CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN
Cơ sở lý thuyết về nhập khẩu hàng hóa
1.1.1.Khái niệm nhập khẩu hàng hóa
Căn cứ vào khoản 1, khoản 2 Điều 28 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy tiền tệ là môi giới Nó không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là một hệ thống các quan hệ buôn bán trong một nền kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên ngoài.
1.1.2.Vai trò của nhập khẩu hàng hóa
Hoạt động nhập khẩu góp phần thúc đẩy quá trình chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa - hiện đại hóa, đồng thời cũng đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật bởi nhập khẩu đòi hỏi sự đồng bộ về kỹ thuật do đó cần có dây chuyền hiện đại và sự đổi mới trong đội ngũ cán bộ quản lý và kỹ thuật, tạo ra kỷ luật chặt chẽ trong đội ngũ nhân công.
Nhập khẩu tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất hàng hóa trong nước, từ đó nâng cao khả năng sản xuất trong nước và giúp quốcgia khai thác hiệu quả lợi thế so sánh của mình Hay nói cách khác, hoạt động nhập khẩu giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, tạo ra sự đồng đều về trình độ phát triển kinh tế xã hội và thúc đẩy sự phát triển của nền sản xuất xã hội, góp phần xoá bỏ tình trạng độc quyền trong nước.
Bên cạnh khả năng cung ứng đầu vào cho sản xuất trong nước, nhập khẩu cũng có ý nước không đáp ứng được gây mất cân đối của nền kinh tế Hơn nữa, hoạt động này còn tạo nên sự phong phú về mặt hàng, chủng loại, quy cách, mẫu mã, chất lượng các loại hàng hoá cho thị trường trong nước cũng như tạo ra những nhu cầu mới cho xã hội Từ đó góp phần tạo ra sự cân đối giữa cung và cầu trong nước, đảm bảo cho sự phát triển cân đối và ổn định.
Nhập khẩu góp phần nâng cao chất lượng sản xuất hàng xuất khẩu tạo môi trường thuận lợi cho xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Hay nói cách khác, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu của đất nước.
Ngoài ra, hoạt động nhập khẩu cũng tạo cơ sở để nước ta mở rộng quan quan hệ với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới.
Thông qua hoạt động nhập khẩu, các sản phẩm ngoại nhập có chất lượng tốt, mẫu mã đa dạng, có tính cạnh tranh cao tham gia vào thị trường nội địa buộc doanh nghiệp sản xuất trong nước phải không ngừng đổi mới, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng, dịch vụ sản phẩm và hạ giá thành để tăng sức cạnh tranh của sản phẩm nội địa Điều này đồng thời cũng làm cho hiệu quả sản xuất được nâng cao, người lao động tìm được việc làm, đời sống được cải thiện.
Nhập khẩu giúp làm nâng cao năng lực chuyên môn của các thành viên trong doanh nghiệp nhập khẩu bởi hoạt động động này diễn ra trên phạm vi quốc tế, có sự giao lưu của nhiều nền kinh tế khác nhau về chính trị, văn hoá, ngôn ngữ, phong tục tập quán…
Do đó, các doanh nghiệp nhập khẩu buộc phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị, các cán bộ, các cá nhân trong doanh nghiệp luôn luôn phải học hỏi kinh nghiệm, nâng cao nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc của mình.
Hoạt động nhập khẩu hàng hoá có vai trò làm tăng thế lực và uy tín của doanh nghiệp cả ở thị trường trong nước và trị thường quốc tế Doanh nghiệp có thể sử dụng lợi nhuận từ hoạt kinh doanh đem lại để mở rộng lĩnh vực kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, góp phần giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cho người lao động cũng như giải quyết các vấn đề bức xúc của xã hội, cải thiện và phát triển các mối quan hệ trong kinh doanh.
1.1.3.Các hình thức nhập khẩu hàng hóa
1.1.3.1.Nhập khẩu trực tiĀp
Nhập khẩu trực tiếp hay còn gọi là nhập khẩu tự doanh, chỉ hình thức nhập khẩu độc lập của một doanh nghiệp khi trực tiếp nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ mà không thông qua bất kỳ tổ chức trung gian nào khác. Đối với hình thức này thì người mua và người bán hàng hóa trực tiếp giao dịch với nhau, quá trình mua và bán không hề ràng buộc lẫn nhau Bên mua có thể mua mà không bán và ngược lại
Nhập khẩu trực tiếp được tiến hành khá đơn giản Trong đó, bên nhập khẩu muốn ký kết được hợp đồng kinh doanh nhập khẩu thì phải nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác phù hợp, ký kết và thực hiện hợp đồng, tự bỏ vốn, chịu mọi rủi ro và chi phí trong giao dịch…
Nhập khẩu ủy thác được hiểu là hoạt động dịch vụ thương mại theo đó chủ hàng thuê một đơn vị trung gian thay mặt và đứng tên nhập khẩu hàng hóa bằng hợp đồng ủy thác.
Nói một cách dễ hiểu hơn, các doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng và có nhu cầu nhập khẩu một loại hàng hóa nào đó, tuy nhiên lại không được phép nhập khẩu trực tiếp, hoặc gặp khó khăn trong quá trình kiếm, giao dịch với đối tác nước ngoài thì sẽ thuê những các doanh nghiệp có chức năng thương mại quốc tế tiến hành nhập khẩu cho mình.
GIẢI THÍCH VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Tổng Công ty TNHH xuất nhập khẩu Trương Việt, em được công ty phân vào vị trí thực tập trong phòng kinh doanh Tại phòng kinh doanh có cơ cấu tổ chức và chức năng cụ thể như:
Kinh doanh nhập khẩu Kinh doanh xuất khẩu
Nhân viên thủ tục hải quan Nhãn & Thiết kế
Trưởng phòng kinh doanh XNK
Sơ đồ 2.1: Tổ chức phòng kinh doanh XNK
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) 2.2.1.Nhiệm vụ từng vị trí trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
2.2.1.1.Trưởng phòng kinh doanh xuĀt nhập khẩu
Trưởng phòng đóng vai trò quan trọng trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiều năm kinh nghiệm Trưởng phòng có nhiệm vụ chính trong việc chuyển khai để thực hiện kế hoạch bán hàng và mua hàng đảm bảo mục tiêu doanh số theo chỉ tiêu của ban giám đốc.
Ngoài ra, trưởng phòng còn phải thực hiện nhiều công việc khác như quản lý đội ngũ nhân viên, phối hợp phòng nhân sự của công ty để lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên, lập báo cáo doanh số định kỳ, tham gia cùng lập kế hoạch kinh doanh cùng ban giám đốc sao cho thực tiễn nhất, tham gia các buổi học nâng cao nghiệp vụ quản lý hiệu quả.
2.2.2.2.Nhãn & ThiĀt kĀ (Label&Design)
Thiết kế bao bì đóng một vai trò quan trọng trong việc thể hiện hệ thống nhận diện thương hiệu của từng doanh nghiệp Thiết kế bao bì dựa trên cơ sở định hướng thiết kế của hệ thống nhận diện và định vị của thương hiệu sản phẩm.
Nhân viên phải thể hiện được các thông tin cần thiết về bản chất sản phẩm: tên sản phẩm, trọng lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thành phần, điều kiện bảo quản… Yếu tố ngôn ngữ được các công ty chú trọng khi thiết kế bao bì sản phẩm.
Tuỳ theo từng thị trường mà công ty có chính sách về ngôn ngữ phù hợp
2.2.2.3.Nhân viên thủ tục Hải quan (Customs Clearance)
Nhân viên thủ tục Hải quan chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu trình báo Hải quan, thông quan và đảm bảo rằng các lô hàng được vận chuyển đều tuân thủ quy định pháp luật hiện hành nhân viên thủ tục Hải quan cũng có thể để phụ trách xác định và theo dõi các hóa đơn chứng từ phải nộp, ký ủy quyền, hiện tại Thủ tục Hải quan của công ty gồm 3 thành viên.
Nhân viên của phòng thủ tục Hải quan thực hiện các nhiệm vụ:
• Đại diện công ty thực hiện các thủ tục cho hàng hóa xuất nhập khẩu
• Phân loại hàng hóa theo hệ thống mã thuế quan
• Kiểm tra thông tin hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các quy định
• Thanh toán hoặc sắp xếp thanh toán thuế của các lô hàng
• Chuẩn bị và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định luật pháp hoặc thủ tục Hải quan
• Giám sát toàn bộ quá trình
• Cung cấp thông tin rõ ràng chính xác: hàng hóa thông quan và điểm đến
• Liên tục cập nhật các thay đổi trong luật và quy định xuất nhập khẩu
• Chuẩn bị tài liệu bao gồm hóa đơn Hải quan, tờ khai Hải quan, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm soát hàng hóa, chứng nhận kiểm dịch thực vật
2.2.2.4.Kinh doanh xuĀt khẩu (Sales Export)
Kinh doanh xuất khẩu là đội ngũ quan trọng của Phòng Kinh Doanh Nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm của công ty, phối hợp với bộ phận chăm sóc khách hàng và các phòng ban khác nhằm giải quyết các khiếu nại khi khách hàng yêu cầu, tham gia vào các dự án kinh doanh của phòng và công.Ngoài ra bộ phận Sales phải đàm phán thương lượng với khách hàng để soạn thảo hợp đồng trình lên ban giám đốc về số lượng, giá cả và các điều khoản của hợp đồng Tuy chỉ thực hiện việc bán hàng sản phẩm của công ty nhưng vẫn phải kiêm các nhiệm vụ khác để đảm bảo sự tương tác tốt nhất với khách hàng Hiện tại bộ phận kinh doanh xuất khẩu còn có 4 thành viên.
Quản lý và kiểm soát, điều phối toàn bộ quá trình cung ứng của doanh nghiệp. Tức là, mọi hoạt động của phòng xuất nhập khẩu đều liên quan đến các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu như làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, tìm kiếm khách hàng,…
2.2.2.Phân tích tình hình nhập khẩu tại công ty Trương Việt Logistics
2.2.2.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty
Trong quá trình thực tập và tìm hiểu, tác giả tổng hợp được quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty theo Sơ đồ 2.2 dưới đây:
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Nhận thông tin về lô hàng và kiểm tra chứng từ
Nhìn vào sơ đồ, ta thấy được sau khi phía công ty nhận được thông tin từ lô hàng cùng chứng từ, bước thực hiện làm thủ tục hải quan và bước lấy lệnh giao hàng, phiếu EIR được thực hiện Đây là điểm khác biệt tương đối trong thực tế ở nghiệp vụ giao nhận
Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai
Lấy phiếu giao nhận container
Thanh lý cổng và giao hàng
Trả tờ khai hải quan
Quyết toán và lưu hồ sơ của Tổng Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu Trương Việt đối với lý thuyết hay nhiều công ty giao nhận khác
2.2.2.2.Mô tả chi tiết các bước trong quy trình a.Nhận thông tin về lô hàng và kiểm tra chứng từ
Bộ phận chứng từ các yêu cầu từ khách hàng, liên hệ với khách hàng, trước khi tàu cập cảng, để nhận những thông tin về lô hàng cần thiết cho việc nhận hàng: thông tin về tàu, bản lược khai hàng hóa cũng như vận đơn và bộ chứng từ hàng hóa Bộ phận chứng từ cũng sẽ nhận thông báo hàng đến về lô hàng từ đại lý hãng tàu và nhận pre-alert từ đại lý giao nhận ở cảng xếp hàng (nếu là surrendered B/L) để có thể lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O
Về việc nhận được bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có giấy phép hay không, kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng, hóa đơn, vận đơn. Đối với lô hàng được phân tích, hàng hóa nhập khẩu là lốp xe có xuất xứ từ Trung Quốc, hàng thuộc danh mục được phép nhập khẩu vào Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật
Về vận đơn đường biển (B/L)
Cảng bốc hàng : QINGDAO, CHINA
Cảng dỡ hàng: CAT LAI PORT, HO CHI MINH, VIETNAM
Ngày xếp hàng lên tàu: 12/05/2022
Về hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Bao bì, đóng gói: Hàng được đóng gói trong kiện
Hình 2.1: Vận đơn đường biển (Bill of lading)
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Thông báo hàng đến sẽ được gửi đến trước 1 – 2 ngày so với ngày dự kiến tàu đến. Nhân viên giao nhận (đã nhận được sự ủy thác từ khách hàng) đem thông báo hàng đến, B/L và giấy giới thiệu của công ty và đóng những chi phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho (tùy theo hãng tàu, tùy theo loại hàng) Nhân viên nhận lệnh giao hàng có dấu hiệu đã thu phí đầy đủ, có đủ chữ ký của hãng tàu, tiến hành kiểm tra lệnh giao hàng ngay tại đó, nếu có sai sót thì liên hệ với nhân viên hãng tàu để kịp thời điều chỉnh Cụ thể, cần xem xét thông tin trên lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay không, nếu không, thì đề nghị hãng tàu điều chỉnh cho phù hợp. Đối với lô hàng này, ngày dự kiến hàng đến là ngày 19/05/2022 Nhân viên giao nhận kiểm tra những nội dung chủ yếu sau trên D/O:
Tên và địa chỉ của người nhận hàng: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Phan Sinh ( Địa chỉ: L17-11, Tầng 17, Tòa Nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh)
Tên hàng: (được nêu trên các chứng từ kèm theo)
GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ
Trong giai đoạn hội nhập hiện nay, ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh, công ty cần nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa và từng bước khắc phục những hạn chế để phát triển Do đó, tác giả xin đề xuất một số giải pháp để khắc phục những hạn chế trong nghiệp vụ giao nhận từ các điểm yếu đã nêu trên:
Thứ nhĀt, mở các lớp đào tạo, trao đổi nghiệp vụ cho nhân viên, chú trọng việc đào tạo tại chỗ với sự cập nhật kiến thức mới về giao nhận hàng hoá và các lĩnh vực có liên quan cho nhân viên, đặc biệt là các bộ luật, điều luật quốc tế, các hiệp định vừa được ký kết nâng cao năng lực quản lý rủi ro phát sinh trong quá trình giao nhận Kèm theo đó là đưa nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ giao nhận ngắn hạn để tích lũy thêm kiến thức
Thứ hai: trau dồi không ngừng, luôn luôn cập nhật các văn bản pháp lý về thuế của các bộ ngành liên quan, biến động trên thị trường và đặc điểm hoạt động, yêu cầu cụ thể của các hãng tàu Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng để đáp ứng phù hợp Nâng cao trình độ của nhân viên để sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan điện tử và phải kiểm tra lại phần tính thuế của phần mềm để tránh sai sót
Thứ ba: việc kiểm tra chứng từ, chuẩn bị chứng từ kỹ lưỡng để tránh sai sót phải luôn được thực hiện Nếu cẩn trọng và cập nhật thường xuyên, chính xác các yêu cầu của hãng tàu cũng như thị trường, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, trong vòng nửa năm, tỷ lệ tình trạng sai sót trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ sẽ giảm tương đối nhiều, từ đó tăng thêm uy tín của công ty với đối tác Tuy nhiên, sau đó, giải pháp này vẫn phải luôn được áp dụng lâu dài
Việc nâng cao trình độ nhân viên đã được đề cập ở trên với tính khả thi cao Về cập nhật yêu cầu của các hãng tàu, biến động của thị trường, nhân viên khi được đào tạo kết hợp với làm việc sẽ nhanh chóng có những kinh nghiệm để tránh những sai sót, điều này hoàn toàn có thể thực hiện được với chi phí thấp
Thứ tư: đầu tư thêm phương tiện vận tải, chuyên chở như xe container, xà lan Đẩy mạnh hệ thống liên lạc để thuê ngoài thêm xe container, với các công ty vận tải bộ ngoài. Khai thác hiệu quả việc sử dụng phần mềm quản lý vận tải và chuyên chở
Công ty sẽ đáp ứng đủ nhu cầu các cho các đơn hàng tăng cao vào những mùa cao điểm như tháng 7 mỗi năm vào ngay trong năm sau Hạn chế được tình trạng hàng “rớt hàng” khi bị thiếu xe container chuyên chở Tổng Công ty ngày càng mở rộng hoạt động logistics, nên việc đầu tư cho cơ sở vật chất là điều tất yếu Việc đẩy mạnh hệ thống liên lạc với công ty con để đáp ứng đủ nhu cầu cũng góp phần liên kết hoạt động của công ty con với Tổng Công ty Ngoài ra, các phần mềm quản lý cũng chỉ vừa mới được áp dụng tại công ty cách đây không lâu, nên nhân viên vẫn chưa sử dụng thành thạo phần mềm,việc tập trung sử dụng tốt phần mềm quản lý sẽ cập nhật kịp thời tình trạng xe container,điều phối nhanh chóng, phù hợp để đáp ứng đủ nhu cầu.