NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ
Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.1.1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: n
Trong doanh nghiệp, kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, góp phần tạo nên một hệ thống kế toán hoàn chỉnh với mối quan hệ hữu cơ và gắn bó giữa các khâu.
1.1.2.Khái niệm, đặc điểm và phân loại vốn bằng tiền:
Trong nền kinh tế hiện đại, tiền tệ không chỉ được hiểu đơn giản là kim loại hay tiền giấy, mà còn bao gồm các hình thức như séc, tiền gửi và thanh toán bằng thẻ Nếu những phương thức này có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt, chúng cũng được coi là tiền.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ được sử dụng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư hàng hóa, mà còn là kết quả của hoạt động mua bán và thu nhập của doanh nghiệp Do tính chất luân chuyển cao, vốn bằng tiền rất dễ bị gian lận và ăn cắp, vì vậy doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ Để đảm bảo an toàn tài chính, việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của nhà nước.
- Khi quản lý vốn bằng tiền phải được dựa trên nguyên tắc chế độ, thể lệ của ngân hàng ban hành
- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt
Tất cả các khoản thu bằng tiền mặt từ mọi nguồn đều phải được nộp vào ngân hàng, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như các xí nghiệp nhỏ, cửa hàng ăn uống công cộng, các đơn vị ở xa ngân hàng, hoặc những đơn vị có doanh thu thấp.
Các xí nghiệp và cơ quan cần mở tài khoản ngân hàng để thuận tiện trong việc lưu thông tiền tệ và quản lý nguồn vốn hiệu quả hơn.
- Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền đều phải có chức từ gốc hợp lệ để chứng minh
- Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, mượn tài khoản
- Ghi chép và theo dõi vốn bằng tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý để quản lý chi tiết từng loại
Kế toán cần duy trì sổ theo dõi chi tiết cho từng loại tài khoản và thường xuyên kiểm tra để đảm bảo tính chính xác giữa số liệu ghi chép và thực tế.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, đóng vai trò như phương tiện thanh toán trong các giao dịch mua bán với các cá nhân và tổ chức khác Đây là loại tài sản thiết yếu mà mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng để duy trì hoạt động và phát triển.
1.1.3 Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán của vốn bằng tiền:
1.1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền :
Xuất phát từ những đặc điểm trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền
- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt,kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời
1.1.3.2 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền :
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “ đồng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ cần được quy đổi sang "đồng Việt Nam" theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh Bên cạnh đó, việc theo dõi nguyên tệ của các loại ngoại tệ này cũng rất quan trọng trong quá trình ghi sổ kế toán.
Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý và đá quý trong tài khoản tiền mặt cần được quy đổi theo giá thực tế Tuy nhiên, quy định này không áp dụng cho các doanh nghiệp chuyên kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý và đá quý.
Doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc, kim khí quý và đá quý cần theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại tài sản Giá nhập vào được xác định theo giá thực tế, trong khi giá xuất có thể áp dụng một trong các phương pháp tính toán khác nhau.
+ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ
+ Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước
+ Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước
Cần mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý để theo dõi đối tượng và số lượng Vào cuối kỳ hạch toán, phải điều chỉnh giá trị của các tài sản này theo giá tại thời điểm tính toán nhằm đảm bảo có được giá trị thực tế và chính xác.
Thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp quản lý vốn hiệu quả, chủ động trong kế hoạch thu chi và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn.
Nội dung tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
1.2.1.1 Quy định về kế toán tiền mặt tại quỹ :
Số tiền mặt, bao gồm cả ngân phiếu, ngoại tệ và vàng bạc đá quý, chỉ được phản ánh trong tài khoản quỹ tiền mặt Đối với các khoản tiền thu được và chuyển nộp vào ngân hàng, không cần phải ghi nhận qua tài khoản quỹ.
Các khoản tiền như vàng bạc, đá quý được ký cược và ký quỹ cần được quản lý và hạch toán như tài sản của đơn vị Trước khi nhập quỹ vàng bạc, đá quý, cần thực hiện đầy đủ thủ tục cân đối số lượng và giám định chất lượng, sau đó niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ Đối với ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam và theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 - “Nguyên tệ các loại”, đồng thời tuân thủ các quy định liên quan đến quy đổi.
Đối với các tài khoản chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa và tài sản cố định, doanh nghiệp cần ghi sổ bằng đồng Việt Nam cho mọi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ Việc ghi sổ phải tuân theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, bất kể doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán hay không.
Các doanh nghiệp có ít giao dịch bằng ngoại tệ sẽ ghi nhận tài khoản tiền, phải thu, và phải trả bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào do ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Những khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) từ các giao dịch này sẽ được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá”.
Các doanh nghiệp có nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ nên sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu và phải trả Sự chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ sẽ được ghi nhận vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá”.
- Khi tiến hành nhập qũy tiền mặt phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo qui định của chế độ kế toán hiện hành
Kế toán quỹ tiền mặt có nhiệm vụ mở và duy trì sổ quỹ, ghi chép đầy đủ các khoản thu chi theo trình tự phát sinh, và tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm Đối với vàng bạc, đá quý nhận ký cược hoặc ký quỹ, cần theo dõi riêng biệt trên một số hoặc một trang sổ Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện việc nhập xuất quỹ, phối hợp chặt chẽ với kế toán để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính.
Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ kế toán Nếu phát hiện sự chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý cho số liệu đó.
Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ cần phải có lệnh thu, chi được ký bởi giám đốc hoặc người ủy quyền và kế toán trưởng Dựa trên các lệnh này, kế toán lập phiếu thu, chi, và thủ quỹ sẽ thực hiện thu hoặc chi theo phiếu đã nhận Sau khi hoàn tất, thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” trên các phiếu, đồng thời ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ Cuối ngày, thủ quỹ kiểm tra lại số tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ và nộp báo cáo cho kế toán.
Ngoài phiếu thu, phiếu chi là căn cứ để hạch toán vào tài khoản 111
Để quản lý tiền mặt hiệu quả, cần kèm theo các chứng từ gốc liên quan như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn bán hàng và biên lai thu tiền cùng với phiếu thu và phiếu chi.
Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là tài khoản 111 “Tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng , bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng sau khi điều chỉnh
+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện
+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm sau khi điều chỉnh
Dư nợ: Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý đá quý hiện còn tồn quỹ
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp
Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ” ghi nhận tình hình thu chi, thừa thiếu, điều chỉnh tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại doanh nghiệp, được quy đổi ra đồng Việt Nam.
Tài khoản 1113 “vàng, bạc, kim, khí quý, đá quý” ghi nhận giá trị của vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, bao gồm các giao dịch nhập, xuất, thừa, thiếu và tồn quỹ, được xác định theo giá mua thực tế.
Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được phản ánh qua 2 sơ đồ 1.1, 1.2 sau:
Sơ đồ 1.1: KẾ TIỀN MẶT (VND)
VAT đầu vào(nếu có)
VAT đầu vào(nếu có)
Sơ đồ 1.2: KẾ TIỀN MẶT(NGOẠI TỆ)
Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá Tỷ giá Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ BQLNH ghi sổ
Lãi Lỗ Lãi Lỗ 152,153, 156, 211, 511, 515, 711 213, 627, 642 Doanh thu, TN tài chính, Mua vật tư, hàng hoá,… TN khác bằng ngoại tệ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH) Tỷ 515 635
Chênh lệch tỷ giá tăng và giảm thường xảy ra do việc đánh giá lại số dư ngoại tệ vào cuối năm Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp.
1.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.2.2.1 Quy định về kế toán tiền gửi ngân hàng:
Khi phát hành chứng từ tài khoản tiền gửi ngân hàng, doanh nghiệp chỉ được phép phát hành trong giới hạn số tiền gửi của mình Việc phát hành vượt quá số dư sẽ dẫn đến vi phạm kỷ luật thanh toán và doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt theo quy định Do đó, kế toán trưởng cần thường xuyên cập nhật và phản ánh chính xác số dư tài khoản để đảm bảo tuân thủ các quy định này.
Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ gốc Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để xác minh và xử lý kịp thời Nếu không xác định được nguyên nhân đến cuối kỳ, kế toán sẽ ghi sổ theo giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng, và số chênh lệch sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý.
Trong kỳ kế toán, tài sản thiếu được ghi nhận tại TK 1388 và tài sản thừa tại TK 3388 Cần tiếp tục kiểm tra và đối chiếu trong kỳ sau để xác định nguyên nhân chênh lệch, từ đó điều chỉnh lại số liệu đã ghi trên sổ.
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán vào công tác kế toán vốn bằng tiền
Mỗi doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán theo một chế độ sổ kế toán cụ thể cho niên độ kế toán xác định Việc mở và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài sản, cũng như sử dụng nguồn vốn Điều này nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Sổ kế toán được thiết lập cho mỗi niên độ kế toán và phải được mở ngay sau khi có quyết định thành lập doanh nghiệp Khi bắt đầu niên độ kế toán mới, doanh nghiệp cần mở sổ kế toán mới Giám đốc và kế toán trưởng có trách nhiệm phê duyệt các loại sổ này trước khi đưa vào sử dụng.
Số liệu trên sổ kế toán cần phải rõ ràng, liên tục và có hệ thống, không được xen kẽ hay ghi chồng chéo Không được bỏ cách dòng, và nếu có dòng nào không ghi hết, cần phải gạch bỏ phần thừa Khi hết trang sổ, phải cộng tổng số liệu của mỗi trang và chuyển số tổng cộng này sang đầu trang kế tiếp.
Có 5 hình thức ghi sổ: -Hình thức nhật ký sổ cái
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức nhật ký chứng từ
- Hình thức nhật ký chung
Hình thức kế toán máy, đặc biệt là hình thức nhật ký sổ cái, có đặc điểm nổi bật là ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian Đồng thời, hình thức này còn kết hợp việc phân loại các nghiệp vụ theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái, giúp quản lý thông tin tài chính một cách hiệu quả và có tổ chức.
Hệ thống sổ bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái
Sổ kế toán chi tiết là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, bao gồm sổ chi tiết tài sản cố định (TSCĐ) và vật liệu thành phẩm Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, cấu trúc của sổ kế toán chi tiết có thể khác nhau, phản ánh cách thức ghi chép và quản lý tài chính riêng biệt của mỗi tổ chức.
- Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng:
- Ưu điểm: Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu
Nhược điểm của việc sử dụng Nhật ký- sổ cái là khó khăn trong việc phân công lao động và áp dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán Điều này đặc biệt trở nên phức tạp khi doanh nghiệp có nhiều tài khoản và khối lượng phát sinh lớn, dẫn đến việc quản lý trở nên cồng kềnh và khó khăn hơn.
Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh với tần suất thấp, dẫn đến việc sử dụng ít tài khoản, giống như các doanh nghiệp tư nhân nhỏ.
Sơ dồ trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký - sổ cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có…
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Sổ Quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Nhật ký-sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết TK
Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phân loại từ chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Trong hình thức này, việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau, bao gồm sổ đăng ký CT-GS và sổ cái các tài khoản.
Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản
- Sổ kế toán chi tiết: tương tự trong NK- SC
- Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng:
Sổ ghi chép có mẫu đơn giản giúp dễ dàng ghi chép và kiểm tra đối chiếu Điều này thuận tiện cho việc phân công công tác và hỗ trợ cơ giới hóa trong kế toán.
- Nhược điểm: ghi chép còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm
- Phạm vi sử dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi chép hàng ngày và tổng hợp cuối tháng là hai yếu tố quan trọng trong hệ thống kế toán Hình thức nhật ký chứng từ kết hợp ghi chép theo thứ tự thời gian và theo hệ thống, giúp liên kết kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu báo cáo hàng tháng.
Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ kế toán tổng hợp: Các nhật ký chứng từ, các bảng kê
- Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình
Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có…
Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết TGNH
Sổ Quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết TK
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng:
- Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác
- Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá
- Phạm vi sử dụng: ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng
Sơ đồ trình từ ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chứng từ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Nhật ký chung là hình thức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian, dựa trên chứng từ gốc Đặc điểm nổi bật của nhật ký chung là việc phản ánh chính xác mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán, đảm bảo tính khách quan trong quá trình ghi sổ.
Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có…
Nhật ký chứng từ số 1, 2
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, 112 Bảng kê số 1, 2
+ Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113)
+ Sổ kế toán chi tiết: Tương tự như các hình thức trên
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức kế toán máy:
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại để thực hiện kiểm tra Những tài liệu này sẽ là căn cứ quan trọng để ghi sổ và xác định các số liệu tài chính chính xác.
TK ghi nợ cho phép nhập dữ liệu vào máy tính Theo quy trình phần mềm, thông tin sẽ được tự động cập nhật vào các bảng tổng hợp và sổ thẻ chi tiết liên quan.
Phiếu thu,chi, giấy báo nợ, có…
Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết TGNH…
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Nhật ký đặc biệt
Việc đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin kế toán trong kỳ Kế toán có thể thực hiện việc kiểm tra này sau khi đã in sổ ra giấy.
Cuối tháng và cuối năm, kế toán cần in sổ kế toán chi tiết và tổng hợp ra giấy, sau đó đóng thành quyển Đồng thời, các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán ghi bằng tay cũng phải được thực hiện theo quy định.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán máy:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có…
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán tài khoản 111, 112
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
- Sổ chi tiết tiền mặt, TGNH…
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH 1TV THAN NAM MẪU-VINACOMIN
Khái quát chung về công ty
2.1.1.Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH 1TV Than Nam Mẫu-Vinacomin:
Công ty Than Nam Mẫu, thành viên của Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam, được thành lập vào ngày 01/04/1999 sau khi sát nhập hai mỏ than Thùng và Yên Tử Đến ngày 01/07/2008, công ty trở thành công ty con của Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam theo quyết định số 1372/QĐ-HĐQT.
Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên Than Nam Mẫu(viết tắt là Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin)
Mã số thuế: 5700591477 Địa chỉ trụ sở: Phường Quang Trung, thị xã Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh Điện thoại: 033.3.854.293
Vốn điều lệ: 157.000.000.000 đồng (Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm phê duyệt Điều lệ số 1489/QĐ-HĐQT ngày 17 tháng 6 năm 2012 của Hội đồng quản trị)
Trong 10 năm qua, Công ty luôn lo đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, từng bước cải thiện điều kiện cho người lao động Tại các khu tập thể của công nhân đều được phục vụ đầy đủ về ăn, ở, đi lại và sinh hoạt như vệ sinh, tắm nước nóng, giặt sấy quần áo, ủng, nước sạch… Công ty luôn quan tâm đến bữa ăn giữa ca, ăn bồi dưỡng theo chế độ, cải tạo, tu bổ vườn hoa, cây cảnh, truyền thanh, truyền hình, thư viện Ngày nay, Công ty đó quan trọng trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ
2.1.2.Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh:
Sản phẩm chính của Công ty Than Nam Mẫu là than nguyên khai Than của Công ty than Nam Mẫu thuộc loại than Antraxit được thể hiện ở 2 loại than:
- Than cứng màu đen, á kim đến bán kim có cấu tạo khối
- Than cám màu đen, dạng lưỡi phiến, ổ, thấu kính
Tỷ lệ than cám chiếm 50 55% nhưng thực tế khi khai thác thường chiếm từ 60 75%
Công ty than Nam Mẫu đối mặt với nhiều khó khăn trong sản xuất than vào mùa mưa do hai mùa rõ rệt Trong khi sản lượng bị hạn chế trong những tháng ẩm ướt, mùa khô lại mang lại sản lượng sản xuất và tiêu thụ cao hơn.
Công ty cung cấp một loạt sản phẩm đa dạng, với chất lượng khác nhau, bao gồm hàm lượng lưu huỳnh trong than và độ tro.
Công ty cung cấp đa dạng các loại than phù hợp với nhu cầu khách hàng, tập trung chủ yếu vào thị trường nội địa Bên cạnh đó, công ty cũng có khả năng xuất khẩu theo sự phân công của Tổng Công ty Than Việt Nam.
Các loại than đều được sản xuất theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) và tiêu chuẩn ngành (TCN)
Ngoài sản xuất, chế biến và tiêu thụ than, Công ty còn kinh doanh các dịch vụ: -Thăm dò, khảo sát địa chất và địa chất công trình
- Sản xuất, sửa chữa cơ khí, thiết bị mỏ, phương tiện vận tải
- Vận tải đường sắt, đường bộ, đường thuỷ
- Sản xuất vật liệu xây dựng
- Sản xuất, kinh doanh nước uống tinh khiết, hàng hoá phục vụ sản xuất và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty
2.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Để thích ứng với nền kinh tế hiện nay, ban lãnh đạo công ty than Nam triển của doanh nghiệp, để nâng cao và tận dụng hết khả năng năng lực trong sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng điều đó được thể hiện qua sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của công ty Sơ đồ 2.1:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Than Nam Mẫu – Vinacomin
PGĐ sản xuất PGĐ cơ PGĐ đời sống điện
PGĐ an toàn PG§ kü thuËt
KT trắc địa địa chÊt
Px Đào lò kom- bai
Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty than Uông Bí-Viancomin về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và nghĩa vụ với Nhà nước Mối quan hệ giữa Giám đốc và các đơn vị là quyền lực chỉ huy, với các Phó giám đốc hỗ trợ và chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong lĩnh vực của mình Các Phó giám đốc có quyền tham mưu và ra quyết định thay mặt Giám đốc khi được ủy quyền Dưới cấp Giám đốc và Phó giám đốc là các phòng ban chức năng, đóng vai trò tư vấn trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc kỹ thuật:
Là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc về kỹ thuật sản xuất, quản lý chỉ đạo các công tác
Phó giám đốc sản xuất:
Là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty công tác điều hành sản xuất theo kế hoạch được giao
Phó giám đốc kỹ thuật an toàn:
Chuyên trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác
AT - BHLĐ, vệ sinh môi trường trong Công ty
Phó Giám đốc Cơ điện:
Là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về công tác cơ điện, vận tải và công tác vật tư
Phó giám đốc đời sống:
Là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về công tác đời sống của CBCNV trong toàn Công ty
Văn phòng Giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về các công văn và hồ sơ lưu trữ của Công ty, đồng thời soạn thảo các văn bản và lịch công tác cho ban Giám đốc Hàng tuần, tháng, quý và năm, Văn phòng tổng kết kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phụ trách công tác thi đua khen thưởng, tư vấn cho Hội đồng khen thưởng.
Phòng Tổ chức lao đông: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức, bố trí nhân lực đảm bảo theo yêu cầu của sản xuất
Phòng Thống kê - Kế toán - Tài chính có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về công tác thống kê, kế toán và tài chính, đảm bảo tuân thủ Luật kế toán, thống kê Phòng cũng hỗ trợ Giám đốc trong việc quản trị chi phí, hạch toán kế toán và tài chính của Doanh nghiệp Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm, phòng tổng hợp báo cáo tài chính, hạch toán chi phí, đối chiếu công nợ, và quản lý tiền mặt cũng như quỹ lương Mỗi sáu tháng, phòng tổ chức phân tích kinh tế để đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp, đồng thời xây dựng các hợp đồng kinh tế và phối hợp với Hội đồng để thanh lý các hợp đồng đã ký kết.
Phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng vật tư cả ngắn hạn và dài hạn, tổ chức thu mua hàng hóa và thiết bị, cũng như thực hiện thu hồi và thanh lý thiết bị tài sản.
Phòng Kỹ thuật An toàn đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về công tác kỹ thuật an toàn trong sản xuất Nhiệm vụ của phòng bao gồm soạn thảo các văn bản, nội quy và quy định liên quan đến an toàn, tuân thủ các thông tư của nhà nước nhằm đảm bảo tiêu chuẩn quy định được thực hiện đầy đủ.
Phòng Kỹ thuật Cơ điện chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về quản lý và sử dụng hiệu quả hệ thống điện, thiết bị và tài sản, bao gồm phương tiện vận chuyển và bốc xúc đất đá, cũng như thiết bị hầm lò, đảm bảo an toàn trong quá trình hoạt động Đồng thời, phòng cũng lập kế hoạch đầu tư tài sản và trang thiết bị ngắn hạn và dài hạn nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh tế trong sản xuất.
Phòng chỉ đạo sản xuất có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành sản xuất, đảm bảo cân đối sản lượng và nhân lực để hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng ngày, tháng, quý và năm Đồng thời, phòng trực tiếp chỉ đạo sản xuất, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và báo cáo nhanh chóng đến Giám đốc.
Phòng Kỹ thuật Đầu tư: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công tác
XDCB, kiểm tra giám sát các công trình thi công đảm bảo tiến độ, kỹ thuật
Phòng Kỹ thuật Công nghệ: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công tác kỹ thuật trong sản xuất, tiêu thụ than
Phòng Địa chất - Trắc địa có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong việc khảo sát và đánh giá tài nguyên cũng như ranh giới mỏ Đơn vị này lập báo cáo chi tiết về điều kiện địa chất, thủy văn của từng khu vực sản xuất, bao gồm trữ lượng mỏ, điều kiện đất đá, độ dày của vỉa, trữ lượng công nghiệp mỏ, độ tro, cỡ hạt và chất bốc.
Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH 1TV Than
2.2.1.Kế toán tiền mặt tại quỹ:
Tiền mặt tại Công ty là yếu tố quan trọng trong tài sản lưu động, phục vụ nhu cầu kê khai thường xuyên và sản xuất kinh doanh Công ty luôn duy trì một lượng tiền mặt ổn định ở mức hợp lý, đảm bảo an toàn và tuân thủ chế độ quản lý thu, chi tiền mặt.
Công ty CPĐT và DV SHC Việt Nam hiện chỉ sử dụng tiền Việt Nam tại quỹ để thanh toán Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt tại quỹ, tránh tình trạng mất mát và thiếu hụt, công tác quản lý tiền mặt tại quỹ phải tuân theo những nguyên tắc nghiêm ngặt.
Tất cả các giao dịch thu chi tiền mặt đều cần có chứng từ hợp lý và hợp pháp Khi kiểm tra, thủ quỹ phải đảm bảo rằng các chứng từ hợp lệ được thực hiện trong quá trình thu hoặc chi tiền, đồng thời lưu giữ các chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc người nhận tiền.
Quản lý tiền mặt tại quỹ là trách nhiệm của thủ quỹ theo chỉ đạo của giám đốc Trong trường hợp thủ quỹ vắng mặt do công tác đột xuất hoặc có sự thay đổi, cần có văn bản chính thức từ Công ty Khi tiến hành bàn giao quỹ, phải thực hiện kiểm kê, và thủ quỹ không được ủy quyền cho người khác thực hiện Ngoài ra, thủ quỹ không được tham gia mua bán vật tư, hàng hóa của Công ty hoặc kiểm tra công tác kế toán.
Việc kiểm tra quỹ cần được thực hiện không chỉ định kỳ mà còn thường xuyên qua các đợt kiểm tra đột xuất Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng vay mượn gây thất thoát công quỹ.
Số tiền mặt trong quỹ cần phải khớp chính xác với số liệu ghi trong sổ quỹ Mọi sự sai lệch phải được xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
2.2.1.1.Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, công ty sử dụng các chứng từ sau:
Phiếu thu và phiếu chi được lập dựa trên các chứng từ liên quan như hóa đơn giá trị gia tăng, đơn xin rút tiền và giấy đề nghị thanh toán Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính và in phiếu thu, phiếu chi Sau khi hoàn thiện nội dung, các phiếu này sẽ được đính kèm với chứng từ và gửi lên giám đốc cùng trưởng phòng kế toán để ký duyệt Cuối cùng, chúng sẽ được chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện việc xuất, nhập quỹ.
+ Liên 1 : lưu tại phòng kế toán
+ Liên 2 : giao cho người nộp
+ Liên 3 : giao cho thủ quỹ
+ Liên 1 : lưu tai phòng kế toán
+ Liên 3 : giao cho thủ quỹ
Kế toán sử dụng tài khoản 111 - "tiền mặt" để ghi nhận tình hình thu chi tiền mặt tại công ty Do công ty không thực hiện giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ, tài khoản 111 không có tài khoản cấp 2.
2.2.1.2.Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Công ty:
Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Công ty TNHH 1TV Than Nam Mẫu-Vinacomin được kế toán thực hiện theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
2.2.1.3.Một số ví dụ minh họa:
Trong tháng 12/2012, Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu, chi tiền mặt Sau đây là một số nghiệp vụ minh họa:
Ví dụ 1: Ngày 2/12/2012, thu tiền hoàn ứng đến bù giải phóng mặt bằng
Phiếu thu, chi, giấy tạm ứng…
Nhật ký chứng từ số 1
Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê 1, 2
……… đường ô tô với số tiền là : 300.000.000 đồng
Kế toán định khoản: Nợ TK 111: 300.000.000
Dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thực hiện lập phiếu thu (biểu 2.1) và ghi vào sổ quỹ (biểu 2.5) Sau đó, từ phiếu thu, kế toán sẽ chuyển dữ liệu vào bảng kê số 1 (biểu 2.7) Cuối tháng, thông tin từ bảng kê số 1 sẽ được sử dụng để ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan.
Ví dụ 2: Ngày 8/12/2012, bà Nguyễn Thị Minh Thủy( thủ quỹ) rút tiền từ ngân hàng Công Thương về nhập quỹ tiền mặt số tiền 2.000.000.000 đồng
Kế toán định khoản: Nợ TK 111: 2.000.000.000
Dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ lập phiếu thu và thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ Từ phiếu thu, kế toán chuyển dữ liệu vào bảng kê số 1 Cuối tháng, số liệu từ bảng kê số 1 được sử dụng để ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan.
Ví dụ 3: Ngày 20/12/2012, tạm ứng tiền mua thiết bị lò tháng 12 cho Lê Thị Mơ( PX.Cơ điện lò)số tiền là: 19.000.000 đồng
Kế toán định khoản: Nợ TK 141: 19.000.000.000
Dựa vào giấy đề nghị tạm ứng, kế toán thực hiện lập phiếu chi và thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt Từ phiếu chi, kế toán sẽ ghi vào nhật ký chứng từ số 1 Cuối tháng, số liệu trên nhật ký chứng từ số 1 sẽ được sử dụng để vào sổ cái TK 111 Đơn vị thực hiện là Công ty than Nam Mẫu, địa chỉ tại Quang Trung, Uông Bí, Quảng Ninh.
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nộp tiền: Lê Ngọc Huấn Địa chỉ: Phòng Quản lý dự án
Lý do nộp: Thu tiền hoàn ứng đền bù giải phóng mặt bằng ô tô
Số tiền: 300.000.000đ (Viết bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn
Kèm theo 01 chứng từ gốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): năm triệu đồng chẵn
+ Tỷgiángoạitệ(vàng bạc, đá quý): +Sốtiềnquyđổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Đơn vị : Công ty than Nam Mẫu Địa chỉ : Quang Trung-Uông bí-Quảng Ninh
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Minh Thủy Địa chỉ: Phòng Tài chính-Thống kê-Kế toán
Lý do nộp: Nộp tiền rút từ TKNH về nhập quỹ
Số tiền: 2.000.000.000đ (Viết bằng chữ): Hai tỷ đồng chẵn
Kèm theo 01 chứng từ gốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): năm triệu đồng chẵn
+ Tỷgiángoạitệ(vàng,bạc, đá quý): +Sốtiềnquyđổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Công ty Than Nam Mẫu-Viancomin Mẫu số 03 - TT
Quang Trung-Uông Bí-Quảng Ninh Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
GIẤY ĐỂ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin
Tên tôi là: Lê Thị Mơ Địa chỉ: PX.Cơ điện lò Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 19.000.000 (viết bằng chữ): Mười chín triệu đồng
Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền mua thiết bị lò tháng 12
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị : Công ty than Nam Mẫu Địa chỉ : Quang Trung-Uông bí-Quảng Ninh
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhận tiền: Lê Thị Mơ Địa chỉ: PX.Cơ điện lò
Lý do chi: Tạm ứng tiền mua thiết bị lò tháng 12
Số tiền: 19.000.000đ (Viết bằng chữ): Mười chín triệu đồng chẵn
Kèm theo 01 chứng từ gốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười chín triệu đồng chẵn
+ Tỷgiángoạitệ(vàng,bạc, đá quý): +Sốtiềnquyđổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Viancomin
Thu Chi Thu Chi Tồn
01/12 374 Thu tiền bồi hoàn nhiên liệu 876.000 927.273.400
02/12 376 Thu hồi tiền tạm ứng đền bù giải phóng mặt đường 300.000.000 1.205.351.706
08/12 386 Nộp rút tiền từ TKNH về nhập quỹ 2.000.000.000 2.779.880.769
20/12 692 Tạm ứng tiền mua thiết bị lò T12
Trích sổ quỹ năm 2012 Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111-Tiền mặt
Ghi có TK 111, ghi nợ các TK
Tổng cộng 22.370.272 842.026.846 1.127.760.330 … 4.243.416.171 … 1.830.405.000 166.906.356 1.957.520.121 11.225.696.224 Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin
BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ TK 111-Tiền mặt
Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK
112 131 138 141 331 …… 353 Cộng nợ 111 Số dƣ cuối ngày
Số dƣ cuối tháng: 5.887.340.000 Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin SỔ CÁI
Ghi có các TK đối ứng Nợ với các TK này
Số dƣ cuối tháng : Nợ 1.183.162.800 926.397.400 5.887.340.000
2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Tiền gửi ngân hàng thể hiện số dư và sự biến động của các khoản tiền gửi tại ngân hàng của công ty Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra, đối chiếu và xác minh thông tin một cách kịp thời Nếu thông tin chính xác, kế toán sẽ sử dụng chứng từ gốc để nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính.
2.2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng:
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có
- Các chứng từ khác có liên quan
Kế toán sử dụng TK: 112 “Tiền gửi ngân hàng”
Tài khoản này phản ánh số tiền gửi, rút và hiện đang gửi bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng Công ty hiện giao dịch với một số ngân hàng có chi nhánh tại Quảng Ninh, do đó, tài khoản 112 không có tài khoản cấp 2.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK có liên quan như TK 141, TK
2.2.2.3 Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng :
Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng của Công ty Than Nam Mẫu- Viancomin theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ủy nhiệm thu, chi, giấy báo nợ, có…
Nhật ký chứng từ số 2
2.2.2.4 Một số ví dụ minh họa:
Ví dụ 4: Ngày 03/12,Công ty kho Vận đá bạc trả tiền than Số tiền là 35.000.000.000 đồng
Kế toán định khoản: Nợ TK 112: 35.000.000.000
Từ giấy báo có của Ngân hàng, kế toán vào Bảng kê số 2, cuối tháng, vào sổ cái TK 112
Ví dụ 5: Ngày 30/12, Công ty rút tiền từ Ngân hàng Công Thương về nhập quỹ tiền mặt Số tiền là: 5.000.000.000 đồng
Kế toán định khoản: Nợ TK 111: 5.000.000.000
Khi nhận được giấy báo nợ từ Ngân hàng, kế toán sẽ ghi chép vào nhật ký chứng từ số 2 Cuối tháng, số liệu từ nhật ký chứng từ số 2 sẽ được chuyển vào sổ cái tài khoản 112.
Ví dụ 6: Ngày 31/12, Công ty nhận được giấy báo có của Ngân hàng Công Thương thông báo về trả lãi tiền gửi ngân hàng, số tiền: 5.061.274 đồng
Kế toán định khoản: Nợ TK 112: 5.061.274
Ngân hàng đã chuyển cho Công ty thông báo giao dịch và số dư tài khoản với mã TK 515: 5.061.274 Dựa vào chứng từ giấy báo có và thông báo giao dịch, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu với Ngân hàng để xác minh tính chính xác và hợp lý của số liệu Kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào bảng kê số 2, và vào cuối tháng, số liệu trên bảng kê sẽ được tổng hợp.
2 được dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ có liên quan
NGAN HANG VIETINBANK GIAY BAO CO
Chi nhanh: Uong Bi_Quang Ninh ngay 03-12-2012 MA GDV:
Kinh goi: CONG TY THAN NAM MAU-VINACOMIN
Ma so thue: : 5700591477 Hom nay, chung toi thong bao da bao CO tai khoan cua quy khach hang voi noi dung nhu sau:
So tai khoan ghi CO: 21137519
So tien bang chu: BA MUOI LAM TY DONG CHAN
Noi dung: CONG TY KHO VAN CHUYEN KHOAN THANH TOAN
Giao dich vien Kiem soat
NGAN HANG VIETINBANK GIAY BAO NO
Chi nhanh: Uong Bi_Quang Ninh ngay 30-12-2012 MA GDV:
Kinh goi: CONG TY THAN NAM MAU-VINACOMIN
Ma so thue: : 5700591477 Hom nay, chung toi thong bao da ghi NO tai khoan cua quy khach hang voi noi dung nhu sau:
So tai khoan ghi NO: 21137519
So tien bang chu: NAM TY DONG CHAN
Noi dung: NGUYEN THI HOA RUT TIEN MAT
Giao dich vien Kiem soat
Số tiền: 5.000.000.000 VNĐ Phí ngân hàng
Bằng chữ: Năm tỷ đồng chẵn
Nội dung: Rút tiền từ tài khoản
Tên tài khoản: Công ty Than Nam Mẫu
Họ tên người lĩnh tiền mặt: (nếu không phải là chủ tài khoản): Nguyễn Thị Hoa
Số CMND: 100643952 Cấp ngày: 27/07/2010 Nơi cấp: Công an Quảng Ninh Địa chỉ: Quang Trung-Uông Bí-Quảng Ninh
Người ký lĩnh Kế toán trưởng Chủ tài khoản
Giao dịch viên Kiểm soát viên
NGAN HANG VIETINBANK GIAY BAO CO
Chi nhanh: Uong Bi_Quang Ninh ngay 31-12-2012 MA GDV:
Kinh goi: CONG TY THAN NAM MAU-VINACOMIN
Ma so thue: : 5700591477 Hom nay, chung toi thong bao da bao CO tai khoan cua quy khach hang voi noi dung nhu sau:
So tai khoan ghi CO: 21137519
So tien bang chu: NAM TRIEU KHONG TRAM SAU MUOI MOT
NGHIN HAI TRAM BAY MUOI TU DONG CHAN
Noi dung: CONG TY THAN NAM MAU NHAP LAI TU NGAY 1/12 DEN
Giao dich vien Kiem soat Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112-Tiền gửi Ngân Hàng
Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK
Tổng cộng 15.000.000.000 … 44.770.522 155.716.245 365.541.000 18.600.000 16.716.190.120 …… 358.542.217.110 Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin
BẢNG KÊ SỐ 2 Ghi nợ TK 112-Tiền gửi ngân hàng
Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK
112 131 138 341 ……… 515 711 Cộng nợ 112 Số dƣ cuối ngày
Số dƣ cuối tháng: 100.040.751.515 Đơn vị: Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin SỔ CÁI
Số dƣ cuối tháng : Nợ … 74.628.139.581 30.344.098.700 100.040.751.515
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH 1TV THAN NAM MẪU-VINACOMIN
Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Than Nam Mẫu-Vinacomin
Công ty Than Nam Mẫu, thành viên của Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam, được thành lập vào ngày 01/04/1999, là một doanh nghiệp hạch toán độc lập Ngày đầu hoạt động, công ty đối mặt với nhiều khó khăn như cơ sở vật chất thiếu thốn và phụ thuộc vào vốn vay ngân hàng, với chi phí khấu hao và lãi vay chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản xuất Tuy nhiên, nhờ sự đoàn kết và quyết tâm của cán bộ công nhân viên, cùng với sự hỗ trợ từ Tập đoàn, công ty đã vượt qua thách thức, ổn định tổ chức và đầu tư vào công nghệ tiên tiến Qua đó, Công ty Than Nam Mẫu đã đạt được nhiều thành tích trong sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên, góp phần vào sự phát triển toàn diện của công ty.
, i Công ty Than Nam ế toán vốn bằng tiền
, sau đây là một số ưu điểm và nhược điểm:
3.1.1 Ưu điểm về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty:
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, thực hiện đúng các chế độ kế toán và quản lý hiện hành Quy trình luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin thu, chi và tồn quỹ được ghi chép kịp thời, chính xác Tất cả các nghiệp vụ phải được thực hiện theo đúng trình tự và sử dụng mẫu chứng từ do Bộ Tài chính ban hành.
Nhân viên kế toán tại công ty luôn được nâng cao trình độ thông qua đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn Họ biết cách vận dụng linh hoạt giữa lý thuyết và thực tiễn, áp dụng các phương pháp hạch toán phù hợp để giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép không cần thiết Mỗi nhân viên đều thành thạo sử dụng máy vi tính, giúp công việc kế toán diễn ra nhanh chóng và đảm bảo số liệu luôn chính xác.
Về hạch toán kế toán:
Chứng từ kế toán liên quan đến hạch toán Vốn bằng tiền được thực hiện đầy đủ, từ hạch toán ban đầu đến kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, đảm bảo số liệu phản ánh trung thực và dễ hiểu Kế toán Vốn bằng tiền theo dõi chặt chẽ quy định luân chuyển chứng từ, lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự để thuận tiện cho kiểm tra Hệ thống BCTC và báo cáo thống kê nội bộ được tổ chức đầy đủ và kịp thời, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình tài chính.
+ Về sổ sách kế toán:
Kế toán tổng hợp đã thiết lập đầy đủ các sổ sách cần thiết để quản lý tình hình thu chi của tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112), bao gồm sổ quỹ tiền mặt, bảng kê, nhật ký chứng từ, và sổ cái các tài khoản 111, 112 Việc tổ chức hạch toán cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo số liệu trên sổ sách có tính đối chiếu cao, đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh.
+ Về hệ thống tài khoản áp dụ
Về tổ chức kế toán vốn bằng tiền:
+ Hệ thống chứng từ kế toán: việc quản lý chứng từ về các khoản thu, chi đảm bảo đúng nguyên tắc
Công tác kế toán vốn bằng tiền bao gồm việc ghi chép và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Để hạn chế sai sót và gian lận trong quản lý tiền mặt, vào cuối mỗi quý, cần thực hiện kiểm tra quỹ và đối chiếu số dư.
+ Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt vì vậy quá trình quản lý vốn bằng tiền tại Công ty rất chặt chẽ:
+ Tiền mặt được để trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, đảm bảo tính an toàn cao
+ Mọi biến động về vốn bằng tiền được làm đầy đủ thủ tục và có chứng từ hợp lý, hợp pháp, hợp lệ chế độ
Kế toán thực hiện quản lý chặt chẽ tiền mặt tại quỹ bằng cách thường xuyên kiểm tra tài khoản ngân hàng và theo dõi các chứng từ liên quan đến tiền gửi Họ duy trì liên hệ chặt chẽ và đảm bảo ghi chép các chứng từ vào sổ sách theo đúng trình tự và mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
Lãnh đạo và kế toán trưởng giám sát chặt chẽ tình hình thu chi tiền mặt và quản lý tiền gửi ngân hàng, đảm bảo tính nhất quán trong phương pháp tính toán khoa học và hợp lý Họ cũng làm rõ các chỉ tiêu kinh tế nhằm duy trì hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Việc tổ chức công tác vốn bằng tiền đã đáp ứng nhu cầu của Công ty, đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế Đồng thời, các số liệu kế toán luôn được duy trì trung thực, hợp lý và rõ ràng.
Về đội ngũ cán bộ công nhân viên:
Tại Công ty, ban lãnh đạo chú trọng đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả bộ máy kế toán Chiến lược này đã giúp Công ty xây dựng đội ngũ kế toán viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm cao, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán vốn bằng tiền.
3.1.2 Hạn chế trong công tác kế toán vốn bằng tiền:
Mặc dù Công ty Than Nam Mẫu - Vinacomin có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế do các yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán vốn bằng tiền.
Công ty cần thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng, quý và năm, cũng như khi có yêu cầu kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ Việc này phải được thực hiện cho từng loại tiền trong quỹ để xác định số tiền thực tế hiện có.
Do thiếu định mức tiền mặt tồn quỹ và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất, quỹ tiền mặt của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít, có lúc quá nhiều Tình trạng này gây khó khăn cho công ty trong việc chi tiêu cho sản xuất kinh doanh và dẫn đến ứ đọng vốn, làm chậm vòng quay vốn.
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của công ty Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ hiện tại thiếu quy định cụ thể và không có sổ sách giao nhận, dẫn đến việc tập hợp số liệu và chứng từ diễn ra chậm chạp Điều này càng trở nên khó khăn hơn do đặc điểm sản xuất kinh doanh xa trụ sở chính, dễ gây mất mát thông tin và ảnh hưởng đến quyết định của các nhà quản lý.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH 1TV Than Nam Mẫu-Viancomin
3.2.1 Hoàn thiện công tác quản lý và kiểm kê tiền mặt:
Kế toán cần thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng, cuối quý và cuối năm, đồng thời có thể kiểm kê đột xuất khi cần thiết hoặc khi bàn giao quỹ Việc này giúp xác định số chênh lệch giữa tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và Sổ quỹ, từ đó nâng cao quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán cho các chênh lệch phát sinh.
Khi tiến hành kiểm kê quỹ, cần thành lập ban kiểm kê gồm thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải ghi chép tất cả các phiếu thu, phiếu chi vào Sổ quỹ và tính toán số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
Mọi khoản chênh lệch phải báo cáo Giám đốc xem xét
Khi tiến hành kiểm kê quỹ Ban kiểm kê quỹ phải lập Bảng kiểm kê quỹ thành hai bản:
+ Một bản lưu ở thủ quỹ
+ Một bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán
Bản kiểm kê quỹ có thể được lập theo mẫu sau: Đơn vị : ………
Hôm nay, vào … giờ … ngày … tháng … năm …
- Ông/Bà: ……… Đại diện kế toán
- Ông/Bà: ……… Đại diện thủ quỹ
STT Diễn giải Số lƣợng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ x …
II Số kiểm kê thực tế x …
+ Thừa: ……… + Thiếu: ……… Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ………
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.2 Hiện đại hóa công tác kế toán tại Công ty: Để đạt được hiệu quả cao trong công tác kế toán cũng như tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh, công ty nên áp dụng hiện đại hóa công tác kế toán tại Công ty bằng việc triển khai sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng cho tổ chức kế toán hiện nay
Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô, mục đích và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp là rất quan trọng Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng xem phần mềm có đáp ứng được yêu cầu của mình hay không Hơn nữa, vì phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng và khó kiểm định ngay lập tức, nhiều doanh nghiệp thường dựa vào giới thiệu hoặc thương hiệu uy tín trên thị trường để đưa ra quyết định.
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tiếp cận và sử dụng phần mềm kế toán do phần mềm thường được thiết lập theo quy mô chung thay vì theo từng ngành nghề cụ thể Hơn nữa, vì phần mềm kế toán phải tuân thủ các chuẩn mực và quy định của Bộ Tài chính, nên hầu hết các phần mềm hiện nay có sự tương đồng lớn.
Hiện nay, trên thế giới và tại Việt Nam có nhiều chương trình kế toán đa dạng, mỗi chương trình đều sở hữu những đặc điểm, ưu điểm và nhược điểm riêng Tuy nhiên, tất cả các chương trình kế toán đều thực hiện được những chức năng cơ bản cần thiết cho quản lý tài chính.
Bài viết này cho phép xác định các tệp dữ liệu quan trọng, bao gồm danh mục các tài khoản, cấu trúc chứng từ, danh sách các đối tượng pháp nhân liên quan đến công tác hạch toán, cũng như danh mục hàng hóa, sản phẩm và nguyên vật liệu.
Hệ thống cho phép nhập dữ liệu cố định và dữ liệu phát sinh trong chu kỳ kế toán, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm, sửa chữa, bổ sung hoặc loại bỏ thông tin cần thiết Ngoài ra, nó còn cho phép tính toán, tập hợp, điều chỉnh và phân bổ các chi phí vào các tài khoản khác nhau theo yêu cầu của công tác kế toán.
+ Cho phép in các báo cáo kế toán khi cần thiết
Việc tách biệt kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong chương trình kế toán giúp dễ dàng so sánh và kiểm tra số liệu Nếu nhân viên kế toán mắc lỗi trong việc nhập liệu và bảng kê, họ có thể nhanh chóng tìm kiếm và sửa chữa thông tin cũng như tài khoản.
Mỗi nhà cung cấp phần mềm kế toán đều nỗ lực mang đến sản phẩm tốt nhất cho từng đối tượng người dùng Nhiều phần mềm kế toán hiện nay, như Misa, Bravo và Fast, được ưa chuộng nhờ vào giá thành hợp lý, tính ổn định, cùng với khả năng nâng cấp và cập nhật dễ dàng Công ty than Nam Mẫu có thể tham khảo những phần mềm này để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.
+ Phần mềm kế toán FAST:
Phần mềm kế toán fast: công ty phần mềm kế toán Fast đưa ra 4 phiên bản gồm:
Fast Accounting là phần mềm kế toán được nâng cấp hàng năm với các phiên bản mới, mang đến nhiều tính năng và tiện ích hiện đại Phần mềm này nổi bật với tính linh hoạt, khả năng bảo mật cao và khả năng hoạt động trên nhiều mạng khác nhau Ngoài ra, Fast Accounting còn hỗ trợ đa tác vụ, tự động hóa xử lý số liệu và cung cấp các công cụ lập báo cáo tiện lợi Đây là sản phẩm phổ biến, được nhiều người lựa chọn, đặc biệt là giải pháp chọn gói.
Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ:
3 Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
4 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6 Kế toán hàng tồn kho
9 Báo cáo chi phí theo khoản mục
10 Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp
11 Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
12 Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
14 Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa
16 Thuế thu nhập cá nhân
Fast Business là phần mềm thiết kế dành cho doanh nghiệp vừa, hỗ trợ quản lý nghiệp vụ trong phòng kế toán và mở rộng quản lý trên toàn bộ doanh nghiệp, phục vụ hiệu quả cho tất cả các phòng ban.
Fast Business cung cấp các giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp với các chương trình như Fast Financial cho quản lý tài chính kế toán, Fast Distribution cho quản lý mua bán và hàng tồn kho, Fast Manufacturing cho quản lý sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu, Fast HRM cho quản lý nhân sự, và Fast CRM cho quản lý khách hàng.
Fast Business là phần mềm kế toán đa năng, phù hợp với các yêu cầu kế toán phức tạp Tuy nhiên, trong bối cảnh khó khăn hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn ngần ngại đầu tư vào ứng dụng ERP, dẫn đến việc tiêu thụ phần mềm này bị ảnh hưởng.
+ Fast accouting S : là phần mềm kế toán kết hợp giữa Fast accouting và
Phần mềm Fast Business dự kiến sẽ trở thành sản phẩm bán chạy trong tương lai nhờ vào đầy đủ các tính năng và ứng dụng công nghệ tiên tiến Đặc biệt, giá thành của nó không chênh lệch nhiều so với phần mềm Fast Accounting.
