Lý luận chung về kỹ năng giao tiếp
1 Khái quát chung về giao tiếp
Giao tiếp là một quá trình trao đôi thông tin giữa các chủ thể tham gia thông qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ nhằm đạt được mục đích nhất định.
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin vì hoạt động giao tiếp luôn diễn ra hai chiều: truyền thông tin – nhận thông tin – phản hồi Vai trò của người nhận và người gửi luôn hoán đổi cho nhau Để giao tiếp được với nhau, các chủ thể giao tiếp phải sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ Ngôn ngữ gồm lời nói, chữ viết; phi ngôn ngữ gồm có cử chỉ, hành động, thái độ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười… Trong giao tiếp, việc sử dụng các yếu tố phi ngôn ngữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng Thậm chí các yếu tố phi ngôn ngữ còn có khả năng còn có khả năng truyền tải những thông tin mà ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết không thể biểu đạt hết Kết hợp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ sẽ làm tăng hiệu quả cao trong giao tiếp.
Mỗi cuộc giao tiếp đều có những mục đích nhất định Mục đích ở đây có thể là trao đổi công việc, chia sẻ tình cảm hay giải trí …
Căn cứ vào khái niệm giao tiếp, chúng ta có thể sơ đồ hóa quá trình giao tiếp nhƣ sau:
Hình 01 Mô hình giao tiếp
Kênh Phản hồi Giải mã
Sơ đồ trên cho thấy, giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin hai chiều Cả người truyền thông điệp và người nhận thông điệp đểu là chủ thể tích cực, luôn đổi vai cho nhau
- Người gửi là người khởi động hoạt động giao tiếp và sau đó là người nhận thông tin phản hồi
- Nội dung thông điệp có thể là những thông báo của một việc nào đó, những quan điểm, sở thích, nhu cầu, tâm trạng, tình cảm hoặc những nhận xét, đánh giá…
- Mã hóa là quá trình biểu đạt ý nghĩ sang lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu, kí hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác Kết quả của quá trình này là thông điệp đƣợc tạo thành (ý nghĩ đƣợc mã hóa)
- Kênh truyền tải thông tin: việc lựa chọn kênh truyền tải thông tin hết sức quan trọng, nó quyết định tới việc thông tin có đƣợc truyền tải chính xác hay không Kênh thông tin bao gồm: Kênh thông tin qua chữ viết; Kênh thông tin qua lời nói; Kênh thông tin qua hình ảnh Tùy hoàn cảnh và đối tƣợng giao tiếp mà lựa chọn kênh truyền tải thông tin phù hợp.
- Người nhận là người tiếp nhận thông điệp đồng thời người nhận cũng là người giải mã thông điệp của người gửi và có thể phản hồi lại bằng nhiều cách khác nhau
Cả bên truyền và nhận thông điệp cần có những hiểu biết nhất định với nhau để quá trình truyền tin đạt hiệu quả, chuẩn xác
- Sự phản hồi là một khâu quan trọng trong quá trình truyền thông, người nhận phát tín hiệu trả lời người đã gửi đi bản thông điệp, báo cho người phát biết thông điệp đã được tiếp nhận và được hiểu như thế nào Trên cơ sở đó, người phát có thể điều chỉnh và truyền tiếp những thông điệp cần thiết khác
- Quá trình truyền tải thông tin có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố được gọi là
“nhiễu” Đó là những tác động từ môi trường hoặc chính bản thân người phát, nhận thông tin Hay do quá trình mã hóa thông tin bị lỗi… Các yếu tố này có thể tạo thuận lợi hoặc gây cản trở đến quá trình giao tiếp
1.2 Vai trò của giao tiếp
1.2.1 Giao tiếp là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của con người
Xã hội loài người không thể phát triển được nếu thiếu hoạt động giao tiếp Thông qua hoạt động giao tiếp, con người chia sẻ cho nhau những kinh nghiệm sống, sản xuất… giúp cho sự hiểu biết của con người ngày càng phong phú.
1.2.2 Giao tiếp là phương tiện để con người chia sẻ thông tin, tình cảm
Con người luôn có nhu cầu được chia sẻ những thông tin, bày tỏ tình cảm Để thực hiện được điều đó, không có cách nào khác là con người phải nhờ đến phương tiện giao tiếp Giao tiếp giúp con người có thể chia sẻ bất cứ thông tin nào và bày tỏ tình cảm ra sao
1.2.3 Giao tiếp là môi trường con người hoàn thiện nhân cách
Về bản chất, con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội Nhờ có giao tiếp mà mỗi con người có thể tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập vào cộng đồng, phản ánh các quan hệ xã hội, kinh nghiệm và chuyển chúng thành tài sản của riêng mình, từ đó nhận thức đƣợc bản thân mình và thể hiện thái độ, hành động cho phù hợp
1.3 Các hình thức và phương tiện giao tiếp
Rào cản chủ quan là những rào cản xuất phát từ chính chủ thể giao tiếp, bao gồm:
- Thiếu tự tin: là yếu tố chủ quan đầu tiên ảnh hưởng tới quá trình giao tiếp thiếu tự tin dẫn đến không thể chủ động tham gia vào quá trình giao tiếp, làm cho quá trình giao tiếp trở lên gƣợng ép và khó khăn… Đó là rào cản lớn cho thành công
- Trình độ nhận thức khác nhau: Trình độ nhận thức của mỗi đối tƣợng khác nhau có khả năng ảnh hưởng rất lớn đến quá trình giao tiếp Với mỗi hoàn cảnh khác nhau, trình độ khác nhau, quan điểm sống khác nhau sẽ mang đến những nhận thức khác nhau về cùng một vấn đề, có thể dẫn đến những xung đột trong quá trình giao tiếp.
- Cảm xúc tiêu cực: Trong giao tiếp một số trạng thái tình cảm nhƣ: tức giận, yêu thương, sợ hãi… thường gây ra tình trạng méo mó, sai lệch thông tin và dẫn đến những hiểu lầm đáng tiếc.
- Tâm sinh lý không tốt: Có thể tác động tiêu cực đến quá trình giao tiếp: mệt mỏi, căng thẳng, ốm đau, no, đói, nóng, lạnh…
Một số kỹ năng giao tiếp 1.Kỹ năng giao tiếp
1.1 Khái niệm về kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục; đồng thời thúc đẩy đƣợc giao tiếp hai chiều
1.2.1 C ăn cứ vào phương thức giao tiếp
Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp trong đó các chủ thể giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau, sử dụng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ để trao đổi thông tin. Ƣu điểm: thông tin truyền –nhận nhanh chóng, có độ chính xác, tin cậy cao. Hạn chế: không gian giao tiếp bị giới hạn, các chủ thể giao tiếp dễ bị chi phối bởi yếu tố ngoại cảnh
Giao tiếp gián tiếp là cách giao tiếp trong đó các chủ thể giao tiếp trao đổi thông tin với nhau thông qua người thứ ba hoặc qua các phương tiện như điện thoại, thƣ từ… Ƣu điểm: các đối tƣợng giao tiếp có thể giao tiếp với nhau trong một khoảng không gian rộng và cùng lúc có thể tiếp xúc đƣợc với một số lƣợng lớn đối tƣợng, thông tin được lưu trữ…
Hạn chế: chủ thể giao tiếp không thấy được vẻ mặt của người đối thoại, không sử dụng được các phương tiện phi ngôn ngữ khác.
1.2.2 Căn cứ vào hình thức tổ chức giao tiếp
Giao tiếp chính thức là giao tiếp mang tính công vụ, tuân theo những quy định cụ thể Ưu điểm: Nội dung giao tiếp thường được ấn định trước, chuẩn bị trước, tính chính xác của thông tin khá cao
Hạn chế: Đòi hỏi chủ thể phải chuẩn bị công phu và có kỹ năng nói lưu loát, trôi chảy
- Giao tiếp không chính thức
Giao tiếp không chính thức là giao tiếp mang tính cá nhân, không câu nệ vào thể thức hay các quy định, chủ yếu dựa vào sự hiểu biết về nhau giữa các chủ thể.
14 Ƣu điểm: không khí giao tiếp chân tình, cởi mở, giúp hiểu biết lẫn nhau Giao tiếp không chính thức sẽ góp phần vào sự thành công của giao tiếp chính thức.
1.2.3 Căn cứ vào phạm vi giao tiếp
Là giao tiếp chỉ có hai người tham gia
- Cá nhân – nhóm Đây là kiểu giao tiếp giữa một người với nhiều người
- Nhóm – nhóm Đây là kiểu giao tiếp giữa các nhóm xã hội với nhau.
1.2.4 Căn cứ vào phương tiện giao tiếp
Giao tiếp ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng của con người Ngôn ngữ giúp chúng ta có thể truyền đi bất kì một thông điệp nào Ngôn ngữ đƣợc thể hiện dưới hai dạng: nói và viết
+ Ngôn ngữ nói: Gồm có ngôn ngữ đối thoại và độc thoại.Ngôn ngữ nói có hiệu quả cao trong các trường hợp: Thông tin truyền đạt nhanh; Muốn có sự phản hồi ngay; Thể hiện cảm xúc; Không cần phải ghi chép lại
+ Ngôn ngữ viết: là ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu đạt bằng chữ viết và thu nhận bằng thị giác Ngôn ngữ viết có hiệu quả cao trong các trường hợp: Thông tin cần được lưu giữ để làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát công việc và giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này; thông tin cần đƣợc giữ bí mật; Những điều tế nhị, khó nói bằng lời.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ:
Giao tiếp phi là giao tiếp thay vì dùng lời nói, giao tiếp sử dụng những cử chỉ, hành động, thái độ để ngầm truyền đi quan điểm của mình
Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau mà thường bổ sung cho nhau Vì vậy, để giao tiếp hiệu quả, chủ thể giao tiếp phải biết kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
Các loại giao tiếp trên luôn đan xen nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình giao tiếp
Có những trường hợp giao tiếp vừa là loại hình giao tiếp này vừa là loại hình giao tiếp khác
2 Các kỹ năng giao tiếp cơ bản
Gạtbỏ sự lo âu, sợ hãi
Hầu hết mọi người cảm thấy khó khăn khi bắt chuyện với người khác là bởi lo âu, sợ hãi Chính hành động này khiến bạn gặp thất bại khi làm quen ngay tức khắc Gạt sự lo âu sang một bên, hãy cứ nghĩ rằng người ta cũng muốn bắt chuyện với mình đi Ai cũng ngập ngừng, e thẹn thì ai sẽ là người mở lời? Vượt qua chính mình Để tự tin hơn, thành thạo kỹ năng làm quen trong giao tiếp, hãy thường xuyên luyện tập trước gương Hãy coi mình trong gương là một người khác để bắt chuyện Hàng tuần, hàng ngày hãy đặt ra mục tiêu cho mình là phải gặp gỡ, nói chuyện với ai đó Dần dần, bạn sẽ thấy mình nói chuyện tự tin hơn, có nhiều chuyện để nói hơn.
Lời chào cao hơn mâm cỗ
Dù chỉ là vài giây nhƣng những giây phút ban đầu bao giờ cũng để lại ấn tƣợng lâu nhất Kỹ năng giao tiếp cơ bản, hãy cố gắng mở đầu bằng lời chào thân thiện, dễ thương, ấn tượng.
Ví dụ: Cách chào hỏi, cách giao tiếp khi gặplầnđầu
Bạn có thể bắt đầu bằng những câu nhƣ: “Mình chào bạn”, “Cô chào con”, “Cháu chào bác ạ”, “Chúc anh/chị buổi sáng tốt lành!”,… Sau đó, khi giới thiệu tên thì nên để người khác dễ nhớ về mình Nếu bạn có khiếu hài hước để tạo thêm ấn tượng thì sẽ rất tốt đó Cách giới thiệu này vừa dễ thương lại dễ gần, dễ nhớ Chẳng hạn: Tên tớ là Phương Anh, tên thường gọi là Phanh; tớ là Linh – Linh Lém Lỉnh,…
Không nhớ hoặc nhớ nhầm tên sẽ khiến đối phương thấy không thoải mái và có ấn tƣợng không tốt về bạn Khi nói chuyện, bạn không thể cứ “Anh gì, chị gì ơi” Do vậy, hãy cố gắng nhớ tên của họ Nếu muốn nhớ tên họ lâu, khi nói chuyện bạn cứ xưng tên Trong trường hợp không nhớ tên họ thì cũng đừng lo, hãy xin lỗi và hỏi lại tên
Kỹ năng làm quen khi giao tiếpthểhiện qua sự chân thành, cởimở
Vận dụng kỹ năng giao tiếp trong tìm kiếm việc làm và tại nơi làm việc 1.Vận dụng kỹ năng giao tiếp trong tìm kiếm việc làm
1 Vận dụng kỹ năng giao tiếp trong tìm kiếm việc làm
1.1 Chuẩn bị tìm kiếm việc làm
Chuẩn bị là chiếc chìa khóa mở ra sự thuận lợi và ấn tƣợng tốt cho buổi phỏng vấn
Có thể những mẹo sau đây không chắc chắn đem lại cho bạn một công việc mới, nhưng chúng sẽ mách trước cho bạn để có một buổi phỏng vấn tốt đẹp
1.1.1 ác định cơ hội việc làm
Xác định đƣợc cơ hội việc làm Bạn có thể tìm địa chỉ tuyển trên báo chí, đài truyền hình, các trung tâm giới thiệu việc làm Ngày hội việc làm hay trong quan hệ cá nhân, cơ quan bạn thực tập.
1.1.2 Phân tích yêu cầu công việc
Phân tích công việc xem có phù hợp với mình không Đọc kỹ mọi chi tiết về vị trí công việc hoặc hỏi người có kinh nghiệm Cần phải tìm hiểu về cơ quan tuyển dụng trên niên giám điện thoại hoặc tổng đài 1080, nhƣng tốt nhất là catalô của chính họ
1.1.3 Phân tích năng lƣợng và nguyện vọng của bản thân
Phân tích bản thân mình xem có phù hợp với công việc không Tìm hiểu xem kiến thức, sở thích, tính cách, các điểm mạnh yếu, có đáp ứng đƣợc công việc không Phải hết sức khách quan ở khâu này.
1.2 Chuẩn bị hồ sơ dự tuyển làm việc
1.2.1 Cách thức làm hồ sơ dự tuyển
Luôn phải dự trữ nhiều bộ hồ sơ khi cần xin việc tại các cơ quan khác nhau Trên máy lưu mỗi hồ sơ vào một file riêng để dễ tìm, dễ nhớ.
Hồ sơ thường gồm một đơn xin việc, một bản tóm tắt lý lịch, bản sao các văn bằng, thƣ đề nghị, giấy khen, ảnh, (nếu có yêu cầu)
1.2.2 Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ dự tuyển Đơn xin việc phải đánh máy (Ms word), dùng kiểu chữ thống nhất trên A4, nội dung ngắn gọn, nêu lý do nộp đơn; mục tiêu tìm việc; tình trạng hiện tại của bản thân; sự quan tâm đến vị trí dự tuyển; mong muốn có cơ hội gặp gỡ và trao đổi với công ty Nhớ ghi địa chỉ liên hệ
Về lý lịch bạn nên tự viết hơn là mua sẵn Vì có những công ty ít quan tâm đến thành phần gia đình bạn mà quan tâm đến việc bạn đem lại quyền lợi gì cho họ
1.3 Kỹ năng trả lời phỏng vấn khi dự tuyển
- Xem lịch phỏng vấn hoặc gọi điện xác nhận.
- Phải biết mình gặp ai (tên chức vụ của họ).
- Tốt nhất, từ hôm trước nên ghé qua địa chỉ tuyển dụng để hôm sau khỏi phải tìm.
- Quan tâm đến tác phong, trang phục sạch sẽ gọn gàng (nên dùng thời trang công sở).
- Đọc kỹ hồ sơ xin việc, các văn bằng, thƣ giới thiệu Dự kiến câu hỏi và trả lời, chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ có thể gặp Nên "thực tập" trước với các bạn.
- Để đối phó với những tình huống không dự kiến, phải bình tĩnh, nhanh nhẹn Ví dụ: nếu người phỏng vấn hỏi về nhược điểm của bạn, bạn nên trả lời những nhược điểm nhỏ, ít ảnh hưởng đến công việc Nếu được hỏi về mức lương thì bạn nên đưa ra một khoảng nào đó phù hợp
1.3.2 Tham dự phỏng vấn Đến sớm 20 phút để đề phòng những tình huống bắt trắc Nếu phải chờ, nên tìm chỗ ngồi dễ nghe gọi tên, không nên uống nhiều nước hoặc nói chuyện quá ồn, tránh nghe điện thoại di động. Để tạo ấn tƣợng ban đầu, bạn nên bắt tay, lễ độ Chỉ ngồi khi đƣợc mời Ngồi ngay ngắn, mắt không nhìn đồng hồ hoặc nhìn láo liên Bình tĩnh; không trả lời hấp tấp hoặc làm ra vẻ hài hước; không tỏ ra tự kiêu và dùng tiếng lóng Có thể hỏi lại những câu hỏi không hiểu, luôn kiểm soát để tránh trả lời mâu thuẫn Khi có cả nhóm người phỏng vấn, nói để mọi người đủ nghe, mắt nhìn vào người đặt câu hỏi.
Nên nhớ rằng, hình ảnh luôn đƣợc coi trọng là có trình độ, trung thực, tự tin, có trách nhiệm, năng động, yêu công việc.
2 Vận dụng kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc
2.1 Giao tiếp với cấp trên
Khi bạn đi làm ngoài mối quan hệ với các đồng nghiệp thì bạn luôn phải chú ý đến mối quan hệ cũng nhƣ các nói chuyện với cấp trên, cách ứng xử sao cho phù hợp vừa
35 ghi điểm lại không bị cho là xu nịnh Chính vì vậy, đừng quên trang bị cho mình những kỹ năng ứng xử phù hợp với cấp trên trong bài viết dưới đây
Bạn là người thật sự có năng lực, thông minh và chăm chỉ Nhưng sao bạn cứ ngồi mãi một chỗ, trong khi mấy đồng nghiệp đều đã thăng tiến cả Nguyên nhân: Có thể do bạn thiếu năng lực giao tiếp, cụ thể là giao tiếp với cấp trên Trên thực tế, nói chuyện hay thuyết trình trước các lãnh đạo có thể khiến những người vô cùng tài năng, thông minh và sáng tạo cũng có thể trở nên lo lắng đến mất ăn mất ngủ, nhƣng điều đó sẽ không xảy ra nếu bạn biết đến lời khuyên về cách giao tiếp và làm việc cùng cấp trên qua bài viết dưới đây:
(1) ây dựng một mối quan hệ bình đẳng
Nói bình đẳng ở đây không phải là nói bạn không tôn trọng sếp của mình Có thể sếp của bạn là một người có tầm nhìn, có nhiều ý tưởng trong các chiến lược kinh doanh Nhưng người triển khai và thực hiện công việc lại chính là bạn Chính vì thế, bạn phải tạo cho mình một thói quen trong suy nghĩ về mối quan hệ giữa bạn và sếp Nó không phải là “ông chủ” và “người làm thuê” mà là cùng hợp tác để phát triển Bạn cũng có thể làm đƣợc những việc nhƣ sếp của bạn đang làm nếu nhƣ bạn mong muốn sự phát triển ở bản thân mình Hãy cố gắng là một cánh tay đắc lực của sếp đồng thời là người bạn của sếp bạn sẽ có cơ hội được học tập phát triển bản thân hơn nữa.
Có thể sếp của bạn là một người rất tuyệt vời và bạn luôn lấy đó làm hình ảnh để mình hướng tới Nhưng hãy nhớ rằng, dù có giỏi giang thế nào thì sếp của bạn cũng là một người bình thường như bạn ở những khía cạnh nào đó Bạn luôn mong muốn có nhiều người hiểu mình, và cảm thông cho những yếu điểm của bạn thì sếp bạn cũng vậy Dù rằng việc nhìn nhận công bằng là một điều không dễ và để đƣa ra đánh giá khách quan về vấn đề bạn đang gặp phải cũng là điều không dễ, nhƣng hãy cố gắng để chắc rằng bạn không đánh giá thiếu công bằng hay thiên vị Bạn có thể bày tỏ sự quan tâm của mình trong việc cải thiện hiệu quả của công việc, lợi ích cho sự phát triển chung chứ không phải của riêng sếp hay riêng bạn
