xếp, khơng sàn lọc khơng loại bỏ chứng từ kế tốn khơng liên quan Giữa phịng ban khơng có liên kết việc giao nhận chứng từ Công ty chưa xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn hiệu nên khơng tránh khỏi sai sót Khảo sát ý kiến nhu cầu giải vấn đề bên liên quan: 2110 Việc điều tra khảo sát nhu cầu bên liên quan bước quy trình thực dự án Từ việc tập hợp thông tin ý kiến nhu cầu bên hiểu họ mong muốn điều Bằng phương pháp khảo sát vấn bảng câu hỏi online qua Google Form, nhóm khảo sát kế tốn viên Công ty cổ phần giao nhận vận chuyển Indo Trần mong muốn giải vấn đề tồn Với tồn mà giải pháp cũ chưa giải nhu cầu cần thiết nhân viên kế tốn Cơng ty cổ phần giao nhận vận chuyển Indo Trần Mục tiêu nhóm hướng đến đưa giải pháp tối ưu tận dụng lại bìa hồ sơ cũ để lưu trữ chứng từ kế toán theo hệ thống khoa học hiệu quả, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm chứng từ kế tốn để tốn cho NCC cách nhanh NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP VẤN ĐỀ 2.1 Nguyên nhân 2.1.1 Các nguyên nhân cá nhân đưa ra: Các giải pháp cơng ty khác áp dụng có điểm mạnh, điểm yếu Do đó, vấn đề chưa thực giải triệt để có hiệu Việc xác định nguyên nhân vấn đề bước quan trọng để đưa giải pháp tối ưu mang lại hiệu để giải vấn đề Từng cá nhân nhóm xác định ngun nhân cịn tồn vấn đề sau: Kế tốn chưa đủ trình độ chuyên nghiệp vấn đề lưu trữ chứng từ kế tốn Chưa áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn cơng ty Do chưa phân loại chứng từ kế toán theo loại Không xếp, không sàn lọc không loại bỏ chứng từ kế tốn khơng liên quan Cơng tác lưu trữ chứng từ kế tốn lỏng lẻo Do cố không mong muốn, cháy, thiên tai,…… Giữa phịng ban khơng có liên kết việc giao nhận chứng từ, không làm việc rõ ràng Tốn chi phí cho lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán 2.1.2 Tổng hợp nguyên nhân Nguyên nhân cốt lõi: nhận thấy nhiều nguyên nhân dẫn đến cơng tác quản lý chứng từ kế tốn Công ty cổ phần giao nhận vận chuyển Indo Trần nhiều vấn đề tồn Nguyên nhân chủ yếu “Công ty chưa áp dụng công nghệ thơng tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn; nhân viên kế tốn chưa đủ 2111 trình độ chun nghiệp quy trình lưu trữ; cơng ty chưa có quy trình lưu trữ, kiểm sốt chứng từ rõ ràng, cụ thể” nên vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán chưa đạt hiệu mong muốn Hướng giải pháp: Từ nguyên nhân, mục tiêu chúng em hướng đến ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn Công ty cổ phần giao nhận vận chuyển Indo Trần để công việc lưu trữ chứng từ kế tốn cơng ty thực nhanh tiết kiệm thời gian Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng ứng dụng lưu trữ chứng từ kế toán: Ứng dụng Chứng từ kế toán Nami Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần giao nhận vận chuyển Indo Trần Điều kiện ràng buộc: Mỗi doanh nghiệp vào hoạt động phải tuân thủ theo sách quy định chung nhà nước ban hành cụ thể cho nhóm ngành nghề khác Bên cạnh đó, nội cơng ty có quy định chung xây dựng bắt buộc thành viên phải tuân theo quy định Vì giải pháp đưa khơng cần giải vấn đề tồn mà cịn đảm bảo khơng phá vỡ quy định chung công ty ban hành Sau chúng em tìm hiểu thảo luận với nhau, chúng em đưa điều kiện ràng buộc để thỏa mãn hướng tới giải pháp hoàn thiện vấn đề lưu trữ chứng từ kế tốn Từ tác giả đưa giải pháp: Ứng dụng Chứng từ kế toán Nami: Kết hợp phương pháp lưu trữ chứng từ kế toán thủ công thiết kế ứng dụng để quản lý việc lưu trữ chứng từ kế toán 2.2 Định hướng giải pháp 2.2.1 Thiết kế giải pháp: Ứng dụng Chứng từ kế tốn NAMI Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ chứng từ kế tốn kết hợp phương pháp lưu trữ thủ công Công nghệ nhận diện thơng minh, ứng dụng xác nhận người tìm kiếm chứng từ kế tốn ai, có làm việc công ty hay không? Người xem loại chứng từ kế tốn cơng ty có công tác công ty hay không? Cảnh báo nhắc nhở phát người lạ đăng nhập vào ứng dụng hay truy cập vào quyền bảo mật Có thể xem lại lịch sử đăng nhập vào hệ thống ngày quản lí quyền riêng tư Người dùng nhanh chóng đăng nhập dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế tốn Phê duyệt nhanh chóng có người đăng nhập vào ứng dụng 2.2.2 Mô tả chi tiết giải pháp: 2112 Ứng dụng Chứng từ kế toán NAMI: Sản phẩm cuối nhóm có tính làm cho ứng dụng hỗ trợ việc tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán trở nên bật so với ứng dụng khác thị trường gồm: Tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế tốn nhanh chóng Hỗ trợ người dùng đăng nhập online lúc cần Bảo mật thông tin, số liệu quan trọng cơng ty Tránh xảy việc thất loại chứng từ kế tốn cơng ty Bảo mật quyền truy cập vào ứng dụng KẾT LUẬN Với việc sáng tạo giải pháp từ đề tài nhóm em hỗ trợ cơng tác kế tốn cách tối đa, khơng giới hạn loại hình kinh doanh có tác dụng trực tiếp đến nghiệp vụ kế tốn phát sinh loại hình doanh nghiệp Đề cơng tác kế tốn doanh nghiệp đạt hiệu cao ứng dụng tạo để đáp ứng việc tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế tốn cách tiện lợi nhanh chóng, kịp thời Các tính ứng dụng giúp hỗ trợ tối đa đơn giản hóa thao tác cơng việc cho người sử dụng giúp nâng cao hiệu làm việc mà không bị giới hạn thời gian Bài viết giới thiệu khái quát sản phẩm cuối đề tài nhóm dựa lý luận bản, tình hình thực tế cơng tác kế toán nhu cầu doanh nghiệp nhân mà nhóm khảo sát Qua đề tài nhóm chúng em đạt mục tiêu xây dựng sản phẩm ứng dụng công nghệ thời 4.0 sử dụng thiết bị có kết nối mạng vào cơng tác kế tốn thị trường tạo thuận lợi công việc, giúp thao tác cơng tác lưu trữ chứng từ kế tốn trở nên đơn giản tiện lợi hơn, tránh thất thoát chứng từ kế tốn cơng ty Do điều kiện thời gian có hạn đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên sản phẩm cuối nhóm chúng em đề tài nhóm khơng thể tránh khỏi sai sót, thiếu sót sinh viên Rất mong q Thầy/Cơ bỏ qua, chúng em mong nhận ý kiến đóng góp hữu ích q Thầy/Cơ để học thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm từ Thầy/Cô bổ sung kiến thức kỹ cịn thiếu sót để than phát triển tốt cho công việc thời gian tới TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Tài liệu tham khảo Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Và Vận Chuyển Indo Trần [2] Tài liệu hướng dẫn đồ án, báo cáo thực tập ngành kế tốn Khoa Tài chính- Thương mại [3] http://doan.edu.vn/do-an/tieu-luan-chung-tu-ke-toan-trinh-tu-lap-va-luanchuyen-chung-tu-ke-toan-vetien-mat7932/?fbclid=IwAR0Rs2LT_64Fd4HcpJklU6AuKKZRv4IAiwAYL2E95s7avrGhdWQO3HB3iU 2113 [4] Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học https://gaadvisor.net/vi/blog-vi/cach-luu-tru-chung-tu-ke-toan-khoa-hoc-gongan 2114 ... tay vào biểu mẫu có sẵn Các chứng từ kế tốn sau hạch tốn lưu trữ vào bìa cịng Thực trạng việc lưu trữ chứng từ kế toán Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần: Lưu trữ chứng từ kế toán. .. chúng em hướng đến ứng dụng công nghệ thơng tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty cổ phần giao nhận vận chuyển Indo Trần để công việc lưu trữ chứng từ kế tốn cơng ty thực nhanh tiết... pháp: Ứng dụng Chứng từ kế tốn NAMI Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chứng từ kế tốn kết hợp phương pháp lưu trữ thủ cơng Cơng nghệ nhận diện thông minh, ứng dụng xác nhận người