PHÂN TÍCH tác ĐỘNG của hệ THỐNG ERP đối với NGHIỆP vụ kế TOÁN t ại DOANH NGHIỆP

  BỘ GIÁO D ỤC VÀ ĐÀO T ẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH CƠNG TRÌNH D Ự THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN C ỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH T Ế TRẺ – N ĂM 2010” TÊN CƠNG TRÌNH: THUỘC NHĨM NGÀNH: KHOA H KI KINH NH TẾ ỌC   BỘ GIÁO D ỤC VÀ ĐÀO T ẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM CƠNG TRÌNH D Ự THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN C ỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH T Ế TRẺ – N ĂM 2010” TÊN CƠNG TRÌNH: PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN T ẠI DOANH NGHIỆP THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA H ỌC KINH TẾ Họ tên Trưởng nhóm: - Trần Thị Thu Hồng Nữ X  Người hướng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng Là khóa lu ận tốt nghiệp Lớp Kế tốn 14   Khóa 32 Khoa Kế tốn- Kiểm tốn   TĨM T ẮT ĐỀ TÀI o Lý ch ọọn nđ đềề ttàài Trong bối cảnh Việt Nam mở cửa giới nhu c ầu thiết phải hội - nhập với kinh tế toàn c ầu, ERP tr thành công c ụ quản lý m ới để điều hành DN Con người nhân t ố dẫn tới thành công m ột dự án ERP.Đây n xảy rủi ro nhiều quản trị dự án kinh tế phát triển nhanh ERP m ột môi tr ường làm vi ệc c hội thách thức Việt Nam Cơng tác kế tốn ERP kế tốn truyền thống Việt Nam có m ột số điểm - khác biệt mà n ếu người sử dụng khơng n ắm bắt q trình triển khai s dụng ERP Doanh nghiệp gặp nhiều khó kh ăn, gây ảnh hưởng tới hệ quản trị doanh nghiệp Tìm hiểu gi ải thích lý t ại hầu hết dự án triển khai ERP Việt Nam - thất bại Nguyên nhân giải pháp o Mục ti tiêu ng ngh hiên iênứuc ứuc Mục tiêu nghiênứcu đề tài vi ệc áp giới thiệu chung ERP, cụ - thể SAP ứng dụng Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống kế toán ERP Từ đưa đề xuất để điều chỉnh cơng tác kế tốn doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn Để làm điều này, nhận định đưa phải dựa trên: + Hệ thống chuẩn mực kế toán ủca Việt Nam + Tài li ệu SAP chuẩn + Các ơc sở lý lu ận nghiên ứcu trình học tập nh ững kinh nghiệm truyền đạt chuyên viên SAP lâu ănm FPT o Ph Phươ ương ng ph pháp áp ng nghi hiên ênứu ứucc Phương pháp nghiênứcu sử dụng chủ yếu đề tài ph ương pháp  phân tích, ph ương pháp ổtng hợp ph ương pháp so sánh, bbênạnhc ênạnhc c ũng kết hợp với số phương pháp khác nhưphỏng vấn, thống kê… o Nộ Nộii d dun ungg nghi hiên ên ức ứcu u Đề tài bao g ồm có b ốn chương, bên cạnh ph ần đầu chuyênđề l ời mở đầu kết thúc lời kết luận: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý lu ận hệ thống thông tin k ế toán hệ thống ERP - Giới thiệu chung Hệ thống thơng tin k ế tốn Giới thiệu chung ERP   CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam - Giới thiệu ERP phổ biến Việt Nam - Thực trạng ứng dụng ERP doanh nghiệp CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng ERP cơng tác kế tốn Phân tích nội dung ảnh hưởng ERP cơng tác kế tốn -  Những điểm khác biệt kế toán toán truyền thống k ế toán ửs dụng - ERP CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quanđến việc ứng dụng ERP vào Doanh nghi ệp hệ thống kế tốn - - Liên quanđến q trìnhứng dụng ERP - Liên quanđến hệ thống kế toán - Đối với cácđơn vị triển khai ERP - Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP o Đó Đóng ng góp c ủ ủaa đề tà tàii Thông qua luận điểm, nhận định qua th ực tế nghiên cứu FPT, đề tài nêu khái niệm hệ thống thơng tin k ế tốn, kiến thức tảng ERP cập nhật tình hình ứng dụng ERP giới nước Nói riêng phân h ệ tài k ế tốn, vìđược xây d ựng dựa chuẩn mực kế toán quy tắc kế toán quốc tế nên ERP k ế toán truyền thống Việt Nam m ột số khác biệt q trình hạch tốn ũcng quản lý Nh ững khác biệt gây nhiều khó kh ăn trình tiếp cận ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam - Đề tài c ũng đưa nguyên nhân thất bại dự án triển khai ERP Việt Nam Bên cạnh cịn đưa số giải pháp cách nhìn nhận mới, phương diện ng ười triển khai doanh nghi ệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà tri ển khai doanh nghiệp nghiệp có th ể hạn chế kh ắc phục số rủi ro nguy c từ dự án ERP o Hư Hướn ớngg p phá hátt tr triể iển n ccủa đề tà tàii - Tìm giải phápđể có th ể điều chỉnh phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp - Đưa giải pháp cho doanh nghiệp vừa nh ỏ, cụ thể ngành nghề, cấu trúc quy mơ doanh nghi ệp Có th ể sử dụng số phân h ệ cần thiết ERP chi phí cho phần mềm ERP khơng nh ỏ - Liên hệ từ phân h ệ kế tốn- FIđể nghiên ứcu phân tích s ự khác biệt  phân hệ kế toán quản trị CO- Controlling Controlling ERP trong k ế toán Việt Nam   MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LU ẬN VỀ HỆ THỐNG CHƯƠNG THỐNG THÔNG THÔNG TIN TIN K Ế TOÁN TOÁN VÀ VÀ H Ệ THỐNG ERP 1.1 H th ng thơng tin k tốn (HTTTKT) 1.1.1 Khái ni m 1.1.2 Các thành ph n 1.1.3 Ch c 1.1.4 T ch c h th ng thơng tin k tốn 1.1.5 Quá trình t ch c 1.1.6 N i dung t ch c .3 1.2 ERP 1.2 2.1 1K Khá háii n nii m: 1.2 2.2 Ý ngh ngh ĩĩa a c a h th ng ERP ERP 1.2.3 1.2 P Phâ hân n lo i 1.2.4 1.2 Các Các th thành ành ph ph n c a ERP ERP 1.2.5 Quá trình tri n kha 1.2.5 khaii ERP t i DN .7 1.2.6 Các giaiđoạn triển khai dự án ERP nnhư hư sau sau:: 10 1.2.7 Mơ hình v n hành c a ERP .19 1.3 nh hư ng c a ERP đ i v i cơng tác k tốn 31 CHƯƠ CH ƯƠNG NG 2: THỰC THỰC TR TRẠN ẠNG G T TRI RIỂN ỂN KH KHAI AI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 32 2.1 Gi i thi u ERP ph bi n t i Vi t Nam 32 2.2 Th c tr ng ng d ng ERP t i doanh nghi p 33 2.2.1 Tính linh ho t c a ERP 35 2.2 2.2 C ng ttác ác gi i h n 35 2.2 2.3 Nh ng th th thác ách h 36 2.2 2.4 Gi Giá tr t su t l i nhu nhu n đ u tư 36 CHƯƠNG CHƯ ƠNG 3: PHÂ PHÂN NT TÍCH ÍCH ẢNH HƯỞNG HƯỞNG C CỦA ỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG CÔNG TÁC TÁC K Ế TOÁN 38 3.1 Các phân h ph n tài k tốn c a m t h th ng ERP: 38 3.1.1 Phân h S Cái 38 3.1.2 Phân h Qu n lý Ti n 38 3.1.3 Công n Ph i tr Công n ph i thu 38 3.1.4 3.1.5 3.1.6 Tài s n C đ nh 39 Trung tâm Chi phí L i nhu n 40 L p Ngân sách sách: : 40   3.1.7  L p Báo cáo Tài 40 3.1.8 Kh Phân tích Tài 41 3.1.9 Qu n lý Hàng t 41 3.1.10 Qu n lý s n xu 44 3.1.11 Qu n lý gi m giá chi t kh   u 45 46 3.1.12 Phân tích/qu   n lý doanh thu 3.2 Nh ng m khác bi t b n gi a k toán truy n th ng k toán s 46 3.2.1 Ghi nh n b ng bút toán h   ch toán 46 3.2.2 S xu t hi n tài kho n trung gian nghi p v k toán 47 3.2.3 Tr   ch s d ng phân h k tốn t ng h p (GL), khơng th qu   n lý s li u k toán theo ki u đ i ng tài kho n truy n th   ng 50 3.2.4 Trong ba phương pháp ch a s k toán Vi t Nam, ch có phương ERP pháp ghi bút toán đ o bút bút toán toán âm âm đư c th   c hi n ERP 51 3.2.5 Vi c qu n lý ch đ t đư c t t nh t doanh nghi p s d ng quy trình ttá ác nghi p hoàn ch nh c a h th 51 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ H Ệ THỐNG KẾ TOÁN 52 4.1 Liên quan đ n trình ng d ng ERP T i nhi u d án tri n khai 52   t h tr 4.1.1 Thi u đ u tư trang thi t b qu n lý, cam k 52 cáchh 4.1.2 K ho ch ngân sách không   52 4.1.3 S   d ng công c ERP sai 53 4.1.4 Thi 53 ch 53 4.1.5 Văn hóa làm vi c c a T   4.2 Liên quan đ n h th ng k toán 54 4.3 Đ i v i đơn v tri 54 4.3.1 Qui tr trìn ình h hó hóa m t ccá ách rõ rà ràng ng gi gia đo n th c h hii n m t yêu c u   n kho   t: dng ERP:   ng ERP th t b i?   u đào đào t o c   n khai ERP h t s c cTnro tng hi tgi đaci óđ đhai ưi ctth ngi m k tDo ưm g m u n   54 nên: 4.3.2 rong gia đo othn tr trii đn tkkha hnhnghi gh Dqouan anh hnhngh nghi i  opnnên: 54 4.4 Đ i v i doanh nghi p   ng d ng ERP 55 4.4.1 Quan tr ng nh t s phù h 55 4.4.2   Giá c khơng ph i tiêu chí quan tr  ng nh   t 55 4.4.3 Xem Xe md dem emo o trìn trình h di di n s n ph m c a ccàn àng gn nhi hi u g gii   i pháp t t 56 4.4.4 L a ch n gi i pháp n ăng đ ng, có th bi n đ i d dàng doanh nghi 56 4.4.5 Tham Th am kh o ccác ác ý kkii n kkhá hách ch qu quan an c a khách hàng s 56 58 p   p thay đ i d ng s n ph m KẾTLUẬN   CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LU ẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN K Ế TỐN VÀ H Ệ THỐNG ERP 1.1 Hệ thống thơng tin k ế toán (HTTTKT) 1.1.1 Khái niệm Là m ột hệ thống thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ cung c ấp thơng tin k ế tốn cho người sử dụng 1.1 1.1.2 Cá Cácc tthà hành nh ph phần ần Thu thập liệu Thủ tục kiểm Lưu trữ Xử lý · · · Chứng từ Tài kho ản Đối tượng quản lý · · · Quy trình xử lý Bộ máy xử lý Phương thức xử số lý Thơng tin 1.1.3 1.3 Chức hức năng · · · Báo cáo tài Sổ kế toán Báo cáo quản trị   Ghi nhận, lưu trữ liệu hoạt động hàng ngày c doanh nghiệp Lập cung c ấp báo cáo cho cácđối tượng bên Hỗ trợ định cho nhà qu ản lý doanh nghi ệp Hoạch định chiến lược kinh doanh Thiết lập hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 1.1 Tổ ch chức ức hệ hệ thống thống tthôn hôngg tin tin k ế tốn tốn Là q trình thiết lập tất thành phần hệ thống thông tin k ế toán Việc tổ chức HTTTKT phải thực ơc sở mục tiêuđã đề Việc tổ chức HTTTKT không ph ải công vi ệc nội phận kế toán mà liên quan vàả nh hưởng đến toàn doanh nghi ệp Là q trình bao gồm cơng việc thực theo trình tự 1.1.5 Quá trình ổt chức  Nhu cầu thay thay đổi AIS Vận hành h ệ thống Thực hệ thống Phân tích h ệ thống Thiết kế hệ thống   Chu kỳ phát triển HTTT kế toán 1.1 1.1.6 Nộ Nộii du dung ng tổ chứcc Phân tích h ệ thống: xem xét, đánh giáệhthống hành đưa yêu ầcu, giải pháp phát ểtrin Thiết kế hệ thống: phác thảo mơ hình, hình v ẽ, văn thành  phần HTTTKT HTTTKT theo theo yêu ầcu của giai đoạn đoạn phân tíc tích h Thực hệ thống: triển khai thực kết trình thiết kế hệ thống vào doanh nghi ệp chuy ển đổi sang hệ thống Vận hành h ệ thống: Tiến hành s dụng đánh giá ứmc độ đápứng hệ thống 1.2 ERP 1.2.1 Khái niệm: ERP – Enterprise Resources Planning m ột khái niệm việc hoạch định tổng thể nguồn lực có c doanh nghiệp Các nguồn lực có th ể ng ười, máy móc, trang thiết bị, tài s ản, máy móc, nguồn tài nguyên,… S ự đời khái niệm ERP xuất phát ừt mong muốn liên kết thông tin t ĩlnh vực hoạt động sản xuất,  bán hàng, mua hàng, kế tốn,… đđểể từ l ập nên tranh đầy đủ tình tình hình hoạt động kinh doanh, sức khỏe tài m ột doanh nghiệp, đưa chiến lược hoạt động kinh doanh hiệu 1.2.2 Ý ngh ĩa hệ thống ERP Phần mềm ERP công c ụ cho người dùng quản lý doanh nghiệp theo hướng ERP Một phần mềm gọi ERP ph ải quản lý tất chu trình   sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc tích hợp mảng hoạt động doanh nghiệp phải thực cách xun ốsut, thơng tin ph ải có tính k ế thừa, tập trung qua tài nguyên quản lý m ột cách hiệu doanh nghiệp  Năng suất lao động động tăng liệu đầu vào ch ỉ phải phải nhập lần cho cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáođược thực với tốc độ nhanh hơn, xác Doanh nghiệp (DN) có kh ả kiểm sốt ốtt hạn mức tồn kho, cơng n ợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có kh ả tối ưu hóa nguồn lực nguyên vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… v ừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tin DN tập trung, đầy đủ, kịp thời có kh ả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin nh khách hàng, đối tác, ổc đông Khách hàng hài lòng h ơn việc giao hàng s ẽ thực xác hạn Ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động DN theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao ch ất lượng sản  phẩm, tiết kiệm chi phí, phí, tăng lợ lợii nhuận, tăng lực lực cạnh tr tranh anh phát triển thươ thương ng hiệu DN Ứng dụng ERP công c ụ quan trọng để DN nâng cao n ăng lực cạnh tranh, đồng thời c ũng giúp DN tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một DN ứng dụng từ quy mơ cịn nh ỏ có thu ận lợi d ễ triển khai DN s ớm vào n ề nếp DN ch ậm trễ ứng dụng ERP, DN s ẽ tự gây khó kh ăn cho t ạo lợi cho đối thủ Tuy nhiên,ứng dụng ERP không ph ải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có th ể ứng dụng thành công nh ư: nhận thức quy ết tâm cao c ban lãnh đạo DN; cần xác định đắn mục tiêu, phạm vi bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trình thực   46 hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt phần mềm nước ngồi 3.1.12 Phân tích/qu ản lý doanh thu Phần mềm nên có khả lập báo cáo bán hàng khác dựa cácữdliệu chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theoả ns phẩm qua thời kỳ, hàng bán bị trả lại, ảsn phẩm giao cho khách hàng tháng, v.v Có thể có nh ững thứ r ất dễ dàng b ằng công c ụ phân lo ại giúp phân loại liệu Vì cơng ty khác quan tâm đến báo cáo khác nhau, côngụ c phân lo ại nên cho phép phân loại theo tiêu chi người sử dụng xácđịnh Tích hợp với phân h ệ hàng t ồn kho phân h ệ công n ợ phải thu Để giúp cho việc hoạch định phạm vi tồn cơng ty hiệu quả, phân hệ  bán hàng nên tích ợhp với phân hệ liên quan khác Chẳng hạn, cách nối với phân h ệ hàng t ồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra hàng kho cho phép m ột đơn đặt hàng nhập vào h ệ thống hoạch định sản xuất phận sản xuất sử dụng Các phần mềm nước thường không h ỗ trợ kiểm tra hàng t ồn kho, đưa thơng tin xác cho khách hàng bị chậm chạp Một ví dụ khác ủca việc phải tích hợp phân h ệ bán hàng với phân hệ khách kiểm tra hạn mức bán chịu trước xử lý m ột đơn hàng b ằng cách tích hợp với  phân hệ cơng cơng n ợ phải phải thu 3.2 Những điểm khác biệt kế toán truyền thống k ế toán ửs dụng ERP: 3.2.1 3.2 Ghi nhận nhận bằng bút bút toán toán ạh ạhch ch toán toán   47 Trong hệ thống ERP nước ngồi, h ạch tốn KT điểm bắt đầu mà k ết q trình xử lý thơng tin M ỗi thao tác nghiệp vụ quy trình sản xuất kinh doanh ghi nhận bút toán ạhch tốn hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụ chia thành nhi ều công đoạn khác nhau, nghiệp vụ KT chia thành nhi ều cặp bút tốn khác Ví dụ, quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng t ương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công n ợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán toánươtng ứng với việc chấp nhận toán Để quản lý cặp bút toán liên quan cùngộmtnghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán quyắ ct hạch toán ngầm định để đảm bảo ặcp bút toán thống với 3.2.2 Sự xuất tài kho ản trung gian nghiệp vụ kế toán Trong ERP, hệ thống hạch tốn kế tốn khơng phải điểm bắt đầu mà kết trình xử lý thơng tin, th ế thao tác nghiệp vụ quy trình SXKD ghi nhận bút toán ạhch toán ệh thống v ới việc quy trình nghiệp vụ chia thành nhi ều công đoạn khác nhau, nghiệp vụ kế toán ũcng chia thành nhi ều cặp bút tốn khác Ví dụ quy trình mua hàng hố, bạn có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho, bút toán ghi nhận công n ợ phải trả trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán toán tương ứng với việc chấp nhận toán,… Để quản lý cặp bút toán liên quan cùngộmtnghiệp vụ kinh tế, hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán   48 quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo ặcp bút toán thống với Mặc dù m ột điểm khác biệt so với kế tốn Việt Nam, góc độ kinh tế vận động tài s ản ngu ồn vốn nghiệp vụ khơng có thay đổi Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn ủca doanh nghiệp khơng phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán ũc, doanh nghiệp Việt nam có th ể sử dụng tài khoản khơng thu ộc hệ thống tài kho ản thức xem tài kho ản trung gian Như việc phát sinh giao dịch tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến báo cáo tài doanh nghiệp doanh nghiệp có th ể dựa vào s ố dư tài khoản để kiểm tra quy trình tác nghiệp thực đầy đủ chưa Demo hệ thống SAP phát sinh tài khoản trung gian Chứng từ nhận hàng   49 Invoice: Sử dụng TK trung gian: 191100 Demo hệ thống Sap bút toánđảo · Chứng từ reverse (ghi đảo) Chứng từ ban đầu:   50 Chứng từ reverse: 3.2.3 3.2 Trừ k hi sử dụng dụng ph phân ân h ệ kế toán toán ổtng ổtng hợp hợp (GL), (GL), khơng th ể quản lý s ố liệu kế tốn theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống  Ngoài phân h ệ kế toán (GL) thực bút toánộmtcách trực tiếp phần mềm kế tốn hơng thường, tất phân hệ khác ủca ERP tiến hành h ạch toán ựt động quy t ắc hạch tốn 1:n hay n:1 khơng đặt ra, không th ể thực việc tách ốs dư tài khoản theo tài khoản đối ứng Hơn nữa, phân tích phần trên, việc quản lý giao dịch theo kiểu đối ứng tài kho ản m ột việc làm khơng có ý ngh ĩa, hầu hết tài khoản hạch toánđối ứng với tài khoản mà k ế toán Việt nam xem trung gian Đây m ột vấn đề quan trọng hầu hết người làm k ế tốnở Việt nam quen kiểm soát ốs liệu theo kiểu đối ứng Tuy nhiên, ầcn lưu ý m ột điểm khác biệt lớn ERP phần mềm   51 kế toán bút toánđược sinh cách ựt động kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt sai sót v ề định khoản h ầu không x ảy 3.2.4 3.2 Tron Trongg ba phương phương p pháp háp chữa chữa sổ kế toánở toánở Việt Việt Nam, Nam, có ph ương pháp ghi bút tốnđảo bút toán âm thực ERP Với ý ngh ĩa m ột hệ thống phản ánh trung thực hoạt động kinh tế phát sinh tổ chức kinh tế, hệ thống ERP khơng cho phép người dùng xố bút toán nàođã h ạch toán vào hệ thống Tất mà ng ười sử dụng có th ể làm th ực bút tốnđảo Chính đặc điểm mà ng ười sử dụng hệ thống có th ể cảm thấy ngại sai sót c họ  bị kiểm soát soát làm làm ảnh hưởng hưởng đến số liệu báo cáo cáoủca ủca họ Tuy Tuy nhiên cũng nhờ đặc điểm mà s ố liệu kế toán cácệhthống ERP cung cấp ln có độ tin cậy cao ổc đông c ũng cácđối tác bên doanh nghiệp 3.2.5 3.2 Việc quản lý lý ch ỉ đ đạt ạt được tốt nhất khi doanh doanh nghiệp nghiệp sử  dụng quy trình tác nghiệp hồn ch ỉnh hệ thống Vì hệ thống thiết kế để quản lý theo m ột quy trình, cắt đứt cơng đoạn quy trình đó, ch ức kiểm sốt ủca hệ thống khơng cịn ý ngh ĩa Kéo theo vi ệc kiểm sốt ốs liệu kế tốn khó kh ăn   52 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XU XUẤT ẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC Ứ ỨNG NG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHI ỆP VÀ H Ệ THỐNG KẾ TOÁN Liên quanđến trìnhứng dụng ERP Tại nhiều dự  4.1 án triển khai ERP thất bại? Triển khai ERP thất bại thảm hại giaiđoạn ban đầu hoạt động khơng cung c ấp lợi ích h ứa Tại điều x ảy ra? Dưới m ột số lý ph ổ biến nhất: - Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam k ết h ỗ trợ  - Không quy hoạch l ập ngân sách - Sử dụng công c ụ ERP sai - Thiếu đào t ạo - Cơng tác văn hóa c tổ chức 4.1.1 Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam k ết h ỗ trợ  Việc quản lý hàng đầu phải rõ ràng thuy ết phục tầm quan trọng ERP làm th ế có th ể sử dụng vũ khí cạnh tranh làm th ế cơng ty có th ể thất bại hệ thống ERP s ẵn để quản lý ki ểm sốt hoạt động kinh doanh Nếu quản lý nh ận thức lợi ích tiềm ERP nguy hi ểm việc khơng có m ột hệ thống ERP, có s ự ủng hộ đầy đủ nguồn lực cần thiết để tổ chức thực hệ thống tốt có th ể 4.1.2 Kế hoạch ngân sách không cách Trước bắt đầu thực dự án ERP, quy hoạch chi tiết liên quanđến tất bên liên quan làầ nc thiết cho thành công c dự án Trong giaiđoạn này,   53 định thủ tục liên quanđể theo sau, công c ụ để mua, ngân sách giao để thực b ảo trì, vấn đề định Nếu kế hoạch không thực cách, sauđó m ọi hội mà nhi ều yếu tố bỏ qua lựa chọn công c ụ sai, không đủ tiền, thành viênđội tuyển không đầy đủ nh 4.1.3 Sử dụng công c ụ ERP sai Chúng tơi th khơng có hai t ổ chức nh m ỗi tổ chức u ầcu cơng c ụ ERP mơi tr ường thích hợp cho tổ chức mình, văn hóa làm vi ệc th ủ tục Vì vậy, cácđội quy hoạch ERP nênđưa vào tài kho ản tất yếu tố tr ước định công c ụ Họ cần nghiên ứcu cơng c ụ có s ẵn, phù hợp với u ầcu tổ chức, công ty thăm nơi mà công c ụ cài đặt để xem chúng hành động, nên thảo luận người dùng cuối đào t ạo, cập nhật nâng c ấp công c ụ vv Ch ỉ tất thành viên ủca nhóm nghiên cứu tin cơng c ụ cụ thể t ốt cho ổt chức, định mua phải thực 4.1.4 Thiếu đào t ạo Một lý ERP th ất bại s ự kháng ực người dùng Điều th ường k ết thiếu hiểu biết s ợ hãi vô minh, v ề công c ụ sợ hãi c việc bổ sung thất nghiệp Các yếu tố có th ể sửa chữa  bằng cách chođào chođào t ạo thích hợp hợp Đào t ạo phải ấcp kkhía hía cạnh khác khác việc thực ERP Việc quản lý hàng đầu nênđịa sợ hãi c nhân viên ủca việc làm c họ công c ụ tự động hóa nhi ều tác vụ 4.1.5 Văn hóa làm vi ệc Tổ chức Các văn hóa làm vi ệc tổ chức r ất quan trọng cho thành công c ERP Nếu tổ chức có l ực lượng lao động s ẵn sàng h ọc hỏi điều thay đổi cơng ngh ệ mới, sau s ẽ khơng có v ấn đề với hệ thống ERP thực   54  Nhưng nhân vi viên ên chống llại ại thay đổi xem vi ệc giớ giớii thiệu phương  pháp hình thức phươ phương ng tiện giao giao trách nhiệm, nhiệm, họ cảm cảm nhận đư ợc công nghệ m ột gìđó tiêu cực Vì vậy, tư lực lượng lao động cần phải thay đổi Điều quan tr ọng không ch ỉ thành công ERP mà cịn cho s ự thành cơng c sáng kiến cải tiến qui trình Trong thay đổi suy nghĩ nhân viên hai yếu tố quan trọng hàng đầu cần quản lý hỗ trợ đào t ạo thích hợp 4.2 4.2 Liên iên qua quanđ nđến ến hệ thốn thốngg kế kế toá toán n Chi phí đầu tư cho gói ph ần mềm hồn ch ỉnh cao:khoảng 15 triệu USD Nên mua số phân h ệ thật cần thiết với nhu cầu doanh nghiệp Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có n ăng lực, dám chấp nhận bi ết cách thayđổi Đào t ạo nhân viên kế toán Thiết kế hệ thống kế toán quản lý ch ứng từ theo quy trình chuẩn quốc tế Giữa hệ thống kế tốn VN hệ thống kế tốn ERP cịn số khác biệt 4.3 Đối với cá cácđơn cđơn vị tr triiển kh khaai ERP ERP 4.3.1 Qui trình hóa m ột cách rõ ràng giaiđoạn thực yêu ầcu cần thiết để có th ể đạt kết mong muốn 4.3.2 4.3 Tron Trongg giai đoạn đoạn triển triển khai khai thử nghiệ nghiệm m Doanh Doanh nghiệp nghiệp nên: nên: · Chọn phương án triển khai phù hợp với trạng doanh nghiệp Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa đổi hệ thống máy tính, mạng thiết bị phần cứng có yêu cầu · · Kiểm tra tất tính có gi ải pháp   55 · So sánh,đối chiếu chức hoạt động phần mềm nghiệp vụ sản xuất–kinh doanh th ực tế Ghi nhận ỗli yêu cầu nhà cung c ấp giải pháp giải đáp điểm v ướng mắc · 4.4Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP 4.4.1 Quan trọng s ự phù hợp Đừng quan tâmđến việc giải pháp ERP mạnh, giải pháp yếu mà quan tâm đến phù hợp giải pháp với doanh nghiệp Một giải pháp dành cho công ty l ớn chưa phù h ợp với công ty nh ỏ ng ược lại, giải pháp nhỏ không phù h ợp với quy mơ doanh nghi ệp lớn Giải pháp mạnh lĩnh vực sản xuất chưa phù h ợp cho doanh nghiệp lĩnh vực thương mại Giải  pháp giá cao cao chưa chắc phù h ợp giải giải pháp giáị giáị trthấp Giải pháp có tính ănng mạnh doanh nghiệp có th ể khơng có nhu c ầu tính mạnh S ự phù hợp thể tiêu chíềvquy mơ doanh nghi ệp, lĩnh vực ngành ngh ề kinh doanh, nhu ầcu cụ thể doanh nghiệp đặc biệt doanh nghi ệp mở rộng hay không t ương lai gần xa 4.4.2 Giá ảc không ph ải tiêu chí quan trọng Giá ảc tiêu chí quan trọng khơng ph ải tiêu chí quan trọng Hãy đưa khoản kinh phí thấp cao nh ất có th ể theo khả tài c doanh nghiệp l ựa chọn giải pháp ERP phù hợp mà giá nằm khoảng kinh  phí dự trù trù Không Không nên cố gắng mức để chạy theo gi giải ải pháp giá giá cao ảgi  pháp giá cao cao chưa chắc phù h ợp với doanh doanh nghiệp nghiệp Cũng kkhông hông nên ếti kiệm kiệm mà lựa chọn giải pháp giá thấp t ốt giải pháp giá ấthp có th ể khơng đáp ứng u ầcu doanh nghiệp Giá ảc giải pháp ERP ấrt có th ể khơng t ương đồng với hiệu mà mang l ại cho khách hàng phụ thuộc nhiều vào chi ến lược bán hàng nhà cung c ấp   56 4.4.3 Xem demo trình diễn sản phẩm nhi ều giải pháp t ốt Việc giúp cho DN có nhiều góc nhìn khác giải pháp ERP Từ nhiều lựa chọn, DN có th ể chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp Hãy đừng tiếc thời gian tham khảo giải pháp dự án ERP dự án có ảnh hưởng lớn đến tương lai doanh nghiệp Hãy suy ngh ĩ thật thấu đáo nhu cầu doanh nghiệp tìm nh ững yếu tố tiên mà ph ần mềm ERP phải thoả mãn (ví d ụ: Khả thay đổi nhanh phần mềm theo thực tế doanh nghiệp ) 4.4.4 Lựa chọn giải pháp động, có th ể biến đổi dễ dàng doanh nghi ệp thay đổi Dự án ERP dự án ừt triển khai kết thúc kéo dài vài năm Ngay thời gian doanh nghi ệp thay đổi nhiều Vì phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" có th ể đápứng đươc yêu ầcu thay đổi doanh nghiệp theo thời gian Bạn có th ể lựa chọn giải pháp chưa đápứng hoàn toàn nhu cầu doanh nghiệp tại, trình triển khai phần mềm có th ể biến đổi dễ dàng (tính động) công cụ c chế xây d ựng sẵn phần mềm dự án ẽs có kh ả thành cơng l ớn Nếu bạn lựa chọn giải pháp ươtng đối  phù hợp hôm hôm nh ưng khơng khơng có kh ả nnăng ăng biến đổi thì doanh nnghiệp ghiệp gặp kh khóó kh ăn sau nâng c ấp, mở rộng Các doanh nghiệp không lớn nên ựla chọn giải  pháp nội giải pháp nội địa dễ biến đổi ảsn phẩm ngoại nhà s ản xuất phần mềm nhà tri ển khai dự án Các ảgi pháp ngoại có th ể mạnh mơ hình quản lý giới chưa phù h ợp với doanh nghiệp Việt nam đặc  biệt khó bi ến đổi xâu nhà t vấn triển khai nội địa không ph ải nhà s ản xuất phần mềm 4.4.5 Tham khảo ý kiến khách quan ủca khách hàng sử dụng sản phẩm   57 Đây điều thật quan trọng nên tiến hành, không nên vào s ự trình bày giải pháp nhà cung cấp mà k ết luận chưa có kinh nghi ệm, bạn dễ tin vào lý luận người demo trình diễn sản phẩm DN có th ể thấy giải pháp ERP hay ch ỉ nh ững cảm nhận chủ quan DN r ất có th ể không ph ải thật Đặc biệt nên tham khảo thông tin thành công c sản phẩm áp dụng cho khách hàng có quy mô lĩnh vực hoạt động, ngành ngh ề kinh doanh tương tự doanh nghiệp DN Các ảsn phẩm có th ương hiệu tốt, áp dụng thành cơng nhiều khách hàng có kh ả thành công nhi ều so với ảsn phẩm khơng có th ương hiệu   58 KẾT LUẬN   Trong giai đoạn kinh tế không ng ừng phát triển với q trình tồn cầu hóa đặc biệt với việc nước ta gia nhập tổ chức thương mại lớn giới WTO cần thiết ngành ngh ề ERP- Enterprise Resources Planning ngày tr nên quan trọng, mở nhiều hội thách thức Rất nhiều doanh nghiệp lớn, vừa nh ỏ giới Việt Nam tìm đến với ERP chiến lược kinh doanh hiệu Trên giới ERP có t lâu Việt Nam ERP thật m ột môi tr ường công vi ệc, giải pháp kinh doanh mẻ nhi ều hấp dẫn cho doanh nghiệp cácđơn vị triển khai phát triển Thông qua luận điểm, nhận định qua th ực tế nghiên ứcu FPT, đề tài nêu khái niệm hệ thống thông tin k ế toán, kiến thức tảng ERP cập nhật tình hình ứng dụng ERP giới n ước Nói riêng phân h ệ tài k ế tốn, vìđược xây d ựng dựa chuẩn mực kế toán quy tắc kế toán quốc tế nên ERP k ế toán truyền thống Việt Nam cịn số khác biệt q trình hạch toán ũcng quản lý Nh ững khác biệt gây nhiều khó kh ăn q trình tiếp cận ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam Đề tài c ũng đưa nguyên nhân thất bại hầu hết dự án triển khai ERP Việt Nam Bên ạcnh cịn đưa số giải pháp cách nhìn nhận mới, đứng phương diện ng ười triển khai doanh nghi ệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai doanh nghiệp có th ể hạn chế kh ắc phục số rủi ro nguy c từ dự án ERP Hiện thị trường ERP có r ất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp có nhi ều lựa chọn SAP, Oracle, Solomon…Trong trình th ực tập Cơng ty FPT tơi có c hội đào t ạo SAP tham kh ảo tài li ệu dự án SAP FPT REE ThuDucHouse Th ời gian thực tập giúp hi ểu chi tiết ERP   59 c ụ thể SAP, điều giúp r ất nhiều việc thực đề tài “Phân tích tác động hệ thống ERP nghiệp vụ kế toán ạti Doanh nghiệp” phương diện lý thuy ết ứng dụng thực tế hệ thống Vì đề tài đưa số mô ph ỏng thực tế hạch toán nghiệp vụ kế toán ục thể SAPđể giải thích cho số điểm khác SAP k ế toán truyền thống Việt Nam   60 TÀI LI ỆU THAM KHẢO · · http://www.erpwire.com/erp-articles/erp-implementation-life-cycle.htm http://www.slideshare.net/apurvogourav/erp-implementation-life-cycle · http://en.wikipedia.org/wiki/ent http://en.wikipe dia.org/wiki/enterprise-reso erprise-resource-planning urce-planning · http://www.sap.com SAP ERP Finacials Configuration and Design- Naeem Arif and Tauseef Sheikh Muhammad · · Finacial Reporting with SAP- Aylin Korkmaz · Controlling- Profitability Analysis with SAP- Sisfontes Monge · SAP show ... doanh Thi? ?t lập hệ thống kiểm so? ?t nội 1.1.4 1.1 T? ?? ch chức ức hệ hệ thống thống tthơn hơngg tin tin k ế t? ??n t? ??n Là q trình thi? ?t lập t? ? ?t thành phần hệ thống thơng tin k ế t? ??n Việc t? ?? chức HTTTKT... Quá trình ? ?t chức  Nhu cầu thay thay đổi AIS Vận hành h ệ thống Thực hệ thống Phân t? ?ch h ệ thống Thi? ?t kế hệ thống   Chu kỳ ph? ?t triển HTTT kế toán 1.1 1.1.6 Nộ Nộii du dung ng t? ?? chứcc Phân t? ?ch. .. LU ẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN K Ế T? ??N VÀ H Ệ THỐNG ERP 1.1? ?Hệ thống thơng tin k ế t? ??n (HTTTKT) 1.1.1 Khái niệm Là m ? ?t hệ thống thi? ?t lập nhằm thu thập, lưu trữ cung c ấp thông tin k ế toán cho