QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG 1 Cơ sở để xây dụng quy chế tài chính nội bộ Quy định chung của pháp luật nhà nước và bộ tài chính về các chính sách thuế, chính sách tiền lương, tiền.
QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG 1/ Cơ sở để xây dụng quy chế tài nội bộ: - Quy định chung pháp luật nhà nước tài sách thuế, sách tiền lương, tiền thưởng quy định hợp lý, hợp lệ doanh ngiệp; - Căn vào quy chế tổ chức hoạt động, quy định chức nhiệm vụ phịng ban Cơng ty; - Quy định định mức kinh tế kỹ thuật hoạt động sản xuất lĩnh vực thi công xây dựng, mức lương tối thiểu giá thị trường thời điểm 2/ Nguyên tắc quản lý tài chính: - Đảm bảo an tồn pháp lý: Chi phí phải có đủ chứng từ tốn hợp lý, hợp lệ, hợp pháp; - Chi tiêu phải tiết kiệm, đề cao tính hiệu cơng việc, khơng gian lận, khơng lãng phí; - Việc kiểm sốt, ghi chép phải chặt chẽ, khoa học, xác tuyệt đối; - Trách nhiệm cá nhân quản lý tài chính: a) Người duyệt chi có trách nhiệm cao kiểm duyệt nội dung tốn, vơ trách nhiệm để xảy hậu gây tiền tổn thất cho Công ty, tùy theo mức độ, phải chịu kỷ luật khiển trách đền bù thiệt hại hành vi thiếu trách nhiệm gây b) Nếu người ứng tiền chi mà chi sai nguyên tắc, cài đặt giá, cài đặt khối lượng, thừa không trả lại Khi bị phát phải đền bù 100% thiệt hại phạt tiền, đồng thời cho nghỉ việc bị truy tố giá trị chiếm đoạt lớn theo quy định pháp luật CHƯƠNG II: CÁC KHOẢN CHI CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN Chi lương: Việc tính lương tốn lương quy định chi tiết quy chế lương Công ty Các quy định sau: - Việc theo dõi chấm công cán quản lý phận chấm công khai hàng ngày, cuối tháng lãnh đạo phận ký bảng chấm công chuyển cho phận kế tốn lập bảng lương trình giám đốc ký duyệt - Quy định thời gian duyệt trả lương: Căn vào bảng cơng, phận kế tốn lương làm bảng tốn lương trình giám đốc duyệt trước ngày 05 hàng tháng Việc trả lương thực vào trước ngày 15 hàng tháng - Hình thức trả lương: Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân người lao động - Khi trả lương, phải thu giữ khoản: bảo hiểm phải nộp, nợ tạm ứng đến kỳ toán, tiền phạt có Chi thưởng cuối năm: - Căn vào kết hoạt động sản xuất kinh doanh, có lãi Cơng ty trích từ lợi nhuận để thưởng cuối năm cho Người lao động, mức thưởng tùy thuộc vào kết lợi nhuận năm - Mức thưởng cụ thể NLĐ tùy thuộc vào đóng góp cơng sức, chất lượng cơng việc, tham gia chấp hành đầy đủ nội quy, quy định Công ty - Mức thưởng Tổng Giám đốc định không bắt buộc công khai với tồn thể người lao động Chi phí bảo hiểm xã hội khoản trợ cấp: - Người lao động đủ điều kiện quy định, có nguyện vọng tham gia đóng BHXH phải có đơn đề nghị Tổng Giám đốc phê duyệt, Công ty đóng phần nghĩa vụ bảo hiểm phải nộp kịp thời; - Khi ốm đau, thai sản tai nạn phải nộp đủ giấy tờ cần thiết để Công ty làm thủ tục với quan bảo hiểm, duyệt tốn bao nhiêu, Cơng ty chi trả nhiêu Thanh toán nghỉ phép: - Người lao động nghỉ phép hưởng nguyên lương theo quy định quy chế lương Công ty, cụ thể tiêu chuẩn sau: + Người lao động làm đủ 01 năm trở lên: Được nghỉ 12 ngày/năm; + Thâm niên đủ 03 năm tính thêm 01 ngày, số ngày nghỉ tối đa không 18 ngày/năm + Ngày đường nghỉ phép theo quy định quy chế lương - Công ty khuyến khích tạo điều kiện để người lao động nghỉ đủ số ngày phép theo quy định; - Nếu nhu cầu công tác CBNV không nghỉ hết ngày nghỉ phép năm, khơng cộng dồn phép cho năm Chi tham quan nghỉ mát: - Hàng năm vào kết hoạt động kinh doanh Công ty, Giám đốc có định cụ thể thời gian, địa điểm, mức chi cho người du lịch, nghỉ mát - Khi tập hợp chứng từ, bảng kê để tốn chi phí, phải phân định rõ: + Phần chi tiêu chuẩn người lao động: Thanh toán quỹ phúc lợi; + Phần chi người theo khơng thuộc tiêu chuẩn: Phải thu theo bình quân đầu người; + Phần khách mời: Đề nghị Tổng giám đốc Công ty duyệt chi - Người lao động khơng tùy theo lý do, Cơng ty bố trí chuyến khác, chi trả phần không chi trả tiêu chuẩn nghỉ mát công bố Chi hiếu hỉ, thăm hỏi: - Đối với tứ thân phụ mẫu, chồng, vợ người lao động, mức chi sau: + Chi đám hiếu: vịng hoa phong bì 500.000đ + Chi đám cưới con: Phong bì cơng ty 500.000đ + Chi thăm hỏi ốm đau: Túi quà phong bì tổng 500.000đ/lần - Đối với thân cán nhân viên Công ty: + Nếu mất: vịng hoa phong bì 2.000.000đ + Nếu cưới: Phong bì cơng ty 3.000.000đ + Chi thăm hỏi ốm đau: Túi quà phong bì tổng 800.000đ/lần Chi ngày lễ tết: - Bao gồm ngày sau: + Tết dương Lịch 01/01 + Ngày 1/5 30/4 chi chung lần; + Ngày quốc khánh 2/9; + Tết âm lịch; - Mức tiền chi tuỳ thuộc vào kết kinh doanh Công ty Tổng Giám đốc phê duyệt sở đề xuất phịng kế tốn thời điểm chi thưởng Chi ngày lễ khác - Bao gồm ngày sau: + Quà ngày quốc tế Phụ nữ 8/3: Túi q phịng bì trị giá 200.000 đồng/ người + Quà ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Túi q phịng bì trị giá 200.000 đồng/ người + Quà Ngày tết thiếu nhi 1/6 Trung thu 15/8(AL): Túi q phịng bì trị giá 100.000 đồng/ Cháu Chi sinh nhật cán nhân viên: - Quà tặng sinh nhật tiền mặt, tặng phẩm với mức chi 200.000đ/người - Về tổ chức sinh nhật: Có thể tổ chức chi trả cho nhóm người theo tháng, theo quý, mức tổ chức theo tháng 300.000 đ/ Lần tổ chức Chi phí đào tạo: - Cơng ty chi trả tồn chi phí đào tạo cho cán nhân viên cử học để đáp ứng yêu cầu bắt buộc lĩnh vực hoạt động công ty; - Cơng ty hỗ trợ phần kinh phí tạo điều kiện thời gian cho cán nhân viên muốn học tập nâng cao trình độ chun mơn cam kết làm việc cho Công ty tối thiểu năm năm sau hồn thành khóa học; - Chứng từ tốn gồm: Thơng báo nhập học, hố đơn, chứng từ thực tế khoá học 10 Chi trang phục CBNV: - CBNV Công ty cấp đồng phục theo mẫu chung Cơng ty: + Bộ phận văn phịng: Cty trang bị đồng phục theo mẫu đảm bảo tính trang trọng, lịch sự, thể hình ảnh tác phong chuyên nghiệp Công ty + Các công trường, đơn vị có trang phục bảo hộ riêng đảm bảo mục đích: Nhận diện thương hiệu, tiện lợi thoải mái làm việc, kết hợp bảo hộ lao động - Trang phục Công ty đặt may theo mẫu quy định, định kỳ thay hàng năm - Phòng Tổ chức hành chịu trách nhiệm tổ chức liên hệ may quản lý trình sử dụng đồng phục CBNV 11 Chi ăn trưa cho Cán nhân viên: - Cán nhân viên làm văn phịng Cơng ty Cơng ty ứng trước bữa ăn trưa mức ăn 20.000đ/bữa; Và khấu trừ vào lương hàng tháng - Cán nhân viên làm lại công trường mức chi 60.000đ/ngày (03 bữa) - Định mức chi bao gồm toàn chi phí gạo, thức ăn, gia vị Khơng bao gồm th đầu bếp, chi phí điện, ga - Nếu Cán nhân viên nhà khơng ăn khơng toán chi trả tiền ăn CHƯƠNG III: CÁC KHOẢN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH I/ QUẢN LÝ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Quy định chung quản lý xe Ơ tơ - Xe tơ tài sản Cơng ty dùng làm phương tiện đưa đón lãnh đạo, cán công nhân viên, vận chuyển hàng hóa vật tư phục vụ hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Cơng ty - Phịng hành (hoặc cán chuyên trách) giao quản lý sử dụng xe mục đích, an tồn, hiệu đảm bảo tôn trọng quy định quản lý sử dụng xe ô tô theo quy chế Quy định tiêu chuẩn sử dụng xe: - Xe đưa đón hàng ngày Tổng Giám đốc; - Xe cơng tác Phó TGĐ, trưởng phòng - Các trường hợp cán bộ, nhân viên sử dụng xe: Do tính cấp bách cơng việc, đặc thù công việc, cự li xa - Khi có việc cần sử dụng xe, trưởng phận thông báo đề xuất lãnh đạo xin lệnh điều xe, có đạo sử dụng Quy định trách nhiệm người lái xe: - Khi tham gia ký hợp đồng nhận xe, phải ký cam kết nội quy quy định trách nhiệm lái xe theo mẫu Công ty; - Sử dụng xe an toàn, bảo vệ xe tốt, tiết kiệm chi phí; - Tạm ứng tiền tốn chi phí xăng dầu kịp thời, quy định Quy định định mức xăng dầu: - Việc quy định định mức toán xăng dầu vào thông số nhà sản xuất loại xe, theo dõi tiêu hao thực tế, tình trạng vận hành xe, hệ số hao hụt, nghỉ chờ - Việc quy định định mức để xác định mức tiêu hao tối thiểu tối đa để làm tốn chi phí nhiên liệu cho lái xe - Việc xác định số lượng xăng dầu toán dựa số contermet, sổ nhật trình sử dụng xe hóa đơn xăng dầu Định mức số lít xăng dầu/100km cụ thể cho xe Công ty sau: + Xe chỗ máy dầu: Dầu diezel định mức 12 lit/100km + Xe Chỗ máy xăng: Xăng 13 lít/100km + Xe chỗ máy xăng: Xăng lít/100km (Định mức cụ thể ghi định giao xe cho lái xe) Quy định vê tốn chi phí xe: - Thanh tốn chi phí định ký: + Các chi phí cầu đường, xăng dầu, rửa xe, gửi xe phát sinh thường xuyên thực toán theo định kỳ 15 ngày lần + Bộ phận hành (quản lý xe) lái xe chốt số contermet sổ nhật trình sử dụng xe làm toán + Lái xe có trách nhiệm lập bảng đề nghị tốn kèm bảng kê chứng từ có; + Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị toán, kiểm tra đối chiếu với định mức để toán cho lái xe Lưu ý: Khơng tốn khoản tiền phạt, tiền mua phụ tùng thay lỗi của lái xe gây - Chi phí sửa chữa bảo dưỡng: + Khi có hỏng hóc đến kỳ bảo dưỡng, lái xe phải lập kế hoạch báo cáo phận quản lý xe biết + Sau gara kiểm tra, đánh giá tình trạng phương án sủa chữa, thay thế, phải có báo giá đề nghị Tổng giám đốc Công ty phê duyệt đồng ý; + Sau hoàn thành sửa chữa, bảo dưỡng, làm nghiệm thu bàn giao, lấy hóa đơn để tốn Lưu ý: phụ tùng thay phải đem để trình báo tốn + Các hỏng hóc tai nạn, va quệt, lái xe phải có trách nhiệm làm việc quan bảo hiểm để làm thủ tục toán bảo hiểm theo quy định hợp đồng bảo hiểm - Chi phí đăng kiểm, mua bảo hiểm, nộp phí sử dụng đường bộ: + Lái xe người trực tiếp làm đăng kiểm định kỳ thời hạn; + Các chi phí tốn theo phiếu thu, hóa đơn chi phí giao dịch hợp lý; II/ CHI PHÍ HÀNH CHÍNH Quản lý tốn chi phí hành chính: - Các loại chi phí hành bao gồm: Chi phí văn phịng phẩm, chi phí điện nước, chi phí chuyển phát tài liệu, chi phí điện thoại - Bộ phận hành kết hợp với phịng kế tốn theo dõi, quản lý việc mua bán, cấp phát sử dụng tốn chi phí chứng từ, hóa đơn, hợp lệ - Nếu phát hành vi sai phạm, thiếu trách nhiệm gây lãng phí chi phí hành chính, phải nhắc nhở, chấn chỉnh kịp thời Quản lý văn phòng phẩm: - Việc mua bán, cấp phát văn phịng phẩm văn phịng đội thi cơng kế toán đảm nhiệm; - Tận dụng giấy in mặt, văn giấy tờ khơng cịn sủ dụng để in ấn Chỉ sử dụng giấy in văn thức phát hành bên ngồi, văn hồ sơ đóng dấu Cơng ty - Các loại sổ, giấy, bút cặp tài liệu giao cho cá nhân sử dụng phải bảo quản cẩn thận, xảy mát, không cấp lại Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng, điện, nước: - Sử dụng thiết bị điện, nước cách tiết kiệm, sử dụng cần thiết, tắt hết thiết bị điện vắng hết ngày làm việc - Nếu phát phận vi phạm quên tắt điện, nước, sử dụng điều hịa lãng phí Phịng hành phải nhắc nhở, vi phạm nhiều lần đề xuất Tổng Giám đốc có hình thức sử phạt hành thích đáng Chi phí thư tín, chuyển phát: - Tận dụng tối đa công nghệ thông tin, phần mềm hỗ trợ để gửi, truyền tải tài liệu, thông tin - Chỉ thuê dịch vụ chuyển phát, bưu cần thiết, cố gắng sử dụng dịch vụ hợp lý có giá thành rẻ để giảm chi phí cho Cơng ty Sử dụng điện thoại: - Điện thoại Công ty trang bị cho văn phịng sử dụng cho cơng việc Cơng ty Cơng ty tốn 100% cước phí; - Một số vị trí chức danh phải giao dịch nhiều, Tổng Giám đốc Cơng ty xem xét định mức tốn cước phí hàng tháng III/ CHI TIẾP KHÁCH ĂN UỐNG, PHONG BÌ Chi tiếp khách: a) Những trường hợp toán tiếp khách: - Chỉ tốn chi phí giao dịch tiếp khách giao dịch xác định phục vụ lợi ích Cơng ty tương lai phải đạo thống Tổng giám đốc Công ty - Hạn chế đến mức tối đa việc tiếp khách, Chỉ chi tiếp khách ăn uống khi: + Không thể từ chối; + Cuộc họp buổi làm việc đến thời gian bữa ăn; + Công việc thấy cần thiết ăn uống để trao đổi đạt mục tiêu công việc, cảm ơn cơng việc hồn thành - Tại trường: Chỉ huy trưởng cơng trình, Phó TGĐ chi theo quy định tiếp khách, giao dịch trường - Tuyệt đối khơng tốn tiền tiếp khách không nằm quy định - Chi phí giao dịch tiếp khách tốn theo số tiền chi thực tế, phù hợp với nguyên tắc chi định mức chi phải giám đốc Công ty phê duyệt b) Định mức tiếp khách: - Tổng GĐ, Phó GĐ, Kế tốn trưởng tiếp: + < 02 người 01 bữa (chưa bao gồm người tiếp)