3.2. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn vốn bằng tiền tạ
3.2.2. Hiện đại húa cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty:
Để đạt được hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn cũng như tiết kiệm chi phớ trong sản xuất kinh doanh, cụng ty nờn ỏp dụng hiện đại húa cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty bằng việc triển khai sử dụng cỏc phần mềm kế toỏn chuyờn dụng cho tổ chức kế toỏn hiện nay.
Tuy nhiờn, để chọn được một phần mềm kế toỏn sao cho phự hợp với quy mụ và mục đớch cũng như nhu cầu hiện tại của là rất quan trọng. Vỡ vậy, khi chọn lựa phần mềm kế toỏn điều đầu tiờn là cỏc doanh nghiệp cần phải cõn nhắc lựa chon xem phần mềm cú phự hợp với doanh nghiệp hay khụng. Mặt khỏc do sản phẩm phần mềm kế toỏn là một phần mềm trừu tượng khụng thể kiểm định ngay nờn đa số cỏc doanh nghiệp thường lựa chọn thụng qua giới thiệu hoặc dựa vào thương hiệu uy tớn của sản phẩm trờn thị trường. Thực tế cỏc doanh nghiệp thường khỏ lỳng tỳng khi muốn tiếp cận và sử dụng một phần mềm kế toỏn cụ thể. Bởi lẽ, cỏc phần mềm kế toỏn được thiết lập trờn quy mụ hơn là theo từng ngành nghề cụ thể. Ngoài ra, xuất phỏt từ phần mềm kế toỏn phải theo một chuẩn mực kế toỏn và quy định của Bộ tài chớnh nờn đa số cỏc phần mềm kế toỏn hiện nay khụng khỏc nhau nhiều.
Ngày nay trờn thế giới cũng như ở Việt nam cú nhiều chương trỡnh kế toỏn khỏc nhau, mỗi chương đều cú những đặc trưng riờng, ưu nhược điểm riờng của mỡnh. Mặc dự vậy mỗi chương trỡnh kế toỏn đều thực hiện được những chức năng cơ bản sau:
+ Cho phộp xỏc định cỏc tệp dữ liệu như xỏc định danh mục cỏc TK, cấu trỳc cỏc chứng từ, danh mục cỏc đối tượng phỏp nhõn liờn quan đến cụng tỏc hạch toỏn, danh mục hàng hỏo, sản phẩm, nguyờn vật liệu.
+ Cho phộp nhập cỏc dữ liệu cố định và dữ liệu phỏt dinh của chu kỳ kế toỏn + Cho phộp tỡm, sửa chữa, bổ xung hoặc loại bỏ những thụng tin cần thiết + Cho phộp tớnh toỏn, tập hợp, điều chỉnh, phõn bổ cỏc chi phớ vào cỏc TK
khỏc nhau theo cụng tỏc kế toỏn.
Việc tỏch riờng kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết thụng qua chương trỡnh kế toỏn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sỏnh, kiểm tra số liệu. Nếu nhõn viờn kế toỏn vào NKCT và cỏc bảng kờ bị nhầm lẫn thỡ cú thể tỡm kiếm, sửa chữa lại số liệu, tài khoản một cỏch nhanh chúng.
Dự vậy, mỗi nhà cung cấp đều cố gắng đưa ra những sản phẩm tốt nhất hướng tới những đối tượng riờng. Dưới đõy là một số thụng tin về cỏc phần mềm kế toỏn hiện hành được sử dụng rộng rói và nhận được rất nhiều sự hài lũng từ người sử dụng với cỏc tiện ớch tiờu biểu như: giỏ thành rẻ, cú tớnh ổn định, dễ dàng trong việc nõng cấp, sử dụng, cập nhật…Một số phần mềm kế toỏn hiệu quả như: phần mềm kế toỏn Misa, phẩn mềm Bravo, Fast….Cụng ty than Nam Mẫu cú thể tham khảo và từ đú cú thể đưa ra những quyết định đỳng đắn cho riờng mỡnh.
+ Phần mềm kế toỏn FAST:
Phần mềm kế toỏn fast: cụng ty phần mềm kế toỏn Fast đưa ra 4 phiờn bản gồm:
+ Fast accouting: mỗi năm phần mềm này được nõng cấp với phiờn bản
mới từ đú đưa ra những tớnh năng và tiện ớch mới. Fast accouting cú tớnh mềm dẻo, khả năng bảo mật, cú thể chạy trờn nhiều mạng. Ngoài ra phần mềm cú tớnh đa tỏc vụ, tự động húa sử lý số liệu, hỗ trợ tiện ớch lập bỏo cỏo…
Đõy là sản phẩm được sử dụng rộng rói, được lựa chọn nhiều và đa số đều chọn giải phỏp chọn gúi.
Phần mềm kế toỏn Fast Accounting cú 16 phõn hệ: 1. Hệ thống
2. Kế toỏn tổng hợp
3. Kế toỏn tiền mặt, tiền gửi, tiền vay 4. Kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu 5. Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả 6. Kế toỏn hàng tồn kho
9. Bỏo cỏo chi phớ theo khoản mục
10. Kế toỏn giỏ thành dự ỏn, cụng trỡnh xõy lắp
11. Kế toỏn giỏ thành sản phẩm sản xuất liờn tục
12. Kế toỏn giỏ thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng
13. Bỏo cỏo thuế
14. Bỏo cỏo quản trị cỏc trường do người dựng tự định nghĩa
15. Quản lý húa đơn
16. Thuế thu nhập cỏ nhõn
+ Fast business: là phần mềm ỏp dụng cho doanh nghiệp vừa, ứng dụng
nghiệp vụ trong phũng kế toỏn, vừa mở rộng quản lý trong toàn doanh nghiệp, phục vụ tất cả cỏc phũng ban.
Fast business bao gồm Fast Financial: bộ chương trỡnh về quản lý tài chớnh kế toỏn; Fast Distribution: bộ chương trỡnh vể mua bỏn hàng, quản lý hàng tồn kho; Fast Manufacturing: bộ chương trỡnh về quản lý sản xuõt, lập kế hoạch nguyờn vật liệu; Fast HRM: quản lý nhõn sự; Fast CRM: chương trỡnh về quản lý khỏch hàng.
phức tạp. Tuy nhiờn, trong thời buổi khú khăn hiện nay, doanh nghiệp chưa mạnh dạn đầu tư ứng dụng ERP vỡ thế việc tiờu thụ phần mềm này ớt nhiều bị ảnh hưởng.
+ Fast accouting S: là phần mềm kế toỏn kết hợp giữa Fast accouting và
Fast Business. Phần mềm này dự bỏo sẽ bỏn chạy trong tương lai do cú đầy đủ cỏc tớnh năng, lại sử dụng kỹ thuật và cụng nghệ cao của Fast business. Đặc biệt giỏ thành lại khụng chờnh lệch bao nhiờu so với phần mềm Fast accouting.
+ Fast Book: ra đời từ năm 2007, phần mềm này cú 11 phõn hệ như quản
trị hệ thống, kế toỏn tổng hợp…Fast book được thiết kế đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn theo chuẩn mực của Bộ tài chớnh nhằm phục vụ cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Như vậy, FAST đó tạo ra nhiều dũng sản phẩm đỏp ứng được cỏc yờu cầu đa dạng của khỏch hàng. Tớnh đến nay đó cú hơn 2600 doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toỏn FAST.
Giỏ bỏo: 6.000.000 đ đến 12.000.000 đ.
+ Phần mềm quản trị-tài chớnh-kế toỏn BRAVO:
Khụng quảng cỏo rầm rộ, phần mềm cũng khụng tham gia cỏc chương trỡnh tranh tài về giải thưởng của cỏc phần mềm kế toỏn nhưng phần mềm kế toỏn Bravo lại nằm trong vị trớ cao nhất trong top cỏc phần mềm kế toỏn được đỏnh giỏ cao nhất.
Theo nhận xột của những người trong ngành, phần mềm kế toỏn Bravo cú rất nhiều cỏc tớnh năng vượt trội như:
+ Phần mềm kế toỏn cho phộp doanh nghiệp triển khai hiệu quả cỏc phần hành thuộc nghiệp vụ kế toỏn như theo dừi sổ sỏch, theo dừi việc thu, chi, mua bỏn hàng húa, quản lý tài sản và hàng tồn kho, tớnh giỏ thành sản phẩm…Đặc biệt, phần mềm kế toỏn Bravo cho phộp liờn kết cỏc dữ liệu, cú chức năng tỡm và sửa chữa cỏc dữ liệu…
cầu của doanh nghiệp mà điều chỉnh thờm.
+ Tuy nhiờn, ưu điểm nổi bật của Bravo chớnh là giao diện đẹp, dễ sử dụng, dễ cài đặt vận hành, cú phõn hệ tớnh giỏ thành rất ưu biệt so với cỏc phần mềm kế toỏn khỏc. Ngoài ra phần mềm cũn cho phộp chạy mạng đa người dựng như mạng Lan, mạng Wan…bảo mật và phõn quyền chi tiết. Rừ ràng phần mềm kế toỏn Bravo đó thỏa món phần nào nhu cầu của người sử dụng. Trong tương lai, nhà cung cấp Bravo sẽ ngày càng nõng cao chất lượng sản phẩm.
- Phần mềm kế toỏn MISA-SME.NET 2012:
Trong số những phần mềm kế toỏn thụng dụng nhất hiện nay, khụng thể khụng nhắc đến phần mềm Misa-SME.NET 2012. Đõy là giải phỏp kế toỏn cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ với 11 phõn hệ. Mỗi phõn hệ là một phần hành kế toỏn tại cỏc đơn vị như mua bỏn hàng, quản lý kho, sổ cỏi …
Misa cũng đó đưa ra nhiều gúi sản phẩm khỏc nhau nhằm đỏp ứng nhu cầu cỏc doanh nghiệp như:
+ Gúi Express cho doanh nghiệp mới thành lập;
+ Gúi thuờ GPSD phự hợp với cỏc cỏ nhõn và đơn vị làm kế toỏn thuờ, sử
dụng phần mềm kế toỏn trong thời gian ngắn;
+ Gúi Standard cho doanh nghiệp thương mại đơn giản, nhu cầu quản trị
khụng quỏ phức tạp; Doanh nghiệp cú thể lựa chọn 8-11 phõn hệ để hoạch toỏn cỏc nghiệp vụ kế toỏn của mỡnh
+ Gúi Professional: phự hợp với doanh nghiệp cú yờu cầu quản trị cao
hơn và mụ hỡnh hoạt động tương đối lớn; Doanh nghiệp cú thể lựa chọn 10-11 phõn hệ để triển khai cỏc nghiệp vụ
+ Gúi Enterprise: dành cho mọi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh ở
nhiều lĩnh vực; Toàn 11 phõn hệ của phần mềm sẽ đỏp ứng nhu cầu kế toỏn mà doanh nghiệp cần
Ngoài ra, sở dĩ người tiờu dựng tỏ ra ưa chuộng phần mềm kế toỏn Misa cũn vỡ giỏ cả cỏc sản phẩm này khỏ bỡnh dõn. Chẳng hạn, miễn phớ cho gúi Express, 1triệu đồng/năm cho gúi thuờ GPSD, từ 3-12 triệu đồng cho cỏc gúi sản phẩm khỏc.
Phần mềm kế toỏn Misa cú cỏc ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Giao diện thõn thiện dể sử dụng, cho phộp cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều húa đơn cựng 01 Phiếu chi). Bỏm sỏt chế độ kế toỏn, cỏc mẫu biểu chứng từ, sổ sỏch kế toỏn luụn tuõn thủ chế độ kế toỏn. Hệ thống bỏo cỏo đang dạng đỏp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị.
được thao tỏc trờn 01 CSDL độc lập.
- Điểm đặc biệt nữa ở MISA mà chưa cú phần mềm nào cú được đú là thao tỏc Lưu và Ghi sổ dữ liệu.
- Tớnh chớnh xỏc: số liệu tớnh toỏn trong misa rất chớnh xỏc, ớt xảy ra cỏc sai sút bất thường. Điều này giỳp kế toỏn yờn tõm hơn.
- Tớnh bảo mật: Vỡ MISA chạy trờn cụng nghệ SQL nờn khả năng bảo mật rất cao. Cho đến hiện nay thỡ cỏc phần mềm chạy trờn CSDL SQL; .NET;... hầu như giữa nguyờn bản quyền (trong khi một số phần mềm viết trờn CSDL Visual fox lại bị đỏnh cắp bản quyền rất dễ).
Nhược điểm:
- Vỡ cú SQL nờn MISA đũi hỏi cấu hỡnh mỏy tương đối cao, nếu mỏy yếu thỡ chương trỡnh chạy rất chậm chạp.
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhật giỏ xuất hoặc bảo trỡ dữ liệu.
- Phõn hệ tớnh giỏ thành chưa được nhà SX chỳ ý phỏt triển.
- Cỏc bỏo cỏo khi kết xuất ra excel sắp xếp khụng theo thứ tự, điều này rất tốn cụng cho người dựng khi chỉnh sửa lại bỏo cỏo.
Là một doanh nghiệp sản xuất với quy mụ theo em Cụng ty Than Nam Mẫu- Vinacomin nờn sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accouting cho cụng tỏc kế toỏn trong thời gian tới để đạt hiệu quả cao trong cụng việc bởi những lý dú sau:
+ Đơn giản, dễ sử dụng, dễ dàng cài đặt
+ Cú đầy đủ cỏc tớnh năng, gồm 16 phõn hệ cú tớnh năng đa tỏc vụ, tự động húa sử lý số liệu, tiện ớch nhập số liệu, tốc độ lập bỏo cỏo nhanh. + Liờn tục cập nhật dự toỏn mới vào chương trỡnh
+ Hỡnh ảnh giao diện thõn thiện.
3.2.3. Hồn thiện cụng tỏc lũn chuyển chứng từ:
Để việc luõn chuyển chứng từ được nhanh chúng và trỏnh mất mỏt Cụng ty nờn lập sổ giao nhận chứng từ khi luõn chuyển chứng từ qua cỏc phũng, cỏc bộ phận và bắt buộc cú chữ ký của cỏc bờn. Đồng thời nõng cao trỏch nhiệm trong việc bảo quản chứng từ. Sổ giao nhận chứng từ cú thể theo mẫu sau:
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày…..Đến ngày…. Ngày, thỏng giao nhận Số hiệu chứng từ Ngày thỏng chứng từ Số tiền trờn chứng từ Ký tờn Bờn giao Bờn nhận 3.2.4. Một số giải phỏp khỏc:
Bờn cạnh những giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn vốn bằng tiền, Cụng ty cần quan tõm hơn nữa đến việc đào tạo, bồi dưỡng cũng như nõng cao trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn đỏp ứng chất lượng quản lý và cụng tỏc kế toỏn. Ngoài ra, em cũng xin đưa ra thờm một số ý kiến đúng gúp về quản lý, cũng như tổ chức phương thức hạch toỏn tại Cụng ty:
Thường xuyờn củng cố bộ mỏy quản lý của Cụng ty sao cho gọn nhẹ mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất, tổ chức phõn cụng rừ ràng cụng việc cụ thế của mỗi phũng ban cũng như từng nhõn viờn trong Cụng ty để trỏnh tỡnh trạng người làm, kẻ chơi.
Đổi mới đầu tư cỏc trang thiết bị, mỏy múc hiện đại cho việc sản xuất của Cụng ty, từ đú luụn hoàn thành sản lượng than mà Cụng ty được giao phú từ trờn Tập đoàn.
Trong điều kiện nào đú, Cụng ty cú thể chiếm dụng vốn một cỏch hợp lý, hợp phỏp cú hiệu quả đối với cỏc nhà cung cấp bằng cỏch khất nợ khụng phải thanh toỏn ngay. Vỡ võy, Cụng ty cần phải tạo uy tớn, cú mối quan hệ thường xuyờn với khỏch hàng và tạo điều kiện thanh toỏn nợ đỳng hạn.
Nhỡn chung, với hỡnh thức kế toỏn “Nhật ký chứng từ” và những phương hướng hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn vốn bằng tiền núi riờng mà em đó mạnh dạn đưa ra, cụng tỏc kế toỏn được coi là gọn nhẹ, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả và chất lượng. Với phương phỏp làm việc và tiếp cận với cỏc phương tiện hiện đại, sử dụng phần mềm kế toỏn sẽ giỳp cho cụng tỏc kế toỏn đạt hiệu
KẾT LUẬN
Qua thời gian thực tập, kết hợp với nghiờn cứu lý luận và thực tiễn, em nhận thấy cụng tỏc kế toỏn vốn bằng tiền vừa mang tớnh lý luận vừa mang tớnh thực tế cao.
Để kế toỏn phỏt huy được vai trũ của mỡnh trong quản lý kinh tế thụng qua việc phản ỏnh và giỏm đốc một cỏch chăt chẽ, toàn vẹn tài sản tiền vốn của cụng ty ở mọi khõu của quỏ trỡnh tỏi sản xuất nhằm cung cấp cỏc thụng tin chớnh xỏc và hợp lý phục vụ cho việc lónh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đú việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn của cụng ty là một tất yếu, nhất là trong quỏ trỡnh chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trường cú sự quản lý của Nhà nước. Vốn bằng tiền đó trở thành vấn đề quan tõm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp cũng như cỏc nhà quản lý thỡ việc hạch toỏn vốn bằng tiền đũi hỏi cũng phải được kiện toàn.
Do hạn chế về hiểu biết lý luận và thực tiễn, hơn nữa thời gian thực tập tại Cụng ty cú hạn nờn trong quỏ trỡnh nghiờn cứu và trỡnh bày bài viết này khụng trỏnh khỏi sai sút và hạn chế. Em rất mong cú được sự đúng gúp và giỳp đỡ của cỏc thầy cụ cựng cỏn bộ phũng kế toỏn Cụng ty TNHH 1TV Than Nam Mẫu-Vinacomin.
Em xin chõn thành cảm ơn cụ giỏo Thạc Sĩ: Nguyễn Thị Mai Linh đó tận tỡnh giỳp đỡ, hướng dẫn em nghiờn cứu và trỡnh bày chuyờn đề này. Em cũng xin chõn thành cảm ơn cỏc cỏn bộ nhõn viờn Phũng kế toỏn núi riờng và cỏc cỏn bộ phũng ban khỏc của Cụng ty núi chung đó giỳp đỡ em trong quỏ trỡnh thực tập và hoàn thành bài viết này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chế độ kế toỏn doanh nghiệp – NXB Thống Kờ năm 2010. Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toỏn
Quyển 2: Bỏo cỏo tài chớnh, chứng từ, tài khoản kế toỏn 2. Hệ thống chuẩn mực kế toỏn Việt Nam
3. Cỏc thụng tứ hướng dẫn về việc thực hiện cỏc chuấn mực kế toỏn Việt Nam 4. Giỏo trỡnh kế toỏn tài chớnh
5. Số liệu phũng kế toỏn – Cụng ty Than Nam Mẫu-Vinacomin 6. Website: www.fast.com.vn
www.bravo.com.vn www.misa.com.vn