2.1 Giao tiếp với cấp trên
Khi bạn đi làm ngoài mối quan hệ với các đồng nghiệp thì bạn ln phải chú ý đến mối quan hệ cũng nhƣ các nói chuyện với cấp trên, cách ứng xử sao cho phù hợp vừa
35
ghi điểm lại không bị cho là xu nịnh. Chính vì vậy, đừng qn trang bị cho mình những kỹ năng ứng xử phù hợp với cấp trên trong bài viết dƣới đây.
Bạn là ngƣời thật sự có năng lực, thông minh và chăm chỉ. Nhƣng sao bạn cứ ngồi mãi một chỗ, trong khi mấy đồng nghiệp đều đã thăng tiến cả. Nguyên nhân: Có thể do bạn thiếu năng lực giao tiếp, cụ thể là giao tiếp với cấp trên. Trên thực tế, nói chuyện hay thuyết trình trƣớc các lãnh đạo có thể khiến những ngƣời vô cùng tài năng, thông minh và sáng tạo cũng có thể trở nên lo lắng đến mất ăn mất ngủ, nhƣng điều đó sẽ khơng xảy ra nếu bạn biết đến lời khuyên về cách giao tiếp và làm việc cùng cấp trên qua bài viết dƣới đây:
(1). ây dựng một mối quan hệ bình đẳng
Nói bình đẳng ở đây khơng phải là nói bạn khơng tơn trọng sếp của mình . Có thể sếp của bạn là một ngƣời có tầm nhìn, có nhiều ý tƣởng trong các chiến lƣợc kinh doanh. Nhƣng ngƣời triển khai và thực hiện công việc lại chính là bạn. Chính vì thế, bạn phải tạo cho mình một thói quen trong suy nghĩ về mối quan hệ giữa bạn và sếp. Nó khơng phải là “ơng chủ” và “ngƣời làm thuê” mà là cùng hợp tác để phát triển. Bạn cũng có thể làm đƣợc những việc nhƣ sếp của bạn đang làm nếu nhƣ bạn mong muốn sự phát triển ở bản thân mình. Hãy cố gắng là một cánh tay đắc lực của sếp đồng thời là ngƣời bạn của sếp bạn sẽ có cơ hội đƣợc học tập phát triển bản thân hơn nữa.
(2). Không phán xét
Có thể sếp của bạn là một ngƣời rất tuyệt vời và bạn ln lấy đó làm hình ảnh để mình hƣớng tới. Nhƣng hãy nhớ rằng, dù có giỏi giang thế nào thì sếp của bạn cũng là một ngƣời bình thƣờng nhƣ bạn ở những khía cạnh nào đó. Bạn ln mong muốn có nhiều ngƣời hiểu mình, và cảm thơng cho những yếu điểm của bạn thì sếp bạn cũng vậy. Dù rằng việc nhìn nhận cơng bằng là một điều không dễ và để đƣa ra đánh giá khách quan về vấn đề bạn đang gặp phải cũng là điều không dễ, nhƣng hãy cố gắng để chắc rằng bạn không đánh giá thiếu công bằng hay thiên vị. Bạn có thể bày tỏ sự quan tâm của mình trong việc cải thiện hiệu quả của cơng việc, lợi ích cho sự phát triển chung chứ không phải của riêng sếp hay riêng bạn.
36
(3). Hiểu rõ ranh giới
Sếp bạn đạt đƣợc vị trí quản lý do có những kỹ năng cần thiết cho vai trị đó. Vì lý do này, lời góp ý của bạn nên tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh nhỏ của phạm vi bạn đang làm việc, hay nhiệm vụ bạn có đủ khả năng thảo luận. Hãy nhớ bạn khơng có quyền chỉ trích định hƣớng chiến lƣợc hay kế hoạch dài hạn của tập thể. Đây là những vấn đề do cấp trên của bạn đánh giá. Bạn chỉ nêu vấn đề nếu có liên quan mật thiết hoặc có thể đề xuất giải pháp.
(4). Chia sẻ để góp ý
Khơng hề dễ dàng khi muốn góp ý cho ngƣời khác, nhất là khi đó là sếp của bạn. Nếu họ không hiểu đƣợc động cơ và suy nghĩ của bạn khi nói chuyện thì có thể sẽ bị hiểu lầm. Chính vì vậy trƣớc khi muốn góp ý một điều gì đó, hãy coi nhƣ một sự chia sẻ chân tình của bạn về việc bạn đang quan tâm. Bạn nên chia sẻ những điều từ bản thân mình trƣớc rồi mới nói đến ý kiến của bạn trong sự góp ý.
(5). Nêu ví dụ cụ thể
Để đƣa ra cơ sở cho những luận điểm của bạn, hãy nêu các ví dụ cụ thể chứng minh cho lời góp ý. Chẳng hạn, thay vì nói rằng “Sếp có những ý tƣởng tuyệt vời”, hãy liệt kê một vài dẫn chứng đặc biệt nhƣ ý tƣởng giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho văn phịng… Thơng tin cụ thể sẽ làm tăng sức thuyết phục cho phản hồi của bạn.
(6). Lắng nghe sếp
Thực tế, ngƣời ta sẽ có cảm tình hơn với những đối tƣợng chịu nghe mình. Khi giao tiếp với cấp trên, thỉnh thoảng bạn hãy bày tỏ tình cảm, sự đồng tình, cảm động, thỉnh thoảng nhắc lại lời cấp trên; xin cho những giải thích tỉ mỉ hơn.
Những ngƣời cấp trên ít nhiều đều có mong muốn đƣợc nói chuyện, truyền kinh nghiệm, chỉ dẫn đối với cấp dƣới, vậy bạn hãy là một ngƣời nghe trung thực, lắng nghe những chia sẻ của cấp trên. Với những nhân viên chịu khó lắng nghe những lời của mình hơn những ngƣời khác, tất nhiên là cấp trên sẽ càng tín nhiệm và có đánh giá cao hơn.
37
Sự phân chia bè phái, sự cạnh tranh - mâu thuẫn, lẫnáp lực công việc dƣờng nhƣ ngăn cản mọi ngƣời đến gần nhau hơn. Chúng tơi sẽ chia sẻ cho bạn 9 bí quyết “vàng” để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp nơi công sở.
(1). Tôn trọng lẫn nhau
Tơn trọng là tiêu chí cơ bản và hiệu quả nhất để xây dựng nên một mối quan hệ tốt đẹp. Chỉ khi bạn tơn trọng đối phƣơng thì bạn mới nhận lại đƣợc sự tơn trọng từ ngƣời khác. Hãynhớ rằng một mối quan hệ tốt đẹp không chỉ thể hiện bằng những nụ cƣời xã giao mà nó phải đƣợc xây dựng từ sự chân thành, quan tâm chia sẻ và tôn trọng.
(2). Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở nhƣ thế nào để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất và thể hiện nét văn hóa trong ứng xử là điều mà khơng ít ngƣời hƣớng đến. Ứng xử văn minh nơi cơng sở khơng phải là điều có thể tạo dựng trong “một sớm một chiều” mà cần tích lũy, trải nghiệm qua q trình làm việc, giao tiếp với mọi ngƣời xung quanh. Hãy mạnh dạn trò chuyện, tâm sự, lắng nghe và chia sẻ để kéo mọi ngƣời đến gần nhau hơn.
Trong khi truyền đạt ý kiến và mối quan tâm của bạn, bạn cũng nên lắng nghe quan điểm, suy nghĩ của ngƣời khác. Nghệ thuật giao tiếp khơng chỉ nằm ở việc nói chuyện mà còn ở khả năng lắng nghe và thấu hiểu đồng nghiệp.
(3). Hạn chế cái tôi và lắng nghe chân thành
Lắng nghe và thấu hiểu đƣợc những gì ngƣời khác giao tiếp với chúng ta là một phần quan trọng nhất của sự tƣơng tác, trao đổi qua lại. Khi lắng nghe với thái độ tơn trọng, tích cực, bạn sẽ hiểu đƣợc những gì ngƣời khác đang nghĩ, cảm giác, mong
38
muốn hay thậm chí là tính cách của họ. Đây chính là yếu tố kỳ diệu giúp con ngƣời tạo dựng đƣợc mối quan hệ bền lâu và hạnh phúc.
Để tạo dựngnên mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, hãy sẵn sàng mở lòng, giúp đỡ họ khi cần thiết. Một khi các đồng nghiệp nhận ra lòng tốt của bạn, mọi ngƣời sẽ cởi mở và thân thiện với bạn hơn. Và nếu sau này bạn gặp khó khăn, khơng ít ngƣời sẽ sẵn lòng giúp đỡ bạn. Lúc này bạn sẽ thấy, những gì mình nhận đƣợc cịn nhiều hơn cả những gì bạn cho đi. Tất nhiên, điều quan trọng là mọi việc bạn làm đều phải đƣợc xuất phát từ sự chân thật và có thành ý.
(5). Khơng nên nói xấu đồng nghiệp
Trong mơi trƣờng cơng sở, tin đồn chính là nguy cơ lớn nhất khiến bạn đánh mất lịng tin và tình cảm của đồng nghiệp. Cho dù bạn khơng hài lịng điều gì về đồng nghiệp của mình, hãy tìm cách góp ý với họ trên tinh thần tơn trọng và tích cực chứ
39
đừng phàn nàn hay nói xấu với ngƣời khác về điều đó. Bạn khơng muốn bản thân bị mọi ngƣời đánh giá là “bà tám” chốn công sở, đúng không nào?
(6). Tin tƣởng
Niềm tin là cơ sở duy trì và phát triển bất kỳ mối quan hệ nào. Niềm tin đóng vai trị quan trọng khơng chỉ các mối quan hệ trong cuộc sống thƣờng nhật mà cịn cả trong cơng việc. Vì vậy, xây dựng niềm tin nơi cơng sở với đồng nghiệp là vơ cùng cần thiết.
Muốn có đƣợc sự tin tƣởng lẫn nhau thì khơng chỉ thể hiện bằng lời nói sáo rỗng mà hãy bắt tay vào hành động. Hãy nỗ lực làm tốt cơng việc của mình, sẵn sàng chấp nhận và chịu trách nhiệm trƣớc những việc mình đã làm. Bắt đầu từ những việc nhỏ nhất, bạn sẽ thấy tạo đƣợc niềm tin đem lại lợi ích vƣợt trội và bền vững hơn so với các cách tiếp cận thông thƣờng.
(7). Đừng tiết kiệm lời khen
Ai cũng muốn đƣợc khen ngợi khi làm tốt công việc mà họ đã làm. Vì vậy, hãy ln ln dành lời khen ngợi,khích lệ, động viên chân thành, chia sẻ niềm vui trƣớc những kết quả và thành tích của đồng nghiệp hay cấp dƣới đạt đƣợc. Điều này sẽ tạo ra sự tôn trọng cũng nhƣ nuôi dƣỡng mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp.
40
Một trong những thách thức lớn nhất của chúng ta trong các mối quan hệ là sự khác biệt. Khi bạn bƣớc chân vào một môi trƣờng công sở, đặc biệt là những công ty đa quốc gia, bạn sẽ có cơ hội gặp gỡ rất nhiều ngƣời với những phong cách làm việc và cách giao tiếp khác nhau. Hãy thích nghi với điều này và coi đó là điểm khởi đầu tuyệt vời cho một mối quan hệ “khỏe mạnh” .
(9). Hãy “tặng” mọi ngƣời thời gian của bạn
Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, chiếc điện thoại di động đã phần nào ngăn cản mọi ngƣời giao tiếp và xây dựng tình cảm với nhau một cách thật sự. Khi mà thời gian là vàng và áp lực ln đè nặng để khơng bị tụt lùi lại phía sau, dƣờng nhƣ chúng ta khơng có đủ thời gian cho những ngƣời thân u, bạn bè và đồng nghiệp. Vì vậy, hãy dành thời gian nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp, cùng nhau đi ăn trƣa hoặc giải lao sau giờ làm. Bạn sẽ gần gũi hơn với đồng nghiệp của mình.
41
Bạn làm bất cứ ngành nghề gì trong xã hội thì giao tiếp nó đóng một vai trị có thể nói là quyết định tính thành cơng hay thất bại trong mọi mối quan hệ.
2.3 Giao tiếp với đối tác
Trong thực tế, cơ hội lúc nào cũng sẵn sàng với bạn. Nhƣng bạn có chủ động đón nhận cơ hội đó hay khơng mới là điều quan trọng. Bạn cho rằng mình hồn tồn có khả năng giao tiếp? Nhƣng giao tiếp nhƣ thế nào để nắm đƣợc cơ hội đó thì lại là cả một nghệ thuật!
Bạn đang tìm kiếm một cơng việc hay một nghề nào đó, nếu muốn thành công, bạn hãy cố gắng tham dự càng nhiều cuộc gặp mặt càng tốt, đặc biệt là các cuộc gặp đơng ngƣời tham gia. Bởi nơi đó sẽ là nơi tốt nhất bạn có thể làm quen đƣợc với nhiều ngƣờ và đấy sẽ là "đất" để bạn có thể bộc lộ ƣu thế của mình và cơ hội sẽ mở rộng cửa đón bạn.
Tuy nhiên, làm đƣợc điều này hay không lại phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp của bạn. Cách đơn giản nhất là chủ động nói chuyện với ngƣời khác. Thực sự điều này khơng hề khó nhƣ bạn nghĩ. Điều cốt yếu là bạn phải tự tin và thực hiện theo các bƣớc sau:
Phá vỡ sự im lặng
Đừng sợ phải nói chuyện "sáo". Hãy nói và hỏi về những vấn đề nhƣ thời tiết, phim ảnh, vật ni, trẻ em, thể thao, hay những sở thích chung… Đó là cách tốt nhất để mọi ngƣời có một bắt đầu thoải mái, dễ dàng. Tất cả đều là những chủ đề mà ai cũng có thể nói đƣợc, và từ đó sẽ dễ dàng dẫn đến chủ đề khác mà bạn đang muốn đề cập.
"Giải quyết" cơn bối rối
Trung thực luôn là sách lƣợc hữu hiệu nhất trong trƣờng hợp này. Nếu nhƣ trong khi nói chuyện, bạn cảm thấy khơng tự tin và thoải mái cho lắm, bạn có thể nói thật, nhƣng phải khéo léo và tế nhị, kiểu nhƣ: "Đây là lần đâu tiên tôi tham dự những buổi gặp nhƣ thế này. Và quả thực tôi cảm thấy hơi bối rối, khơng biết nói gì cả". Hoặc nếu nhƣ bạn lỡ bỏ qua một phần nào đó của câu chuyện, bạn có thể nói: "Lúc nãy tơi khơng chú ý lắm nên giờ khơng hiểu lắm. Có thể gợi ý cho tôi một chút đƣợc
42
Thông thƣờng những cuộc nhƣ thế này sẽ tạo nên sự gần gũi, và đó cũng là cách để bạn cảm thấy tự tin hơn. Điều này rất hữu dụng bởi khi bạn đã tự tin và có đủ chun mơn thì khi đi phỏng vấn xin việc, bạn sẽ không bị căng thẳng q và hồn tồn có thể thành cơng.
Tích cực hỏi, khơng phải tích cực nói
Thơng thƣờng, một cuộc trị chuyện tuyệt vời nhất là khi bạn ít nói về mình nhất và hỏi về ngƣời đối diện nhiều nhất. Bằng cách này, ngƣời đối diện với bạn có cơ hội nói về bản thân họ, về những gì họ quan tâm và đó là cách tốt nhất để bạn có thể bắt đầu và tiếp tục câu chuyện thành cơng.
Khi ai đó đang tự "thể hiện" mình bạn có thể hỏi về nghề nghiệp, cơng ty hay cơng việc của họ. Điều này thƣờng mang đến cơ hội cho bạn thể hiện lại mình.
Tuy nhiên, để thực sự có đựợc những thơng tin nhƣ ý muốn, và cuộc gặp gỡ này đƣợc kéo dài, bạn nên hỏi những câu hỏi mở nhƣ: "Tại sao?", "Cái gì?", "Quan điểm của anh chị về vấn đề này nhƣ thế nào"…Hoặc đơn giản chỉ là một câu phụ hoạ: "Thật tuyệt. Hãy kế tiếp chuyện này đi".
Thân thiện
Nếu bạn hỏi mà sau đó lại khơng chú ý lắng nghe hoặc lơ đãng, bạn sẽ mất đi cơ hội tạo lập mối quan hệ riêng tƣ cũng nhƣ trong công việc. Hãy đƣa ra những cử chỉ đáp lại và bàn luận về những câu hỏi tiếp theo để cho thấy bạn rất quan tâm đến câu chuyện hoặc vấn đề mà ngƣời ta nói. Sau khi nói xong vấn đề bạn mới đi đến kết luận. Đừng ngắt quãng và hãy bắt đầu chủ đề mới ngay lập tức. Nếu bạn tỏ ra gần gũi và chú ý nghe họ nói, họ sẽ rất quý, tôn trọng và tất nhiên sẽ "để ý" đế bạn.
Hiểu biết
Để đảm bảo không bị lạc hậu, hãy cập nhật liên tục các sự kiện, các vấn đề trên thế giới, các công nghệ mới và khái niệm mới. Đọc, đọc, đọc... và trau dồi thêm kiến thức. Tầm hiểu biết của bạn sẽ làm cho đề tài cuộc nói chuyện thêm phong phú và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.
Kéo dài câu chuyện
Nếu nhƣ bạn nhanh chóng đƣa ra kết luận về cá nhân, nghề nghiệp cũng nhƣ công ty của ngƣời đối diện, bạn có thể mất đi cơ hội để có những ngƣời bạn thực sự, cơ hội
43
học hỏi về công việc, và cơ hội nghề nghiệp và đơn giản là mất đi một khoảng thời gian thƣ giãn.
Vì vậy, hãy tơn trọng và lắng nghe ý kiến của ngƣời khác sau đó bàn luận và đƣa ra những ý kiến của bạn để tranh luận. Hãy nhớ, ln ln tìm kiếm, học hỏi càng nhiều càng tốt từ mọi ngƣời.
Chủ động kéo cơ hội về mình
Sau khi bạn đã tìm thấy ở họ sự tƣơng đồng thực sự và bạn nghĩ mối quan hệ này cần đƣợc bồi đắp thêm, bạn nên chỉ ra rằng bạn rất muốn nói chuyện và gặp lại họ một lần nữa để thảo luận về công việc và muốn giúp họ bất kể việc gì. Bạn hãy xin một tấm card của họ đồng thời đƣa card của mình cho họ.
Vài ngày sau bạn có thể gửi thƣ hoặc tốt hơn hết là gọi điện và mời họ đi ăn, bữa sáng chẳng hạn, nhằm tạo cơ hội gắn bó với nhau hơn. Nếu nhƣ bạn không hỏi hay